Manual Inventario de Refacciones

inventario de
refacciones
versión 2
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Contenido
LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO ............................................................. 1

INICIAR EL PROGRAMA ................................................................................................... 2
Selección de la Base de Datos ..................................................................................... 2
¿QUE HAY EN LA PANTALLA? ......................................................................................... 4
Menú Principal .............................................................................................................. 4
Barra de Menú .............................................................................................................. 6
Barra de Herramientas.................................................................................................. 7
Barra de Estado ............................................................................................................ 9
Barra de Desplazamiento ............................................................................................. 9
Salir del Programa ...................................................................................................... 10
CURSO EN VIDEOS........................................................................................................ 11
¿Cómo correr el curso en videos?.............................................................................. 11
Operando el curso en videos...................................................................................... 12
LECCION 2 - CATALOGOS .............................................................................. 15
CATALOGO DE PRODUCTOS........................................................................................ 16
Agregar ....................................................................................................................... 16
Combos de selección ................................................................................................. 19
Asociar imágenes ....................................................................................................... 20
Fijar datos para captura continua ............................................................................... 22
Modificar ..................................................................................................................... 24
Eliminar....................................................................................................................... 24
Consulta...................................................................................................................... 25
ORDENAR....................................................................................................................... 27
BUSCAR ......................................................................................................................... 28
FILTRO............................................................................................................................ 30
Generar filtro ............................................................................................................... 30
Activar / Desactivar filtro ............................................................................................. 31
IMPRESION .................................................................................................................... 33
Nombre de la compañía y logotipo ............................................................................ 33
II
Opciones de impresión ...............................................................................................33

CATALOGO DE PROVEEDORES ....................................................................................36
CATALOGOS AUXILIARES ..............................................................................................40
LECCION 3 - MULTIALMACENES ................................................................... 41
ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES ..........................................................................42
ALTA DE NUEVOS ALMACENES ....................................................................................45
ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS ALMACENES ....................................................46
LECCION 4 - INVENTARIO .............................................................................. 49
MOVIMIENTOS AL ALMACEN.........................................................................................50
Movimiento de Inventario inicial ..................................................................................51
Movimientos de Entrada..............................................................................................54
Movimientos de Salida ................................................................................................60
Movimiento por Inventario Físico.................................................................................61
EXISTENCIAS Y VALUACION..........................................................................................64
Comparar contra otro método de costeo....................................................................66
KARDEX...........................................................................................................................68
MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS Y LOCALIZACION .......................................................69
Importe máximo, óptimo y mínimo..............................................................................71
Modificación Avanzada ...............................................................................................71
CIERRE............................................................................................................................73
HISTORIAL DE MOVIMIENTOS .......................................................................................74
Historial de Movimientos en el período .......................................................................74
Historial de Movimientos en períodos anteriores ........................................................74
LECCION 5 - COMPRAS.................................................................................. 77
ABASTECIMIENTO ..........................................................................................................78
PROVEEDORES POR PRODUCTO .................................................................................80
ORGANIZADOR DE COMPRAS.......................................................................................83
ORDENES DE COMPRA .................................................................................................86
Orden de Compra Manual...........................................................................................86
Orden de Compra Automática ....................................................................................88
PRODUCTOS EN PEDIDO ..............................................................................................91
HISTORIAL DE COMPRAS ..............................................................................................92
Historial de Ordenes de Compra en el período...........................................................92
Historial de Ordenes de Compra en períodos anteriores............................................92
LECCION 6 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS ......... 95
BASES DE DATOS ..........................................................................................................96
Alta de Bases de Datos ...............................................................................................97
Acceso a una base de datos ya existente .................................................................100
SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS .....................................................................103
Alta de Usuarios ........................................................................................................104
Grupos de Permisos..................................................................................................105
Alta de Administradores ............................................................................................107
III
Bitácora de Transacciones ....................................................................................... 109

UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS ................................................................... 111
Compactar y Revisar la base de datos ..................................................................... 111
Depuración de Datos Históricos ............................................................................... 112
Respaldar y Restaurar la Base de Datos .................................................................. 113
APENDICE A - IMPORTAR DATOS................................................................ 117
APENDICE B - CONEXION CON OTROS PROGRAMAS............................... 123

CONEXION CON EL PROGRAMA MP VERSION 8.0.................................................... 124
CONEXION O LIGA CON UN INVENTARIO EXTERNO ................................................ 128
IV
LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO
Lección 1
Acerca del entorno
♦ Iniciar el programa
Selección de la Base de Datos
♦ ¿Qué hay en la pantalla?

Menú Principal
Barra de Menú
Barra de Herramientas
Barra de Estado
Barra de Desplazamiento
Salir del Programa
♦ Curso en videos
¿Cómo correr el curso en videos?
Operando el curso en videos
2 Lección 1 – Acerca del Entorno
INICIAR EL PROGRAMA
Al instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows un
grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del Inventario de
Refacciones. Cada uno de los accesos directos está representado por un icono.
Para iniciar el Inventario

de Refacciones,
Refacciones haga
doble “click“ sobre este
icono.
Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DE

INSTALACIÓN.
Selección de la Base de Datos

Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario
que seleccione una base de datos.
El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar

como práctica durante la capacitación. Una vez que el usuario decida iniciar la
implementación, desde esta misma ventana podrá crear una o varias bases de
datos nuevas con todos los registros en blanco.
Lección 1 – Acerca del Entorno 3
Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la

base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos
adquiridos en cada lección.
1. Seleccione la
base de datos
Ejemplos durante
la capacitación.
2. Presione
aquí para
continuar.
3. Presionando este
botón podrá crear una
base de datos nueva con
registros en blanco para
iniciar la implementación.
Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal del
Inventario de Refacciones. Cuando el acceso a la base de datos está restringido,
antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario su
clave de acceso a la base de datos. Para mayor información sobre la forma de
restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte el
manual de instalación.
¿QUE HAY EN LA PANTALLA?

Esta lección muestra los elementos de la pantalla del Inventario de Refacciones,
como menús, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de esta lección
es que el usuario conozca las partes básicas de la pantalla del Inventario y aprenda
a navegar por el programa, accesando los diferentes módulos y sus opciones.
Barra de Menú
Encabezado de la Ventana
de Información
Encabezado
de columna
Menú Principal
Ventana de Información
Barra de Estado Barra de

Desplazamiento
Menú Principal
El Menú Principal localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla
está estructurado en 4 módulos básicos:
Catálogos Es el módulo donde el usuario registra en el catálogo todos sus

productos y forma además el catálogo de los proveedores que
suministran dichos productos.
Inventario Es el módulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del

inventario, como movimientos de entradas y salidas, consultas de
existencias y movimientos, valuación del inventario, etc.
Compras Es el módulo que permite calcular los materiales que deben

abastecerse al almacén, organizar la compra de productos por
proveedor y generar las órdenes de compra.
Cierres Es el módulo donde el usuario podrá consultar los archivos

históricos de todos los movimientos de cierres anteriores, así
como archivos históricos de compras realizadas en cierres
anteriores, etc.
Seleccione un módulo
en el Menú Principal
para presentar sus
diferentes opciones.
El acceso a cada uno de estos cuatro módulos se efectúa seleccionando con el

apuntador del “mouse” el módulo correspondiente. Presione el botón izquierdo del
“mouse” para hacer la selección.
Al seleccionar un módulo el programa despliega las opciones disponibles dentro

de cada modulo. Las opciones de cada módulo están representadas por un icono.
Hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de un módulo del

Menú Principal el programa presenta la Ventana de Información con la información
disponible y una barra con el encabezado de la Ventana de Información mostrando
al usuario donde se encuentra ubicado. También aparece en ese momento la Barra
de Herramientas para acceso rápido a los comandos propios de la opción
seleccionada.
Barra de Menú
Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Menú.
Los comandos y opciones disponibles varían de un módulo a otro. Al seleccionar
una opción de la Barra de Menú, el programa abre una ventana con los comandos
o herramientas correspondientes.
Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto

quiere decir que el comando no está disponible o no es compatible con las
condiciones o selección prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar >
Activar/Desactivar filtro aparece desactivado si el usuario aún no ha definido una
condición de filtro.
Desde la Barra de Menú el usuario puede configurar el programa y quitar por

ejemplo el Menú Principal para aumentar el área de visualización de la Pantalla de
Información, presionando Ver > Barra de Menú Principal en la Barra de Menú. El
Menú Principal desaparece. Repita el proceso para presentar nuevamente el Menú
Principal.
Al quitar el Menú Principal el acceso a los diferentes módulos y sus opciones

puede hacerse a través de la Barra de Menú presionando Menú Principal.
Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activados

utilizando la combinación de teclas <Alt + letra subrayada>, ej. <Alt + H> si se
desea ejecutar el comando Herramientas que aparece en la Barra de Menú.
La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso más frecuente, mismos
que están representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un
acceso rápido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Menú.
Nota. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuario

selecciona una opción de los módulos del Menú Principal.
Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta,

aparece una pequeña ventana comúnmente llamada “tooltip” con una breve
descripción de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que se
presiona el botón izquierdo del “mouse”.
A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos

disponibles en las diferentes opciones de los módulos del Menú Principal, sin
embargo, a continuación presentamos los comandos más frecuentes que
podemos encontrar en la Barra de Herramientas con la intención de que el usuario
comience a familiarizarse con ellos.
Agregar Agrega un registro nuevo a la lista
Modificar Permite modificar los datos de un

registro
Eliminar Permite eliminar un registro de la lista
Consultar Permite consultar la información del

registro seleccionado
Imprimir Imprime la información mostrada en
pantalla
Buscar Localiza él o los registros que
contengan una palabra o frase
determinada
Generar Filtro Permite establecer una condición de
filtro para desplegar sólo los registros
que reúnan ciertas condiciones
Activar/Desactivar Activa o desactiva la condición de
filtro filtro establecida por el usuario
Ver imagen Presenta la imagen asociada al

registro seleccionado
Barra de Estado
Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y muestra información
acerca de la base de datos que se está accesando, así como el nombre del
usuario. Presionando doble “click” con el apuntador del “mouse” sobre el nombre
de la base de datos o usuario podrá cambiar de base de datos o usuario
respectivamente.
Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de información,

presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Menú.
Barra de Desplazamiento
Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la
pantalla de información.
Salir del Programa

Para salir del programa presione Menú Principal > Salir en la Barra de Menú o
presione simultáneamente las teclas Control+X.
CURSO EN VIDEOS
El Inventario de Refacciones incluye un curso en videos complementario a este
manual.
Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientos
necesarios para llevar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo que
el video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las
acciones que se van ejecutando.
Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrando

directamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que este
curso en videos constituye la forma más fácil y práctica de aprender a usar un
programa.
¿Cómo correr el curso en videos?

Existen dos formas de correr el curso en videos:
• Desde el programa
• Desde el administrador de programas.
Para correr el curso en videos desde el Inventario, presione Ayuda > Curso en
video desde la Barra de Menú.
Al correr el curso en videos desde el Inventario es posible pasar del Inventario al

curso y del curso al Inventario para practicar cada lección.
Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el

icono correspondiente en la carpeta donde se instaló el Inventario.
Seleccione Curso
Inventario desde el
administrador de
programas
Operando el curso en videos

Al entrar al curso en videos aparece en pantalla un menú con las diferentes
lecciones. Se recomienda estudiar cada lección en orden y afianzar los
conocimientos adquiridos practicando en el programa antes de pasar a la siguiente
lección. Para ello recomendamos utilizar la base de datos de ejemplos incluida con
el programa.
1. Posicione el cursor del

"mouse" sobre un tema y
aparecerá del lado
derecho la explicación
del tema seleccionado
2. Presione alguno de los

botones que aparecen del
lado izquierdo para ver el
video correspondiente
Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos

simulando la operación real del programa.
Aparece también un control que permite al usuario detener el video, avanzar, etc.,
similar al control de una cámara de video.
Barra de
avance Cerrar y
Detener y/o
correr video terminar el
video
Regresar al
inicio del video Avance rápido
LECCION 2 - CATALOGOS
Lección 2
Catálogos
♦ Catálogo de productos
Agregar
Combos de selección
Asociar imágenes
Fijar datos para captura continua
Modificar
Eliminar
Consulta
♦ Ordenar
♦ Buscar
♦ Filtro
Generar filtro
Activar / Desactivar filtro
♦ Impresión
Nombre de la compañía
Opciones
Otros reportes relacionados
♦ Catálogo de proveedores
♦ Catálogos auxiliares
16 Lección 2 – Catálogos
CATALOGO DE PRODUCTOS
Agregar
El primer paso para la implementación del Programa de Inventario de Refacciones
ver. 2.0 consiste en formar un catálogo donde se registran los productos en el
Inventario.
1. Seleccione el
módulo Catálogos
4. Presione aquí
para agregar un
producto nuevo
2. Seleccione la
opción Catálogo de
Productos
3. Aparece la lista
de productos
Al registrar un producto, el usuario captura los siguientes campos:
[1] No. de Parte *

[2] Descripción *
[3] Unidad *
[4] Clasificación
[5] Especificaciones
[6] Tiempo de procuramiento (en días)
[7] Imagen asociada al producto
[8] Almacenes en los que debe existir el producto(Multialmacenes)
[9] Equivalencia de Marcas
Los campos marcados con (*) son indispensables para registrar un producto en el
Catálogo.
Lección 2 – Catálogos 17
El campo [1] No. de Parte permite registrar la clave, código o número con el que se
identifica al producto internamente en la empresa. Puede estar formado por
números, letras o una combinación de ambos.
El campo [2] Descripción permite registrar el nombre del producto y algunas

características que ayuden a diferenciarlo de otro similar.
El campo [3] Unidad se utiliza para indicar la forma en que es medido o la unidad
mínima de salida del producto (ej. pza, jgo, kg, lt, etc.).
Al momento de efectuar la compra, el programa permitirá escoger entre diferentes

presentaciones ( ej. tambo, cubeta, galón, caja, etc.), sin embargo, la unidad se
refiere a la unidad mínima con la que el producto es utilizado o retirado del
almacén para llevar a cabo un mantenimiento determinado.
El campo [4] Clasificación permite registrar agrupaciones o familias de productos.

En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los productos en base a
sus características, lo que permite realizar consultas con mayor rapidez y la
posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej. Ferretería,
Automotriz, Lubricantes, etc.)
El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede

registrar una descripción larga del producto o información adicional como por ej.
sus dimensiones, material de fabricación, cuidados que se deben tener para su
almacenamiento, etc..
El campo [6] Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado que

transcurre (en días) desde que el producto es solicitado al departamento de
compras hasta que éste es entregado por el proveedor en el Almacén. Este tiempo
de procuramiento es muy útil para calcular el abastecimiento de productos
próximos a utilizar por mantenimiento, permitiendo la programación adecuada de
las compras y la posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto
“Justo a Tiempo”, manteniendo los niveles de existencias en un mínimo y sin
afectar la realización de los trabajos de mantenimiento que se tienen programados.
La Unidad y
Clasificación se
seleccionan de los
Combos de Selección
El recuadro [7] Imagen asociada permite asociar una imagen al producto como
información complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen que
muestre como es físicamente el producto.
El recuadro [8] Multialmacenes muestra los almacenes que contienen o manejan

el producto en cuestión. Por omisión el programa maneja un solo almacén
apareciendo en este caso el recuadro correspondiente desactivado. Más adelante
se verá la manera de activar la opción multi-almacenes, la forma de dar de alta
diferentes almacenes y como relacionar los productos del catálogo a cada
almacén.
El Botón [9] Equivalencia de Marcas permite registrar diferentes marcas

equivalentes y sus correspondientes números de parte del fabricante o proveedor.
Como se explicó anteriormente, el número de parte es interno de la empresa y con
esta opción se relacionan marcas y productos equivalentes de diversos fabricantes
o proveedores. Dicha información resulta de gran utilidad al momento de elaborar
una Orden de Compra, ya que el programa permitirá especificar la marca y número
de parte del fabricante en la orden de compra.
Una vez que se da de alta un producto, este se agrega al listado para formar el
Catálogo de Productos. Es conveniente recordar que para capturar este catálogo
no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado
utilizando los campos marcados con (*), los cuales son indispensables para
registrar un producto en el catálogo.
Combos de selección
El combo de selección o caja de opciones se utiliza para escoger alguna
descripción o concepto previamente registrado en los Catálogos Auxiliares.
La ventana del combo de selección se abre presionando una tecla o con el

apuntador del “mouse”.
Presione aquí para abrir la
ventana de selección o
presione una tecla
Al momento que el usuario comienza a teclear una descripción, se abre la ventana

del combo y el cursor se va posicionando alfabéticamente en la lista conforme el
usuario va tecleando. Finalmente el usuario puede utilizar las teclas de dirección
“flechas” para terminar de posicionarse sin necesidad de teclear la descripción
completa. Oprima <Enter> para aceptar la selección. También puede utilizar el
apuntador del “mouse” para hacer la selección.
Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el

usuario puede agregarlo en línea al Catálogo Auxiliar correspondiente, tecleando
su descripción y enseguida presionando la tecla de función <F2>. Así el usuario
puede agregar conceptos a los Catálogos Auxiliares sin necesidad de abandonar
lo que se está haciendo.
No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catálogos

Auxiliares directamente desde el Menú Principal seleccionando Catálogos >
Catálogos Auxiliares.
En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por omisión. En algunas

ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan esta tecla para realizar
otras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos conflictos. Si se
desea cambiar esta función a otra tecla, ejecute desde la Barra de Menú el
comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operación.
Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la
parte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser
activadas.
Los combos de selección permiten la tecla <F2> para agregar un registro nuevo a
los Catálogos Auxiliares. Los campos de tipo numérico permiten llamar a la
calculadora presionando <F4> para hacer operaciones matemáticas y registrar el
resultado.
El programa muestra las teclas

de función que pueden ser
activadas en cada campo.
Asociar imágenes
El inventario permite asociar imágenes, fotografías, tablas, planos etc., como
información complementaria del producto cuando se está agregando al catálogo.
Las imágenes deben ser archivos del tipo .BMP y .JPG..
Una cámara digital o un “Scanner” resultan muy útiles para obtener estas
imágenes.
1. Presione aquí para

asignar una imagen al
producto
Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catálogo Auxiliar de
Imágenes. Utilice la opción “Agregar” para copiar imágenes de cualquier directorio
de su computadora al Catálogo Auxiliar de Imágenes.

agregar una nueva
imagen al Catálogo
Auxiliar de Imágenes
2. Seleccione una
imagen del Catálogo
Auxiliar de Imágenes
para asignarla al
producto.
4. Oprima aquí para

buscar la imagen que
5. Teclee un nombre o desee copiar o
descripción para agregar al Catálogo de
identificar a la imagen imágenes
Un producto que ha sido registrado en el catálogo solo puede estar asociado a una
imagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera.
En el Catálogo de Productos podemos identificar a los productos que tienen una

imagen asociada y visualizar la imagen.

ver la imagen
7. Seleccione el
producto
6. Este icono indica que el

producto tiene una imagen
asociada.
Fijar datos para captura continua

Esta herramienta es de mucha utilidad cuando se quiere ingresar varios registros,
es decir, cuando se requiere capturar información en forma continua, como
registrar varios productos en el Catálogo de Productos, ya que permite que la
información registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sin
variación al dar de alta nueva información.
Para registrar un nuevo producto en el catálogo solo es necesario llenar los

campos que no fueron marcados como fijos, ya que en los demás (fijos) la
información se mantiene sin variación con respecto al registro anterior.
Si se está capturando información en forma continua, el campo que ha sido

marcado como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la
misma información que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al
siguiente campo. Si al agregar otro producto la información en este campo tiene
que cambiar, es posible capturar información directamente en él. La información
registrada se mantendrá sin variación al dar de alta otro producto hasta que se
capture información nuevamente sobre este campo.
El campo No. de Parte no está

seleccionado como fijo
El campo Clasificación 1. Oprima aquí para seleccionar los

esta seleccionado campos que desea mantener
como fijo, el color es como fijos, o para desmarcar los
igual al del fondo de la que ya no se manejarán como fijos
ventana.
2. Seleccione los campos que

desea mantener como fijos. La
información contenida en ellos no
cambiará al estar registrando
productos en forma continua
Modificar
En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la información registrada de
un producto que ha sido dado de alta en el catálogo. La modificación puede
realizarse utilizando el icono correspondiente localizado en la Barra de
Herramientas, o ejecutando el comando Editar > Modificar producto, que
aparece en la Barra de Menú.
3. Presione éste icono en la

barra de herramientas
1. Utilice la barra de
desplazamiento
para desplazar el
listado
2. Seleccione en el
catálogo el producto al
que desea realizar
alguna modificación
Eliminar
Esta opción permite al usuario eliminar productos del catálogo. Un producto sólo
puede ser dado de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salida
registrados en el período. En el caso de que existan movimientos de entrada y
salida del producto que se desee eliminar del catálogo, esto podrá llevarse a cabo
solamente después de efectuar un cierre. Mas adelante en éste manual se explica
lo relacionado con cierres contables.
2. Presione éste icono

para eliminar el producto
del catálogo.
1. Seleccione el
producto que
desea eliminar
Consulta
Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la información registrada en el
catálogo para el producto que se ha seleccionado, pero no le permite modificar
dicha información. En el manual de instalación se tratan los aspectos relacionados
con la implementación de la seguridad para el acceso a la base de datos del
Inventario, por lo que ésta herramienta será utilizada por aquellos usuarios que no
tienen permiso o derechos para modificar información capturada en los catálogos.
2. Presione éste icono en la

barra de herramientas
1. Seleccione el
producto que
desea consultar
ORDENAR
Para facilitar la búsqueda y localización de un producto dentro del catálogo, la
información contenida en éste puede ser ordenada en forma alfanumérica
considerando alguna de las siguientes columnas.
[1] No. de Parte

[3] Descripción
[5] Clasificación
Si se desea ordenar el Catálogo en función de alguno de estos campos, es

necesario colocar el apuntador del mouse en el encabezado del campo elegido y
con el botón izquierdo aceptar la selección. De esta manera el catálogo se ordena
en forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse,
el listado cambiará a orden descendente (Z-A) y así sucesivamente.
1. Coloque aquí el apuntador del

mouse y presione el botón
izquierdo para ordenar el
catálogo por Descripción
2. La flecha indica que los productos

están ordenados en forma
ascendente ( A-Z). Repita el paso 1 si
desea cambiar a orden descendente
(Z-A)
BUSCAR
Esta herramienta le permite al usuario localizar un producto en el Catálogo
tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posición relativa en que
se encuentre dicha frase.
Esta búsqueda puede realizarse en alguno de los cuatro campos o columnas que
se presentan en el catálogo:
a) No. de Parte
b) Descripción
c) Unidad
d) Clasificación
La frase o parte de la misma relacionada con alguno de los cuatro campos puede
llevarse a cabo de tres maneras:
1) Palabra en cualquier posición

2) Palabra al inicio
3) Palabra completa
3. Presione este icono en la

Barra de Herramientas para
buscar un producto
2. Seleccione el campo o
3. Teclee la frase, columna en la que desea
algunas de las buscar el producto
letras o números
relacionados con el
producto.

iniciar la búsqueda del
producto.
4. Seleccione el 5. Seleccione una de las

modo en que se dos direcciones de 7. Oprima aquí. El
efectuará la búsqueda producto localizado
búsqueda queda señalado en el
catálogo
También se puede buscar un producto en el catálogo utilizando en la barra de

menú el comando Editar > Buscar producto.
FILTRO
Generar filtro
Mediante la opción de filtro, el usuario puede limitar la lista de productos en el
Catálogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones, que pueden ser
establecidas por la combinación de los siguientes conceptos.
campo <criterio> condición
El campo se refiere a elegir una de las 4 columnas que se visualizan en la pantalla

de Catálogos de Productos (No. de Parte, Descripción, Unidad y Clasificación).
El criterio establece 6 posibilidades de selección:
sea igual a
sea igual o mayor que
sea igual o menor que
esta entre
comience por
contenga
La condición la establece el usuario basándose en letras, descripciones o

números que deben estar presentes en alguno de los campos o columnas que se
han escogido para el establecimiento del filtro.
Ejemplo de establecimiento de filtro:
No. de parte - contenga – BAL00


agregar un filtro o
seleccione de la barra
3. Defina las condiciones que
de menú el comando
deben cumplir los productos
Editar y seleccione la
en el catálogo (campo, criterio
opción Generar
Generar Filtro
y condición)
2. Oprima aquí para agregar

una nueva condición de
filtro
Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el Catálogo de Productos
presentará únicamente los productos que cumplen con estas características, lo
cual facilita la búsqueda y consulta de productos.
Al salir del programa, las condiciones de filtro desaparecerán. Si el usuario requiere

conservar estos filtros para sesiones futuras de trabajo, deberá activar esta opción
desde la Barra de Menú > Herramientas > Opciones > Usuario y marcar la
opción guardar el último filtro utilizado. Así, cada vez que el usuario establezca
un filtro, éste quedará grabado a manera que al volver a entrar al programa no será
necesario volver a establecer el filtro. Los filtros quedan grabados únicamente en la
computadora donde se generaron.
Activar / Desactivar filtro

Cuando se encuentran establecidas una o más condiciones de filtro, el catálogo
de productos presenta el listado de los productos que cumplen con estas
condiciones. Sin embargo todas estas condiciones de filtro pueden ser
desactivadas o activadas nuevamente utilizando la misma herramienta.

activar o desactivar las
condiciones de filtro
establecidas
2. En la barra de estado de
la ventana activa aparece el
mensaje que indica que el
filtro esta activo
3. Si el filtro se encuentra
activo se puede conocer
también el total de productos
que cumplen con estas
condiciones de filtro
IMPRESION
Nombre de la compañía y logotipo

En la Barra de Menúl > Herramientas > Opciones > Empresa el usuario
personaliza el Inventario registrando el nombre de su compañía, mismo que
aparecerá como encabezado en todos los reportes impresos.
El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa como el

R.F.C., domicilio, teléfonos y departamento que emite los diferentes reportes.
El logotipo de la empresa también puede ser incluido en los reportes. El logotipo

debe ser un archivo del tipo .BMP o .JPG. ( 85 pixeles de altura por 710 pixeles de
ancho máximo)
1. Registre los
datos de su
empresa.
2. Indique un
logotipo de su
empresa para
imprimirlo en los
reportes
Opciones de impresión
Una vez personalizado el inventario el usuario podrá imprimir el Catálogo de
Productos y algunos otros reportes. Al seleccionar la opción de imprimir, el
programa permite la visualización previa del reporte en pantalla, o bien, el envío
directo del reporte a la impresora. La impresión obedecerá a las condiciones de

orden y filtro establecidas previamente en el Catálogo.
1. Utilice esta herramienta para imprimir el

Catálogo, o bien, desde la Barra de Menú
seleccione Menú Principal > Imprimir
Al seleccionar la herramienta para la impresión, el programa permite visualizar el

reporte en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importante
recordar que la impresión obedecerá a las condiciones de filtro que se encuentren
establecidas siempre y cuando la condición de filtro se encuentre activada.
4. Presione
aquí para
configurar su
impresora.
2. Seleccione la
opción de impresora, o
bien, seleccione la
opción por pantalla
3. Teclee la clave
ISO 9000 si desea
que ésta sea
incluida en el reporte
Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, ésta quedará
grabada de modo que en la siguiente ocasión que se emita el reporte, ya no será
necesario indicar nuevamente la clave.
El programa de Inventarios genera dos tipos de Reportes:
• Reportes directos presentando la misma información que aparece en la Ventana

de Información. Estos reportes se obtienen directamente desde cualquier opción
del Menú Principal al presionar la herramienta de Impresión localizada en la
Barra de Herramientas.
• Reportes especiales que difieren en su contenido con la presentación típica

mostrada en la Ventana de Información. En la Barra de Menú > Reportes
podrá encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opción
del Menú Principal.
CATALOGO DE PROVEEDORES
En este módulo se forma el catálogo de empresas o personas físicas (proveedores)
que suministran productos al almacén.
1. Seleccione el 3. Presione aquí para dar

módulo Catálogos en de alta un proveedor
el Menú Principal
2. Seleccione la
opción Catálogo de
Proveedores.
Al registrar un Proveedor, el usuario captura los siguientes campos:
[1] Proveedor (*)

[2] R.F.C.
[3] Calle y No.
[4] Colonia
[5] Población
[6] Código Postal
[7] Estado
[8] País
[9] Teléfonos
[10] Fax
[11] Correo electrónico
[12] Clasificación
[13] Divisa
[14] Contacto
[15] Extensión
[16] Teléfono directo
[17] Correo electrónico
[18] Comentarios.
El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un proveedor en el

Catálogo.
El campo [1] Proveedor se utiliza para registrar el nombre de la persona o razón

social de la empresa que abastece de productos al almacén.
El campo [2] R.F.C. permite registrar el Registro Federal del Contribuyente del
proveedor de productos.
Del campo [3] al campo [11] se registra información referente a la ubicación física y
telefónica del proveedor.
El campo [12] Clasificación permite al usuario registrar agrupaciones o familias de

proveedores sobre la base de alguna característica. En algunas ocasiones resulta
de gran utilidad el agrupar los proveedores con relación a los productos que
manejan, zonas geográficas, etc. lo que permite realizar consultas con mayor
rapidez al poder ordenarlos en relación a éstas características.
El procedimiento para registrar la clasificación consiste en seleccionar de un

“combo” la clasificación correspondiente registrada previamente en el catálogo
auxiliar de clasificación de proveedores. Si al momento de seleccionar una
clasificación ésta no existiera en el catálogo auxiliar, el usuario podrá dar de alta
una clasificación nueva
tecleando el nombre de la misma y acto seguido presionando la tecla de función
<F2> .(Ver Combos de Selección).
El campo [13] divisas se refiere a las unidades monetarias que utilizan los
proveedores para la venta de sus productos. En los catálogos auxiliares se
proporciona una lista de las divisas más comunes y el usuario puede agregar
divisas nuevas a este catálogo auxiliar de divisas. El usuario también puede
actualizar el tipo de cambio correspondiente a cada divisa. Cuando generamos una
orden de compra al proveedor, ésta orden de compra se emite con la moneda
preestablecida para cada proveedor. Al ingresar la mercancía al almacén, el
programa convierte los importes a moneda nacional tomando el tipo de cambio
correspondiente.
Del campo [14] al [17] el usuario registra información referente al nombre de hasta
tres contactos, teléfono, extensión y correo electrónico de cada uno de ellos.
El campo [18] Comentarios es un campo memo donde el usuario puede registrar

cualquier información adicional relacionada con el proveedor.
Una vez que se da de alta un proveedor, éste se agrega al listado para formar el
Catálogo de Proveedores. Es conveniente recordar que para formar este catálogo
no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado
utilizando únicamente el campo Proveedor marcado con (*), el cual es
indispensable para registrar un producto en el catálogo.
Para buscar y localizar a un proveedor puede resultar muy conveniente el poder

ordenar en forma alfanumérica el Catálogo de Proveedores. En el programa de
Inventario el ordenamiento de los proveedores se puede realizar en relación con
alguna de las siguientes columnas:
a) R.F.C.
b) Proveedor (razón social o nombre de la persona física)
c) Clasificación
d) Fecha de última compra
e) Teléfonos
Recuerde que si se desea ordenar el Catálogo en función de los campos o

columnas mencionadas anteriormente, es necesario colocar el apuntador del
mouse en el campo o columna elegida y con el botón izquierdo aceptar la
selección, de esta manera el catálogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al
oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse, el listado cambiará a orden

descendente (Z-A) y así sucesivamente.
Mediante la opción de filtro, se puede limitar la lista de proveedores en el catálogo,

a aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.
CATALOGOS AUXILIARES
Los Catálogos Auxiliares contienen información complementaria al Catálogo de
Productos y Catálogo de Proveedores, como:
1. Catálogo de Unidades
2. Catálogo de Clasificaciones de Productos
3. Catálogo de Clasificaciones de Proveedores
4. Catálogo de Divisas
5. Catálogo de Imágenes
6. Catálogo de Almacenes
7. Catálogo de Centros de Costo
8. Catálogo de Destinos
9. Catálogo de Lugares de Entrega
En esta lección hemos visto la utilización mediante los combos de selección de

algunos de estos catálogos como el Catálogo de Unidades, Clasificación de
Productos, Clasificación de Proveedores, Divisas.
Más adelante en este manual se explica a detalle el Catálogo de Almacenes

cuando se requiere el manejo de varios almacenes (Multi-almacenes), así como el
Catálogo de Centros de Costo y Destinos al momento de generar movimientos de
salida a los productos del almacén. El Catálogo de Lugares de Entrega se utiliza al
momento de generar las Ordenes de Compra.
En este módulo el usuario puede agregar, modificar o eliminar conceptos de los

Catálogos Auxiliares.
LECCION 3 - MULTIALMACENES
Lección 3
Multialmacenes
♦ Activar opción Multialmacenes
♦ Alta de nuevos almacenes
♦ Asignación de productos a los diferentes almacenes

42 Lección 3 – Multialmacenes
ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES

La opción de manejar varios almacenes (Multialmacenes) es muy útil para aquellas
empresas que desean tener productos ubicados en más de un almacén.
Cuando se tiene activada la opción Multialmacenes, el programa permite hacer

traspasos entre almacenes, consultar las existencias de un producto en cada uno
de los almacenes existentes, valorizar el inventario por almacén y en forma
consolidada etc.
Si no va a manejar varios almacenes, no es recomendable marcar esta opción.
2. Seleccione
Opciones
1. Seleccione
Herramientas en el
Menú Principal 3. Seleccione la
carpeta Módulo de
Inventario
4. Marque la opción
Manejar
Multialmacenes si
desea controlar varios
almacenes
Al marcar la opción Multialmacenes, el programa despliega la siguiente pantalla:

Lección 3 – Multialmacenes 43
5. Presione aquí
para continuar
6. Elija la manera como se

manejarán los folios para
los Movimientos al Almacén
y las Ordenes de Compra.
Compra
Existen dos formas de manejar los folios en los Movimientos al Almacén (Entradas
y Salidas) y las Ordenes de Compra:
1. Folio independiente
Cuando cada almacén maneja en forma independiente el folio de los
documentos. Es decir, cada almacén lleva su propio folio consecutivo.
2. Folio corporativo
Cuando se maneja un solo folio consecutivo para todos los almacenes.
Una vez definida la manera de manejar los folios de los documentos, el Programa
de Inventario de Refacciones ver. 2.0 queda configurado para operar con
Multialmacenes.
ALTA DE NUEVOS ALMACENES

Al activar la opción Multialmacenes, el programa crea un primer almacén con el
nombre “Almacén 1”. Automáticamente todos los productos registrados en el
Catálogo de Productos quedan asignados o relacionados a este almacén. Si lo
desea, el usuario puede cambiar el nombre.
Ahora bien, el usuario puede dar de alta nuevos almacenes y relacionar los
productos del catálogo que manejará cada almacén.
3. Oprima aquí para dar

de alta un nuevo almacén
2. Presione el
tabulador
Almacenes
4. Teclee el nombre
y la ubicación del
nuevo almacén
1. Seleccione la opción
Catálogos Auxiliares en el
módulo Catálogos
5. Indique los folios con

que iniciarán los
movimientos al almacén y
las órdenes de compra
ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS

ALMACENES
Una vez creados los diferentes almacenes será necesario asignar o relacionar los
productos del Catálogo de Productos que manejará cada almacén.
Los productos que maneja cada almacén estarán siempre relacionados con el
Catálogo de Productos. Es por eso que se crea un solo Catálogo de Productos, lo
que evita la necesidad de teclear nuevamente los productos en cada uno de los
almacenes.

asignar productos del
Catálogo al almacén
1. Seleccione el seleccionado
almacén al que
desea asignar
productos
2. En esta ventana
se muestran los
productos que ya se
encuentran
asignados al
almacén 4. Oprima aquí si
seleccionado desea eliminar
productos del
almacén
seleccionado
Al presionar el botón para asignar productos a un almacén, se abre una nueva

ventana que permite simplemente ir marcando los productos del Catálogo de
Productos que quedarán asignados o relacionados con el nuevo almacén.
6. Presione aquí
para marcar
todos.
8. Una vez
seleccionados
varios productos,
puede presionar
aquí para
marcarlos
5. Para marcar o
desmarcar en forma
individual, simplemente 7. La selección de varios
haga “click” aquí con el productos puede realizarse
apuntador del “mouse”. 9. Al aceptar, todos los de la misma forma que lo
productos marcados hace Windows, utilizando la
quedan asignados al tecla “Shift” en combinación
almacén. con el “mouse.”
Una vez que los productos han sido asignados a los diferentes almacenes, el
manejo de cada almacén se hará en forma independiente, es decir, cada uno de
ellos tendrá sus propios movimientos de entrada y salida, reportará sus existencias,
registrará sus máximos y mínimos, manejará su propio Kardex y en cualquier
momento se podrá conocer el monto de la inversión para cada uno y en forma
consolidada (todos los almacenes).
Al activar la opción Multialmacenes, se genera automáticamente un combo en la

Barra de Herramientas de las diferentes opciones del Menú Principal para que el
usuario seleccione en cada caso el almacén correspondiente.
Seleccione de este
combo el almacén con el
que desea trabajar
LECCION 4 - INVENTARIO
Lección 4
Inventario
♦ Movimientos al almacén
Movimiento de Inventario inicial
Movimiento de Entrada
Movimiento de Salida
Movimiento por inventario físico
♦ Existencias y valuación
Comparar contra otro método de costeo
♦ Kardex
♦ Máximos, mínimos y localización

Importe máximo, óptimo y mínimo
Modificación avanzada
♦ Cierre anual
♦ Historial de Movimientos
Historial de Movimientos en el período
Historial de Movimientos en períodos anteriores
50 Lección 4 – Inventario
MOVIMIENTOS AL ALMACEN
La entrada y salida de productos (movimientos) al almacén se hace mediante
documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada o
de salida, el programa agrega un número de folio consecutivo a dicho documento.
Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacén bajo un mismo

documento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios
productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden de
compra. De igual forma, un mismo documento de salida puede amparar la salida
de uno o varios productos.
1. Seleccione el
módulo de
Inventario
3. Seleccione el
Almacén (ver
Multialmacenes)
4. Seleccione el tipo de
2. Seleccione la movimiento que desea
opción consultar (entrada o
Movimientos al salida)
Almacén
5. Seleccione
el documento
que desea
consultar
6. La ventana muestra el
documento seleccionado
con la lista de productos
que entraron o salieron del
almacén
Lección 4 – Inventario 51
Movimiento de Inventario inicial

El Movimiento de Inventario Inicial es el documento que contiene la información
correspondiente al inicio del almacén. De hecho es un movimiento de entrada para
establecer las cantidades y costo unitario inicial de cada uno de los productos con
los cuales dará inicio el Inventario.
Antes de generar cualquier otro movimiento, el usuario deberá establecer las

cantidades y costos iniciales utilizando el botón Editar Inventario Inicial y una vez
registrados las existencias y costos unitarios de todos y cada uno de los productos,
podrá generar el documento correspondiente presionando el botón Generar
Documento Inicial.
1. Seleccione el
Almacén ( si se tiene
2. Oprima aquí para iniciar la activada la opción de
edición del Inventario Inicial. Multialmacenes, ver
Lección 3)
Nota. Este botón

desaparece después de
generar el movimiento
inicial.
Utilizando las flechas de navegación el usuario puede desplazarse con facilidad

en la tabla de productos para ir editando las existencias y costos iniciales de
todos y cada uno de los productos.
6. Utilice estas
herramientas para
buscar un producto o
establecer algún filtro.
7. Haga “clic”
sobre el 4. Oprima aquí para guardar la
encabezado de información capturada. En otra
la columna sesión podrá continuar registrando
deseada para cantidades y costos unitarios siempre
ordenar el y cuando no oprima el botón que
listado Genera Documento Inicial.
3. Registre la
alfabéticamente cantidad y costo
en forma unitario de cada
ascendente o producto
descendente
5. Una vez capturadas las cantidades y

costos unitarios de todos los productos,
oprima aquí para generar el Documento
Inicial.
La edición de las cantidades y costos unitarios se puede realizar por partes en

diferentes sesiones. Es decir, si no termina de editar toda la información en una
sola sesión, puede guardar la información capturada y continuar en la siguiente
sesión.
Sólo se puede generar un documento inicial, por lo que una vez generado el
documento, ya no se podrán realizar cambios. Al presionar el botón Generar
Documento Inicial, el botón Editar Inventario Inicial desaparece. Cualquier
modificación posterior deberá hacerse por medio de movimientos de entrada o
salida.
Si se presiona el botón Generar Documento Inicial y las existencias y costos

unitarios de todos los productos presentan valor cero, aparece un mensaje en el
que se pregunta si se desea iniciar el Almacén con saldos en cero. En caso de
aceptar este mensaje, el programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 no
generará ningún documento inicial, por lo que se tendrá que iniciar el Inventario
con un movimiento de entrada que quedará registrado en el documento respectivo.
De hecho, mediante movimientos de entrada también es posible registrar

cantidades y costo unitario de los diferentes productos, sin embargo, la forma de
edición que ofrece la opción Editar Inventario Inicial es mucho más práctica para
captura masiva. Por esta razón hacemos especial hincapié en Generar
Documento Inicial hasta que se hayan editado las cantidades y costos unitarios
de todos los productos.
Al generar el movimiento inicial, el programa pide confirmar el método de costeo

que va a regir el almacén. Una vez generado el documento inicial, el método de
costeo que haya elegido solo se podrá cambiar hasta el momento de efectuar un
Cierre. Más adelante en esta lección se explica todo lo concerniente al Cierre.
También se podrá indicar al sistema el número del folio correspondiente al

documento inicial y agregar un prefijo y/o sufijo que acompañarán a dicho folio. En
los movimientos de entrada y salidas subsecuentes, automáticamente se irá
incrementando el folio en forma consecutiva.
7. Seleccione
el método de
costeo que se
va a utilizar
8. Elija la fecha con que

quedará registrado este
movimiento
9. Indique el folio de
inicio de operaciones,
y si lo desea, puede
establecer un prefijo y
sufijo ligados al
número de folio. Por
omisión este valor es
igual a 1.
En cualquier momento, el usuario puede volver a establecer un nuevo número de

folio a partir del cual el programa generará la numeración consecutiva de los
documentos de entrada y salida. Incluso puede establecer un prefijo y sufijo
alfanumérico ligados al número de folio. Esta opción se lleva a cabo desde la Barra
de Menú con la opción Herramientas>Opciones>Módulo de Inventario.
11. Señale el documento y

oprima aquí para visualizar los
productos, cantidades y
costos iniciales con los que
inició el inventario.
10. Al generar el movimiento inicial, se

crea el primer documento de entrada
Movimientos de Entrada
Aparte del documento Inicial, el programa permite generar cinco tipos de
documentos de entrada al almacén:
1. Entrada por compra

2. Entrada de fábrica
3. Traspaso de otro almacén
4. Devolución
5. Corrección de documento
6. Ajuste
Nota:
Las herramientas para generar y consultar estos movimientos permanecen
desactivadas hasta que el usuario genera el movimiento inicial. Una vez generado
el movimiento inicial, el botón Editar Movimiento Inicial desaparece y se activan
las herramientas para la edición de los diferentes movimientos de entrada.

agregar un documento
de entrada
1. Seleccione el
tabulador
Documentos de
Entrada
3. Seleccione el tipo del

movimiento de entrada y según
sea el caso, teclee o seleccione
4. En esta parte de la un documento de referencia,
pantalla el usuario va proveedor y fecha del
seleccionando y documento.
agregando los
productos que entran al Presionando la tecla de función
almacén, indicando <F2> puede dar de alta un
cantidad y costo unitario. proveedor nuevo en línea sin
abandonar la pantalla.
El programa de Inventario ofrece innovadoras formas de captura, brindando

flexibilidad para su operación con “mouse” o teclado. Por lo general, capturistas
avanzados prefieren utilizar sólo teclado y no utilizar el “mouse” en captura masiva
de información, ya que es mucho más rápida la captura de esta forma.
Presionando la tecla <Enter> el usuario puede pasar de un campo a otro y
moverse con facilidad utilizando las flechas de navegación. Las teclas <Tab> y
<Shift> <Tab> permiten moverse entre los diferentes botones para Aceptar,
Cancelar o Editar otro documento en forma rápida y sin utilizar el “mouse”.
En las pantallas de movimientos de entrada y salida, el programa incorpora

diversas funciones de edición. Mediante las teclas de función <F2>, <F3>, <F4>
y <F8>), el usuario puede agregar un producto en línea, buscar por descripción,
borrar una partida y hasta utilizar una calculadora con solo oprimir una tecla.
Agregar en línea (un producto, proveedor, unidades, etc.)
Buscar por descripción
Abrir calculadora
Borrar una partida
Dependiendo del campo que se está editando, en la parte inferior de la pantalla se

marcan las funciones que se pueden ejecutar. Por ejemplo, cuando el usuario está
editando un campo numérico, se marca en la parte inferior de la pantalla la función
<F4> indicando que al oprimir esta tecla de función se puede activar una
calculadora electrónica con las funciones básicas. O en el caso de estar
posicionado en el campo correspondiente al número de parte, se marcan las
funciones <F2> y <F3>, indicando que al presionar la tecla de función
correspondiente se podrá dar de alta en línea un producto que no exista en el
catálogo, o bien, iniciar la búsqueda de un producto por descripción.
5. Las Funciones de Edición

<F2>
F2> <F3> <F4> y
<F8> se activan o desactivan
dependiendo del campo que
se esté editando
6. Para agregar un producto, posicione el cursor donde dice

<clave producto>. Al empezar a teclear la clave del producto,
inmediatamente se abre una ventana desplegando los
números de parte y las descripciones de todos los productos
contenidos en el catálogo. El cursor se va posicionando
alfabéticamente sobre la lista conforme el usuario va tecleando.
Finalmente, utilizando las flechas de navegación o apuntando
con el cursor del “mouse”, el usuario puede buscar y hacer la
selección final sin necesidad de concluir la escritura completa
del número de parte.
Presione <F3> para localizar un producto por su descripción y

<F2> para agregar al catálogo de productos un producto
nuevo sin abandonar el módulo.
Las Teclas de Función o Teclas de Operación <F2>,<F3>,<F4> y <F8> se

encuentran definidas por omisión en el programa. En algunas ocasiones, otros
programas instalados en la PC utilizan estas teclas para realizar otras funciones u
operaciones, lo que puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar estas
funciones a otras teclas ejecute desde la Barra de Menú el comando Herramientas
> Opciones > Teclas de Operación
Tipos de documentos de entrada:
1. Entrada por compra

Se refiere al ingreso de productos al almacén por la compra directa a un
proveedor. Esta puede ser de dos formas:
Referida a una Orden de Compra generada por el programa

Referida a un documento externo
Cuando la entrada de los productos al almacén se hace con relación a una Orden
de Compra generada por el programa de Inventario (Ver Módulo de Compras en la
Lección 5 de este manual), solo será necesario elegir en el combo correspondiente
el número de folio de la Orden de Compra para que automáticamente aparezcan
los productos contenidos en la misma. Si el proveedor está entregando todos los
productos contenidos en la Orden de Compra, bastará con presionar “Aceptar”
para que se registre la entrada de todos los productos. Sin embargo, en muchas
ocasiones el arribo de los productos puede ser parcial. En estos casos el usuario
puede modificar las cantidades o incluso eliminar de la lista los productos que no
fueron entregados por el proveedor y sólo se registrará la entrada de los productos
entregados. Cuando el proveedor haga la entrega final, podrá realizarse un
segundo documento de entrada referido a la misma orden de compra.
Cuando la entrada esté referida a un documento externo, es decir, cuando no

existe una Orden de Compra generada por el programa, el usuario deberá elegir
esta opción e indicar el número de documento que ampara la entrada al almacén,
como comprobante de la compra, factura, remisión, nota de venta, recibo etc., el
cual quedará registrado como una referencia en el documento de entrada. En este
caso, el usuario deberá registrar uno a uno los productos que ingresan al almacén.
2. Entrada de Fábrica
Se refiere al ingreso de productos al almacén que fueron fabricados dentro de la
misma empresa, por ejemplo: engranes, soportes, tornillería, guardas etc., y por
consiguiente no existe factura, remisión o nota de venta. El documento de
referencia para el movimiento de entrada podría ser una Orden de Trabajo u Orden
de Fabricación.
3. Traspaso de otro Almacén

El traspaso de productos de un almacén a otro puede ser de dos formas:
• Entre almacenes dados de alta en el Inventario (Multialmacenes)

• Entre almacenes totalmente desligados
Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa
(Multialmacenes), el usuario selecciona del combo correspondiente el número de
folio del movimiento de salida del almacén origen y automáticamente se cargarán
en la forma de entrada todos los productos contenidos en el documento de salida
por traspaso. Por lo tanto, será necesario generar primero el documento de salida
por traspaso del almacén origen y posteriormente generar el documento de
entrada por traspaso en el almacén destino.
Cuando el traspaso se hace entre almacenes totalmente desligados entre sí, es

decir, cuando los productos provienen de un almacén que no está dado de alta en
el programa mediante la opción Multialmacenes, uno a uno se tendrán que
registrar los productos que están ingresando a otro almacén por concepto de
traspaso.
4. Devolución
Se refiere a la devolución al Almacén de un producto que no fue utilizado y que
por consiguiente deberá ser reingresado a ese mismo Almacén. El documento de
referencia para el ingreso al Almacén deberá ser el número de documento de
salida en el que quedó incluido ese producto.
En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacén
puede cometerse algún error, por lo que será necesario corregir ese documento.
La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez
elaborado el documento, éste puede ser consultado pero no modificado. La forma
de hacer la corrección es mediante un documento nuevo que contrarreste el error.
El documento de referencia deberá ser el documento de entrada o de salida al que
se desea efectuar la modificación. Indique el número de documento y el programa
presentará las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el
documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costos
correctos. Al presionar el botón Aceptar, el programa generará automáticamente un
documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del
documento original. El documento nuevo que se genera indicará que se trata de un
movimiento por corrección de documento y hará referencia al documento
corregido.
6. Ajuste
Esta opción resulta útil para generar un movimiento de ajuste en forma manual.
Movimientos de Salida
Son los documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas de
productos de un almacén. El programa permite generar cinco tipos de documentos
de salida de almacén:
1. Salida
2. Traspaso a otro almacén
3. Devolución al proveedor
5. Ajuste
1. Salida
Cuando uno o más productos se retiran del almacén, el encargado registra en un
documento de salida los productos, indicando opcionalmente algún dato de
referencia, un destino y centro de costo al que será cargado este documento. Cada
vez que se registra un documento nuevo de salida, el programa agrega un número
de folio consecutivo a dicho documento.
Al realizar estos movimientos, el programa solicita que el usuario seleccione

opcionalmente un Centro de Costos y un Destino. El Centro de Costos es la cuenta
contable a la que se hará el cargo correspondiente y el Destino es el nombre de la
persona que recibe los materiales. Para ello, el usuario puede formar primero los
Catálogos Auxiliares de Centros de Costos y Destinos, o bien, puede ir
formándolos en línea paulatinamente conforme se va requiriendo. Recuerde que
agregar un concepto a cualquiera de los Catálogos Auxiliares es tan simple como
presionar la tecla de función <F2> con el cursor posicionado en el combo
correspondiente.
Cuando el Inventario de Refacciones versión 2 se encuentra ligado al programa de

Mantenimiento Preventivo MP versión 8, desde el programa de mantenimiento es
posible generar los vales de salida de refacciones, referenciando las refacciones a
una orden de trabajo correspondiente. Al retirar las refacciones en el almacén,
bastará con indicar el número de vale de salida generado desde el programa de
mantenimiento para que el programa presente automáticamente en la pantalla la
lista de refacciones contenidas en el vale. Al generar el documento de salida, en el
programa de mantenimiento quedará asentado el consumo de refacciones con
cargo al equipo correspondiente.
2. Traspaso a otro almacén

Se refiere al traspaso de productos de un almacén a otro.
Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa
(Multialmacenes) será necesario generar primero el documento de salida por
traspaso del Almacén Origen, el cual servirá posteriormente como referencia para
ingresar el o los productos al Almacén Destino.
3. Devolución al proveedor
Se refiere a la salida de un producto o productos del almacén, que son regresados
a un cierto proveedor por alguna causa. Los productos quedan relacionados en un
documento de salida, el cual puede ser consultado en cualquier momento.
En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacén
puede cometerse algún error, por lo que será necesario corregir ese documento.
La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez
elaborado el documento, éste puede ser consultado pero no modificado. La forma
de hacer la corrección es mediante un documento nuevo que contrarreste el error.
El documento de referencia deberá ser el documento de entrada o de salida al que
se desea efectuar la modificación. Indique el número de documento y el programa
presentará las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el
documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costos
correctos. Al presionar el botón Aceptar, el programa generará automáticamente un
documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del
documento original. El documento nuevo que se genera indicará que se trata de un
movimiento por corrección de documento y hará siempre referencia al documento
corregido.
5. Ajuste
Esta opción resulta útil para hacer ajustes resultado de pérdida de mercancía, daño
físico o por diferencias arrojadas resultado de un Inventario Físico.
Movimiento por Inventario Físico

Generalmente las empresas realizan conteos físicos de los productos existentes en
sus almacenes para comprobar que las existencias físicas concuerden con las
existencias registradas en el sistema. La frecuencia y periodicidad con que se
realizan dichos Inventarios Físicos varía de una empresa a otra.
El conteo físico puede arrojar diferencias de más o de menos contra las existencias
del sistema. El Movimiento por inventario físico, no es otra cosa que un movimiento
de ajuste para hacer coincidir las existencias físicas con las existencias del sistema.
Para facilitar la creación de los documentos de ajuste, el programa incluye un

formato especial en donde el usuario simplemente va anotando las discrepancias
que resulten de un conteo físico. Al presionar el botón Generar Documento de
Ajuste, automáticamente el programa calcula las diferencias y genera un
documento de entrada y otro de salida, según sea el caso, en el que se incluyen

todos y cada uno de los productos que resultaron con alguna diferencia en el
conteo físico. Como resultado de generar estos documentos de ajuste por
inventario físico, terminarán coincidiendo las existencias físicas y las existencias en
el sistema.
Durante un inventario físico, el almacén permanece cerrado y no deben hacerse

movimientos de entrada o salida durante el conteo.
1. Seleccione la 2. Seleccione el comando

opción Movimientos al Editar>Inventario Físico
Almacén desde la Barra de Menú
4.Automáticamente el
programa calcula la
diferencia .
5. Oprima aquí para guardar la

información capturada y
continuar en otra sesión.
3. Teclee las cantidades

obtenidas en el conteo físico.
No es necesario registrar
todas las cantidades, solo
registre las que sufrieron algún
cambio
6. Una vez capturadas las cantidades

de todos los productos, oprima aquí
para generar el documento de ajuste
Para facilitar el conteo físico, resulta útil ordenar el reporte en base a la localización
de los productos dentro del almacén e imprimir el reporte ordenado de esta forma.
Para llevar a cabo muestreos periódicos, resulta también muy útil filtrar el listado
condicionado al costo de los productos, limitando así el conteo a aquellos
productos de mayor valor.
Es importante tomar en cuenta que una vez que se imprime o se guarda el formato
de Inventario Físico, las cantidades permanecen fijas hasta que se genere el
movimiento de ajuste o se presione el botón Restablecer existencias al día de
hoy.
EXISTENCIAS Y VALUACION
Esta opción del inventario le permite al usuario conocer la existencia al día de cada
uno de los productos y calcular el valor total del almacén.
Si se tiene activada la opción de Multialmacenes, es posible consultar las

existencias de un producto en los diferentes almacenes. De esta forma, si un
almacén no tiene existencias de un producto determinado, podrá encontrar
fácilmente si otro de los almacenes sí lo tiene, y realizar movimientos (traspasos)
entre un almacén y otro.
Cuando se tiene activada la opción de Multialmacenes, es posible calcular el valor

de cada uno de los almacenes en forma independiente o en forma consolidada.
Existencias y Valuación
en el módulo de
Inventario
2. Seleccione el almacén 3. El programa muestra

que desea consultar. existencias, costo y montos
(solo si se tiene activada la de cada producto
opción de Multialmacenes)
4. En la parte inferior se
presenta el valor total del
Inventario,
Inventario de acuerdo al
método seleccionado para la
valuación del Inventario
6. Oprima aquí para llevar

a cabo una valuación
consolidada 5. Al seleccionar el almacén,
puede elegir también por
presentar un informe consolidado
general o a detalle, mostrando en
un mismo reporte las existencias
e importes de todos los
almacenes.
7. El total presenta la
valuación
consolidada, que es
la suma aritmética
de los almacenes
registrados
El programa permite valuar (costear) el Inventario por cualquiera de los siguientes

métodos:
1. P.E.P.S
2. U.E.P.S.
3. MONETARIO O PRECIO DE REPOSICION
4. PROMEDIO PONDERADO
1. P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas)

Se refiere al método de valuación de Inventarios, mediante el cual los productos
que se van retirando del almacén pertenecen a la primera capa, es decir a la
primera entrada. Los retiros del almacén siempre se realizan de la primera a la
ultima entrada o capa, de modo que los primeros productos en entrar son los
primeros en salir del almacén.
2. U.E.P.S. (Ultimas Entradas Primeras Salidas)

En este método los productos que se van retirando del almacén pertenecen a las
últimas capas, es decir, a la última entrada. Los retiros se van realizando de la
última entrada o capa, a la primera, de modo que los primeros productos en
entrar al inventario son los últimos en salir del almacén.
3. MONETARIO O PRECIO DE REPOSICION

Este método también conocido como Precio de Reposición, valoriza el inventario
al precio que tiene el producto en el mercado, por lo que en países con altas
tasas de inflación, el valor del inventario tiende a aumentar con relación al
incremento en el costo de los productos.
4. PROMEDIO PONDERADO
Como su nombre lo indica, la valuación del Inventario se lleva a cabo en base al
costo promedio del producto. Cada vez que ingresan productos al almacén el
costo promedio se va modificando, por lo que en esta forma de valuación se toma
en cuenta la cantidad de producto que ingresa por el costo unitario del mismo. El
costo de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad multiplicada por el
costo unitario (promedio), ya que la salida de productos no modifica este costo
promedio.
La fórmula que utiliza este método es la siguiente:
(existencias X costo prom. actual) + (cantidad de entrada X costo unitario de entrada)

(existencia + cantidad de entrada)
El valor de un inventario se ve reflejado en los estados financieros de una empresa,

por lo que resulta importante seleccionar el método de costeo más adecuado. La
selección del método que se ha de emplear en la valuación depende de un análisis
particular de cada empresa y está fuera de los alcances de este manual. Sin
embargo, podemos mencionar que el método de valuación por Promedio
Ponderado es uno de los métodos más utilizados.
Comparar contra otro método de costeo

La opción de valuar contra otro método de costeo es una herramienta muy útil para
simular cual sería el valor del inventario bajo otro método de costeo diferente al
utilizado. Se utiliza también como ayuda en la toma de decisiones cuando se
analiza la alternativa de cambiar el método de costeo que se esté utilizando.
Para poder cambiar el método de valuación de un Inventario es necesario consultar

las disposiciones de la Secretaría de Hacienda y llevar a cabo los trámites
correspondientes. El método de costeo sólo podrá ser cambiado cuando no
existan movimientos de entrada o salida al Almacén en el periodo contable o
después de haber efectuado un Cierre.

comparar el valor
del Inventario contra
otro método de
costeo
2. Seleccione el método de
costeo contra el que se
efectuará la comparación
KARDEX
El programa permite consultar en forma cronológica el detalle de los movimientos
de entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear los saldos de un
producto desde su entrada inicial al almacén hasta la fecha. El usuario puede
inclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en un periodo de
tiempo determinado.
La consulta del Kardex puede llevarse a cabo desde la fecha del último cierre hasta
el día de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cierre, éstos podrán
accesarse desde el historial de movimientos, en la opción Cierres del Menú
Principal.
2. La pantalla
4. Oprima aquí para muestra el total
1. Seleccione la de entradas y
consultar el Kardex
opción de salidas de cada
detallado del producto
Kardex producto
seleccionado.
6. Oprima aquí
para
seleccionar un
3. Seleccione un rango de
producto fechas
7. La barra de desplazamiento
permite visualizar más columnas
para consultar el detalle referente 5. La ventana muestra uno a
a los importes. uno y en forma cronológica los
movimientos del producto
seleccionado
MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS Y

LOCALIZACION
Se refiere a las cantidades máximas, óptimas y mínimas que establece desde un
principio el usuario para controlar los niveles de existencia en el Inventario. Estos
límites están íntimamente relacionados con el módulo de abastecimiento de
productos, que calcula y sugiere en forma automática las cantidades que deben
abastecerse al almacén para mantener el almacén en su nivel óptimo.
Nivel Mínimo.
Es la cantidad mínima de un producto que debe haber en existencia siempre en el
almacén.
Nivel Máximo
Es la existencia máxima permitida de un producto. Al establecer las cantidades
máximas se garantiza que la inversión en el inventario nunca sobrepasará de
ciertos límites.
Nivel Optimo
El nivel óptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias máximo y el
valor mínimo.
Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideración varios

aspectos, como el volumen que ocupan estos productos en el almacén y el monto
de la inversión asignada al inventario. Normalmente se busca que la inversión en
inventarios sea lo más baja posible, sin afectar por ello el correcto y oportuno
abastecimiento de refacciones.
En el módulo de abastecimiento, el programa detecta los productos cuyas

existencias se encuentren por debajo del nivel mínimo y sugiere la compra para
llegar al nivel óptimo establecido por el usuario.
Cuando el Inventario se encuentre ligado al Programa de Mantenimiento Preventivo

MP ver. 8.0, el módulo de Abastecimientos podrá calcular y determinar las
cantidades que deben abastecerse al almacén en función de los mantenimientos
preventivos que se tienen programados, pero asegurando que nunca se rebase el
nivel máximo establecido.
2. Oprima aquí para establecer

las cantidades máximas,
óptimas, mínimas y la
localización de cada uno de los
productos
5. Utilice este botón para

1. Seleccione la simular el costo del inventario
opción Máximos, en relación a los valores
Mínimos y máximos, óptimos y mínimos
Localización
4. Utilice el botón Avanzada

para modificar niveles
máximos, óptimos, mínimos
3. Teclee directamente los
y la localización de un
valores de los niveles de
grupo de productos (ver
existencias y la localización
Modificación Avanzada mas
de cada uno de los
adelante en esta misma
productos
lección
Importe máximo, óptimo y mínimo

El programa permite hacer una simulación del valor máximo, optimo y mínimo que
podría alcanzar el inventario. Esta opción resulta de gran utilidad para simular los
valores máximos que pudiera llegar a alcanzar el inventario. Si el valor del
inventario determinado con los niveles máximos resultara demasiado alto, se
deberán bajar algunos de los valores máximos hasta que este valor esté dentro de
las políticas de inversión autorizadas por la empresa para este rubro.
En general, si se utiliza el
módulo de abastecimiento
incluido en el programa, su
inversión en inventarios estará
fluctuando entre los valores
óptimo y mínimo. Sin embargo,
cuando se liga el programa de
Inventario al programa de
Mantenimiento Preventivo MP
ver. 8, el cálculo del abastecimiento toma en cuanta además los mantenimientos
programados y las refacciones que se requieren para realizar cada uno de estos
trabajos, resultando entonces que pudiera requerirse una cantidad de refacciones
mayor al nivel óptimo o inclusive al nivel máximo. En estos casos el módulo de
abastecimiento limita la compra al nivel máximo establecido, con lo cual se
garantiza que el valor de su inversión en inventarios nunca sobrepasará el valor
máximo establecido en las políticas de la empresa.
Modificación Avanzada
Si se desea modificar los valores máximos, óptimos, mínimos y la localización de
varios productos a la vez, el botón de modificación avanzada puede ser de gran
ayuda.
Utilice esta herramienta en combinación con el filtro para seleccionar solamente

algunos productos. Por ejemplo, el usuario podría filtrar todos los productos cuyo
costo unitario sea mayor o igual a cierta cantidad y a todos esos productos
asignarles un determinado valor máximo, óptimo y mínimo. O bien, podría filtrar de
acuerdo a la descripción de un producto y a todos los productos que reúnan esa
condición, asignarles una localización específica dentro del almacén.
1. Indique qué es lo
que desea modificar.
La opción permite establecer valores fijos para varios productos, o bien, calcular en
forma general un porcentaje referido al valor mínimo, óptimo o máximo, según sea
el caso.
CIERRE
Al término de un periodo contable, se acostumbra efectuar un cierre. Normalmente
este cierre se lleva a cabo al finalizar el año.
Al momento de efectuar un cierre, todos los movimientos de entradas y salidas

pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para
comenzar un nuevo periodo contable.
2. Seleccione el comando
Editar en la Barra de Menú
3. Seleccione la
opción Cierre Anual
Movimientos al
al Almacén
del módulo Inventarios
4. Seleccione el
método de
Valuación de
Inventario que se
utilizará para el
siguiente período
5. Oprima este botón

para llevar a cabo el cierre
HISTORIAL DE MOVIMIENTOS
Historial de Movimientos en el período

Todos los movimientos de entrada y de salida generados en el periodo podrán
consultarse directamente en la opción Movimientos al Almacén del módulo
Inventario.
El Kardex, como ya se ha explicado, permite consultar a detalle todos los

movimientos de un producto determinado en el período comprendido entre la
fecha del último cierre hasta el día en que se realice la consulta.
Historial de Movimientos en períodos anteriores

Una vez que se efectúa el cierre, todos los movimientos de entradas y salidas
pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para
comenzar un nuevo periodo contable, por lo que a partir del cierre, los
movimientos anteriores al cierre deberán consultarse en el módulo Cierres del
Menú Principal.

consultar el
documento
4. Seleccione el
Almacén que desea
consultar
(Multialmacenes)
3. Seleccione el
2. Seleccione la período de Cierre
opción Historial de que desea
1. Seleccione consultar
Movimientos
el módulo
Cierres en el
Menú Principal
De la misma manera, el Historial del Kardex permite analizar en forma

cronológica los movimientos de entrada y de salida de un producto determinado
realizados en períodos anteriores al actual.
Historial del Kardex para
consultar los
movimientos de un
producto con fechas
anteriores al cierre.
LECCION 5 - COMPRAS
Lección 5
Compras
♦ Abastecimiento
♦ Proveedores por producto
♦ Organizador de compras
♦ Ordenes de Compra
Orden de Compra Manual
Orden de Compra Automática
♦ Productos en Pedidos
♦ Historial de Compras
Historial de Ordenes de Compra en el período
Historial de Ordenes de Compra en períodos anteriores
78 Lección 5 – Compras
ABASTECIMIENTO
Este módulo calcula y sugiere en forma automática, las cantidades de productos
que deben abastecerse al almacén para mantenerlo en su nivel óptimo.
El programa detecta aquellos productos cuyas existencias se encuentran por

debajo del nivel mínimo y sugiere la compra para llegar al nivel óptimo que ha sido
establecido previamente por el usuario ( Ver Máximos, Óptimos , Mínimos en la
lección anterior).
El cálculo de abastecimiento se realiza para cada uno de los almacenes

registrados en el programa.
Cuando el Programa de Inventarios ver 2.0 se encuentra ligado al Programa de

Mantenimiento Preventivo MP ver 8.0, este módulo de abastecimiento calcula y
sugiere las cantidades de productos que deben abastecerse al almacén en función
de los mantenimientos preventivos programados, garantizando así la adquisición
de refacciones justo a tiempo, reduciendo los niveles de existencias en el
inventario.
1. Seleccione la
opción
Abastecimiento
en el módulo
de Compras 3. Oprima aquí
para calcular el 2. Seleccione el
abastecimiento almacén al que se le
calculará el
abastecimiento
(Multialmacenes)
Lección 5 – Compras 79
4. Si el Almacén se encuentra ligado al

Programa MP ver 8.0 es posible calcular el
abastecimiento en relación una cierta
5. Oprima aquí cantidad de días que garantice la existencia
para realizar el de refacciones o productos para la
cálculo realización de los mantenimientos preventivos
programados en ese período
6. La columna
Cantidades Requerida
presenta las cantidades 7. La Cantidad a Comprar
Comprar,
sugeridas, obtenidas será la Cantidad Requerida
mediante el cálculo de menos la Cantidad en
Abastecimiento Pedidos, menos la Cantidad
Recibida
PROVEEDORES POR PRODUCTO

El programa permite establecer los proveedores que suministran cada uno de los
productos. Cada producto puede tener registrado uno o más proveedores.
El objeto de asignar proveedores a los productos es agilizar el proceso de

compras, indicando los proveedores que suministran dicho producto.
El trabajo de establecer los proveedores para cada uno de los productos puede
llegar a ser una ardua tarea, sin embargo, este trabajo puede hacerse en forma
gradual y transparente para el usuario, ya que los proveedores también se van
asignando conforme entran los materiales al almacén. Cuando damos entrada a un
material al almacén, indicamos el proveedor que lo surte en ese momento y
automáticamente queda asignado como proveedor del producto. Con el transcurso
del tiempo, todos los productos que hayan ingresado al almacén terminarán con
uno o varios proveedores asignados, en forma totalmente transparente para el
usuario.
La pantalla proveedores por producto resulta muy útil para consultar los
proveedores que surten un producto determinado, o bien, conocer todos los
productos que suministra un proveedor, indicando la fecha y precio de la última
compra.
1. Seleccione la
opción
Proveedores
por producto
en el módulo
de Compras
3. Seleccione un
producto y oprima aquí
para asignar nuevos 2. Para cada producto, el
proveedores al programa muestra los
producto proveedores que
suministran dicho
producto
4. Marque los
proveedores del
producto
5. Al oprimir el botón
Aceptar todos los
proveedores marcados
quedan asignados al
producto seleccionado
El programa permite además designar a uno de los proveedores como

predeterminado por omisión, es decir, como el proveedor sugerido para que
siempre nos abastezca dicho producto. Al tener un proveedor como
predeterminado, organizar las compras se agiliza aún más, ya que no tendremos
que seleccionar el proveedor.
6. Para asignar un
proveedor por
omisión, seleccione
el proveedor
7. Oprima aquí para que

quede registrado como
proveedor por omisión.
8. Marque aquí si desea

que ese proveedor quede
asignado como proveedor
por omisión en todos los
productos en donde se
encuentre asociado
ORGANIZADOR DE COMPRAS
El organizador de compras es una herramienta muy útil y práctica para organizar
las compras antes de generar las ordenes de compra definitivas.
Desde el organizador de compras, el usuario puede importar la lista de productos

que deben abastecerse al almacén. Esta lista de productos se obtiene mediante un
cálculo previo realizado en el la opción Abastecimiento de módulo de Compras.
Una vez que se han importado al organizador de compras los productos por
abastecer al almacén, el usuario determina, producto por producto, el proveedor a
quien se le va a comprar, se confirman las cantidades a comprar y se registra el
precio del proveedor correspondiente.
Una vez que se tienen organizadas las compras en el organizador, la elaboración

de las órdenes de compra definitivas resultará muy sencilla, ya que el programa
agrupa automáticamente en una misma orden de compra, todos los productos por
comprar a un mismo proveedor.

editar el organizador de
compras, asignando
1. Seleccione la proveedor, cantidades,
opción Organizador de presentación y precio a
Compras en el módulo cada uno de los
de Compras productos por comprar.
4. Si desea agregar
productos al 3. Oprima aquí para
organizador que no importar los productos
estuvieran obtenidos por el cálculo
contemplados en el del Abastecimiento y
abastecimiento, comience a determinar
5. Marque aquí con el
puede hacerlo proveedores, cantidades
apuntador del “mouse”
seleccionando los por comprar, precio y
cuando la partida esté
productos que presentación de cada
lista para comprar
desee agregar. producto.
La presentación permite indicar como se pedirá el producto al proveedor. (Ej. Cajas

de x piezas, cubetas, tambos, etc.). Al momento de ingresar el producto al
almacén, el programa hará automáticamente la conversión a la unidad de
consumo. Por ejemplo, si pedimos 2 cubetas de pintura de19 litros cada una, al
momento de recibir la mercancía en el almacén, el programa ingresará 38 litros y
calculará el costo unitario por litro o por la unidad que el usuario haya establecido
al momento de formar el catálogo de productos.
Cuando no existe un proveedor predeterminado por omisión, el usuario podrá abrir

el combo correspondiente y seleccionar alguno de los proveedores asignados.
Cuando el producto tiene un proveedor predeterminado por omisión,
automáticamente el programa presenta en el organizador al proveedor por
omisión, evitando la necesidad de seleccionar alguno de los proveedores
asignados. Opcionalmente el usuario podrá seleccionar otro proveedor.
El programa permite también seleccionar de un combo, la marca y número de

parte del fabricante o proveedor, quedando así perfectamente bien definido el
producto que deberá suministrar el proveedor. Recuerde que al capturar un
producto en el catálogo de productos, establecimos marcas y números de parte
equivalentes para cada producto. La marca y el número de parte equivalente del
fabricante o proveedor aparecerán en orden de compra.
Una vez determinada la cantidad a comprar, el proveedor, la presentación, marca

y el precio del proveedor, el usuario deberá marcar que el producto se encuentra
listo para comprar. De esta forma el programa sabrá qué productos se encuentran
listos para comprar y permitirá generar las órdenes de compra correspondientes.

Puesto que una de las ventajas principales del organizador radica en la facilidad de
agrupar en una misma orden de compra los productos por comprar a un mismo
proveedor, se recomienda generar las órdenes de compra hasta que todos los
productos estén listos para su compra.

conocer los montos de
compra por proveedor para
aquellos productos que se 6. Las partidas que se
encuentran listos para encuentran marcadas, ya están
comprar listas para comprar, por lo que ya
se pueden generar las Ordenes
de Compra.
8. En la columna Total es
posible visualizar los montos
de la compra por realizar, para
cada uno de los proveedores
que aparecen enlistados en el
Organizador de Compras
ORDENES DE COMPRA
Las Ordenes de Compra se pueden generar de dos maneras:
a) Manual
La Orden de Compra es generada directamente en este módulo sin la ayuda del
Organizador de Compras, por lo que cualquier producto que se encuentre
registrado en el Catálogo de Productos puede ser incluido directamente en una
Orden de Compra.
b) Automática (Organizador de Compras)

Las órdenes de compra pueden generarse en forma automática cuando
previamente se han organizado las compras en el organizador de compras.
La ventaja de generar las órdenes de compra en forma automática radica en que el

programa agrupa automáticamente en una misma orden de compra, todos los
productos por comprar a un mismo proveedor, pero primero el usuario deberá
determinar en el organizador de compras a quien se le va a comprar, las
cantidades a comprar y el precio del proveedor correspondiente.
Orden de Compra Manual

Al seleccionar Orden de Compra Manual, en el espacio destinado para el
proveedor se desplegarán todos los proveedores registrados en el Catálogo de
Proveedores, por lo que se podrá elegir a cualquiera de ellos. Si el producto que se
desea incluir en este documento no se encuentra en el Catálogo de Productos, es
posible registrarlo desde esta misma pantalla sin tener que cambiarse a otro menú,
utilizando la Tecla de Función <F2>, lo que resulta de gran ayuda para generar
de una manera rápida y sencilla nuevas Ordenes de Compra.

generar una nueva
Orden de Compra
1. Seleccione la
opción
Ordenes de
Compra
4. Seleccione el
proveedor 3. Seleccione Orden de
Compra Manual
5. Utilice este campo para

anotar alguna observación
7. Oprima aquí si relacionada con esta Orden
desea determinar de Compra
alguna marca y
número de parte
equivalente para 6. Seleccione los
alguno de los productos que
productos desea incluir en la
nueva Orden de
Compra
Orden de Compra Automática

Si se elige Orden de Compra Automática (Organizador de Compras), en el
espacio destinado para el proveedor únicamente se desplegaran aquellos
proveedores que fueron seleccionados con la ayuda del Organizador de Compras,
por lo que al elegir uno de ellos, automáticamente se desplegará la lista de
productos que se decidió comprar a ese proveedor, es decir, la orden de compra
realmente fue formada en el Organizador de Compras, y en el módulo de Ordenes
de Compra se formaliza a través de un documento llamado Orden de Compra, en
el cual se pueden incluir el folio, la prioridad, el lugar de entrega y algunas notas u
observaciones relacionadas con dicho documento.
1. Seleccione Orden de
Compra Automática
(Organizador de
Compras)
2. Seleccione el
proveedor. Únicamente
se desplegarán aquellos
proveedores que fueron
seleccionados con la
ayuda del Organizador de
Compras
3. Al seleccionar el proveedor,
automáticamente se desplegará la
lista de productos que se decidió
comprar a ese proveedor utilizando el
Organizador de Compras
Una vez generadas las Ordenes de Compra, en la pantalla se desplegará el listado

de las mismas, pudiendo ordenar dicho listado en relación a los diferentes
conceptos que aparecen en ella, como son el folio, fecha, proveedor, referencia,
fecha de entrega; si contiene notas u observaciones y el estado en que se
encuentra cualquier Orden de Compra.
El estado en que se encuentran las Ordenes de Compra (pendiente, parcial, total o

cancelada), proporciona información muy útil para el departamento de compras, ya
que le permite conocer en cualquier momento la situación en la que se encuentra
la entrega de los productos.
Cada vez que se elabora una Orden de Compra se puede registrar también la
fecha de entrega. Si el proveedor no ha cumplido con esta fecha, aparecerá en
color rojo señalando que la fecha de entrega para esa Orden de Compra ha
vencido, por lo que el departamento de compras deberá tomar las acciones
necesarias para el cumplimiento de la entrega de las ordenes de compras.
1. Oprima aquí si
desea consultar una 3. Oprima aquí para
2. Oprima aquí si agregar una nota u
Orden de Compra
desea establecer observación
una fecha de
entrega

imprimir una orden de
compra.
6. Las Ordenes de Compra con prioridad 5. En la columna Estado se

urgente se identifican fácilmente ( ) en el visualiza rápidamente la situación
listado. Ordene la columna en forma en que se encuentra la entrega
descendente (z- a) para que se enlisten de los productos incluidos en la
primero todas las ordenes de compra con Orden de Compra:
esta prioridad. entrega parcial:
entrega total :
Cuando un proveedor hace entrega de un pedido, el almacenista que recibe y da

entrada al inventario, simplemente seleccionará de un combo el número de la
orden de compra correspondiente y automáticamente el programa desplegará en
pantalla todos los productos contenidos en la orden de compra. Si la entrega es
parcial, bastará con que el almacenista indique las cantidades recibidas y el
programa se encargará de mantener el control marcando el estado de la orden de
compra como entrega parcial. Si la entrega es total, el programa marcará que la
orden de compra ya fue entregada en su totalidad.
PRODUCTOS EN PEDIDO
La opción Productos en Pedido del módulo de Compras muestra en pantalla una
lista de todos aquellos productos que se encuentran en algún pedido pendiente
por surtir al almacén.
Para cada producto que se encuentre en pedido, el usuario podrá consultar la

cantidad pendiente por surtir y el número de la orden de compra correspondiente.
Con el número de la orden de compra, el usuario podrá dar seguimiento a la
misma en la opción Ordenes de Compra de este mismo módulo de Compras.
2. Seleccione el
almacén que
desea consultar
1. Seleccione la
opción Productos
en Pedido del
módulo de Compras
HISTORIAL DE COMPRAS
Historial de Ordenes de Compra en el período

Todos las ordenes de compra generadas en el periodo podrán consultarse
directamente en la opción Ordenes de Compra del módulo de Compras.

consultar una Orden de
. 1. En la pantalla se pueden Compra seleccionada. 2. Recuerde que
visualizar todas las Ordenes puede ordenar el
de Compra generadas desde listado en forma
la fecha del último cierre hasta ascendente o
el día en que se realice la descendente por
consulta. cualquier
columna.
Historial de Ordenes de Compra en períodos anteriores

Una vez que se efectúa el cierre, las ordenes de compra que ya fueron abastecidas
en su totalidad, pasan a un historial de compras, por lo que a partir del cierre, las
compras anteriores al cierre deberán consultarse en el módulo de Cierres del
Menú Principal. Las órdenes de compra que no fueron abastecidas en su totalidad
al momento del cierre, permanecerán en la opción Ordenes de Compra del
módulo de Compras.

consultar la Orden de 3. Seleccione el
Compra previamente Almacén que
señalada desea consultar
(Multialmacenes)
2. Seleccione el
período de Cierre
Cierre
que desea
consultar
Historial de Compras en
el módulo Cierres del
Menú Principal
LECCION 6 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS
Lección 6
Administración de Bases de
Datos y Usuarios
♦ Bases de datos
Alta de Bases de Datos
Acceso a una Base de Datos ya existente
♦ Seguridad en las Bases de Datos

Alta de Usuarios
Grupos de Permisos
Alta de Administradores
Bitácora de Transacciones
♦ Utilerías
Compactar y Revisar
Depuración de datos históricos
Respaldar y Restaurar
96 Lección 6 – Administración de Bases de Datos y Usuarios
BASES DE DATOS
Al instalar el programa automáticamente se crea una base de datos llamada
Ejemplos con información precargada. Esta base de datos resulta de mucha
utilidad para la capacitación de usuarios que aún no conocen el manejo del
programa.
Para iniciar la implementación, deberá crear una base de datos nueva con todos
sus registros en blanco.
El programa permite crear varias bases de datos para el manejo de diferentes

almacenes totalmente independientes.
Es importante distinguir entre la opción de crear varias bases de datos y la opción

multialmacenes. Si desea manejar varios almacenes ligados entre sí, es decir,
almacenes entre los cuales se puedan hacer traspasos, consultar existencias o
valuar los almacenes en forma individual o consolidada, deberá crear una base de
datos y activar la opción Multialmacenes. En este caso todos los almacenes
estarán bajo una misma base de datos.
Administración de Bases de Datos y Usuarios 97
Cada vez que entre al programa, aparece una ventana solicitando al usuario que
seleccione la base de datos que desea accesar. Seleccione una base de datos y
presione Aceptar.
Alta de Bases de Datos

La creación de una base de datos puede realizarse desde la pantalla de inicio del
programa utilizando el comando Agregar o ejecutando un programa independiente
denominado Administrador de Bases y Usuarios que se accesa desde la misma
carpeta de donde se accesa el Inventario de Refacciones.
El Administrador de
Bases y Usuarios se
accesa desde la
carpeta MPsoftware
Por omisión, la base de datos que maneja el programa es del tipo Access 2000.
Desde el Administrador de Bases y Usuarios se podrán crear bases de datos del
tipo SQL Server.
La manera más simple de crear una base de datos nueva es desde la ventana de
inicio al Inventario de Refacciones en donde el programa pide que se seleccione la
base de datos de trabajo.
1. Presione aquí
para agregar una
Base de Datos
nueva
2. Marque esta
opción
3. Teclee el nombre
de la nueva base de
datos
4.- Se puede agregar

una descripción breve
de la base de datos
para explicar su
contenido
5. Oprima aquí
para finalizar el
proceso de
creación de una
nueva base de
datos
La primera vez que accese la nueva base de datos el programa le solicitará definir
algunos parámetros, como los datos de la compañía y el método de costeo por
utilizar. Recuerde que una vez que genere movimientos de entradas y salidas al
almacén, ya no podrá cambiar el método de costeo, por lo que se recomienda
establecer este parámetro desde un principio.
La nueva base será del tipo Access 2000 y estará localizada en el subdirectorio
Archivos de programas -> Mpsoft -> BasesMDB. La extensión de las bases de
datos que maneja el Inventario de Refacciones es .i01 e .i02 .
El proceso para la creación de bases de datos desde el Administrador de Bases y

Usuario es muy parecido al proceso anteriormente descrito, con la diferencia de
que desde el Administrador de Bases y Usuario es posible crear también bases
de datos SQL Server o utilizar ODBC para accesar a SQL Server. La creación de
bases de datos SQL Server está contemplada para usuarios con conocimientos en
este tipo de servidores, por lo que profundizar en el tema está fuera de los
alcances de este manual. Usuarios que no manejen un servidor SQL, deberán
simplemente seleccionar el tipo de base de datos Access 2000.
Acceso a una base de datos ya existente

Al momento de crear una base de datos nueva, automáticamente se crea el acceso
a dicha base de datos. Cuando entramos al programa y seleccionamos la base de
datos con la que deseamos trabajar, en realidad estamos seleccionando el acceso
a la base de datos.
En ocasiones, la base de datos que deseamos accesar se encuentra localizada en

alguna otra computadora conectada a la red, por lo que será necesario crear
primero el acceso a esa base de datos para poder trabajar con ella. Así, un usuario
podrá accesar desde una computadora la base de datos creada en otra
computadora. Más adelante en esta lección veremos todo lo relativo a la seguridad
para restringir el acceso a las bases de datos.
El acceso a bases de datos ubicadas en otras computadoras de la red, se refiere a

bases de datos creadas con las utilerías proporcionadas por el Inventario de
Refacciones y no a cualquier base de datos. La extensión de las bases de datos
que maneja el Inventario de Refacciones es .i01, por lo que sólo se podrá hacer el
acceso a una base de datos con esta extensión.
Al igual que en la creación de una base de datos, la creación de accesos puede

llevarse a cabo desde la pantalla de inicio del programa donde el usuario
selecciona la base de datos de trabajo o ejecutando el Administrador de Bases y
Usuarios.
1. Presione
Agregar
2. Ahora marque esta

opción para crear el
acceso a una base de
datos existente.
Si desea conectarse a una base de datos SQL Server, deberá crear el acceso
utilizando el programa Administración de Bases y Usuarios.
3. Oprima aquí para localizar la

ubicación de la base de datos que
se desea accesar. Recuerde que el
acceso será sólo a bases de datos
que contengan la extensión .i01,
previamente creadas con el programa
Inventario de Refacciones.
Una vez creada la conexión, ésta queda grabada y podrá entrar en lo sucesivo a la
base de datos, simplemente seleccionándola en la ventana de selección de bases
de datos.
En cualquier momento podrá también eliminar o renombrar el acceso a una base

de datos. Es importante mencionar que al eliminar el acceso, no se borra la base
de datos, simplemente se borra el acceso a ella. En cualquier momento usted
podrá volver a crear un nuevo acceso a la base de datos.
Seleccione Opciones
Opciones para
agregar, renombrar, eliminar
o consultar un acceso.
SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS

El programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 cuenta con un sistema muy
completo de seguridad para las bases de datos, permitiendo restringir el acceso a
una base de datos y definir diferentes niveles de acceso para cada usuario. Sólo
los usuarios con permiso para entrar a una base de datos podrán hacerlo y sólo
podrán ejecutar aquellas funciones del programa para las cuales hayan sido
autorizados.
Los usuarios se dan de alta en el Administrador de Bases y Usuarios y al

momento de darlos de alta, se establecen los permisos para las funciones que
podrán ejecutar.
El programa Administrador de Bases y Usuarios a su vez, también podrá

protegerse registrando a las personas que tendrán acceso a él. Así, ninguna
persona ajena podrá entrar a este programa y modificar los permisos otorgados a
los usuarios del inventario. Las personas que tienen acceso al Administrador de
Bases y Usuarios se denominan Administradores.
El Administrador de
Bases y Usuarios se
accesa desde la
carpeta MPsoftware
Alta de Usuarios
Mientras no se registren usuarios para una base de datos, cualquier persona podrá
entrar al Inventario y accesar la base de datos. Una vez que se hayan registrado
uno o más usuarios, sólo éstos tendrán acceso a la base de datos previa
identificación con una clave confidencial de acceso o contraseña.
Al ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios aparece una ventana solicitando

que se seleccione una base de datos. Los usuarios que se den de alta, serán los
usuarios que tendrán acceso a dicha base de datos.
1. Presione aquí
4. También se puede
utilizar este icono de la
para accesar el menú de
Usuarios
3. Seleccione la
opción Usuarios
2. Seleccione la 5. Presione aquí para cambiar a

opción Seguridad otra base de datos y registrar los
usuarios de la base de datos
correspondiente.
Al dar de alta un usuario, se indica el nombre del usuario y se registra una clave de
acceso o contraseña. El programa incluye una utilería que permite al usuario
recordar su contraseña si llegara a olvidarla, dejando escrita una pregunta cuya
respuesta sólo él conozca. Al responder correctamente la pregunta, la utilería
indicará al usuario cual es su contraseña de acceso a la base de datos.
11. Presione aquí si

desea consultar los
permisos del usuario
seleccionado

dar de alta un nuevo 8. Teclee la
usuario 7. Teclee el contraseña y la
nombre del confirmación
nuevo usuario
9. Seleccione el grupo
de acceso 10. Marque los permisos
o accesos a los que
tendrá derecho el usuario
Para cada módulo del Menú Principal, el programa presenta sus diferentes
opciones y una tabla para que el administrador marque las funciones que el
usuario podrá ejecutar en cada módulo. En el combo Grupo de Permisos,
seleccione Personalizados si desea restringir el acceso en forma personalizada, o
bien, seleccione Acceso Total para marcar todo y permitir que el usuario realice
todas las funciones.
Grupos de Permisos
Cuando un grupo de usuarios tendrá acceso a las mismas funciones del programa,
resulta conveniente crear Grupos de Acceso predeterminados. Así, cuando se
determinan los accesos de un usuario, simplemente se podrá seleccionar del
combo Grupo de Permisos alguna de las configuraciones pregrabadas, evitando
el trabajo de volver a marcar con cada usuario cada una de las opciones a las que
tendrá acceso.
2. También se puede
utilizar este icono de la
barra de Herramientas
para accesar el
comando Grupo de
Permisos
1. Seleccione la
opción Grupo de
Permisos

cambiar a otra base de
datos.

4. Presione aquí consultar los permisos
para dar de alta asignados al Grupo
un nuevo Grupo seleccionado
de Permisos
6. El usuario puede
agregar una breve
descripción con
relación al grupo de
permisos que desea
crear
5. Teclee el nombre
que desea utilizar
para el nuevo grupo
de permisos 7. Marque los permisos o
accesos que serán
asignados al nuevo grupo
de permisos
Alta de Administradores
Todo el esquema de seguridad mencionado anteriormente no se encontraría
completo si no se define primero la seguridad para el acceso al programa
Administrador de Bases Datos y Usuarios. Es decir, es necesario primero
registrar a las personas encargadas y autorizadas para estructurar el esquema de
seguridad para las bases de datos, quienes serán también los únicos autorizados
para realizar cambios a dicha estructura e incluso, como se verá más adelante en
ésta misma lección, los únicos autorizados para ejecutar algunas utilerías ligadas
directamente con el mantenimiento y la conservación de las Bases de Datos.
Las personas que tienen acceso al Administrador de Bases y Usuarios se

denominan Administradores.

registrar a los
Administradores de
la Base de Datos y
Usuarios
2. Oprima aquí
para dar de alta a
un nuevo
administrador
3. Teclee el
nombre y la
contraseña del
nuevo
Administrador

datos.
Una vez que se ha dado de alta a uno o más Administradores, el acceso al

programa de Administrador de Bases y Usuarios queda restringido única y
exclusivamente para los administradores registrados en cada una de las bases de
datos, por lo que solo ellos podrán realizar alguna modificación en lo que a
usuarios y utilerías para las mismas se refiere. Los Administradores quedan
registrados en la Base de Datos, por lo que aún cuando el programa de Inventarios
fuera desinstalado y vuelto a instalar, el acceso al programa de Administración
queda restringido para los administradores de cada una de las bases de datos
creadas con anterioridad. Mientras no se establezca un administrador, cualquier
persona podrá entrar al Administrador de Bases y Usuarios.
Bitácora de Transacciones
La Bitácora de Transacciones permite grabar en un archivo todas y cada uno de las
operaciones que se realizan en el Inventario con relación a una base de datos. Esta
opción permitirá consultar el día, la hora, la transacción y el nombre del usuario
que realizó la transacción proceso.
Para que se guarden todas las transacciones, el administrador deberá marcar en la

sección Parámetros de la Base de Datos la opción “Guardar Transacciones por
Usuario”.
¡Nota importante!
Al marcar esta opción, el sistema trabajará un poco más lento de lo normal.
1. En la opción Archivos de la Barra de

Menú seleccione Parámetros d dee Base
de Datos para marcar la opción.
2. Marque ésta opción si desea que

se guarden las transacciones que
ejecuten los usuarios del inventario.
El proceso anterior es por base de datos, así que si desea que se guarden las
transacciones de todas sus bases de datos, deberá repetir el proceso para cada
base de datos.
1. Presione aquí
para consultar la
Bitácora de
Transacciones
Transacciones

datos.
2. Además de mostrar la fecha, hora y

nombre del usuario, la bitácora de
transacciones muestra el módulo y el
proceso ejecutado por el usuario.
UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS
Compactar y Revisar la base de datos

Esta utilería se utiliza para compactar la Base de Datos, eliminando los registros
que ya no se utilizan, lo que permite reducir el tamaño de la misma. Además, esta
utilería efectúa una verificación de la integridad de la información. Este proceso
puede tardar varios minutos dependiendo del tamaño de la Base de Datos. El
administrador puede compactar la Base de Datos en el momento que lo desee
utilizando el icono correspondiente en la Barra de Herramientas.
2. En la ventana se
presenta la ubicación
de la base de datos a 1. Oprima aquí para
compactar compactar la Base de
datos
3. Oprima aquí
para iniciar la
compactación

datos.
Depuración de Datos Históricos

En algunas ocasiones el programa puede volverse un poco lento sobre todo al
desplegar información en la pantalla, como consecuencia del crecimiento excesivo
de la base de datos. Es por ello que ocasionalmente resulta conveniente eliminar
información histórica que ya no se esté utilizando. La utilería para la Depuración
Histórica se utiliza precisamente para eliminar de la computadora aquella
información histórica relacionada con los Movimientos al Almacén, Compras y
Transacciones realizadas por los usuarios. Con esto también se consigue eliminar
información que puede ocupar espacio en el Disco Duro de la computadora.

accesar a la utilería de
Depuración Histórica
2. Seleccione las
fechas a partir de las
cuales se llevará a
cabo la depuración de
la información

datos.
Si no quisiera deshacerse de esa información histórica en forma definitiva, usted

podría sacar un respaldo de la base de datos antes de hacer la depuración.
Respaldar y Restaurar la Base de Datos

El Programa de Inventario de Refacciones cuenta con una utilería para el respaldo
de la información contenida en una base de datos. El usuario podrá respaldar su
información en el momento que lo desee accesando el Administrador de Bases y
Usuarios, o bien, podrá configurar el sistema para que cada determinado número
de días recuerde al usuario que no ha respaldado su información al entrar al
programa y accesar la base de datos.
El programa preguntará si desea respaldar en ese momento. La frecuencia con que

deba aparecer este mensaje al iniciar una sesión en Inventario, se establece desde
el Administrador de Bases y Usuarios. El usuario podrá optar también por
desmarcar esta opción para que no aparezca este mensaje. Como se mencionó
anteriormente, desde el Administrador de Bases y Usuarios también se podrán
llevar a cabo los respaldos.
1. En la opción Archivos de la Barra de

Menú seleccione Parámetros de Base
de Datos para indicar la frecuencia en
días del recordatorio de respaldo.
3. Marque esta opción

para que el programa
sugiera respaldar la
información
2. Seleccione la
carpeta
Respaldo
4. Especifique la frecuencia en días con
la que el programa le recordará
respaldar la base de datos
Una recomendación muy importante es la conveniencia de utilizar diferentes

nombres o números para identificar los respaldos, con la finalidad de facilitar su
recuperación (restauración) cuando se considere necesario.

efectuar un respaldo de
la Base de Datos
2.Seleccione la
ubicación donde
desea guardar el
respaldo, o utilice la
3. Teclee el nombre que ubicación que el
desea utilizar para el programa da por
respaldo omisión

respaldar otra base de
datos.
Los respaldos son generados utilizando el programa de compactación llamado

WINZIP, por lo que los archivos generados tendrán la extensión zip ( *.zip).
Para restaurar la información guardada en un respaldo es necesario utilizar el

también el Administrador de Bases y Usuarios. Recuerde que una vez
establecida la seguridad en Administrador de Bases y Usuarios, solamente el
administrador del programa podrá llevar a cabo la restauración de la información.
Si aún no ha sido establecida la seguridad en este programa, cualquier persona
podrá ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios y por consiguiente llevar a
cabo la restauración de las Bases de Datos.
1. Oprima aquí
para restaurar la
información de un
respaldo
2. Elija la ubicación
(directorio) donde se
encuentra localizado el
respaldo
3. Seleccione el
respaldo que
desea restaurar
4. Elija la ubicación (directorio)

donde se llevará a cabo la
restauración
APENDICE A - IMPORTAR DATOS
Apéndice A
Importar datos
118 Apéndice A – Importar Datos
El Inventario de Refacciones permite importar información de otras bases de datos,

evitando así la necesidad de volver a capturar información que ya se tiene
capturada en algún otro archivo.
La utilería de importación permite importar información de un archivo de Excell,

Dbase, Access, etc.. También podrá importar la información en forma directa de
alguna versión anterior del Inventario o del programa de Mantenimiento Preventivo
MP.
Para importar información al Inventario de Refacciones ver. 2.0, es necesario crear

primero una base de datos nueva a donde se importará la información.
Usted puede crear una base de datos nueva desde la ventana de acceso al
programa donde se selecciona la base de datos de trabajo. Cada vez que entra al
programa, aparece la siguiente ventana.
Presione aquí para

agregar una base de
datos nueva.
Para mayor información sobre la creación de bases de datos de tipo diferente a

Access 2000, consulte el manual de instalación.
Una vez que ha creado la base de datos nueva, ejecute Herramientas > Importar
datos desde la Barra de Menú.
Apéndice A – Importar Datos 119
1. Seleccione el
comando
Herramientas
2. Seleccione la
opción Importar
Datos
El programa pide seleccionar la fuente de donde se importará la información:
a) MP vers.6
b) Inventario MP vers.1.0 (incluido con el MP vers. 7.2)
c) Otra fuente de datos
En los tres casos, será necesario indicar el nombre y la ubicación del archivo de
donde se importará la información.
3. Seleccione la
fuente del archivo

ubicar el archivo
origen.
Importación del MP vers.6

Cuando se importa información del programa de mantenimiento preventivo MP
vers. 6, el nombre del archivo a importar es RECURSOS.DBF y el directorio por
omisión en donde normalmente se alojaba el archivo es
C:\MP\INVENT\ALMACEN1. No obstante lo anterior, el usuario pudo haber
cambiado el nombre del directorio durante el proceso de instalación, en cuyo caso,
deberá localizar el archivo en el directorio donde se instaló el MP.
Importación del Inventario MP vers. 1.0

Cuando se importa información del Inventario MP vers. 1.0, el nombre del archivo a
importar es MPINV.MDB y el directorio por omisión en donde normalmente se
alojaba el archivo es C:\INVMP10. No obstante lo anterior, el usuario pudo haber
cambiado el nombre del directorio durante el proceso de instalación, en cuyo caso,
deberá localizar el archivo en el directorio donde se instaló el Inventario 1.0.
Importación de otra fuente de datos

El programa permite importar información de otra fuente de datos como un archivo
de Excell, Dbase, Access, etc.. En estos casos, además de indicar el nombre y
ubicación del archivo, el usuario deberá establecer una relación equivalente de
campos. Para ello, el programa muestra en una tabla los campos del archivo del
Inventario de Refacciones vers. 2 a donde se pretende importar la información, y
junto a cada campo, un combo con el nombre de todos los campos del archivo
origen para que el usuario seleccione el campo equivalente en cada caso.
5. Asigne, uno a uno, la

correspondencia de campos
del archivo origen y el Inventario
de Refacciones
6. Del lado derecho se muestra el tipo de

campo, de caracteres o numérico, y la
longitud máxima del campo origen.
Apéndice A – Importar Datos 121
El campo equivalente del archivo origen deberá ser del mismo tipo que el campo
del archivo del Inventario de Refacciones para que éste pueda ser importado. La
longitud del campo en el caso de campos de tipo de caracteres, no deberá
sobrepasar la longitud máxima indicada.
APENDICE B - CONEXION CON OTROS PROGRAMAS
Apéndice B
Conexión con otros
programas
♦ Conexión o liga con el programa de Mantenimiento
Preventivo MP versión 8
♦ Conexión o liga con un inventario externo

124 Apéndice B – Conexión con otros programas
CONEXION CON EL PROGRAMA MP

VERSION 8.0
La conexión del Inventario con el programa de Mantenimiento Preventivo MP,

permite:
a) Consultar existencias desde el MP.

b) Relacionar las refacciones registradas en el catálogo de productos con cada
una de las actividades de mantenimiento preventivo.
c) Calcular el abastecimiento en función de los mantenimientos programados en
el MP, para lograr así la adquisición de refacciones justo a tiempo y disminuir
los niveles de existencias en el inventario.
d) Generar en forma automática los vales de salida de refacciones desde el MP
e) Generar los documentos de salida de refacciones en forma automática
indicando simplemente el número de vale de salida generado desde el MP.
f) Registrar el consumo de refacciones con cargo al equipo correspondiente, al
momento de sacar las refacciones del almacén.
Para llevar a cabo la conexión, el usuario deberá indicar la o las bases de datos del
MP que quedarán ligadas al Inventario de Refacciones.
1. Seleccione el comando
Herramientas en la Barra de
Menú
Ligar Bases de Datos del
MP
Apéndice B – Conexión con otros programas 125
4. Oprima aquí para 3. En el caso de tener activada la

agregar una conexión opción Multialmacenes,
o liga seleccione el almacén que desea
ligar con la base de datos del MP
A continuación deberá seleccionar la base de datos del MP que desea ligar con el
Inventario,
Además, deberá configurar la forma de operar del programa para registrar los
consumos y calcular el abastecimiento.
El registro de consumos puede llevarse a cabo de dos formas:
a) En forma automática, al generar el documento de salida en el Inventario. Para

ello, el usuario deberá generar desde el MP todos los vales de salida de
refacciones relacionados con una orden de trabajo para un equipo
determinado. Al generar el documento de salida en el Inventario, bastará con
indicar el número de vale de salida para que el inventario presente en pantalla
todas las refacciones solicitadas en el vale. Una vez generado el documento
de salida en el Inventario, se archiva automáticamente en el MP el consumo de
refacciones con cargo al equipo correspondiente.
b) En forma manual, indicando en el MP, refacción por refacción, su consumo
con cargo a un equipo determinado. En este caso, el registro de las
refacciones consumidas se hace en el MP en forma totalmente independiente
de los movimientos en el Inventario.
Como se ha explicado en lecciones anteriores, el programa de Inventario realiza el

cálculo del abastecimiento en primera instancia en función de las existencias y los
niveles de mínimo y óptimo. Cuando el Inventario se encuentra ligado a una base
de datos del MP, podrá calcular además el abastecimiento en función de los
mantenimientos programas buscando la adquisición de refacciones justo a tiempo.
Marque esta opción si desea que el cálculo del abastecimiento consulte al MP para
tomar en cuenta las refacciones que deban abastecerse para los mantenimientos
programados próximos a realizarse.
5. Seleccione la base de
datos del MP a la que
desea conectarse
6. Marque aquí si
desea que los
consumos de
materiales y
refacciones
queden
registrados
automáticamente
al registrar el
documento de
salida en el
inventario.
7. Marque aquí si desea que el

cálculo del abastecimiento tome
en cuenta los mantenimientos
programados.
8 Oprima aquí si desea

consultar información
relacionada con la
conexión o liga realizada
El ID es un número de control interno generado en forma automática que valida la

liga entre el Inventario y la base de datos del MP. Si por algún motivo se
reemplazara la base de datos por otra con el mismo nombre, el programa
detectará esta situación e indicará que la liga no es válida.
CONEXION O LIGA CON UN INVENTARIO

EXTERNO
Esta opción resulta útil cuando usuarios del programa de Mantenimiento Preventivo
MP desean conectar el MP con otro programa de inventario desarrollado por
terceros. En estos casos, la conexión o liga deberá hacerse a través del Inventario
de Refacciones versión 2.
El proceso de conexión consiste en importar la información del inventario externo a

la base de datos del Inventario de Refacciones versión2 y activar un proceso que
cada determinado tiempo actualizará la información en forma automática y
permanente para que la base de datos del Inventario de Refacciones versión 2
refleje siempre la información actualizada del inventario externo. En sí, el Inventario
de Refacciones versión 2 lo único que hace es prestar la estructura de su base de
datos para poder hacer la conexión entre el inventario externo y el MP.
Al establecer esta conexión con un inventario externo, todos los movimientos al

almacén, valuación del inventario, compras, etc., deberán realizarse desde el
programa externo y no desde el programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0. La
liga permite consultar la información del inventario externo desde el MP, pero en
ningún momento existe una retroalimentación del MP hacia la base de datos
externa, modificando o alterando información de dicha base de datos.
Para hacer la conexión con un inventario externo es necesario crear primero una
base de datos nueva a donde se importará la información.
Usted puede crear una base de datos nueva desde la ventana de acceso al
programa donde se selecciona la base de datos de trabajo. Cada vez que entra al
programa, aparece la siguiente ventana.
Presione aquí para

agregar una base de
datos nueva.
Para mayor información sobre la creación de bases de datos de tipo diferente a

Access 2000, consulte el manual de instalación.
1. Seleccione el comando Utilizar Catálogo de
Herramientas en la Barra de Productos externo
Menú
3. Oprima aquí
para crear una
liga o conexión.
Como se explicó anteriormente, el proceso de conexión consiste en importar la

información del inventario externo a la base de datos del Inventario de Refacciones
versión2 y activar un proceso que cada determinado tiempo actualizará la
información en forma automática y permanente para que la base de datos del
Inventario de Refacciones versión 2 refleje siempre la información actualizada del
inventario externo. El proceso de importación es el mismo que se describe en el
apéndice A para importar información de una fuente de datos externa.
4. Seleccione el
formato del archivo a
ligar

localizar la ubicación
del archivo a ligar.
El usuario deberá indicar cual será el campo llave que servirá como identificador
para relacionar los registros entre las dos bases de datos al momento de actualizar
la información. Normalmente el campo que contiene la información sobre el
número de parte de un producto es el que se utiliza como identificador para
relacionar los registros. El identificador debe ser un campo numérico o cadena de
caracteres que no se repita en ningún otro producto.
6. seleccione el
campo que será
utilizado como
identificador.
7. Asigne, uno a uno, la

correspondencia de
campos entre el archivo del
inventario externo y el
Inventario de Refacciones
versión 2. Los campos
marcados con asteriscos
(*) son obligatorios
Al finalizar el proceso, se creará una copia de los datos del inventario externo y se
mantendrá la liga para actualización automática por medio del identificador.
Por omisión, la base de datos del Inventario de Refacciones versión 2 se

actualizará automáticamente cada 10 minutos reflejando los cambios de la base de
datos del inventario externo. El usuario podrá cambiar la frecuencia con la que
deba realizarse esta actualización.
8.Oprima aquí para

modificar la
frecuencia de
actualización de la
información.
Es importante recordar que no se podrán agregar, modificar o eliminar productos

desde el Inventario de Refacciones y que los movimientos al almacén, compras,
etc., deberán realizarse desde el otro programa externo. Por esta razón muchas
opciones y comandos en el Inventario de Refacciones versión 2 quedan
inhabilitados cuando éste se encuentra ligado a un inventario externo.
Concluida la conexión del Inventario de Refacciones versión 2 con el inventario

externo, deberá hacer ahora la conexión del Inventario de Refacciones versión 2
con el MP para que finalmente quede concluida la liga entre el MP y el inventario
externo.

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inventario de

MP es marca registrada de Técnica Aplicada Internacional, S.A. de C.V.

ING. HUGO DANIEL FOPPOLI

PRECISION DATA, C.A.

LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO ............................................................. 1

Opciones de impresión ...............................................................................................33

Bitácora de Transacciones ....................................................................................... 109

APENDICE B - CONEXION CON OTROS PROGRAMAS............................... 123

♦ ¿Qué hay en la pantalla?

Para iniciar el Inventario

Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DE

Selección de la Base de Datos

El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar

Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la

¿QUE HAY EN LA PANTALLA?

Barra de Estado Barra de

Catálogos Es el módulo donde el usuario registra en el catálogo todos sus

Inventario Es el módulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del

Compras Es el módulo que permite calcular los materiales que deben

Cierres Es el módulo donde el usuario podrá consultar los archivos

El acceso a cada uno de estos cuatro módulos se efectúa seleccionando con el

Al seleccionar un módulo el programa despliega las opciones disponibles dentro

Hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de un módulo del

Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto

Desde la Barra de Menú el usuario puede configurar el programa y quitar por

Al quitar el Menú Principal el acceso a los diferentes módulos y sus opciones

Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activados

Nota. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuario

Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta,

A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos

Agregar Agrega un registro nuevo a la lista

Modificar Permite modificar los datos de un

Consultar Permite consultar la información del

Ver imagen Presenta la imagen asociada al

Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de información,

Salir del Programa

Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrando

¿Cómo correr el curso en videos?

Al correr el curso en videos desde el Inventario es posible pasar del Inventario al

Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el

Operando el curso en videos

1. Posicione el cursor del

2. Presione alguno de los

Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos

Al registrar un producto, el usuario captura los siguientes campos:

[1] No. de Parte *

El campo [2] Descripción permite registrar el nombre del producto y algunas

Al momento de efectuar la compra, el programa permitirá escoger entre diferentes

El campo [4] Clasificación permite registrar agrupaciones o familias de productos.

El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede

El campo [6] Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado que

El recuadro [8] Multialmacenes muestra los almacenes que contienen o manejan

El Botón [9] Equivalencia de Marcas permite registrar diferentes marcas

La ventana del combo de selección se abre presionando una tecla o con el

Al momento que el usuario comienza a teclear una descripción, se abre la ventana

Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el

No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catálogos

En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por omisión. En algunas

El programa muestra las teclas

Las imágenes deben ser archivos del tipo .BMP y .JPG..

1. Presione aquí para

3. Presione aquí para

4. Oprima aquí para

En el Catálogo de Productos podemos identificar a los productos que tienen una