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- TRAZAB ILIDAD-
INDICE
2. PRODUCTO
2.1. Creación de producto
2.2. Asignación de referencia
2.3. Lote productivo
2.4. Creación de estructuras
3. TRAZABILIDAD INTERNA
3.1. Codificación de procesos logísticos
3.2. Codificación de almacén
4. TRAZABILIDAD DOCUMENTARIA
4.1. Oferta
4.2. Pedido
4.3. Albaran
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DEFINICIÓN Y VENTAJAS
Por trazabilidad se entienden los procedimientos que permiten controlar el histórico, la situación
física y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro en
un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.
Por otro lado, y teniendo en cuenta la definición expuesta al comienzo del apartado, se pueden
describir los tres ámbitos de trazabilidad existentes:
Trazabilidad descendente o aguas abajo: Saber de forma precisa dónde están los
lotes de productos a lo largo de la cadena de suministros.
Trazabilidad ascendente o aguas arriba: Poder seguir exactamente el origen de la
mercancía y los procesos por los que ha pasado antes de llegar al punto final.
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Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos: Capacidad de trazar a lo largo del
proceso de producción o logístico.
Por lo tanto, desde el punto de vista de una empresa, la trazabilidad consiste en la capacidad de
asociar los lotes de producto acabado que produce con:
Los destinos a los que se han enviado dichos lotes de producto (trazabilidad
descendente).
Los lotes de materias primas con los que fueron producidos (trazabilidad interna y
ascendente).
En consecuencia, para que se pueda lograr la trazabilidad en los dos sentidos es necesario:
a) Recibir la información de proveedores y transmitirla a clientes.
b) Controlar los lotes en el proceso productivo u operativa de almacén y de expedición.
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La información que debe ser registrada en las bases de datos de cada agente de la
cadena de suministros para ser rescatada en caso de necesidad puntual.
La información adicional que se transmite vía electrónica entre los distintos agentes de la
cadena de suministros.
El sistema sólo funciona si cada actor tiene unas bases de datos y sistemas de información
preparados para poder almacenar la información necesaria requerida para conseguir trazabilidad
en cada momento.
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PRODUCTO
Son numerosos los casos de empresas que en sus catalogo informatico de productos poseen
duplicidades de información debido a que no existe un proceso o canal claro que establezca
como se deben codificar las referencias o introducir la información relevante a cada material.
Por ejemplo la introducción en sistema de un bolígrafo Bic azul se puede llevar a cabo en su
descripción de tantas formas como agentes participen en dicha tarea:
Bolígrafo Bic Azul
Boli Bic Azul
Bolígrafo azul Bic
B. Bic Azul
Etc.
Por tanto, el presente punto tiene como motivo el establecimiento de un proceso lineal y riguroso
que evite estas situaciones, y prevenga de la creación de duplicados que dificultan a la postre su
control.
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a) Creación de producto
Este motor consiste en una base de datos en la que se enumeran las características de los
artículos de una compañía, es decir, en el se establecen los distintos pasos a seguir para la
creación de un producto consolidándose como una guía rigurosa que de esta forma evita las
duplicidades.
Los bolígrafos tienen las siguientes características. Pueden ser azules, rojos, verdes y
negros, de punta fina o de punta gorda, de plástico o de metal, y recargables o no
recargables.
Por su parte las gomas pueden ser blancas, verdes y rojas, cuadradas, rectangulares y
triangulares, y de caucho, miga de pan o plástico.
Por último las características que definen los cuadernos son: azules, rojos, verdes y negros,
blancos o cuadriculados, Din 4 o Din 3, perforados y sin perforar, y de pasta dura o de pasta
fina.
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Los pasos que se mencionan en el motor hacen referencia a aglutinar todas estas
características en una cadena cuyo seguimiento de cómo resultado un único producto. Por lo
tanto se deben diferenciar las peculiaridades de cada familia, agrupando las factibles de ser
unificadas. Siguiendo con el ejemplo:
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b) Asignación de referencia
Una vez que se a creado un producto mediante el motor expuesto, este mismo se encarga
de generar su referencia identificativa que será a al final por la que interna y externamente
se conozca a dicho material.
Este hecho es importante destacarlo ya que podemos encontrarnos con el caso de que un
motor de producto requiera de la cumplimentación de 20 pasos y la generación de
referencias tan largas complicaría enormemente el trabajo de la empresa.
Existen tres principios básicos a la hora de definir como debe ser una referencia:
El primer punto queda claro en su explicación, códigos de producto con más de 10 dígitos
resultan complicados y tediosos de utilizar y pueden inducir a errores en su trascripción con
mayor facilidad.
En cuanto a que deben informar de aspectos básicos de producto, resulta que en muchas
ocasiones es de gran utilidad que el código de un producto haga una primera y rudimentaria
clasificación del mismo.
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Algunos de los métodos más habituales en este sentido son:
Por ejemplo una empresa productiva que guarde todos los materiales un único almacén
podría decantarse por la primera opción para saber inmediatamente a que estado pertenece
un articulo concreto.
Por otro lado una compañía que fabrica y compra los mismos productos puede decantarse
por la tercera opción para tener un control sobre las calidades de los productos o para poder
llevar a cabo de forma eficaz una trazabilidad ascendente.
Obviamente una referencia puede recoger distintas opciones en si misma, es decir, puede
decir que es un producto terminado pero fabricado en casa.
Y por último tenemos el caso del número correlativo. Este no es más que un contador que
enumera distintos productos que cumplan características similares en el motor de producto.
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c) Lote productivo
El lote productivo es un código utilizado en producción que se asocia a cada artículo creado
en el momento de dicha creación. Es decir, es la matricula de la mercancía asociada a la
fecha de su fabricación, de forma que dos productos distintos tienen diferente lote
productivo, pero un mismo material producido en fechas distintas también dispone de
diferentes números de lote.
Por otro lado la funcionalidad de esta matricula es la de recoger los distintos aspectos
productivos relacionados con la elaboración como pueden ser coladas, componentes, origen
de estos, etc.
Sin embargo este lote debe estar asociado a otros campos trazables para poder determinar
una secuencia completa de origen. Por ejemplo ayuda conocer que un componente ha
resultado defectuoso, pero si no se dispone de la información referente a si dicho
componente se ha utilizado en otros productos o en donde se encuentra ubicado, y sobre
todo de quien se ha adquirido, dicha información resulta poco útil.
En resumen para poder establecer un sistema de trazabilidad efectivo a todos los niveles no
sirve tan solo con asociar un número de lote a cada tirada productiva, sino que este formará
parte de dicho sistema pero tendrá que ser complementado con información referente a
otros aspectos de la empresa (compras, almacén, comercial,…).
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d) Creación de estructuras
Las estructuras son herramientas informáticas creadas para facilitar la elaboración y control
de productos nuevos que se crean de otros artículos.
El ejemplo más común de creación de kit se lleva a cabo en el sector ferretero donde en una
misma bolsita (blister) se meten tornillos, tuercas y arandelas creando un nuevo material que
es la propia bolsa.
Así una estructura es la definición del desglose de un producto en sus distintas partes.
Esta función tiene como primer objetivo el dar de baja automáticamente del stock a los
semielaborados utilizados cuando se fabrica o crea el nuevo material, pero por otro lado
permite asociar los lotes de estos elementos al lote del producto que se crea.
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TRAZABILIDAD INTERNA
Se asigna un código a cada proceso productivo que tenga como resultado la creación de un
nuevo producto.
El conjunto de estos códigos debe estar pensado para que la empresa pueda ejercer, a
tiempo real, un control sobre los materiales a lo largo de todo el proceso de gestión logístico,
así como de la mercancía depositada en los diferentes proveedores de procesos (eficacia en
la gestión de semielaborados).
Con el fin de reflejar de una manera clara y sencilla la idea arriba expuesta, presentaremos
este punto mediante el siguiente ejemplo.
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Esta clasificación nos permite conocer las diferentes fases por las que ha pasado un
producto final. Así, será diferente una referencia final en función a las etapas productivas por
las que haya transcurrido.
Por último, si cada proveedor de procesos, tanto interno como externo, tiene asignado un
código de ubicación, se puede controlar la cantidad de producto que se encuentra en manos
de dicho proveedor, así como el estadio productivo de dichas referencias.
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f) Codificación de almacén
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Ejemplo
Sin embargo, aparte de los huecos de balda, existen otras zonas del almacén que
se utilizan para el almacenamiento de la mercancía como son los espacios de suelo,
especialmente para dejar mercancía descargada o a punto de cargar al camión.
La codificación de estas areas resulta muy interesante ya que ofrece los siguientes
beneficios:
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En cuanto a los posibles tipos
tipos de asignación de códigos, son dos los principales
sistemas utilizados:
1) Codificación generalista
Consiste en codificar una gran zona, de forma que varios palets se encuentran en la
misma ubicación.
2) Codificación específica
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TRAZABILIDAD DOCUMENTARIA
La trazabilidad documentaria se puede definir como “el registro sistemático de todos aquellos
documentos relacionados con una operación”. Con este sistema de operatividad, la empresa
podrá llevar una mejor clasificación y manejo de la información que contienen los
documentos y además conocer en detalle todos aquellos movimientos relevantes de un
ejercicio puntual; de los cuales se pueden destacar el saber el recorrido completo de la
carga, las fechas de los distintos pasos de ese recorrido, las incidencias surgidas, etc.
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a) Oferta
Es el comienzo del ciclo comercial de una empresa y supone la primera toma de contacto
documentaria con el cliente.
Una oferta no es más que una propuesta comercial que puede variar en el tiempo en función
a nuevas necesidades o requerimientos del propio consumidor, modificaciones que la gran
mayoría de las veces se pierden por no disponer de un sistema trazable adecuado.
Por ejemplo, muchas compañías dan un número correlativo a cada oferta que lanzan a sus
clientes. Este sistema implica por un lado que una modificación de la oferta tenga un código
distinto al original que incluso puede separarse mucho de él si se han lanzado distintas
ofertas por el medio, y por otro, que se deban juntar en formato papel todas las
modificaciones para poder controlarlas con la posibilidad de perder parte de esa
documentación.
Lo aconsejable es que todo escrito tenga un reflejo informático y una codificación útil, de
manera que la empresa pueda consultar en un ordenador rápidamente y de forma fiable la
información relevante a un informe concreto.
- Fecha de la generación.
- Canal comercial o de compras en el que se genera.
- Número de la persona involucrada en la acción.
- Etc.
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Posteriormente a la asignación de una o varias de estas características se incluiría el
número correlativo, y tras este se recomienda incluir un numerador para las modificaciones.
Es decir, todas las ofertas iniciales llevarán el 0 como identificador de que son originales,
pero si sobre estas se realiza un cambio, esa nueva propuesta se identificara con un 1, y así
sucesivamente.
Por tanto, una correcta codificación de oferta y su reflejo informatico dotan a una empresa de
las siguientes ventajas:
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b) Pedido
El pedido se genera una vez que se aprueba una oferta por lo que se puede decir que es un
compromiso en firme entre un vendedor y su comprador.
En el caso que nos atañe y por ser su complejidad mayor, nos ocuparemos de los pedidos
surgidos a raíz de una oferta.
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Para poder solventar esta situación se recomienda incluir un campo previo a los
códigos de los documentos que haga referencia al estadio en el que se encuentra
cada acción: 01 – Oferta; 02 – Pedido; 03 – Albaran.
Una vez realizada esta asociación y teniendo la trazabilidad inicial completa, el pedido
genera la necesidad de preparación física en almacén antes de pasar a su siguiente estadio
que es el de albaran.
Si la preparación va bien el siguiente paso es sencillo, sin embargo los problemas surgen
cuando en esta preparación nos encontramos con incidencias.
En este sentido se debe destacar que ocurra lo que ocurra el pedido cambiará de situación
propia pero en ningún caso se debe modificar su numeración inicial, es decir, si queda
pendiente de preparar por falta de material será con su referencia nunca con una nueva
porque se rompería la trazabilidad seguida.
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c) Albaran
En este caso también nos encontramos con las dos posibilidades mencionadas en el
aparatado del pedido referentes a esta asociación como son:
- El propio sistema informatico guarda una relación entre ambas fases pudiendo
por lo tanto numerarse de diferente forma cada una de ellas.
- Utilizamos el código del pedio también para el albarán pero cambiando el digito
que hacia mención al estadio para identificar que este ha cambiado.
Sin embargo en esta fase puede ocurrir que de un único pedido se generen varios albaranes
porque dicho pedido se ha enviado fraccionado (porque todo él no entraba en un solo
transporte, por exigencias del cliente, porque no se disponía de material,...).
En estos casos se recomienda utilizar el numerador expuesto en el apartado de oferta para
determinar que un pedido ha supuesto varios envíos.
De esta forma tenemos relacionado desde origen (oferta) todos los documentos y las
acciones que en ellos se han llevado a cabo de manera que en cualquier momento se puede
acceder a dicha información y conocer lo que se hizo.
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