Zipaquirá 12 de octubre de 2021

INFORME DE EJECUCION
CONTRATO 263-2021
DEL 01/08/2021 AL 30/08/2021

TARES REALIZADAS
En el siguiente informe doy detalladamente las actividades realizadas en el mes
de Agosto actividades descritas en las obligaciones del contratista las cuales se
deben dar en cumplimiento al contrato celebrado el día 31/03/2021 con número
263-2021, supliendo las necesidades descritas en los estudios previos, los
cuales yo JUAN SEBASTIANCAMACHO MORENO con Numero de Cedula
1.073.252.932 de MOSQUERA, realice en el mes ya mencionado previamente. A
continuación, describo las Obligaciones y las actividades detalladas
argumentando lo anteriormente mencionado.
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
1. Prestar apoyo para realizar labores de organización y clasificación de archivos
conforme al procedimiento establecido por el área de calidad y las series
documentales establecidas en las Tablas de Retención Documental, en las áreas
del Archivo central y las demás dependencias que así lo requieran.
2. Apoyar las visitas realizadas por el grupo de archivo, programadas a las diferentes
dependencias del nivel central, revisando los archivos objeto de transferencia al
Archivo Central conforme los requisitos de la Ley 594 de 2000, el procedimiento de
organización de archivos aprobado por el Sistema Integrado de Gestión y demás
normas archivísticas.
3. Apoyar las actividades de préstamo de los archivos del personal interno y externo
de la entidad, siguiendo los procedimientos y políticas definidas para ello.
4. Prestar apoyo para realizar el seguimiento y revisión de fondos acumulados en las
diferentes dependencias del nivel central y la verificación de diligenciamiento del
formato FUID, con el fin de tener información en la cantidad de archivos de gestión
de todas las dependencias del nivel central que no han sido transferidos a la fecha.
5. Apoyar en la reorganización y distribución del archivo central, identificando su
ubicación y enrutamiento por Zona, sección, dependencia, estante, entrepaño,
número de caja y carpeta.
6. Apoyar en la elaboración de un Plan de Acción Archivístico, con indicadores de
seguimiento y tiempos de entrega de documentos acumulados por dependencia
7. Prestar apoyo para actualizar el Programa de transferencias del archivo de gestión
de la Secretaría General al Archivo Central, conforme a los tiempos definidos en las
Tablas de retención Documental.
8. Apoyar en la elaboración de un Plan de Acción Archivístico, con indicadores de
seguimiento y tiempos de entrega de documentos acumulados por dependencia.
9. Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios, suministrando la
información general que requieran de conformidad con los trámites, las
autorizaciones y los procedimientos establecidos propios del archivo Municipal.
10. Prestar apoyo para actualizar el Programa de transferencias del archivo de
gestión de la Secretaría General al Archivo Central, conforme a los tiempos
definidos en las Tablas de retención Documental.
11. Apoyar la elaboración de inventario general de archivos de gestión en su estado
natural por cada dependencia, creando una base de datos en Excel.
12. Realizar todas aquellas actividades de apoyo que le sean asignadas en el
marco del contrato además de las que sean necesarias para el debido cumplimiento
de las obligaciones del contrato.
13. Presentar informes mensuales de ejecución del contrato de cumplimiento del
objeto y obligaciones del contrato.
 14. El contratista deberá contar con un computador con las siguientes
características: Sistema Operativo Windows XP o superior, Software de Oficina:
Office 2003 o superior y Antivirus actualizado. Todo el software debe estar
debidamente licenciado. Adicionalmente, el computador debe tener tarjeta de red y
puerto inalámbrico para conectarse a la red Institucional.
15. Apoyar la Secretaria General en la implementación de las estrategias y
actividades requeridas con el grupo de archivo de la secretaria general.
16. Realizar las demás obligaciones que le sean asignadas por la supervisión que
contribuyan con el cabal cumplimiento del objeto contractual.
17. Dar Cumplimiento a las obligaciones contractuales pertinentes y requeridas
durante la época de aislamiento por la emergencia nacional en salud pública por el
COVID 19, que el supervisor establezca de acuerdo al objeto contractual y a las
obligaciones aquí contenidas

OBLIGACIÓN OBSERVACIONES

1. Prestar Presto apoyo para realizar la revisión de foliación, nivelación, retiro de

apoyo para material metálico, rótulos de carpetas/cajas y su respectivo FUID según
realizar labores lo establecido por el área de calidad en las siguientes dependencias:
de organización
-Secretaria de Casa de la Mujer (9 CAJAS)
y clasificación
de archivos
-Secretaria Planeación (75 CAJAS)
conforme al
procedimiento -Terminal de Zipaquirá (55 CAJAS)
establecido por
el área de
calidad y las
series
documentales
establecidas en
las Tablas de
Retención
Documental, en
las áreas del
Archivo central
y las demás
dependencias
que así lo
requieran.

2. Apoyar Presta realizando visitas a 4 dependencias:

las visitas
realizadas por el -Secretaria de jurídica. “CAPACITACIÓN GESTION DOCUMENTAL.
grupo de
archivo, -Secretaria de planeación.
programadas a
-Comisaria tránsito y movilidad.
las diferentes
dependencias Revisando su archivo con el objetivo de que estuviera bien su foliación,
del nivel central, nivelación, sin ningún material metálico, rótulos y FUID bien diligenciados
revisando los para su respectiva transferencia al archivo central,como apoyo a los
archivos objeto compañeros katerine cruz y damian rincon
de transferencia
al Archivo
Central
conforme los
requisitos de la
Ley 594 de
2000, el
procedimiento
de organización
de archivos
aprobado por el
Sistema
Integrado de
Gestión y
demás normas
archivísticas.

3. Apoyar
las actividades Presto apoyo al préstamo de archivos a personal interno y externo
de préstamo de siguiendo los procedimientos para su respectivo préstamo.
los archivos del
INTERNO: Hoja de vida al contratista Felipe Melo.
personal interno
y externo de la
EXTERNO: -Resolución 211 de 2007.
entidad,
siguiendo los
-Plano de Oscar Prieto Tovar.
procedimientos
y políticas
-Plano de Saúl Rodríguez.
definidas para
ello. -Resolución 820 de 2010.
se apoya a la compañera martha pardo en los requerimientos
anteriores

4. Prestar Presto apoyo en la respectiva orientación a las dependencias (Secretaria

apoyo para de desarrollo rural y ambiente, Secretaria de Planeación, Bienes y
realizar el servicios y secretaria jurídica) que tenían archivo acumulado, revisando
seguimiento y que estuviera bien diligenciado el formato FUID y haciendo sus
revisión de respectivas correcciones de los formatos mal diligenciados, para el buen
procedimiento y transferencia de los archivos de cada dependencia al
fondos
Archivo Central
acumulados en
las diferentes
dependencias
del nivel central
y la verificación
de
diligenciamiento
del formato
FUID, con el fin
de tener
información en
la cantidad de
archivos de
gestión de todas
las
dependencias
del nivel central
que no han sido
transferidos a la
fecha

5. Apoyar Apoyó
en la en la
reorganización y
distribución del
archivo central,
identificando su
ubicación y
enrutamiento
por Zona,
sección,
dependencia,
estante, reorganización e identificación del archivo de Secretaria de Planeación
entrepaño, y Secretaria de Hacienda en su respectivo estante en el archivo
número de caja central, se entrega un plan archivístico con su respectiva relación en
y carpeta. Excel desde el año 1981 al 2007

Apoyó con un plan archivístico para recuperar de los fondos

6. Apoyar acumulados por la secretaria de hacienda del municipio y alcaldía de
en la Zipaquirá.
elaboración de
un Plan de
Acción
Archivístico, con
indicadores de
seguimiento y
tiempos de
entrega de
documentos
acumulados por
dependencia

7. Prestar
apoyo para Aplicó el procedimiento de orden y transferencia de documentos de la
actualizar el Secretaria de Planeación contenida en cajas del año 2015 al Archivo
Programa de Central, tanto para su recuperación en el archivo histórico ,se organizan
transferencias por años y series documentales .
del archivo de
gestión de la
Secretaría
General al
Archivo Central,
conforme a los
tiempos
definidos en las
Tablas de
retención
Documental.

8. Apoyar Apoyó con un plan archivístico para Secretaria de Planeación haciendo

en la revisión de archivo para que hagan transferencia de documentos
elaboración de acumulados.
un Plan de
Acción
Archivístico, con
indicadores de
seguimiento y
tiempos de
entrega de
documentos
acumulados por
dependencia.

9. Atender y
orientar Atendio y oriento al personal suministrando la información pertinente
personal o a cada una de sus solicitudes.
telefónicamente, -Resolución 211 de 2014.
a los usuarios, -Plano de Oscar Darío Prieto Tovar.
suministrando la -Plano de Saúl Rodríguez.
-Resolución 820 de 2010.
información
-Plano de Edilia Rivera y Sonia Rivera.
general que
-Plano de Carlos Larrota.
requieran de
-Plano de Efraín Martínez
conformidad
con los trámites,
las
autorizaciones y
los
procedimientos
establecidos
propios del
archivo
Municipal.

10. Prestar
apoyo para Aplicó el procedimiento de orden y transferencia de documentos de la
actualizar el secretaria de Planeación contenida en cajas del año 2015 al Archivo
Programa de Central. Se entrega inventario discriminado de hacienda y secretarias
transferencias que no se encontraban relacionadas .
del archivo de
gestión de la
Secretaría
General al
Archivo Central,
conforme a los
tiempos
definidos en las
Tablas de
retención
Documental.

.11. Apoyar la Se realizó apoyo en el inventario de la dependencia de Secretaria de

elaboración de Hacienda de acuerdo a la base de datos de Excel.
inventario
general de
archivos de
gestión en su
estado natural
por cada
dependencia,
creando una
base de datos
en Excel

-Arreglo hojas de vida: Nivelación, foliación, retiro de material metálico y

12 Realizar organizar por fechas.
todas aquellas
actividades de
apoyo que le
sean asignadas
en el marco del
contrato
además de las
que sean
necesarias para
el debido
cumplimiento de
las obligaciones
del contrato.

13. Presentar
informes
mensuales de
ejecución del
Presentó un informe donde se ve reflejado el cumplimiento de las
contrato de
obligaciones del contrato en el periodo del 01 de Noviembre al 30 de
cumplimiento
Noviembre del 2021
del objeto y
obligaciones del
contrato.

.14. El Cuento con un computador debidamente adecuado para llevar acabo mis
contratista obligaciones y hacer un buen trabajo.
deberá contar
con un
computador con
las siguientes
características:
Sistema
Operativo
Windows XP o
superior,
Software de
Oficina: Office
2003 o superior
y Antivirus
actualizado.
Todo el
software debe
estar
debidamente
licenciado.
Adicionalmente,
el computador
debe tener
tarjeta de red y
puerto
inalámbrico
para conectarse
a la red
Institucional.

.15. Apoyar la Apoyo en la intervención de los fondos acumulados de la secretaria de

Secretaria hacienda del municipio de Zipaquirá para su respectiva intervención por
General en la parte de esta misma
implementación
de las
estrategias y
actividades
requeridas con
el grupo de
archivo de la
secretaria
general.

.16. Realizar Arreglo hojas de vida: Nivelación, foliación, retiro de material metálico y
las demás organizar por fechas. Apoyo en la búsqueda de hojas de vida de :
obligaciones Avelio Edilfonso Avila. Apoyo a confirmar hojas de vida con el libro de
que le sean préstamo.Apoyo a Archivar hojas de vida. Elaborar certificación de un
asignadas por la pensionado
supervisión que
contribuyan con
el cabal
cumplimiento
del objeto
contractual.
Dado cumplimiento a lo mencionado previamente entrego informe de ejecución para
su respectivo uso.

Atentamente,

Juan Sebastián Camacho Moreno

Secretaria General Gestión Documental
Contratista