Material complementario curso

Auditor Interno Tri Norma

Rev. 00
Preparado por Gerardo Alvarez Ramirez
Diciembre 2015
Gerardo Alvarez Ramirez // +56990884010 // Chile 1
 A continuación se Presentan Consideraciones a Tener para
una Efectiva Auditoría Interna Tri Norma

Generalidades:

-Un sistema tri norma es auditable y certificable desde el apartado 4 al 10.3.

- Cuando se realice una auditoría tri norma, existe la posibilidad que se audite el
SGI completo, es decir del apartado 4 al 10.3 o, que solo se audite apartado
específicos, como por ejemplo, el apartado 8 “Operación”. Lo anterior quiere
decir que deberán tomar la lista de verificación y preguntar al auditado “solo” lo
que aparece en ese apartado , NADA MAS.
Se recomienda que una empresa que tenga implementado y certificado un SGI
tri norma en sus procesos dentro del alcance técnico, audite TODO por lo menos
1 vez al año y, que audite de forma parcial los apartados críticos, como por
ejemplo, el apartado 8 o 9.

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-Considerar que el auditar una empresa con un SGI tri norma, significa que
ustedes deben “EVALUAR” el nivel de conformidad de su sistema de gestión
integrado respecto de las tres normas, donde, si quieren, pueden asignar
porcentajes a cada apartado. Por ejemplo:
Desde el apartado 4 al 10.3 (que es lo auditable) equivale al 100%.

Pues bién, pueden asignar al apartado 4 al 8 un 15% a cada uno, y del 9 al 10 un

12,5% cada uno. Esto se utiliza para asignar niveles de importancia a los
apartados.

-Tengan presente que antes de auditar los procesos en una organización, deben
saber “CUAL ES EL ALCANCE TECNICO O CUALES SON LOS PROCESOS
QUE ESTAN CERTIFICADOS”. Esto es importante ya que cuando auditen, solo
deben centrase (como límite de batería) en esos procesos y NADA MAS.

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-No olvidar que ustedes, los auditores, NO PUEDEN hacer juicios de valor ni
evaluar si un proceso esta funcionando bien o mal durante el desarrollo de la
auditoría, ustedes solo deben evaluar lo que les pide la norma que son
“REQUISITOS”, por ejemplo:

¿la organización dispone de una Política de Integrada?

Pues bien, ustedes van a preguntar y por ende, deben esperar que “el auditado
les muestre la política integrada”. Si el auditado les presenta un documento con
una política integrada ““bien-excelente””, pero ahora, ustedes deben evaluar si
esta política contiene lo que la norma solicita en ese apartado. Si evalúan que le
faltan requisitos, será una No Conformidad, debido a que, independiente que la
organización sí posea una Política Integrada, no cumple a cabalidad los
requisitos integrados.

Nota: No olvidar que las normas solo clasifican los hallazgos en

Conforme y No Conforme, nada más. Si ustedes quieren clasificar las no
conformidades en “Mayores” o “Menores” o en otra, no existe problema,
pero deben definir claramente que es una “No Conformidad Mayor” y que
es una “No Conformidad Menor”.

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-Recordar que una No Conformidad se cursa a PROCESOS, no ha personas.

-Toda No Conformidad debe ser cursada con una clara EVIDENCIA OBJETIVA
de incumplimiento de un requisito (fotocopia, foto, escritura clara, etc..). No
pueden ustedes cursar una NO Conformidad en base a “Supuestos” o “Que en
otra empresa ví que se hacia de esta forma” o “yo quiero que se haga así”, etc….lo
anterior no sirve y la No Conformidad puede ser rechazada.

-Otro tema interesante es, a mi modo de ver, cuando ustedes , los auditores,
detectan mejoras en determinados procesos, que sin bien, no son
incumplimientos normativos, APORTAN VALOR a la empresa, lo cual puede ser
denominado RECOMENDACION, como por ejemplo:

-Falta de un sistema centralizado de control documental.

-Agregar explícitamente en cada procedimiento / instructivo / diagrama de flujo,
un apartado o ítem “Dueño del Proceso”, como responsable final de la eficiencia y
eficacia del mismo, además agregar un apartado o ítem “in-put” y un apartado o
ítem “out-put” en el mismo, con el objetivo de tener visualizadas las
interacciones entre procesos / gerencias.

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Como último tema clave, las normas, NO indican ningún método a utilizar por
la empresa para la Gestión y Evaluación de Riesgos y Analisis Causal de No
Conformidades, es libre, así como además No utiliza la palabra Obsoleto.

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 Proceso de Auditoría Interna Paso a Paso

PASO 1:
Conocer el alcance del sistema de gestión integrado, por ejemplo:

Alcance técnico:

-Proceso de ingeniería en todas sus disciplinas.

-Proceso construcción de casas.
-Proceso de gerenciamiento de proyectos.
-Proceso de laboratorio clínico.
-Proceso de laboratorio de hormigones y mecánica de suelos.
-Proceso de fabricación de estructuras y venta de automóviles.

El conocer el alcance a auditar es clave para poder programar y planificar el

proceso de auditoria interna tri norma. Existen empresas con alcance único
y otras con alcance dobles o más.
El conocer el alcance permite desde ya, comenzar a visualizar los procesos a
los me enfrentaré en una auditoría.

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PASO 2:
Elaboración del programa de auditoría de la empresa.

El auditor, si aplica, deberá elaborar el programa de auditoría interna de la

empresa, considerando que ya conoce el “alcance técnico” del SGI de la
organización. Este programa puede ser anual o semestral.

Para lo anterior, deberá realizar un “levantamiento de procesos de la

organización” y de sus “dueños de proceso”, conforme al alcance definido.

Por ejemplo, si es una constructora, los procesos administrativos pueden ser:

Adquisiciones, Calidad, Recursos Humanos, Programación, Costos.
Los procesos constructivos de la misma, vienen dados por el itemizado de
construcción (programa de construcción), donde cada partida constructiva,
es un proceso a auditar en terreno.

Lo más simple para “levantar los procesos” en una organización, es evaluar

las áreas o departamentos en la empresa y poder “identificar” las entradas y
salidas de estos, para lo cual se puede ocupar los registros de entrada y salida
de los mismos, los cuales pueden ser en digital, papel o por sistemas.

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PASO 3:
Sitios a auditar.

El auditor debe preguntar si “el o los procesos a auditar dentro del alcance
conocido”, tiene un solo sitio de trabajo, sitios de trabajo, sucursales u obras.

Conociendo esto, el auditor puede visualizar la logística necesaria para

lograr el objetivo.

Si la empresa solo dispone de un sitio de trabajo, es más simple la logística.

Si la empresa dispone de sitios de trabajo, sucursales u obras, deberá evaluar
la cantidad de días a necesitar para planificar su proceso para lograr el
objetivo.
En esta etapa, juega un rol clave la contraparte, como apoyo en la
consecución de la logística.

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PASO 4:
Planificación de la auditoría.

Es clave una buena planificación para obtener el éxito de la auditoría. Debe

existir una contraparte a quién consultar y preguntar las dudas.

Primero: conforme al programa elaborado, revisado y aprobado ¿Qué

proceso se auditará? ¿todos los procesos o algunos?
Segundo: este proceso a auditar ¿tiene un documento que grafique su
metodología (criterio), un diagrama de flujo, un procedimiento, un
instructivo, un protocolo, una lista de chequeo, matriz de evaluación, etc..?
Tercero: de existir una metodología documentada del proceso a auditar, el
auditor debe solicitar este al dueño de proceso o a la contraparte para
estudiar y analizar los REQUISITOS a auditar. Si el auditor estima generar
una lista de verificación del documento, que lo haga, pero no es un requisito
auditar con una lista del documento, basta con auditar con el propio
documento en sí ya revisado.
Cuarto: si lo que se auditará es el SGI propiamente tal, basta con conocer el o
los procesos a auditar y tener la lista de verificación para realizar las
preguntas (si aplica).

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Quinto: de aplicar, se deberá disponer de más auditores para realizar el
proceso, de ser así, se necesitará de un auditor líder.
Sexto: se debe coordinar la logística de la auditoría: pasajes, vehículo, hotel,
cámara fotográfica (si aplica), viático, etc..
Séptimo: se debe conocer en detalle, los nombres y cargos del dueño o de los
dueños de procesos a auditar y de las personas a entrevistar que participarán
de la auditoría, con el objetivo de elaborar el plan y el lay out de la auditoría.
Considerar que el documento a auditar como “criterio de auditoría” debiese
estar en concordancia a los cargos vinculados y mencionados antes descritos;
de existir discrepancia, consultar a la contraparte y definir.
Octavo: ratificado el o los procesos a auditar conforme al programa, las
personas a entrevistar, el o los “criterios de auditoria” a utilizar y la logística,
el auditor deberá enviar el plan de auditoria a la contraparte para revisión y
aprobación (si aplica) y luego enviar a las personas a auditar (por correo
electrónico). Se recomienda que este sea enviado por el auditor, por lo menos
con 3 semanas de antelación, para conocimiento y toma de acción.

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PASO 5:
Información documentada del proceso de auditoría.

Considerando lo antes descrito, la información documentada a disponer por el

auditor, debiese ser:

-Plan de auditoría.
-Lista de verificación SGI tri norma.
-Formato de Informe de Auditoría.

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FIN DE LA PRESENTACION.

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