CURSO

- TRAZAB ILIDAD-
INDICE

1.- DEFINICIÓN Y VENTAJAS

2. PRODUCTO
2.1. Creación de producto
2.2. Asignación de referencia
2.3. Lote productivo
2.4. Creación de estructuras

3. TRAZABILIDAD INTERNA
3.1. Codificación de procesos logísticos
3.2. Codificación de almacén

4. TRAZABILIDAD DOCUMENTARIA
4.1. Oferta
4.2. Pedido
4.3. Albaran

Curso de trazabilidad 2
DEFINICIÓN Y VENTAJAS

Por trazabilidad se entienden los procedimientos que permiten controlar el histórico, la situación
física y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro en
un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.

Un proceso de trazabilidad completo y fiable a lo largo de la cadena de suministro de un

producto es una de las herramientas indispensables a la hora de prevenir y detectar una crisis.
El término trazabilidad se puede referir al origen de las materias primas, el histórico de los
procesos aplicados al producto, la distribución y la localización del producto después de la
entrega.

Un proceso de trazabilidad implica la colaboración entre los distintos agentes de la cadena de

suministro. El control de las materias primas y el proceso productivo en cada una de las
empresas de forma individual no es suficiente. Es necesaria la transmisión de información a lo
largo de todo el circuito de aprovisionamiento. La trazabilidad es el resultado de una acción
global concertada.

Así mismo, son imprescindibles en un proceso de trazabilidad una codificación rigurosa y

exhaustiva, la identificación automática (que permita leer de forma automatizada la información y
así evitar errores y ganar eficacia) y los intercambios de información entre distintos agentes de la
cadena o dentro de una misma empresa.

Por otro lado, y teniendo en cuenta la definición expuesta al comienzo del apartado, se pueden
describir los tres ámbitos de trazabilidad existentes:

 Trazabilidad descendente o aguas abajo: Saber de forma precisa dónde están los
lotes de productos a lo largo de la cadena de suministros.
 Trazabilidad ascendente o aguas arriba: Poder seguir exactamente el origen de la
mercancía y los procesos por los que ha pasado antes de llegar al punto final.

Curso de trazabilidad 3
  Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos: Capacidad de trazar a lo largo del
proceso de producción o logístico.

Por lo tanto, desde el punto de vista de una empresa, la trazabilidad consiste en la capacidad de
asociar los lotes de producto acabado que produce con:

 Los destinos a los que se han enviado dichos lotes de producto (trazabilidad
descendente).
 Los lotes de materias primas con los que fueron producidos (trazabilidad interna y
ascendente).

En consecuencia, para que se pueda lograr la trazabilidad en los dos sentidos es necesario:
a) Recibir la información de proveedores y transmitirla a clientes.
b) Controlar los lotes en el proceso productivo u operativa de almacén y de expedición.

Dado que el ámbito de la trazabilidad es el de la cadena de suministros global y no el de un actor

individual de la cadena, para poder llevar a cabo una iniciativa de trazabilidad, se considera
necesaria, como ya se ha comentado con anterioridad la intervención, y colaboración entre todos
los agentes de la cadena. La solución aplicada debe ser estándar y entendible por todos los
agentes de la cadena de suministros y al mismo tiempo, y con el ánimo de conseguir la máxima
eficiencia, debe facilitar la automatización de los procesos de captura, registro y transmisión de
la información necesaria.

Desde el punto de vista de la gestión de la información, la trazabilidad consiste en asociar

sistemáticamente un flujo de información a un flujo físico de mercancías de manera que se
pueda recuperar en un instante determinado la información requerida relativa a los lotes o grupos
de productos determinados.

El sistema se basa pues en un registro de información a tres niveles:

 La información que se añade en la mercancía mediante una etiqueta y que viaja

físicamente con ella. En el caso de agrupaciones de producto, habrá parte de esta
información que irá en código de barras para permitir su lectura automática.

Curso de trazabilidad 4
  La información que debe ser registrada en las bases de datos de cada agente de la
cadena de suministros para ser rescatada en caso de necesidad puntual.
 La información adicional que se transmite vía electrónica entre los distintos agentes de la
cadena de suministros.

El sistema sólo funciona si cada actor tiene unas bases de datos y sistemas de información
preparados para poder almacenar la información necesaria requerida para conseguir trazabilidad
en cada momento.

El esquema lógico en el que se basa la revisión de procesos de trazabilidad se sustenta en el

cumplimiento de los siguientes principios:

a) Registro de Información: cada agente involucrado en la cadena de suministro debe

disponer de un sistema informático preparado para poder generar, gestionar y registrar
la información de trazabilidad necesaria en cada momento (entendiendo como
información de trazabilidad los lotes y/o fechas asociados a cada producto).
b) Correcta identificación de mercancías y características asociadas:

b..i. Todas las Unidades de Consumo están codificadas y simbolizadas con

un código que las identifique de forma individual.
b..ii. Todas las Unidades de Consumo tienen impresas la fecha de caducidad
o consumo preferente y/o número de lote.
b..iii. Todas las Unidades de Expedición (paletas y/o cajas) están codificadas
con un código que las identifica como agrupación y tienen impreso el
lote y/o fecha de caducidad o consumo preferente. Este código de
agrupación debe estar también simbolizado para que se pueda capturar
automáticamente por los agentes de la cadena de suministro.

c) Transmisión: La transmisión de la información de trazabilidad necesaria (número de lote,

fecha de fabricación o consumo preferente u otra información adecuada) al siguiente
eslabón de la cadena de suministros.

Curso de trazabilidad 5
PRODUCTO

Como se hace mención en el apartado anterior, el éxito de un sistema de trazabilidad depende

de la correcta realización de una codificación rigurosa y exhaustiva en lo que a artículos se
refiere.

Son numerosos los casos de empresas que en sus catalogo informatico de productos poseen
duplicidades de información debido a que no existe un proceso o canal claro que establezca
como se deben codificar las referencias o introducir la información relevante a cada material.

Por ejemplo la introducción en sistema de un bolígrafo Bic azul se puede llevar a cabo en su
descripción de tantas formas como agentes participen en dicha tarea:
Bolígrafo Bic Azul
Boli Bic Azul
Bolígrafo azul Bic
B. Bic Azul
Etc.

Si a la hora de buscar ese articulo no se expresa su descripción exacta como se introdujo en

origen, los sistemas de gestión avisan de la inexistencia de dicho material y por lo tanto
recomiendan su creación pudiéndose generar tantos productos diferentes (pero para definir el
mismo) como se muestran en el ejemplo.

Por tanto, el presente punto tiene como motivo el establecimiento de un proceso lineal y riguroso
que evite estas situaciones, y prevenga de la creación de duplicados que dificultan a la postre su
control.

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a) Creación de producto

Los actuales sistemas informáticos incorporan dentro de sus herramientas un componente

denominado “motor de producto”, que no es mas que una utilidad orientada a la creación
rígida de los materiales.

Aunque a lo largo de este curso siempre tenderemos ha hablar de

herramientas informáticas por su extendida utilización y su facilidad
operativa no implica que todo lo expuesto no pueda extrapolarse al
formato papel, aunque este medio es mucho mas laborioso.

Este motor consiste en una base de datos en la que se enumeran las características de los
artículos de una compañía, es decir, en el se establecen los distintos pasos a seguir para la
creación de un producto consolidándose como una guía rigurosa que de esta forma evita las
duplicidades.

Utilizaremos un ejemplo para explicar de forma más clara y sencilla el funcionamiento o

proceso de esta aplicación.

Imaginemos una empresa dedicada a la distribución de material de oficina cuyo catálogo

recoge tres familias principales: Bolígrafos, gomas y cuadernos.

Los bolígrafos tienen las siguientes características. Pueden ser azules, rojos, verdes y
negros, de punta fina o de punta gorda, de plástico o de metal, y recargables o no
recargables.

Por su parte las gomas pueden ser blancas, verdes y rojas, cuadradas, rectangulares y
triangulares, y de caucho, miga de pan o plástico.

Por último las características que definen los cuadernos son: azules, rojos, verdes y negros,
blancos o cuadriculados, Din 4 o Din 3, perforados y sin perforar, y de pasta dura o de pasta
fina.

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Los pasos que se mencionan en el motor hacen referencia a aglutinar todas estas
características en una cadena cuyo seguimiento de cómo resultado un único producto. Por lo
tanto se deben diferenciar las peculiaridades de cada familia, agrupando las factibles de ser
unificadas. Siguiendo con el ejemplo:

Característica 1 (familia): 01- Bolígrafos; 02- Gomas; 03- Cuadernos

Característica 2 (color): 01- Azul; 02- Rojo; 03- Verde; 04- Negro; 05- Blanco.
Característica 3 (punta): 0 - Sin ese dato (SD); 01- Fina; 02- Gorda.
Característica 4 (material): 0 – SD; 01- Plástico; 02- Metal; 03- Caucho; 04- Miga de pan.
Característica 5 (carga): 0 - SD; 01- Recargable.
Característica 6 (formas): 0 - SD; 01- Cuadrada; 02- Rectangular; 03- Triangular.
Característica 7 (tipo hoja): 0 - SD; 01- Blanca; 02- Cuadriculada.
Característica 8 (medidas): 0 – SD; 01- Din 4; 02- Din 3.
Característica 9 (perforación): 0 – SD; 01- Perforado.
Característica 10 (pasta): 0 – SD; 01- Fina; 02- Dura.

Finalmente lo que disponemos es de un listado que en 10 pasos recoge todas características

de todos los productos del catálogo de una empresa, y son estas pautas una por una las que
se seguirán en la creación de los artículos.

Curso de trazabilidad 8
b) Asignación de referencia

Una vez que se a creado un producto mediante el motor expuesto, este mismo se encarga
de generar su referencia identificativa que será a al final por la que interna y externamente
se conozca a dicho material.

Sin embargo es importante destacar que no se debe confundir la codificación seguida en el

proceso de creación de material con el código de producto, es decir, las cadenas
presentadas en el ejemplo sirven al sistema para identificar duplicidades pero una vez éste
confirma que un producto es nuevo, le asigna un nuevo numero que será la referencia.

Este hecho es importante destacarlo ya que podemos encontrarnos con el caso de que un
motor de producto requiera de la cumplimentación de 20 pasos y la generación de
referencias tan largas complicaría enormemente el trabajo de la empresa.

Existen tres principios básicos a la hora de definir como debe ser una referencia:

- No debe superar los 10 dígitos

- Debe dar una información básica de producto.
- Debe incluir un número correlativo.

El primer punto queda claro en su explicación, códigos de producto con más de 10 dígitos
resultan complicados y tediosos de utilizar y pueden inducir a errores en su trascripción con
mayor facilidad.

En cuanto a que deben informar de aspectos básicos de producto, resulta que en muchas
ocasiones es de gran utilidad que el código de un producto haga una primera y rudimentaria
clasificación del mismo.

Curso de trazabilidad 9
Algunos de los métodos más habituales en este sentido son:

- Materias primas, semielaborados y productos terminados.

- Familias.
- Producción y compras.
- Medidas.

Por ejemplo una empresa productiva que guarde todos los materiales un único almacén
podría decantarse por la primera opción para saber inmediatamente a que estado pertenece
un articulo concreto.

Por otro lado una compañía que fabrica y compra los mismos productos puede decantarse
por la tercera opción para tener un control sobre las calidades de los productos o para poder
llevar a cabo de forma eficaz una trazabilidad ascendente.

Obviamente una referencia puede recoger distintas opciones en si misma, es decir, puede
decir que es un producto terminado pero fabricado en casa.

Y por último tenemos el caso del número correlativo. Este no es más que un contador que
enumera distintos productos que cumplan características similares en el motor de producto.

Siguiendo con el ejemplo, imaginemos que la empresa de suministros de oficina tiene en su

catalogo gomas verdes de caucho y triangulares y gomas de caucho rojas y triangulares. Si
la referencia incluye solo el campo familia, esta debería ser la misma para las dos pero al ser
distintas en color el número correlativo entra en funcionamiento diferenciándolas.

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c) Lote productivo

El lote productivo es un código utilizado en producción que se asocia a cada artículo creado
en el momento de dicha creación. Es decir, es la matricula de la mercancía asociada a la
fecha de su fabricación, de forma que dos productos distintos tienen diferente lote
productivo, pero un mismo material producido en fechas distintas también dispone de
diferentes números de lote.

Por otro lado la funcionalidad de esta matricula es la de recoger los distintos aspectos
productivos relacionados con la elaboración como pueden ser coladas, componentes, origen
de estos, etc.

En consecuencia, el lote productivo agrupa la trazabilidad de un producto pero solo en lo que

a su aspecto productivo hace referencia, es decir, ayuda a definir que materiales se han
utilizado, cuando se ha realizado el proceso de fabricación e incluso el o los operarios que
han tomado parte en dicho proceso.

Sin embargo este lote debe estar asociado a otros campos trazables para poder determinar
una secuencia completa de origen. Por ejemplo ayuda conocer que un componente ha
resultado defectuoso, pero si no se dispone de la información referente a si dicho
componente se ha utilizado en otros productos o en donde se encuentra ubicado, y sobre
todo de quien se ha adquirido, dicha información resulta poco útil.

En resumen para poder establecer un sistema de trazabilidad efectivo a todos los niveles no
sirve tan solo con asociar un número de lote a cada tirada productiva, sino que este formará
parte de dicho sistema pero tendrá que ser complementado con información referente a
otros aspectos de la empresa (compras, almacén, comercial,…).

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d) Creación de estructuras

Las estructuras son herramientas informáticas creadas para facilitar la elaboración y control
de productos nuevos que se crean de otros artículos.

No se debe asociar este hecho únicamente a producción en el sentido de productos

terminados y semielaborados, aunque sean los casos mayoritarios, ya que en muchos
almacenes se generan agrupaciones de elementos para la creación de lo que comúnmente
se denomina kit.

El ejemplo más común de creación de kit se lleva a cabo en el sector ferretero donde en una
misma bolsita (blister) se meten tornillos, tuercas y arandelas creando un nuevo material que
es la propia bolsa.

Así una estructura es la definición del desglose de un producto en sus distintas partes.

Esta función tiene como primer objetivo el dar de baja automáticamente del stock a los
semielaborados utilizados cuando se fabrica o crea el nuevo material, pero por otro lado
permite asociar los lotes de estos elementos al lote del producto que se crea.

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TRAZABILIDAD INTERNA

e) Codificación de procesos logísticos

Se asigna un código a cada proceso productivo que tenga como resultado la creación de un
nuevo producto.

El conjunto de estos códigos debe estar pensado para que la empresa pueda ejercer, a
tiempo real, un control sobre los materiales a lo largo de todo el proceso de gestión logístico,
así como de la mercancía depositada en los diferentes proveedores de procesos (eficacia en
la gestión de semielaborados).

Con el fin de reflejar de una manera clara y sencilla la idea arriba expuesta, presentaremos
este punto mediante el siguiente ejemplo.

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Esta clasificación nos permite conocer las diferentes fases por las que ha pasado un
producto final. Así, será diferente una referencia final en función a las etapas productivas por
las que haya transcurrido.
Por último, si cada proveedor de procesos, tanto interno como externo, tiene asignado un
código de ubicación, se puede controlar la cantidad de producto que se encuentra en manos
de dicho proveedor, así como el estadio productivo de dichas referencias.

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f) Codificación de almacén

Consiste en asignar un código a cada hueco de almacenaje existente en un

pabellón, tanto si es de estantería como si es de suelo, obteniendo como resultado
final un mapa detallado de almacén, que tendrá un reflejo informático.

Los beneficios que se obtiene son los siguientes:

 Mejora de la operativa de preparación de pedidos: El hecho de tener

codificados todos los huecos y zonas a suelo de nuestras instalaciones permite
la impresión de ordenes de trabajo detalladas.
 Asociación de pedido a hueco: Dotando al sistema de gestión de un
mapa informático se consigue que toda la información que este dispone quede
asociada a posiciones de almacén concretas.
 Asociación de lote productivo a hueco: Al igual que en el caso anterior, el
sistema informático puede asociar los lotes productivos a huecos de estantería.
 Asociación de fecha de entrada a hueco: Con este método lo que se
posibilita la implantación en el almacén un sistema de trabajo FIFO.
 Asociación de reservas de mercancía a hueco: De esta forma, no es
necesario el traslado de la mercancía a una zona concreta para “Reservas”.

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 Ejemplo

Sin embargo, aparte de los huecos de balda, existen otras zonas del almacén que
se utilizan para el almacenamiento de la mercancía como son los espacios de suelo,
especialmente para dejar mercancía descargada o a punto de cargar al camión.

La codificación de estas areas resulta muy interesante ya que ofrece los siguientes
beneficios:

 Control de mercancía pendiente de revisar.

 Cross
Cross-docking, o control de mercancía que llega y sale sin necesidad de
introducción en estante.
 Agrupación de pedidos.
 Preparación de un mismo agrupado por varios operarios.
 Fácil localización de un pedido preparado por parte de externos a la
empresa.

Curso de trazabilidad 16
 En cuanto a los posibles tipos
tipos de asignación de códigos, son dos los principales
sistemas utilizados:

1) Codificación generalista

Consiste en codificar una gran zona, de forma que varios palets se encuentran en la
misma ubicación.

2) Codificación específica

Cada área de palet tiene su propio código de ubicación.

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TRAZABILIDAD DOCUMENTARIA

La trazabilidad documentaria se puede definir como “el registro sistemático de todos aquellos
documentos relacionados con una operación”. Con este sistema de operatividad, la empresa
podrá llevar una mejor clasificación y manejo de la información que contienen los
documentos y además conocer en detalle todos aquellos movimientos relevantes de un
ejercicio puntual; de los cuales se pueden destacar el saber el recorrido completo de la
carga, las fechas de los distintos pasos de ese recorrido, las incidencias surgidas, etc.

Las ventajas de la trazabilidad documentaria más importantes son las siguientes:

- Lograr la exactitud y eficiencia en la identificación de incidencias.

- Llevar un control y una administración correcta, eficiente y segura dentro de una
empresa.
- Conocer los estadios concretos de una acción determinada.
- Identificar roturas de stock en la preparación.
- Localizar gastos extras en transporte.

Así la trazabilidad documentaria hace referencia al control de los distintos documentos

utilizados a lo largo del proceso de suministro del material como son:
- Oferta
- Pedido
- Hoja de trabajo de almacén
- Albaran
- Factura

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a) Oferta

Es el comienzo del ciclo comercial de una empresa y supone la primera toma de contacto
documentaria con el cliente.

Una oferta no es más que una propuesta comercial que puede variar en el tiempo en función
a nuevas necesidades o requerimientos del propio consumidor, modificaciones que la gran
mayoría de las veces se pierden por no disponer de un sistema trazable adecuado.

Por ejemplo, muchas compañías dan un número correlativo a cada oferta que lanzan a sus
clientes. Este sistema implica por un lado que una modificación de la oferta tenga un código
distinto al original que incluso puede separarse mucho de él si se han lanzado distintas
ofertas por el medio, y por otro, que se deban juntar en formato papel todas las
modificaciones para poder controlarlas con la posibilidad de perder parte de esa
documentación.

Lo aconsejable es que todo escrito tenga un reflejo informático y una codificación útil, de
manera que la empresa pueda consultar en un ordenador rápidamente y de forma fiable la
información relevante a un informe concreto.

Existen distintos conceptos a introducir en la creación de la referencia del documento pero

siempre teniendo en cuenta que deben “decir algo”:

- Fecha de la generación.
- Canal comercial o de compras en el que se genera.
- Número de la persona involucrada en la acción.
- Etc.

Curso de trazabilidad 19
Posteriormente a la asignación de una o varias de estas características se incluiría el
número correlativo, y tras este se recomienda incluir un numerador para las modificaciones.
Es decir, todas las ofertas iniciales llevarán el 0 como identificador de que son originales,
pero si sobre estas se realiza un cambio, esa nueva propuesta se identificara con un 1, y así
sucesivamente.

Por tanto, una correcta codificación de oferta y su reflejo informatico dotan a una empresa de
las siguientes ventajas:

- Fácil localización en sistema.

- Agilidad y facilidad en la comunicación con el cliente.
- Posibilidad de recurrir a necesidades desechadas anteriormente.

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b) Pedido

El pedido se genera una vez que se aprueba una oferta por lo que se puede decir que es un
compromiso en firme entre un vendedor y su comprador.

En muchos casos el pedido a sustituido la figura de la oferta, es decir, se envía un pedido a

cliente que no es más que una propuesta comercial la cual puede sufrir variaciones. En este
caso, el procedimiento a aplicar para su control no es otro que el detallado en el apartado
anterior.

En el caso que nos atañe y por ser su complejidad mayor, nos ocuparemos de los pedidos
surgidos a raíz de una oferta.

La complejidad mencionada se debe a que si se desea mantener una trazabilidad

documentaría correcta, el pedido surgido de la oferta debe estar ligado a la misma de forma
que si en un momento determinado se desea retroceder en la información esta unión lo
permita.

Para poder llevar a cabo esta labor existen dos posibilidades:

- La primera hace referencia a que el sistema informático de gestión guarda

internamente la relación entre un número de oferta y uno de pedido por lo que
con identificar cualquiera de los dos se puede acceder aguas arriba y aguas
abajo. En este caso el número de pedido puede ser diferente del número de
oferta porque su relación es informática.
- La segunda se daría cuando el programa de gestión no guarda la relación
mencionada, o cuando a pesar de que realice dicha operación se desea
visualmente poder asociar ambos documentos. En este caso la opción más
lógica parece ser la de darle la misma numeración de la oferta al pedido, pero se
debe tener cuidado con este procedimiento ya que muchas veces induce al
error. Verlo es sencillo, si se codifican igualmente ambos escritos resulta
imposible determinar rápidamente en que estado se encuentra una acción.

Curso de trazabilidad 21
 Para poder solventar esta situación se recomienda incluir un campo previo a los
códigos de los documentos que haga referencia al estadio en el que se encuentra
cada acción: 01 – Oferta; 02 – Pedido; 03 – Albaran.

Una vez realizada esta asociación y teniendo la trazabilidad inicial completa, el pedido
genera la necesidad de preparación física en almacén antes de pasar a su siguiente estadio
que es el de albaran.

Si la preparación va bien el siguiente paso es sencillo, sin embargo los problemas surgen
cuando en esta preparación nos encontramos con incidencias.

En este sentido se debe destacar que ocurra lo que ocurra el pedido cambiará de situación
propia pero en ningún caso se debe modificar su numeración inicial, es decir, si queda
pendiente de preparar por falta de material será con su referencia nunca con una nueva
porque se rompería la trazabilidad seguida.

Curso de trazabilidad 22
c) Albaran

Como ya se ha comentado, el albarán es el siguiente estadio documentario al que pasa el

pedido y por lo tanto se debe asociar a él para seguir con el canal trazable deseado.

En este caso también nos encontramos con las dos posibilidades mencionadas en el
aparatado del pedido referentes a esta asociación como son:

- El propio sistema informatico guarda una relación entre ambas fases pudiendo
por lo tanto numerarse de diferente forma cada una de ellas.
- Utilizamos el código del pedio también para el albarán pero cambiando el digito
que hacia mención al estadio para identificar que este ha cambiado.

Sin embargo en esta fase puede ocurrir que de un único pedido se generen varios albaranes
porque dicho pedido se ha enviado fraccionado (porque todo él no entraba en un solo
transporte, por exigencias del cliente, porque no se disponía de material,...).
En estos casos se recomienda utilizar el numerador expuesto en el apartado de oferta para
determinar que un pedido ha supuesto varios envíos.

De esta forma tenemos relacionado desde origen (oferta) todos los documentos y las
acciones que en ellos se han llevado a cabo de manera que en cualquier momento se puede
acceder a dicha información y conocer lo que se hizo.

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