S10

GUIA DEL USUARIO

“SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN”

Av. San Borja Sur 754 – San Borja. Lima 41, Perú
Telefax: 2257190 / 2250167 / 2260298 / 2249014

Web site: www.s10peru.com

e-mail: s10@s10peru.com

Software producido por el GRUPO S10

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 S10

Contenido

Que es S10 Sistema de Administración de la Información………… …………………………………. 3

El sistema permite …………………..……………………………………………………………………. 3
Ventajas del uso del sistema ……………..……………………………………………………………… 3
Seguridad .………………………………………………………………………………………..………… 4
Control de usuarios ……………………………..…………………………………………………………. 4
Cómo funciona? ………………………………..………………………………………………………….. 4
La carpeta de trabajo ..…………………………………………………………………………………….. 5
Labores realizadas por el administrador del sistema (sa) ……………………………………………… 12
Registro de información en los Catálogos ….………………………………………………………… 12
Unidades operativas …………………………………………………………………………………… 13
Registro de las Unidades operativas …………………………………………………..……….. 15
Roles ………………………………………………………………………………………………….. 17
Registro del roles ………………………………………………………………………….……… 17
Etiquetas ……………………………………………………………………………..………………. 19
Registro de etiquetas ……………………………………………………………….……………. 20
Acciones y resultados ………………………………………………………………………………. 22
Clasificación de documentos ………………………………………………………………….…… 24
Registro de clasificación de documentos ……………………………………………………… 24
Identificadores …………………………………………………………………………………………. 32
Características de los identificadores ………………………………………..………………….. 33
Para efectuar un nuevo registro ……………………………………………………………… 33
Lugares ……………………………….…………………………………………………….. ……….. 35
Organización …………………………………………………………………………………………… 35
Roles por Unidad operativa …………………………………………………………….……………. 36
Etiquetas por Unidad operativa ……………………………………………………………………… 38
Procedimientos ……………………………………………………………………………………….. 39
Registro de procedimientos ………………………………………………………………………. 39
Identificadores por etiquetas ……………………………………….………………………………. 43
Documentos …………………………………………………………………………………………….. 44
Registro de documentos ………………………………………………………………………………. 46
Registro de nuevos documentos ……………….………………………………………………….. 48
Registro de una ficha …………………………………………………………………….………. 48
En el caso de un documento emitido …………………………………………………………… 48
Labores realizadas por el usuario que recibe un documento ……………………………….……. 56
Registros ……………………………………..……………………………………………………….. 56
Labores que realiza en este escenario el usuario que recibe un registro …………………….. 56
Por Rol ……………………………………………………………………………………….…….. 58
Por Usuario ………………………………………..………………………………………………. 58
Resultados ………………………………………………………………….………………………….. 65
Auditoria de registros ………………………………….………………………………………………. 66

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1.1 ¿Qué es el Sistema de Administración de Información?

Es un programa destinado a la gestión documental corporativa que permite capturar, importar,

almacenar, proteger, ordenar, localizar, recuperar y distribuir información contenida en todo tipo
de documentos para la funcionalidad de las empresas.

Cubre de forma óptima todas las necesidades de su empresa en materia de gestión

documental.

Garantiza el éxito de cualquier proyecto, porque cuenta con la mayor experiencia y profundos
conocimientos en todo lo relacionado con la gestión documental.

Integrado a herramientas aplicables a todos aquellos aspectos de los procedimientos

administrativos que la tecnología puede contribuir a mejorar.

1.2 El sistema permite

o La gestión de procedimientos de trabajo con el que se puede reflejar de forma fiel la

estructura y normalización de cualquier secuencia administrativa.
o Definir grupos de usuarios con las mismas necesidades de acceso a la información.
o Controlar la información bajo las reglas y pautas que tenga la empresa, las labores que
las personas cumplen en las empresas se llaman roles, lo ideal es que los empleados
sean flotantes, que cualquiera de ellos pueda reemplazar al titular pero con los mismos
atributos y eficacia. Define los perfiles de usuario dentro del sistema y los módulos
asociados a ellos.
o Cuando la empresa tiene funciones definidas y estas son muchas veces repetitivas, el
sistema le permite organizar y controlar paso a paso, el S10 lo denomina
procedimientos, hasta lograr los resultados deseados.
o Administrar información, está comprobado que la información digital tiene un valor
incalculable y su manejo es versátil, fácil de acceder y evaluar.
o Que toda la información este concentrada en un servidor, es necesario que esté al
alcance de todos los usuarios que forman parte de un proyecto.
o Cuando se trata de documentos (papeles) permite definir la ubicación física donde se
archiva, para su localización instantánea.
o Cuando los trámites se realizan de acuerdo a la organización de su empresa se
denomina Workflow.
o Ofrece la funcionalidad de gestión documental necesaria para dotar de soluciones
corporativas de gestión del conocimiento a las empresas.
o Evita costos indirectos elevados (lentitud de las operaciones manuales necesarias para
recuperar información).
o Evita retrasos que suponen un mal servicio a los clientes.
o Solución más adecuada y efectiva para almacenar, ordenar y consultar grandes
volúmenes de información con formato de listados, proporcionando la herramienta
idónea para acceder a la información necesaria.
o Facilita el acceso inmediato a la información.
o Proporciona seguridad a los datos y los mantiene en formato digital, lo cual permite su
uso posterior para otras aplicaciones.
o Muestra, en forma de árbol, la estructura de documentos creada y varias formas de
presentación.
o Proporciona los más avanzados mecanismos para la búsqueda y selección de
documentos, generando búsquedas tan completas como el usuario precise.

1.3 Ventajas del uso del sistema

o La utilización es completamente sencilla por cualquier tipo de usuario.

o Permite a cada empresa, disponer de cualquier característica especial de gestión que
pudiera necesitar.
o Posibilita la gestión de todo tipo de archivos, imágenes, procesadores de texto, hojas de
cálculo, videos, sonidos, llamadas telefónicas, etc...

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o Asegura un funcionamiento continuo y sin problemas en aquellos ámbitos de trabajo

donde, el acceso a la información, es un factor crítico.

1.4 Seguridad

Permite definir accesos al sistema por usuarios y roles, así como la asignación y modificación de las
contraseñas y derechos de acceso.

1.5 Control de usuarios

Cada usuario tiene un "perfil" específico, esto es, lo que es permitido realizar dentro del programa,
definido por 2 parámetros:
o Las aplicaciones a las que tiene acceso.
o Las opciones del menú que está autorizado a ejecutar.

El control de usuarios es competencia exclusiva del Administrador del sistema o Supervisor.

1.6 ¿Cómo funciona?

Fig. 1

Como se muestra en la Fig. 1, el administrador del sistema (sa) es el primero en usar el sistema,
registrando a los usuarios y luego los catálogos. Una vez preparado los catálogos hay 2 tipos de
usuarios, el primero es el que registra el documento y envía, luego el segundo usuario recibe el
documento para su conocimiento y posterior trámite.
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1.7 La carpeta de trabajo

A continuación se describe las partes de la ventana:

Fig. 2
1.7.1 Barra de títulos: Muestra el título de la aplicación y el icono de aplicación, y los botones minimizar
, maximizar y cerrar .

1.7.2 Barra de menús: Presenta opciones de menú para la aplicación en uso. Cada menú contiene
acciones específicas y estas cambian de acuerdo al escenario que ingresa el usuario, las mismas
opciones en forma abreviada se ejecutan desde los botones (iconos)

1.7.2.1 Archivo: Muestra el menú con las siguientes opciones:

 Imprimir: Imprime el contenido del escenario.

 Vista preliminar: Muestra la apariencia en pantalla de un archivo como será impreso.
 Iniciar sesión como usuario distinto: Permite reiniciar la aplicación sin salir, para ingresar
como otro usuario.
 Salir: Sale de la aplicación.

1.7.2.2 Ver: Muestra o esconde la barra de estado que proporciona información acerca del servidor que
está en uso, el nombre de la base de datos y del usuario.

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1.7.2.3 Catálogos: Permite el acceso a los catálogos que usa el sistema, esto con la finalidad de que al
Administrador le permita registrar información que posteriormente será utilizado por los usuarios.
1.7.2.4 Herramientas: Estas opciones son comunes para todos los escenarios y contiene lo siguiente:

Fig. 3

La configuración del sistema, es independiente para cada uno de los

usuarios, las opciones elegidas son permanentes hasta que el mismo usuario lo vuelva a modificar.

: Está disponible para el escenario de Documentos. La regla es por usuario.

El Asistente de Reglas para Documentos, permite definir criterios para organizar sus documentos dentro
del organizador (árbol) a través de ciertos campos, que son propiedades de los documentos, y
condiciones que el usuario decida asignar. Una vez definidas las reglas; cuando el usuario registre un
documento, este se ubicará automáticamente dentro de la rama del árbol definida en la regla. A medida
que vaya usando el sistema puede registrar reglas.

Esto permite que un documento registrado se ubique correctamente en el organizador del árbol.

El procedimiento es el siguiente: En el árbol, efectúe el siguiente registro:

Fig. 4

Luego,

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Fig. 5
El sistema muestra la siguiente ventana, donde;

Fig. 6

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Luego,

Fig. 7

Llamada 1: (de la Fig. 7)

Contiene: En la figura anterior en la celda de Valor, se ingresó se ingresó Cotización. Esta opción se
refiere a que en el asunto de la ficha de registro del documento se debe ingresar la palabra Cotización; el
sistema detecta y el registro del documento lo colocará donde corresponde.

Es (exactamente): Se refiere a que en el asunto sólo debe decir

Cotización, que la palabra de nuestro ejemplo.

No contiene: Sí la condición registrada en la celda Valor no contiene en el asunto de la ficha de registro

entonces el documento será registrado en la rama (árbol) que el usuario seleccione.

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Luego,

Fig. 8

Fig. 9

Reglas para Registros: Tiene las mismas opciones y la forma de uso es la misma que la descrita para
Documentos, pero esta vez aplicado a los registros

El S10 dispone de un correo interno que permite enviar mensajes de terminal a otro.
Para enviar un mensaje ingrese a este utilitario, registre el mensaje luego elija las PCs destino y envíe.
En la PC destino el correo se “abre” mostrando el mensaje.

Muestra la calculadora de Windows.

Muestra el calendario de Windows.

: Sí su PC ha mostrado mensajes de error durante el uso, este utilitarios.

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1.7.3 Barra de botones

Estándar: Presenta iconos que son comunes para todos los escenario.

Imprimir: Envía el reporte directamente a la impresora previamente definida en Windows.

Vista preliminar: Muestra la apariencia de la ventana al imprimirlo, o el reporte de la ventana

activa en pantalla de donde se puede exportar al formato que elija el usuario como Word,
Excel, etc.

Lista: Muestra ó esconde el árbol ocupando su lugar por el escenario actual o activo.

Configuración (Shift+F1): Activa la ventana de configuración donde permite cambiar de

configuración.

Calculadora (Shift+F2): Muestra la calculadora de Windows.

Calendario (Shift+F3): Muestra el calendario de Windows

Cada escenario tiene botones que son exclusivos y serán descritos donde se utilice.

1.7.4 Barra de vistas

Esta barra contiene las etiquetas con los nombres de los grupos que contiene a su vez los iconos o
botones de acceso directo a los escenarios.

Fig. 10

Los Grupos contienen los botones de acceso directo.

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1.7.5 Arbol

Es la estructura de cómo están registrados y organizado toda la información dentro del sistema.

Fig. 11

Modo de visualización

Permite elegir el tipo de información que será mostrada en el árbol, de acuerdo a lo siguiente:

: Es una forma libre de clasificar los documentos por parte del usuario, el mismo que
puede ingresar las descripciones que vea conveniente, para luego registrar información (labor que se
efectúa en el escenario). El organizador es exclusivo para los escenarios de Documentos y Registros,
aclarando que para cada uno de estos es diferente.

: Muestra en el árbol el identificador. De acuerdo al identificador elegido el sistema

mostrará la información que le corresponde.

Unidades de negocio: Se refiere a una especialidad de la empresa, cuando se elije una unidad de
negocio, en el escenario muestra la información relacionada a esta.

Unidades Operativas: Se refiere a las áreas organizativas de la empresa, cuando se elije en el árbol
una Unidad Operativa, en el escenario lista la información que le corresponde.

Clasificación Documentos: Los documentos pueden ser clasificados en cartas, oficios, informes, etc., y
de acuerdo a la clasificación elegida el escenario agrupa los documentos.

Ubicación: Se refiere a la ubicación física donde se almacenará el documento fuente como el estante
122 cajón número 4. Sí en el árbol elije una ubicación física, el escenario listará los documentos que
contiene.

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Etiquetas: Se refiere a los adjetivos con los que se califican a los documentos, de acuerdo a la etiqueta
elegida, el sistema muestra los documentos.

En el árbol el nombre del registro va acompañado de un icono:

Indica que la información contenida en el árbol tiene subniveles, en el escenario de Registros

Indica que la información contenida en el árbol no tiene subniveles, en el escenario de Registros.

Indica que la información contenida en el árbol tiene subniveles, en el escenario de

Documentos.

Indica que la información contenida en el árbol no tiene subniveles, en el escenario de

Documentos.
Además un icono puede ir acompañado de los signos:

Muestra el contenido del registro dentro del árbol

Esconde el contenido del registro dentro del árbol

1.7.6 Escenario

Es el espacio donde el usuario interactúa con el sistema, con opciones implementadas para su manejo.

1.7.6 Barra de estado

Proporciona información acerca del servidor que está en uso, el nombre de la base de datos y del
usuario.

Labores realizadas por el administrador del sistema (sa)

2.0 Registro de información en los Catálogos

Esta labor es exclusiva del Administrador del sistema, para iniciar las actividades en este módulo es
necesario el registro de la estructura de cada uno de los catálogos y después el contenido de los
catálogos.

Acceso a los catálogos,

Fig. 33

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El sistema muestra el siguiente menú,

3.0 Unidades operativas

(Labor realizada por el administrador del sistema)

Entiéndase por unidad operativa a cada una de las celdas que forman parte del organigrama funcional
de la empresa. También es una unidad operativa un proyecto específico; ejemplo, desarrollar software,
organizar y dictar un curso de capacitación, producir una revista, tramitar un documento. En resumen
todo lo que se quiera controlar.

¿Qué datos registrar?

La Fig. 35 muestra un organigrama funcional de un grupo empresarial que maneja tres empresas que se
dedican a diferentes actividades, elegimos la Empresa B y observamos la estructura que tiene hasta el
nivel de Area que es la encargada de realizar o ejecutar proyectos.

Fig. 35

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La estructura del organigrama interpretado y registrado en una hoja Excel, es como se muestra a
continuación,

Fig. 36

Previo al registro es necesario definir la estructura del archivo, para lo cual ubíquese en el escenario
mostrado en la Fig. 33, luego de la Fig.34 elija Unidades Operativas y el sistema muestra la ventana, de
la Fig. 37

Definir estructura
Básicamente se refiere a los niveles de registro que tendrá el catálogo.

Fig. 37

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Fig. 38

3.1 Registro de las Unidades Operativas

Para registrar las Unidades Operativas, ubíquese en la ventana mostrada en la Fig.39, entonces,

Fig. 39

Registro del nivel 1

Fig. 40

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Registro del nivel 2

Fig. 41

A continuación se muestra los registros concluidos,

Fig. 42
Con lo que concluye el proceso.

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4.0 Roles
(Labor realizada por el administrador del sistema)

Las labores que las personas cumplen en las empresas se llaman roles, lo ideal es que los empleados
sean flotantes, que cualquiera de ellos pueda reemplazar al titular pero con los mismos atributos y
eficacia del titular.

Controlar la información bajo las normas y pautas que tenga la empresa, define los perfiles de rol dentro
del sistema y los módulos asociados a ellos.

Características

 A una persona se le puede asignar varios roles.

 El rol de secretaria se mantiene en un solo sitio, tiene forma cuando se une a una unidad
operativa, ejemplo, la secretaria de la gerencia.
 Cuando envíe un documento diríjalo al rol y no a la persona, salvo que este sea expresamente
personal.

Datos que serán registrados en el sistema, sólo como ejemplo se registra lo mostrado en la Fig. 43

Fig. 43

4.1 Registro de roles

Ubique en la barra de menús y elija Catálogo, luego Roles y el sistema mostrará,

Fig. 44

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En la ventana que se muestra a continuación,

Fig. 45

Luego,

Fig. 46

Fig. 47

Luego el sistema muestra la ventana de registro del nivel 1, donde,

Fig. 48

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Fig. 49

5.0 Etiquetas

(Esta labor la debe realizar el administrador del sistema o el usuario que tiene atributos para hacerlo y de
acuerdo a sus necesidades)

Se utiliza para calificar la información. Cuando efectuamos un trámite documentario en forma manual, al
documento que tenemos en la mano le pegamos un papelito (POST-IT) de un determinado color, que
también indique la orden o las cosas que tiene que hacer el destinatario; esto mismo hace el sistema con
la diferencia que podemos ponerle 1000 papelitos de diferentes colores y ordenes, esto nos permitirá
tener toda la información bajo control.

Ventajas

 Clasificar la información en forma adecuada

 Filtar la información de acuerdo a las Etiquetas
 Averiguar en que estado se encuentra la información
 Un documento puede tener 1,000 Etiquetas
 Sola la información calificada se visualiza en las estadísticas.

Tipos de etiquetas
 Excluyente: Permite elegir una sola etiqueta por documento.
 Aditivo: Permite elegir varias etiquetas a un documento.

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Información que se será registrada, como ejemplo.

Fig. 50

5.1 Registro de etiquetas

Previamente defina la estructura del registro del archivo, para lo cual ubique en la barra de menús
Catálogo, luego Etiquetas y el sistema muestra,

Fig. 51

En la ventana de la Fig. 61 ingrese los datos como aparece,

Fig. 52

Luego, para registrar las etiquetas,

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Fig. 53

Fig. 54

Fig. 55

6.0 Acciones y resultados

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(Esta labor la debe realizar el administrador del sistema o el usuario que tiene atributos para hacerlo y de
acuerdo a sus necesidades, a medida que se realicen más registros, el usuario puede ir registrando las
etiquetas que vea conveniente).

En resumen es, a la acción ordenada qué resultado se espera. Es una especie de etiqueta que lo
registra el usuario de acuerdo a sus necesidades.

El uso de estas acciones y resultados están vinculados al registro de un usuario, cuando se le asigna un
paso o un procedimiento, que respuesta se espera de este.

Ventajas

 Adecuar las acciones y resultados en forma breve y de acuerdo a la organización y

funcionamiento de la empresa.
 Permite evaluar en forma rápida los resultados.
 Facilita y norma las acciones y resultados.
 Averiguar sí la orden fue cumplida
 Un documento puede tener varias órdenes de acciones y resultados.
 El usuario los define.

Tipos de control

 Excluyente: Permite elegir una sola etiqueta por documento.

 Aditivo: Permite elegir varias etiquetas a un documento.

Información que se será registrada, como ejemplo.

Fig. 56

Es similar al registro de las Etiquetas.

Defina la estructura de acuerdo a lo siguiente,

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Fig. 57

A continuación se muestra el registro concluido,

Fig. 58

7.0 Clasificación de documentos

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(Esta labor la debe realizar el administrador del sistema o el usuario que tiene atributos para hacerlo y de
acuerdo a sus necesidades, a medida que se realicen más registros).

Cada uno de los documentos que se registren en el sistema es clasificado de acuerdo al catálogo
previamente establecido, que obedece a los requerimientos de la empresa. Esto permite tener ordenada
la información para ubicarla y generar nuevos documentos. El registro del catálogo se efectúa una sola
vez y antes de que los usuarios usen el sistema.

Características

 A un documento sólo se le asigna un tipo.

 La numeración de los documentos emitidos son generados automáticamente.
 Los documentos recibidos no tienen número generado por el sistema.
 No existe una norma para clasificar documentos, la clasificación es libre de acuerdo a la
organización de la empresa.

Información que se será registrada, como ejemplo.

Fig. 59

7.1 Registro de Clasificación de documentos

Ubique en la barra de menús y elija Catálogo, luego Clasificación de documentos y el sistema muestra,

Fig. 60

En la ventana que se muestra a continuación,

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Fig. 61

Luego, inicie el registro del primer nivel,

Fig. 62

Fig. 62

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Fig. 63

Fig. 64

Fig. 65

Fig. 66

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Fig. 67

Fig. 68

Fig. 69

Fig. 70

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Este es un documento donde se numeran las llamadas,

Fig. 71

Luego el sistema muestra la ventana con los datos registrados,

Fig. 72

Luego el sistema muestra el catálogo de ubicación física de documentos,

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Fig. 73

Este es croquis de un edificio que tiene tres niveles y tres bloques, y en el nivel 3, se ubica el estante 01
que contiene el la gaveta 2-3 que será registrado para nuestro ejemplo.

Fig. 74

Para iniciar el registro, defina la estructura,

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Fig. 75

Fig. 76

Fig. 77

Fig. 78

A continuación se muestra el registro concluido,

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Fig. 79

Fig. 80

Fig. 81

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Fig. 82

Fig. 83

8.0 Identificadores

Es un catálogo donde se registra a todas las personas relacionadas con el sistema. Los registros se
efectuarán por parte del usuario todas las veces que ingresa o se emite algún documento. Inicialmente
se pueden efectuar algunos registros del personal de la empresa.

Se registra como clientes a:

 Personas naturales, aquellas que no están vinculadas a una empresa.

 Personas jurídicas, por ejemplo una empresa. A las personas que trabajan dentro de la empresa
las llamamos contactos.
o Una empresa generalmente tiene varias sucursales, el requisito es que tengan el mismo
número de RUC.

También se registra a:

 Proveedores
 Obreros
 Empleados: Todos los empleados de la empresa
 Accionistas
 Bancos
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 AFP
 Subcontratistas

8.1 Características de los identificadores

 Permite el registro todas las personas (firmantes) de los documentos recibidos y enviados.
 Implementado con sistemas de búsquedas, globales y locales.
 Todas las personas que tienen que ver con el sistema deben ser registradas necesariamente en
el catálogo de identificadores.

8.2 Para efectuar un nuevo registro

Ubique en la barra de menús y elija Catálogo, luego identificadores y el sistema mostrará la ventana
donde para efectuar un nuevo registro,

Fig. 84

Luego el sistema muestra la siguiente ventana de registro, para el caso de una persona natural,

Fig. 85

A continuación se describen cada una de estas llamadas

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Llamada a: Código, es una combinación de números que sirve como identificación abreviada de la
línea de registro, el sistema lo auto genera de acuerdo a la orden de registro.

Llamada b: Permite elegir el tipo de máscara para el ingreso de datos, el sistema dispone de dos tipos:

 Persona natural, es una persona individual capaz de entablar una relación comercial.
 Persona jurídica, es una o varias personas agrupadas bajo un estatuto y normas legales.

Llamada c: Tratamiento, Es un catálogo donde se registra el título de cortesía; como Sr., Srta., Ing.,
Arq., Dr.; en general es el modo de dirigirse a otra persona o vocativo de uso habitual en el
coloquio, y referente a categoría social, edad, sexo, cualidades físicas o morales del
interlocutor, con diversos matices de respeto o afecto. 

Llamada d: Sexo, es la condición orgánica que distingue al varón de la mujer. El sistema permite elegir
uno de ellos.

Llamada e: RUC, es esta celda ingrese el Número de identificación tributaria.

El Registro Único de Contribuyentes (RUC) es un registro centralizado y computarizado
que permite la identificación de los contribuyentes y/o responsables de los tributos que
administra la SUNAT.
A las personas inscritas se les asigna un número, el cual a partir del 01.01.2001 consta de
once (11) dígitos, éste tiene carácter de permanente y de uso exclusivo para su titular.

Llamada f: DNI, se refiere al Documento Nacional de Identidad.

Llamada g: Datos complementarios, registre los teléfonos y los demás datos solicitados.

Llamada i: Aniversario, se refiere a la fecha de nacimiento de la persona natural. Posteriormente puede

utilizar para enviar saludos.

Llamada j: Tipo de identificador, luego de pulsar el botón (Llamada k), activa el catálogo del tipo de
identificador donde se registra o elige, puede ser empleado, cliente, proveedor etc.

Etiquetas: Permite elegir las etiquetas que ya existen en el catálogo para calificar a la persona natural
registrada, con letras se indica el orden.

Fig. 86

Contactos: Disponible sólo cuando se registra a Personas Jurídicas (Empresas), (Fig. 85).

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A las personas que trabajan en la empresa se les llama contactos y es con quienes coordinamos
o tenemos algún nexo.

9.0 Lugares

Es un catálogo donde previamente se registraron todos los departamentos del Perú, y de cada uno de
sus provincias y distritos respectivamente.

Para ubicar un lugar utilizando en árbol, haga lo siguiente,

Fig. 87

Para elegir un distrito, haga doble clic sobre el registro deseado.

10.0 Organización

(Labor realizada por el administrador del sistema)

En resumen se refiere a la manera como se organizará la empresa para su funcionamiento.

Requisitos para el uso de estos escenarios:

 Tener registrado información en los catálogos de unidades operativas y roles, por parte del
administrador del sistema.

11.0 Roles por Unidad operativa

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Se refiere a las labores que cumple una persona dentro de la oficina. Entiéndase por rol al cargo y por
unidad operativa a la oficina, proyecto, etc. Esta opción permite asignar a cada unidad operativa los roles
que le corresponde. Labor que debe realizar el administrador del sistema.
Acceso al escenario:

Fig. 88

Para asignar uno o varios roles a la unidad operativa, haga lo que se muestra en la Fig. 89

Fig. 89

Luego el sistema muestra el menú,

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Fig. 90

Luego el sistema muestra la ventana,

Fig. 91

Fig. 92

Fig. 93
También registre:

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Rol Usuario
Secretaria ejecutiva Lourdes Farfán
Asistente Antenor Vargas
Asistente Juan López

Con lo que termina el registro.

12.0 Etiquetas por Unidad operativa

Permite calificar con etiquetas a las unidades operativas, con la finalizar de observar las estadísticas
posteriormente.

Requisitos

 Tener previamente registrado las etiquetas y las unidades operativas en los catálogos
correspondientes, por parte del Administrador del Sistema.

Cómo usar este escenario,

Fig. 94

13.0 Procedimientos

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Procedimiento debe entenderse como el flujo de procesos administrativos o de negocio, también es el

conjunto de actividades o tareas realizadas en secuencia o en paralelo por dos o más usuario para lograr
un objetivo común siguiendo unas reglas de negocio preestablecidas. Una tarea es definida como PASO,
el conjunto de pasos será un PROCEDIMIENTO.

Un procedimiento es la administración y automatización de procesos, esto implica beneficios como:

generación de ahorro, incremento en la productividad y una drástica disminución en los tiempos de
respuesta.

En este escenario sólo se registra los procedimientos.

Características:
 Cualquier conjunto de actividades: Se refiere a la amplia gama de procedimientos
relacionados con el negocio y su administración.
 En secuencia o en paralelo: Quiere decir que los procedimientos pueden ser realizados uno
detrás de otro o simultáneamente por usuarios diferentes o una combinación de ambos.
 Más de dos usuarios: Si una sola persona realiza la tarea, no realiza procedimiento. Como su
nombre lo sugiere, un procedimiento (Workflow) si "fluye" de un usuario a otro.
 Objetivo común: Los usuario que participan en un flujo de trabajo deben estar trabajando para
lograr un objetivo común; si trabajan en proyectos independientes, no se constituye un
procedimiento (Workflow.)
 Reglas de Negocio: Si un proceso no sigue unas reglas y ruta preestablecidas, no se trata de
procedimiento (Workflow), sino de un paso.

En resumen el procedimiento es el camino que corre (fluye) un documento dentro de la empresa, existen
procedimientos que se realizan en forma reiterada y prácticamente se convierte en una norma. Los
procesos repetitivos se almacenan para ser utilizados cada vez que se los requiera.

Requisitos

 Tener registrado Unidades Operativas

 Tener registrado los documentos

13.1 Registro de procedimientos

El presente procedimiento se trata de la organización para el dictado del curso del módulo de
presupuestos del S10, donde se efectúan los siguientes pasos:

Para registrar el procedimiento,

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 S10

Fig. 95
Luego,

Fig. 96

El sistema muestra,

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Fig. 97

En la ventana Edición Procedimiento,

Fig. 98

Luego en la misma ventana,

Fig. 99

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Fig. 100

: Elimina la acción elegida de la Unidad Operativa.

: Permite adjuntar instrucciones documentadas a cada una de las acciones, de acuerdo

a la siguiente secuencia,

Fig. 101

: Muestra a todos los usuarios involucrados en la acción implementada u ordenada. Esta

opción sólo es informativa.

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: Labores que se deben efectuar, previo al registro del catálogo de acciones.

Fig. 102
14.0 Identificadores por Etiqueta

Esta opción tiene la finalidad de calificar con etiquetas a los identificados. Se entiende por identificador a
una persona natural o jurídica, esto para luego ver las estadísticas.

Requisitos

 Tener registrado las etiquetas e identificadores.

Características

 Una etiqueta se puede asignar varios identificadores.

 El uso que se de posteriormente es informativo.

Fig. 103
La llamada b de la Fig. 103 activa un menú del que debe elegir Adicionar, este mostrará el catálogo de
identificadores, de donde debe elegir uno o varios registros.

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Labores realizadas por el usuario que genera un documento

15.0 Documentos

Entiéndase por documento a todo aquello que contiene información, ya sea escrita, fotográfica;
generalmente en informática se llama documento a un archivo.

Este escenario sirve para:

 Registrar información.
 Publicar la información registrada, permite asignarle un procedimiento el mismo que debe seguir el
documento dentro de la empresa (se podría decir que envía el documento a los demás usuarios que
tienen que ver con el asunto de este). Lo mismo ocurre con todos los documentos emitidos así como
las llamadas telefónicas, etc.

Características del escenario

 El registro de un documento dentro del sistema, se efectúa a través de una ficha.

 Permite visualizar los documentos elegidos en el escenario, en la aplicación o programa fuente;
ejemplo, sí un documento fue elaborado Word, será abierto por Word y permite usar todas sus
herramientas.
 Tiene las características de un gran archivo
 Permite ubicar documentos, filtrar información, ordenar, revisiones, control de cambios.
 Al administrador del sistema no se le permite registrar documentos.
 A la ficha registrada se le asigna un documento, varias fichas formarán un paquete de documentos.
 A una ficha solo le corresponde un documento.
 El árbol permite visualizar la información de acuerdo a las opciones de menú que contiene.

Descripción del escenario,

Fig. 104

Requisitos
44 SAI
S10

El usuario que ingrese a esta opción debe tener los derechos para trabajar en este escenario y tener un
rol dentro de la unidad operativa.

Formas de registro

a) Puede registrar primero todos los documentos a través de las fichas.

b) Sí conoce el funcionamiento de la empresa, entonces puede registrar previamente el árbol, luego
para cada registro del árbol le corresponderá una determinada ficha o fichas.

Botones activos en este escenario

Filtros: Activa la ventana Filtros para documentos, que se utiliza para ubicar información de acuerdo
a los datos parámetros mostrados en esta ventana.

Modo de ver documentos: Este grupo de 3 botones, es mostrado por el botón el último
botón utilizado es mostrado en la barra.

: El escenario es mostrado sin división, donde aparece la relación de todas las fichas que
contienen los documentos registrados.

: Divide el escenarios es dos secciones horizontales, en la parte superior listará las

fichas de registro de documentos, y en la parte inferior las Revisiones (todos los
cambios que sufrió el documento y que fue archivado como una evidencia).

: Divide el escenarios es dos secciones horizontales, en la parte superior listará las

fichas de registro de documentos, y en la parte inferior lista todos los archivos que
forman parte del principal incluso los que están con hipervínculos.

Arbol

Donde previamente se tiene que elegir el tipo de datos que deseamos se muestre, para luego registrar la
información en el escenario.

Datos que serán registrados en el árbol

Estos datos corresponden a los requerimientos de cada una de las empresas en cuanto a gestión de
información.

Fig. 105

Los registros mostrados en la ventana que antecede sólo es un ejemplo de cómo se puede organizar la
información de una empresa.

15.1 Registro de documentos

SAI 45
 S10

Fig. 106

El registro del nivel 1 es restringido. Registre a partir del nivel 2

Fig. 107

46 SAI
S10

Fig. 108

Fig. 109

Fig. 110

SAI 47
 S10

Fig. 111

15.2 Registro de nuevos documento

Se puede tener dos tipos de documentos:

 Emitidos, se refiere a los documentos elaborados dentro de la empresa, el autor puede ser quien
lo registra u otra persona; ejemplo, la secretaria digita el contenido de un oficio cuyo autor es el
gerente. Muchas veces quien registra es el mismo autor.

 Recibidos, son los documentos que provienen del exterior.

15.3 Registro de una ficha

Características
 A cada documento le corresponde una ficha
 Permite elegir sí el documento será enviado a una persona o un rol
 Es más importante el asunto, para identificar un documento

15.4 En el caso de un documento emitido.

Fig. 112

Luego el sistema muestra la siguiente ficha y se describe cada una de sus partes,

48 SAI
S10

Fig. 113
Descripción de una ficha (Fig. 113)

Llamada a: Registrador, se refiere al usuario que registra la ficha documento.

Llamada b: Fecha publicación, corresponde a la fecha y hora que se efectúa el registro.

Llamada c: Autor, se tiene 2 alternativas

 Usuario, se refiere a que el autor del registro es un usuario del sistema.

 Identificador, se refiere a una persona extraña a la empresa y es necesario registrarlo dentro del
sistema.

Asunto: Esta celda es editable para ingresar el asunto del documento.

Llamada d: Elija la Unidad de Negocio a la que pertenece el documento que se registra.

Llamada e: Elija el Proyecto al que pertenece el documento que se registra:

Llamada f: Clasificación, Del catálogo que se active el usuario debe elegir el tipo de documento que
registra.

Llamada g: Permite generar el número de documento de acuerdo a:

 Generar No. General: Se refiere a la numeración general de toda la empresa.
 Generar No. Según Unidad Operativa: se refiere a la numeración particular por Unidad
Operativa.
Llamada h: Es la ubicación física donde se guarda o almacena el documento original.

SAI 49
 S10

Llamada i: Ruta Descarga, Muestra la estructura del directorio de la PC para elegir la carpeta donde se
descargará el archivo que contiene el documento que se registra con la ficha.

Llamada j: Alcance, Determina el ámbito de trabajo del documento, de acuerdo a lo siguiente:

 Normal: Permite el acceso al documento al grupo de trabajo definido por el usuario.

 Condición: Se refiere a la utilidad de documento en cuanto a su uso, puede ser:
o Vigente: Cuando el documento es o puede ser utilizado en cualquier momento.
o Obsoleto: Generalmente un documento después de 5 años pasa a ser obsoleto,
o cuando ya no es útil y no podemos deshacer de este.
 Por cuestiones de seguridad la circulación es restringida.
 Tipo:
o No controlado: Cuando elabore un documento que todavía no es definitivo
(borrador), puede circular por la red sin dejar rastro.
o Controlado: Sí el documento que elaboró la (borrador) lo califica como
controlado, entonces, en el sistema se registrará cada uno de los cambios que
sufrió el documento
 Situación:
o Escritorio:Es cuando el documento elaborado está visible y listo para ser
utilizado.
o Archivado: El documento no es mostrado en el escritorio.

Llamada k: Ultima modificación, Muestra el nombre del usuario que efectuó la última modificación del
documento.

Llamada r: Archivo, Muestra el icono del documento fuente, sí el documento fue elaborado en Word,
entonces aparecerá el icono del Word. Al hacer clic derecho muestra el menú:

Fig. 114

Llamada l: Permite da acceso usuario a las Unidades Operativas y asignarle usuarios.

Llamada m: Revisiones, Cuando un documento es calificado como controlado, esta ventana muestra
todos la evidencia de cómo este documento fue cambiado varias veces.

Llamada n: Etiquetas, Activa el catálogo de etiquetas para calificar el documento que se viene
registrando en la ficha.

Llamada o: Leido por, Muestra la relación de todos los usuarios que accedieron al documento para leer.
Cada usuario va acompañado de un icono en forma de libro; sí está abierto significa que el
usuario ha leido el documento caso contrario el libro se mostrará cerrado.

Llamada p: Destinatario, muestra el catálogo de identificadores para elegir a las personas que se
enviará este documento.
Llamada q: En paquetes, Esta opción es informativa que indica en que paquete se encuentra el
documento de la ficha.

El escenario muestra algunos registros efectuados

50 SAI
S10

Fig. 115
¿Qué es lo que se puede efectuar con la información registrada?

Visualizar la información de diferentes formas, utilizando las opciones del árbol:

Fig. 116
Este es el resultado: El sistema muestra todos los documentos que pertenecen a cada una de las
unidades operativas.

SAI 51
 S10

Fig. 117

En el escenario: Para mostrar la información de acuerdo a las columnas:

Fig. 118

52 SAI
S10

Opciones implementadas con clic derecho sobre un registro

Fig. 119

Llamada a: Ficha, Contiene opciones para el manejo de las fichas.

 a1: Adiciona una nueva ficha de registro.

 a2: Modifica la fecha de registro del documento.
 a3: Envía el registro seleccionado a la papelera de reciclaje, de donde se puede eliminar
definitivamente.
 a4: Restaura un registro previamente eliminado, siempre y cuando se encuentre en la
papelera de reciclaje.
 a5: Duplica el registro seleccionado.

Llamada b: Documento, contiene opciones para el manejo del documento seleccionado.

 b1: Muestra el documento.

 b2: Permite guardar el documento registrado, en el proceso el sistema consulta sí desea
bloquear el documento, en caso de que sea afirmativo, otro usuario no podrá modificar
el documento.
 b3: Desbloquea o libera el documento (descrito en la llamada a1), permitiendo el acceso
a otros usuarios.
 b4: Esta opción es informativa que muestra en una ventana a los usuarios involucrados
en el procedimiento; un botón con libro abierto indica que usuarios leyeron el documento
y si tienen el botón con el libro cerrado, indica que no leyeron el documento.
 b5: Copia el contenido de la ficha al portapapeles.

Llamada c: Dependencias: Muestra todas las dependencias del documento elegido.

Llamada d: Mover a otra rama del organizador. Cuando un documento está registrado dentro de una
rama del árbol, esta opción permite cambiar a otra rama dentro del mismo árbol.

SAI 53
 S10

Llamada e: Cambiar de Clasificación de documento. Luego de elegir un registro, sí usa esta opción, el
sistema muestra el catálogo de Clasificación de documentos, para elegir otro.

Llamada e’: Cambiar Unidad de Negocio, Luego de elegir un registro, sí usa esta opción, el sistema
muestra el catálogo de Unidades de Negocio, para elegir otro.

Llamada f: Cambiar de ubicación. Luego de elegir un registro, sí usa esta opción, el sistema muestra el
catálogo de Ubicación, para elegir otro y de esa forma cambiar de lugar el documento.

Llamada g: Ejecutar reglas. Esta opción ejecuta la regla ubicando el documento registrado de acuerdo a
las reglas pre-establecidas.

Llamada h: Auditoria del documento. El usuario que audite tiene que tener este atributo (el
administrador del sistema registra a los usuarios). El auditor tendrá acceso a todos los
documentos de todas las carpetas de los usuarios en forma global, con la finalidad de
verificar los trámites efectuados, también se puede verificar sí están correctamente ubicados
en el arbol. Todo este trabajo lo efectúa desde una ventana donde deja evidencia.

Llamada i: Copiar Etiquetas. Permite copiar las etiquetas relacionadas a un documento, al

portapapeles.

Llamada j: Pegar Etiquetas: Permite pegar al documento destino las etiquetas relacionadas de todo
documento y que se encuentra en el portapapeles.

Llamada k: Exportar a Microsoft Excel: Envía el contenido del escenario a Microsoft Excel.

Llamada l: Mostrar campos. Muestra una ventana con la lista de todos los campos disponibles para
este escenario donde se pueden hacer visibles o esconderlos.

Llamada m: Muestra el filtro para elegir el tipo de información que mostrará el escenario.

Llamada n: Muestra filtros avanzados para filtrar información que muestre el escenario.

Llamada o: Propiedades, Muestra la ficha de registro, solo como una opción informativa.

¿Cómo “armar” paquetes de documentos?

Llamamos paquetes le a un conjunto de documentos, por ejemplo varios oficios, que además incluyan
informes, planos etc. Todo este conjunto formará parte de una ficha con la finalidad de enviar a los
usuarios destinatarios todo ese conjunto. Para “armar” paquetes ubíquese en el siguiente escenario,

Fig. 120

54 SAI
S10

Fig. 121

Fig. 122

SAI 55
 S10

Fig. 123

Luego el registro es mostrado el en árbol que corresponde a Mis Paquetes. Con lo que concluye el
registro.

16.0 Labores realizadas por el usuario que recibe un documento

16.1 Registros

Es este escenario se registran las evidencias de las transacciones realizadas con los documentos.

El usuario destino que recibe un registro, en este escenario visualiza la ficha y los documentos adjuntos.

Requisitos

 Tener registrado uno o varios documentos, en el escenario de Documentos.

 El usuario que acceda a este escenario debe tener uno o varios roles (funciones dentro de la
empresa) y atributos, de acuerdo a esta elección es definida la unidad operativa

16.2 Labores que realiza en este escenario el usuario que recibe un registro

 Cuando el usuario destino recibe un registro, “abre” el registro y se entera de toda la

información.
o Puede elaborar informes en base al documento recibido.
o Ponerle notas.
o Asignarle un nuevo procedimiento y publicarlo.
o Publicar el documento para que continúe con el procedimiento inicial.
o El usuario puede tener un registro propio en el árbol con la finalidad de almacenar en
forma ordenada los documentos que reciba.
o Tener una estadística de la información que tiene de acuerdo a los parámetros que el
usuario elija.

56 SAI
S10

Uso del escenario

Cuando se ingresa a este escenario se encuentran los registros publicados ver llamada (a)

Fig. 124

Los documentos recibidos tienen que ser leidos, para lo cual haga doble clic en la llamada (1) de la Fig.
124.

Fig. 125

SAI 57
 S10

Llamada (1) de la Fig. 125 Adicionar Paso: Debido a que es necesario de que dos usuarios o más, se
enteren de este registro, se adicionan dos pasos. Existen dos posibilidades, por rol y por usuario

a) Por Rol

Fig. 126

b) Por Usuario

Fig. 127

Este es el resultado:
58 SAI
S10

Fig. 128

En las PCs de César y Antenor, automáticamente será mostrado previa alerta.

Llamada 2 de la Fig. 125:Eliminar paso: Un paso previamente registrado es eliminado mediante esta
opción.
Llamada 3 de la Fig. 125:Adicionar Flujo: Los flujos se organizan o registran en el escenario de Flujos del
grupo Organización de la barra de vistas. Desde la aplicación sólo se adiciona
uno o varios flujos al registro, para que continúe con el trámite del registro.
Para adicionar un nuevo flujo al registro, haga lo siguiente:

Fig. 129

Para adicionar registros en la ventana de registros:

SAI 59
 S10

Usos: Registrar llamadas telefónicas.

Clic derecho sobre la llamada (1) de la fig. 124

Fig. 130

La llamada (a) de la Fig. 130, activa la ventana de registro, (Fig. 131) a continuación se describe cada
una de sus partes,

Fig. 131

Llamada 1: Autor, es el nombre del usuario que ingresó al sistema, además muestra la fecha de uso
actual y hora.

Llamada 2: U. O. Rol, el usuario puede tener varios roles dentro de la empresa, esta opción permite
elegir y definir con que rol efectúa el registro.

Llamada 3: Solicitante, en este segmento se registra a todas las personas quienes solicitan un
servicio.

60 SAI
S10

Fig. 132

En el segmento que tiene la llamada 3, en el caso que sea una persona jurídica será
registrada el nombre de la empresa, y para esa empresa en el segmento numerado con
la llamada 4 se registra al contacto.

Cuando sean varias personas (usuarios) el registro se efectúa para cada uno de ellos.

Llamada 5: Asunto, esta celda es editable para el usuario que efectúa el registro.

Llamada 6: Fecha inicio, permite elegir la fecha en la que se inicia el hecho o el suceso.

Llamada 7: Fecha fin, permite elegir la fecha en la que termina el hecho o el evento.

Llamada 8: Estado, se refiera al estado en que se encuentra la atención al cliente.

Pendiente
Atendido
Obsoleto

Llamada 9: Situación, se refiere a la ubicación del registro,

Escritorio
Archivado

Llamada 10: Unidad Operativa, esta ventana sólo es informativa que muestra a todas las Unidades
Operativas involucradas con el asunto materia del registro.

Llamada 11: Procedimiento, permite el registro de los pasos y procedimientos.

Fig. 133
Luego el sistema muestra,

SAI 61
 S10

Fig. 134

A continuación se muestra la ventana con el registro elegido:

Fig. 135

Llamada 12: Etiquetas, se utiliza para calificar la aplicación que se registre.

Fig. 136

62 SAI
S10

Llamada 13: Documentos adjuntos, esta opción permite elegir y registrar para aplicación todos los
documentos necesarios. Los documentos que se elijan fueron registrados previamente
en el escenario de Documentos.

Fig. 137

Fig. 138

Llamada 14: Paquetes adjuntos, los paquetes se refieren a un conjunto de documentos registrados en
una sola ficha. Los paquetes fueron registrados en el escenario de Documentos,
mediante esta opción el paquetes es elegido para que participe dentro del registro.

Fig. 139

SAI 63
 S10

Fig. 140

Llamada 15: En Paquetes, muestra los paquetes en el que está involucrado este registro, sólo es
informativo.

Llamada 16: Registros relacionados,

17.0 Resultados
64 SAI
S10

Es una forma de mostrar los resultados, agrupando los registros de acuerdo a:

 Información de Solicitante
 Información de Pasos
 Auditoria de Registros
 Auditoria de Pasos

Esta opción es informativa, el uso se muestra a continuación,

Fig. 141

18.0 Auditoria de Registros

SAI 65
 S10

Se refiere a

Fig. 142

66 SAI