TRABAJO

CONTABILIDAD
Todo el tiempo
escuchamos que las
empresas están en
constante desarrollo
de inventarios, ¿pero
en qué consisten?,
¿porque es tan
importante?, ¿qué tan
útiles son?, todas
estas preguntas serán
contestadas a lo largo
del informe.

UNIVERSIDAD DE
PAMPLONA
BRAYAN

INVENTARIOS STIVEN
MARQUEZ
MEDINA

Administración de Inventarios
 RESUMEN

La gestión de inventarios es un punto crucial en la gestión estratégica de cualquier

organización. Las tareas asociadas a la gestión de inventarios están relacionadas con la
identificación del método de registro, el punto de inflexión, la hoja de clasificación y el modelo
de inventario, que está determinado por los métodos de control. Organización y mantenimiento
de stocks de materias primas y productos terminados. Las existencias de materias primas se
utilizan como insumos en una etapa particular del proceso de fabricación, y las existencias de
productos terminados se utilizan para satisfacer la demanda de los clientes. Dado que estos
inventarios a menudo representan una inversión significativa de recursos financieros, las
decisiones sobre la cantidad de existencias son esenciales. El modelo de inventario y la
descripción matemática del sistema de inventario proporcionan la base para estas decisiones.
Mantener inventario (la presencia de bienes o recursos recreativos) para la venta o uso futuro
es una práctica común en el mundo empresarial.

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 INTRODUCCION

La base de cualquier negocio es la compra y venta de bienes o servicios. La importancia de la

gestión de inventarios, dicha gestión contable permitirá a la empresa controlar a tiempo y
obtener un informe fiable sobre la situación económica de la empresa al final del período
contable.

Los inventarios constituyen los componentes de los activos corrientes disponibles para la venta,
es decir: toda la mercancía que la empresa tiene en stock cuyo precio se fija en el proceso de
compra, venta o fabricación. La contabilidad para los inventarios forma parte importante para
los sistemas de contabilidad de mercancías, la venta del inventario es el corazón del negocio.

El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y
la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

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 INVENTARIO

El inventario es el documento más simple en contabilidad y consiste en una lista detallada,

ordenada y valorada de todos los activos, derechos y pasivos de la empresa. Se utiliza para
examinar qué constituye los activos de una empresa en un momento determinado. Cabe
destacar que, dependiendo de las necesidades del negocio, esto debe realizarse de forma
diaria, semanal o mensual. En el pasado, los inventarios se hacían por medios físicos (en
papel), pero hoy en día se guardan de forma centralizada en una base de datos.

Gracias al inventario, se pueden corregir los errores en los registros de importación y

exportación. Las tres funciones principales del inventario son:

Es la base de las cuentas anuales. Se utiliza para detectar posibles pérdidas por robo,
despilfarro, etc. Como resultado, se pueden corregir los errores registrados en la contabilidad
de inventario. Para realizar correctamente un inventario, es importante señalar que la
información contable, con fines ilustrativos, debe cumplir un conjunto de características:

Integridad: Todas las acciones deben incluirse con el número correcto.

Explicación: La naturaleza, la cantidad y el valor de la propiedad deben enumerarse con

precisión.

Eficiencia: en los casos en que no se pueda determinar la cantidad exacta de activos, se puede
hacer una estimación.

Claridad: el inventario debe estar claramente identificado para que pueda asignarse
posteriormente.

Capacidades de verificación: esta función le permite revisar la información tan pronto como se
emite.

Puntualidad: los contratistas deben presentar su inventario en un momento específico,

generalmente dentro del período de tiempo especificado.

Artículo individual: Esencialmente, cada activo y cada pasivo se registran por separado en el
inventario.

¿QUIÉN TIENE QUE HACER INVENTARIO?

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Cada emprendedor está obligado a llevar una contabilidad organizada y completa de las
actividades de su empresa, lo que permite el seguimiento cronológico de todas sus actividades,
así como la elaboración de balances, contabilidad e inventario periódico.

El inventario tiene muchas funciones como:

Protéjase de las deficiencias, los errores y las deficiencias

Aprovecha el ciclo de pedidos

Beneficio si el precio sube

Facilitando la producción de diferentes productos en una misma instalación

Proporciona una forma de obtener y procesar materias primas en lotes económicos y así
obtener descuentos por cantidad.

Los principales aspectos a considerar en un sistema de inventario son: cuánto ordenar y

cuándo ordenar más el costo de ordenar y cuánto tenemos que pagar para mantener estos
productos en stock.

CÓMO HACERLO: TIPOS DE INVENTARIO

Materia prima: Es todo bien que es transformado durante un proceso de producción hasta
convertirse en un bien de consumo.

Producto en proceso: Este estado se refiere al momento de transición entre la materia prima y
el producto terminado, por lo que es una fase intermedia.

Producto terminado: Es el bien resultante del proceso de fabricación. Es decir, aquel bien que
se obtiene tras pasar por el proceso de producción y que queda listo para su entrega.

Costos de inventario: Dependen de la cantidad de existencias que se ordenan y se mantienen

en stock. Conocer estos costos y gestionar los mismos es clave para evitar ineficiencias.

Orden de pedido: es un documento por el cual el vendedor y el consumidor expresan estar de

acuerdo sobre el pedido y su precio.

Disminuye inventario: Escasez de inventario y el proceso se repite.

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Dependiendo de si los activos son tangibles (físicos) o intangibles, el tipo de inventario que
debemos realizar.

INVENTARIO FISICO:

Es un inventario en sí mismo. Incluye la verificación del inventario de materiales, equipos,

mobiliario e inmuebles a disposición de la empresa. Esto debe hacerse al menos una vez cada
año financiero, para verificar si la cantidad registrada en la base de datos corresponde a la
cantidad física real en stock. Una vez conocida la cantidad física, se debe tener en cuenta. Al
final del día, se trata de contar: debe contar y anotar todos los activos o productos básicos del
negocio. Si es necesario, también será necesario pesar y medir.

Es fundamental que los empleados se acerquen a la cautela, a pesar de la ardua carga de

trabajo que ello conlleva. No debemos olvidar que el inventario es un mecanismo de control:
corregir las cuentas no puede estar exento de fallas. De lo contrario, comparará la llamada lista
incorrecta con la lista incorrecta y obtendrá resultados sospechosos.

INVENTARIO BIENES INTAGIBLES:

Hay bienes que no se pueden contabilizar porque no son físicos; Se llaman activos intangibles.
Dado que los activos intangibles y los activos y pasivos corrientes no pueden reconocerse
físicamente, deben registrarse en un inventario contable. También se incluyen los saldos de las

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cuentas bancarias, así como las cuentas por cobrar y por pagar. Del mismo modo, una parte se
denomina "capital intelectual de la empresa", que es un activo intangible de una empresa que
se basa en el conocimiento que tiene y puede crear valor (patentes, software, etc.). y marcas
registradas).

Para realizar este tipo de inventario, deberá revisar sus registros contables y recibos. En cuanto
a los documentos que tienes que utilizar para prepararlos, existen extractos bancarios, libros de
caja y otros recibos que pueden ser relevantes.

SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIO

Existen dos sistemas de control de inventarios:

Periódico: Que se lleva a cabo administrativamente y

Permanente: Que se realiza periódicamente mediante el recuento físico.

INVENTARIO PERIÓDICO:

Como su nombre lo indica, gracias a este sistema, las acciones propiedad de la empresa se
contabilizan, real y oportunamente, estén donde estén. La ventaja de este sistema es su bajo
costo. La desventaja es que el inventario solo se puede conocer mediante el recuento físico y
esto conduce a inconvenientes como tener que cerrar el almacén durante el inventario.

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Además, esto conduce a una falta de información sobre el valor de este activo durante los
períodos en los que no se realiza el inventario y se desconocen los resultados.

STOCK PERPETUO:

Como parte del sistema de inventario perpetuo, la base de datos de cantidad e inventario se
actualiza automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. El crecimiento
perpetuo del inventario es posible gracias a las aplicaciones informáticas, ya que requiere más
recursos que el inventario físico. Estos sistemas rastrean instantáneamente cada movimiento de
inventario y envían actualizaciones electrónicamente a una base de datos central desde
cualquier lugar. Es decir, permite conocer el valor de la acción en cualquier momento.

Un sistema de inventario perpetuo es más adecuado para vendedores con múltiples tiendas, ya
que el conteo real de inventario en este tipo de negocios puede llevar mucho tiempo y ser
costoso. Además, cabe señalar que la realización de un inventario perpetuo no exime a la
empresa de realizar un inventario físico periódico para verificar y corregir las desviaciones
detectadas por daño, pérdida y / o robo.

DESPUÉS DEL INVENTARIO, ¿QUÉ SUCEDE?

El producto del ejercicio de inventario es el inventario en sí. La probabilidad de detectar errores

y comparar los resultados con lo que está escrito en el libro es muy alta. Especialmente para
pequeños objetos de valor que pueden perderse o dañarse sin la atención del personal, como
un tornillo oxidado o una fuga de aceite, no se ven afectados y pasan desapercibidos en caso
de estrés. Diariamente. A veces, cuando se ingresa una factura incorrecta, aparece una
cantidad mayor que la cantidad real presente. La diferencia de inventario finalmente se corrige
en las cuentas, se incluye en la cuenta de pérdidas y ganancias y se contabiliza en el balance.

CONCEJOS:

Hacer inventario, especialmente cuando tiene una gran cantidad de inventario, es una tarea que
requiere mucho tiempo y trabajo. Para seguir contando, midiendo y sopesando el desorden, lo
mejor que puede hacer es planificar bien y ejecutarlo de manera organizada. El primer paso es
programar la fecha, seguido de agrupar a los empleados, pero incluso si se está ejecutando la
misma tarea, todavía está incompleta.

Fecha límite: hora de hacer un inventario

No se requiere tiempo para hacer un inventario, sino que depende de la organización interna de
la empresa, la función y, en algunos casos, el tiempo. Sin embargo, se recomienda realizar un

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inventario al menos una vez al año. Esto no significa que la ley dé a los empresarios total
libertad para decidir cuándo hacer un inventario. Como se mencionó anteriormente, los
empleadores tienen cuatro meses, desde el final del año fiscal, para preparar sus registros
contables. Como en la mayoría de los casos, cuando el final del año fiscal coincide con el año
calendario, que generalmente comienza el 31 de diciembre y continúa hasta el 30 de abril. Por
lo general, tiene sentido realizar un inventario físico cuando la lista de trabajos pendientes no es
muy larga o cuando los almacenes son cortos.

En el caso del comercio minorista, por ejemplo, tiene sentido hacer inventario justo después de
la temporada navideña, ya que el estrés de esos días se ha quitado y la mayor parte del
inventario ya se ha agotado. Sin embargo, tenga en cuenta que es casi imposible hacer un
inventario mientras el negocio está abierto a los clientes. Imagínese que mientras cuenta
productos, un cliente toma un artículo del estante donde está contando los productos. Arruinará
todo tu trabajo y te obligará a empezar de nuevo. Por esta razón, el inventario siempre se toma
durante las horas o los días en que se cierra la negociación. De hecho, muchas empresas
cerraron durante uno o dos días para hacer un inventario. Por esta razón, es importante no solo
determinar la fecha del inventario, sino también crear un cronograma detallado y una estimación
real del esfuerzo requerido. ¿Cuántos días y horas necesitará almacenar? Para calcular el
tiempo que dedicará a este trabajo, es mejor ser generoso. De lo contrario, se acabará el
tiempo y tus asistentes tendrán que trabajar horas extras, con el riesgo de que esto afecte los
resultados. Para evitar errores, usted y sus empleados deben realizar un trabajo meticuloso,
que es incompatible con la presión del tiempo. Personal: organización laboral razonable

Recuerde que necesitará planificar para sus empleados con anticipación. Además, es probable
que deba contratar a un asistente para que lo ayude con su inventario, con todos los pros y los
contras. Por otro lado, aumentará el costo y el tiempo porque estos trabajadores no conocen su
negocio y es posible que no tengan stock antes. La ventaja es que el tiempo y el costo pueden
traducirse en rapidez al realizar el inventario. Cuantas más personas trabajen en el inventario,
más rápido. Además, necesitarás formar equipos y preparar áreas de trabajo. De esta manera,
tiene la garantía de no olvidar nada. Si no lo hace usted mismo, debe especificar quién es
responsable de administrar el inventario. Coordinará el proceso, asignará tareas, supervisará
los horarios y realizará verificaciones de controles.

Desde el punto de vista del empleado, puede resultar beneficioso formar un equipo de dos
personas. Esto tiene dos ventajas: primero, porque si bien una persona es importante, la otra
puede sumar puntos, lo que acelera el trabajo; En segundo lugar, porque los empleados
pueden alternar entre ellos para reducir la fatiga. Si puede pagarlo, cada artículo será rastreado
por dos equipos separados, reduciendo así los errores.

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Preparación: hazlo con anticipación, haz un inventario rápido

Antes de comenzar con el inventario físico, debe organizar su almacén y área de trabajo.
Bueno, si en el día señalado sus empleados dedican toda su energía a ordenar y limpiar,
entonces llevará mucho tiempo contar y el estado de ánimo será más bajo para la clase. En los
días previos a la fecha especificada, asegúrese no solo del pedido, sino también del montaje y
estructura de los productos en ubicaciones específicas. De esta manera, puede verificar las
etiquetas para que todos los artículos estén correctamente identificados durante el inventario.

Por ejemplo, también es conveniente distinguir las áreas de trabajo con una cinta de color.
Asegúrese de proporcionar a los trabajadores todos los documentos comerciales necesarios:
cuadernos, cortadores, pesas, calculadoras y, aunque obviamente, muchos bolígrafos para sus
trabajadores. Un inventario es una de las cosas más importantes que debe tener: puede crearlo
usted mismo, comprarlo o descargarlo gratis de Internet.

Si no puede cerrar su negocio durante el período de inventario, también hay una lista de
mercadería entrante y saliente para que sus empleados puedan ingresarla correctamente.
Operación: herramientas y métodos

Un hecho importante a tener en cuenta es que el equipo de conteo no puede saber que el
objetivo está en stock. Bueno, pueden ocurrir errores al hacer coincidir los resultados con las
cantidades predeterminadas. También se ha comprobado que este proceso es más eficaz si se
cuentan los equipos de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Cuando haya terminado de
contar un grupo de artículos, debe definir claramente esta área para evitar errores. También
puede escribir e imprimir reglas de crecimiento de inventario para todos los grupos. Debería
crearse un punto en el que los trabajadores puedan encontrar al supervisor de inventario si
tienen alguna pregunta; Aquí es donde tendrán que entregar su inventario final. En estas
declaraciones, es necesario anotar la fecha y el nombre del contador, el secretario y los
auditores. Para ahorrar papel, existen herramientas electrónicas que hacen que el inventario
sea más eficiente. Especialmente en el caso de artículos con códigos de barras, su personal
podrá utilizar escáneres de mano para recopilar los resultados. Hay empresas que alquilan este
tipo de equipos, y aunque no reducen el número de trabajadores, simplifican enormemente el
proceso. También obtenga ayuda de un medidor de existencias. Cuando tenga que considerar
grandes cantidades de productos o piezas pequeñas, debe incluir uno o más mostradores. En
la báscula, puede ingresar datos e información de inventario, para que la máquina sepa cuánto
pesa cada artículo. Al colocarlo en la báscula, la báscula mostrará el peso y la cantidad de
elementos que contiene.

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¿QUÉ ES UN KARDEX?

Kardex es un registro organizado de la presencia de mercancías en un almacén o edificio

comercial. Este documento es de naturaleza administrativa y se crea a partir de la
determinación del valor del inventario que registra la cantidad de bienes, el valor de medición y
el precio unitario, y luego clasificando los productos según la similitud de los bienes.

En la conocida tarjeta de inventario de Kardex, se ingresan datos generales sobre bienes para
rastrear su movimiento mediante el seguimiento de las importaciones y exportaciones de estos
elementos para la presentación de informes. Anteriormente este proceso se hacía de forma
manual, pero ahora existe un programa administrativo que tiene kardex en sus componentes.
del que hablaremos más adelante.

LO QUE DEBE SABER SOBRE EL INVENTARIO Y EL KARDEX

Actualmente, podemos continuar hablando sobre el inventario en sí mismos, las concepciones

solo no deben entenderse porque el total de las mercancías se almacenan en un negocio que
espera la venta, sino que también incluye todos los elementos comprados por una compañía
que pretende utilizarlo por sus propósitos sociales. Por lo tanto, dependiendo del tipo de
negocio, los objetos similares se pueden procesar de diferentes maneras y también se
considerarán parte de diferentes clases de inventario. Por ejemplo, para una farmacia, las
exhibiciones de las instalaciones se estiman en una propiedad de la planta y algunos
dispositivos que necesitan para realizar sus actividades comerciales. Sin embargo, para los
muebles de marketing, la exhibición es parte de su almacén. Al mismo tiempo, a un café de
supermercado al instante en su estante es un producto para la venta, mientras que para un
restaurante de autoservicio, este factor representa una entrada para preparar bebidas, por lo
que crea ganancias, pero por otra actividad en comparación con la actividad. Supermercado . .
Por otro lado, un banco también puede haber disuelto el café en su propiedad, pero con la idea
de que sus empleados lo consumen. Es decir, su objetivo no es una transacción, por lo que es
parte del gasto social y, por lo tanto, se considera un inventario específico. Comprender estas
diferencias es importante al reflejar los objetivos que utilizan Kardex, porque como
mencionamos, hay algunos tipos de inventario y muy bien las propiedades de hardware de un
negocio y en la lista que deben estar contenidas, el costo se puede controlar. Hay dos tipos de
sistemas de inventario para controlarlos: sistema de inventario permanente y sistema de
inventario periódico. Primero, se caracteriza por usar Kardex como parte fundamental de su
operación, mostrando su nombre que indica, existe un registro separado y permanente de cada
movimiento asociado con el inventario. Gracias a esto, Kardex contribuye a la organización de
control, seguridad e inventario de la compañía. Además, le permite deducir los costos de ventas
cuando se realice, el saldo exacto de las acciones y las estrategias de diseño para contribuir a

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la productividad de cada área relacionada por recursos físicos de distribución efectivos,
personas y actividades.

Método de estimación del valor de las acciones o tipos de Cardex

Para valorar un inventario o agregar valor a un producto, se pueden utilizar varios estándares
contables, como LIFO y Promedio ponderado, destacando FIFO entre ellos, los cuales
explicamos a continuación:

FIFO

FIFO, que significa "primero en entrar, primero en salir" o FIFO en inglés, es un mecanismo de
control de valoración de activos. En él, se busca principalmente vender o utilizar productos que
se fabrican o adquieren por primera vez.

Por lo tanto, el precio de venta depende del valor original del producto, no de si el producto es
actualmente más o menos de lo que era cuando se compró. por ejemplo:

Compré 300 paquetes de papas a $ 1,400 cada uno el 1 de junio, lo que significa que invertí $
420,000. El 4 de junio compré otros 900 paquetes de papas, pero esta vez por $ 1,460 cada
uno, pagué $ 1,314,000. Luego, el 6 de junio, me pidieron 450 paquetes de papas, de los
cuales envié 300 paquetes que compré el 1 de junio y 150 paquetes que pedí el 4 de junio. Algo
que tengo que recordar. Que los primeros paquetes que compré valían $ 1,400 cada uno, los
otros valían $ 1,460. Por lo tanto, el precio considerado es $ 420,000 para los 300 paquetes
más antiguos (1,400 x 300 = 420,000) y $ 219,000 para los últimos 150 paquetes (1,460 x 150 =
219,000). Para comprender esta información, se usa un kardex donde ingreso los datos de la
fecha, los detalles, el valor de la unidad de compra, la entrada (en cantidad y total), la salida (en
cantidad y total) y el saldo actual (en cantidad y total), como se muestra en el siguiente ejemplo
de Kardex:

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En el caso de que necesite devolver un producto vendido a un cliente, se registrará en el
sistema de inventario por el valor vendido, ya que durante la venta del producto se fijó el costo
de stock, independientemente del costo. Precios de los productos en los siguientes días.

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 CONCLUSIONES

1. Para muchas empresas, el inventario es una obligación engorrosa. De hecho, muchas

startups y pymes tienen dificultades con estas evaluaciones periódicas, ya que suelen
involucrar a una gran cantidad de persona, por ende, es importante saber cómo
organizar esta tarea y tener en cuenta que es muy importante para la empresa.
2. Gracias al inventario se pueden corregir posibles errores anotados en los registros de
entradas y salidas.
3. Las tres funciones principales del inventario son, es la base de las cuentas anuales,
sirve para detectar posibles pérdidas por robo, mermas, etc, con él se pueden corregir
posibles errores registrados en la contabilidad de existencias.
4. Gracias al inventario, se pueden corregir los errores en los registros de importación y
exportación.

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 BIBLIOGRAFÍAS
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3. Control de Inventarios. (2016, 23 marzo). YouTube. https://www.youtube.com/watch?
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4. https://www.siigo.com/blog/empresario/que-es-un-kardex/
5. https://www.ctcp.gov.co/proyectos/contabilidad-e-informacion-financiera/documentos-
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