ANÁLISIS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE MEDICAMENTOS EN MDMF

COLOMBIA
COORDINACIÓN MÉDICA 2021

Introducción
La Coordinación médica con el objeto de estudiar, evaluar, supervisar y validar los
procesos relacionados con la gestión de medicamentos e insumos médicos de Médicos del
Mundo en la misión Colombia, ha considerado necesario iniciar el análisis general de sus
procesos con el fin de disponer de un sistema que apoye la gestión decisional del suministro
de medicamentos e insumos en todas sus etapas, desde la selección hasta la dispensación al
usuario por parte de nuestros equipos sanitarios de los diferentes proyectos. Uno de los
elementos básicos para iniciar este proceso, es realizar un diagnóstico como línea de base
de la gestión de suministro, definir e identificar el modelo integral utilizado para la gestión
de suministro e identificar los actores claves para el proceso y desarrollar un plan
estratégico que permita su mejoramiento continuo de tipo participativo.
Metodología
Para el proceso de análisis se utiliza en primera fase la observación participante de los
procesos de gestión de medicamentos, que denominaremos “circuito” en las diferentes
bases (Bogotá, Cali, Ipiales y misiones Equipo de respuesta rápida - ERR). Como segunda
fase se realizan entrevistas no estructuradas con los responsables de gestión de
medicamentos y personal de salud en las bases y ERR. En fase tres se diagrama el informe
con la dinámica del circuito identificando sus nudos (puntos funcionales de posible
mejoramiento contínuo), los cuales son sometidos al PHVA: Planificar, Hacer, Verificar y
Actuar, establecido planes piloto de adecuación e implementación previa consulta a la
Coordinación nacional y Sede – Referente médico.
Resultados
 Circuito de medicamentos e insumos médicos
El circuito de medicamentos e insumos en las bases de MdM (centros organizativos) se
corresponde con tres fases: elaboración del pedido, envío a farmacia central y recepción –
consumo. La primera fase (elaboración del pedido) se alimenta con los consumos históricos
de la misión y los estados de stock, previa verificación física.
La fase dos corresponde con la gestión del pedido en farmacia central, y requiere la co –
relación con estados de stocks y tiempos de demanda y procedimientos de compra por el
departamento de logística.
La fase de recepción se relaciona no solo con la llegada físico de los medicamentos e
insumos, incluye la distribución y consumo en relación con las atenciones médicas y
perfiles socio – sanitarios.

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 Pedido
medicamentos
e insumos

Envῐo a
Recepciὁn Farmacia
central MdM

La fase de pedido implica el conocimiento de consumo y estados de stock. Esto se realiza

en base a la lista standard de medicamentos / insumos la cual permite establecer e
identificar las cantidades y naturalezas de los productos. Los pedidos se realizan
trimestralmente.
La fase dos implica el envío y recepción por farmacia central, la cual suele proceder con
cierta demora debido a factores relacionados con la gestión endógena y disponibilidad de
medicamentos por la empresa aprovisionadora. La base relata demoras de hasta cuatro
meses en los pedidos trimestrales, lo cual ocasiona rupturas de stock y déficit en la cantidad
y calidad de atenciones.
La recepción como fase tres presente a más de los retardos, la inexactitud de los productos
en cuanto a presentación y el fraccionamiento de las entregas, junto a las dificultades para
almacenamiento, no solo de las bases periféricas (Cali, Ipiales, Guaviare) sino incluso de la
central en Bogotá capital, la cual asume el almacenamiento nacional y de la base capital.
En el caso de MdM la compra de medicamentos e insumos se establece a través de un
acuerdo marco de libre oferta realizado el año pasado 2020 con duración hasta septiembre
(Disampharma). Este informe no discurre sobre este proceso que podríamos denominarle
Circuito mayor. No obstante con fines de prontitud y calidad se esbozan las siguientes
sugerencias.
 Propuestas / planificar / hacer:

 Que los pedidos de medicamentos de realicen cada 6 meses mínimo para agilizar el
sistema de gestión de medicamentos e insumos y prevenir rupturas de stock,
aprovechando la capacidad de almacenaje adquirida por la subbase Ipiales y la
nueva bodega Bogotá.
 Que los pedidos para los nuevos proyectos sean realizados con antelación (2 meses)
para prevenir rupturas.

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  Que la misma lista estándar sea utilizada como documento único para la gestión de
stock y la demanda de medicamentos, con el objeto de facilitar los procedimientos
de seguimiento y comparación.

 Procedimiento de reportaje o circuito menor

El régimen de reportaje del consumo de medicamentos se refiere específicamente al uso y
dispensación de medicamentos e insumos y se lo denominará con fines explicativos en este
informe como Circuito menor. Este proceso en los sitios de atención pasa por las siguientes
etapas:
 Recopilación de recetas (originales extendidas por el médico)
 Seguimiento y llenado de la hoja Excel “Inventory Sheet” o “Productos
pharmacéuticos seguimiento de la distribución” de productos farmacéuticos /
consolidado diario de consumo por sitio: seguimiento de la dispensación y
distribución diaria y semanal.
 Escaneo de todas las recetas originales y de las dos hojas de seguimiento con firma
de personal gestor – envío a farmacia central (actividad no realizada este año).
Excel “Inventory Sheet”
la “Inventory Sheet” se hace al finalizar una misión o cuando se requiere un inventario
físico de lo que se tiene en el stock, los consumos se registran en una hoja de consumo o
seguimiento de la distribución. No obstante, en ciertas bases se la usa como seguimiento de
consumo también.

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En el terreno se usa también también la hoja “Productos pharmacéuticos seguimiento de la
distribución” que tiene funciones similares y corresponde más adecuadamente con estos
fines. La adjuntamos para información.
El cuanto al recetario este consta de tres hojas (receta original, copia 1 de color rozada,
copia de color celeste) y esta numerado. El original es escaneado y enviado a farmacia
central. El rozado queda archivado en historia clínica y el celeste lo lleva el paciente. El
gestor de farmacia debe llevar dos registros el diario y semanal a más de la constatación
física y el sistema SAGA.
Es necesario acotar que durante las visitas pudimos comprobar que existen dos tipos de
recetarios, el segundo posee solo un original en blanco y copia en color celeste, el cual
parece una versión simplificada. Ambos están en disponibilidad de uso. El equipo ERR usa
preferentemente este modelo.
Ambos recetarios llevan el logo de la Unión Europea, MIRE y MdMF, el de tres copias a
colores y el de dos a blanco y negro. La diferencia mas significativa es que el boletín de
recetas que posee solo dos copias no está numerado.
 Propuestas / planificar / hacer:

 Envío de hoja de consumo semanal Excel consolidado Excel “Inventory Sheet” o

“Productos pharmacéuticos seguimiento de la distribución” vía email.
 Envío y almacenamiento de recetas originales como fuentes de verificación.
 Capacitación en sistema SAGA al personal de gestión en bases y equipos.

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Discusión
En este análisis se describe el sistema de gestión de medicamentos e insumos como
elemento del componente salud de Médicos del Mundo Francia en Colombia. Las
condiciones del contexto de trabajo en escenario complejo con dos lógicas de acción
relacionadas con la geografía distinta y funcionalidades especificas (proyectos), son un
constante reto al análisis y la reflexión sobre lo que hacemos, como lo hacemos y con quién
lo hacemos. Se establece como premisas el conocimiento no solo teórico sino operativo y
presencial de los circuitos para facilitar la propuesta de modificaciones que posean valor
añadido tanto en el funcionamiento de la gestión de medicamentos como en el impacto
como servicio de apoyo y tecnoestructura. La rapidez de disponibilidad de insumos, no solo
la prevención de rupturas de stock es elementos sustanciales del sistema, empero, la
agilidad y pertinencia del sistema de gestión puede convertirse en articulación estratégica
que facilite o impida la eficiencia y eficacia de las acciones sanitarias de la institución.
A continuación, se exponen los elementos causales (justificativos) de las acciones actuales,
la propuesta de mejoramiento y las posibles consecuencias que podrían tener en la dinámica
institucional.

Lógica actual Propuestas de modificación Consecuencias probables

Pedidos de medicamentos e
insumos bimestral.
Escaneo de todas las recetas
originales y de las dos hojas de
seguimiento con firma de
personal gestor – envío a
farmacia central.
Dos sistemas de seguimiento:
“Inventory Sheet” / “Productos
pharmacéuticos seguimiento de la
distribución” y Saga (no incluido
en el presente análisis, equipos de
terreno manifiestan no poseer
destreza en este programa,
requiriendo capacitaciones).
Pedidos semestrales
Envío de recetas originales para
archivo en Bogotá
Establecimiento de un solo
sistema de seguimiento y control
Disminución de carga de trabajo
en demandas y solicitudes /
necesidad de mejoramiento de la
precisión de consumos.
Imposibilidad de envío
electrónico de todas las recetas
elaboradas a la Sede en caso de
auditorías.
Disminución de carga de trabajo
para los equipos locales.
Necesidad de organizar sistema
de archivo en Bogotá.
Incremento de eficiencia en
tiempo y recursos / unificación
del sistema / mejora posible en
seguimiento.

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Conclusiones / recomendaciones
 Elevar el análisis de los circuitos de gestión a la comisión ad hoc de gestión de
medicamentos y mejora continua.
 Realizar consulta a referente médico Sede sobre la necesidad / pertinencia de las
actividades de control y auditoria de medicamentos e insumos.
 Establecer reuniones de análisis y evaluación del sistema con el personal de
coordinación de farmacia central y puntos focales de farmacia de bases y proyectos.
 Establecer propuestas de cambio y mejoramiento continuo con criterios de
eficiencia, eficacia, trazabilidad y control de la gestión de medicamentos e
insumos.

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