M-GAF-001

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS DE Vr.01

TRABAJO APE. 27/11/2021
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Código: 006

1. Identificación del Cargo

Nombre de puesto:                ASISTENTE DE GERENCIA

División: Administrativo

Área:  Gerencia

2. Ubicación Organización del Puesto

Jefe Superior: Gerente

Jefe inmediato: Gerente

Autoridad directa: Gerente

Salario $1.700.000 Horario de Trabajo Lunes a viernes de 8am a 6pm

3. Misión u objetivo del puesto

Realizar y atender los procesos administrativos correspondientes según las decisiones funcionales tomadas por parte de
la gerencia, mediante la administración de documentos, coordinación logística de eventos, labores secretariales y
atención al cliente.

4. Relaciones con otros puestos de trabajo

El cargo debe atender y servir de apoyo a las diferentes áreas de la entidad: Gerencia, Asesoría fiscal y jurídica,
Dirección de operaciones y cartera, y Dirección comercial.

5. Funciones a Desempeñar:

Diaria Semanal Mensual %

Ejecutar la logística necesaria para la organización de la Asamblea,

Junta Directiva, Comités o cualquier evento organizado por la X 5%
sociedad.

Gestionar los pagos realizados por gerencia electrónica X 5%

Registro y custodia de las hojas de vida del personal del FRG. X 2%

Atender personal y/o telefónicamente los usuarios interesados en los

X 10%
servicios del FRG.

Atender las llamadas telefónicas X 10%

Atención del público en general X 10%

Administrar la agenda de la gerencia X 2%

Custodia y actualización de los libros de actas de junta directiva. X 2%

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Diaria Semanal Mensual %

Administrar el fondo de caja menor conforme a las políticas y

procedimientos del FRG como al cumplimiento de la normatividad X 2%
contable y tributaria.

Coordinar el oportuno pago de los honorarios por asistencia a

X 2%
reuniones para los miembros de junta directiva.

Confirmar con cada uno de los miembros directivos su respectiva

X 2%
consignación mediante comunicación telefónica.

Orientar y hacer seguimiento a las labores que realiza la Auxiliar de

X 2%
servicios.

Coordinar las compras tanto de aseo como de cafetería de la oficina. X 2%

Administrar la correspondencia recibida y despachada del FRG. X 5%

Coordinar la entrega de documentos físicos a los diferentes bancos o

X 10%
entidades que sea requerido.

Radicar la correspondencia en el libro de registro de correspondencia. X 5%

Entregar a quien corresponda. X 5%

Hacer firmar al funcionario el libro de registro de correspondencia. X 2%

Revisar correos electrónicos. X 10%

Realizar junto con los Directores de Comerciales y Gerente el proceso

x 10%
de selección y contratación de personal.

Las demás funciones asignadas por la autoridad competente o jefe

inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y área de desempeño X 4%
del cargo.

6. Habilidades Competencias Requerida

Habilidades Competencias

Organizacionales (Capacidad de trabajo bajo supervisión,

orientación a resultados, resolución de conflictos y
comunicación efectiva)

Laborales (Conocimiento del cargo, disposición al cambio,

trabajo en equipo y orientación al servicio)

Humanas (Manejo de las relaciones interpersonales,

puntualidad, compromiso y sentido de pertenencia)

7. Requerimientos
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Experiencia general Mínimo un (01) de experiencia en labora administrativas

Experiencia especifica Mínimo 3 años en el área específica.

Manejo de ofimática: Word, Excel, PowerPoint; así como para el

manejo de Internet - intranet, entre otros, requeridos para la elaboración
Conocimientos ofimáticos de documentos internos y/o externos propios de su gestión, técnicas de
archivo documentación y redacción, etiqueta y protocolo
conocimientos contables y financieros.

Idiomas Español

Condiciones de Trabajo Condiciones ergonómicas y ambientales en oficina

El ocupante del puesto tiene a su cargo los equipos y enseres requeridos

Requisitos Físicos para el desempeño de sus funciones y deben ser utilizados única y
exclusivamente para las actividades laborales.

8. Responsabilidades, autoridades y atributos

Debe contar con el respectivo control de documentos contables, contabilización de los mismo y
Responsabilidades conciliación de bancos y relación de pagos. También el buen uso de equipos de cómputo,
escritorio y silla.

Autoridades Ninguna

El ocupante del puesto tiene a su cargo los equipos y enseres requeridos para el
Dinero y títulos desempeño de sus funciones y deben ser utilizados única y exclusivamente para las
actividades laborales.

La información generada en la empresa es de carácter confidencial y su revelación a

Información confidencial
terceros está prohibida.

Relación con Stakeholders:

Proveedores, clientes

Riesgos

Físicos Temperatura de la oficina

Monotonía y repetitividad, carga emocional

Psicológicos Apremio de tiempo, complejidad-rapidez, operaciones mentales implicadas, sobrecarga
cuantitativa y/o cualitativa, carga sensorial y minuciosidad

Enfermedades profesionales Síndrome del Túnel Carpiano, Trastornos musculoesqueléticos.

Elaboro por: Sylvia Villamizar Garces Fecha: 02/12/2021

Revisado por: Jefe de Talento Humano Fecha: 02/12/2021

Aprobado por: Gerente de Talento Humano Fecha: 02/12/2021