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CÓDIGO 200-MA-01
MANUAL DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA DE VERSIÓN 03
SERVICIOS PÚBLICOS DE FUSAGASUGÁ
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CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA
DE SERVICIOS PÚBLICOS DE
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REGISTRO DE ACTUALIZACIONES
HOJAS QUE:
FECHA RESPONSABLE CARGO
SUSTITUYE ELIMINA MODIFICA ADICIONA
Jefe
12 Marzo Carlos Ernesto División
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2010 Rodríguez Lombo Administra
tiva
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CONTENIDO
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES ......................................................................... 5

1.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 5
1.2 OBJETIVO ................................................................................................................ 6
1.3 JUSTIFICACION .................................................................................................... 6
CAPITULO II ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ..................... 7
2.1 CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO ......................................................... 7
2.2 FUNCIÓN PRINCIPAL .......................................................................................... 7
CAPITULO III GLOSARIO DE TERMINOS ..................................................................... 8
CAPITULO IV MARCO LEGAL ....................................................................................... 12
4.1 LEYES ...................................................................................................................... 12
4.2 DECRETOS ............................................................................................................ 12
4.3 ACUERDOS ........................................................................................................... 12
CAPITULO V ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES ..................... 14
5.1 OBJETIVO .............................................................................................................. 14
5.2 ALCANCE ............................................................................................................... 14
5.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................. 14
5.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 15
5.5 ANEXOS ................................................................................................................. 15
CAPITULO VI TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA ............................................ 16
6.1 OBJETIVO .............................................................................................................. 16
6.2 ALCANCE ............................................................................................................... 16
6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................. 16
6.4 RESPONSABILIDAD.......................................................................................... 17
6.6 REGISTROS .......................................................................................................... 17
CAPITULO VII ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN .............................. 18
7.1 OBJETIVO .............................................................................................................. 18
7.2 ALCANCE ............................................................................................................... 18
7.3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ................................................................. 18
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7.5 REGISTROS .......................................................................................................... 20
7.6 ANEXOS ................................................................................................................. 20
CAPITULO VIII ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL ................................... 20
8.1 OBJETIVO .............................................................................................................. 20
8.2 ALCANCE ............................................................................................................... 20
8.3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ................................................................. 20
8.5 REGISTROS .......................................................................................................... 21
8.6 ANEXOS ................................................................................................................. 21
CAPITULO IX TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........................................... 22
9.1 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA
LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ......................................................... 22
9.2 ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .... 22
CAPITULO X CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS ............................... 23
10.1 OBJETIVO ........................................................................................................... 23
10.2 ALCANCE ............................................................................................................. 23
10.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .............................................................. 23
10.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 24
10.5 REGISTROS ........................................................................................................ 24
CAPITULO XI ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS .................. 24
11.1 OBJETIVO ........................................................................................................... 24
11.2 ALCANCE ............................................................................................................. 24
11.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .............................................................. 24
11.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 26
11.5 REGISTROS ........................................................................................................ 26
CAPITULO XII DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS ........................................ 26
12.1 CONSERVACIÓN TOTAL ................................................................................ 26
12.2 ELIMINACIÓN .................................................................................................... 26
12.3 SELECCIÓN ....................................................................................................... 27
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CAPITULO I ASPECTOS GENERALES
1.1 INTRODUCCIÓN
La Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá contribuye con su labor al ser gestor de

planes, programas y proyectos relacionados con el sector de Agua Potable y
Saneamiento Básico, para contribuir al mejoramiento de la calidad, continuidad y
cobertura de la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el
municipio de Fusagasugá. Por la importante labor que desarrolla la empresa, es necesario
que todas sus actividades estén documentadas, ya que constituyen la memoria
institucional y nacional en el área de servicios públicos.
La información documental constituye parte esencial de la entidad ya que evidencia el

desarrollo de las actividades misionales a través del almacenamiento y la distribución de
las comunicaciones escritas, las cuales facilitarán, en el futuro la recuperación de la
información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones y objetivos misionales.
Además, integra el trabajo del personal de diferentes áreas que elaboran y conservan
documentos, de acuerdo con lo establecido en la normatividad y directrices de la Alta
Dirección de la empresa.
La responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y

fidelidad de la información y documentos de archivo, así como de su organización,
conservación y la prestación de los servicios archivísticos corresponde al Jefe de la
División Administrativa y al Auxiliar Administrativo que este a cargo del archivo y en
general y a todos los funcionarios de igual o superior jerarquía, de acuerdo con el Artículo
16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. También, son responsables los
funcionarios que tienen a su cargo la emisión y manejo de documentación.
Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más

rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de
Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que
regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática
que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio
documental de la Nación, según lo establecido en el Artículo 17 de la Ley General de
Archivos.
Por la importancia que tiene la Administración Documental, ya que constituye la memoria

institucional, se realizo el Manual de Archivo y Correspondencia de la Empresa de
Servicios Públicos de Fusagasugá, EMSERFUSA E. S. P, con el cual se pretende brindar
una herramienta a los responsables del manejo del archivo de gestión y central, de
las comunicaciones oficiales escritas en toda la entidad y facilitar la aplicación
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de las transferencias documentales así como la actualización de las Tablas de Retención

Documental TRD, para cumplir así con lo establecido por la Ley en lo relacionado con la
gestión documental.
1.2 OBJETIVO
El presente manual tiene como objetivo lograr que los archivos y la correspondencia de la
Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá EMSERFUSA E. S. P, se proteja, que su
manejo sea funcional y cumpla con el servicio que requiere la entidad y la normatividad
aplicable, teniendo en cuenta la importancia del manejo documental como la gestión del
conocimiento de las instituciones y el mejoramiento de la calidad de los servicios al
usuario. Por otra parte establece los principios para la administración de las
comunicaciones oficiales, define los conceptos que fundamentan la gestión de la
correspondencia, determinar los criterios para la elaboración, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación, recuperación y disposición final de
documentos, como también establecer las funciones y responsabilidades de los
funcionarios y empleados de la Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá
EMSERFUSA E. S. P, en dicha gestión.
1.3 JUSTIFICACION
El Manual de Archivo y Correspondencia de la Empresa de Servicios Públicos de

Fusagasugá, EMSERFUSA E. S. P. se crea como una herramienta para la normalización
de la gestión de la documentación administrativa, así como la aplicación de criterios de
calidad y eficacia en la organización y acceso a la documentación que genera la empresa.
La legislación colombiana establece que los organismos públicos están en el deber de

organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de sus funciones, por
que toda la Documentación producida por la Empresa de Servicios Públicos de
Fusagasugá EMSERFUSA E. S. P, forma parte de su patrimonio documental y de su
memoria institucional e histórica.
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CAPITULO II ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
2.1 CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO
Creado mediante Resolución No. 601 de 2008, es el órgano asesor interno de la

Alta Dirección, responsable de definir políticas y planes de trabajo, así como la de
toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos que
conforman la Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá, EMSERFUSA E. S. P.
2.2 FUNCIÓN PRINCIPAL
Constituirse en una instancia institucional, asesora, decisora y consultiva, que defina,

establezca y proponga directrices, criterios, políticas y programas de trabajo, responsable
de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la
entidad.
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CAPITULO III GLOSARIO DE TERMINOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio o información par la persona o institución que produce, para los
cuidados, o para fuente de historia.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos

o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez
finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca

de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y

tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o

del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
ARCHIVO TOTAL: hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la
formación del archivo en su ciclo vital, Producción o recepción, distribución, consulta,
retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal,
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el

mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante el cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, y
subsección, de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad.
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COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a

las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones.
DESCRIPCION DOCUMENTAL: proceso de análisis de los documentos de archivo o de

sus agrupaciones, que permitan su identificación localización y recuperación para la
investigación.
DESTINATARIO: Persona a quien se le envía el mensaje.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: selección de los documentos en

cualquiera de sus tres fases, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada,

recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos
medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.
GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en

indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivística en que se
sustentan la estructura del fondo.
INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar
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MEMORANDO: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza

para transmitir información, orientaciones y pautas de las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales. El memorando NO se dirige a un grupo, es
personalizado.
MUESTREO: operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter

representativo, que se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos,
numéricos, etc., temáticos y otros.
OFICIO: Son escritos utilizados informar, consultar o enviar datos a otras entidades,
usuarios y/o terceros, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de
competencia de la entidad.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del

cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito
de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del

cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos
tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre
otros.
REMITENTE: Persona que envía el mensaje
RETENCION DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como
se consigna en la Tabla de Retención Documental
SELECION DOCUMENTAL: proceso técnico por el cual se determina el destino final de

la documentación bien sea eliminación o su conservación total o parcial.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especificas.
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SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de Tipo documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano productor, como consecuencia del ejercicio
de funciones específicas.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y sus correspondientes Tipo

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del archivo de

gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención
documental adoptadas.
TIPO DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales o documentos relacionados

con el mismo tema (HVE), estudio de las diferentes clases de documentos que pueden
distinguirse según su origen y características.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad

archivística. Puede ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro o un
tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando esta
constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un
expediente.
USUARIO: Toda persona natural o jurídica que demanda un servicio, tanto interno como
externo
VALOR ADMINISTRATIVO: aquel que posee un documento para la administración que lo

originó o para aquella que le sucede, como testimonio de su procedimiento y actividades.
VALOR PRIMARIO: es el que tiene los documentos mientras sirven a la institución

productora y al indicar, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los
involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario los documentos que
tienen este valor se conservan permanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determina los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del archivo.
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CAPITULO IV MARCO LEGAL
4.1 LEYES
 LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.

 LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico.
 LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos.
 LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
 LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
 LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
 Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho
de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones
4.2 DECRETOS
 Decreto 1515 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al
Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se
derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 1080 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único
del Sector Cultura.
4.3 ACUERDOS
 Acuerdo 011 de 1996: Por el cual se establecen criterios de conservación y

organización de los documentos.
 Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen las pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas.
 Acuerdo 038 de 2002: Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de

Archivos 594 de 2000 (mediante la cual se asigna la responsabilidad a los servidores
públicos sobre los documentos y archivos a su cargo).
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 Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y en las privadas que cumplen
funciones públicas y se regula el inventario único documental.
 Acuerdo 002 de 2004: Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados.
 Acuerdo 04 de 2013: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y

2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y
las Tablas de Valoración Documental.
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CAPITULO V ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
5.1 OBJETIVO
Describir los pasos que se realizan en la elaboración de las Comunicaciones Oficiales.
5.2 ALCANCE
Aplica desde la elaboración de las comunicaciones oficiales hasta la firma de las mismas.
5.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Elaborar las Comunicaciones Oficiales que se utilizan en la entidad, con base en las
Norma NTC 3397 para Memorando, 3393 para Carta u Oficio, 3234 para Circular,
3394 para Acta, en original y máximo dos copias. Nota: Utilizar -El formato bloque
extremo de las normas Icontec (La tinta que se utiliza para la impresión debe
garantizar y mantener la nitidez del documento).
Nota:
 Utilizar papel tamaño carta para memorandos, oficios y circulares, utilizar letra tipo
arial y tamaño 11 para todo el contenido menos el transcriptor (elaboró y proyecto)
que debe ir en arial 8.
 Tener en cuenta las cualidades de la correspondencia: Ortografía, síntesis, redacción,
entre otros.
 No confundir las comunicaciones oficiales con informes y actas.
 Evitar siempre la palabra SEÑORES cuando no se conoce el nombre y el cargo del
destinatario, se cambia por el nombre de la entidad, oficina productora y la ciudad.
 Evitar el uso de resaltadores, notas de margen, rayas, subrayados, uso exagerado e
inadecuado de grapas, clips y elementos metálicos que afecten la preservación y
conservación y aceleran el deterioro de los documentos de archivo.
 Todos los oficios que se reciban o envíen por la entidad deben ser radicados en
archivo y recepción de la entidad.
 La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación o
digitalziaciòn.
 Para garantizar la permanencia de la información transmitida vía fax contenida en
papel térmico, se debe fotocopiar.
2. Verificar que todos los datos del destinatario y remitente estén correctos, ambos
deben ir en minúscula o mayúscula para que haya concordancia.
3. Elaborar las paginas subsiguientes de las comunicaciones, con los espacios y la

presentación adecuada (NTC 3393, numeral 3.3.7).
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4. Colocar el transcriptor (elaboró y proyecto) y los Vo.Bo en las comunicaciones

adecuadamente.
5. Elaborar copias informativas o de igual contenido para varios destinatarios, si se

requiere.
6. Colocar los anexos para el destinatario y en las copias sólo debe quedar constancia
de ellos.
7. Firmar las comunicaciones oficiales (Utilizar sólo tinta negra para firmar el original y
las copias).
5.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo)

 Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen las
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
 Compendio de Normas Técnicas Colombianas para la elaboración de documentos
comerciales.
 Acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley 594 de 2000.
5.5 ANEXOS
ANEXO No 1. Plantilla para oficio

ANEXO No 2. Plantilla para memorando
ANEXO No 3. Plantilla para circular
ANEXO No 4. Plantilla para certificación
ANEXO No 5. Plantilla para concepto técnico
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CAPITULO VI TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA
6.1 OBJETIVO
Registrar, controlar y manejar el tráfico de la correspondencia emitida y recepcionada por

la entidad.
6.2 ALCANCE
Inicia con la recepción de la correspondencia hasta la entrega de la misma al destinatario

interno o externo.
1 El Auxiliar Administrativo encargado de la Ventanilla Única de Correspondencia recibe

la correspondencia: el original para la correspondencia emitida a un funcionario o
División u Oficina interna, según aplique; el original y una copia para la
correspondencia que sea emitida a un ente externo y diligencia el formato (200-F-01).
2 Revisión de la correspondencia.
3 Ingreso de datos al sistema de información de correspondencia, según el manual de

Administración de documentos MA_006 de la firma Sysman LTDA.
4 Radica la correspondencia asignando la hora, No. Radicado (código de 4 dígitos) y

firma.
5 Diligenciamiento de la planilla de recibido de correspondencia.
6 Los Jefes de Oficinas y Divisiones y los Profesionales Universitario de Gestión

Humana y Peticiones, Quejas y Recursos (P.Q.R) deberán consultar
permanentemente el sistema de información que administra la correspondencia para
el trámite correspondiente.
7 La Gerencia efectúa la revisión de la correspondencia externa para luego ser

direccionada al proceso o procesos involucrados para su respuesta mediante el
formato (200-F-20).
Nota: La correspondencia recibida y enviada por vía electrónica (correo) y fax se le dará
el mismo tramite de la correspondencia y se diligenciará el formato para el control fax
recibido y enviado (200-F-04).
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6.4 RESPONSABILIDAD
 Los Jefes de Oficinas y Divisiones y los Profesionales Universitarios de Gestión

Humana y P.Q.R. son responsables por consultar permanentemente el sistema de
información que administra la correspondencia y reportar las novedades que se
puedan presentar en cuanto al funcionamiento de éste a la Oficina de Planeación e
Informática.
 La Oficina de Planeación e Informática es responsable por mantener en

funcionamiento y actualizado el aplicativo, de acuerdo a los parámetros que
establezca el proveedor del mismo.
 Será responsabilidad de los funcionarios que se designen como supervisores del

contrato coordinar con el proveedor la asistencia técnica y capacitación necesaria para
garantizar la correcta aplicación de las herramientas del aplicativo por parte de los
funcionarios y por ende, su buen funcionamiento.
 Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo)

 Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen las
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
6.6 REGISTROS
 Formato Control para Salida de Correspondencia (200-F-01).

 Planilla de recibido de correspondencia (modulo de correspondencia de Sysman)
 Formato para el control fax recibido y enviado (200-F-04).
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CAPITULO VII ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
7.1 OBJETIVO
Normalizar la secuencia de actividades para la organización de archivos de gestión de la

Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá EMSERFUSA E.S.P.
7.2 ALCANCE
Aplica desde la selección y clasificación de los documentos en documentos de archivo y

documentos de apoyo tanto físicos como electrónicos hasta el levantamiento del
inventario documental diligenciando Formato Único de Inventario Documental 200-F-05.
7.3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Clasificación de documentos:
1. Seleccionar y clasificar los documentos en documentos de archivo y documentos de

apoyo. Si se trata de documentos de archivo ir a paso 2. Si se trata de documentos de
apoyo ir a paso 11.
Organización de documentos de archivo
2. Elaboración de Separadores: Elaborar los separadores para cada una de las series
y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental aprobada de la respectiva
División u Oficina, de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la
localización física de la documentación.
3. Clasificación documental: Identificar y agrupar en unidades documentales (carpetas)

todos los tipos documentales pertenecientes a la División u Oficina.
4. Aplicación del principio de orden Original: Ordenar al interior de cada una de las
unidades documentales (Carpetas) los diferentes tipos documentales siguiendo el
principio de orden Original, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite.
5. Identificación de cada unidad documental: Identificar cada una de las unidades

documentales de la siguiente forma: -Código de Divisiones y Oficinas- Nombre -
Código de Serie -Código de Subserie -Nombre del expediente, archivar en cada
carpeta máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta abrir una carpeta
adicional identificándola con la información señalada, y anexándole el número de
orden de la carpeta.
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6. Ordenación de cada unidad documental: Ordenar cada una de las unidades

documentales (expediente ó carpetas), pertenecientes a una serie o subserie,
utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información. Los
sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico o Geográficos, entre otros; y
se pueden combinar entre sí.
7. Depuración: retirar de la unidad documental los documentos que no tienen valores

primarios ni secundarios.
8. Foliación de series y subseries: Foliar cada una de las series y subseries

documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior
derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB o B), en forma legible y sin
enmendaduras, empezando al abrir la carpeta por el documento con fecha de
producción más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta.
9. Ubicación Física de las carpetas de series y subseries: Ubicar físicamente las

carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales
observando que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental.
10. Identificación de archivadores: Identificar con caracteres alfanuméricos cada uno de

los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes.
Continúa en el paso 15.
Organización de documentos de apoyo
11. Clasificación de documentos de apoyo: Clasificar los documentos de apoyo con

base en el Sistema de Clasificación de documentos de apoyo (Anexo No 6).
12. Elaboración de separadores: Elaborar separadores para cada uno de los asuntos
identificados en el paso anterior.
13. Ubicación Física de las Carpetas: Ubicar físicamente las carpetas que conforman
cada una de los asuntos de la División u Oficina, observando que guarden el mismo
orden en que aparecen relacionadas en el Sistema de Clasificación de documentos de
apoyo.
14. Eliminación: Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia,
diligenciar Formato Acta de Eliminación documentos de apoyo 200-F-06, dejando
constancia de los documentos de apoyo eliminados, y hacerlo firmar por el Jefe de la
División u Oficina.
15. Elaboración del Inventario Documental: Levantar el inventario documental

diligenciando Formato Único de Inventario Documental 200-F-05.
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MANUAL DE ARCHIVO Y
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 Ley General de Archivo, Artículos 30, 31.

 Acuerdo 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y en las privadas que cumplen
funciones públicas y se regula el inventario único documental.
7.5 ANEXOS
Anexo 09. Guía de Gestión Documental
7.5 REGISTROS
 Formato Único de Inventario Documental 200-F-05

 Acta de Eliminación documentos de apoyo 200-F-06
7.6 ANEXOS
Anexo 06. Sistema de Clasificación de documentos de apoyo

Anexo 07. Rotulo para cajas
Anexo 08. Rotulo para carpetas
CAPITULO VIII ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
8.1 OBJETIVO
Normalizar la secuencia de actividades para la organización del Archivo Central de la

8.2 ALCANCE
Aplica desde la Identificación de los módulos y niveles que se requieran para permitir la
localización física de las unidades de conservación documental del archivo de gestión que
se recibió hasta la actualización del inventario documental del Archivo Central
diligenciando el Formato Único de Inventario Documental 200-F-05.
8.3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1. Identificar los módulos y niveles que se requieran para permitir la localización física de
las unidades de conservación documental del archivo de gestión que se recibió.
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2. Evaluar si el espacio es suficiente y adecuado dentro de los módulos y niveles según

se requiera para la recepción de documentos de archivos de gestión, cuya
transferencia fue aprobada. Si no hay espacio suficiente ir a paso 3. Si hay espacio
suficiente ir a paso 4.
3. Seleccionar las series que sean menos consultadas y remitirlas a la parte interior del
archivo.
4. Actualizar la señalización correspondiente en cada módulo y nivel.
5. Ubicar la documentación recibida de cada una de las Divisiones y Oficinas en los

módulos y niveles que corresponda, teniendo en cuenta la disposición de las series
documentales del Archivo.
6. Actualizar los índices del Archivo Central.
7. Actualizar el inventario documental del Archivo Central diligenciando el Formato Único

de Inventario Documental 200-F-05.
 Ley General de Archivo, artículos 30 y 31.

 Acuerdo 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones
públicas y se regula el inventario único documental.
 Acuerdo 038 de 2002 por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000 (mediante la cual se asigna la responsabilidad a los servidores
públicos sobre los documentos y archivos a su cargo).
8.5 REGISTROS
 Formato Único de Inventario Documental (200-F-05).
8.6 ANEXOS
Anexo 07. Rotulo para cajas

Anexo 08. Rotulo para carpetas
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CAPITULO IX TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
9.1 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA LAS

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Con base en la aplicación de la tabla de retención, surgen las transferencias

documentales primarias que consisten en la remisión de los documentos del Archivo de
Gestión al Central, una vez hayan cumplido su tiempo de conservación.
Las transferencias documentales primarias, deberán efectuarlas cada una de las

Divisiones y Oficinas de la Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá EMSERFUSA
E.S.P., remitiendo al archivo central los expedientes (carpetas), con sus respectivos tipos
documentales, los cuales deberán ser ordenados respetando la secuencia de su
producción y tramite, previamente depurados, es decir, eliminando duplicados,
invitaciones de programas de capacitación, fotocopias, tarjetas de invitación, recortes de
periódicos y en general todo aquel material que no sea objeto de archivo.
La documentación a transferir deberá estar de acuerdo con la estructura que presenta la

tabla de retención y deberá ir debidamente foliada e identificada cada una de las carpetas
con el nombre de la División u Oficina, el nombre de la serie u subserie, el asunto o
contenido, las fechas extremas, el numero total de folios, el número de la carpeta y el
número de la caja de remisión, previendo con ello la aplicación de los elementos mínimos
que contempla el Formato Único de Inventario Documental (200-F-05).
El calendario de transferencias (200-F-07) deberá elaborarse de común acuerdo con las

diferentes Divisiones y Oficinas, y el funcionario responsable del Archivo Central de
EMSERFUSA E.S.P.
9.2 ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dado que la Tabla de Retención Documental es un instrumento dinámico que permite su

modificación y adaptación a los cambios estructurales y organizacionales de la entidad, a
continuación se establece el proceso metodológico para lograr su actualización que debe
ser responsabilidad del funcionario encargado del Archivo Central, con el apoyo decidido
del Comité de Archivo de la Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá EMSERFUSA
E.S.P, de conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000.
1. Identificar los cambios estructurales y funcionales mediante el análisis del acto

administrativo actual y el que lo modifica, para determinar creación, fusión, supresión
de Divisiones u Oficinas y funciones.
2. Proyectar por cada función los documentos principales y anexos que se podrían
generar.
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3. Aplicar la encuesta “Estudio Unidad Documental” y los demás pasos subsiguientes

que han sido descritos por el Archivo General de la Nación, en el Mini/Manual para la
Elaboración de las Tablas de Retención y Transferencias Documentales, hasta llegar
a la conformidad de la nueva tabla, la cual debe ser aprobada única y exclusivamente
por el Comité de Archivo de la Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá
EMSERFUSA E.S.P.
CAPITULO X CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS
10.1 OBJETIVO
Normalizar la secuencia de actividades para el acceso a los documentos de archivo en la

10.2 ALCANCE
Aplica desde la recepción de la solicitud para consulta y préstamo de documentos tanto

en el Archivo Central, como de los Archivos de Gestión de las Divisiones y Oficinas hasta
la devolución y archivo del mismo en su lugar respectivo.
1. El Auxiliar Administrativo recibe la solicitud de consulta de documentos diligenciando

el Formato para consulta y préstamo de documentos 200-F-08.
2. Una vez diligenciado el formato, el Auxiliar Administrativo procede a la búsqueda del

documento solicitado en las fuentes de acceso: bases de datos, inventarios físicos,
series documentales, entre otros.
3. Una vez encontrado el documento, lo retira de su lugar de almacenamiento. Si se va a

ser consultado en la Sala de Consulta el Auxiliar entrega al usuario el documento, si
se va a fotocopiar se diligencia el formato para solicitud de fotocopias 200-F-09, si se
va a prestar continua en la actividad No 7.
4. En la sala de consulta permanece un funcionario de archivo, para evitar el retiro

indebido de folios o cualquier otra anomalía que se pueda generar.
5. Una vez terminada la consulta, el Auxiliar Administrativo verifica el estado y cantidad

de los documentos devueltos, y los retorna a su respectivo lugar.
6. El formato diligenciado se almacena y conserva con fines estadísticos.

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7. El usuario diligencia el formato para consulta y préstamo de documentos 200-F-08. El

tiempo de préstamo no debe ser superior a 10 días hábiles.
8. El Auxiliar Administrativo revisa el correcto diligenciamiento del formato y hace entrega

de los documentos.
9. Cuando los documentos son devueltos al Archivo, se verifica su estado y registra la

devolución en el formato para consulta y préstamo de documentos 200-F-08 y lo firma.
10. El Auxiliar Administrativo ubica los documentos devueltos en el lugar respectivo.
11. El formato diligenciado se almacena y conserva con fines estadísticos.
 Ley General de Archivo, artículos 30, 31.

 Acuerdo 042 de 2002. Establece criterio para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas y
se regula el inventario único documental. Artículos 5 y 6.
10.5 REGISTROS
 Formato para consulta y préstamo de documentos 200-F-08.

 Formato para solicitud de fotocopias 200-F-09.
CAPITULO XI ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
11.1 OBJETIVO
Normalizar la secuencia de actividades para la organización y transferencia de archivos

de la Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá EMSERFUSA E.S.P
11.2 ALCANCE
Aplica para la organización y las transferencias de los archivos de gestión al Archivo

Central de la entidad.

CÓDIGO 200-MA-01
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1. Organizar el Archivo de Gestión de la respectiva División u Oficina, según el Capitulo

VII Organización de Archivos de Gestión.
2. El Jefe de la División u Oficina tramita la transferencia primaria según el capitulo IX de

este documento, numeral 9.1 aplicación de la Tabla de Retención Documental para las
transferencias documentales, teniendo en cuenta el calendario de transferencias (200-
F-07), y las instrucciones de la Tabla de Retención Documental de la oficina
productora, considerando que el tiempo se empieza a contar desde el momento en
que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina productora.
3. El Auxiliar Administrativo encargado del Archivo Central recibe la solicitud de revisión

previa para la transferencia de Archivo de Gestión al Archivo Central en la fecha
estipulada en el calendario de transferencias (200-F-07).
4. El Auxiliar Administrativo verifica:
 Cumplimiento de fechas del calendario de transferencias (200-F-07).

 Instrucciones de transferencia en las Tablas de Retención Documental de la oficina
productora.
 Diligenciamiento correcto del Formato Único de Inventario Documental (200-F-05)
para la transferencia.
Si la verificación cumple continuar en la actividad No 6, de lo contrario continuar en la

siguiente actividad.
5. El Auxiliar Administrativo solicita revisión y ajustes de aplicación de instrucciones de la

Tabla de Retención Documental y/o Formato Único de Inventario Documental (200-F-
05) para la transferencia, según resultado de la verificación del paso anterior.
6. El Auxiliar Administrativo da Vo.Bo. a la transferencia.
7. El Auxiliar Administrativo encargado del Archivo Central coordina el traslado físico de

las unidades de conservación al Archivo Central, con el Auxiliar de Aseo y Cafetería y
la oficina productora que hace la transferencia de archivo.
8. El Auxiliar Administrativo recibe la documentación en el Archivo Central con base en

las fechas estipuladas en el calendario de transferencias (200-F-07).
Nota: Si la transferencia no se hace en las fechas estipuladas en el calendario de

transferencias (200-F-07), ésta quedará pendiente para la siguiente vigencia de
transferencias.
9. El Auxiliar Administrativo encargado del Archivo Central organiza el Archivo Central

según el Capitulo VIII Organización del Archivo Central de este manual.
CÓDIGO 200-MA-01
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 Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
11.5 REGISTROS
 Formato Único de Inventario Documental (200-F-05).

 Calendario de transferencias (200-F-07).
CAPITULO XII DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
La Disposición final de los documentos es la decisión resultante de la valoración en

cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o
tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción por cualquier medio de tecnología (que garantice la legalidad y
perdurabilidad de la información).
12.1 CONSERVACIÓN TOTAL
En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad
productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son
patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura.
Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben
cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su conservación
permanente. Es el caso de microfilmes, bandas sonoras y videográficas, cintas
magnéticas y otros más.
En relación con el soporte papel y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos
que presenten mayor garantía y durabilidad.
12.2 ELIMINACIÓN
Actividad resultante de la disposición final señalada en las Tablas de Retención o de

Valoración Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios
y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
CÓDIGO 200-MA-01
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“La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es

responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad”.
Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben
eliminarse corresponden a lo señalado en las Tablas de Retención Documental o en los
asuntos de las Tablas de Valoración Documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente tabla de retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo
estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias
primarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central. En todos los
casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.
12.3 SELECCIÓN
Actividad de la disposición final señalada en las Tablas de Retención o de Valoración

Documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.
Criterios para la selección:
 La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.

 La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
 La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservación total.
 Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse
a través de muestreo.
En el Manual de organización de fondos acumulados, AGN, 2004. P. 36- 37 Se

establece:
Técnicas y criterios para la selección:
De tipo cualitativo:
 Toma de ejemplares al azar.
 Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor
especial a ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poco objetiva y
proporcionar una visión sesgada o tergiversada de la serie.
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MANUAL DE ARCHIVO Y
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De tipo cuantitativo:
 Muestreo sistemático que tiene como guía la cronología, es decir, guardar ciertos años,
eliminar otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer
semestre, eliminar la producción correspondiente al segundo.
 Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en
este caso es necesario aplicar una fórmula estadística.
Elaboro: Revisó: Aprobó:

Nombre: Carlos Ernesto Nombre: Comité de Calidad Nombre: Darío Albeiro Larrota
Rodríguez de la Alta Dirección. Vásquez.
Cargo: Jefe de la Cargo: Cargo: Gerente (Presidente del
División Administrativa Comité de Calidad de la Alta
Dirección).
Fecha: Septiembre 2009 Fecha: Noviembre 2009 Fecha: Noviembre 2009
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBADO POR
12 Gerente (Presidente del
Modificación del Capitulo VI.
Marzo 01 Comité de Calidad de la Alta
Trámite de la Correspondencia.
2010 Dirección).
Marzo Gerente (Presidente del
Cambio logo institucional
16 de 02 Comité de Calidad de la Alta
Emserfusa
2015 Dirección).
Modificación del Capítulo II
Estructura de archivo y
correspondencia Gerente (Presidente del
03 Capitulo III Glosario de Comité de Calidad de la Alta
Términos. Dirección).
Capitulo IV Marco legal

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CÓDIGO 200-MA-01

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES ......................................................................... 5

7.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 20

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

La Empresa de Servicios Públicos de Fusagasugá contribuye con su labor al ser gestor de

La información documental constituye parte esencial de la entidad ya que evidencia el

La responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y

Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más

Por la importancia que tiene la Administración Documental, ya que constituye la memoria

de las transferencias documentales así como la actualización de las Tablas de Retención

El Manual de Archivo y Correspondencia de la Empresa de Servicios Públicos de

La legislación colombiana establece que los organismos públicos están en el deber de

CAPITULO II ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

2.1 CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO

Creado mediante Resolución No. 601 de 2008, es el órgano asesor interno de la

2.2 FUNCIÓN PRINCIPAL

Constituirse en una instancia institucional, asesora, decisora y consultiva, que defina,

CAPITULO III GLOSARIO DE TERMINOS

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos

ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y

ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o

CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante el cual se identifican y

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a

DESCRIPCION DOCUMENTAL: proceso de análisis de los documentos de archivo o de

DESTINATARIO: Persona a quien se le envía el mensaje.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: selección de los documentos en

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada,

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en

INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

MEMORANDO: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza

MUESTREO: operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del

REMITENTE: Persona que envía el mensaje

RETENCION DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que los

SELECION DOCUMENTAL: proceso técnico por el cual se determina el destino final de

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos

SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de Tipo documentales de estructura y contenido

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y sus correspondientes Tipo

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del archivo de

TIPO DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales o documentos relacionados

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad

UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis en los procesos de identificación y

VALOR ADMINISTRATIVO: aquel que posee un documento para la administración que lo

VALOR PRIMARIO: es el que tiene los documentos mientras sirven a la institución

VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información

VALORACION DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determina los valores primarios y

CAPITULO IV MARCO LEGAL

 LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.

 Decreto 1515 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

 Acuerdo 011 de 1996: Por el cual se establecen criterios de conservación y

 Acuerdo 038 de 2002: Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de

 Acuerdo 04 de 2013: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y

CAPITULO V ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Describir los pasos que se realizan en la elaboración de las Comunicaciones Oficiales.