INFORME

SONIA MARCELA RINCON PARRA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACION DE APRENDIZAJE

PAZ DE ARIPORO

03/11/2021
 INTRODUCCION

Dentro de la gestión de archivos y documentos, la administración es entendida como

un proceso secuencial de acciones y operaciones lógicas, necesarias en su aplicación
y seguimiento, con el fin de generar resultados óptimos en la recepción, registro,
entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones en toda estructura
organizacional.

A continuación, en el siguiente Informe brindare información del paso a paso para la

recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de siguientes documentos:

INFORME

1. Memorando:

1. Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo,
a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.

2. Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en

forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas,
relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con
el fin de tener la evidencia de que envió el documento.

3. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el

formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.
 2. Peticiones Quejas y Reclamos

Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.

Quince (15) días hábiles para atender reclamos.

Procedimiento:

La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra

dependencia. Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y
felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia

entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas
anotaciones de chequeo y control.

El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de

respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia
para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.

El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de

documentos externos o internos según sea requerimiento.

Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente.

3. Correo electrónico:

La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que
la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica
en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando
datos como el (nombre y código de la dependencia remitente, número de
radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del
 trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.

4. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas

recibidas

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la

tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización
de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos
como parte integral del Programa de gestión Documental.

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción
del documento, su radicación y finalmente el registro.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene
los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se
encuentra en buen estado.

Apertura:

Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se

revisa el sobre y verificar los anexos.

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:

· Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

· Revisar que este firmado, verificar anexos

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan

todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión
documental de la empresa).

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia

las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en
carpetas, por dependencias.

5. Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en

cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.

Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la

Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para
las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.