PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE N° 10


 Denominación del Programa de Formación: Gestión Documental
 Código del Programa de Formación: 122901
 Nombre del Proyecto: Estructuración de un Sistema de Gestión Documental integral, que
permita el adecuado manejo de la información para unidades productivas del Norte
Antioqueño teniendo en cuenta las necesidades de la organización y la legislación vigente.
 Fase del Proyecto: Hacer
 Actividad de Proyecto: Realizar un diagnóstico Integral de Archivo bajo la metología del
Archivo Genera de la Nación; diseñando e implementando herramientas de vigilancia
tecnológica dentro de su proceso de aprendizaje e investigación.
 Competencia: Organización de Archivos de Gestión
 Resultados: 01 Reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades
administrativas de acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la
organización.
 02 clasificar los documentos de archivo en soporte físico y electrónico teniendo en cuenta
las tablas de retención documental, el principio de procedencia y las normas de seguridad
y salud en el trabajo.
 Duración de la Guía: 96 horas

2. PRESENTACIÓN

La clasificación documental es la operación archivística que consiste en el establecimiento de las

categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso
de organización tendiente a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los
documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.

Los invito de manera cordial, a realizar su participación de manera activa sobre cada uno de los
temas propuestos en esta guía, para ir avanzando de manera positiva en el proceso de formación
en el Tecnologo en Gestión Documental.

Reciban ustedes una calurosa bienvenida.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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3.1. actividad de reflexión:

3.1.1. FORO: Estimado aprendiz, en esta guía de aprendizaje, usted ingresará a la plataforma
virtual LMS SENA “Territorium Live” a través de la dirección web https://sena.territorio.la/init.php
con su respectivo usuario y contraseña. Allí en la opción “FOROS” - “FORO CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL”, creó una secuencia donde debe dar respuesta a los siguientes interrogantes:
¿Qué se entiende por agrupaciones documentales? ¿Cuál es la función que cumple la
clasificación en el proceso de organización documental? Argumente su respuesta, se debe
retroalimentar el aporte de un compañero.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma Territorium Live.

Materiales: Acuerdo 027 del 2006 AGN
Fecha de inicio: 02/12/2020 Fecha de finalización: 30 /01/ 2021

3.2 Actividad de Contextualización e Identificación de Conocimientos Necesarios Para el

Aprendizaje

3.2.1. Clasificación y agrupación: Estimado aprendiz, El instructor mediante la Tecnica

Didactica Activa (TDA) Conversatorio, realizará una introducción acerca de la clasificación, en la
que se podrá observar el establecimiento de las agrupaciones documentales diferenciadas.

Para complementar la intervención del Instructor, en el siguiente link se ampliará la temática

tratada.

Clasificación documental

Una vez finalizada la intervención del instructor usted berera realizar una lluvia de ideas donde
plasmará el conocimiento obtenido durante la intervención del instructor.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma Territorium Live.

Materiales: Acuerdo 027 del 2006 AGN
Fecha de inicio: 02/12/2020 Fecha de finalización: 30 /01/ 2021

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN Y ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA

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3.3 Actividad de Apropiación

3.3.1: Interiorizando conceptos: Etimado aprendiz, en grupos colaborativos y por medio de la

Tecnica Didactica Activa (TDA) lectura, usted:

1. En la plataforma en material de apoyo estarán disponibles dos documentos, a cada

grupo colaborativo se le asignara un texto para su posterior lectura. Una vez leído
dicho material se procederá con la elaboración de un mapa conceptual o cuadro
sinóptico para dar a conocer ante los demás aprendices el contenido del texto.

2. De manera individual el aprendiz desarrollara un taller llamado estudio de caso

conformación de Fondo, sección, subsección, series y subseries documentales,
además de la estructuración del manual de funciones y organigrama.

3. En la carpeta de material de apoyo en la plataforma LMS SENA “Territorium Live”

encontraran un documento que deben complementar conforme corresponda, ya
sea con el nombre de fondo, sección, serie, subserie o unidad documental.
.

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma Territorium Live.

Materiales: Acuerdo 027 del 2006 AGN
Fecha de inicio: 02/12/2020 Fecha de finalización: 30 /01/ 2021

3.4 Actividad de Transferencia

3.4.1 Elaboración de Cuadro de Clasificación Documental: De forma individual cada aprendiz,

haciendo uso de la Técnica Didactica Activa (TDA) Elaboración y tomando como referencia el
formato de cuadro de Clasificación Documental - CCD que se encuentra en la carpeta material de
apoyo en la fase hacer en la misma ruta impartida por la instructora en el anuncio y actividades
pasadas a esta guía, y con los datos obtenidos en el estudio de caso procederá a elaborar un
Cuadro de Clasificación Documental que refleje la jerarquización documental del fondo en
cuestión.

Luego remitase al espacio dispuesto en la plataforma “Territorium Live” Actividad de transferencia

de conocimiento guía N°1 y realice el envío de la actividad.
Para consultar material bibliográfico adicional puede remitirse a
wwww.bibliotecavirtual.sena.edu.co

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Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma Territorium Live.
Materiales: Acuerdo 027 del 2006 AGN
Fecha de inicio: 02/12/2020 Fecha de finalización: 30 /01/ 2021

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

4.1.1. Prueba en línea: De forma individual cada aprendiz realiza la evidencia de conocimiento,
ubicada en el espacio evaluaciones, de la plataforma “Terrotorium Live”, la prueba es tipo falso o
verdadero, con única respuesta, consta de 5 preguntas y 20 minutos de tiempo para su
respuesta . La prueba se denomina “ Actividades de Evaluación, Guía de Aprendizaje N°10”

Ambiente Requerido: Ambiente con conectividad, Plataforma Territorin Live.

Materiales: Integral.
Fecha de inicio: 02/12/2020 Fecha de finalización: 30 /01/ 2021

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento Prueba de Conocimiento en

: Manejo del contenido linea
desarrollado en la guía de
aprendizaje.

Evidencias de Desempeño Lista de Verificación del

Reflejo de la estructuración producto: Trabajo final cuadro
grafica de la organización de clasificación documental.
documental.
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 Evidencias de Producto:

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También
se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión,
la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación.

ASUNTO: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se

identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CÓDIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras
de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.

COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el
proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término
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“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales”
señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin

de conocer la información que contienen.

COPIA: Reproducción exacta de un documento.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación

producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

SECCIÓN: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también
“depuración” y “expurgo”.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre
otros.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad

de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, Apuntes para la organización de archivo

general del municipio. Recuperado el 22 de abril de 2019 de:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publica
cionees/PrincipMunicipio.pdf

CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, acuerdo

027 de 2006. Recuperado el 22 de abril de 2019 de:
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/

Godoy De Lozano, Julia, and López Avila, María Imelda. Cartilla De Clasificación Documental.
Bogotá: Archivo General De La Nación, 2001. Print.

Biblioteca virtual: www.bibliotecavirtual.sena.edu.co

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Erika Tatiana Cuesta M. Instructora CGTI 30/11/2020

(es)

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor
(es)

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