PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN

El plan de Gestión Documental en el desempeño profesional, es determinante

para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la
cual nos encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del
sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio
cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del
documento hasta su destinación final.

LA ARCHIVÍSTICA O GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

Se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del

quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento
hasta su eliminación o conservación permanente.

ARCHIVO

Documentos Persona Natural o Jurídica Privada o

acumulados Pública

Servir como testimonio e información a la persona o institución que los

produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Documentos
Acumulados.

FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS

Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional

sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la Historia.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

 Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos
son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

RESPONSABILIDAD MODERNIZACIÓN FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los servidores públicos Los archivos en un Estado

El Estado propugnará por
son responsables de la de Derecho cumplen una
el fortalecimiento de la
organización, función probatoria,
infraestructura y la
conservación, uso y garantizadora y
organización de sus
manejo de los perpetuadora.
sistemas de información,
documentos. Los estableciendo programas
particulares son eficientes y actualizados
responsables ante las de administración de
documentos y archivos.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de

series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Producción Circulación Almacenamiento Disposición final

La elaboración de las Tablas de Retención Los períodos de retención y disposición

Documental debe basarse en la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora,
con el fin de identificar las series y subseries
documentales cualquiera sea el soporte de la
información
final de la documentación son fijados en
la Tabla de Retención. Estos pueden ser
establecidos por ley, reglamento o
propuestos por los gestores de la
documentación ante las instancias
correspondientes.

DEFINICIÓN DE TRD

El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de

archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las
disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y
aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las
dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su
comprensión y aplicación.
 BENEFICIOS DE LAS TRD

Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de

Retención Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

ADMINISTRATIVOS ARCHIVISTICOS

Facilitan el manejo de la Permiten el manejo integral de los

información. documentos

Contribuyen a la racionalización de Facilitan la organización de los

la producción documental. documentos a partir del concepto de
Archivo Total.
Permiten a la administración
Ayudan a controlar la producción y
proporcionar un servicio eficaz y
trámite documental.
eficiente.
Identifican y reflejan las funciones
Facilitan el control y acceso a los
institucionales.
documentos a través de los tiempos
de retención en ella estipulados. Integran los procesos archivísticos
para el manejo racional de los
Garantizan la selección y
documentos.
conservación de los documentos
que tienen carácter permanente. Permiten identificar los documentos
que sirven de apoyo a la gestión
Regulan las transferencias de los
administrativa y que por su carácter
documentos en las diferentes fases
pueden eliminarse en el archivo de
de archivo.
gestión.
Sirven de apoyo para la
racionalización de los procesos
administrativos.