Como determinar el nivel

óptimo del inventario

Introducción
En la gestión de operaciones en las cuales debemos administrar inventarios
propios, bien sean éstos de materias primas, materiales, repuestos, productos
en proceso y/o productos terminados, etc, tenemos presiones constantes y
opuestas sobre el nivel óptimo del inventario y magnitud del mismo, las cuales
debemos conocer.
Es por ello, que en el presente ensayo me propongo analizar dicha
problemática desde una  óptica operativa de la administración de los
inventarios, no desde la teoría del lote óptimo de compra ni tampoco desde la
conveniencia (menor costo) que analizamos entre el stock a mantener y el
costo de pedir, sino desde la gestión diaria del analista que determina
necesidades de compra de materias primas, insumos, repuestos y otros bienes
necesarios que hemos definido oportunamente como artículos con reposición
de stock. También es similar la operatoria diaria del planificador de producción
que debe determinar y negociar cuando y cuanto fabricar de un producto.
Ahora bien, en nuestra cotidianeidad, tenemos por un lado la presión externa
de nuestros clientes o la presión “operativa” interna desde un área de
producción, mantenimiento, o un depósito regional, que esperan que siempre
dispongamos de los artículos necesarios para hacer frente a la demanda, es
decir que seamos lo más parecido a una estantería de supermercados,
aspirando a no dar faltantes. Sostener ésta situación implicaría una inversión
considerable de dinero en bienes e infraestructura logística.

Por el otro se nos presenta la presión “administrativa” dentro de la empresa,

(generalmente del área de finanzas) de reducir el capital inmovilizado de
artículos en stock, es decir nuestro inventario medio (y en gastos de
operación). En contextos inflacionarios la situación es diferente ya que los
productos nos sirven como protección financiera y reserva de valor. En ese
caso siempre conviene subir el tamaño del inventario hasta un determinado
nivel (lo que ocurre en algunos países subdesarrollados).

Estas presiones internas o externas y opuestas entre sí, implican

que debamos conocer con la mayor exactitud posible nuestro nivel de
inventarios, el óptimo, lo que muchas veces llamo nuestro inventario “ideal”.
De ahí surge la pregunta ¿de qué depende éste inventario? Depende de dos
variables básicas en principio que son (I) demanda y (II) tiempo de reposición –
reaprovisionamiento – lead time (de compra o de producción) y (III) de otras
variables relacionadas como el nivel de servicio al que aspiramos tener, el
stock de seguridad, etc.
Tipos de Inventario
Para conocer este inventario “ideal”, comenzaremos definiendo los conceptos y
las variables mencionadas que intervienen en la gestión de inventarios. En
primer orden lo haremos con los tipos de inventarios según su naturaleza.

1. Inventario cíclico o de ciclo. Surge del proceso de abastecimiento. Esta

clasificación depende de la demanda y del tiempo de reaprovisionamiento. (Ver
stock de maniobra).
2. Inventario en tránsito. ítems que están en movimiento en la cadena de
distribución. Incluye movimientos hacia/desde clientes externos/internos.
3. Inventario de seguridad. ítems que se mantienen en stock por encima del
inventario de ciclo, que nos sirve para protegerse de variaciones hacia el alza
de la D (demanda) y del LT (lead time).
4. Inventario Especulativo. mantenido por razones distintas a las de satisfacer
la demanda, tales como futuros aumentos de precio o previsiones de escasez.
5. Inventario Estacional. es una de sus formas particulares, en la que se
acumula producto durante el período de demanda baja para luego satisfacer el
pico de demanda
6. Inventario “Muerto” o Inmovilizado. Se refiere a aquellos ítems que no
han registrado movimiento en un determinado período.
Tiempos del Reaprovisionamiento
Ya definidos los tipos de inventarios, continuaremos con la conceptualización
necesaria sobre tiempos de reaprovisionamiento total o ciclo de abastecimiento
y luego con niveles de stock dentro de la gestión.

1. Ciclos de abastecimiento | Lead Time Total | Tiempo de

Reaprovisionamiento. Intervalo de tiempo que transcurre desde el momento
en que se decide que es necesario colocar una orden de reposición, hasta que
esa orden está físicamente disponible. Tiempo que transcurre desde el instante
en que se ordena un pedido hasta que se recibe y está disponible para su uso.
Por una cuestión práctica denominaremos:
 Lead time previsto. Es el plazo de entrega teórico definido,
 Lead time normal. Es aquel lapso de tiempo real en el cual todo el
proceso de gestión de abastecimiento se realiza normalmente y
  Lead time con demora. Es el plazo de tiempo real en el cual todo el
proceso se retrasa por distintas cuestiones
2. Plazo de entrega o lead time del proveedor. Es el tiempo que transcurre
desde el momento que el proveedor recibe la Orden de Compra hasta el
momento que entrega su producto, puede ser normal o con demora.
A modo gráfico mostramos el lead time total o ciclo de aprovisionamiento.

 
                                         Figura 1. Ciclo del Abastecimiento. Fuente propia
 

Gestión del Stock

Ahora nos referiremos a los distintos niveles de stock dentro de la gestión.

Stock de Maniobra. Es aquel que se encuentra encima del stock de seguridad

y por debajo del stock máximo.
Stock Optimo. Son las cantidades que oscilan entre el stock máximo y punto
de pedido o stock mínimo. Es la zona del stock (ver gráfico 1) en la cual nos
deberíamos mover regularmente
Stock Máximo. Es el nivel máximo de existencias y se da generalmente
cuando ingresa un nuevo pedido al almacén. Este nuevo pedido puede ser de
un proveedor o de la misma fábrica. Generalmente el stock máximo depende
del lote de compra o bien del tamaño del lote de producción, en ambos casos
éste lote podrá ser optimo, mínimo o máximo.
Stock Mínimo. Es la cantidad artículos que necesita el proceso para satisfacer
su demanda, mientras espera la llegada de los productos.  Este nivel mínimo
supone el límite inferior de existencias dentro del cual no se debería bajar. Es
decir el stock mínimo es, por tanto, el valor que permite que las empresas
seguir atendiendo la demanda interna o externa, y su fórmula es:
Sm =    C x T   
C: Consumo o Demanda del producto en días    T: Tiempo de reposición
en días o lead time (LT)
Es fundamental que tanto el consumo como el tiempo de reposición deben ser
establecidos por cada artículo o unidad de gestión.

Stock Medio. Se calcula como el promedio entre el stock máximo y el stock

mínimo
(SM + Sm) / 2
 

Stock de Seguridad. Es aquel que se dispone para cubrir los incrementos no

regulares de la demanda y los retrasos en el suministro de los proveedores o
en el ciclo de abastecimiento (Demoras)”. El nivel del stock de seguridad
depende de los siguientes factores.
 Del tiempo de reaprovisionamiento (Lead time).
 De la precisión del pronóstico. (De la variabilidad de la demanda)
 Nivel de servicio esperado.
Punto de pedido o reorden. Es el nivel de existencias que exige la
formulación de un nuevo pedido a fin de satisfacer las necesidades de
consumo.
Consumo o Demanda. En gestión de inventarios se toma consumo o
demanda como sinónimos de lo que se va a utilizar en un determinado periodo
de tiempo, pero voy a hacer una separación práctica denominando “Demanda”
al consumo futuro o estimado (Forecast) y “Consumo” como la cantidad ya
utilizada o consumida, este último es un valor histórico.
 

 
                                                    Figura 2. Tipología de Stocks. Fuente propia
 

Ejemplo para calcular stocks

Somos una empresa que nos dedicamos a la comercialización de 6 artículos
(A, B, C, D, E y F) siendo nuestro objetivo satisfacer al máximo la demanda de
nuestros clientes tratando de no tener faltantes de artículos. Para ello es clave
la gestión eficiente del inventario y contar con el lead time total de cada ítem y
su demanda.  Adjuntamos cuadro de DEMANDA y LEAD TIME normal y con
demora.

 
                                                              Tabla 1. Consumos y LT
Con estos datos, contamos con lo necesario para establecer los valores
teóricos de stock mínimo, stock de seguridad y punto de pedido. Sí a ello le
agregamos el tamaño del lote de compra (ya sea lote óptimo, mínimo o
máximo), estamos en condiciones de determinar también el stock máximo y
nuestro objetivo fundamental del presente trabajo que es determinar el STOCK
OPTIMO O MEDIO Y STOCK DE MANIOBRA.

En el cuadro siguiente verán la determinación de cada uno de los niveles de

stock para cada artículo, su fórmula y cálculo, más un gráfico (Grafico 2) que
servirá para aclarar aún más los conceptos vertidos en éste ensayo.
  
                                                                                                                Tabla 2. Cálculo
de Stocks.
PE: Plazo Normal de entrega | PME: Plazo Máximo de Entrega o entrega con
demora | DM: Demanda | Sm: Stock Mínimo | SM: Stock Máximo | SS: Stock de
Seguridad | PP: Punto de Pedido | T.L.: Tamaño del Lote | SMe: Stock Medio o
Promedio

 
                                                                 Figura 3. Gráfico de stocks
 

Conclusión
Como han podido ver, contamos con una herramienta sencilla de utilizar. Con
una simple hoja de cálculo podemos disponer de información fundamental de
gestión y al relacionarla con el stock actual que contamos en nuestras
organizaciones. Podemos asegurar una óptima administración de nuestros
inventarios.

No sólo de producto terminado sino también de insumos, lo cual nos sirve para
determinar de forma correcta nuestro aprovisionamiento ya sea, vía compras o
producción. Con respecto al stock actual debemos asegurar su confiabilidad,
tema que excede al presente artículo.
Esta forma de gestión la he utilizado durante muchos años y la sigo utilizando,
tanto en las empresas en las que he tenido la responsabilidad de administrar y
optimizar inventarios, sea como analista o responsable (Jefe o Gerente) como
también la he sugerido como consultor en las empresas que tienen
inconvenientes con sus inventarios. Es una herramienta  fácil y poderosa que
me ha permitido establecer los niveles de inventario eficaces y
consecuentemente de capital de trabajo a inmovilizar dentro de determinados
márgenes. Paralelamente me ha permitido definir acciones a tomar sea por
exceso o defecto de inventario.

Ricardo Blanco
Especialista en Costos y Logística, con enfoque en mejoras de Procesos Operacionales
(Industriales y logísticos), Consultor Sr. De OEE para TPMPro y R&B Management &
Consulting, Profesor Universitario, Capacitador en empresas y Autor de artículos de
actualidad para distintos portales como MeetLogistics, La Economía online, La revista
mensual de la Unión Industrial de Avellaneda. Contador Público Nacional. Especialización
en desarrollo Directivo (IAE-Danone College), Postgrado de Especialización en Logística
integrada (USAL/Georgetown Univ.), Postgrado de especialización en Costos para la
gestión Empresarial (UNLZ), Doctorando en Economía (UNLaM). Sr. Consultant
especializado en OEE y reducción de costos en operaciones logística, de abastecimiento y
producción. Profesor de Adm. De la Producción (UNLZ), Profesor de Gestión Logística II y
III, Planificación Maestra de Recursos y Planeamiento de la Producción (UPE), Profesor de
Economía I y II (UNO), Ex Profesor de Canales de Distribución en la UAI, Docente y
capacitador de empresas para ARLOG y Estudio Axenfeld. Ex Supply & Production
Planning Mgr. de Danone Argentina ,Ex responsable de planificación de producción de La
Serenísima (Mastellone Hnos. S.A.), Ex Responsable de Produccion, PCP, Abastecimiento
y Depósitos (ERPA SA.) .