Unidad N°2.

El método Kaizen e Indicadores de Gestión

Actividad: Plan Kaizen

Nombre aprendiz: JAIRO NIETO

Email: JJNIETO19@MISENA.EDU.CO
Fecha: 10/08/13

Descripción:

La actividad está compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el método Kaizen al interior de su empresa.

Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición, el análisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologías que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.

Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.
Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodología con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:

1. Diseñe el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales más frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parámetros:

Plan Kaizen
Empresa: riotex s.a. Fecha de planeación: 20/0812
Proceso a mejorar: Gestión Documental
Fecha de inicio: 20/04/13 Fecha de finalización:20/08/14
Planteamiento del problema: documentación generada por la compañía muy lentamente e ineficaz para la radicación
de cada trámite.
Objetivo del plan Kaizen:

Gestionar y controlar el sistema de Gestión de la Calidad y la documentación generada por la compañía para la
radicación de cada trámite, para asegurar la eficaz planeación, operación y control de los procesos y poder alcanzar
los índices de excelencia de la compañía así con los usuarios.

Líder del equipo Kaizen: Coordinador de Seguridad en la Calidad

Lista de miembros del equipo Kaizen:
Coordinador de Seguridad en la Calidad, Subdirector del comité de calidad y Colaborador designado para el archivo
de documentos del SGC.
 Cronograma para la ejecución del plan Kaizen
Actividad Recursos necesarios Responsable Fecha ejecución
1. Programar y realizar auditorías Información del desempeño Coordinador de Seguridad 20/08/13
internas. de los procesos en cada en la Calidad,
una de las áreas.
2. Capacitar al personal. Instrumentos y mecanismos Subdirector del comité de 20/09/13
para el seguimiento a los calidad
procesos y a la gestión
precisa dos y diseñad para
así corregir no
conformidades.

3. Informes desempeño. Plan Estratégico Plan Colaborador designado 20/10/13

Operativo de Centro para el archivo de
Lineamientos documentos del SGC.

4. Evaluación de desempeño de Directrices para la Coordinador de Seguridad 20/11/13

cada proceso y colaboradores. evaluación de la Gestión en en la Calidad,
todos los procesos
 Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto
Permitió identificar y conocer en la practica la interacción existente entre los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad una vez estructurado el Manual de Calidad, la importancia que es el analizar a la compañía en cuanto a las
necesidades y poder llegar a satisfacer al usuario en un 100% siempre y cuando llevemos acabó nuestros procesos
del SGC, y así poder reconocer nuestra falencias y corregirlas para obtener la certificación y si ya contamos con ella
poder seguir portándola con orgullo y trabajo en equipo alcanzado la excelencia en el servicio y en el ambiente
laboral.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: cada 3 meses

Fecha de presentación final del plan: al cabo de 1 año

2. Identifique la medición del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecución:

Proceso:

4.2 Gestión Documental.

5.0 Responsabilidad de la Dirección.
5.5.2 Representante de la Dirección.
5.5.3. Comunicación Interna.
8.0 Medición, análisis y mejora.
Líder del proceso: Coordinador de Seguridad en la Calidad, Subdirector del comité de calidad y Colaborador
designado para el archivo de documentos del SGC.

Responsable
Actividad Indicador de gestión Descripción Meta
del reporte
1. Elaborar y modificar Todos los funcionarios. Documentos Funcionario Elaboración
documentos del SGC. elaborados para cada asignado de o
comunicación o acuerdo al modificación
informe. proceso. de
documentos
del Sistema
de Gestión
de la
Calidad, con
un permiso
para poder
modificarlos.

2. Programar y En todos los procesos y Auditorías Internas de Auditores Mecanismos

desarrollar Auditorías evaluando a todos los Calidad, Informes de Internos. e
Internas de Calidad. funcionarios ya que estos son Auditorias y Planes de instrumentos
los encargados de llevar a Mejoramiento para para el
cabo su labor con calidad y contrarrestar las no seguimiento
excelencia. conformidades. de los
procesos
 definidos y
diseñados
en la gestión
e
información
del
desempeño
de los
procesos y
de los
funcionarios.

3. Verificar requisición y En área de recibo de insumos. Cuando llega pedido a Gerente de Es

orden contra pedido. la empresa. compras necesario
verificar que
llego lo que
se pidió.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
1. Pude aplicar los conceptos obtenidos a través del taller y las lecturas complementarias para:
• Conocer los principales aspectos del método Kaizen y sus beneficios.
• Identificar las ventajas y beneficios de la aplicación de metodologías como el Kaizen y las 9s al interior de las
organizaciones y aplicarlas en las Instituciones en las que laboro actualmente.
• Conocer y manejar el lenguaje propio de la calidad según la normatividad ISO 9001.

2. La implementación de metodologías de organización y sensibilización hacia el mejoramiento continúo, permiten

elevar los estándares de eficacia y eficiencia en una Institución Educativa.
3. La realización de actividades de organización según los parámetros del Kaizen y las 9s facilitan el mejoramiento de
la estructura empresarial y el fortalecimiento del proyecto de vida personal de los empleados, al introducir cambios
significativos en su modo de concebir el trabajo como parte integral de su desarrollo personal y social.

Criterios de evaluación
Conoce la metodología de implementación del método kaizen.
Plantea indicadores de gestión para la medición de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.