PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE N°13

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 122901
 Nombre del Proyecto: Estructuración de un Sistema de Gestión Documental integral,
que permita el adecuado manejo de la información para unidades productivas del Norte
Antioqueño teniendo en cuenta las necesidades de la organización y la legislación
 vigente.
 Fase del Proyecto: Planear
 Actividad de Proyecto: Interpretar la legislación vigente y las políticas de
organizacionales para el desarrollo de la función archivística dentro de las entidades
 públicas y privadas
 Competencia: Atención y servicio de información al usuario.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 05 Preservar y conservar de manera preventiva
los documentos de archivo de acuerdo con normativa.

06 Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con lo establecido en

las tablas de retención documental y cronograma organizacional.

 Duración de la Guía: 96 horas

2. PRESENTACIÓN

Estimados aprendices, esta guía de aprendizaje les permitirá adquirir los conocimientos
correspondientes a las transferencias documentales y a la preservación de documentos, las
cuales son actividades propias y obligatorias de las unidades productoras de documentación
dentro de las entidades; su actitud, disposición, colaboración, responsabilidad y pertinencia en
esta etapa de su proceso de aprendizaje le dará la oportunidad de formarse para lograr ser un
trabajador con formación profesional integral.

Estimado Aprendiz, está usted cordialmente invitado a hacer parte de este proceso pedagógico
para enriquecer sus conocimientos y desarrollar habilidades en las temáticas presentadas.

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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividad de reflexión inicial

3.1.1. Foro preservar y transferir 1: Por medio de la Técnica didáctica activa (TDA) Método de
Preguntas, cada aprendiz de manera individual debe darles respuesta a los siguientes
interrogantes:

 ¿según tus conocimientos que consideras que es una transferencia?

 Definida la respuesta anterior, ahora defina que con sus propias palabras ¿qué es
una transferencia documental? 
 ¿Consideras que es importante para una entidad la aplicación de transferencias
documentales? Argumenta tu respuesta 

Para participar de esta actividad de reflexión inicial se ha habilitado un foro temático; para hacer
su aporte deberá ingresar con su respectivo usuario y contraseña al espacio virtual de aprendizaje
en “Territorium Life”, a través de Sofia Plus http://senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ (opción LMS)
o en la dirección https://sena.territorio.la/ con su respectivo usuario y contraseña. Una vez allí
deberán dar clic en la parte izquierda, sección “foros”, buscar el foro denominado “preservar y
transferir” e ingresar a participar de él.

Recuerde que podrá evidenciar la participación de todos los compañeros e igualmente

responder, retroalimentar o aportar sobre sus opiniones.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma LMS Territorium

Materiales: Conocimientos previos
Fecha de inicio: 29/03/2021 Fecha de finalización: 31/03/2021

3.1.2 Foro temático 2: Por medios de la Técnica didáctica activa (TDA) Panel de Discusión; cada
aprendiz debe visualizar las imágenes que se encuentran en la carpeta Material de apoyo de la
guía N°13, carpeta Imágenes reflexión; el instructor también las proyectará en la sección, una vez
visualizadas, de forma individual cada aprendiz debe responder los siguientes interrogantes:

 ¿Qué logras apreciar de las imágenes?

 ¿Por qué crees que los documentos y fotografías que se visualizan en las imágenes se
encuentran en ese estado de deterioro? 
 ¿Consideras que es importante darles una buena conservación y cuidado a los
documentos?

Para participar de esta actividad de reflexión inicial se ha habilitado un foro temático; para hacer
su aporte deberá ingresar con su respectivo usuario y contraseña al espacio virtual de aprendizaje
en “Territorium Life”, a través de Sofia Plus http://senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ (opción LMS)
o en la dirección https://sena.territorio.la/ con su respectivo usuario y contraseña. Una vez allí
deberán dar clic en la parte izquierda, sección “foros”, buscar el foro denominado “preservar y
transferir foro temático 2” e ingresar a participar de él.
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 Recuerde que podrá evidenciar la participación de todos los compañeros e igualmente
responder, retroalimentar o aportar sobre sus opiniones.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma LMS Territorium

Materiales: Conocimientos previos
Fecha de inicio: 29/03/2021 Fecha de finalización: 31/03/2021

3.2. Actividad de contextualización

3.2.1 Descripción de la Actividad 1: Con el fin de contextualizarse en cuanto a los términos de

Preservación y Conservación Documental, y por medio de la Técnica Didáctica Activa (TDA)
Juego, los aprendices deben dirigirse a la carpeta Material de apoyo de la GFPI-F-019-Guía-No13
–transferir y preservar, donde el aprendiz encontrará un documento llamado “Términos y
Definiciones”.

Cada aprendiz sin ayuda de internet, con sus conocimientos previos y con una línea, deberá
relacionar los términos con las definiciones.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma LMS Territorium

Materiales: documento de apareamiento
Fecha de inicio: 05/04/2021 Fecha de finalización: 06/04/2021

3.2.2 Descripción de la Actividad 2: Con el fin de contextualizarse en cuanto a los términos de

las transferencias documentales, y por medio de la Técnica Didáctica Activa (TDA) Juego, los
aprendices deben diligenciar una sopa de letras. La sopa de letra se encuentra en la carpeta
Material de apoyo y también será distribuida por el instructor de forma digital. Indicaciones para
diligenciar la sopa de letras: Cada término y/o palabra que encuentren en la sopa de letras debe
ser subrayada con un color diferente y posteriormente indicarla en forma de listado en un costado
de la sopa de letra; será un total de 13 términos.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma LMS Territorium

Materiales: Sopa de letras
Fecha de inicio: 05/04/2021 Fecha de finalización: 06/04/2021

3.3. Actividad de apropiación del conocimiento

3.3.1 Actividad Cognitiva: Identificar, adquirir y comprender por medio de la Técnica Didáctica
Activa (TDA) consulta, los conceptos referentes al proceso de preservación y transferencias
documentales. Los aprendices en grupos colaborativos, deben darle respuesta a las siguientes
preguntas y posteriormente elaborar un trabajo escrito.

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 1. ¿Qué son las Transferencias Documentales?

2. ¿Cuáles son los valores primarios de los documentos?

3. ¿Cuáles son los valores secundarios de los documentos?

4. ¿Qué es Transferencia Primaria?

5. ¿Qué es Transferencia Secundaria?

6. ¿Qué es Ciclo Vital de los Documentos?

7. ¿Cuáles son los pasos para la preparación y realización de la transferencia primaria?

8. ¿Cuáles son los beneficios de las transferencias?

9. ¿Cómo se involucra las Tablas de Retención Documental en las Transferencias

Documentales?

● Cada grupo de aprendices debe realizar una consulta en internet y darle respuesta a todas las
preguntas, pero deben percatarse de que esas fuentes sean confiables.

● Cada grupo de aprendices debe citar las fuentes bibliográficas y de webgrafía de la cuales
tomaron la información para realizar la actividad.

 Para realizar la consulta se recomienda hacer uso de la biblioteca virtual del SENA.

Para cargar la evidencia de esta actividad; deberán ingresar con su respectivo usuario y
contraseña al espacio virtual de aprendizaje en “Territorium Life”, a través de Sofia Plus
http://senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ (opción LMS) o en la dirección https://sena.territorio.la/
con su respectivo usuario y contraseña. Una vez allí deberán dar clic en la parte izquierda,
sección “evidencias”, buscar la evidencia denominada “Actividad de apropiación del
conocimiento” y cargar en un documento de Word la consulta realizada.

Nota: Además de consultar en repositorios bibliográficos, la principal fuente de consulta debe

ser la biblioteca virtual del SENA.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma LMS Territorium

Materiales: Normatividad
Fecha de inicio: 07/04/2021 Fecha de finalización: 12/04/2021

3.4. Actividad de Transferencia del conocimiento

3.4.1 Identificando deterioros y los factores que lo causan en mis documentos: Por medio de la
TDA (Técnica Didáctica Activa) Demostraciones y de forma individual, cada aprendiz debe:

1. Recolectar mínimo tres tipos de documentos (documento, fotografías, libros, etc.) ya sean
personales, prestados o conseguidos en algún lugar, pero que estos muestren algunos de
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 los signos de deterioros anteriormente expuestos. 

2. Una vez cuenten con los tres documentos, cada aprendiz debe identificar el tipo de
deterioro que los documentos presentan, en cuanto a sus factores internos y externos, ya
sean Ambientales, Químicos, Físicos, Antropogénicos.

3. Luego de haber identificados los factores, cada aprendiz de forma individual debe
presentar o exponer a sus compañeros sus tres documentos y los factores de deterioro
que presentan y recomendaciones posibles de medidas de conservación y preservación.
 
4. Cada aprendiz debe elaborar un informe escrito sobre sus documentos, sus deterioros y
las posibles recomendaciones para su adecuada conservación. 

Para cargar la evidencia de esta actividad; deberán ingresar con su respectivo usuario y
contraseña al espacio virtual de aprendizaje en “Territorium Life”, a través de Sofia Plus
http://senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ (opción LMS) o en la dirección https://sena.territorio.la/
con su respectivo usuario y contraseña. Una vez allí deberán dar clic en la parte izquierda, sección
“evidencias”, buscar la evidencia denominada “Evidencia de transferencia 3.4.1” y cargar la
evidencia en el espacio habilitado.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma LMS Territorium

Materiales: Documentos afectados por biodeterioro
Fecha de inicio: 12/04/2021 Fecha de finalización: 14/04/2021

3.4.2 Procedimiento Transferencia Documental Primaria: Por medio de la Técnica Didáctica

Activa (TDA) simulación, y en grupos colaborativos, los aprendices deben elaborar un
procedimiento para las transferencias documentales primarias de una empresa ficticia.

En el Procedimiento se debe evidenciar los siguientes campos:

● Portada

● Objetivo del Procedimiento

● Alcance

● Definiciones y/o Glosario

● Generalidades de las transferencias

⮚ Paso a paso para la preparación de la transferencia primaria

⮚ Beneficios y requerimientos de las transferencias

● Referencia bibliográfica

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma LMS Territorium

Materiales: Guía para la organización de archivos y transferencias documentales
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Fecha de inicio: 14/04/2021 Fecha de finalización: 20/04/2021

4. Actividades de evaluación

Finalmente, de forma individual cada aprendiz deberá realizar la evidencia de conocimiento,

ubicada en el espacio de herramientas (evaluaciones), de acuerdo con la plataforma
“TERRITORIUM”, la evidencia de conocimiento es una prueba tipo falso o verdadero, que consta
de 5 preguntas y con 1 opción para seleccionar la correcta. La prueba se denomina “Actividades
de evaluación Guía N°13 “Preservar y transferir” tienen 2 intentos y 30 minutos para dar
respuesta.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma LMS Territorium

Materiales: Material de apoyo de esta guía
Duración: 18/04/2021 al 20/04/2021

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

Aprendizaje de Evaluación
Evidencias de  Identifica y comprende -Quiz en plataforma
Conocimiento: conceptos de Territorium
Transferencias
Documentales Primarias y
Evidencias de preservación documental. Lista de chequeo de
Desempeño trabajo escrito.

Evidencias de Producto:  Coherencia de la información - Lista de Verificación del

consultada. producto Procedimiento
Transferencia Documental
Primaria

 Elabora el procedimiento
para las transferencias
primarias de acuerdo con lo
exigido por el instructor.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Transferencias documentales: es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes

y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de
permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de
los documentos.

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Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden
técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo,
evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación –
restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del
patrimonio documental.

Conservación – Restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes

documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia.
Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o química se encuentra en
riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los daños producidos por agentes
internos y externos, sean estas acciones provisionales de protección para detener o prevenir
daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en
condiciones óptimas.

Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas

que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el
acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los
mismos por el tiempo que se considere necesario.

Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio
y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento
electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias,

procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de
archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales,
tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente
del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad,
integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento
de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en
cualquier etapa de su ciclo vital.

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 6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Fuente: http://biblioteca.sena.edu.co/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor
(es) ERIKA TATIANA
CUESTA MOSQUERA Instructor SENA - CTGI 24 de febrero de 2021

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor
(es)

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