CORRECCIÓN (AVANCE 2)

INTEGRANTES:

Luis Enrique Collazos Benavidez

Julián Santiago Carrillo Rodriguez
Diego Fernando Veira Paz

CÓDIGOS:

2171185
2180603
2161493

ADMINISTRACIÓN PARA INGENIEROS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERÍA
SANTIAGO DE CALI, 15 DE NOVIEMBRE DE 2021
Parte II Organización y Dirección
2.1 Mapa de procesos

El presente mapa de procesos nos facilita como está estructurada la organización a

través de diferentes procesos, y es importante ya que nos ofrece un panorama
general de las actividades que se realizan en la empresa para lograr sus objetivos y
en un futuro poder entender mejor cuál es el cargo, las funciones que las personas
hacen y si hay problemas con el clima laboral en ella poder solventarlos con el fin de
que la organización sea efectiva. Ahora veremos cómo está constituido:

PROCESOS GERENCIALES

Gestión
Dirección
financiera y
general
RRHH

PROCESOS OPERACIONALES

1. Obtención 2. Producción
del material de sombrero

3. Empaque y
4. Ventas
logística

PROCESOS DE SOPORTE
 Recursos
Personal Proveedores Maquinaria
económicos

● Estructura organizacional actual:

Director
general

Directora
financiera y
RRHH.

Talento
Finanzas Manufactura
humano

Facturaci
Capacitaci Maquinari Mano de
Obreros ón de
ón a obra
ventas

2.2 Manual de funciones

Dada la estructura organizacional de la empresa, en el manual de funciones ya lo

que haremos será registrar las funciones, responsabilidades y requerimientos de los
diferentes cargos que hay en la organización, y por qué es importante esto pues
aquí es donde vamos a conocer mejor las características del trabajador, que debe
tener para aplicar al puesto y también para mejorar la gestión humana. A
continuación se presenta los diferentes cargos con sus respectivas cualidades:

Director general:
 - Resumen del cargo: Es la máxima autoridad en la organización y es el último
responsable de los resultados de la compañía.

- Funciones: Toma las decisiones importantes de la organización, además es

quien recibe los pedidos de los clientes y se encarga del manejo presupuesto
destinado a la compra de las materias primas. Además supervisa
constantemente el trabajo de los cargos inferiores y se encarga dentro la
elaboración de los productos a nivel de máquinas y elaboración artesanal.

- Relaciones: Se relaciona, en la parte externa de la empresa, con los

proveedores y con los clientes para recibir los pedidos, y en la parte interna
con todos los empleados como jefe y supervisor.

- Responsabilidades: asegurar el correcto desarrollo los distintos procesos de

producción de la empresa, también debe asegurar la disponibilidad de la
materia prima y asegurar el cumplimiento de manera puntual con los
encargos recibidos. Esto implica responsabilizarse por el adecuado manejo
de los presupuestos destinados a la obtención de materiales para producción
y posteriormente también por el adecuado manejo de los insumos recibidos.

- Requerimientos: El director general debe ser un líder eficiente, con buena

comunicación con los empleados y que pueda incentivar el trabajo en equipo.
Debe tener formación en administración y tener conocimientos en gerencia
estratégica y financiera. Obviamente debe tener experiencia en el sector de
mercado de la empresa (Sombreros y Arte colombiano).

Directora financiera y de recursos humanos:

- Resumen del cargo: Es quien supervisa y administra la parte contable, y

además coordina las diferentes áreas de la gestión de personal.

- Funciones: Se encarga de la facturación de los despachos que son

entregados a los clientes y de los pagos de los trabajadores. Además se
encarga de las contrataciones y de capacitar al personal nuevo en sus
funciones en la empresa y al igual que el director general se encarga de la
parte maquinaria y artesanal en la elaboración de los sombreros.

- Relaciones: Se relaciona, en la parte externa de la empresa, con los posibles

candidatos a contratar cuando haya puestos vacantes, y en la parte interna
se relaciona con los obreros como mentora, jefa directa y quién firma los
cheques para los salarios de los obreros. Técnicamente también se relaciona
como subordinada con el director general.

- Responsabilidades: Debe supervisar y verificar el cumplimiento de la

empresa con los pagos de los empleados, también debe asegurar que el
 personal contratado sea competente y posteriormente reciba la capacitación
necesaria para cumplir sus funciones. También debe responsabilizarse por
las adecuadas condiciones de trabajo de los trabajadores de la empresa.

- Requerimientos: Debe estar capacitada en el área financiera y contable,

además de tener experiencia en el manejo del personal. También debe
conocer los procedimientos de producción de la empresa y poder evaluar a
los trabajadores durante su proceso de aprendizaje para asumir el puesto de
trabajo.

Obrero:

- Resumen del cargo: Es el engranaje que mantiene el funcionamiento y la

producción de la empresa.

- Funciones: Se encargan de la elaboración de los productos solicitados, más

que todo la parte artesanal de cada pedido, cuidando la integridad de los
insumos y herramientas involucrados en cada proceso.

- Relaciones: Se relacionan internamente en la empresa como subordinados

del director general, y la directora financiera y de recursos humanos, y carece
de cualquier tipo de relación externa a la empresa.

- Responsabilidades: Debe asegurar la integridad y calidad de los productos

que produce, y cumplir con la cantidad de productos solicitados en cada
ocasión.

- Requerimientos: Acatar y cumplir las órdenes dadas por sus superiores, y ser
responsables y cuidadosos.

2.3 Clima organizacional

- Liderazgo: se puede decir que el liderazgo lo manejan por igual dentro de la

organización las personas que son directivos, pero que para ser o estar a la
altura de un liderazgo organizacional efectivo aun les queda faltando varios
criterios, ya que a pesar de contar con buenas relaciones humanas, trabajar
con ellos, siendo carismáticos e infundiendo respeto, carecen de una visión a
futuro (no poseen) y un estilo de administración consolidado, puesto que es
una gran debilidad que presenta este negocio. Acción de mejoramiento: se
 sugiere que en lo posible estos dos directivos establezcan desde ya la misión
y visión que se realizó en el anterior avance y emprendan hacia una
administración mejorada a partir del análisis que hicimos en dicho avance.

- Estilos de dirección: dentro de los estilos de dirección tenemos que tanto el

director general como su mano derecha (directora financiera y de RRHH)
manejan una actitud persuasiva, debido a que manejan las decisiones las
cuales van dirigidas hacia sus trabajadores y a su vez se preocupan por el
estado en el que se encuentren ellos, motivados o si les afecta algo tienen en
consideración estos aspectos. Acción de mejoramiento: quizás algo de
actitud autocrática no estaría mal, que la consideren también dado el caso de
que les falta tener autoridad sobre los procesos administrativos y una mayor
priorización en los resultados de sus productos, ya que se pueden encontrar
fallas.

- Comunicaciones: llevan una buena comunicación organizacional dado que

los directivos manejan muy buenas relaciones con los empleados quienes en
su gran mayoría la directora ha contratado son amigos o familiares cercanos,
teniendo motivación por lo que hacen y a su vez estos tienen buena
recepción de las retroalimentaciones que los directivos de vez en cuando les
parece conveniente. Acción de mejoramiento: sin embargo no es excelente,
dado que en algunos casos hay problemas ajenos al trabajo que generan
algo de descortesía en los obreros, por lo que se recomienda resolver estas
comunicaciones fuera del ambiente laboral.

- Trabajo en equipo: como vimos anteriormente sobre la comunicación, esta

influye también en el trabajo en equipo, por lo que no encontramos algún tipo
de problema en este aspecto.

- Mecanismos de participación del personal : no existe como tal un

mecanismo de participación donde los obreros puedan expresar ideas o
consideraciones sobre el trabajo, es más que todo que desempeñe su labor y
si tiene alguna duda o algo que no entienda lo puede comunicar con los
directivos generales. Acción de mejoramiento: llevar a cabo un plan de
participación donde estas personas sean previamente capacitadas sobre la
metodología que se va a realizar con el fin de optimizar un ciento por ciento
las relaciones con sus niveles inferiores.

2.4 Dentro de los factores que pueden causar necesidades de capacitación en este
negocio hay una principal que estaría basado en la selección del personal, donde se
tiene que la mayoría de personas que son contratadas por lo general son de familia
o amigos y no tienen experiencia en lo que van a trabajar, por lo que la directora de
recursos humanos tiene que enseñarles algunos procesos en medio incluso de hora
laboral, generando que haya una lenta o baja producción por tiempos y donde hay
casos en que la dirección decide no seguirlos llamando por lo tardo que trabajan o
simplemente no se acomodan bien dentro de su puesto.

Plan de capacitación propuesto; Período: 2021-03

Acción de Objetivo Participante Responsabl Fechas Observ.

formación s e I T
Preparar personal Directora de 1/11/21 - Dar
Seminario al inexperto. recursos 30/11/21 seguimient
taller de personal humanos. o a las
fabricación para que labores
de ejecuten que
sombreros de manera realicen
autónoma los
y eficiente primeros
sus trabajador
responsab es en sus
ilidades primeros
en los días
puestos laborales.
de trabajo.
Capacitaci Incentivar Directivos, Directora de 15/11/21 -
ón sobre la en los expertos y recursos 30/11/21
metodologí trabajador trabajadores humanos.
a de es la
participaci buena
ón en la participaci
empresa. ón con sus
superiores
a fin de
mejorar
las
relaciones
entre
personal.
Formación Dar a la Expertos y Directivos 15/11/21 -
en organizaci directivos 15/03/22
administra ón un
ción de sentido de
empresas pertenenci
para la a en el
dirección. correcto
manejo
administra
tivo de sus
procesos.

PROYECTO INTEGRADOR (AVANCE 3)

INTEGRANTES:
 Luis Enrique Collazos Benavidez
Julián Santiago Carrillo Rodriguez
Diego Fernando Veira Paz

CÓDIGOS:

2171185
2180603
2161493

ADMINISTRACIÓN PARA INGENIEROS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERÍA
SANTIAGO DE CALI, 15 DE NOVIEMBRE DE 2021
Parte III Control y Plan de Mejoramiento Integral

3. Control

3.1 Las dos principales áreas claves de resultados de esta organización son
el empaque/logística y ventas de sombreros, ya que se definieron anteriormente en
el mapa de procesos dentro de las operaciones finales del proceso de fabricación de
estos productos.

Área clave Mediciones Objetivos

 Producción - Unidades producidas - Incentivar el sentido de
por día. pertenencia a la empresa.
- Unidades producidas - motivar a los empleados a
por encargo. mejorar su desempeño
- Unidades producidas
por persona.

Empaque y logística - dinero invertido en - Propiciar una mayor seguridad

empaques (COP) en los empaques para su venta.
- dinero invertido en - Tener un sistema de transporte
transporte (COP) propio.

Ventas - Sombreros vendidos - Optar por un precio competitivo

por encargo. para lograr la preferencia del
- Venta sombrero por cliente.
docena. - Diseñar procesos que faciliten la
- Sombreros vendidos compra para clientes frecuentes.
al mes.

3.2 Basado entonces en los objetivos anteriormente mencionados en las ACR

estableceremos los indicadores de gestión para el nivel de cumplimiento y metas de
estos.

INDICADOR 1. SENTIDO DE PERTENENCIA

Definición Mide qué tan involucrados personalmente están los

empleados con la empresa.

Importancia Para la empresa refleja en gran medida el compromiso y la

iniciativa que tienen los empleados con su trabajo.

Cálculo Unidades Producidas por Persona

∗100
Unidades Producidas por Día

Niveles de Rojo Amarillo Verde

Semáforo
10-15(%) 15-20(%) 20-25(%)

Responsable Directora de recursos humanos

Frecuencia diario

Interpretación El indicador muestra el compromiso con la empresa y la

iniciativa de cada empleado con respecto a la de los demás.

INDICADOR 2. MOTIVACIÓN DEL EMPLEADO

 Definición Mide el grado de voluntad con el que el personal realiza su
trabajo y se ve reflejado en sus resultados.

Importancia Para la directiva es el indicador que permite conocer cómo el

trabajador se siente al realizar los procesos de fabricación,
ya sea bien o mal.

Cálculo No . de empleados voluntuosos

∗100
Total de empleados

Niveles de Rojo Amarillo Verde

Semáforo
10-15(%) 15-20(%) 20-25(%)

Responsable Directora de recursos humanos.

Frecuencia Diario.

Interpretación La motivación es un factor muy importante dentro de una

empresa ya que esto sirve de empuje para los empleados y a
su vez a la producción de buenos resultados.

INDICADOR 3. SEGURIDAD DE LOS EMPAQUES

Definición Mide el nivel de seguridad con el que el producto es

transportado al lugar de recepción.

Importancia Para la directiva es muy importante este indicador ya que

permite conocer en qué estado llegan los productos al sitio
de destino y saber si es viable el material con que son
empacados.

Cálculo No . de sombreros empacados

∗100
Total empaques despachados

Niveles de Rojo Amarillo Verde

Semáforo
Menos del 50% Del 50 al 75% Más del 75%

Responsable Director general

Frecuencia Cada despacho de mercancía.

Interpretación Es un problema incluso en grandes empresas que manejan

los domicilios de productos y en muchos casos llegan al
destino defectuosos debido al mal manejo con que son
transportados, por lo que es un factor importante que
necesita ser medido.

INDICADOR 4. SISTEMA DE TRANSPORTE

 Definición Mide la cantidad de vehículos propios disponibles para la
realización de las entregas.

Importancia Para la empresa es muy importante contar con sus propios

vehículos para poder transportar la mercancía en el momento
requerido.

Cálculo total de vehículos−vehículos operando

∗100
total de vehículos

Niveles de Rojo Amarillo Verde

Semáforo
Menos del 70% Del 70% al 90% Más del 90%

Responsable Director General

Frecuencia Diario

Interpretación El indicador muestra el número de vehículos propios de la

empresa que se encuentran disponibles y listos para
despachar una entrega.

INDICADOR 5. PRECIO COMPETITIVO

Definición Compara los precios de los productos ofrecidos, con los

precios de las otras marcas en el mercado.

Importancia Una de las cosas más importantes en la empresa es lograr

ajustar los precios para poder ser más asequibles ante los
clientes, generando fidelidad y conformidad en ellos.

Cálculo precio de competidor− precio ofrecido

∗100
precio ofrecido

Niveles de Rojo Amarillo Verde

Semáforo
Menos del 6% Del 6% al 9 % más del 10%

Responsable Directora financiera y recursos humanos

Frecuencia Mes a mes

Interpretación El indicador muestra la competitividad y diferencia en precios

con las diferentes marcas en el mercado y que tan asequible
son los productos en comparación a los ofrecidos por la
competencia.

INDICADOR 6. FACILIDADES DEL CLIENTE FRECUENTE

Definición Mide las facilidades que se brindan a los clientes frecuentes

 para comprar los productos de la empresa.

Importancia Lograr una clientela fiel es casi más importante que alcanzar
nuevos consumidores. pues esto representa una inversión
más segura a futuro.

Cálculo Sombreros Vendidos por Encargo

∗100
Sombreros vendidos al mes

Niveles de Rojo Amarillo Verde

Semáforo
0 a 15% 15 a 30% 45% en adelante

Responsable Director General

Frecuencia Mensual

Interpretación Este indicador nos encaminará hacia un diseño donde los

clientes que más compran nuestros productos puedan tener
mayor simplicidad a la hora de hacer el proceso de
adquisición de estos.

3.3

Perspectiva Financiera:
1. Lograr en el 2022 un incremento en ventas del x% respecto al 2021.
2. Reducir el gasto de transporte en un x% al implementar un sistema de
distribución propio.

Perspectiva interna:
1. Cumplir la totalidad de las tareas del plan de mejoramiento.
2. Mejorar la seguridad de los empleados al implementar las normas ISO 18000.
3. Aplicar las normas ISO 9000 para certificar procesos y productos

Perspectiva del cliente:

1. Incrementar la clientela en un x%, y afianzar la clientela actual, reforzando el
prestigio de la marca al mejorar la seguridad de los empaques.
2. Incrementar las clientela respecto a empresas similares a través de un precio
competitivo
3. Afianzar la clientela actual a través de los beneficios de cliente frecuente.

Perspectiva de innovación y aprendizaje:

1. Incrementar la productividad de la empresa en un x% hallando nuevas
maneras de motivar a los empleados.
 2. incrementar la productividad individual y la iniciativa de los empleados al
promover un mayor sentido de pertenencia a la empresa.

4. Plan de Mejoramiento Integral

4.1 Para el plan de mejoramiento en este negocio lo que haremos es definir

unos factores o mejor llamados Áreas Claves de Mejoramiento (ACM) con el fin de
alcanzar los propósitos que se especificaron tanto en la misión como visión de la
empresa en avances anteriores, por lo que de igual manera las recordamos aquí
nuevamente:

● Misión: nuestra misión es la de ofrecer a nuestros clientes un mejor servicio

y seguridad sobre nuestros productos con el fin de brindar mejores
experiencias y satisfacción en ellos.

● Visión: Llegar a tener un reconocimiento comercial para poder ejercer una

mejor administración interna y llevar a cabo procesos éticamente correctos.

Temas de Actividades a Fecha(s) Responsable( Metas e

mejoramiento desarrollar s) indicadores
Implementaci - Implementar 15/11/2021 Directivos - Brindar
ón de un normas ISO mayor
sistema para 18000. seguridad
la gestión de para los
la seguridad y empleados en
salud de los sus puestos
trabajadores de trabajo.
de forma - Mantener
permanente. fuera de
riesgo
biológico a
los
trabajadores.
- Indicadores
1 y 2.
Implementaci - Implementar 16/11/2021 Directora de - Minimizar
ón de un coaching recursos los errores
sistema de humanos humanos.
mejoramiento - Promover el
y motivación aprendizaje y
individual mejoramiento
para los continuo.
operarios por - Indicadores
parte de un 1 y 2.
mentor.

Establecer un - Motivar a los 16/11/2021 Directora - Incrementar

sistema de empleados a financiera y la eficiencia
reconocimient través de de recursos de los
o de logros y recompensas humanos empleados.
aportes a la y/o - Incrementar
empresa. reconocimientos la iniciativa de
. los
empleados.
- Indicadores
1 y 2.
Aplicación de - Aplicar normas 15/11/2021 Directivos - Certificar los
un sistema de ISO 9000 procesos
gestión de la operacionales
calidad con el de la
propósito de empresa a un
certificar mejor nivel de
procesos y calidad.
productos de - Generar un
forma impacto
permanente. positivo en
los clientes a
través de la
calidad del
producto.
- Indicadores
3, 4 y 6.
Realizar Implementar el 16/11/2021 Directora - Brindar
estrategia de uso de una financiera y facilidad al
mercadeo página web y de recursos cliente de
digital para redes sociales. humanos conocer
ampliar el nuestros
reconocimient productos por
o de la medio de las
empresa. redes
sociales, y
realizar
encargos por
medio de una
página web.
- dar a
conocer los
precios de los
productos y
generar
interacción
con nuevos
clientes por
medio de
redes
sociales y
página web.
- indicadores
5 y 6.