Mejora Continua Empresa manufacturera

CASO PRÁCTICO

En el ámbito actual de los sectores productivos, es cada vez más común el buscar mayor

competitividad respaldado en los más bajos costos de producción sin sacrificar la calidad de los

productos.

Una de las áreas de oportunidad que ha demostrado ser excelente para optimizar procesos y

contribuir así al mejor control de costos, son las áreas de logística en todos sus entornos

(planificación, compras/aprovisionamiento, almacenes, distribución)

A continuación desarrollaremos un caso real que refleja la emblemática preocupación de cómo

transformar los procesos para aportar valor a los objetivos de la organización.

La situación de partida.

Se trata de una empresa manufacturera de galletas con 15 años de experiencia en el mercado

local de El Salvador, llamadas Galletas Nacional, S.A. Los fundadores de la empresa mantuvieron

el manejo organizacional en forma familiar hasta que tuvieron que buscar capital, vender una

parte de las acciones a un consorcio sólido que brindara los recursos y garantizar el cumplimiento

de nuevos contratos, los cuales eran demandados por los clientes que se habían desarrollado

durante estos años.

El fundador de la empresa, paso a ser un miembro de la junta directiva con el 30% de participación

y el consorcio que compro asumió el 70% restante. Para el consorcio inversor, el negocio de

manufactura venía a ser un aspecto completamente nuevo, pues sus empresas estaban

representadas todas en el sector servicios tales como compañías de seguro, petroleras, bancos

entre otras. Por esta razón y como tenedores de la parte mayoritaria, empezaron a requerir

cambios trascendentales en las funciones de la empresa, empezando por los hijos y demás

parientes que tenía el fundador como parte de su staff y que debían ser separados de la fábrica.

Pidieron estructurar una nueva organización y ellos delimitaron las prioridades del negocio.

El siguiente paso fue crear una administración de soporte que llevara las riendas del negocio de

acuerdo a los lineamientos de junta directiva, aspecto que representaba un gran reto para los

miembros mayoritarios, pues estaban acostumbrados a medir sus operaciones de manera

financiera y todo lo relacionado a los procesos de producción querían enfocarlo en la misma forma
(bajos niveles de activos, bajo inventarios de materias primas, bajos inventarios de productos

terminado, recorte de gastos, etc)

Fue así como el equipo directivo decide contratar como posiciones claves iniciales las gerencias de

Finanzas y la gerencia de Logística. Estas 2 áreas tendrían la ardua labor de trabajar en conjunto

de forma que las actividades logísticas y operativas de la empresa, arrojaran números ‘ganadores’

a los resultados de cada mes, y esto considerando los lineamientos directivos.

A continuación episodios comunes en la organización que apenas se imaginaba por todo lo que

pasarían:

El jefe de planta Don Manuel Rivera, se encuentra con los recién contratados gerentes de logística

(Ing.María Torres) y Finanzas(Lic. Alessandra Douglas) haciendo un recorrido por la planta.

Gte Finanzas: qué tal Don Manuel! Cómo está usted hoy? Se recuerda de nosotras? Nos

presentaron a inicios de esta semana en la reunión de gerencia, vemos las áreas de logística y

finanzas.

Jefe de Planta: ah! Sí, sí! Las recuerdo, cómo están? Siiii! Las recuerdo bien, ustedes son las

personas del ‘banco’ que pusieron en las gerencias, entiendo que para ayudarnos a solucionar

nuestros problemas, je, je. Solo les puedo adelantar que manejar un banco, no es lo mismo que

una fábrica, miren que se los digo.

Gte. Logística: si comprendo Don Manuel, pero permítame aclararle que aún cuando nuestras

contrataciones fueron requerimientos de los directivos del banco, nosotras no estábamos

trabajando con ellos hasta este momento. Alessandra por ejemplo ha trabajado tanto en

empresas de servicios y fábricas. Yo tengo 15 años de experiencia en el ámbito logístico y todos en

empresas de manufactura. Pienso que esto fue lo que la directiva enfoco al buscar las personas

que le pudieran ayudar, pues como usted bien indica, esto no es igual que manejar un banco, y

ellos estarían bien conscientes de eso.

Jefe de Planta: ay! Pues mire… qué interesante. Todos en la empresa, incluyendo la planta

piensan que ustedes viene de trabajar en bancos. je, je! Pero bueno, y qué les trae por acá?

Gte de Finanzas: estábamos recorriendo la planta y la bodega de producto terminado y teníamos

algunas inquietudes. Cómo controlan los procesos de fabricación? Cómo saben cuánto fabricar?

Cómo se planea la producción? Nos parece que hace falta un poco más de ordenamiento y actitud
del personal, acabamos de encontrar un personal dormido al final de aquel pasillo y parece que

nadie se percatara de su ausencia.

Gte de Logística: cada qué tiempo se hacen inventarios Don Manuel?

Jefe de Planta: bueno, bueno…. Son varias preguntas a la vez. Primero que nada, yo tengo 7 años

de trabajar en esta planta y deben creerme que todo me lo ha dado la experiencia. Yo veo

directamente con los clientes qué quieren y cuánto quieren…

Interrumpe logística: pero eso no lo hace un responsable de ventas?

Jefe de planta: se supone que debería ser ventas, pero los clientes se sienten más seguros

hablando conmigo porque saben que yo puedo cambiar la producción en el momento que lo

necesiten. Consiguen respuestas más directas conmigo, je, je. Nuestros clientes no son fáciles. Y

el personal, bueno allí también hay unos problemillas, creo que ese fulano que encontraron

durmiendo seguro que el supervisor de turno, falto nuevamente hoy y están a la deriva. Ya voy

personalmente a verlo.

Gte de Logística: usted también ve los inventarios de materias primas e insumos?

Jefe de planta: claro, claro! Así es! La experiencia me ha demostrado que es mejor tener de todo y

en cantidades suficientes. Nuestras galletas llevan muchos insumos surtidos y no vaya a ser que

por falta de tan solo 1 ingrediente, no podamos producir, y esto nos ha pasado. Así que como soy

yo quien tiene que responder al gerente y a los clientes sí algo no se entrega, la gerencia general

me dio luz verde para contar con suficientes inventario en piso.

Gte logística: Cuánto es su cobertura?

Jefe de planta: bueno, eso depende… en materias primas tengo 5 meses y en producto terminado

3 meses.

Gte de logística: tengo entendido que las materias primas e insumos son de origen tanto local

como extranjero, pero… por qué necesita en piso 5 meses?

Jefe de planta: Estimada.. usted ya se dará cuenta de nuestros clientes y nuestros mercados. Los

proveedores piden sus insumos al exterior para fabricar nuestros productos y yo me cansé de esos

enredos que sí el barco se atrasó, que el tiempo de tránsito 45 días…..no, no! Les repito, yo he

vuelto a respirar desde que la gerencia general me autorizo a tener stock suficiente con tal que

cumpliéramos la producción y sus entregas.. Fácil!

Gte de finanzas: pero también notamos problemas de espacio, hay limitaciones en los almacenes

para manejar estos inventarios?

Jefe de planta: si,si!! Ya estoy trabajando eso. Tengo 3 ofertas de bodegas externas que debo

presentar. No hay baratas en esta zona, pero la necesitamos. Por cierto, gracias por recordarme.

Trataré de llevárselas al jefe esta tarde…ji, ji! Chicas me disculpan, necesitan algo más? Me están

llamando de bodega que no sé qué problema paso ahora con un despacho que no sale

Jefe de bodega: ey! Manuel, hasta cuándo? Me pides desde el viernes pasado que programe los 2

camiones para despachar al interior hoy martes y ahora resulta que no hay producto fabricado ni

para ¼ camión. Qué vamos hacer? Qué sucedió?

Jefe de planta: ay caray! Es cierto, mira. Es que olvide decirte que la máquina S4 que está tirando

esas galletas tuvo un problema mecánico serio en el fin de semana y hasta hoy me dicen que

debemos esperar la pieza del exterior y tomará un par de días. Lo siento mucho, veré como le

explicamos al cliente.

Jefe de bodega: explicar más? Manuel!! Este es un pedido que lleva 2 semanas de retraso y las

entregas anteriores se cancelaron porque te faltaba no sé cuáles de los insumos para fabricar y

nos tocó decirle una mentira al cliente. Pero la verdad es que no habías pedido insumos al

proveedor. Estamos perdiendo clientes.

Jefe de planta: sí, sí.. ya entendí. Pero créeme, no hay más nada que pueda hacer, veré como

resuelvo.

Disculpen nuevamente, pero debo atender esto.

Gte de finanzas: una última pregunta Don Manuel… y los repuestos quién los pide?

Jefe de planta: pues yo también, yo pido los insumos, las materias primas, el material de empaque,

yo veo la calidad y sus reclamos, yo veo los planes de mantenimiento de la planta, la

infraestructura y seguridad de las instalaciones. Lo siento, pero debo irme. En otra ocasión

seguimos. Qué tengan buen día. Chao.

Quedan María y Alessandra platicando acerca de este episodio y acuerdan detallar los principales

problemas que han encontrado en la fábrica, como lluvias de ideas para organizarse. ‘tendremos
que re-organizar todos los procesos María’, dijo Alessandra. “Hay que hacer todo un proceso de

re-ingenierías y organizar este desorden”

María: ‘yo conozco equipos consultores especialistas que ayudan a estos cambios organizaciones y

levantan los procesos, además de brindar soporte a los diagnósticos desarrollados. Los iré

contactando.

De esta forma, acuerdan volverse a reunir en 7 días y ambas llevaran sus reportes, para revisarlo

en conjunto y presentarlo al nuevo Director de Operaciones.

Luego de presentar el reporte a la dirección de operaciones, María y Alessandra igualmente

presentan el planteamiento de solución a las áreas de oportunidad detectadas.

Como Plan de Trabajo, poniéndote en la posición de Maria y Alessandra cuales serían sus
propuestas presentadas a la organización, identificando las áreas de mejoras en:

 Gestión de Aprovisionamientos (incluye compras, inventarios)

 Gestión de almacenes y stock.
 Gestión de la producción
 Procesos inadecuados y gestión de la información en el área logística
o Proceso de planificación
o Proceso de Fabricación y Operaciones
o Proceso de Distribución
o Análisis Financiero