Evidencia 7.

Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Aprendices:
Yulibeth Quintero Pinilla
Ligia Yalile Ospino Murillo
Paola Monje Chacón

Instructor:
Robinson Alberto Jaramillo Saldarriaga

Programa:
Tecnólogo en Gestión Logística

Ficha:
2282559

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Regional – Antioquia

Septiembre 2021
Para la propuesta debe:

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

Respuesta:
 En el área de Inventarios este no está actualizado a tiempo, lo cual hace que el personal de
ventas se comprometa con una venta que tiene inventario en el sistema pero no es real
porque el dato que se toma no está actualizado.
 Sincronización del horario de entrada.
 Falta de respeto entre los empleados, apodos o diminutivos entre ellos.
 En el área de distribución no cuenta con las mejores estrategias de distribución, se
presentan situaciones donde a un cliente se le llegan 2 veces en diferente vehículo el
mismo día, lo que hace ineficiente las entregas, en resumidas cuentas es pérdida de
tiempo.
 En el área de devoluciones el nivel de devoluciones es alto al finalizar el día.
 En el área de facturación no se tiene la relación de los pesos de las presas y por eso no
reciben y la factura se debe cambiar.
 El turno de la noche no deja facturado todos los pedidos lo cual hace que cuando se vaya a
despachar no aparezcan facturado determinados pedidos.
 Turno de alistamiento y despacho en el turno de la noche, que se compone de un
supervisor, facturador y un grupo de cinco personas encargados del despacho, no dejan un
informe de lo pendiente, lo facturado, para que el turno de la mañana tenga conocimiento
y no hayan demoras, retrasos, entre otros inconvenientes.
 Falta de capacitación del personal en todas las áreas que intervengan en el proceso para
no causar traumas en caso de que alguien tenga un problema (ausencia).
 No hay establecidas mallas de entrega en base a clientes.
 No hay una trazabilidad de rutas de entregas de pedidos.
 Los pedidos salen incompletos.
 Empleados sin elementos de manipulación de alimentos como tapabocas, cafia, bata, sin
importar el cliente.
 Perdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la falta de
compromiso; cuando llegamos tarde, el pedido van incompleto o con referencias trocadas.
 Pedidos que no llegan a tiempo, clientes inconformes
 No tienen un stock actualizado constante.
 Mejora la comunicación entre las áreas.
 Un mediocre manejo general del inventario.
 Falta de compromiso por los trabajadores, no tienen sentido de pertenencia.
 2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,
contemplando:
 La descripción de los procesos.
 Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
 Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,
servicios y transacciones.

Respuesta:
Al analizar el caso expuesto de la compañía Pio Pio y Mas Pio, se evidencia que tienen muchos
puntos críticos en las operaciones por lo anterior es necesario realizar planes de acción y cambios
en los mismo para que se refleje mejoramiento.

 Telemercaderista: Milena, se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos

clientes que llamamos especiales.
 Telemercaderista: Erika, es quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las
personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás
procesos.
 Auxiliar de facturación Caja: Carla, es la persona encargada de revisar los documentos que
deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.
 Analista de inventarios: Mauricio, se encarga de generar en el sistema a primera hora un
inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto manejado
como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el sistema.
 Encargado Canastillas: Juan, proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la
distribución.
 Servicio al cliente: Paula, debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los
clientes.
 Facturador: Jimmy, Registra los despachos en los formatos para la facturación.
 Supervisora distribución y transporte: Sandra, Encargada de la programación de las rutas
de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.
 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de
los pedidos y la organización de los cuartos fríos.
 Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.
 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de
ingresos y costos de la compañía.
 Supervisor de ventas: Alex, Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de trabajo de
ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.
 Falta de Comunicación: Los funcionarios no trabajan en equipo ni de manera engranada
con las demás áreas de las que depende su proceso. Por esta razón se presentan múltiples
falles y errores. Las áreas al ver las falencias se pasan entre ellas mismas la responsabilidad
del error lo cual dificulta más poder mejorar los resultados. Esto se da debido a la falta de
culturización por parte de la compañía hacia los trabajadores y tal vez no se dan a conocer
los valores y políticas internas de la compañía.
 Falta de Capacitación al Personal: El personal que tiene la compañía es muy competitivo y
se destaca no solo por cumplir con sus funciones si no por tener conocimientos básicos de
 otros procesos que se realizan en la compañía. Es importante poder estabilizar las áreas
pero también realizar periódicamente rotaciones por las diferentes áreas para que todo el
personal este en capacidad de poder asumir y solucionar cualquier proceso que se tenga a
cargo. Es muy importante que cada uno tenga muy presente sus funciones y alcances pero
también conocer a quien recurrir cuando se presenten dificultades.
 Procesos sin documentar: En la empresa se manejan muchos procesos y procedimientos
internos, los cuales en su mayoría se encuentran documentados, sin embargo hay otro
tanto que no tiene esto y por esta razón se presentan frecuentemente errores.
 Despachos sin Revisión: Al presentarse tanto desorden en los procesos los pedidos y
despachos no se realizan correctamente pero tampoco se hace una revisión previa a hacer
el enrutamiento. Por esta razón han incumplido a muchos clientes y en varias
oportunidades los han perdido.

Creo que en la propuesta es importante:

 Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos de ejecución

 Replantear el sistema de distribución, de tal forma que sea posible o más fácil realizar una
medición constante de desempeño frente a los clientes
 Es necesario desarrollar estrategias de redes de distribución.
 Hay que crear un enrutamiento por clientes y horarios de los vehículos para cumplirle a
todos los clientes y realizar una trazabilidad a través de un sistema gps (Satrack)
 Replantear nuestro sistema de transporte y desarrollar mecanismo de seguimiento al
cliente, que permitan conocer las necesidades reales del cliente, conocer sus
inconformidades. Seguramente identificando las rutas críticas, nuestros clientes objetivo
se crearían rutas especializadas, es decir, contar con una ruta para casinos, donde su
tiempo de recepción es corto, para lo cual le podríamos llegar a tiempo; otra ruta para T a
T, así llegamos temprano a aquellas zonas rojas, ya que si no iniciamos temprano el
vehículo podría ser víctima de asalto, otro sistema de distribución para clientes especiales,
clientes varios.
 Los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los horarios de entrega
o correr algunos para la tarde, debido a que la mayoría se deben entregar entre 8:00 a.m.
y 10:00 a.m., pues, a todos no les podemos llegar en el mismo período de tiempo, para
ello tendríamos que contar con vehículos exclusivos para cada cliente y eso es realmente
imposible sin tener sobre costos muy elevados.
 Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y procedimientos en
cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del proceso y sobre todo, hacerlo
cumplir; plantear políticas organizacionales y replantear funciones de los colaboradoras
para equilibrar cargas y sobre todo crear estrategias que conlleven a mejorar el
funcionamiento del área y de la compañía.
 Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que todos estén en la
capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de trabajo claves y así no sería
traumática la operación al momento de faltar un colaborador.
 También sería muy útil replantear la información que arroja el inventario, por no ser
confiable o generarlo 2 o 3 veces al día, para que sea un dato más aproximado de las
referencias disponibles para la venta.
 Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e implementar un
pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer el mercado, tener claro el
comportamiento de las referencias y/o preferencias del consumidor, adicional será de
gran utilidad para el manejo de inventario, que puede darse por familias de referencias, de
esta manera le daremos a nuestros clientes el producto que necesita, en la cantidad que
requiere y el día que lo necesita.
 Capacitar a los colaboradores en diferentes temas, entre los que son necesario servicio al
cliente interno y externo, trabajo en equipo, resolución de conflictos, lo cual tendrá como
resultado un clima laboral más agradable, este proceso se fortalecería con un buen
proceso de comunicación entre todos.
 Implementación de Project para establecimiento de tareas y tiempos de los diferentes
procesos que intervienen.
 Un sistema ERP para sistema de inventarios
 Un sistema como SAP a través del cual se manejan todos los procesos en línea, informes,
inventarios, facturación, a través de transacciones para cada área que hace parte del
proceso y en el cual se le puede dar una trazabilidad a los pedidos y ver el estado en el que
este, al igual los pagos de los clientes, clientes fuertes y significativos es decir que son ya
clientes fijos que hay que priorizar, todo manejado desde una plataforma que esté
disponible en línea para que así pueda ser consultada en tiempo real y no permita retrasos
o se les pueda priorizar a tiempo.
 3. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de
graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva
descripción del software o sistemas empleados.

Respuesta:
De acuerdo a todo lo observado y la información registrada es evidente que la empresa
presenta falencias en todo su proceso logístico, tanto en el área de la planta de producción
como en el almacenaje; lo más llamativo en este caso es el canal de información tan pobre, donde
es claro que la información no fluye ocasionando un deterioro en todos los procesos
logísticos y comerciales.

Adicional a lo anterior también se destaca la falta de compromiso de sus colaboradores, y

es debido a que no se sienten estimulados por parte de la empresa, no se promueven los
valores corporativos deteriorando esto la imagen de la empresa ante el cliente, falta
capacitación constante para sus funcionarios con el fin de fortalecer sus diferentes procesos
y trabajar más a fondo en los puntos críticos evidenciados en este informe. Como actor
activo en meses atrás de este tipo de proceso, la persona que realizó la visita y el informe no tuvo
en cuenta los puntos críticos establecidos en este sector, y en especial en el área de almacenaje
donde se establece de acuerdo a lo recomendado por HACCP(sistema recomendado para
asegurar la inocuidad de los elementos) la temperatura y localidad del producto, y es una
falla grave debido a que el afectado va a ser el cliente, omitió este paso tan delicado en un
sector o empresa de alimentos.

SOLUCIÓN PROPUESTA:

Tras el diagnóstico, la solución se plantea con tres líneas básicas de trabajo; Partiendo de la
estrategia y del posicionamiento deseado, y teniendo el área de procesos como el eje central, se
deben diseñar soluciones tal y como lo describo a continuación:

Reingeniería de procesos:

En este caso se redefinió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la expedición,
eliminando todas las ineficiencias que se producían cuando el proceso “cruzaba” a través de los
distintos departamentos e implantando una gestión por procesos en lugar de una organización.

A partir del proceso logístico se pueden redefinir los siguientes subprocesos:

 Gestión de producción (Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere)

 Gestión de almacenes y stock (Almacenaje – Control inventarios)
 Gestión de servicio al cliente (Auditoria de rutas, seguimiento servicio)
 Además, se puede implantar el concepto de líder del proceso para que gestionase el
proceso a través de todos los departamentos y planteando así una estructura organizativa
matricial que dotase de más eficiencia los procesos y subprocesos.
 Además de la reingeniería del proceso, también se puede implementar capacitaciones al
personal en técnicas de mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos
vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.
Almacén físico:

Para la problemática referida al sistema de almacenaje se recomienda rediseñar los almacenes o

su organización, minimizando los errores y así alcanzar los siguientes objetivos:

 Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a la disminución

drástica del tiempo de operaciones de almacenaje.
 Mejorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stocks.
 Disminución del número de mermas.
 Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión adecuada del
almacén.

Para ello, a nivel físico, hubo dos grandes líneas de trabajo:

 Sistemas de almacenaje.
 Distribución física.

Almacenaje:

En cuanto al almacenaje, se puede diseñar un sistema con elementos de paletización adaptados a

las características del producto con modernos accesorios de almacenamiento y picking dinámico.

Distribución:

En cuanto a la distribución del almacén, se puede emplear una metodología propia que ayude a
fortalecer y redefina todas las áreas funcionales del almacén (muelles de carga y descarga, zonas
de preparación de mercancía, zona de picking, etc.)

Gestión de la información En el caso de la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la

información se recomienda adoptar un sistema de captación de datos oportuno y eficaz
integrados con él.

Sistema de información empleado en la empresa:

Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida
los costes de gestión. En esta área, es importante destacar de la complejidad de hacer convivir con
éxito conceptos de negocio con conceptos de tecnología. Para conseguirlo, es necesario crear un
“Comité de Implantación de Sistema de Información “donde deben participarlos miembros de la
empresa actores del proceso logístico y además los representantes de las empresas de soluciones
de sistemas de información.
Los resultados:

Con estos cambios se puede tener un norte más cerca a lo que se requiere, algunos de los
resultados cuantificables pueden ser:

 Alcanzar una posición competitiva en plazos de servicio

 Disminución del stock de almacén.
 Disponer de información en tiempo real para la toma de decisiones debido a la
implantación de un cuadro de mando logístico
 Mejora de los costes de los procesos administrativos.
 Mayor satisfacción de los clientes debido a la mejora en el servicio
 Aumento de la satisfacción del equipo humano gracias a tener procesos muy bien
implementados y fundamentados y gracias a la promoción por parte de la empresa en los
valores y la imagen corporativa de la misma.
 CONCLUSION:
Encontrar soluciones veraces para contrarrestar las problemáticas que
afronta la empresa, se diseñó un diagrama de flujos donde pudimos analizar
que la falta de comunicación es una gran causante de desorganización
entre las áreas. Pudimos observar que dando prioridad a cada una de las
soluciones la empresa puede volver a tomar el rumbo sin necesidad de hacer
recorte de personal porque este motivo atrasaría aún más los procesos.