ANEXO 19

6 ASPECTOS CLAVE PARA

DEFINIR KPIS
 ANEXO 19 | 6 ASPECTOS CLAVE PARA DEFINIR KPIS

Recordemos que los “Key Performance Indicators” (KPIs) son las métricas que se usan para cuantificar el desempeño y el
nivel de cumplimiento de los objetivos de una compañía con el fin de obtener un diagnostico detallado del rendimiento
y la evolución de todos los procesos que se llevan a cabo en la organización.

Los KPIs conforman el “Balance Scorecard” (BSC), el cuadro de mando y control integral de la organización del que he-
mos hablado antes, y se establecen con base en la estrategia de negocio elegida por la compañía para llevar a cabo sus
tareas y lograr los objetivos y metas que ha establecido previamente.

El fin mismo de establecer un BSC es poder monitorear y controlar el rendimiento de todos los aspectos y procesos
involucrados en el desarrollo de la compañía. Para hacer esto existen muchos tipos de KPIs, pero para seleccionarlos
correctamente se deben tener en cuenta una serie de aspectos que se mencionan a continuación:

1 METAS Y OBJETIVOS CLAROS

Para definir un KPI es necesario tener muy claras las metas y objetivos que persigue la compañía. Siempre se
debe tener una lista de lo que se tiene, lo que se busca y los plazos para lograrlo.

2 COMPARACIÓN

Los KPIs seleccionados deben poder compararse con algo, esto quiere decir que deben tener una referencia,
que básicamente es una meta, para saber en qué nivel de desempeño se encuentra cada uno.

3 PERIODICIDAD

La revisión de KPIs puede ser diaria, semanal o mensual, lo importante es definirlo previamente y permitir un
periodo de tiempo adecuado para desarrollar las tareas, alcanzar los objetivos y en ese momento entregar la
evaluación con los resultados. La periodicidad de la evaluación de KPIs da una pauta muy importante para sa-
ber cuáles son más relevantes que otros.
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4 RESPONSABLES

Antes de poner en marcha un BSC es fundamental para el éxito del proceso saber cuál de los directores o en-
cargados va a recibir los resultados de los KPIs. El informe general debe abarcar todos los departamentos, pero
puede haber informes discriminados por departamento o nivel de gestión de los colaboradores. Todo depende
de cómo prefiera la dirección visualizar los resultados.

5 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN

Aunque parezca obvio, hay que recalcar que quienes midan los KPIs deben tener conocimiento acerca de lo
que están haciendo. Sería una pérdida de tiempo diseñar un BSC que va a ser administrado por alguien que no
tiene idea acerca de lo que está midiendo o que no posee los medios y herramientas necesarias para hacerlo
correctamente.

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 6 ACCIÓN POSTERIOR

En estrecha relación con la definición de los responsables de hacer el seguimiento y los responsables de recibir
los resultados de los KPIs, se debe establecer cuales personas van a estar encargadas de coordinar y supervis-
ar las acciones que se van a desarrollar con el fin de consolidar fortalezas y aprovechar las oportunidades de
mejora que arroje el informe final.

En conclusión, es necesario realizar un riguroso proceso de diseño y seguimiento para que los KPIs seleccionados sean
los indicados para medir realmente la evolución y el rendimiento de los procesos en la organización.

Una selección de KPIs equivocada va a derivar en la consecución de datos que no ayudan en nada a mejorar el desem-
peño de la compañía. Lo importante al finalizar la recolección de los datos es tomar acción y corregir todas las equivo-
caciones identificadas, de lo contrario el tiempo empleado habrá sido en vano.

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