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Concepto de Ciencia de la
Documentación y Documentación
General.
Perspectivas de la Documentación.
Teoría Clásica
Teoría de Transición.
Hay autores que prefieren una visión más moderna como Barnard, que
considera que la organización empresarial como el medio más eficaz de difundir y
generalizar el proceso social, para él todas las organizaciones están subordinadas a
otras mayores.
Su postulado inicial es que las personas obedecen a motivaciones
individuales. Estas ideas las llevó a cabo Simon, que da importancia a la toma de
decisiones como base del estudio de las organizaciones, de aquí surge la idea de
que éstas son un sistema de actividades coordinadas, realizadas por un grupo que
coopera por un fin común, así la organización debe equilibrar sus incentivos a los
miembros para que mantengan su interés.
Teoría de la Organización
Formal: Las actividades de dos o más personas están coordinadas para lograr un
objetivo. La esencia de una organización es el objetivo común, y existe si las
personas pueden comunicarse entre sí, están dispuestas a actuar y compartir el
objetivo, aunque realizar los fines es la razón última, se analizan los principios que
rigen el establecimiento de una organización formal efectiva:
Φ PRINCIPIO DE UNIDAD DE OBJETIVO. La contribución de cada uno
para ello, presuponiendo que se conocen previamente.
Φ PRINCIPIO DE EFICIENCIA. Se da si se facilita la obtención del
objetivo deseado con el coste mínimo y el menor número de
imprevistos. Eficiente es una labor provechosa, con las líneas de
autoridad claras, permitiendo el desarrollo de su personalidad y le da
un sentido de participación, seguridad, posición y remuneración
adecuada.
Informal: Actividad de grupo sin fines específicos aunque pueda contribuir a unos
fines comunes.
A esto pertenecen los grupos de amigos ente los que existe compatibilidad, su
principal propósito es social, y los colaterales contribuyen a la comunicación de
información.
La existencia, variedad y rigor de las organizaciones hace pensar que satisfacen
necesidades de una forma que no lo hacen las formales.
Estas son:
¤ Perpetuar la cultura del grupo
¤ Necesidad de comunicación
¤ Intercambiar información y noticias.
Un ejemplo especial son los colegios invisibles, corporación formada por
investigadores muy importantes en la que los contactos personales y el intercambio
directo de información son muy importantes, siendo un gran canal de difusión de
información científica y, como dice Yepes, son organizaciones informales donde los
rasgos de más utilidad se aprovechan para crear los sistemas de información.
3. Teoría General de Sistemas.
OBJETIVOS
Noción de sistema
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Según Seen, es el conjunto de personas, datos y procedimientos que
funcionan en conjunto de una manera organizada.
Busca un objetivo común para apoyar las actividades de la organización que
incluyen operaciones diarias como comunicar los datos a la administración de
actividades y tomar decisiones.
Otros autores lo definen como un conjunto de procedimientos organizados
que proporcionan información para tomar decisiones y controlar la organización.
El 80% de las tareas están dedicadas a la información, que es la base de las
actividades realizadas y por esto se desarrollan sistemas de almacenaje, para
transformar y difundirla. Su objetivo es asegurar que sea exacta, fiable y que esté
disponible.
Tipología de sistemas
Sistema abierto.
Intercambian materiales, información, energía o elementos con el
medio ambiente ocurriendo un proceso constante de destrucción y reconstrucción
de sus elementos componentes impidiendo la estabilidad.
Sistema cerrado.
No intercambia materias con el medio, sólo puede cambiar su
estructura con la entrada de componentes, pero sin aumentar la estructura.
[La teoría de los sistemas abiertos permite conocer mejor los orgánicos que, en
definitiva, son simples abiertos, pero no al revés, no todo sistema abierto es orgánico]
Sistema orgánico
Existe un orden entre sus elementos y procesos
Sistema inorgánico
No hay orden ni proceso de regeneración y si se da, es por azar.
Sistema reactivo
Actúan mediante estímulos externos
Conclusión
La teoría General de Sistemas es básica para la teoría de los sistemas
de información y de la organización. La definición de Bertalanffy es aplicable en los
sistemas de información que se completa con la de la organización comsiderada
como la estructura formal y explícita de funciones y posiciones.
4. Información y comunicación en el
aspecto del conocimiento
La cadena de la Información.
Necesidades de información
Canales de información.
Transferencia de información
MENOU, dice que lo más importante es la relación entre nuestra estructura mental y
la amplitud de los objetos que nos permite manejar.
Informe UNISIST
Realizado por la ONU y el Consejo Internacional de Uniones Científicas
sobre educación, ciencia y cultura, para crear un sistema mundial de información
científica.
Propone:
Libre intercambio de información entre científicos de distintos países
Ámbito que abarque todas las disciplinas de las ciencias utilizadas
Progreso de intercambios entre los sistemas de información
Esfuerzo para la actualización y perfeccionar las normas técnicas
Compatibilizar los sistemas documentales para compartir los trabajos
documentales y poner en común servicio y productos
Dar acceso a la documentación científica a los países interesados
Mayor participación de los científicos en el progreso y uso de los sistemas de
comunicación
Reducir los obstáculos administrativos y jurídicos en la circulación de
información científica.
Es decir, se pretende mejorar la transferencia de información científica
a escala mundial.
6. El concepto de sistema de información
Modelo A:
Modelo B:
Se define por los modelos MIS y IMS, subsistemas dentro de las organizaciones.
MIS: La organización debe poder planificar, organizar, dirigir y controlar sus fuentes.
Esto lo realizan los MIS “Management Information System”, sistemas de información
para la gestión de las organizaciones, es decir, gestionan los sistemas de
información de las empresas.
A partir de los MIS derivan otros sistemas llamados DSS “Sistemas de Soporte
de Decisión”, distinto de un MIS porque éste se ajusta a los usuarios y resuelve los
problemas de un día a otro, los DSS resuelven problemas sobre las tareas cotidianas
y requieren intuición.
El DSS apoya en los problemas creativos y es más rentable en una organización de
alto nivel.
CARACTERÍSTICAS:
) Centrados en los procesos de decisión que en el procesamiento de transacciones
) Estructura simple y fácil de modificar
) Diseñado y ejecutado por gestores
) Suministra información útil tras el análisis
) En la Base de Datos de otros archivos incluso exteriores a la organización
Modelo C:
Descripción de modelo.
De procesamiento de transacciones.
Procesan datos referentes ala empresa y es la operación metódica con 5 razones:
cálculo, clasificación, distribución, resumen y almacenamiento.
Resumen.
δ Compromiso formal de cooperación
δ Objetivos comunes para mejorar el acceso y el presupuesto.
EL concepto.
Métodos de la planificación
Para que funcione un centro hace falta un análisis de las necesidades para
crear el servicio y la planificación, que requiere coste económico y una compleja
instrumentación de recursos políticos, humano y técnicos.
Aquí se eligen esos medios para evaluar el centro.
13. Operaciones previas para la
planificación de un Centro de
Documentación
Debe conseguirse que la imagen del centro sea de necesario y para esto son
importantes las técnicas de marketing que es adaptar los productos a los usuarios,
en un centro es maximizar la satisfacción del usuario y para esto se abren nuevas
vías de comunicación.
Se aumenta los productos y ofrecerlos a los usuarios potenciales y a los
reales con métodos de promoción como:
− Imagen del servicio
− Charlas del personal
− Relaciones con otros departamentos
− Buenas relaciones personales
− Rapidez y eficacia en el servicio
− Relaciones con otros medios
− Publicaciones del centro
Formas de la difusión.
Tipos de evaluación
¤ Directa / técnicas directas: De tipo cuantitativo, se realiza a partir
de los datos que dispone el centro sobre las necesidades que manifiestan los
usuarios o de los documentos que demandan y el uso que hacen de ellos. Este tipo
puede ser vital en las decisiones sobre el diseño y planificación de nuevos centros y
en la adaptación de los existentes. Algunas medidas más utilizadas son:
o Análisis del uso de los documentos: conocer cómo se utilizan.
Es importante porque nos lleva a distribuir los recursos con que contamos. Este
análisis se puede realizar por varios tipos de medición:
Préstamos realizados
Utilización de documentos en sala
Análisis de las fotocopias realizadas
Préstamo interbibliotecario, para conocer los
documentos que no tiene el fondo.
o Antigüedad de los documentos, utilizados, es imprescindible
para cualquier centro de información para conocer el grado de envejecimiento.
o Pertinencia de los fondos. El objetivo es determinar la
capacidad del fondo para atender las necesidades de información.
Tipos de medición:
Índice de interés temático, mide la capacidad del fondo
para atender la demanda de documentos sobre temas específicos.
Índice de aceptación de autores, para atender la
petición de documentos de autores concretos.
¤ Indirecta. De tipo cualitativo. Determina los criterios necesarios para
saber la calidad e la información que se utiliza par resolver sus necesidades. Los
criterios más utilizados:
o Índice de inmediatez: informa sobre la cantidad de tiempo
desde la publicación de un artículo y su utilización por otros autores en otros
trabajos.
o Valor del documento se mide por el número de veces que ha
sido solicitado.
o Impacto de las publicaciones periódicas. Determina la calidad
de estas publicaciones utilizadas y la conveniencia de suscribirse a otras más
interesantes o cancelar otras poco demandadas.
o Referencias bibliográficas de las publicaciones. La lista de
publicaciones científicas referenciadas en determinar trabajos de investigación que
utilizan los usuarios y para decidir la política de adquisiciones más adecuada.