¡Nos cambiamos

de oficina!

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVO FÍSICO
Y OBJETOS.
ESTIMADO
GERENTE,
DIRECTOR O
JEFE:
Estamos muy cerca de la fecha de
la mudanza, por lo que es
importante que comiences a
organizar todos los objetos y
archivos que tienes en tu área de
trabajo.

Para realizar una tarea exitosa, ten

en cuenta las siguientes
recomendaciones:

IDENTIFICA 01. SOLICITA 02.

Identifica los objetos y
documentos que tienes en las
oficinas de la unidad Bogotá.
Haz un inventario en el siguiente
formato Excel para tu propio
Una vez has identificado la
cantidad de objetos y documentos
o archivo que tienes en la oficina,
solicita al Área Administrativa la
cantidad de cajas que requieres y la
cinta para su marcación.

control: Realiza tu solicitud al correo:

Karen.castaneda@grupotropi.com,
con copia a
Nombre de Objeto Cantidad Lugar de destino
/Archivo Ana.henriquez@grupotropi.com

SEPARA 03.

Clasifica los documentos y objetos de acuerdo con su lugar de destino

y marca las cajas con los siguientes colores:

-Al Archivo del CEDI Latam enviarás documentos que aún no se

deben destruir y que no son de uso recurrente. Estas cajas deben
ser selladas con cinta color amarillo.

-A las nuevas oficinas solo podrás llevar documentos de estricto uso

diario o recurrente, que sean vitales para la operación. Estas cajas
deben ser selladas con cinta color azul.

-Los documentos que no usas para tu operación y que podrás

enviar a reciclaje, los almacenarás en cajas con cinta color verde.

-Los elementos de oficina como cosedoras, esferos, grapadoras,

etc., deberás guardarlos en cajas con cinta transparente para
identificarlos.

OJO: Recuerda ser muy cuidadoso con la

confidencialidad de la información. Notifica
a través de acta, qué documentos se van a
destruir para que al Área Administrativa
realice el procedimiento.

MARCA 04.

Al archivar los documentos que enviarás al CEDI Latam y a las nuevas

oficinas, no olvides separarlos con carpetas separadoras, las cuales
deben contener la siguiente información:
-Nombre del documento
-Número del documento
-Fecha del registro
-Código de área
NOTA: Si requieres acompañamiento para desarrollar este punto,
comunícate con el Área Administrativa.
 pn

Las cajas que se

trasladarán, bien sea al
CEDI Latam, a las nuevas
oficinas o al reciclaje deben
contener únicamente papel.

REGISTRA 05. ORGANIZA 06.

Genera un documento en Excel
para entregar a Archivo con la
descripción nombrada en el punto
4.
NOTA: Con este registro se
realizará la digitalización de los
documentos en un proyecto
futuro.
Para que tengas control de lo que
enviarás, marca las cajas con el
nombre del área, el año al que
corresponde la documentación y el
número de caja.
Ejemplo:
Gestión Humana 2021
Caja 1

Posteriormente, haz una relación

en Excel, guarda una copia y
¡LISTO! 07. entrega una a Archivo.

Debes tener las cajas debidamente

marcadas e identificadas el viernes
10 de diciembre.

TEN EN CUENTA QUE:

En la nueva oficina vamos a compartir espacios de trabajo, por eso, los objetos
decorativos y personales como fotografías, materas y recipientes debes
dejarlos en tu casa.
 ¡Nos cambiamos
de oficina!
“La recompensa final de una
nueva oficina, compensará
los esfuerzos y horas
dedicadas a la mudanza.”