PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, Código: INF-HSEQ- 002

DIVULGACIÓN SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Versión: 01

Y ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS LEGALES. Fecha: agosto 5 de2021

1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es establecer lineamientos y planteamientos para la

identificación y conocimiento del nivel de cumplimiento, responsabilidades y métodos a
seguir para identificar, tener acceso, actualizar, divulgar y evaluar los requisitos legales
aplicados a la empresa y realizar los respectivos seguimientos de cumplimiento de estas
sobre las actividades y procesos de Terminados y Acabados Montoya S S.A.S

2. RESPONSABLES

● Gerencia General:

● Líder Administrativo:

● Líder HSEQ:

3. ALCANCE

Aplica a todos las actividades y procesos de TERMINADOS Y ACABADOS MONTOYA S

S.A.S para dar cumplimiento a las normas y requisitos legales. Este procedimiento da inicio
desde la construcción hasta la actualización de la matriz legal, evaluación y seguimiento y
planes de acción aplicables a la actividad económica de la empresa.

4. REFERENTE NORMATIVO

● La normatividad con las obligaciones legales para la organización está recopilada en

el documento: “Matriz de requisitos legales aplicables a la empresa Terminados y
Acabados Montoya S S.A.S” (MAT - HSEQ - 008).

● ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad: esta Norma Internacional

especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una
organización:
a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente
productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables, y
b) aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz
del sistema, incluidos los procesos para la mejora del sistema y el aseguramiento de
la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables.

● ISO 45001:2018. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo:

especifica requisitos para un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
(SST) y proporciona orientación para su uso, para permitir a las organizaciones

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proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables previniendo las lesiones y el

deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así como mejorando de manera
proactiva su desempeño de la SST.

● ISO 14001:2015. Sistemas de gestión ambiental: esta Norma Internacional

especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental que una organización
puede usar para mejorar su desempeño ambiental. La presente norma internacional
está prevista para uso por una organización que busque gestionar sus
responsabilidades ambientales de una forma sistemática que contribuya al pilar
ambiental de la sostenibilidad.

5. DEFINICIONES

Acceso: Fuentes de información que contiene los requisitos aplicables.

Actualización: Revisión periódica de los requisitos legales aplicables a fin de corroborar la

vigencia y aplicabilidad de dichos requisitos.

Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Compromiso voluntario: Pauta de comportamiento que la entidad contrae libremente con

los contratistas, clientes y/o pates interesadas

Cumplimiento: Condición de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones

cualitativas y cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas
en un requisito legal

Decreto: Es la decisión de una autoridad sobre la materia en que tiene competencia. Suele
tratarse de un acto administrativo llevado a cabo por el Poder Ejecutivo, con contenido
normativo reglamentario y jerarquía inferior a las leyes
.
Directrices: Obligaciones y orientaciones en Medio Ambiente, definidas por la entidad.

Divulgación: Forma de comunicar la matriz de identificación, acceso y evaluación de

requisitos legales y otros requisitos a los empleados de la entidad, con el fin de dar a
conocer los requisitos legales aplicables en materia ambiental.

Evaluación de los requisitos legales ambientales: Verificación grado de cumplimiento de

la legislación vigente del Sistema de Gestión Ambiental
Evidencia: Es todo hecho que objetivamente queda establecido durante la auditoría,
pudiendo ser su origen:
Registros / Documentos
Declaración confirmada
Cualquier información que es verificable

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Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Identificación: Revisión periódica de la normatividad ambiental, acuerdos, convenios y otros
requisitos aplicables a las actividades propias de la entidad.

Ley: Instrucciones dictadas por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo
en consonancia con la justicia.

Matriz legal: La matriz de requisitos legales también hace parte de la documentación

general que toda empresa debe tener para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo.

Mejora: Es un proceso que pretende mejorar los productos, servicios y procesos de una
organización mediante una actitud general, la cual configura la base para asegurar la
estabilización de los circuitos y una continuada detección de errores o áreas

Norma: Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas,
actividades, entre otras.

Norma Técnica: La norma técnica (NT) es un documento que contiene definiciones,

requisitos, especificaciones, terminología, métodos de ensayo o información de rotulado. La
elaboración de una NT está basada en resultados de la experiencia, la ciencia y del
desarrollo tecnológico, de tal manera que se pueda estandarizar procesos, servicios y
productos.
Organización: persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.

Plan de acción: Es el conjunto de acciones correctivas o aspectos diseñados con el fin de

subsanar las No Conformidades y Aspectos por Mejorar presentados durante los procesos
de Auditoría Interna

Programa de gestión asociado: Programa ambiental mediante el cual se da la etapa de

implementación de los requisitos legales aplicables.

Reglamento: Colección ordenada de reglas o instrucciones, que por la autoridad

competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una entidad, una
dependencia o un servicio.

Requisito: Exigencia concreta que se desprende de la legislación internacional, nacional,

regional, local e institucional.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DOCUMENTACIÓN REGISTROS

IDENTIFICAR Consultar y revisar INICIO

LOS en fuentes
REQUISITOS Líder HSEQ oficiales la Matriz de
LEGALES Y normatividad y requisitos
OTROS legislación vigente legales.
APLICABLES aplicable a la
teniendo en organización. Identificar los
requisitos legales

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cuenta la (link)
naturaleza de la
Organización.
Alimentar la matriz Matriz de
CREACIÓN Y legal con cada requisitos
ACTUALIZACIÓN Líder HSEQ criterio establecido legales.
DE LA MATRIZ en el formato
Crear y
LEGAL. (como diligenciar
actualizar de la
cada columna
De acuerdo Informe de matriz legal.
a los hallazgos Auditorías
VERIFICAR EL detectados se Internas y
CUMPLIMIENTO debe externas.
DE realizar un análisis Inspecciones
Líder HSEQ
LOS de los resultados Planeadas y no
REQUISITOS de las planeadas.
LEGALES Y evaluaciones, Verificar el
OTROS, emprender cumplimiento de
APLICABLES acciones y realizar los requisitos
el debido control y
seguimiento a
estas
Se realizará por el Formato de
líder del proceso capacitación
DIVULGAR LA líder HSEQ HSEQ por medio Divulgar la matriz
MATRIZ DE Gerencia del correo de requisitos
REQUISITOS electrónico y
LEGALES socialización del
APLICABLES Y documento
OTROS

EVALUACIÓN Trimestralmente Evaluar

PERIÓDICA DE evaluar el grado periódicamente
CUMPLIMIENTO de cumplimiento
de la legislación
vigente Recolectar
evidencia
RECOLECCIÓN
DE EVIDENCIA
Presentar el %
de cumplimiento
PORCENTAJE
DE
CUMPLIMIENTO

Aprobar los
planes de acción
APROBACIÓN
DE PLANES DE
ACCIÓN

Establecer los ESTABLECIMIEN

planes de acción TO DE PLANES
DE ACCIÓN Y
MEJORA.

FIN

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Requisito legal aplicable: Exigencias establecidas en la constitución política, leyes,

decretos, resoluciones, sentencias, acuerdos, normas técnicas y políticas, con aplicación
pertinente a las actividades desarrolladas por la entidad.

Resolución: Acto administrativo que reglamenta una solución a una determinada

circunstancia.

SGA: Sistema de Gestión Ambiental.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7. DOCUMENTOS SOPORTE

8. REVISIÓN APROBACIÓN

9. CONTROL DE CAMBIOS

10. ORGANIGRAMA