Manual de Usuario Procesos Comerciales S

Manual de Usuario
Procesos Comerciales SD
Módulo: SD (Sales and Distribution)
Autor: Valentina Vazquez Fecha de creación: 08.05.2013
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Tabla de contenido
Procesos Comerciales SD ...................................................................................................................................1
Introducción General .............................................................................................................................................3
Objetivo general...................................................................................................... 3
Conceptos Generales ............................................................................................ 3
Procesamiento Comercial en Ventas .............................................................................................. 4
Crear petición de Oferta (VA21) .......................................................................... 4
Modificar petición de oferta (VA22) ............................................................................................... 12
Visualizar petición de oferta (VA23) .............................................................................................. 15
Lista Petición de oferta (VA25) ...................................................................................................... 16
Crear pedido de cliente (VA01) .......................................................................... 17
Modificar Pedido de Cliente (VA02) .............................................................................................. 26
Visualizar Pedido de Cliente (VA03) ............................................................................................. 29
Lista de pedidos (VA05) .................................................................................................................. 31
Pedidos en el periodo (SD01) ........................................................................................................ 34
*Exportar a Excel (Opción para algunos reportes) ..................................................................... 37
Desbloqueo de Pedidos (VKM3) ................................................................................................... 38
Desbloqueo de Pedidos (Créditos). (VKM1) ................................................................................ 40
Lista de Pedidos Incompletos (V.02) ............................................................................................ 41
Procesamiento de Facturas ............................................................................................................ 45
Crear Factura (VF01)........................................................................................... 45
Modificar Factura (VF02) ................................................................................................................ 48
Visualizar Factura (VF03) ............................................................................................................... 51
Anular Factura (VK11) ..................................................................................................................... 53
Tratar Pool de facturación (VF04) ................................................................................................. 55
Lista de facturas bloqueadas (VFX3) ............................................................................................ 58
Lista de facturas (VF05) .................................................................................................................. 60
Solicitud CAE (J1AEXPMONITOR)............................................................................................... 63
Impresión de Facturas (VF31) ....................................................................................................... 66
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Introducción General
Objetivo general
El presente documento contiene la explicación, paso a paso, para realizar la operatoria del
módulo SD en el sistema SAP, según la implementación realizada en el presente proyecto,
para FV Argentina.
Conceptos Generales
A continuación se describen algunos conceptos que son importantes para comprender el

sentido de los distintos documentos del Módulo y otros módulos. A continuación se
proponen algunos ejemplos:
 Cabecera: son datos o condiciones que afectan a todas las posiciones de un

documento
 Centro de Costos: Es la unidad organizacional que colecta los gastos de un sector o

área de responsabilidad, generados por su propia gestión o distribuidos por otros
sectores.
 Clase de Documento: Las transacciones de abastecimiento, inventarios, finanzas,

etc. se registran con documentos. Dentro de cada documento se pueden especificar
clases de documentos que sirve para diferenciar procesos, numeración, autorización,
etc.
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 Sociedad: Unidad organizativa mínima o entidad jurídica independiente para la que es

posible generar balances legales.
 Mandante: En términos comerciales, organizativos y técnicos, es una unidad

independiente en un sistema SAP R/3 con registros maestros separados y su propio
set de tablas.
Procesamiento Comercial en Ventas

Este proceso en SAP, se representa a través de Peticiones de Ofertas, pedidos de ventas,
planes de entregas, entregas, facturas.
Crear petición de Oferta (VA21)
Una petición de oferta es una invitación que extiende una organización de compras a un
proveedor para que presente una oferta en concepto del aprovisionamiento de materiales o
de la prestación de servicios.
Se utiliza para el canal de exportación.
Se ingresa en la transacción, a través de la barra (ingresando el código) o del menú SAP
PATH: LogísticaComercialVentasOfertaCrear
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Una vez ingresada a la transacción, se visualizará la siguiente pantalla:
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos
1-Clase de Oferta Campo obligatorio. Se deberá ingresar

la clase de oferta.
2-Datos Organizativos Este paso es opcional, por lo tanto si AR10

se quieren especificar los datos VD/VY/VI
organizativos en esta instancia, puede GE/AA/BA/etc.
hacerse. De lo contrario, los datos se REG1/2/3/4/5/6/7
llenarán por default gracias al Maestro 101/102/103, ETC
de Clientes.
Existe la posibilidad de CREAR UNA OFERTA CON REFERENCIA, es decir, tomar como
modelo una oferta ya creada y modificar o agregar información.
Una vez completos los datos, surge la siguiente pantalla.
 Resumen de posiciones
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1-SOLICITANTE (interlocutor comercial), es -

obligatorio, y una vez que se
ingresa su código, muchos de los
campos se rellenan
automáticamente debido a que
ese cliente ya se encuentra
cargado en el Maestro de
Clientes, por lo que su
información se trae por SAP por
default.
2-OFERTA Es el número que identifica de -
forma unívoca el documento de
ventas. Se completará
automáticamente una vez
grabado el documento.
3- NÚMERO DE PEDIDO DE CLIENTE Es un campo de texto libre, donde -

el usuario puede nombrar al
documento según su criterio.
4-FECHA DE PEDIDO Es la fecha que aparece en el -

pedido de compras del cliente.
5-MATERIAL Se ingresa el/los material/es que -

se deseen ofertar.
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El ícono sirve para poder crear un solicitante en el momento en que se está llenando la
oferta, si así se quisiera. Y el ícono sirve para visualizar los detalles de cabecera del
documento.
 Ventas
1-Centro de Suministro 1900

Centro desde el que se
suministran mercancías al
cliente. Este centro se
transferirá automáticamente
como valor propuesto a la
posición del pedido de cliente.
Dato opcional.
Validez a Fecha hasta la cual la oferta es

vinculante. Dato opcional.
2-Material y Cantidad de pedido Clave alfanumérica que -
identifica el material de forma
unívoca.
Cantidad total (redondeada) de
pedido para esta posición.
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 Detalle posición
1
2
En esta solapa, la mayoría de los datos ya se encontrarán cargados, pero, como se puede
observar en los campos con el número 1 y 2, se encuentra la posibilidad de definir lo
siguiente:
1-Plazo de entrega Plazo de entrega acordado con el cliente

en el pedido abierto o en la oferta. En las
ofertas, el plazo de entrega sirve para
acordar un plazo máximo de entrega
garantizado a partir de la concesión de un
pedido.
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2-Motivo de rechazo Motivo para el rechazo de una oferta o de

un pedido de cliente. El rechazo se puede
efectuar mediante su empresa (por
ejemplo, se puede cancelar la petición de
la nota de crédito del cliente, por ser injusto
o mediante el cliente, o el cliente rechaza la
oferta por ser demasiado caro, etc).
Los datos mencionados anteriormente SON OPCIONALES.
 Solicitante
DATOS OPCIONALES
1-Centro de Suministro Idem definición en Solapa Ventas. 1900
2-Número de Posición y de Número que el cliente utiliza para la -

Material del Cliente identificación unívoca del material.
Cuando el cliente utiliza otra
denominación distinta a la utilizada por
su empresa, se puede indicar esta
denominación del cliente en el info-
cliente-material.
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 Aprovisionamiento
Los datos vendrán cargados por default según lo que se fue ingresando en las solapas
anteriores. Algunos campos estarán habilitados para poder ser modificados (aquellos que se
encuentran en blanco) y otros no.
De querer modificar el material o la cantidad, deberá regresar a la solapa de “Resumen de
posiciones” y realizar los cambios necesarios.
 Expedición
1-Indicador Entrega Este indicador permite indicar si la Oferta -

Completa/Bloqueo Entrega que estamos tratando deberá entregarse
de forma completa obligatoriamente, o si se
permitirán que se despache parcialmente.
El campo de Bloqueo de Entrega es para
establecer un bloqueo para la remisión de
la Oferta o no.
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 Motivo de Rechazo
1-Motivo Pedido Indica el motivo para la creación de un Pulsando la flecha negra al

documento de ventas. Las opciones costado del campo se pueden
están definidas en el Sistema. Esta info observar los valores propuestos.
es a nivel cabecera del Documento.
2.Motivo de Rechazo Motivo para el rechazo de una oferta o Pulsando la flecha negra al
de un pedido de cliente. Indicando algún costado del campo se pueden
motivo en este campo, en el caso de que observar los valores propuestos.
el cliente rechace la posición, se evita
que el Sistema copie la posición en el
Pedido de Ventas, y la Oferta no queda
con el status pendiente. Esta info es a
nivel posición de Documento.
Modificar petición de oferta (VA22)
Para ingresar en la mencionada transacción, las dos opciones:
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La pantalla que se visualizará al ingresar en la transacción, se verá a continuación.
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Debe ingresarse el número de oferta que
1-Oferta -
se quiere modificar. También puede
utilizarse el matchcode, en caso de que
sea necesario o utilizar los criterios de
búsqueda.
Luego de ingresar el número de oferta, se abrirá la pantalla que sigue, la cual habilitará al
usuario a que pueda realizar las modificaciones necesarias, siempre y cuando no se haya
facturado y solicitado el número legal ante la AFIP.
Las solapas y los campos son los mismos que se observaron en la transacción anterior
VA21:
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Visualizar petición de oferta (VA23)
Se ingresa a través de la barra de SAP ingresando el código o a través del árbol o menú
SAP:
Una vez ingresada la transacción se podrá visualizar la petición de oferta, pero no se podrá
modificar ningún dato.
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Lista Petición de oferta (VA25)
Se podrá ingresar a la transacción ingresando dicho código en la barra o explorando el árbol

o menú SAP:
PATH: LogísticaGestión de materialesComprasDatos MaestrosLiquidación

posteriorAcuerdos con clienteEntornoClienteEntornoSoporte de
VentasEntornoSistema de información de VentasEntornoInfo
DocumentoLista Ofertas
Una vez que se ingresó en la transacción, aparecerá la siguiente pantalla, en la cual se

deberán ingresar los datos necesarios para que se visualice la lista de ofertas que se
necesita:
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1-Datos Solcitante/Material/Validez Aquí se ingresan los datos del solicitante -

o del material para comenzar con la
búsqueda. Dato opcional.
2-Datos Oferta Puede establecerse una acotación de la -
búsqueda ingresando un rango de
fechas.
3-Alcance Selección Flugs que permiten especificar qué es lo -
que quiere visualizarse.
En el caso que la lista de oferta solicitada no posea pool de trabajo, se visualizará el

siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla:
Lo que significa que no se han encontrado entradas bajo las condiciones de selección
indicadas.
Crear pedido de cliente (VA01)
En la barra de texto que se muestra sombreada a continuación tipear VA01 (Crear Pedido):
PATH: Logística Comercial Ventas  Pedido Crear
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Luego se observará la siguiente pantalla, en donde se deberá elegir la clase de pedido para
poder continuar con la operación:
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1-Clase de Pedido Se ingresa la clase de pedido que se

quiere crear. En caso de ser necesario
se puede ingresar al matchcode o
presionar F4. Dato obligatorio.
2-Datos Organizativos Datos opcionales, que de no AR10

completarse vendrán automáticamente al
cargar el Solicitante en su campo VD/VI/VY
correspondiente dentro del documento GE/AA/BA/etc.
de ventas.
Una vez que se seleccionó la clase de pedido, se hace un click en el siguiente ícono:
Luego de haber realizado ese paso, se visualizará la siguiente pantalla:
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1-Datos Cabecera Nº de Pedido: Numeración Interna SAP. -

Clave que identifica al documento de
ventas.
Solicitante: Dato obligatorio, código de

cliente.
Destinatario de Mercadería: Dato

opcional, de no completarse el sistema
por default establece al solicitante como
destinatario de mercancías. En el caso de
que el solicitante tenga un destinatario de
mercadería adicional cargado como
interlocutor en el maestro de cliente, se
desplegará una pantalla para seleccionar el
correcto.
Nº de Pedido de Cliente: Dato Opcional

pero con warning, el sistema envía un
mensaje de que el campo está vacío,
pero de no querer completarlo
presionamos ENTER y continuamos con
el proceso sin problemas.
La fecha de pedido se completará

automáticamente con la fecha del día,
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puede modificarse manualmente.
Es en donde se cargará la información del

2-Datos Posición -
material que se quiere pedir, con su
correspondiente cantidad, el resto de los
datos se traen por default, aunque pueden
modificarse si así se quisiera.
Como se pudo observar en las operaciones anteriores, hay campos que presentan la opción
de ingresar al matchcode (como es el caso del solicitante o el material), donde se pueden
observar la diferentes opciones de entrada. En el caso de no saber qué dato se debe
ingresar, siempre se puede presionar F1, que es la ayuda que brinda SAP, a través de un
cuadro de diálogo en donde se explica cuáles son los datos que deben ingresarse en el
campo.
A continuación se mostrarán las diferentes solapas de la transacción:
 Ventas
En el cuerpo del pedido, así como en la cabecera, existen algunos datos que trae SAP
directo desde el maestro de clientes y de materiales, la condición de pago, los Incoterms, los
datos del material, entre otros. Por eso es tan importante que los Datos Maestros estén
siempre actualizados correctamente.
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1-Datos de Ventas La mayoría de estos datos se -

completarán por default con los datos
que provienen del Solicitante que se
indicó en la cabecera del Documento de
Ventas. De haber algún dato que no se
haya cargado y se considere relevante,
deberá ingresarse manualmente. De
quedar algún campo que se haya
configurado como importante para el
proceso, el sistema mostrará un mensaje
de advertencia.
En el campo de material, se debe cargar el
2-Datos Material -
código del material que se quiere vender.
Por cada posición SAP irá determinando
automáticamente los datos que fueron
cargados en el Maestro de Materiales. Sólo
se debe cargar el código y cantidad de
pedido por posición.
Como comentario adicional, es conveniente que a medida que se van cargando los datos del
pedido se vaya verificar que el dato cargado en cada campo es correcto, o que no existen
campos obligatorios para completar que hayan quedados vacíos. Esto lo podemos ir
haciendo utilizando la tecla Enter luego de ingresar los datos en cada campo.
VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD en el Pedido de Ventas:
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En el caso de que el material cargado no posea STOCK en el momento en el que cargamos

el Pedido y para la fecha de Entrega que se propuso (de forma automática o manual) en la
solapa anterior (“Ventas”), nos aparecerá la pantalla que se muestra arriba, en donde nos
explica que para la fecha solicitada no hay cantidades confirmadas, por lo que se tendrá que
buscar otro centro de suministro o esperar a que se encuentre stock disponible de ese
material, para esto deberemos ejecutar una nueva verificación de disponibilidad en cuanto
sepamos que ya hay material disponible.
 Resumen de posiciones
En esta pantalla se muestra un resumen de las posiciones que se cargaron en la parte

anterior, es decir, en ventas.
 Detalle posición
En esta solapa, se van a observar los datos de posición relacionados al material que se
seleccionó en el pedido:
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1-Motivo de Rechazo Cuando se indica un motivo de rechazo,

el sistema borra automáticamente todas
las cantidades de necesidad para todas
las posiciones creadas anteriormente.
No se generará ninguna entrega para
esa posición.
La mayoría de los datos se cargan por default por el sistema. Igualmente pueden realizarse
modificaciones, de ser necesarias.
 Solicitante
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1-Datos del Registro Maestro de Número que el cliente utiliza para la

Info Cliente y de Material identificación unívoca del material.
Cuando el cliente utiliza otra -
denominación distinta a la utilizada por
su empresa, se puede indicar esta
denominación del cliente en el info-
cliente-material.
La carga de datos es similar a la de las transacciones anteriores. En el caso de necesitar una

definición de cada campo, se presiona F1.
 Aprovisionamiento, expedición y motivos de rechazo
Los datos son opcionales, y su llenado es muy similar al que se llevó a cabo en la creación
de ofertas.
Por último, guardar:
Verificar que el documento se haya guardado correctamente, mediante la siguiente leyenda

que aparecerá en la parte inferior del programa, en la barra de status:
Si al intentar grabar el sistema nos muestra el siguiente pop up (ventana de diálogo), esto
significa que el documento está incompleto, hay dos opciones:
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 Tratar el documento: Presionamos “tratar” y el sistema nos llevará a una lista en donde
se muestran cuáles son los datos incompletos.
 Grabar: El sistema permitirá que se grabe el documento, a pesar de estar incompleto.
Es importante tener en cuenta, que según la relevancia del dato que no fue
completado, el documento puede o no, quedar inhabilitado para el resto del proceso
comercial.
ES MUY IMPORTANTE TENER EN CUENTA QUE LA CORRECTA CREACIÓN DEL

PEDIDO ES FUNDAMENTAL PARA EL RESTO DE LA OPERATORIA COMERCIAL, YA
QUE TANTO EL DOCUMENTO DE ENTREGA, COMO LA FACTURA, TOMAN LA
INFORMACIÓN QUE SE DEFINE EN ESTE DOCUMENTO.
Modificar Pedido de Cliente (VA02)
Para ingresar a la transacción existen las dos mismas opciones: código en la barra de SAP o
selección de la transacción en el Menú SAP:
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Versión:
Una vez que se ingresó a la transacción, se visualizará la siguiente pantalla:
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1-Número de Pedido Se ingresa el número del Pedido de

Ventas que se quiere modificar. De no
recordarlo, se presiona F4 para poder -
observar el listado de Pedidos
disponibles.
2-Criterios de Búsqueda En el caso de querer acotar la búsqueda, -
se pueden ingresar ciertos datos de
selección en estos campos y luego
ejecutar la búsqueda.
Luego de ingresar el código de pedido, se pasará a la siguiente pantalla:
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Versión:
Como se puede observar, las pantallas son idénticas a las anteriores, por lo que el procedimiento de
modificación es el mismo, siempre teniendo en cuenta que hay datos que no se podrán modificar y
otros que sí.
Visualizar Pedido de Cliente (VA03)
Ingresar a la transacción a través de cualquiera de las dos opciones mencionadas anteriormente:
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Una vez seleccionada la transacción, verá la siguiente pantalla, en la cuál debe ingresar el número
del pedido que se quiere visualizar:
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Versión:
Finalmente se verá la misma pantalla que en las dos transacciones anteriores, con las distintas
solapas y distintos campos. La única diferencia que tiene con la transacción anterior VA02, es que no
se permiten realizar modificaciones de ningún tipo, solo es una transacción de visualización.
Lista de pedidos (VA05)
Para ingresar a la transacción: a través del código de transacción o a través del menú SAP siguiendo
la siguiente lógica:
PATH: LogísticaGestión de materialesComprasDatos MaestrosLiquidación

posteriorAcuerdos con proveedorEntornoCondición/acuerdoEntornoGrupos de
artículosEntornoSistema infoEntornoComercialLista de órdenes.
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Versión:
Una vez ingresada a la transacción, se visualizará la siguiente pantalla, en donde se deberán

completar los campos necesarios para acotar la búsqueda o simplemente presionar F8 para observar
todos los pedidos.
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1-Datos de selección El llenado de estos campos es opcional.

Sirven como filtros. Se ingresa el código
de Solicitante, el material o el número de -
pedido de ventas.
2-Datos de Pedido Se ingresa el período de fecha que se -
quiere tratar.
3-Alcance de selección Se debe elegir una de las 3 opciones. -
4-Variantes de visualización Cada usuario puede crearse una -

variante, para poder visualizar el reporte
con el orden y las columnas que precise
visualizar.
Luego, se podrá observar el listado de pedidos, si es que dentro de los criterios de búsqueda
seleccionados, existe alguno.
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Pedidos en el periodo (SD01)
El objetivo de esta transacción es visualizar todos los pedidos realizados en un período determinado
por el usuario. Es otro tipo de listado/reporte estándar que SAP dispone para visualizar los pedidos de
ventas.
La forma para ingresar a la transacción puede ser:

- En la barra de texto que se muestra sombreada a continuación tipear SDO1.
-
La otra forma de ingresar a la transacción es a través de la ruta:
PATH: Logística Comercial Ventas  Sistema de Información  Pedidos Pedidos en

el Período.
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Versión:
Una vez ingresada la transacción, se visualizará la siguiente ventana:
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Versión:
Aquí se pueden completar los campos visualizados, dependiendo del criterio que se desee utilizar.
1-Datos de documento Aquí se ingresa la clase de documento

de Ventas que se quiere tratar, las
fechas de selección y el usuario que lo -
creó. Son datos opcionales, que sirven
para acotar los datos.
De no completar el segundo campo de
fecha de registro buscará todos los pedidos
desde la fecha del primer campo hasta el
día de la fecha.
2-Datos Organizativos Datos opcionales. Si se quisiera ve por -

área de ventas, se ingresan en estos
campos los datos que corresponden.
Finalmente se visualizarán todos los pedidos que cumplan con las especificaciones estipuladas en el
paso previo:
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Versión:
*Exportar a Excel (Opción para algunos reportes)
Para exportar los datos de un reporte a Excel se debe seguir la siguiente ruta:
PATH: Lista Exportar…
Luego, seleccionar el formato en que se lo quiere exportar:
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Versión:
Desbloqueo de Pedidos (VKM3)
Para ingresar a la transacción, existen dos opciones:
A continuación, se mostrará la pantalla en donde se deben ingresar los datos para realizar la
búsqueda de los pedidos que quieren desbloquearse.
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1-Documento de Ventas Aquí se ingresa el o los números de

pedido que se quieren desbloquear. Se
puede utilizar el matchcode o F4, para -
visualizar las opciones.
2-Variante de Visualización De haberse creado alguna variante -
específica, se ingresa en este campo, de
esta forma el sistema trae esa vista.
Luego de seleccionar el pedido o los pedidos, se pasa a la siguiente pantalla:
1 2
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1-Liberar Pedido de Ventas Al presionar el ícono, liberaremos del

bloqueo a los pedidos seleccionados.
-
2-Rechazar Pedido de Ventas Al contrario que el ícono anterior, si -
quiero rechazarlo, lo hago presionando
en él.
3-Selección de documentos Seleccionando la casilla, se eligen los -
documentos que se quieran liberar o
rechazar.
Desbloqueo de Pedidos (Créditos). (VKM1)
Para ingresar a la transacción, existen dos opciones:
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Versión:
Una vez ingresada la transacción, se pasa a la siguiente pantalla, en donde se deben

completar los distintos campos, según los criterios que se precisen:
Una vez ingresados los datos, se presiona , y se podrá visualizar una lista similar a la
que se pudo observar en la transacción anterior (VKM3).
Lista de Pedidos Incompletos (V.02)
Se puede ingresar en la transacción a través de dos opciones:
O, siguiendo esta lógica:
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Versión:
PATH: Logística Comercial Ventas Sistema de Información Pedidos Pedidos

Incompletos.
Luego, se pasa a la siguiente pantalla, donde se ingresan los datos, y así se podrá visualizar la lista
con los documentos que figuran para SAP como incompletos.
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Versión:
1-Datos incompletos Se selecciona a qué nivel quiere

realizarse el control.
-
2-Datos organizativos Pueden ingresarse los datos -
correspondientes para obtener
información más específica.
3-Ejecutar Pulsando el ícono se ejecuta el listado. -
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Versión:
Esta búsqueda filtrará los pedidos incompletos según los criterios utilizados por el usuario. Estos
pedidos figurarán en una pantalla como se muestra a continuación.
Seleccionar el pedido que se quiera completar haciendo click sobre el mismo. Con esto se
visualizarán los datos incompletos en dicho pedido como se muestra a continuación.
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Versión:
Haciendo doble click sobre la posición que se debe completar, SAP abrirá automáticamente
la pestaña donde se deba completar el dato de dicha posición.
El paso siguiente luego de completar los datos faltantes, es hacer click en . Con esto se
completará el campo y se continúa hasta finalizar con la edición. La finalización aparecerá
con una leyenda:
Se graba el documento .
Procesamiento de Facturas
Crear Factura (VF01)
Para ingresar a la transacción hay dos opciones:
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Versión:
Luego, se visualizará la siguiente pantalla, en donde se deberá ingresar la clase de factura que se
quiere realizar, y el documento que se quiere facturar. La mayoría de la información se cargará por
default a partir de lo que se estableció en la entrega, ya que al crear la factura con referencia a este
documento, a través del control de copia se transfieren todos los datos relevantes, facilitando la carga
de la misma:
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Versión:
1-Clase de Factura Se ingresa la clase de factura

correspondiente al documento
que se quiere facturar (Entrega).
Podemos observar las opciones
disponibles, presionando la
flechita negra que se encuentra
al costado del campo.
2-Documento Se ingresa el número de -

Documento de Entrega que se
quiere facturar.
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Versión:
Luego presionar enter y grabar
Si todos los datos fueron ingresados correctamente, y no existe ningún error, se podrá observar el
siguiente mensaje en la barra de estado:
Todos los datos que van en la factura son copiados por SAP a partir de la información que se
cargo en el documento de ventas y en la Entrega. Hay datos que pueden modificarse, y otros
no, pero solo antes de que se haya enviado la solitud de CAE a la AFIP.
Modificar Factura (VF02)
El documento contable no se ha creado aún, por lo tanto la información no ha sido enviada a

los módulos de finanzas.
Para autorizar la contabilidad del documento debe enviarse la solicitud de CAE a la AFIP
(este proceso se verá más adelante en el manual), y luego ingresar a la transacción VF02,
para modificar la factura y poder autorizar contabilidad (enviar el documento contable a
Finanzas).
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Versión:
A continuación se ingresará a la siguiente pantalla, en donde se deberá poner el número de

factura creado en el paso anterior, y luego hacer un click en el ícono que se observa en el
recuadro rojo en la pantalla siguiente:
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Versión:
1-Factura Se ingresa el número de Factura que se -

quiere modificar.
2-Autorizar contabilidad Se selecciona el ícono correspondiente -
para generar el documento contable.
Visualizando el flujo de documentos podremos corroborar la correcta creación del documento

contable:
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Manual de Usuario
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Versión:
Esta transacción, no solo permite contabilizar las facturas, sino que también pueden modificarse
algunos datos, ingresando el número de factura y presionando enter o el ícono
Se visualizará la siguiente pantalla, que es igual a la observada en la transacción anterior, solo que
los datos ya están cargados y algunos de ellos no pueden modificarse:
IMPORTANTE: No se podrá modificar nada una vez que se haya contabilizado el documento y
se haya solicitado el número legal (CAE).
Visualizar Factura (VF03)
Para ingresar a la transacción existen dos opciones:
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Versión:
Una vez que se haya ingresado a la transacción, se visualizará la siguiente pantalla, en donde debe
ingresarse el número de factura que se quiere visualizar:
Es importante aclarar que los datos solo podrán visualizarse.
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Versión:
Anular Factura (VF11)
SOLO SE PUEDEN ANULAR FACTURAS SI LAS MISMAS NO SOLICITARON CAE
Se puede ingresar a través de las siguientes dos opciones:
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Versión:
Una vez que se ingresó a la transacción, se visualizará la siguiente pantalla, en donde se deberá
ingresar el número de la factura que se quiere anular, seguido de ENTER o presionando el ícono
remarcado a continuación:
1-Número de Factura Se ingresa el/los número/s de factura -

que se quiere/n anular.
2-Anular Factura Se presiona el ícono correspondiente. -
Al anularse la factura, SAP enviará un mensaje de información en la barra de estado, confirmando la

operación, y mostrando el número de documento contable que anula la factura.
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Versión:
Tratar Pool de facturación (VF04)
Para ingresar existen dos opciones:
Una vez ingresada la transacción; se observará lo siguiente:
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Versión:
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Versión:
1-Datos de Factura Se ingresa el período de validez -

que se quiere utilizar para el
pool de facturación.
2-Datos por defecto Se selecciona la solapa de
datos por defecto para poder
ingresar la clase de factura que
se querrá visualizar en el pool.
Después de completar la información necesaria, presionar el siguiente ícono
Aparecerá un listado. Marcar los documentos que se quieren facturar y presionar el botón
correspondiente: factura individual, factura colectiva, o factura colectiva/diálogo, el que se desee:
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Versión:
Lista de facturas bloqueadas (VFX3)
Una vez que se haya ingresado a la transacción, se visualizará la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario
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Versión:
1-Datos Organizativos Se ingresa la Organización de Ventas AR10

correspondiente.
2-Motivo Bloqueo Se selecciona el motivo por el cual se -
cree que la/s factura/s esta/n
bloqueada/s.
3-Ejecutar Se ejecuta el proceso para visualizar la
lista correspondiente.
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Manual de Usuario
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Versión:
A continuación veremos el siguiente listado:
1-Liberación Contabilidad Se presiona el ícono en el recuadro rojo -

para liberar los documentos de
facturación seleccionados.
Se podrán ver las facturas que se encuentran bloqueadas. El paso siguiente es marcarlas, y hacer
click en el ícono seleccionado, dándole así autorización para ser contabilizada.
Lista de facturas (VF05)
Para ingresar a la transacción, hay dos opciones:
O, a través del Menú SAP, con la siguiente lógica:
PATH; LogísticaGestión de MaterialesComprasDatos MaestrosLiquidación

posteriorAcuerdos con
proveedorEntornoCondición/AcuerdoEntornoMaterialEntornoGrupo de
Art. (y como se muestra en el gráfico)
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Versión:
Luego se visualizará la siguiente pantalla:
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Versión:
1-Responsable de Pago Se ingresa el código del Cliente En caso de no saber el número

(Responsable de Pago) del que se correspondiente podemos
quiera ver las facturas.
ingresar al matchcode o
presionar F4.
2-Datos de documento Se ingresa el período de validez que se -
quiere observar.
3-Alcance de selección Se selecciona el alcance que quiere ENTER
darse al listado, si para facturas
pendientes o la totalidad de las mismas.
Luego de que se ingresa el número del responsable de pago, saldrá un cuadro de diálogo solicitando
que se especifique la organización de ventas (AR10), y luego pasará a visualizarse la lista de
facturas:
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Versión:
Solicitud CAE (J1AEXPMONITOR)
Luego de crear la factura, y grabar el documento, se puede solicitar el número legal a la AFIP. Esto
se hace a través de esta transacción:
Para facilidad del usuario, es conveniente ingresarla dentro del menú FAVORITOS.
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Versión:
Una vez ya ingresada la transacción, se visualizará la siguiente pantalla:
1
2
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Versión:
1-Sociedad Se ingresa el código de Sociedad AR10

correspondiente.
2-Número de Sucursal Se ingresa el número de sucursal, es 0055
decir el punto de ventas que se relaciona
al Webservice.
3-Ejecutar Se presiona el ícono remarcado o se -
presiona F8, para ejecutar la operación.
Se pasa a la pantalla siguiente:
4
1
3
1-Refresh En caso de que el documento que

queremos procesar no se encuentre,
podemos seleccionar este ícono para
que se actualice la lista,
2-Selección de documentos a Se selecciona el o los documentos que -
procesar se quieren procesar.
3-Send to AFIP Se presiona el ícono remarcado, para

enviar la solicitud de CAE para el o los
documentos seleccionados. Se espera
unos instantes, y si la solicitud se
aprueba, aparecerá en el DETALLE DE
LOG toda la info del proceso. Los
posibles resultados se mostrarán debajo
del presente cuadro (*).
4-Process Contingency De tener algún error en el envío y
respuesta de la solicitud, podemos
presionar el presente ícono para
identificar el problema.
(*)
Lo correcto sería que todo apareciera junto con un botón en verde, ya que de aparecer alguno en
rojo, se estaría indicando un error, esto significa que no se ha aprobado la solicitud.
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Manual de Usuario
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Versión:
Si la solicitud es aprobada, se mostrará en la primera línea junto con el ícono de una banderita blanca
y negra, y en la columna correspondiente se podrá observar el número de CAE asignado a ese
documento de facturación.
Impresión de Facturas (VF31)
Para llevar a cabo esta transacción, existen dos opciones:
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Versión:
Una vez que se ingresó a la transacción, se visualizará la siguiente pantalla, en donde deben
ingresarse los datos que se explican a continuación:
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Versión:
1-Datos de Mensajes Aquí se ingresan los datos 01 y 1 siempre por default.

correspondientes a la impresión en sí. Clase de mensaje: ZF01
Se puede utilizar el matchcode o
presionar F4 en caso de que no se sepa
que datos ingresar.
2-Datos de Factura Se Coloca el número de factura que se -
quiere imprimir. En caso de ser varias se
coloca el intervalo.
3-Selección de alcance Se seleccionan los elementos -
necesarios.
4-Organización de Ventas Se ingresa la Organización de Ventas AR10
correspondiente.
5-Ejecutar Se selecciona el ícono remarcado en
rojo para ejecutar el proceso.
Cuantos más datos se ingresen, más específica será la selección.
De esta forma, aparece el listado:
Se seleccionan las facturas que quieren imprimirse y se clickea en el ícono .
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Introducción General .............................................................................................................................................3

A continuación se describen algunos conceptos que son importantes para comprender el

 Cabecera: son datos o condiciones que afectan a todas las posiciones de un

 Centro de Costos: Es la unidad organizacional que colecta los gastos de un sector o

 Clase de Documento: Las transacciones de abastecimiento, inventarios, finanzas,

 Sociedad: Unidad organizativa mínima o entidad jurídica independiente para la que es

 Mandante: En términos comerciales, organizativos y técnicos, es una unidad

Procesamiento Comercial en Ventas

Crear petición de Oferta (VA21)

Se utiliza para el canal de exportación.

Se ingresa en la transacción, a través de la barra (ingresando el código) o del menú SAP

Una vez ingresada a la transacción, se visualizará la siguiente pantalla:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Clase de Oferta Campo obligatorio. Se deberá ingresar

2-Datos Organizativos Este paso es opcional, por lo tanto si AR10

Una vez completos los datos, surge la siguiente pantalla.

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-SOLICITANTE (interlocutor comercial), es -

3- NÚMERO DE PEDIDO DE CLIENTE Es un campo de texto libre, donde -

4-FECHA DE PEDIDO Es la fecha que aparece en el -

5-MATERIAL Se ingresa el/los material/es que -

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Centro de Suministro 1900

Validez a Fecha hasta la cual la oferta es

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Plazo de entrega Plazo de entrega acordado con el cliente

2-Motivo de rechazo Motivo para el rechazo de una oferta o de

Los datos mencionados anteriormente SON OPCIONALES.

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Centro de Suministro Idem definición en Solapa Ventas. 1900

2-Número de Posición y de Número que el cliente utiliza para la -

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Indicador Entrega Este indicador permite indicar si la Oferta -

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Motivo Pedido Indica el motivo para la creación de un Pulsando la flecha negra al

Modificar petición de oferta (VA22)

Para ingresar en la mencionada transacción, las dos opciones:

La pantalla que se visualizará al ingresar en la transacción, se verá a continuación.

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Visualizar petición de oferta (VA23)

Lista Petición de oferta (VA25)

Se podrá ingresar a la transacción ingresando dicho código en la barra o explorando el árbol

PATH: LogísticaGestión de materialesComprasDatos MaestrosLiquidación

Una vez que se ingresó en la transacción, aparecerá la siguiente pantalla, en la cual se

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Datos Solcitante/Material/Validez Aquí se ingresan los datos del solicitante -

En el caso que la lista de oferta solicitada no posea pool de trabajo, se visualizará el

Crear pedido de cliente (VA01)

PATH: Logística Comercial Ventas  Pedido Crear

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Clase de Pedido Se ingresa la clase de pedido que se

2-Datos Organizativos Datos opcionales, que de no AR10

Luego de haber realizado ese paso, se visualizará la siguiente pantalla:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

1-Datos Cabecera Nº de Pedido: Numeración Interna SAP. -

Solicitante: Dato obligatorio, código de

Destinatario de Mercadería: Dato

Nº de Pedido de Cliente: Dato Opcional

La fecha de pedido se completará

puede modificarse manualmente.

Es en donde se cargará la información del

A continuación se mostrarán las diferentes solapas de la transacción:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos