Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

Planificación de Auditoría

CPA J
José
éEE. M
Maldonado
ld d C Castro
t W l k I.
Waleska I Rolón
R ló Osorio
O i
Gerente de Auditoría Gerente de Auditoría
 Introducción
Etapas del Proceso de Auditoría (3)

• Planificación
• Trabajo de Campo
• Comunicación de Resultados (Informe
de Auditoría))

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 Cont. Introducción

• El Diccionario de la Real Academia Española

(Ed 2001) define planificación de la
(Ed.
siguiente manera:

Plan general, metódicamente organizado y

frecuentemente de gran amplitud, para
obtener un objetivo determinado …..

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 Cont. Introducción

Normas de Auditoría del Contralor

(Primera Norma de Trabajo de Campo)
• El trabajo se planifica adecuadamente y los auditores
consideran, entre otras cosas, la relevancia de ese
trabajo para determinar:
trabajo,
¾ Naturaleza
¾ Tiempo
p
¾ Alcance de los procedimientos de auditoría

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 Cont. Introducción

¿Qué es la planificación de una auditoría

y cuál es su importancia?
• Etapa inicial de auditoría
• Serie de pasos (Programa de Auditoría)
• Establecer plan de trabajo
• Permite conocer la entidad
• Evita o minimiza la improvisación

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 Objetivos Principales de la Planificación de la
Auditoría

• Conocer la estructura organizacional

• Familiarizarse con las operaciones
• Estudiar la reglamentación aplicable
• Evaluar los controles internos y riesgos
asociados
• Identificar las áreas u objetivos a
auditarse
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 Cont. Objetivos Principales de la Planificación de la Auditoría

• Seleccionar los programas de auditoría

que se utilizarán
q
• Preparar un plan de trabajo y estimado
de tiempo

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 Utilidad del Programa de Planificación

• Asegura cumplimiento del auditor con

las normas de auditoría
• Provee guías para la realización y distribución
d llas ttareas
de
• Permite al auditor detectar fallas o deficiencias
en los controles internos

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 Pasos a efectuarse durante la planificación de una
auditoría – Planificación en la Oficina

• Asignar el equipo de trabajo

(
(independencia)
p )
• Notificar el comienzo de la auditoría
( li it d d
(solicitud de d
documentos)
t )
• Coordinar una reunión inicial con el
funcionario principal del área auditada

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 Cont. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría –
Planificación en la Oficina

• Obtener y estudiar documentos e

información sobre la unidad a auditarse
• Reunirse con el Auditor q
que hizo la auditoría
anterior
• Preparar un Plan de Trabajo y Estimado de
Tiempo para la Planificación
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 Pasos a efectuarse durante la planificación de una
auditoría – Planificación en la Unidad
• Evaluación de los factores internos y externos que
afectan la unidad:
¾ Organigrama de la unidad
¾ Composición y estructura del cuerpo directivo
directivo, si aplica
¾ Reglamentación aplicable
¾ Presupuestos
¾ Fuentes de ingresos principales de la unidad
¾ Gastos p
principales
p de la unidad
¾ Informes emitidos

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 Cont. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría –
Planificación en la Unidad

• Evaluar los controles internos de la unidad o

el área auditada:
¾ Ambiente de Control Interno
¾ Evaluación de Riesgo
¾ Presentación y Comunicación de Información
Financiera
¾ Actividades de Control
¾ Monitoreo

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 Cont. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría -
Planificación en la Unidad

• Ambiente de Control Interno incluye:

¾ Estructura
E t t organizacional
i i l
¾ Independencia en la función de auditoría interna
¾ Adopción y divulgación de normas éticas
¾ Preparación y experiencia de los funcionarios de
l unidad
la id d o á
área
¾ Descripciones formales de puestos y hojas de
d b
deberes

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 Cont. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría –
Planificación en la Unidad

• Evaluación de Riesgo
¾ Identificar las debilidades y fortalezas de los
sistemas establecidos en cuanto a la prevención
y detección de errores o irregularidades

• Comunicación de Información
¾ Datos o información del área o unidad son
registrados y comunicados a tiempo para
facilitar la toma de decisiones
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 Cont. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría –
Planificación en la Unidad

• Actividades de Control
¾ Políticas, procedimientos, técnicas o prácticas
que permiten a la gerencia disminuir los riesgos
identificados (segregación de deberes
deberes,
restricción de accesos, etc.)

• Monitoreo
¾ Evaluación y revisión continua de los controles
(creación de EMP’s, supervisión adecuada,
evaluaciones
l i periódicas,
iódi etc.)
t )
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 Cont. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría –
Planificación en la Unidad

Cuestionarios de Controles Internos –

Guías para familiarizarse con la reglamentación y
los procedimientos o normas internas aplicables a
las áreas a auditarse
¾ Evaluación de la reglamentación aplicable
¾ Entrevistas a los funcionarios y empleados

¾ Observación de las operaciones

¾ Evaluación de transacciones

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 Cont. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría –
Planificación en la Unidad

Tipos de Cuestionarios de Controles

Internos
• Efectivo
• Propiedad
• Inventario
• Ingresos y Cuentas por Cobrar
• Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos
• Personal y Nóminas
• Vehículos de Motor
• Sistemas de Información
• Seguros
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 Cont. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría –
Planificación en la Unidad

• Efectuar la revisión analítica

• Preparar el Plan de Trabajo y Estimado de
Tiempo
p de la auditoría
• Informar a la gerencia los hallazgos
determinados en la planificación de la auditoría
• Reunirse con los miembros del equipo de
t b j para iinformarles
trabajo f l sobre
b ell resultado
lt d dde
la planificación
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Comunicación del Resultado de la Planificación

Contenido del Memorando de Planificación

• Descripción
D i ió dde lla unidad
id d auditada
dit d
• Áreas que serán examinadas
• Muestra a ser examinada por cada área
• Programas de auditoría que se utilizarán
• Auditores necesarios
• Necesidad de servicios de especialistas o peritos

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 Hallazgos frecuentes

• Ausencia de reglamentación o normas para regir

las operaciones de la unidad
• Incumplimiento en rendir informes a la Legislatura o
a otros organismos dispuestos por ley
• Incumplimiento de recomendaciones incluidas en
los informes de auditores internos y externos
• Personal sin las cualificaciones necesarias para el
puesto

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Cont. Hallazgos frecuentes

Efectivo
• S
Sobregiros
b i en ffondos
d y cuentas
t b bancarias
i
• Conciliaciones bancarias no preparadas o
preparadas tardíamente
• Informes de remesa no enviados o enviados
tarde al Departamento
p de Hacienda
• Recaudaciones depositadas con tardanzas
• Recibos anulados sin explicar la causa
• Falta de inventarios de recibos en blanco
• Pagadores o recaudadores sin nombramientos
del Departamento de Hacienda
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Cont. Hallazgos frecuentes

Ingresos y Cuentas por Cobrar

• No se prepararon facturas al cobro
• No se realizaron gestiones adicionales de cobro a
deudores
• Facturas no estaban prenumeradas
• Deudores no referidos al Departamento de
Hacienda o al Departamento de Justicia

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Cont. Hallazgos frecuentes

Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos

• Falta
F lt de
d solicitud
li it d o requisición
i i ió dde compra
• Compras realizadas bajo la modalidad incorrecta
• Falta de tres o más cotizaciones
• Comprobantes de pago y justificantes no cancelados
una vez pagados d
• Comprobantes de pago no preintervenidos

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Cont. Hallazgos frecuentes

Propiedad
• Ausencia de inventarios físicos anuales
• Falta de recibos por propiedad en uso
• Unidades de propiedad no identificadas con el
correspondiente número de propiedad
• Encargados de la propiedad sin nombramientos del
Departamento de Hacienda
• Cambio de Encargado de la Propiedad sin realizar
inventario físico

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Cont. Hallazgos frecuentes

Almacén e Inventarios
• Falta de nombramiento de Guardalmacén
• Ausencia de inventario perpetuo de materiales
• No se han establecido cantidades mínimas y
máximas
• Funciones conflictivas realizadas por el
Guardalmacén

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¿Qué revelan nuestras auditorías?
ÁREAS MÁS FRECUENTES Compras, cuentas por pagar y
Todo el Gobierno desembolsos
26.0 2004-05 al 2007-08 Planificación - Controles
administrativos
22.7 Otros
Controles
Administrativos Construcción de obras y mejoras
permanentes
p
Compras y 48.7% Propiedad
desembolsos
Servicios Profesionales
12.5
Ingresos y cuentas
c entas por cobrar

8.6 Personal
7.7
6.7 Efectivo
4.7
3.4 Controles Generales -
3.0 2.9 Computadoras
1.8 Controles de
microcomputadoras
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Cont. ¿Qué revelan nuestras auditorías?
Inobservancia de leyes,
CAUSAS reglamentos y otros

31.59% Todo el Gobierno

Falta de supervisión
2004 05 all 2007
2004-05 2007-08
08
28%
(Informes OCPR)
Incumplimiento de deberes
y/o responsabilidades

Protección inadecuada de
intereses del gob.
15.12%
Ausencia controles
11.83% internos o se apartaron de
NSA
No administró
74 71%
74.71% adecuadamente
4.84%
2.18% 1.91% Ausencia de normas y/o
proced. escritos

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 Planificación de la Auditoría

• La planificación es un proceso continuo

continuo.
j
• Los objetivos,, el alcance y la metodología
g
identificados durante la planificación pueden y
deben modificarse de acuerdo
a las situaciones que surjan
durante la realización de las
pruebas de campo.

28

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 ¿Preguntas?
29

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 CONTAMOS CON SU
COOPERACIÓN PARA MEJORAR
LA FISCALIZACIÓN Y
LA ADMINISTRACIÓN DE LA
PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS
PÚBLICOS
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 Este adiestramiento tiene el propósito,
entre otras cosas,
cosas de compartir
información y estrategias para lograr
una sana administración pública
pública.
El mismo se ofrece independientemente
p
del resultado de las auditorías que
realizaremos sobre el uso de la
propiedad y de los fondos públicos en
las unidades examinadas.
31

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C
Contraloría
í a sus
órdenes...