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Fase 3- Comprender y aplicar habilidades en la dirección y los pasos de control

Actividad Colaborativa

Michell Dahiana Acuña García

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios – ECACEN

Programa de Administración de Empresas

Dorada Caldas, 2021

 Introducción

En el curso Fundamentos de administración realizamos la “– Fase 3 Comprender y aplicar

habilidades en la dirección y los pasos de control”, se trata de dar solución en la guía de
aprendizaje de actividades así mismo ostentar Objeto Virtual de Aprendizaje - OVA, en la
cual el estudiante debe apropiarse de los contenidos del curso, con desarrollo en todos los
proceso administrativos que tienen las empresas para tener un buen entorno laboral,
calidad en su actividad, posicionamiento en el mercado y reconocimiento en el marketing,
todo esto se obtiene por una buena planeación, estrategias y trabajo en equipo.
 Objetivos

Objetivo General
Complementar y desarrollar los procesos administrativos de la Óptica exprees visión para
su desarrollo y crecimiento en Puerto Salgar Cundinamarca.

Objetivo Específico
 Seleccionar los cargos fundamentales de la óptica express visión para identificar
sus principales funciones en la empresa y como pueden desempeñar esas funciones
de la mejor manera.
 Realizar medidas y protocolos al presentarse un incumplimiento en las funciones de
uno de los trabajadores, ya que este puede afectar todo el orden de la óptica exprees
visión y generar atrasos.
 Desarrollo de la actividad individual:

Usted ha sido asignado como gerente de la empresa óptica express visión, para ello debe
desarrollar los siguientes puntos:
1. Análisis de la organización:
Elabórese un breve historial de la empresa:
La óptica expreses visión surge en el año 2021, luego de que la doctora Paola Quintero
quien decide emprender con su propio local en el centro de Puerto Salgar ya que es un
punto clave por donde cientos de personas pasan y cautivan su atención, siendo la primera
óptica del municipio

Determine para la empresa seleccionada, marque con una X según actividad económica,
tamaño y tipo de sociedad

ACTIVIDAD
ECONOMICA TIPO DE
TAMAÑ0
EMPRESA
MINERAS ___
AGROPECUARIAS _ MICRO ___x_ S.A.S. ___
INDUSTRIALES ___ PEQUEÑA ____ LTDA ___
COMERCIALES ___ MEDIANA ____ UNIPERSONAL
SERVICIOS __x_ GRANDE ____ _x__
OTRA ___

Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:

Tabla 1 Fortalezas de la Organización óptica expreses visión

 Valor (Calificar
Variables Fortalezas
de 1 a 5)

1. Ubicación en zona central del establecimiento 5

2. Inventario de herramientas para la óptica 4
3. Garantía y calidad de los lentes y marcos 5
4. Atención y servicio al cliente 5
Total 19
Fuente: elaboración propia.

Análisis de las fortalezas (Dentro de las fortalezas se identifica un trabajo viable para la
óptica por su ubicación y calidad)

Tabla 2 Debilidades de la Organización óptica expreses visión

Valor
Variables Fortalezas (Calificar de 1
a 5)
1. Competencia con Las ópticas de La Dorada Caldas 4
2. Altos precios de las maquinarias 3
3. Falta de un laboratorio más cercano 4
4. Poco reconocimiento por la población 4
Total 15
Fuente: elaboración propia.

Análisis de las debilidades (dentro de las debilidades encontramos que la óptica está ubicada en un
pueblo de pequeña extensión y a pocos kilómetros se encuentra La Dorada Caldas donde están
ubicadas varias ópticas con mucho más tiempo posicionadas.)

Realice las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su ambiente:

Tabla 3 Oportunidades de la Organización óptica expreses visión
Variables Fortalezas Valor (Calificar
 de 1 a 5)

1. Constancia y fidelidad de los clientes 4

2. Experimentar en el sector como primer Óptica de Puerto Salgar 5

3. Aptitud Emprendedora del sector 4

4. Alto nivel de población con deficiencia visual 4

Total 17
Fuente: elaboración propia.

Análisis de las Oportunidades (la población de Puerto Salgar cuenta con un alto porcentaje
de personas con distintas enfermedades visuales que necesitan de atención inmediata,
siendo esta una oportunidad para que la óptica Adquira nuevos usuarios)

Tabla 4 Amenazas de la Organización óptica expreses visión

Valor (Calificar
Variables Fortalezas
de 1 a 5)

1. Falsos testimonios que desprestigian la óptica 3

2. Menor frecuencia del remplazo de lentes y marcos 4

3. Avances en las cirugías que disminuye el uso de lentes 4

4. Demora en la entrega de lentes desde el laboratorio 4

Total 15
Fuente: elaboración propia.

Análisis de las amenazas (uno de las amenazas que afecta la óptica es que algunas personas
optan por cirugías que, aunque son un poco más costosas, son preferidas por aquellas
personas que no les gusta usar gafas ya sea por estética.)

Planeación:
2. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada:
Establecer la situación actual y el futuro deseado, con los siguientes indicadores de gestión:
Productividad, efectividad, eficiencia y eficacia.
Tabla 5 Diagnóstico de la Organización óptica expreses visión

Variables Situación actual (De acuerdo Futuro deseado (Cómo ve la

con el análisis DOFA)
La productividad actual de óptica
expreses visión es favorable ya
PRODUCTIVIDA que se ha realizado una inversión
D en el inventario de nuevas marcas perspectiva esperada por los
y productos y han tenido un buen
resultado en el mercado.
La efectividad de la Óptica
expreses visión esta en la calidad
de sus productos y la confianza
que tienen sus clientes con la
EFECTIVIDAD óptica, ya que las gafas no son
entregadas el mismo día que se
realiza el examen de optometría,
es con tiempo para realizar el
lente recetado.
empresa en el futuro)
En un futuro se espera tener
un mercado mas amplio,
cumpliendo con la
clientes para brindarles un
mejor servicio.
En un futuro la óptica cuente
con su propio laboratorio y
una mejor logística en la
entrega de lentes, brindando
un servicio más rápido y de
buena calidad

En un futuro se quiere
La eficiencia de Óptica expreses obtener toda la tecnología
visión cuenta con dispositivos que mas avanzada en
mejoran la eficiencia y la calidad, procedimientos ópticos y
EFICIENCIA esto le permite a la optómetra tener diferentes puntos
tener una imagen clara de las donde las personas puedan
enfermedades de los pacientes y acercarse a los locales donde
como ayudarlos. les quede más cerca.
EFICACIA Uno de los objetivos de óptica Ser una óptica reconocida
expreses visión, en los meses que como una de las mejores,
 donde las personas encuentre
se lleva trabajando con el en la óptica la mejor
acompañamiento de profesionales atención y se sientan
calificados y así vemos el buen privilegiados de estar siendo
desarrollo de las metas propuestas atendidos en Óptica expreses
visión
Fuente: elaboración propia.

Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si ya posee
una misión y visión establecida, evalúela y redefínala de acuerdo con los niveles
competitivos de hoy. Si la compañía carece de una exposición de la misión y visión,
elabórelas.

Misión: Visión:

Somos una óptica de alta calidad con el Consolidarnos como la mejor óptica de
respaldo de profesionales en optometría, Cundinamarca con tecnología avanzada
que busca dar una nueva oportunidad a que nos permita corregir los problemas
personas que presenten deficiencia de visión de nuestros pacientes teniendo
visual, a través de lentes y gotas para la un servicio de alta calidad.
vista

Determinar los valores corporativos

Calidad, responsabilidad y compromiso
Servicio, cumplimiento y pasión por el trabajo
Garantía, puntualidad, prudencia, amabilidad y compresión
Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo
Corto plazo (1 a 3 meses)
Mediano plazo (3 meses a 1
año)
Cambio de computador Contar con un
para la recepción establecimiento mas amplio
para brindar un mejor
servicio
Largo plazo (1 a 5 años)
Tener una óptica en
Norcasia Caldas,
Pensilvania Caldas Y
Marquetalia Caldas ya que
son lugares con menos
oportunidad de acceder a
este servicio, siendo una
oportunidad para la óptica

Ampliación de la agenda Incluir aires acondicionados Tener 3 optómetras más

para brindar atención a mas ya que el clima de Puerto para la atención de los
personas Salgar siempre tiene altas pacientes
temperaturas y así los
pacientes se van a sentir
mas cómodos al brindarles
atención

Realizar las políticas

Política de Política de pago a Política de horarios Políticas de
satisfacción del los proveedores formación al cliente
cliente interno

Encuesta de Abonos o pagos Cumplimiento en Bonificación y

satisfacción para anticipados el horario premios por
verificar que el establecido para la cumplimientos de
cliente allá suplido atención al publico metas
su necesidad.
Responsabilidad y Pagos a contado Disponibilidad de Pausas activas para
compromiso en el tiempo por si se mitigar el estrés
cumplimiento con presenta un cliente laboral
 los clientes que viene de lejos
y se presten horas
extras
Brindar la mejor Pago a cuotas a Responsabilidad y Integraciones en
impresión al cliente corto plazo cumplimiento sitios distintos al
siendo atendido diario en las horas lugar del trabajo
siempre con laborales
carisma, amabilidad
y dispuestos a
responder cualquier
inquietud

Presupuesto (Establecer el presupuesto con el objetivo a corto plazo)

Recursos  Gerencia Área Área Área Área Operativa
Administrativa Financiera Comercial
Humanos 1 1 1 2 2
Técnicos oficina, oficina, oficina, computad 1.- clavulus; 2.-
escritorio escritorio un escritorio or portátil, comprobardor
un computador un Tablet de serigrafía;
computad computador 3.-
or esferómetro;
4.-
espesímetro;
5.- hornillo de
arena;
6.- pinza
 térmica;
7.- pulidora;
8.- ranuradora
automática;
9.- soldador;
10.- taladro;
11.-
tensiometro;
12.- test
fotocromático;
13.-
ultrasonido;
14.- ventilete;
15.- horno de
colorear; 16.-
frontofocómetr
o;
17.- grua de
colorear;
18.- biseladora
Portafolio, Documentació Libro de Estantería, Tableros,
Material equipo de n, archivos contabilida productos, guantes,
computo para inventario d, libros sillines elementos de
factureros para sala bioseguridad
de espera
Financier Cuenta Cuenta con un Cuenta con Cuentan Cuenta con un
o con un salario de un salario con el salario de
salario de 1.500.000 de salario 3.500.000 más
3.000.000 Servicios 1.500.000 mínimo prestaciones,
Servicios públicos de Servicios 1.014.980 servicios
públicos 3000 públicos de con el públicos
de 3000 3000 auxilio de $300.000
transporte
Servicios
públicos
300.000
 Organización

Realizar la función de la organización:

Investíguese si esta empresa seleccionada posee un organigrama,

evalúe y redefinir de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si
la compañía carece del organigrama, elaboré.

Mencionar los cargos y funciones según el organigrama.

No CARGO FUNCIONES

1  Gerente General  Planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo


2  Doctora Optometría
3  Recepcionista
4  Publicista
5  Laboratorio
de la empresa.
 encargado de graduar la vista, adaptar las lentes
o gafas, así como de realizar terapia visual y
ejercicios de baja visión a pacientes con
disfunciones visuales.
 Dar la bienvenida a los clientes u otro tipo de
visitantes; sentados o de pie tras un escritorio o
mostrador, reciben al público cuando llega, y
atienden las diversas solicitudes de los mismos.
 Son responsables de la aparición y la
presentación de material publicitario impreso,
Internet y anuncios de publicidad interactiva y de
televisión. En ocasiones, deben pensar ideas
nuevas y creativas para diferentes tipos de
publicidad
 Fabricación de lentes adecuados a la formula del
paciente

Asignación de recursos materiales, técnico y financieros:

No Cargo Asignación de recursos

Computador
  Gerente Papelería
1 General Nómina 
 Máquinas para examinar a los pacientes
Escritorio
Computador
Libretas
 Doctora Lámparas
2 Optometría Tableros
 Escritorio
Computador
3  Recepcionista Facturas
 Computador
Table
Red
4  Publicista Cámara profesional

5  Laboratorio  Maquinas fabricantes de lentes

 Desarrollo de la actividad Colaborativa:

Continuar con la empresa seleccionada en la actividad de la fase 2 (si no

presentó dicha fase, debe seleccionar una pequeña empresa de su sector o su propio
emprendimiento y realizar la tarea desde su comienzo) en ella seguir con las respuestas
a los puntos relacionados con la dirección y el control.

Dirección

Desarrollar la función de la dirección:

Mencione las características que deben tener un líder.

1 Capacidad de Comunicarse asertivamente

2 Influenciador
3 Diciplina
4 Autoconfianza
5 Generosidad

Cuáles son las estrategias de motivación que van a emplear

1 Mayor participación de los empleados

2 Reconocimiento por logros en las funciones laborales
3 Iniciativa de proyectos personales
4 Establecer Metas realistas
5 Ofrecer un incentivo adicional al salarial

Cuáles son los medios de comunicación (Formal e informal)

1 Llamadas Telefónicas, como recordatorio de la fecha y hora de la cita

2 Correo Electrónico
3 Vía mensaje de texto WhatsApp
4 Carteles, pasacalles, perifoneo
5 Redes Sociales (Facebook, Instagram)

Mencionar las estrategias del trabajo en equipo.

1 Espacios de dialogo y reflexión

 2 Programa de capacitación a todos los empleados
3 Fomentar el sentido de pertenencia
4 Facilitar recursos para mejor el trabajo
5 Escoger adecuadamente los equipos, seleccionando a personas estratégicas
por área.

Control

Seleccione unos de los cargos que haya relacionado en el organigrama y realice los
criterios para la evaluación y la forma de medición.

Recepcionista:

1. Como primera línea de atención al cliente, la recepcionista es normalmente la

primera persona con la que entra en contacto la mayoría de la gente, para este
 tipo de puesto, la recepcionista debe tener un alto nivel de profesionalismo con
los pacientes en persona o por teléfono.
2. Debe ser una persona capaz de realizar multitareas, en este caso, programar citas, tener
el registro de los pacientes, recibir las quejas y reclamos, entregar las gafas en su
respectivo estuche a los clientes y llevar registro de todo el que entra y sale, tomando su
temperatura, datos personales y solicitando carnet de vacuna COVID.
3. La recepcionista debe entender el equipamiento que se le deja a cargo, computador,
impresora, Tablet y conocer con exactitud todo el programa para agendar citas.

Defina posibles desviaciones y que medidas correctivas aplicaría.

Las posibles desviaciones pueden ser, agendar 2 citas al mismo tiempo con personas diferentes
lo que podía ocasionar molestia entre los pacientes y dar una mala imagen de la óptica, también
se puede presentar la agendación en un día donde la optómetra no labore y solo sea un día de
entrega de productos y asignación de citas, otra posible desviación sea una mala actitud al
atender a las personas que lleguen, brindando la información a medias y generando
incomodidad, en estos casos las medidas correctivas serian una capacitación a el empleado,
sugerir que se disculpe de manera directa con los pacientes, analizar el programa de asignación
de citas para que no se presente una situación futura.

conclusión

*Podemos concluir que la Optica eprexx visión, es una óptica que tiene como meta

mejorar y ser productiva para toda la población

*El trabajo de fundamentos de administración ha sido muy completo y se conto con el

acompañamiento del tutor en las vio conferencias y en el foro del entorno de

aprendizaje.

*El análisis DOFA es una herramienta necesaria que todas las empresas deberían usar.

*se hizo una evaluación a los empleados y la medida des que se deben tomar cuando se

presenta una desviación.

Referencia bibliográfica

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