Compartir “Biblio” en una red local con Windows XP

Caso práctico
Supongamos que tenemos 2 tipos de personas que van a necesitar acceder “remotamente” (a
través de otro ordenador de la red local) a la base de datos de la biblioteca y a los que llamaremos:
“Alumno” y “Bibliotecario”. Podríamos pensar también en un caso más simple en la que sólo los
alumnos necesitarían acceder “remotamente” a la base de datos centralizada de la biblioteca.
Además tenemos 2 tipos de ordenadores: el ordenador del bibliotecario donde está
centralizada la base de datos de la biblioteca (y al que denominaremos “Servidor”) y los
ordenadores de consulta de la red local (a los que llamaremos “clientes”).

Diferentes usuarios
El programa Biblio está pensado para que diferentes usuarios (“bibliotecario” y “alumno”),
con diferentes niveles de acceso cada uno de ellos, puedan trabajar en cualquiera de los siguientes
casos:
ƒa) Bibliotecario y alumnos comparten el “Servidor”. Es decir, el ordenador donde está la
base de datos de la biblioteca. No suele ser lo más recomendable, pero es perfectamente
posible.
ƒb) El bibliotecario trabaja en el “Servidor” (donde están los datos de la biblioteca) y los
alumnos pueden acceder a consultar los datos de la biblioteca a través de otros ordenadores
en la red local (a los que denominaremos “clientes”).
ƒc) Bibliotecario y alumnos comparten un ordenador “cliente” situado en la red local de
forma que:
o Cuando trabaja el bibliotecario puede, desde el ordenador “cliente” realizar
modificaciones en el “Servidor”. Esto permitiría por ejemplo que varios
bibliotecarios pudieran estar, al mismo tiempo, dando de alta libros desde varios
ordenadores (desde el “Servidor” y desde otros ordenadores “clientes”).
o Cuando trabajan los alumnos solo pueden realizar, desde los ordenadores de la red
(“clientes”) consultas en el “Servidor”

Diferentes versiones de Windows

Con Windows-98, el tema de la seguridad y el de compartir carpetas en una red local era
muy simple y estaba basado en claves. Es decir, que una carpeta podía tener distintas claves de
acceso según los distintos usuarios que quisieran entrar. Según el tipo de clave, el usuario podía
tener permiso sólo para leer información (“alumno”) o para modificar la información
(“bibliotecario”).
Con Windows-XP se incrementó considerablemente el sistema de seguridad de los equipos
en red (y por lo tanto la complejidad a la hora de configurarlos). Ahora, la seguridad y el acceso a
las carpetas compartidas no está definido por claves como en Windows-98 sino por los “permisos”
que cada usuario tiene en su cuenta. Con lo cual, la posibilidad de trabajar desde el programa Biblio
con datos de un ordenador remoto (“Servidor”) nos exige configurar adecuadamente los distintos
equipos de la red local (cosa que, con Windows-98 no necesitábamos).

1
Requisitos para compartir carpetas y conceder permisos en Windows-XP

Antes de nada, deberemos asegurarnos si

nuestro Windows-XP tiene el disco duro formateado
según el sistema NTFS (suele ser lo habitual). Es
posible que, en algún caso, el disco no haya sido
formateado en este sistema y todavía mantenga el
sistema de formateo propio de Windows-95/98
denominado FAT32 (porque no se cambió el formato
cuando se actualizo la versión del sistema operativo,
por ejemplo). Si tenemos el disco formateado en
FAT32 deberíamos cambiarlo al sistema NTFS, y si
no es posible, siempre podemos crear una nueva
partición en el mismo disco con formato NTFS donde
haremos todas las operaciones que indicaremos a
continuación.
Para averiguar si nuestro/s disco/s están
formateados con el sistema NTFS solo tenemos que
abrir “Mi PC” hacer click con el botón derecho en el
disco duro y pedir sus propiedades. Como aparece en este gráfico podemos leer el texto: “Sistema
de archivos: NTFS”

Instalación del programa Biblio

Debemos recordar que, para instalar un programa, normalmente, suele ser necesario tener
una cuenta de usuario con atributos de “Administrador”. Si instalamos un programa y no tenemos
nivel de “Administrador” (si lo instalamos con cuenta de “Invitado” o con una cuenta “limitada”) el
programa puede no instalarse correctamente. Cuando se instala el programa Biblio, éste por defecto
se instala en la carpeta “C:\Biblio” (se recomienda no cambiar).
NOTA: Para poder utilizar el programa Biblio en red, será preciso instalarlo en todos los
equipos de la red en los que se va a trabajar con él (“Servidor” y “clientes”).
Una vez instalado el programa Biblio, lo primero que debemos hacer, especialmente si éste
va a ser utilizado por varios usuarios (“bibliotecario” y “alumnos”), es cambiar o establecer las
claves de acceso para los diferentes usuarios. Para ello:
1. Ejecutar el programa Biblio.
2. Ir al menú “Configuración” >> “Claves de acceso (cambiar)”
3. Crear una clave de acceso al programa para el alumno (para hacerlo todo más sencillo
podría ser la misma palabra “alumno”, por ejemplo).
4. Cambiar la clave de acceso al programa para el bibliotecario ya que por defecto es “biblio” y
es conocida por todos.

NOTA: Para no crear confusión, es conveniente que, de ahora en adelante, las claves de
acceso sean las mismas en todos los equipos y para todos los accesos. Es decir, que la misma clave
“alumno” sea la misma para que el alumno inicie la sesión en el ordenador cliente, para que el
alumno entre en el programa Biblio, para solicitar acceso remoto en el Servidor para consultar los
datos de la biblioteca, etc.

2
Crear cuentas de usuario
En el equipo “Servidor”

En el equipo “Servidor”, donde está la base de datos a compartir (el equipo que
normalmente utilizará el bibliotecario), debemos crear 2 cuentas de usuario correspondientes a
las 2 personas que podrían solicitar acceso desde otros ordenadores de la red. A estas 2 cuentas
las llamaremos: “Alumno” y “Bibliotecario”.
NOTA: Si tenemos claro que sólo los alumnos van a acceder desde otros ordenadores (y
nunca otros bibliotecarios) podemos crear simplemente la cuenta de “Alumno”.
5. Entrar o iniciar sesión en el ordenador con categoría de “Administrador” para poder crear
nuevas cuentas de usuario
6. Botón Inicio >> Panel de Control >> Cuentas de Usuarios >> Crear una nueva cuenta
7. A cada cuenta le asignaremos su nombre: “Alumno” y “Bibliotecario

NOTA: Además, estas 2 nuevas cuentas de usuario que vamos a crear deben de tener las
siguientes características:
ƒLa cuenta “Alumno”: ha de ser de tipo “Limitado” y debe tener obligatoriamente una clave
de acceso.
ƒLa cuenta “Bibliotecario”: ha de ser de tipo “Administrador” (o “Limitada”) y debe tener
también obligatoriamente una clave de acceso.
Para establecer una clave de acceso en una
cuenta de usuario:
8. Entramos de nuevo en la ventana de
cuentas de usuarios en el “Panel de
control”
9. Seleccionamos la cuenta en la que
queremos crear una contraseña (por
ejemplo: “Alumno”)
10. En la ventana que aparece a
continuación, seleccionamos la opción:
“Crear una contraseña”.

3
En el equipo o los equipos “cliente”

En los equipos “cliente”, es decir, aquel o aquellos equipos de la red que serán utilizados por
los alumnos (o por otro bibliotecario) para acceder a los datos de la biblioteca, debemos crear
las mismas 2 cuentas (“Alumno” y “Bibliotecario”) siguiendo los mismos pasos descritos en el
apartado anterior para el equipo “Servidor”.

Ejecutar y trabajar con el programa Biblio

Una vez instalado el programa Biblio:
ƒSi iniciamos una sesión en el ordenador con cuenta de nivel “Administrador”, ejecutamos el
programa Biblio simplemente haciendo click sobre el icono correspondiente. Botón “Inicio”
>> Programas >> Biblio.
ƒSi iniciamos sesión con una cuenta limitada (la del “Alumno” por ejemplo), es posible que
aparezcan mensajes de error al trabajar con el programa. Esto es debido a que, si la carpeta
C:\Biblio fue creada por el Administrador (al instalar el programa), el Administrador es el
“Propietario” de esa carpeta. Otro usuario que no tenga nivel de “Administrador” (el alumno
por ejemplo) podría no estar autorizado a trabajar (modificar) los archivos allí existentes, lo
que podría provocar la aparición de mensajes de error.
Para solucionar esto y que el programa Biblio pueda ser utilizado indistintamente por el
Administrador y por cualquier otro usuario con cuenta limitada (“alumno”) tendremos que leer más
adelante el apartado denominado: “Seguridad: Asignar permisos a los distintos usuarios”

4
Compartir carpetas en Windows XP

En Windows XP, por defecto:

Todas las carpetas y archivos existentes en “Documentos compartidos” están compartidos
para todos los usuarios y equipos de la red y su contenido puede ser leído y modificado por todos
los usuarios desde cualquier equipo.
ƒOtra carpeta cualquiera (que no esté situada en
“Documentos compartidos”) puede ser compartida
en la red simplemente haciendo click sobre ella
con el botón derecho y seleccionando la opción
“Propiedades” y luego la pestaña “Compartir”.
ƒSi activamos la casilla “Compartir esta carpeta en
la red”. El contenido de la carpeta podrá ser
visualizado por todos los usuarios.
ƒSi además activamos la casilla “Permitir que los
usuarios de la red cambien mis archivos”, el
contenido de la carpeta podrá ser visualizado y
modificado por todos los usuarios de la red. Esto
sería el equivalente a crear una carpeta en
“Documentos compartidos”.

En una unidad de disco o carpeta compartida,

aparecerá siempre una mano debajo de esa unidad o
carpeta para saber que se está compartiendo con otros
equipos de la red.

Lo que no parece posible (al menos en principio)

es que la misma carpeta pueda ser “de lectura” para unas
personas (alumnos de la biblioteca), y “de escritura” para
otras personas (bibliotecarios). Para poder hacerlo
necesitamos seguir leyendo este manual.

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Activar opciones avanzadas para compartir carpetas

Para solucionar el problema que acabamos de plantearnos al final del apartado anterior,
debemos de activar las opciones avanzadas de compartir carpetas:
11. Volvemos al “Panel de Control” y
seleccionamos el icono “Apariencia y Temas”.
Después, hacemos doble click en el icono
“Opciones de carpeta”. A continuación,
seleccionar la pestaña “Ver”
12. Al final de todo, comprobar que la casilla
“Utilizar uso compartido simple de archivos
(recomendado)” está desactivada. Por defecto
suele estar activada.
13. Desactivar también la casilla “Ocultar las
extensiones de archivos para tipos de archivos
conocidos”. No es imprescindible, pero puede
sernos de utilidad.
14. Abrimos “Mi PC”, hacemos click con el botón derecho sobre la carpeta C:\Biblio y
seleccionamos la opción “Compartir y seguridad”. Podremos comprobar ahora que aparecen
nuevas opciones y pestañas que antes no existían.

Diferencias entre “Compartir” y “Seguridad”

COMPARTIR: Sirve “solamente” para conceder

permisos de acceso a los usuarios de otros equipos de la
red (cuyos nombres de cuentas de usuario no tienen que
ser necesariamente las mismas que las que tengo en el
equipo en el que estoy trabajando). Sirve para definir qué
usuarios desde otros equipos de la red pueden acceder a
una unidad/carpeta, y si pueden acceder para “leer y
escribir” o acceder solamente para “leer” su contenido.
ƒ“Compartir” no sirve (y no se precisa por lo tanto)
para otorgar permisos a los distintos usuarios del
equipo en el que estamos trabajando.
ƒ“Compartir” solo sirve en el caso de que me interese
que otros usuarios de la red tengan acceso a mi
ordenador. Si no es así, no necesito utilizar esta
opción.

SEGURIDAD: Sirve para asignar permisos de acceso a los distintos usuarios del equipo en el
que estoy trabajando.
ƒEn el caso de que un usuario de otro equipo de la red tuviese permisos para entrar en una
unidad / carpeta de mi equipo (opción anterior de “COMPARTIR”), definiría también sus
niveles de acceso.
ƒ“Seguridad” nos servirá para asignar permisos de acceso a las carpetas a los distintos
usuarios de mi equipo. Nos servirá para permitir, por ejemplo, que el usuario “Alumno”
pueda trabajar con los archivos de la carpeta C:\Biblio creada por el “Administrador”.

6
Compartir la carpeta C:\Biblio en red
Solamente en el equipo “Servidor”

Ahora vamos a compartir la carpeta “C:\Biblio” que está en el equipo “Servidor” con otros
usuarios de la red.
15. Entrar o iniciar sesión en el ordenador con categoría de “Administrador” para poder realizar
los siguientes cambios
Compartir (o no compartir) la totalidad del disco duro
16. Abrimos “Mi PC”, seleccionamos con el botón derecho el disco duro de trabajo,
seleccionamos la opción “Compartir y Seguridad” y marcamos la opción “No compartir esta
carpeta”. Este paso no es obligatorio pero si aconsejable para evitar que otros usuarios de la
red “vean / lean” el contenido existente en todas las carpetas de nuestro disco duro
17. Si tenemos más discos duros y lo consideramos necesario, podemos repetir el paso anterior
con todos lo discos duros que tengamos (C:, D:...)
Compartir la carpeta C:\Biblio del equipo “Servidor”
18. Seleccionamos la carpeta C:\Biblio y pulsamos sobre ella con el botón derecho.
Seleccionamos la opción “Compartir y Seguridad”
19. En la ventana “Compartir” que aparece marcamos el botón “Compartir esta carpeta”
20. Pulsamos el botón “Permisos” y en la nueva pantalla que aparece haremos lo siguiente:

21. Seleccionamos y eliminamos (botón “Quitar”) el usuario que aparece siempre por defecto
“Todos”.
22. Añadimos a la lista de nombres de usuarios los 2 nuevos usuarios que hemos creado antes:
“Alumno” y “Bibliotecario”.
o Pulsamos el botón “Agregar” y en la nueva pantalla que aparece escribimos el
nombre del usuario que vamos a añadir dentro de la caja de texto que pone: “Escriba
los nombres de objeto que desea seleccionar”. En nuestro caso escribiremos
“Bibliotecario” y después pulsamos el botón “Aceptar”
o Haremos lo mismo y añadiremos el usuario “Alumno”

7
 o
23. Activamos para las dos nuevas cuentas que acabamos de añadir (“Alumno” y
“Bibliotecario” las casillas correspondientes a los permisos de “Leer” y “Cambiar”

NOTA: Con la operación que acabamos de realizar, tanto el usuario “Alumno” como el
usuario “Bibliotecario” tienen ahora permiso para poder acceder desde otro ordenador a la
carpeta C:\Biblio del “Servidor”. Lo correcto sería que la cuenta “Alumno” tuviese activada
sólamente la casilla “Leer” y que la cuenta “Bibliotecario” tuviese activadas las dos casillas:
“Leer” y “Cambiar”. Pero para las necesidades concretas del programa BIBLIO debemos
activar las 2 casillas mencionadas tanto para “Alumno” como para “Bibliotecario”.

8
Seguridad: Asignar permisos a los distintos usuarios

Tenemos ahora que asignar permisos de

acceso a la carpeta C:\Biblio para los
diferentes usuarios de nuestro equipo
(“Bibliotecario” y “Alumno”). Si no lo
hacemos, solamente los usuarios con nivel
de “Administrador” tendrán derecho de
ejecutar el programa Biblio o modificar los
datos existentes en la carpeta C:\Biblio. Esto
es así porque el Administrador es el
“propietario” de esta carpeta ya que fue él
quien la creó (en el momento de la
instalación del programa).

24. Igual que en el apartado anterior, si

en la lista de nombres de usuarios no
aparecen las 2 cuentas que nos
interesan (“Alumno” y
“Bibliotecario”), tendremos que
añadirlas pulsando el botón
“Agregar”

En el equipo “Servidor”

25. A la cuenta de “Bibliotecario” le asignaremos los 4 permisos que aparecen en el gráfico:

“Lectura y ejecución”, “Mostrar el contenido de la carpeta”, “Leer” y “Escribir”
26. A la cuenta de “Alumno” le asignaremos solo 3 permisos: “Lectura y ejecución”, “Mostrar
el contenido de la carpeta” y “Leer”.

Con esta operación, en el “Servidor”, el “Bibliotecario” tendrá permisos para leer y escribir
(modificar) los datos existentes en la carpeta C:\Biblio mientras que el “Alumno” sólo podrán leer
(y no modificar) su contenido.

En el/los equipo/s “clientes”

27. A la cuenta de “Bibliotecario” le asignaremos los 4 permisos que aparecen en el gráfico:

“Lectura y ejecución”, “Mostrar el contenido de la carpeta”, “Leer” y “Escribir”
28. A la cuenta de “Alumno” le asignaremos también los 4 permisos: “Lectura y ejecución”,
“Mostrar el contenido de la carpeta”, “Leer” y “Escribir”.

Con esta operación, el “Bibliotecario” y “Alumno” tendrán permisos para leer y escribir
(modificar) los datos existentes, pero sólo en los equipos “clientes”.

9
Asignar atributos especiales a archivos individuales

NOTA: Lo que se va a describir en este apartado es “innecesario” ya que toda la carpeta

C:\Biblio es de “solo lectura” para los alumnos (imposible alterar los datos). Lo incluimos a título
ilustrativo para ampliar el conocimiento de configuración de red de los posibles usuarios del
programa.

Para evitar que los usuarios con cuenta de “Alumno” puedan borrar o alterar los datos
existentes en la carpeta “C:\Biblio” del equipo Servidor desde otros equipos de la red, asignaremos
a determinados archivos existentes en esta carpeta atributos de “solo lectura” para que no puedan
ser modificados, borrados o sustituidos por otros (independientemente de los atributos que tenga la
carpeta en general).
29. Abrimos la carpeta C:\Biblio y
dentro de ella hacemos click con el
botón derecho en el archivo
Biblio.mdb (la base de datos de la
biblioteca)
30. Seleccionamos la opción
“Propiedades” y a continuación
hacemos click en la pestaña
“Seguridad”
31. Si en la lista de nombres de
usuarios no aparecen la cuenta de
“Alumno” (en este caso no
necesitamos la de “Bibliotecario”),
tendremos que añadirla pulsando el
botón “Agregar”.
32. Marcamos la casilla “Denegar
Escribir” y pulsamos el botón de
“Aceptar”
33. Repetiremos la misma operación
para los archivos: Biblio.ini
(archivo de configuración del
programa) y Biblio.exe

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Conexión remota con el “Servidor” desde otro equipo
Vamos a describir ahora los pasos a seguir para acceder de forma remota al Servidor desde
otro equipo de la red. Tanto para realizar consultas (en el caso del “Alumno”) como para realizar
préstamos, altas, etc. (en el caso de un segundo “Bibliotecario”).
34. Encender o bien iniciar sesión en cualquier ordenador de la red. En el caso de un alumno
tendrá que iniciar sesión con la cuenta “Alumno”, en caso de un segundo bibliotecario lo
hará con la cuenta “Bibliotecario”.
35. Ejecutar el programa Biblio introduciendo la clave de acceso correspondiente según se trate
de un alumno o de un segundo bibliotecario. Recomendamos que para hacerlo más sencillo
sea siempre la misma (“alumno” para los alumnos, por ejemplo).
36. Una vez dentro del programa, en el menú “Configuración” seleccionar “Trabajo en modo
remoto”
37. En la ventana que aparece pulsar “Mis sitios de red”

ƒ
38. Seleccionar el equipo con el que se quiere establecer la conexión remota (equipo “Servidor”
de la biblioteca)
39. Es posible que aparezca entonces una ventana en la
que se nos pide que entremos el nombre de usuario
y la clave de acceso para poder entrar en el
ordenador remoto (no es obligatorio que aparezca).
40. Si aparece la mencionada pantalla, en la casilla
Usuario pondremos “Alumno” o “Bibliotecario”
según corresponda. En la casilla Contraseña
tendremos que poner la clave asignada para la
cuenta del “Alumno” o del “Bibliotecario” en el
ordenador “Servidor”. Estás claves sólo sirven para
acceder a la carpeta compartida y no para entrar en
la base de datos, pero por simplicidad, insistimos
que es conveniente que coincidan con las mismas
que se establecieron para entrar en el programa Biblio.
11
 41. Seleccionar la carpeta en la que está la base de datos de la biblioteca (que por defecto será
la carpeta compartida C:\Biblio)
42. Una vez dentro de esta carpeta compartida en el Servidor, pulsamos el botón aceptar (puede
hacerse, pero no es preciso seleccionar el archivo “biblio.mdb” donde está la base de datos).

NOTA: Una vez establecida una primera conexión remota con el Servidor, estos datos
quedan almacenados de forma que, la próxima vez que queramos establecer una nueva conexión
remota, solo tendremos que confirmar que queremos establecer la misma conexión que la vez
anterior.
NOTA: Si en el mismo ordenador quieren trabajar distintos usuarios con diferentes niveles
de acceso (“Alumno” y “Bibliotecario”). Después de que uno de ellos haya terminado de trabajar
con el programa Biblio, será necesario cerrar la sesión (Inicio >> Cerrar sesión >> Cerrar sesión) y
volver a abrirla con la nueva cuenta de usuario.

Posibles errores

Es importante advertir que todas estas operaciones de tipo “técnico” que hemos comentado
en los apartados anteriores relativas a compartir carpetas en red deben ser realizadas por personas
con experiencia en la configuración de equipos y redes. Así evitaremos posibles errores en el
funcionamiento del programa y posibles pérdidas de datos por falta de adecuada seguridad y/o uso
malintencionado de usuarios que puedan acceder a la carpeta C:\Biblio de forma remota.
Se aconseja siempre comprobar el correcto funcionamiento del programa en red antes de ponerlo a
disposición de los alumnos, así como verificar que no es posible borrar datos desde otro equipo
remoto.
En algunas ocasiones, aún habiendo realizado correctamente las operaciones descritas
anteriormente, al utilizar el programa biblio, y al intentar conectar con el ordenador “Servidor”
pueden aparecer mensajes de error “de bloqueo de la base de datos” o mensajes de error
diciéndonos “que la base de datos ya está siendo utilizada en forma exclusiva por otro usuario”.
Para evitar estos errores comprobar que se han seguido correctamente los pasos descritos en este
manual y, si fuera necesario, borrar y volver a crear las cuentas de usuario comenzando de nuevo
desde el principio.

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Otra configuración... mucho más simple

Para aquellos a los que les resulte un poco compleja esta configuración de red podemos
optar por otra solución mucho más simple, y que, en la mayoría de los casos funcionará sin
problemas. Pero claro, tiene algunas limitaciones. ¿En que casos podríamos utilizar esta otra forma
de compartir la carpeta Biblio?
ƒSi no queremos complicarnos con configuraciones de cuentas de usuarios
ƒSi el Bibliotecario no piensa utilizar un equipo remoto para trabajar con el programa Biblio.
Es decir, que utiliza normalmente su propio equipo (el que está en la biblioteca) para realizar
préstamos, altas de libros, etc.
ƒCuando los usuarios que utilizan el ordenador para realizar consultas no precisan que la base
de datos de libros esté actualizada “en tiempo real”.

Cuando se dan estas circunstancias (en muchos casos) se puede optar por la siguiente solución:
43. En el ordenador “Servidor” (el del bibliotecario), copiar la carpeta “Biblio” (donde están los
datos del programa) y pegarla en “Documentos compartidos”
44. En el ordenador “cliente” (el de consulta), conectarse remotamente a la carpeta “Biblio” que
estará ahora en “Documentos compartidos” del ordenador Servidor.
ƒPeriódicamente, al final del día, o después de realizar algún cambio importante en la base de
datos de la biblioteca (altas, préstamos, modificaciones), volver a copiar los datos de la
carpeta C:\Biblio en la carpeta “Biblio” existente en “Documentos compartidos” como
describimos anteriormente.

Este procedimiento nos permite:

ƒNo tener que crear ni configurar cuentas en el equipo Servidor
ƒNos asegura que los datos de la carpeta “Biblio” situada por defecto en “C:\Biblio” no van a
sufrir modificaciones provocadas por los usuarios
ƒIndependientemente de realizar copias de seguridad en disquete, los datos existentes en
“Documentos compartidos” podrían servirnos de copia de seguridad en caso de pérdida de
información.

Espero que todo esto os pueda servir de utilidad.

Saludos,
José A. Graña

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