Dirección de Tecnologías de la 

Información y Comunicaciones 
(DTIC) 
 
 
 

MANUAL DE USUARIO 
Repositorio Documental - Alfresco 
 
 
 
Autor:  
Ing. Catalina Morocho 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Septiembre 23, 2019 
 DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y
COMUNICACION Versión:​ 1.0.0
PROCESO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MANUAL DE USUARIO Vigencia desde: ​21-Mar-18
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Versiones Publicadas

Versión Manual 1.0.1

Actualización 23 de septiembre de 2019

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Contenido

Url de Acceso 4

Inicio de sesión 4

Panel de Inicio 5

Barra de tareas 7

Perfil de usuario 8

Repositorio 10
Crear 10
Acciones sobre un Documento 13
Búsqueda de contenido 16
Búsquedas Básicas 16
Búsquedas Avanzadas 17
Resultados de la Búsqueda 18
Lista de Referencias 20

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Guía para el uso del Repositorio Documental - Alfresco

Alfresco Share permite establecer espacios colaborativos relacionados con la gestión
documental y la gestión de contenidos. ("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)",
2019)

La presente guía detalla el funcionamiento de cada una de las opciones incluidas en el

Sistema de Registro de Publicaciones.

Url de Acceso
Para acceder al sistema debe acceder a la url:
http://documentos.ucuenca.edu.ec:8080/share/page

Inicio de sesión
Al ingresar a la url ​http://documentos.ucuenca.edu.ec:8080/share/page se presenta la
siguiente página de inicio de sesión, en la cual debe ingresar su usuario, que es el de su
correo institucional “sin @ucuenca.edu.ec”, y su contraseña correspondiente.

Figura 1. Inicio de Sesión

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Panel de Inicio
Luego de autenticarse en la plataforma se visualizará la carpeta principal del repositorio a la
que está su usuario asignado. Pero puede revisar una vista consolidada de sus ​Sitios,
Actividades, Tareas y Documentos​ mediante el ​Panel de inicio de usuario.​
Para acceder al ​Panel de inicio de usuario​, debe desplegar la lista de ​Menú de Usuario,​
ubicado en la parte superior derecha a lado de su nombre, y escoger la opción ​Panel de
inicio de usuario​.

Figura 2. Menú de Usuario

El ​Panel de inicio de usuario,​ está compuesto por un menú principal y varios paneles,
denominados ​dashlets.​

Figura 3. Panel de inicio de usuario

("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

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Entre los dashlets que se visualizan se pueden apreciar los siguientes:

● Mis Sitios
Este panel lista todos los sitios que ha creado o aquellos de los que es miembro,
proporcionando un acceso rápido a cada uno de ellos. En este panel puede marcar
un sitio como favorito para poder localizarlo más fácilmente. ("Manual práctico de
Alfresco Share (Colabora)", 2019)

● Mis Actividades
Muestra un seguimiento de las actividades más recientes que se han realizado en
cualquier sitio de los que usted es miembro. Use los filtros disponibles para ver las
actividades realizadas en un periodo de tiempo concreto o según usuario. ("Manual
práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

● Mis Tareas
Muestra sus tareas pendientes de completar y las invitaciones a los sitios.
Proporciona acceso a la edición y visualización de dichas tareas. También le permite
iniciar un flujo de trabajo. ("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

● Mis Documentos
Permite ver los documentos de la Biblioteca de Documentos que pueden tener un
interés especial para usted organizados en tres categorías: Favoritos, Qué estoy
editando y Qué he modificado recientemente. ("Manual práctico de Alfresco Share
(Colabora)", 2019)

La visualización de estos y otros ​dashlets se puede personalizar mediante el ícono ,

ubicado en la esquina superior derecha del Panel de inicio de usuario.

Figura 4. Acceso a la opción Personalizar el Panel de inicio de usuario.

("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

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Figura 5. Pantalla de personalización del Panel de inicio de usuario.

("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

Barra de tareas
Dentro de la barra de tareas existen varias opciones que detallaremos a continuación:
● Inicio:​ visualiza el el panel o página que tenga el usuario personalizado como inicio.
● Mis ficheros: es una zona de trabajo privada para el usuario. Los documentos y
carpetas en esa zona son solo accesibles por el propio usuario. ("Manual práctico de
Alfresco Share (Colabora)", 2019)
● Ficheros compartidos: es una zona de trabajo pública para todos los usuarios. Los
documentos en esa zona son accesibles por todos los usuarios de Alfresco. ("Manual
práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

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● Sitios:
○ Mis Sitios
○ Buscador de sitios
○ Crear un Sitio
○ Favoritos
● Tareas:
○ Mis Tareas
○ Flujos de trabajo que he iniciado
● Personas:​ visualiza el buscador de personas.
● Repositorio: ​visualiza el gestor documental o biblioteca.
● Nombre del Usuario: por ejemplo “José López Pérez” es el nombre del usuario
conectado, permite acceder a diferentes opciones
○ Panel de inicio de usuario
○ Mi perfil
○ Ayuda (Enlace a ayuda online en inglés)
○ Usar página actual (para cambiar la página de inicio)
○ Usar Mi Panel de Inicio (para restaurar el panel como página de inicio)
○ Cerrar sesión

Figura 6. Barra de tareas del usuario

("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

Perfil de usuario
Al pulsar sobre su nombre, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla, se
desplegará un menú de varias opciones, como se aprecia en la Figura 7.

Figura 7. Acceso a Mi Perfil desde Menú de Usuario

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Desde la página Mi Perfil podrá visualizar sus datos personales y editar los mismos, por
ejemplo, podrá subir una foto o poner una cuenta de Google para trabajar con documentos
desde Google Apps. ("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

Figura 8. Página de edición de perfil

("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

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Repositorio
La ​Repositorio es donde se gestionan todos los documentos al que puede acceder. Los
miembros pueden crear y subir documentos, así como ver el trabajo realizado por otros
miembros.

Figura 9. Navegador de repositorio

Crear
Dentro del Repositorio Documental se pueden varios Carpetas o varios tipos de
Documentos, como se muestra en la Figura 10:

Figura 10. Opciones del Menú “​Crear​”

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La creación de Carpetas facilita la organización de la documentación, por ello se recomienda

utilizar esta opción para mantener agrupada la documentación de temas relacionados. El
Repositorio Documental ya cuenta con una estructura inicial, donde la carpeta principal para
la comunidad universitaria es “Universidad de Cuenca”.

Figura 11. Organización del Repositorio Documental de la Universidad de Cuenca

Para dar clic en la opción Carpeta se visualizará la pantalla de Nueva Carpeta (Figura 12),
donde se escribirá el Nombre de la Carpeta y se recomienda además tenga una Descripción
para detallar el tipo de documentos que va a contener la misma.

Figura 12. Datos para la Nueva Carpeta

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Cargar
Para subir documentos, se debe ubicar en la Carpeta donde se desee cargar el documento y
utilizar la opción Cargar, donde se presentará la ventana para seleccionar el archivo (Figura
13), o también es es posible arrastrar y soltar documentos y carpetas dentro de la
biblioteca, así ́como subir varios documentos a la vez (Figura 14).

Figura 13. Ventana para seleccionar archivo a cargar.

Figura 14. Información sobre Carga de archivos arrastrando desde el explorador de archivos al navegador.

Ya sea utilizando la opción para ​Cargar o ​Arrastrando el Documento,​ mientras se realiza la

carga de presentará la pantalla de progreso:

Figura 15. Carga de archivo a carpeta.

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Acciones sobre un Documento

Sobre un Documento cargado en el repositorio puede realizar varias acciones, como puede
ver en la Figura 16:

​Figura 16. Visualización de Documento y Acciones sobre el mismo.

("Manual práctico de Alfresco Share (Colabora)", 2019)

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Para acceder a visualizar el documento y las acciones, debemos ubicarnos en la carpeta que
contiene al Documento y dar clic en el Nombre del Documento. Al hacer esta acción se
visualiza el documento y demás opciones que se muestran en la Figura 16.

Las Acciones más importantes son las siguientes:

● Descargar:
Permite bajar el archivo del repositorio directo a su equipo.

● Editar propiedades:
Permite especificar o actualizar la información del Documento el ​Nombre, Título,
Descripción, Autor, Etiquetas y Tipo MIME​.

● Mover a…:
Permite cambiar al Documento de la Carpeta actual a otra.

● Copiar a…:
Permite copiar el Documento a otra Carpeta del Repositorio.

● Eliminar Documento:
Permite borrar el Documento.

● Compartir:
Proporciona un enlace, para que lo pueda compartir con otros usuarios del
Repositorio y que acceden directamente al Documento sin tener que navegar por
todas las carpetas involucradas.

● Propiedades:
Visualiza la información de las propiedades del Documento: ​Nombre, Título,
Descripción, Autor, Etiquetas, Tipo MIME, Tamaño. Creador, Fecha de Creación,
Modificador, Fecha de Modificación.​ Desde aquí también se podrá acceder a la

pantalla de Edición de Propiedades mediante el ícono .

● Histórico de Versiones:
Visualiza todas las versiones (cargas) que ha tenido sobre el Documento,
especificando ​Número de la Versión, Usuario, Fecha, Comentarios​.

● Cargar Nueva Versión:

Cuando un Documento debería ser reemplazado por una nueva versión, no es
necesario ​Borrar ​al Documento existente y ​Cargar otro., pues se puede cargar una
nueva versión directamente, lo que además ayuda a tener un control histórico de las
versiones (cambios) que se han realizado.
Al utilizar esta opción se presentará la ventana para Seleccionar el archivo a cargar.
Además se puede escoger si los cambios son menores o mayores y se calculará

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automáticamente el número de versión. Finalmente, se puede colocar un

comentario especificando el motivo de la nueva versión.

Figura 17. Ventana para cargar nueva versión.

Figura 18. Ventana para cargar nueva versión luego de seleccionar el archivo.

Como se aprecia en la Figura 17, automáticamente muestra que la versión debe de

ser 2.5 si se trata de “​cambios menores”​ y en caso de ser “​cambios mayores​” la
versión deberá ser 3.0.

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En la Figura 18 se puede ver que luego de seleccionar el nuevo archivo para cargar
informa las propiedades del Archivo actual y las propiedades del archivo que se
quiere cargar, así puede asegurarse de que se ha seleccionado el archivo correcto.

Búsqueda de contenido
La barra de búsqueda permite encontrar archivos, personas y demás Documentación
existente en el repositorio.

Búsquedas Básicas
Al realizar la búsqueda ingresando el texto directamente en el cuadro con la leyenda
“​Buscar ficheros, personas, siti​”, se conoce como ​Búsqueda Básica.​

Figura 19. Barra para realizar Búsquedas.

En este tipo de búsqueda está preestablecido que busque en “​Repositorio”​ , pero al obtener
los resultados se puede cambiar a “​Todos los sitios​”, como se ve en la Figura 20.

Figura 20. Búsqueda en “​Todos los sitios​” o en “​Repositorio​”.

Al momento de realizar una Búsquedas Básica, se pueden utilizar etiquetas especiales para
obtener mejores resultados. A continuación algunos ejemplos:

Se desea buscar: Texto a ingresar:

palabra: ​manuales manuales

frase exacta: ​Universidad de Cuenca “Universidad de Cuenca”

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las palabras ​Civil, Eléctrica y​ ​ Sistemas e​ n una

Civil AND Eléctrica AND Sistemas
sola búsqueda

las palabras ​Civil, Eléctrica o Sistemas​ en una

Civil OR Eléctrica OR Sistemas
sola búsqueda

la palabra ​manuales e​ n los títulos title:manuales

la palabra ​manuales e​ n el nombre name:manuales

la palabra ​manuales e​ n el contenido TEXT:manuales

la palabra ​manuales e​ n la descripción description:manuales

modified:2019-09-11
una fecha en la fecha de modificación
modified:today

created:2019-09-11
una fecha en la fecha de creación
created:today

Búsquedas Avanzadas
Al ingresar en la opción ​Búsqueda avanzada​, se visualizará la ventana con los parámetros
para realizar la búsqueda, como se ve en la Figura 21.

Figura 21. Búsqueda avanzada.

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En este tipo de búsqueda está preestablecido que busque en “​Todos los sitios”​ , pero al
obtener los resultados se puede cambiar a “​Repositorio​”, como se aprecia en la Figura 20.

Resultados de la Búsqueda
Bien si se utiliza la ​Búsqueda Básica o la ​Búsqueda Avanzada​, se visualizarán los resultados
como se muestra en la Figura 22.

Figura 22. Resultados de una búsqueda.

En la parte derecha se listaran todos los Documentos encontrados, y en la parte izquierda se

listan los diferentes Filtros que se pueden aplicar sobre la búsqueda, de acuerdo a los
parámetros que coinciden, pudiendo ser estos filtros los siguientes:
● Creador: Usuario que creó o cargó el archivo. Lista los nombres de los usuario
encontrados.

● Tipo de Fichero: ​El tipo de archivo, por ejemplo: pdf, xlsx, docx.

● Creado: ​La fecha de creación, no se especifican fechas pues se agrupa por rangos
dependiendo de los resultados encontrados, por ejemplo: ​“Hoy, Esta semana, Este
mes, En los últimos 6 meses, Este año”​.

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● Tamaño: El tamaño en bytes del archivo. Se agrupan por rango dependiendo de los
resultados encontrados, por ejemplo: “​10 a 100KB, 100KB a 1MB, 1 a 16MB, 16 a
128 MB​”.

● Modificador: Usuario que realizó la última edición, o carga de versión de un archivo.

Al igual que Creador, listas los nombres de los usuarios encontrados.

● Modificado: la fecha de la última edición o carga de versión de un archivo. Al igual

que Creado, lista rangos dependiendo de los resultados encontrados.

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Lista de Referencias

Manual práctico de Alfresco Share (Colabora). (2019). Recuperado 2 October 2019, de

https://colabora.uca.es/doc/manualAlfrescoShare.pdf

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