UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA

Vicerrectoría Ejecutiva
Oficina de Recursos Humanos
Unidad de Evaluación del Desempeño

Informe Ejecutivo con Estadísticas y

Resultados Generales del proceso de
evaluación del desempeño implementado
durante el 2014.
Periodo Evaluado: De Enero a Diciembre del 2013

Documento Elaborado por:

Sócrates Salas Sánchez

Coordinador,
Unidad de Evaluación del Desempeño.
Email: ssalas@uned.ac.cr
Teléfono de Oficina: 2234-3236, Ext 3928.

Noviembre, 2014.

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 TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3
2. DESCRIPCION DE LOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN. ................................................ 3
3. GENERALIDADES DE LA APLICACIÓN. .............................................................................. 5
Fecha de Aplicación ....................................................................................................... 5
Periodo Evaluado............................................................................................................ 5
Alcance ............................................................................................................................ 5
4. DESCRIPCIÓN DE LAS LIMITACIONES DEL PROCESO ..................................................... 7
5. CONCLUSIONES.................................................................................................................... 8
6. RECOMENDACIONES GENERALES DERIVADAS DE LA APLICACION .............................. 9
6.1 Al Consejo Universitario ................................................................................... 9
6.2 Al Consejo de Rectoría ................................................................................... 10
6.3 A la Oficina de Recursos Humanos. ............................................................... 10
6.4 A las Jefaturas y Direcciones.......................................................................... 10
6.5 Al personal de la Universidad ......................................................................... 11

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1. INTRODUCCIÓN
El presente informe sistematiza los resultados del proceso de aplicación de la
evaluación del desempeño implementado durante el entre marzo y abril del
presente año para evaluar el periodo comprendido entre enero y diciembre del
2013 tanto en el personal académico como administrativo. Esta aplicación, se
enmarca en lo estipulado en el Capítulo X del Estatuto de Personal, el cual regula
lo referente a la evaluación del desempeño.
Este documento tiene como propósito presentar, tanto a usuarios internos como
externos, los principales resultados y algunas estadísticas derivadas de la
aplicación del proceso de evaluación del desempeño implementado en el
personal de la Universidad que ocupa puestos de Fiscalización Universitaria,
Jefaturas y Direcciones; Profesionales, Auxiliares, Asistenciales y Técnicos y
Operativos.
Cabe resaltar como logros institucionales, que esta aplicación representa el
fortalecimiento de las aplicaciones sistemáticas del proceso de gestión del
desempeño alcanzando una cobertura total de la población de funcionarios
académicos y administrativos de la Institución; asimismo, constituye la primera
aplicación en que se utilizó como marco regulatorio del proceso el Manual de
Gestión del Desempeño, aprobado por el Consejo Universitario en sesión 2302-
2013, Art. II, inciso 1) celebrada el 28 de noviembre del 2013.

2. DESCRIPCION DE LOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN.

Los formularios de evaluación responden a una agrupación derivada de la

estructura ocupacional vigente en la institución, ofreciendo formularios que
evalúan el desempeño del personal según los puestos desempeñados agrupados
por grupos y estratos ocupacionales, según detalle:

GRUPO
ESTRATO PUESTOS
OCUPACIONAL
Puestos o Trabajador Misceláneo
No Profesional de
Operativos o Oficial de Seguridad
Apoyo Operativo
o Operadores de Servicios de Apoyo

Puestos
o Auxiliares Administrativos
Auxiliares y
o Asistentes de Servicios Universitarios
Asistenciales
No Profesional de
Apoyo o Técnicos A, B y C
Administrativo Puestos o Técnico Especializado
Técnicos o Técnico en Artes Gráficas
o Operario de Litografía

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 GRUPO
ESTRATO PUESTOS
OCUPACIONAL
Profesionales o Profesional Administrativo Universitario
Administrativos o Coordinador Administrativo Universitario
o Personal Docente
- Profesor Universitario designado como
Encargado de Programa
- Profesor Universitario designado como
Profesional Encargado de Cátedra
Profesionales - Profesor Universitario designado como Tutor
Académicos o Facilitador Académico (Extensionista)
o Profesional Académico
- Productor Académico
- Asesor Académico
- Investigador
- Coordinador Académico
Jefaturas y o Jefe de Centro o Sede Académica
Direcciones o Jefe de Oficina Área Académica
Jefaturas y Académicas o Director Área Académica
Direcciones Jefaturas y
o Jefe de Oficina Área Administrativa
Direcciones
o Director Área Administrativa
Administrativas
o Inspector de auditoría.
o Inspector de auditoría en Tecnologías de
información.
Fiscalización Fiscalización
o Supervisor de auditoría.
Universitaria Universitaria
o Supervisor de auditoría en Tecnologías de
información.
o Auditor Interno
FUENTE: Unidad de Evaluación del Desempeño, Universidad Estatal a Distancia.

Para ingresar a los formularios se les envía por correo electrónico a los superiores
inmediatos un comunicado anunciando la apertura del periodo de aplicación, las
instrucciones y la fecha máxima de tiempo para evaluar al personal y se le detalla,
además, los link de ingreso a los respectivos formularios de evaluacion.

Los formularios están compuestos por los siguientes apartados:

 Identificación y presentación del formulario

 Instrucciones generales y datos de identificación
 La valoración del desempeño del funcionario
 Evidencias del desempeño
 Recomendaciones generales sobre el desempeño del funcionario.
 Elementos que inciden u obstaculizan el desempeño del funcionario.

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3. GENERALIDADES DE LA APLICACIÓN.
Fecha de Aplicación

La aplicación del proceso tuvo lugar entre los meses de marzo y abril del 2014.

Periodo Evaluado

La evaluación se realizó sobre el periodo de enero a diciembre del 2013.

Alcance

Con la aplicación implementada en el 2014, se alcanzó una cobertura en la

evaluación del 99.29% del personal académico y administrativo de la Universidad,
nombrado a plazo fijo o en propiedad, en los puestos operativos, auxiliares,
asistenciales y técnicos; profesionales académicos y administrativos, de jefaturas
o direcciones y de fiscalización universitaria.

Específicamente, fue posible evaluar el desempeño de un total de 2374 de los

2391 sobre los que inicialmente se proyectó realizar la Evaluación. Sobresale que
en el caso de la evaluación de los jefes y directores fue donde se alcanzó un
porcentaje de cobertura menor; por cuanto algunos de los funcionarios que
desempeñan estos puestos al momento de la evaluación no cumplían el mínimo
de seis meses que estipula el Manual de Gestión del Desempeño para poder ser
evaluados en el puesto. La cobertura del proceso alcanzó tanto a los funcionarios
que se desempeñan tanto en la Oficinas de la Sede Central como en los 34
Centros Universitarios situados a lo largo y ancho del país.

En la siguiente tabla, construida con datos aportados por la Unidad de Evaluación

del Desempeño, se resume el porcentaje de cobertura alcanzado con el proceso
de aplicación ejecutado, y se muestra la distribución frecuencial según los
estratos, grupos ocupacionales y puestos evaluados en coherencia con la
estructura ocupacional vigente en la institución:

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 Tabla N°1: Porcentaje de Cobertura y Distribución de Frecuencias del personal evaluado en la
institución durante el 2013, según Estrato, Grupos Ocupacionales y Puesto desempeñado.
# de # de
%
Estrato, Grupo Ocupacional y Puesto Funcionarios Funcionarios
Cobertura
Evaluados Proyectados
ESTRATO NO PROFESIONAL DE APOYO OPERATIVO 216 216 100,00%
Puestos Operativos 216
Trabajador Misceláneo 89
Oficial de Seguridad 73
Operadores de Servicios de Apoyo 54

ESTRATO NO PROFESIONAL DE APOYO

ADMINISTRATIVO 553 553 100,00%
Puestos Auxiliares y Asistenciales 363
Auxiliares Administrativos 177
Asistentes de Servicios Universitarios 186
Puestos Técnicos 190
Técnicos A, B y C 147
Técnico Especializado 14
Técnico en Artes Gráficas 15
Operario de Litografía 14

ESTRATO PROFESIONAL 1534 1534 100,00%

Puestos Profesionales 1534
Profesor Encargado De Programa 34
Profesor Encargado De Cátedra 89
Profesor Tutor 878
Profesional Académico 358
Profesional Administrativo 175

ESTRATO JEFATURAS Y DIRECCIONES 61 78 78,21%

Puestos de Jefaturas y Direcciones 61
Jefaturas Y Direcciones Académicas 45 51 88,24%
Jefaturas Y Direcciones Administrativas 16 27 59,26%

ESTRATO FISCALIZACIÓN UNIVERSITARIA 10 10 100,00%

Puestos de Fiscalización Universitaria 10
Inspector de Auditoría. 1
Inspector de Auditoría en Tecnologías de Información. 1
Supervisor de Auditoría. 2
Supervisor de Auditoría en Tecnologías de Información. 4
Auditor Interno 2
Total de Funcionarios Evaluados 2374 2391 99,29%
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4. DESCRIPCIÓN DE LAS LIMITACIONES DEL PROCESO
Las principales limitaciones enfrentadas durante el proceso se sistematizan a
continuación:
1. Ausencia de un sistema de información que permita la automatización
del proceso. La herramienta actual únicamente permite la captura de la
información requerida en los diferentes formularios; no así el
procesamiento, análisis y generación de tablas de frecuencias y reportes
individuales de resultados. Ello limita que se cuente una calificación general
inmediatamente después que se termine de evaluar a un funcionario,
aumentando el tiempo de procesamiento de los datos y generando molestia
en algunos funcionarios evaluados.

2. El periodo de aplicación fue mucho más amplio de lo previsto para

poder alcanzar una cobertura superior al 95%, debido a la ausencia de
respuesta de algunos evaluadores. El proceso de aplicación que
inicialmente se tenía previsto que finalizara el 28 de marzo; no obstante
terminó hasta el 30 de abril del 2014.

3. Falta de compromiso por parte de algunos de los evaluadores para

completar la evaluación del personal a su cargo en el tiempo
establecido. A pesar de la extensión del tiempo de aplicación, de los
múltiples recordatorios de seguimiento, hubo personal que no fue evaluado
por sus superiores inmediatos.

4. Las líneas de mando no están claras. La aplicación permitió identificar

que entre el jefe inmediato y el funcionario existen coordinadores o
encargados de área que eran los que tenían el conocimiento para evaluar el
desempeño del funcionario y en la estructura organizacional esto no está
claramente definido. Esta situación fue común en puestos operativos
(Trabajadores Misceláneos y Oficiales de Seguridad) y en puestos
profesionales donde la línea jerárquica de mando se encuentra en la Sede
Central pero en muchas ocasiones no se cuenta con las herramientas
adecuadas para establecer las labores de supervisión y control sobre el
desempeño de este personal; elementos sobre los cuales el
administradores del centro puede brindar un mejor criterio.

5. Algunos jefes no tienen claro las funciones que deben cumplir sus
funcionarios de acuerdo a los alcances del perfil del puesto. Ello limita
la identificación de evidencias que permitan sustentar la valoración
asignada al desempeño del funcionario.

6. Algunos evaluadores no siguieron adecuadamente la metodología de

aplicación propuesta. Ello generó confusión y resistencia en los
funcionarios evaluados y un incremento considerable en el volumen de
trabajo de la Unidad pues durante la aplicación se debió atender peticiones
7
 de los evaluadores o el propio personal evaluado interesado en conocer los
resultados y el formulario de evaluación que completó su superior
inmediato y que por tanto solicitaban el respectivo PDF del formulario.

7. Muchos de los evaluadores no aportaron evidencias del desempeño

para sustentar sus valoraciones. Ello resta la objetividad del proceso y
les pone en desventaja ante el personal que evaluaron por que puede dar
pie a un incremento de las apelaciones; haciendo con ello más complejo el
proceso de evaluación y aumentándoles el tiempo que el proceso les puede
tomar al tener que resolver posteriormente las apelaciones presentadas.

5. CONCLUSIONES
Al finalizar el análisis sobre la aplicación de validación del proceso de gestión del
desempeño, se llegó a las siguientes conclusiones:

1. La aplicación institucional del proceso de gestión del desempeño efectuada

en el 2014, permitió evaluar el desempeño de un total de 2374 funcionarios
que se desempeñan tanto en la Sede Central como en los diferentes
Centros Universitarios situados a lo largo y ancho del país. Según el puesto
fue posible evaluar 210 funcionarios en Puestos Operativos. 533
funcionarios en Puestos Auxiliares, Asistenciales y Técnicos, 1534
funcionarios en Puestos Profesionales (tanto académicos como
administrativos); 61 funcionarios en Puestos de Jefaturas o Direcciones y
10 funcionarios en Puestos de Fiscalización Universitaria.
2. Asimismo, la aplicación permitió utilizar por primer vez el Manual de Gestión
del Desempeño, aprobado a finales del 2013 por el Consejo Universitario;
documento en el cual se regula el procedimiento por el cual se
implementarán los procesos de gestión del desempeño y en que además se
detalla el procedimiento a seguir para hacer valer el derecho que tienen los
funcionarios para presentar apelaciones a los resultados de la evaluación
del desempeño en aquellos casos en los cuales no se esté de acuerdo con
la calificación recibida. Cabe señalar la identificación de elementos sobre
los cuales se debe incluir algunos apartados en el Manual; a saber, como
proceder en aquellos casos en los cuales cabe la posibilidad existan
demandas por acoso laboral y como abordar los casos de funcionarios que
no cuenten con el mínimo de 6 meses en el puesto, esto para efectos de los
trámites relacionados con los distintos procesos de recursos humanos.
3. A lo largo del proceso se presentaron algunas limitaciones que deben ser
atendidas con prontitud para el mejoramiento del proceso; a saber:
 Ausencia de un sistema de información que permita la
automatización eficiente del proceso.
 La ampliación del periodo de aplicación, para poder alcanzar un
porcentaje de cobertura superior al 95%, debido a la ausencia de
respuesta de algunos evaluadores.

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  Falta de compromiso por parte de algunos de los evaluadores para
completar la evaluación del personal a su cargo en el tiempo
establecido.
 Falta de claridad en las líneas de mando.
 Falta de claridad de algunos jefes sobre las funciones que deben
cumplir el personal a su cargo, de acuerdo a los alcances del perfil
del puesto.
 Algunos evaluadores no siguieron adecuadamente la metodología de
aplicación propuesta.
 Muchos de los evaluadores no aportaron evidencias del desempeño

4. Se identifican, de manera puntual, como los principales desafíos que

enfrenta el proceso de gestión del desempeño los siguientes elementos:
 La necesidad de contar con un sistema de información que permita
la automatización eficiente del proceso; lo cual es un requisito
indispensable para la incorporación paulatina de otros actores
evaluadores al proceso de evaluación.
 La necesidad de promover en los evaluadores una mayor objetividad
al evaluar, construyendo una cultura de evaluación centrada en las
evidencias del desempeño.
 El fortalecimiento del proceso de vinculación de los resultados de la
evaluación con el establecimiento de planes de mejora derivados de
ellos, con el fin de potenciar el cierre de brechas entre el desempeño
esperado y el desempeño mostrado por el funcionario.
 Propiciar una mayor articulación con los procesos que desarrolla la
Unidad de Capacitación y Becas para el fortalecimiento del
desempeño del personal, a la luz de las necesidades identificadas en
la evaluación del desempeño.

6. RECOMENDACIONES GENERALES DERIVADAS DE LA APLICACION

6.1 Al Consejo Universitario

 Recordarle a las jefaturas y direcciones que dentro de sus
responsabilidades, deben aplicar anualmente la evaluación del desempeño
del personal a su cargo en el tiempo establecido por la Oficina de Recursos
Humanos.
 Realizar la modificación del Artículo 34 del Estatuto de Personal, con el fin
de incluir un inciso en que se establezca que:

“Es obligación de los funcionarios que se desempeñen en

puestos de coordinaciones, jefaturas y direcciones evaluar el
desempeño del personal a su cargo en el tiempo establecido por
la Oficina de Recursos Humanos y siguiendo el debido proceso
aprobado para tal fin”.

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6.2 Al Consejo de Rectoría
 Aprobar recursos para iniciar el proceso de automatización del proceso de
gestión del desempeño dotándole de sistema informático que permita una
administración eficiente cien por ciento automatizada del proceso; lo cual
permitirá a mediano plazo hacer una inclusión paulatina de otros
evaluadores con el fin de hacer más objetivo el proceso de evaluación.
 Aprobar la versión final de los formularios institucionales propuestos dentro
del proceso de gestión del desempeño para aplicar la respectiva evaluación
del personal.
 Comunicar a la comunidad Universitaria, que para todos los efectos que
demanda la normativa, el proceso de gestión del desempeño del personal
administrativo se aplicará entre los meses de marzo y abril de cada año;
mientras que la evaluación del personal académico de las Escuelas se
efectuará a finales del tercer cuatrimestre, ajustándose para no coincidir
con las fechas de cierre de cuatrimestre, matrícula y cargas académicas.
 Realizar, a futuro, la aprobación de las modificaciones requeridas en los
formularios de evaluación, a solicitud de la Unidad de Evaluación del
Desempeño; responsable de la adecuada implementación del proceso de
gestión del desempeño en la Universidad.

6.3 A la Oficina de Recursos Humanos.

 Gestionar ante las instancias correspondientes las modificaciones que
surjan tanto en el manual del proceso de gestión del desempeño o bien en
los formularios que se utilicen para tal fin.
 Diseño e implementación de una estrategia de sensibilización, en relación
con el proceso de gestión del desempeño.
 Inclusión de las mejoras identificadas en los formularios de evaluación.
 Organización e implementación del proceso anual de de gestión del
desempeño tanto en el personal académico como administrativo de la
universidad.
 Incluir en el sistema integrado de recursos humanos un filtro que permita
clasificar al personal de la universidad en función de los puestos
académicos y administrativos.

6.4 A las Jefaturas y Direcciones

 Instar en la jefaturas y direcciones un mayor compromiso con el proceso de
gestión del desempeño.
 Implementar una metodología para la recolección de evidencias del
desempeño (tanto favorable como desfavorable) del funcionario.

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6.5 Al personal de la Universidad
 Velar para que su superior inmediato evalué su desempeño durante el
periodo de aplicación, siguiendo el debido proceso normado en el Manual
de Gestión del Desempeño.
 Presentar, cuando no se esté de acuerdo con la calificación recibida, el
respectivo recurso impugnando dicho resultado ante el superior inmediato
con copia a la Unidad de Evaluación del Desempeño, instancia técnica
responsable de velar por el cumplimiento de los tiempos que la normativa
estipula para tal fin.

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