TEMARIO

UNIDAD II.- COMPRAS

2.1.- Concepto e Importancia del Sistema de Compras

2.2.- Objetivos del Sistema de Compras

2.3.- Funciones del Sistema de Compras y su relación con otros departamentos

2.3.1. Mercadotecnia

2.3.2. Producción

2.3.3. Finanzas

2.3.4. Almacén

2.3.5. Aspectos Legales

2.4.- Tipos de compras

2.4.1. Locales

2.4.2. Nacionales

2.4.3. Internacionales

2.5 Proceso de Compras

2.1 Concepto e importancia del Sistema de Compras

Compras: Acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido.

Sistema de Compras: Es el responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido, en la
cantidad y calidad requerida y al precio debido. Analiza cualquier aspecto de una compra ya que puede afectar
alguna operación provechosa para la empresa.

Departamento de Compras: Es el encargado de realizar adquisiciones necesarias en el momento debido, con

la cantidad y calidad requerida y aun precio adecuado.

Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción

pero debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo, se designó a un departamento
especializado que maneje las compras y proporcione a cada departamento todo lo necesario para realizar las
operaciones de la organización.

De igual modo estará a cargo por un Gerente de Compras, siendo uno de los gerentes más preparados de la
empresa, ya que deberá contar con conocimientos sobre diseño, ingeniería, producción, mercadotecnia y
sobre las demás funciones relacionadas, de lo contrario le será imposible llevar a cabo su labor.

Importancia

Controla, organiza y supervisa las áreas de abastecimiento, inventarios y almacén a fin de brindar el apoyo
necesario a los distintos programas de investigación que realiza la Entidad a través de los requerimientos que
efectúan los departamentos en general.

Antecedentes
Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezaron cuando el hombre dio en trueque o
en cambio alguna de sus propiedades por la posesión de una pertenencia ajena. La compra ha sido siempre
básica para el progreso y la riqueza del hombre, trátese de su progreso o riqueza personal o como parte de sus
funciones ya organizadas en grupo. Toda actividad industrial exige materiales y suministros para su
funcionamiento. Antes de que una rueda pueda empezar a girar dentro de un proceso fabril, deben tenerse
materiales al alcance de la mano, y la seguridad de que el abastecimiento de dichos materiales será continuo,
con el fin de hacer frente a las necesidades y los programas de producción. La calidad de los materiales debe
ser la adecuada para el objeto a que se destinan y la conveniente para el proceso y el equipo utilizados.
2.2 Objetivos del Sistema de Compras

1.- Mantener la continuidad de abastecimiento.

2.- Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la producción.

3.- Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

4.- Mantener los niveles de calidad en los materiales basándose al uso a que se destinan.

5.- Pagar precios lo más bajo posible compatibles con la calidad y servicio requerido.

6.- Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buena relación con las mismas. (Proveedores)

7.- Asegurar la buena actuación del proveedor, en lo que se refiere a la rápida entrega de los materiales y a una
calidad aceptable.

Características del Sistema de Compras

1.- El departamento de Compras tiene que asegurar la recepción y entrega en tiempo y forma de los materiales
adecuados para la producción o venta y hacer las entregas a tiempo.

2.- El departamento de compras está en situación de aconsejar a la empresa sobre:

 Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean en ese
momento.
 Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para añadir a la producción
 Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden afectar las ventas de
la empresa.
 Aumento del crédito otorgado a la empresa dentro del área en que se desenvuelve.
Políticas del Sistema de Compras

1.- Tratar de comprar el mejor producto al mejor precio.

2.- Conseguir un proveedor con gran abastecimiento

3.- Evitar a toda costa desperdicios de material

4.- Tratar de tener el material disposición de los trabajadores

5.- Mantener el nivel de competitividad sin descuidar la calidad del producto.

6.- Aprovechar al máximo los materiales

7.- Conseguir el proveedor con las mejores formas de pago.

(Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales de manera que orientan el
pensamiento y la acción de los miembros de la empresa delimitando un área dentro de la cual se debe
asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas)

Función del Sistema de Compras:

 Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo necesarios para el
logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio,
calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es
necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados y por último aceptarlas.

 Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías

de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

 Proveer de lo necesario a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando
en cuenta: cantidad y dimensiones de las mismas.
PROCESO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.- REQUISICIÓN DE COMPRA: Es el documento mediante el cual el departamento correspondiente solicita los

materiales que necesita para realizar la operación.

2.- CATÁLOGO DE PROVEEDORES: Es un listado en donde encontramos todos los proveedores existentes con

su dirección y teléfonos así como el responsable de la empresa.

3.- REGISTRO DE PROVEEDORES: Es una tarjeta en donde encontramos las especificaciones de cada proveedor.

4.- SOLICITUD DE COTIZACIÓN: El departamento de Compras al tomar una decisión del mejor proveedor

realiza una solicitud en donde solicita precios, términos y condiciones de pago.

5.- COTIZACIÓN: Es la respuesta del proveedor en donde se encuentra el precio y condiciones.

6.- PEDIDO U ORDEN DE COMPRA: Es la aceptación de la cotización con todos sus términos.

7.- ENTREGA DE MERCANCÍAS: Es el documento mediante el cual el proveedor hace la entrega de los artículos

a la empresa.

8.- FACTURA: Es el documento mediante el cual el proveedor traspasa los derechos de los productos al cliente

así como los impuestos debiendo tener R.F.C.

9.- CHEQUE: Documento bancario por el cual el cliente paga los artículos comprados y con la cantidad

establecida en la factura.

10.- ENTREGA A DEPARTAMENTOS: Cuando están los artículos en el almacén se dividen según el

requerimiento del departamento y se entrega contra entrega de la firma del documento.