Factura electrónica

Nelly Julieth Soto Rodriguez

Técnico profesional en profesos administrativos, instituto técnico nacional de comercio

“Simón Rodríguez” INTENALCO Educación Superior

Contabilidad

Mg.Mery Molina

25 de noviembre 2021
TALLER

1 ¿Cuál es concepto de factura electrónica?

R/ La factura electrónica, es un equivalente funcional a una factura en papel y avala la

compra-venta de un bien o el préstamo de un servicio, que le permite al contribuyente
comprobar sus ingresos y egresos, es un documento clave para la declaración de
impuestos, ya que a través de ella la DIAN puede reembolsar los impuestos
correspondientes a los contribuyentes.
Además, es una solución ideal para facilitar el manejo de las facturas dentro de una
empresa, ya que por medio de esta tecnología pueden emitir y guardar documentos de
forma digital aportando nuevas condiciones de seguridad que mejoran el proceso basado
en el intercambio de documentos físicos.
Una factura, es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un
servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario
receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe
ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva
una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura
en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento
en lugar de un soporte físico como es el papel.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:

1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de

datos.
2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico
propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la
misma

Una factura Electrónica nos garantiza:

 Que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad)

 Que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).

Según el Decreto 2242 de 2015 la factura electrónica es:

1. Un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios.

2. Operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones
informáticas como Ekomercio.
3. Permite el cumplimiento de las condiciones establecidas, en relación con la
expedición (generación y entregar), recibo, rechazo y conservación.

Es muy importante que todas las empresas tengan en claro, que el valor de una factura
electrónica es igual y tiene los mismos efectos legales que una factura tradicional
física, pero ahora se expedirá (la generación por el obligado a facturar y su entrega al
adquirente), entregará, aceptará y recibirá en formato electrónico, por medio,
de Proveedores tecnológicos habilitados por la DIAN y tiene muchísimos beneficios.

2. ¿Requisitos de facturador electrónica y factura electrónica?

R/ Requisitos para ser facturador electrónico
 Habilitar la opción de facturador electrónico en la página de la DIAN.
 Registrar el software que utilizarás para emitir la factura.
 Realizar una serie de pruebas con tu facturador para demostrar que este sirve o
tienes las características que se necesitan para facturar electrónicamente.
 Indicar las fechas en las que se iniciará la emisión de facturas electrónicas.
De acuerdo con el Estatuto Tributario, el documento de factura electrónica debe tener los
siguientes datos:

1. Indicar que se trata de una factura electrónica de venta.

2. Los apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor.
3. Los apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra
registrado en el RUT es necesario incluir tipo y número de documento de
identidad.
4. Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este
debe tener la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la
DIAN.
7. Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados.
Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos.
8. Valor total de la operación.
9. Forma de pago, según sea de contado o crédito.
10. Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia
electrónica.
11. Indicar la calidad de retenedor del IVA.
12. Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.
13. Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
14. Incluir firma digital.
15. Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
16. Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa
(PDF).

La DIAN permite estos formatos para expedir y enviar las facturas electrónicas:
 1. XML: Formato estándar para las facturas electrónicas conformado por un
metalenguaje utilizado para estructurar información.
2. CUFE: Código único que permite identificar de manera correcta una factura
electrónica.
3. Código QR: Código de barras bidimensional usado para guardar datos
codificados.

3 ¿Cómo se maneja las notas debito y crédito los clientes?

R/NOTA DEBITO
La nota débito cumple la función de notificarle al adquiriente que de su cuenta o
transacción se debitó o cargó determinada suma. El objetivo del documento electrónico es
incrementar el valor de la deuda o el saldo de la cuenta, es decir que se emite cuando se
producen errores en la facturación, cuando se generan intereses por mora, acumulación
de pagos, entre otros sobrecobros.
Concepto de notas crédito 

1. Devolución de parte de los bienes; no aceptación de partes del servicio

2. Anulación de factura electrónica
3. Rebaja total aplicada
4. Descuento total aplicado
5. Rescisión: nulidad por falta de requisitos

NOTA CREDITO
La nota crédito es un documento electrónico que te permite corregir errores en las
facturas que generaste y en ella le otorgas a tu adquiriente un valor a favor en su cuenta
comercial para que lo utilice luego, adquiriendo nuevos productos o servicios; entonces, la
nota crédito deberás emitirla, de acuerdo con el Parágrafo 2º del artículo Artículo
1.6.1.4.15. consignado en el Decreto 1625 de 2016. Debe generarse en estas
circunstancias:

 para dar un descuento que no se haya especificado en la factura inicial.

 para corregir diferencias de precios entre lo que se cobró y el valor real.
 devoluciones por mercancía dañada.
 anulaciones, bonificaciones o saldos a favor que no se tuvieron en cuenta
En el caso de las notas débito, las opciones son limitadas y hacen referencia a:

1. Intereses
2. Gastos por cobrar
3. Cambio del valor