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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍA INTERNA 033

AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Versión: 03
Fecha:
Y SALUD EN EL TRABAJO 10/03/2019

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍA INTERNA AL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CONSTRUCCIONES FERSAN S.A.S

MEDELLÍN

2019
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Contenido
1. OBJETIVO...........................................................................................................................3
2. ALCANCE............................................................................................................................3
3. DEFINICIONES...................................................................................................................3
4. RESPONSABLES:..............................................................................................................5
5. METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA..................................5
5.1. GENERALIDADES....................................................................................................5
5.2. PROCEDIMIENTO:....................................................................................................6
5.2.1. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN..................................................................6
5.2.2. EJECUCIÓN.......................................................................................................8
5.2.3. INFORME DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO DE RESULTADOS............10
5.3. CRITERIOS DE AUDITORÍA..................................................................................11
6. RECURSOS.......................................................................................................................11
7. REGISTROS......................................................................................................................11
8. INDICADORES..................................................................................................................12
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................12
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1. OBJETIVO

Diseñar y establecer la metodología para la planificación, programación, ejecución

y presentación de los resultados de la auditoría interna al Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo, para determinar la conformidad con los requisitos
normativos y legales aplicables y las disposiciones establecidas por la
organización, dando cumplimiento al artículo 2.2.4.6.29 del decreto 1072 de 2015.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a las auditorías internas de seguridad y salud en

el trabajo de todos los procesos que conforman el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo de CONSTRUCCIONES FERSAN S.A.S.

3. DEFINICIONES

Auditor: Persona competente para llevar a cabo una auditoria.

Auditoria (NTC ISO 19011:2011): Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
Auditoria.

Auditoria Interna: Denominadas en algunos casos como auditorias de primera

parte, se realizan por, o en nombre de la misma organización, para la revisión por
la dirección y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto
declaración de conformidad de una organización, en muchos casos,
particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede
demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que
audita.

Evidencia de la Auditoria: Información, registros o declaraciones de hechos

verificables. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, es
utilizada por el auditor para determinar cuando se cumple con el criterio de
auditoría. La evidencia de auditoría se basa típicamente en entrevistas, revisión de
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documentos, observación de actividades y condiciones, resultados de mediciones

y pruebas.

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con

los requisitos establecidos.

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoría, recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la
auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de
auditoría, u oportunidades de mejora (ISO 9000:2000)

Observación: Hallazgo de auditoría calificado como conforme, que a juicio del

auditor, justifica una revisión o investigación para mejorar el estado general, por
considerarse actualmente riesgoso de convertirse en no conforme. Puede señalar
la posibilidad de que ocurra una no conformidad. La observación detectada exige
la implementación de una acción preventiva.

Oportunidad de Mejora: Hallazgo de auditoría conforme, en el que se ha

detectado, a juicio del auditor, una oportunidad de aumentar la capacidad de la
Organización en cuanto al cumplimiento de requisitos y mejorar el desempeño de
los procesos. La oportunidad de mejora detectada exige la implementación de
una acción de mejora (correctiva o preventiva).

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una desviación al

proceso, no conformidad u otra situación potencialmente indeseable. (ISO
9000:2000)

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situación o desviación potencialmente indeseable. (ISO
9000:2000)

Acción de Mejora: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la

capacidad de la organización para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño
de los procesos.

4. RESPONSABLES:
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El Coordinador SST o responsable SST es responsable de elaborar este

procedimiento.

El representante legal es responsable de revisar y aprobar este procedimiento,

que incluye la asignación del auditor.

El COPASST o Vigía realiza seguimiento de la ejecuación y plan de acción.

El auditor es responsable de:

Asistir a la elección del equipo de auditores internos.

Preparar el plan anual y el programa de cada auditoria interna.

Representar la auditoría frente al representante legal (conducción de reuniones

iniciales, final e informativas).

Coordinar la auditoría.

Tomar las decisiones finales sobre la auditoria y sus hallazgos.

Presentar el informe de auditoria.

Todo el personal tiene la responsabilidad de cumplir las disposiciones establecidas

en este procedimiento.

5. METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

5.1. GENERALIDADES

Para la ejecución de todas las actividades descritas en este procedimiento, es

precisa la consideración de los siguientes lineamientos:

Las actividades serán coordinadas por el representante legal de la organización y

lideradas por COPASST o Vigía.

Las auditorías internas deben ser planificadas y programadas una vez al año
Decreto 1072 de 2015 Artículo 2.2.4.6.29, y se realizará seguimiento a las
acciones de mejora emprendidas con una periodicidad de seis meses.
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Las auditorías internas serán realizadas por personal interno, seleccionado de

forma que se asegure la competencia, objetividad e imparcialidad del proceso y se
realizaran a través de entrevista y lista de verificación.

5.2. PROCEDIMIENTO:

5.2.1. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN

 El Auditor tiene las siguientes responsabilidades:

Clarificar al auditado el motivo y circunstancias de la auditoría.

Anotar todas las observaciones relevantes (evidencias objetivas) recogidas en el

área auditada, y conservar copias de los documentos que las respalden.

Ser objetivo y justo en sus apreciaciones.

Consecuentemente, el auditor debe reunir conocimientos técnicos suficientes

sobre el área a auditar, y que tenga conocimientos específicos sobre las normas
de seguridad Decreto 1072 y Resolución 0312 de 2019 y otras normas que
apliquen.

 Las responsabilidades del auditado (responsable del área objeto de

auditoría) son las siguientes:

Poner a disposición del auditor los medios necesarios para la auditoría.

Facilitar el acceso a las instalaciones y documentos relevantes para la auditoría

Cooperar con el auditor para asegurar el éxito de la auditoría.

Poner en marcha las acciones correctivas que se deriven del informe de auditoría.
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PLAN DE AUDITORÍA INTERNA AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ESTADO Y/O IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS: Todos los

relacionados con seguridad y salud en el trabajo, todas las fases: planear, hacer,
veriifcar y actuar.

ÁREAS A AUDITAR: Administrativa y operativa (centros de trabajo)

CRITERIOS: Decreto 1072 de 2015, Ley 1010 de 2006, Resolución 1401 de 2007,
Ley 9 de 1979, Ley 100, Código sustantivo del trabajo, Decreto 614 de 1984,
Resolución 2346 del 2007,Ley 1562 de 2012, Resoluciòn 2400 de 1979,
Resolución 0156 de 2005, Resolución 1409 de 2012, Resolución 0312 de 2019.

REQUISITOS: Todos los del decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019
que apliquen, y los que apliquen de las demás normas mencionadas.

ALCANCE: A través de la lista de verificación que diseñe el auditor se audita la

empresa con los requisitos del Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 de 2019
otras normas que apliquen.

OBJETIVO: Verificar documentación, registros, implementación, control y mejora

continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

FECHA PROGRAMADA: Abril 2019

FRECUENCIA Y METODOLOGÍA: Se debe realizar al menos una auditoría al

año, se pueden utilizar las siguientes metodologías: Entrevista, observaciòn y lista
de verificación

NOMBRE DEL AUDITADO:

DOCUMENTACIÓN: Manual SG-SST, registros de capacitación y entrenamiento,

matrices del SG-SST, documentos y registros fotogràficos del SG-SST.

NOMBRE DEL AUDITOR:

ÍTEMS QUE DEBE CONTENER LA LISTA DE VERIFICACIÓN

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Concepto Preguntas NORMA- ARTÍCULO C NC NA

5.2.2. EJECUCIÓN

A partir del plan anual de auditoría interna aprobado por el representante legal, se
procede de la siguiente manera:

1. Auditor, elabora el plan anual de auditoría, considerando:

 Estado e importancia de los procesos y las áreas a auditar.
 Resultados de auditorías previas, cuando existan.
 Definir los criterios de auditoría
 Alcance de la auditoría
 Frecuencia y metodología
 Selección de auditores
 El plan de auditoría es flexible para permitir cambios en su alcance y
extensión, así como para usar efectivamente los recursos.
 El representante legal revisa que el plan de auditoria si es conforme con las
disposiciones planificadas, dependiendo del objetivo de la auditoria con los
requisitos del sistema de gestión Decreto 1072 de 2015 , Resolución 0312
de 2019 y demás normas que apliquen.

A demás los auditores tienen la responsabilidad de revisar los documentos y

registros del sistema, así como los resultados de las auditorías anteriores, esta
documentación debe incluir:

1. Información sobre funciones, responsabilidades y rendición de cuentas.

2. Cumplimiento de la política de SST
3. Objetivos y programas de SST
4. Procedimiento de Auditoría del SG-SST
5. Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
6. Matriz, formato y procedimientos de requisitos legales
7. Informes de accidentalidad y enfermedad laboral.
8. Procedimientos de acciones preventivas, correctivas y de mejora
9. Resultado de indicadores de estructura, proceso y resultado
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10. Participación de trabajadores

11. Procedimientos de comunicación del SG-SSTT
12. Planificación, desarrollo y aplicación SG-SST
13. Gestión del cambio
14. Alcance y aplicación del SG-SST
15. Evaluación por parte de la alta dirección.

2. El auditor, realiza reunión de apertura en la cual se presenta y fija las

reglas básicas para la efectiva realización de la auditoría. Como mínimo en
la reunión de apertura se encontraran el representante de la dirección y el
representante del área auditada. Registra la asistencia a esta reunión en el
formato. En caso de ausencia de cualquiera de estos funcionarios, ellos
mismos deberán designar su reemplazo. Revisa con los asistentes el
objetivo, el alcance, los criterios a aplicar y la forma en que se va a ejecutar
la auditoría.
3. El auditor realiza la auditoria según el plan elaborado.
4. El auditor reúne evidencia objetivas a través de entrevista, revisión de los
documentos, registros y de la observación de los procesos y actividades.
5. El auditor registra la no conformidad cuando se haya incumplido con los
requisitos de seguridad. Registra en el formato informe de auditoría:
clasificación de hallazgos, descripción del hallazgo y numeral de la norma
que incumple.
6. Auditor y COPASST o Vigía participan en la reunión de enlace, la que se
realiza al final de cada auditoría para revisar las no conformidades y
observaciones que se han presentado durante el día.
7. El auditor, concluido el informe convoca a la reunión de cierre en la cual
estarán presente el asistente de la reunión de apertura, en la medida de lo
posible. En esta reunión se expresa un comentario general de la auditoría,
se presentan los resultados comentando el informe de auditoria. Registra la
asistencia de los funcionarios a la reunión de cierre en el formato control de
asistencia (Formato libre).
8. El auditor, presenta en la reunión de cierre el total de las no conformidades
levantadas.
9. El auditor, entrega al representante legal y al COPASST o Vigía las no
conformidades levantadas.
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5.2.3. INFORME DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO DE

RESULTADOS

 El auditor, elabora el informe de auditoría, con copia para el representante

legal y el coordinador o responsable SST. Este informe presenta objetivos,
alcance, identificación de equipo auditor, representante de los auditados,
fecha de la auditoría y áreas donde se realizó la auditoría, los documentos
de referencia y criterios de auditoría utilizados, el detalle las no
conformidades, observaciones pertinentes.
 El coordinador o responsable SST, realiza el “Análisis de la causa” y
registra el plan de acción en el formato mejora continua, definiendo
acciones para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas
indicando la fecha máxima de la implantación de esta acción. Las acciones
deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
 El auditor, realiza el seguimiento de las acciones tomadas en la fecha
posterior a la establecida como plazo y registra los resultados en el
formulario formato de mejora continua.
 Presidente COPASST o Vigía, verifica acciones correctivas y firma reportes
de no conformidades en el formato mejora continua. Si la acción correctiva
no ha eliminado la causa de la no conformidad, el responsable del área
auditada debe volver a realizar el análisis de causas y tomar las acciones
necesarias hasta que se elimine el origen del incumplimiento, la efectividad
de las acciones correctivas, se realiza posterior a la fecha de seguimiento.
Si la verificación es exitosa, firma el formato de mejora continua como
evidencia del cumplimiento y da por cerrada la no conformidad.

5.3. CRITERIOS DE AUDITORÍA.

Los criterios de auditoria aplicados son:

Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 de 2019, Ley 1010 de 2006, Resolución
1401 de 2007, Ley 9 de 1979, Ley 100, Código sustantivo del trabajo, Decreto 614
de 1984, Resolución 2346 del 2007, Resolución 1016 de 1989, Ley 1562 de
2012,Resoluciòn 2400 de 1979, Resolución 0156 de 2005, Resolución 1409 de
2012 y otras que apliquen según actividad económica.
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Los incumplimientos detectados durante una auditoria, se los clasifican como:

No Conformidad Mayor. Se tiene este tipo de no conformidad en los siguientes

casos:

El incumplimiento total de una cláusula que apliqye de: Decreto 1072 de 2015,
Resolución 0312 de 2019 o Resolución 1409 de 2012.

El incumplimiento total de lo señalado en los documentos de trabajo establecidos

por la organización.

El incumplimiento de un requisito legal.

No Conformidad Menor. Este tipo de no conformidad incluye todos aquellos

incumplimientos detectados durante una auditoria y que no constituya ningún caso
de no conformidad mayor. Por ejemplo: incoherentes entre la evidencia objetiva y
lo declarado en los documentos, incumplimientos puntuales evidenciados en los
registros de calidad o por el personal auditado.

6. RECURSOS
Papelería en general.

7. REGISTROS

Formato plan de auditoría interna y lista de verificación al sistema de gestión de

la seguridad y salud en el trabajo

Informe consolidado de auditoría interna al sistema de gestión de la seguridad y

salud en el trabajo.

8. INDICADORES
N/A

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Decreto 1072 de 2015

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Resolución 0312 de 2019

ANEXOS

ANEXO 1. LISTA DE VERIFICACIÓN AUDITORÍA

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Fecha:
Versión
Descripción u origen del cambio Aprobó:
No DD MMM AAAA

Se elabora la primera versión del

Procedimiento para auditoría Representante
001 Mayo 2016
interna al Sistema de Gestión de la legal
Seguridad y Salud en el trabajo.

Representante
002 Actualización JULIO 2017
legal
Representante
003 Actualización Marzo 2019
legal