Tipos de documentos del SGSST

En este artículo se explicarán los siguientes tipos de documentos del SGSST,

se mostrarán ejemplos de su aplicación y casos en los cuales la normatividad
los requiere.

 Reglamento
 Procedimiento
 Instructivo
 Formato
 Registro
 Programa
 Plan
 Guía
 Manual
 Política
 Lineamiento

Reglamento

El reglamento es un conjunto organizado de preceptos o reglas. Lo elabora la

autoridad competente en la organización o en el ámbito al cual se aplica.
Establece lo que está permitido y lo que está proscrito, en los diferentes
campos de actuación. El reglamento establece unos límites precisos al
comportamiento de quienes se rigen por él. A diferencia del lineamiento, el
reglamento sí contiene normas específicas, aplicadas a conductas concretas.

El Código Sustantivo del Trabajo establece que las empresas deben contar con
un Reglamento Interno de Trabajo (art. 104 a 115) y un Reglamento de higiene
y seguridad (art. 349 y 350).

Procedimiento

El procedimiento se refiere al conjunto de acciones que se deben llevar a cabo

siempre de la misma manera, para conseguir el mismo resultado, en el marco
de las mismas circunstancias. En otras palabras, el procedimiento estandariza
la forma de llevar a cabo una acción determinada, crea un método.

Los procedimientos recopilan un “saber hacer” probado. Esto quiere decir que
son el resultado de conocimientos, experiencia y acuerdos sobre la mejor
manera de actuar para alcanzar un propósito específico. Los procedimientos
desglosan las acciones a realizar, con base en lo señalado en todos los
documentos anteriores (lineamientos, reglamentos, manuales, etc.).

Son varios los procedimientos requeridos para la implementación del SGSST,

por ejemplo, el Decreto 1072 de 2015 establece en su artículo 2.2.4.6.26 la
necesidad de un Procedimiento de gestión del cambio.

Instructivo
El instructivo es un tipo de documento que plasma la forma como funciona algo
en particular. Para la Presidencia de la República y el Departamento Nacional
de Planeación, un instructivo es:

«Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser

detalladas minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un
procedimiento.»

Un ejemplo son los instructivos que acompañan a casi todos los formato. En
ellos, se exponen los criterios que se deben tener en cuenta para llenar cada
una de las casillas.

En el plano organizacional, el instructivo se aplica tanto al funcionamiento de

máquinas y aparatos, como a los procedimientos. En este último caso, detalla
la forma como debe ser realizada una actividad específica dentro de un
procedimiento ya establecido.

Formato

El formato es una estructura predeterminada, que define la forma en que se

registra, se guarda y se presenta algo. El formato cumple con unas
características técnicas y formales, que lo hacen apto para contener y transmitir
una información específica.

Para la Presidencia de la República, en su Guía para la elaboración y control

de documentos define, un formato es:

«Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de

actividades de un procesos o procedimiento. Puede diseñarse en medio digital
o impreso».

En el caso de los formatos administrativos, su principal función es la de unificar

el registro de la información, de manera que se agilice su circulación y llegue
en forma oportuna a los funcionarios competentes para conocerla. El formato
permite verificar la aplicación correcta de los procedimientos.

La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

requiere del diseño de varios formatos. Por ejemplo: formatos para la
inspección de maquinaria y equipo, formato para el reporte de condiciones
inseguras, formato de seguimiento acciones de correctivas, preventivas y de
mejora, formato de asistencia a eventos, entre otros.

Registro

El registro es la anotación, relación o inscripción de un dato, dentro de un

formato o un documento establecido previamente para ello. Equivale a ingresar
una información, dentro de un soporte establecido con anterioridad.

Para la norma ISO 9000:2015 y la OHSAS 18001:2007, un registro es:

«documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas».

En la mayoría de los casos es lo mismo que llenar un campo, completar una

casilla o introducir un dato. Desde el punto de vista de los tipos de documentos,
el registro vendría a ser un formato básico o primario.

Programa

El programa es el documento que contiene los pasos a seguir secuencialmente

para llevar a cabo un plan. Es, en realidad, el desglose de un plan. Debe
contener las acciones a implementar, en secuencia; cada una de ellas debe
apuntar hacia un objetivo definido.

Dentro de los Programas del SG-SST se encuentran el programa de promoción

de vida saludable (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 num 8), Programa de
mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo (Decreto 1072 de 2015
art. 2.2.4.6.24 parágrafo 2), Programa de capacitación en SST (Decreto 1072
de 2015 art. 2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 num 6, 2.2.4.6.16 num 5), entre otros.

Plan

El plan es una descripción ordenada de las intenciones o propósitos a corto

plazo, en un área establecida. El plan apunta a remediar, corregir, perfeccionar
o expandir alguna circunstancia que en el momento no funciona de manera
óptima. El plan aplica los criterios contenidos en la política, a un área concreta.

Un ejemplo es el Plan de trabajo anual (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8

num 7, 2.2.4.6.12 num 5), este plan incluye todos los programas del SGSST.

Guía

La guía ofrece consejos o recomendaciones sobre una materia específica.

Como su nombre lo indica, tiene como principal objetivo señalar unos
parámetros o patrones que deben tomarse en cuenta para realizar una
actividad. Marca unos lineamientos que sirven como límite frente a las acciones
que pretendan desarrollarse.

Generalmente, las guías trazan pautas sobre qué se recomienda hacer y qué
no se debe hacer frente a una situación, actividad o tarea específica. Hay
tantos tipos de guías, como materias a tratar: guías metodológicas, guías de
acción frente a una situación determinada, guías de respuesta, etc. Las guías
establecen un marco de aplicación para lo que está contenido en el manual.

En la implementación del SGSST se utiliza la Guía Técnica Colombiana GTC-

45 la cual es la Guía para la identificación de los peligros  y la valoración de los
riesgos en seguridad y salud ocupacional.

Manual
El manual es una herramienta técnica en la que se expone el modo como
deben ejecutarse las funciones y las acciones para lograr un objetivo
determinado. Por regla general, el manual agrupa las instrucciones básicas y
globales que deben aplicarse en un campo de actividades de la organización.

El manual también cumple con el papel de registrar y transmitir, de forma

ordenada  y sistemática, toda la información relacionada con una o varias
actividades de la organización. Así mismo, sirve como medio de comunicación
y de coordinación  entre las diferentes dependencias y funcionarios. El manual
desarrolla y aplica otros tipos de documentos, como los lineamientos y el
reglamento.

En la implementación del SGSST se recomienda contar con un manual de

funciones o manual de perfiles de cargo en el cual se identifiquen los cargos de
la empresa y las funciones asignadas a cada uno.

Política

Desde el punto de vista administrativo, la política es una guía de acción global,

que orienta a los miembros de la organización sobre la conducta general a
seguir, en el área a la cual se aplique dicha política. Representa el punto de
vista de la organización en referencia a uno o varios de sus campos de acción.
La política convierte los lineamientos en criterios.

Existen dos ejemplos de política en el SGSST: La política de seguridad y salud

en el trabajo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.5, 2.2.4.6.6, 2.2.4.6.7, 2.2.4.6.8
num 1) y la política de prevención de consumo de alcohol, drogas y tabaco
(Circular 38 de 2010, num. 4).

De todos los tipos de documentos del SGSST la política junto con los objetivos
se encuentran en la cima de la pirámide documental.

Lineamiento

El lineamiento es una disposición global, que permite marcar una tendencia o

una dirección frente a las actividades a desarrollar. De este modo, el papel del
lineamiento es fijar un criterio general, al que deben adecuarse todas las
actividades.

La Presidencia de la República en su Guía para la elaboración y control de

documentos define un lineamiento como:

«Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas

internas asociadas a un tema, proceso o método en particular.
Características del lineamiento:

 Son de obligatorio cumplimiento

 Dan pautas para la toma de decisiones.
 Incluyen definiciones».
Para el Departamento Nacional de Planeación en su documento titulado
Lineamientos para la elaboración y control de documentos de los sistemas de
gestión del DNP, se define un lineamiento como:

«Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas

internas asociadas a un tema, proceso o método en particular. Para el caso del
Sistema de Gestión para la Seguridad y Salud  en el Trabajo (SGSST) este
tipo documental se asocia a los procedimientos, entendidos como un
conjunto de acciones u operaciones específicas para llevar a cabo una
actividad o proceso de conformidad con los aspectos legales o técnicos
aplicables en el tema».

El lineamiento es uno de los tipos de documentos del SGSST poco usado en

pequeñas empresas. No hay una normatividad que obligue a tener un
lineamiento.

Definiciones

Archivo Activo

Es el archivo físico o electrónico donde los documentos se encuentra en forma

directa y accesible a la persona que lo va a utilizar.

Archivo Pasivo

Es el archivo físico o electrónico donde los documentos no se encuentra en

forma directa y accesible a la persona que lo va a utilizar.

Ley 29783

Artículo 28. Registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo

El empleador implementa los registros y documentación del Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, pudiendo estos ser llevados a
través de medios físicos o electrónicos. Estos registros y documentos deben
estar actualizados y a disposición de los trabajadores y de la autoridad
competente, respetando el derecho a la confidencialidad.
En el reglamento se establecen los registros obligatorios a cargo del
empleador. Los registros relativos a enfermedades ocupacionales se conservan
por un periodo de veinte años.

Decreto Supremo 5-2012-TR

Artículo 32°. - La documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo que debe exhibir el empleador es la siguiente:
 a. La política y objetivos en materia de seguridad y salud en el trabajo.
b. El Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
c. La identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus medidas de
control.
d. El mapa de riesgo.
e. La planificación de la actividad preventiva.
f. El Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La documentación referida en los incisos a) y c) debe ser exhibida en un lugar

visible dentro de centro de trabajo, sin perjuicio de aquella exigida en las
normas sectoriales respectivas.

Artículo 33º.- Los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo son:

a. Registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales,

incidentes peligrosos y otros incidentes, en el que deben constar la
investigación y las medidas correctivas.
b. Registro de exámenes médicos ocupacionales.
c. Registro del monitoreo de agentes físicos, químicos, biológicos,
psicosociales y factores de riesgo disergonómicos.
d. Registro de inspecciones internas de seguridad y salud en el trabajo.
e. Registro de estadísticas de seguridad y salud.
f. Registro de equipos de seguridad o emergencia.
g. Registro de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de
emergencia.
h. Registro de auditorías.

Los registros a que se refiere el párrafo anterior deberán contener la

información mínima establecida en los formatos que aprueba el Ministerio de
Trabajo y Promoción del Empleo mediante Resolución Ministerial.

Artículo 35º.- El registro de enfermedades ocupacionales debe conservarse por

un período de veinte (20) años; los registros de accidentes de trabajo e
incidentes peligrosos por un periodo de diez (10) años posteriores al suceso; y
los demás registros por un periodo de cinco (5) años posteriores al suceso.

Para la exhibición a que hace referencia el artículo 88º de la Ley, el empleador

cuenta con un archivo activo donde figuran los eventos de los últimos doce (12)
meses de ocurrido el suceso, luego de lo cual pasa a un archivo pasivo que se
deberá conservar por los plazos señalados en el párrafo precedente. Estos
archivos pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o digitales.
Si la Inspección del Trabajo requiere información de períodos anteriores a los
últimos doce (12) meses a que se refiere el artículo 88° de la Ley, debe otorgar
un plazo razonable para que el empleador presente dicha información.

Artículo 37°.- El empleador debe establecer y mantener disposiciones y

procedimientos para:
 a. Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones
internas y externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo.
b. Garantizar la comunicación interna de la información relativa a la
seguridad y salud en el trabajo entre los distintos niveles y cargos de la
organización.
c. Garantizar que las sugerencias de los trabajadores o de sus
representantes sobre seguridad y salud en el trabajo se reciban y
atiendan en forma oportuna y adecuada.

Artículo 78°. - El resultado de la evaluación inicial o línea de base debe:

a. Estar documentado.

Artículo 84º.- El empleador debe contar con procedimientos a fin de garantizar

que:

a. Se identifiquen, evalúen e incorporen en las especificaciones relativas a

compras y arrendamiento financiero, disposiciones relativas al
cumplimiento por parte de la organización de los requisitos de seguridad
y salud.
b. Se identifiquen las obligaciones y los requisitos tanto legales como de la
propia organización en materia de seguridad y salud en el trabajo antes
de la adquisición de bienes y servicios.
c. Se adopten disposiciones para que se cumplan dichos requisitos antes
de utilizar los bienes y servicios mencionados.