Introducción

En este documento se va a encontrar información referente a la creación, manejo, y

control de una empresa de productos lácteos que presta servicios a toda la población
colombiana, ofreciendo productos derivados y primarios de la leche, de igual manera
mostrando realizando buenas técnicas y su optimizando el funcionamiento en cada
campo con el objetivo de hacer una buena gestión de recursos (humanos y físicos).

De igual manera con este se busca comprender la forma como se aplican debidamente
las técnica de administración es este tipo de empresa (industrial) y como a partir de una
buena dirección y manejo de los procesos internos desarrollados por todo el equipo de
Auditoria Informática se puede llegar a tener un buen desempeño empresarial, el cual
se espera auditar consiguiendo muy buenos resultados al final del trabajo desarrollado.
 Misión

La empresa Audilacteos se dedica a la producción y comercialización de productos

lácteos dando a los clientes productos de excelente calidad con un alto contenido en
nutrientes contribuyendo así a la nutrición y la salud de la población, y ofreciendo
buenos precios a nuestros consumidores, brindando así la satisfacción de todas las
necesidades del público.
 Visión

Audilacteos será una empresa comprometida con la internacionalización de la

producción láctea del país, cumpliendo los más estrictos estándares de calidad,
productividad y competitividad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes en
los mercados nacionales e internacionales.
 Rol de la Empresa

Audilacteos S.A.S es una Sociedad Anónima Simplificada entendiéndose como aquella

“sociedad por acciones simplificada es una sociedad de capitales cuya naturaleza será
siempre comercial, independientemente de las actividades previstas en su objeto
social. Para efectos tributarios, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las
reglas aplicables a las sociedades anónimas.”[1] Fue creada por Ley 590 del 10 de
julio de 2000, su constitución se definió con el registro número 800037940-3 ante la
cámara de comercio de Manizales, comenzando a operar el 20 de agosto de 2010.

El objeto social de Audilacteos S.A se centra en la investigación, desarrollo y

comercialización de productos lácteos en Colombia. Su sede principal se encuentra
ubicada en la Calle 65 26-10 de la ciudad de Manizales.
 Análisis DOFA

Análisis del Ambiente Externo.

Permite identificar los elementos que están fuera de la organización, y que no son
controlables desde la gestión de la organización y pueden condicionar su desempeño,
tanto en sus aspectos positivos (oportunidades) o negativos frenando el logro de los
objetivos (amenazas). Para la Cadena de Productos Lácteos se definieron las
siguientes:
Oportunidades
1. Existencia de niveles significativos de importación de productos lácteos para
sustituir con producción nacional
2. Incremento del consumo de productos lácteos diversificados y con mayor valor
agregado
3. Incremento del consumo de productos lácteos por los programas de asistencia
alimentaria y compensación social
4. Acceso a nichos de mercado externos que demandan productos lácteos
diversificados.
5. Existencia de nuevas técnicas biotecnológicas de mejoramiento de procesos
lácteos.
6. Mercado Mundial en crecimiento.

7. Trayectoria reconocida de país exportador de productos agroindustriales.

Amenazas
1. Ocurrencia de fenómenos naturales.
2. Introducción de enfermedades exóticas por el contrabando de ganado de
países fronterizos.
3. Altos niveles de competitividad de la producción láctea.
4. Sistemas de comunicación deficientes que dificultan la comercialización,
servicios y otros.
5. La Crisis Internacional que puede impactar directamente el ejercicio de la
empresa
 6. Ddesaceleración de la dinámica de la demanda local, regional y mundial.

,
7. Mayor agresividad de los competidores con trayectoria en los mercados
mundiales tanto sobre el mercado local, como regional

Análisis del Ambiente Interno

Permite identificar los elementos que están dentro de la organización, que son
controlables desde la gestión de la organización y condicionan su desempeño, tanto
positivamente (fortalezas) o negativamente, impidiendo que la organización alcance
sus objetivos (debilidades). Para la Cadena de Productos Lácteos se definieron las
siguientes:
Fortalezas
1. Capacidad para competir en el mercado.
2. Existencia de una industria nacional con capacidad instalada disponible para
procesar la producción
3. Capacidad de oferta de una amplia gama de productos lácteos
4. Productos procesados de calidad y con posicionamiento en el mercado interno y
externo.
5. Inversión en investigación y desarrollo.
6. Oferta de Productos de Calidad Comercial

7. Acceso a Materias Primas de origen agropecuario

8. Reconocimiento de la Marca

Debilidades
1. Manejo productivo, sanitario y alimenticio deficiente del hato lechero
2. Sistemas de producción intensivos con altos costos.
3. Informalidad y alto costo de comercialización de leche
4. Productores lecheros con acceso reducido al financiamiento
5. Mínimo nivel de organización de los productores y ausencia de
representatividad
6. Falta de gestión empresarial en las unidades de producción del pequeño y
mediano productor lechero
7. Reducido valor agregado de los productos procesados lácteos
8. Bajo desarrollo de actividades de innovación
 Análisis por unidad organizacional.

Trataremos la descripción de las estructuras organizacionales de la empresa, atreves

de un modelo jerárquico y la descripción de funciones para cada departamento
establecido en la organización general.

Organigrama especifico

Gerencia

Control Recursos
Manofactura Cometcial Financiero Sistemas
Interno Humanos

Manteni Consultoria
Planta Mercadeo Compras Contabilidad Finanzas
miento Juridica

Departamento de Gerencia

Cargo: Gerente general

Funciones:

• Cumplir los acuerdos de la junta administrativa.

• Vigilar el cumplimiento de los programas impulsados por el departamento de
gerencia.
• Coordinar las direcciones administrativas de los demás departamentos.
• Formulación el proyecto del programa en general

Departamento de Sistemas

Cargo: Gerente de Sistemas

Funciones:

• Coordinar el buen desempeño de los recursos tecnológicos y del T.I

• Coordinar y gestionar nuevos proyectos de acuerdo a los avances tecnológicos y
requerimientos propios de la empresa.
 • Capacitar, brindar soporte técnico y de procesos a los Sistemas de Información
en general.
• Establecer políticas para el uso adecuado y racional de los recursos informáticos
y de la red de datos.
• Resguardar la infraestructura informática de ataques, virus o acciones que
atenten contra el normal servicio.

Departamento de Recursos Humanos

Cargo: Gerente de Recursos Humanos

Funciones:

• Ejecutar los procesos de reclutamiento, selección, contratación y desvinculación

del personal.
• Elaborar y mantener actualizadas las bases de datos y documentación relativas
a la dotación de recursos humanos del establecimiento.
• Administrar mecanismos de control y supervisión del cumplimiento de las
normas relativas a los derechos y obligaciones de los funcionarios.
• Ejecutar los procesos mensuales de liquidación y pagos de remuneraciones del
personal del establecimiento.

Departamento Financiero

Cargo: Gerente de Financiero

Funciones:

• Elegir los proyectos de inversión más adecuados.

• Establecer cuáles serán las necesidades financieras para poder llevar a cabo y
temporalizar la foto (determinar si serán a largo o corto plazo).
• Estudiar el coste de cada una de las fuentes de financiación que se utilizará.
• Definir cuál será la política de dividendos de la empresa.

Divisiones del Departamento Financiero

Contabilidad

Cargo: director de Contabilidad

Funciones:

• Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos

contables de la empresa.
• Formular estados financieros.
 • Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de
información para el registro contable.
• Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma
de decisiones de las autoridades superiores.
• Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la
empresa.

Finanzas

Cargo: director de finanzas

Funciones:

• Realizar la compra-venta de activos financieros de la empresa, como

títulos de valores, bonos, acciones.
• Pagar los préstamos otorgados por instituciones financieras.
• Realizar las transacciones entre la empresa y sus prestamistas.
• Pagar los impuestos, cuotas, todo gasto que tenga hacer la empresa.

Consultoría Jurídica

Cargo: Director de Consultoría jurídica

Funciones:

• Asesorar jurídicamente a la junta directiva, gerentes de departamento y

directores de división para velar por la aplicación de las Leyes
Constitucionales, Normativas y/o Reglamentos de los órganos rectores
del estado y la empresa.
• Definir y evaluar permanentemente el marco jurídico-legal dentro del cual
deben actuar las diferentes unidades organizativas de la empresa.
• Velar por la correcta aplicación del marco legal vigente en las diferentes
actividades sociales, culturales y administrativas de la empresa
•

Departamento de Producción:

Cargo: Gerente de Producción

Funciones:

• Definir la distribución de insumos.

• Establecer las necesidades para la determinación adecuada del uso
maquinas
• Planeación de compra de insumos y materiales
 • Planear el uso de dispositivos que faciliten el trabajo, mejoren el proceso de
producción.
• Gestionar las guías de producción y manejo de materiales que garanticen la
calidad del producto.

Divisiones del Departamento de Producción

Planta

Cargo: director de Planta

Funciones:

• Determina los programas cronológicos de producción

• Supervisa la mano de obra de acuerdo a las distribuciones de producción,
• Verifica las unidades de producción de acuerdo a las unidades de medida
establecidas
• Gestiona los reportes de fallos e imprevistos.

Mantenimiento

Cargo: director de Mantenimiento

Funciones:

• Realización de un presupuesto anual de mantenimiento acuerdo a las

necesidades e imprevistos de la empresa.
• Seguimiento de hojas de vida de equipos para dirigir el mantenimiento
preventivo de equipos.
• Establecimiento de planes de contingencia ante situaciones no
deseadas frente al daño de equipos.
• Coordinar el personal en la asignación de labores en mantenimiento
preventivo, correctivo y capacitación.

Departamento Comercial:

Cargo: Gerente Comercial

Funciones:

• Fijación de precios del producto para el consumidor final haciendo uso

de elementos integradores de producción, competencia, entre otros.
 • Evaluar y seleccionar cursos de acción a partir de investigaciones
concluyentes.
• Definir las alternativas de penetración en el mercado
• Coordinar el equipo de trabajo involucrado en la estrategia de
mercadeo de negocio.
• Generar estrategias de distribución, promoción y venta de los
productos finales de la empresa.
• Determinar las inversiones en las diversas actividades del proceso de
mercadeo.

Divisiones del Departamento Comercial

Mercadeo

Cargo: director de mercadeo

Funciones:

• Coordinar campañas para promoción de nuevos productos

• Gestionar la compra y distribución de material promocional
• Formular y dirigir políticas de promoción, investigación y desarrollo de
estrategias publicitarias, introducción en nuevos mercados y nuevos
productos.

Compras

Cargo: director de compras

Funciones:

• Definir la política de compras

• Asumir la responsabilidad de los plazos de pagos.
• Responsabilizarse de aprovisionamiento de materiales e insumos de
acuerdo a lo requerido por otras instancias
• Optimizar los recursos en el proceso de aprovisionamiento
 OBJETIVOS

• Generar un plan para mitigar riesgos y obtener el mejor resultado de

posicionamiento empresarial
• Obtener una mejor administración de los recursos de la empresa
• Impulsar el desarrollo de la cadena productiva de productos lácteos, orientados
a mercados internacionales
• Realizar acciones encaminadas a la conservación, restauración y compensación
ambiental.
• Mejorar la eficiencia y productividad en el que hacer permanente de la
organización, promoviendo el desarrollo personal y profesional de los empleados
y su motivación.
• Fortalecer por medio de tecnologías todos los procesos de las áreas que
conforman la empresa, con el fin de facilitar el mejoramiento continuo y la
calidad del producto.
 Estrategias

• Promover campañas de concientización en el sentido de pertenencia por la

empresa, tanto a la infraestructura como al personal que allí labora; al igual difundir
en cada uno de los trabajadores de la empresa “Audilácteos” la visión de la empresa
• Realizar estudios que permitan saber que procesos se pueden mejorar
(automatizar, renovar, agregar, quitar…) como es la agilización de procesos, el
mejor aprovechamiento de recursos y disminución de riesgos para el personal.
Actualizar o reemplazar las herramientas que impidan un aumento en la producción
o en el mejoramiento de los procesos utilizados
• Realizar una gran campaña publicitaria al menos una vez por año para captar la
atención de los clientes y posibles clientes, y durante el resto del año sostener la
campaña con una constante información acerca de nuestros productos y beneficios.
• Liderar campañas sociales que permitan a la empresa desarrollar su compromiso
social y además así atraer la atención de todas las personas hacia nuestros
productos.
• Establecer entes que verifiquen los procesos de cada uno de los sectores de la
empresa supervisando y controlando cada uno de ellos
• Lanzamiento de nuevos productos que mantengan la expectativa de los
consumidores
• Tener en cuenta los puntos de vista buenos y malos de los consumidores finales
para mayor aceptación del producto
• Estrategia de Promoción a través de publicidad agresiva en los medios publicitarios
(radio, anuncios panorámicos), para atraer nuevos clientes por medio de
promociones y actividades que incentiven la compra de nuestros productos
• Ataque en los costados, por medio de promociones y rebajas de precios se captara
la atención de los clientes directos y almacenes de cadena para que compre
nuestros productos y Nos enfocaremos en los puntos claves como el precio para
entrar a competir en el mercado, captando la atención de almacenes de cadena por
la compra de grandes volúmenes.
• Inicialmente se comenzara con un precio relativamente alto e ir acomodándolo
dependiendo de la evolución de la empresa.
INDICADORES

• Mejorar el posicionamiento empresarial a través de un plan de mitigación de

riegos.
• Optimizar los costos y gastos dentro de la empresa Audi-Lácteos .
• Mejorar los procesos de producción con el fin de satisfacer las necesidades de
los mercados internacionales.
• Incrementar el uso de materiales reciclados durante el proceso de empaque y
fabricación de nuestros productos.
• Aumentar el desarrollo de las competencias y motivación necesarias en el
personal para que contribuyan al crecimiento de la empresa.
• Incrementar la inversión en tecnologías para fortalecer los procesos de todas las
áreas de la empresa.
METAS

• Mejorar el posicionamiento empresarial en 10% a través de un plan de

mitigación de riegos.
• Optimizar los costos y gastos en un 5% dentro de la empresa Audi-Lácteos.
• Mejorar en un 5% los procesos de producción con el fin de satisfacer las
necesidades de los mercados internacionales.
• Incrementar en un 35% el uso de materiales reciclados durante el proceso de
empaque y fabricación de nuestros productos.
• Aumentar en un 20 % en el desarrollo de las competencias y motivaciones
necesarias en el personal para que contribuyan al crecimiento de la empresa.
• Incrementar en un 15% la inversión en tecnologías para fortalecer los procesos
de todas las áreas de la empresa.
Plan táctico

Proceso formal mediante el cual las organizaciones asignan recursos a las unidades
estratégicas de negocios para que con esos recursos logren los objetivos deseados en
el plan estratégico.

Planes de Producción:

Incluyen métodos y tecnologías para el trabajo, distribución física del trabajo y equipos
y equipos para el trabajo.

*Utilizar la maquinaria adecuada para la elaboración de los productos.

Planes de Marketing:

Incluyen las ventas y la distribución de bienes y servicios en el mercado y atención a

los clientes.

*Estrategias efectivas de mercadeo para promocionar los productos generando

un gran impacto.

*Desafiar mercados regionales con productos de la empresa.

Debido a que entraremos en un mercado ya consolidado, se buscaran estrategias de

mercadeo para atraer la mayor cantidad de nuevos clientes y hacer que se vuelvan
consumidores habituales de nuestros productos.

*Centralizar las operaciones de la empresa más recientes.

Después de consolidarnos en el mercado regional pasaremos a ingresar al mercado

nacional ofreciendo un producto de alta calidad y económico, el cual se hará pensando
en el bienestar de los clientes ofreciendo los mejores procesos y controles de calidad
durante la producción.

Se tendrán en cuenta las opiniones de los clientes para generar en cuanto sea posible
un producto q se ajuste a las necesidades de estos, dándoles así una opción de ser
escuchados y tenidos en cuenta para la creación de un producto de este tipo.
Planes de Personal:

Incluyen reclutamiento, selección y entrenamiento del personal en las diversas

actitudes de la empresa.

*Entrenar y Capacitar al personal para aumentar la productividad.

Planes Financieros:

Incluyen la consecución y asignación del dinero para el desarrollo de las operaciones

de la organización.

*Reducir costos desde el inicio y aumentar las utilidades marginales en los

productos.

*Llevar a cabo el plan financiero que presente el departamento de finanzas.