Resumen

EDT

Cuando estás escogiendo una solución de gestión documental, es difícil conocer que funciones y
características serán las más relevantes para tu negocio. Como cada negocio tiene diferentes
necesidades, es importante escoger aquella solución que las cubre de mejor manera, al mismo
tiempo que modernice la tecnología utilizada.
A continuación compartimos 5 innovaciones en gestión documental a tener en cuenta en el

momento de escoger una solución:

1) Una interface alojada en un navegador: En el pasado, implementar una solución

de gestión documental requería habitualmente complicadas instalaciones en cada
estación de trabajo. Para asegurar la máxima usabilidad, busca un sistema que
ofrezca todas las funcionalidades en una interface alojada en un navegador,
La gran ventaja de un html web client es que lo podemos usar en cualquier
plataforma, por lo que está preparado para cubrir tus necesidades actuales y futuras.
Al mismo tiempo, los usuarios encuentran sencillo adaptarse a una solución de
gestión documental cuando es sencilla, intuitiva y familiar a las aplicaciones actuales
de internet.
2) Una infraestructura en la nube de bajo coste: Hasta el momento las soluciones de
gestión documental instaladas eran las más comunes, pero últimamente varias
organizaciones se están dando cuenta de los beneficios de usar una solución en la
nube, el auténtico software as a servicie. Cuando combinas la nube con un interface
alojada en un navegador tu solución de gestión documental está orientada al
servicio, es escalable y ofrece grandes ventajas en costos
3) App móviles: Para seguir siendo productivos, es importante que los usuarios sean
capaces de acceder, consultar y editar gran variedad de documentos desde sus
dispositivos móviles. Por ello cuando escogemos una solución de gestión
documental, es importante comprobar que esta permitirá a nuestros usuarios
acceder a todas estas funciones desde la gran mayoría de plataformas móviles
(Android, iOS y Windows pone).
4) Indexación automática: Cuando capturas documentos y los introduces en la
solución de gestión documental, estas almacenando una gran variedad de contenido:
documentos escaneados, correos electrónicos, archivos electrónicos… en un
almacén centralizado. Para asegurar su recuperación y acceso de manera rápida y
sencilla es necesario que este contenido este indexado.
En el caso de la indexación manual el usuario deberá introducir una serie de datos
en distintos campos en el momento que este capturando el documento, este hecho
produce un consumo de tiempo por parte del usuario y se tienden a producir errores.
Con el uso del indexado automático se consigue que este proceso sea más sencillo,
rápido y seguro. Actualmente la tecnología de indexación utiliza el aprendizaje para
identificar las entradas de índice más relevantes basándose en las anteriores
acciones del usuario. Este sistema recomienda opciones cada vez más precisas con
cada nuevo documento añadido, mejorando constantemente el rendimiento del
sistema.
 Objetivos específicos
 Alinear la prestación de servicios tecnológicos de asesoría consultoría en
gestión documental, cumpliendo con la norma NTC ISO 30301:2019
 contribuir al fortalecimiento de las competencias de los aprendices E
instructores mediante capacitaciones en gestión documental, aportando la
calidad de la formación y al proceso de registro calificado
 transferir los métodos de implementación de la norma de gestión documental
NTC-ISO30301; 2019, AL SENA y los sectores productivo.