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01/10/2019
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AGENDA
Ø Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Ø Digitalización.
§ Aspectos Fundamentales
§ Proceso de digitalización
§ Tipos de Escáner.
§ Tipología de documentos.
§ Fotografía Digital.
Ø Conclusiones
Ø
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Introducción: evolución de la TI
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MEJORES PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
BÚSQUEDA Y
GENERACIÓN
DISTRIBUCIÓN
ARCHIVO MANTENIMIENTO
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IMPLANTACIÓN DE UNA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
•
•
•
Para su implantación se requieren Recursos Humanos
especializados en informática, Tecnología, Redes y
Formación
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PROPUESTA DE VALOR DE UNA GESTIÓN ELECTRÓNICA
DE DOCUMENTOS
Generación de
BENEFICIOS:
Beneficios
una base de
conocimiento.
• Ahorro de costes
• Eficiencia
• Generación de valor Reducción de
tiempos de
búsqueda.
Reducción de
Mayor orden y espacio.
calidad en el
ámbito de trabajo.
Reducción de
gastos.
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IMPLANTACIÓN DE UNA GESTIÓN
ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
PUBLICACIÓN,
ORGANIZACIÓN DIGITALIZACIÓN,
GESTIÓN
DEL CONOCIMIENTO OCR E INDEXACIÓN
y MANTENIMIENTO
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Herramientas de Gestión Documental
BIBLIOTECAS VIRTUALES
• Catalogación de fondos
Internet
• Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico
Intranet
• Publicación/Consulta de fondos digitales
GESTORES DE CONTENIDO
• Préstamos/Adquisiciones
GESTION DE ARCHIVOS
• Gestión de autorizaciones.
• Definición de los flujos de trabajo
• Creación de documentos modelo
• Vinculación de documentos al proceso
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Agenda
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Qué es la Digitalización
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Por qué Digitalizar
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar acceder y
distribuir documentación.
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Agenda
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Aspectos Fundamentales de la
Digitalización
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1. Formato de las Imágenes
Ø Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un formato
de archivo para visualización son los siguientes:
§ Resolución.
§ Calidad de imagen.
§ Cantidad de memoria que ocupa.
§ Nivel de compresión.
Ø Hay múltiples formatos de archivo disponibles en el mercado. Podemos saber el
formato de una imagen gracias a su extensión. Estos son algunos de los más
utilizados:
§ TIFF: mejor resolución y compatible con IBM y Mac.
§ GIF y JPEG: los más comunes para las imágenes de acceso Web.
§ PDF: se usa frecuentemente para imprimir y ver documentos de
múltiples páginas.
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1. Formato de las Imágenes
JPEG (Joint
GIF 89a PNG 1.2
TIFF 6.0 (Tagged Photographic Expert
Nombre y (Graphics ImagePac, (Portable PDF 1.3 (Portable
Image File Group) Flashpix 1.0.2
versión actual Interchange Photo CD Network Document Format)
Format) JFIF (JPEG File
Format) Graphics)
Interchange Format)
Extensión .tif, .tiff .gif .jpeg, jpg, .jif, .jfif .fpx .pcd .png .pdf
Bitonal a 1 bit,
1-48 bits; color a Escala de grises a
escala de grises o Bitonal, escala de Escala de grises a
Profundidad Escala de grises a 8 bits; Color a 24 8 bits, escala de 4 bits; color a 8
color de paleta de grises o color 8 bits; color a 24
de bits color a 24 bits bits grises a 16 bits, bits; soporta hasta
4 u 8 bits; hasta entre 1 y 8 bits bits
color a 48 bits 64 bits para color
color de 64 bits
Con
* Descomprimido pérdida: * Descomprimido
* Descomprimido
sin pérdida Formato Sin pérdida
Compresión * Con pérdida:
Sin perdida Con pérdida: JPEG * Con pérdida
patentado
Sin pérdida
* Con pérdida:
JPEG
JPEG por Kodak JPEG
"Sin
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2. Resolución de las Imágenes
Ø Es el número de píxeles mostrados en la imagen por las unidades de longitud.
Ø Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi), aunque también es muy habitual
medirla en Puntos por Pulgada (dpi)
Ø La resolución es directamente proporcional al numero de Píxeles que se usen para
representar cada unidad de área.
Ø La resolución, en ocasiones, marca la calidad de la imagen, aunque para determinar la
resolución de una imagen hay que tener en cuenta el medio de distribución final.
EJEMPLO
§ Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a 200 ppp.
§ Esta página sólo se va a leer en un monitor de ordenador.
§ 90% de los píxeles han sido desechados.
§ La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.
§
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4. Memoria que ocupa una imagen
Ø La memoria que ocupan los documentos está en relación con la resolución que se
utilice en el escaneado de los documentos.
Ø A continuación se muestra una tabla que resume la cantidad de memoria que ocupan
algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:
Tamaño de
Tipo de original Destino Método escaneado
memoria
Fotografía 10x15 cm Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MB
Impresora 300 ppp / 8 bits 2 MB
B/N
Impresora 300 ppp / 24 bits 6 MB
color
Texto o dibujo en blanco y Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KB
negro tamaño DIN-A4 Impresora 300 ppp / 8 bit 8 MB
OCR 300 ppp / 1 bit 1 MB
Foto DIN-A4 en color Pantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MB
Impresora 300 ppp / 24 bits 25 MB
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4. Memoria que ocupa una imagen
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5. Compresión de las Imágenes
Ø Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar su
almacenamiento, procesamiento y transmisión.
Ø Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.
Ø Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente compatibles con
cualquier software de recuperación.
Ø Se caracteriza por tener o no tener pérdida de información del documento original
§ Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto cuando se
descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizado para el
escaneado bitonal)
§ Compresión con pérdida: compensa o desecha información menos
importante basada en un entendimiento de la percepción visual.
(Utilizado para el escaneado tonal).
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6. OCR
Ø OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento óptico de
caracteres.
Ø Convierte una documento escaneada en texto.
Ventajas: Inconvenientes:
§ Posibilita las búsquedas a § Tiene muchas limitaciones.
texto libre por todo el
§ No reconoce documentación
texto del documento.
escrita, o por lo menos
§ Indización automática: en bajo porcentaje.
puede directamente
§ Necesita un tiempo de
capturar información
del texto. entrenamiento bastante
importante.
§ Se puede manipular, corregir
o insertar comentarios, § El nivel de éxito no es muy
como a cualquier alto incluso con
documento de texto softwares muy
normal. potentes.
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Agenda
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Proceso de Digitalización
1. Preparación de los
Documentos
3. Indización de los
Documentos
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1. Preparación de los documentos
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2. Proceso de Digitalización
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3. Indización de los Documentos
Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a un proceso de
indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar:
Ø Indización manual: una vez que la imagen ha sido procesada, se sacan los términos
clave por los que luego va a ser recuperado el documento.
Ø Captura de índices de forma automática: se entrena al escáner para que capture
algunos términos que siempre se encuentran en el mismo lugar de la páginas
(muy útil en formularios). Para esto hay que someter los documentos a un
OCR.
Ø Marcadores: Sólo en el caso de que la imagen se encuentre en formato PDF. Este
sistema te permite poner un marcadores en las palabras por las que se quiere
recuperar el documento.
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4. Grabación de las imágenes
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Agenda
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Tipos de Escáner
Escáner Características
Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías,
hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso
Plano transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores
adecuados. Dentro de este tipo de escáner exiten distintos tipos los de
uso doméstico, los de medio rendimiento y los de alto rendimiento.
Son escáneres orientados a documentos opacos como son negativos
Transparencias o diapositivas. Estos tipos de escáner pueden obtener resoluciones de
3.000 x 3.000 ppp.
Se basan en un sistema muy similar al de los aparatos de fax: un
rodillo de goma arrastra a la hoja haciendola pasar por una rendija
Escáner de rodillo donde está situado el elementos capturador de imagen. Esta muy
destinado a documentación que se componga de hojas sueltas.
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Agenda
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Tipología de Documentos
Modo
Tipo de documento Escáner
digitalización
Libros impresos con predominio de texto sobre fotografías, Escaner cenital
ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Libros impresos con predominio de fotografías, ilustraciones... Escaner cenital
sobre texto Escaner plano Grises o color
Documentos impresos con predominio de texto sobre fotografías,
ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Documentos impresos con predominio de fotografías,
ilustraciones... sobre texto Escaner plano Grises o color
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Fotografía Digital
Ø Entendemos por Fotografía Digital aquellas tomadas con cámaras digitales.
Ø Tiene gran aceptación por parte de los profesionales.
VENTAJAS INCONVENIENTES
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Agenda
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Conclusiones
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Conclusiones
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