Actividad Evaluativa del Eje # 3

Derly Paola López Santos

Lic.

Maria Del Pilar Pulido Ramirez

Fundación Universitaria del Área Andina

Tecnología en Gestión de Calidad
Administración de Empresas
Bogotá

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 2020

Tabla de Contenido

Pág.

Introducción…………………………………………………………………………..3

Combinar los Hallazgos y Diagnosticar

3.1 ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?.....................4

3.2 ¿Cómo se está ejecutando el Proceso de acuerdo a lo planeado?.............4

3.3 ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con Claridad?........6

3.4 ¿a qué factores se debemos poner más atención? ………………………….6

3.5 ¿cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?...7

Presentación del Diagnóstico

4.1 se deben presentar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico…8

4.2 indicar con claridad la problemática y los factores que la generan………………...8

4.3 Exponer a las personas Involucradas………………………………………………....9

4.4 Sugerir las decisiones para Mejorar e impulsar que se hagan………………..……9

Conclusiones……………………………………………………………………………..…10

Bibliografía……………………………………………………………………..…………….11

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 Introducción

La auditoría Administrativa es la revisión analítica parcial o total de una organización

esta tiene como fin conocer el propósito, el nivel de desempeño y obtener

oportunidades de mejora para innovar y crear oportunidades de ventaja competitiva.

En la actualidad las empresas tienen un crecimiento optimo debido a las nuevas

herramientas tecnológicas y a la globalización del mercado, esto muchas veces

ocasiona problemas en las operaciones de las empresas es por ello que se opta por la

ejecución de la Auditoria Administrativa ya que esta nos ayuda a evidenciar falencias

en los objetivos de la empresa. La revisión se convierte en una retroalimentación para

la planeación de los futuros ciclos y para el establecimiento de controles adecuados en

los puntos importantes y relevantes para tener en cuenta.

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Empresa Auditada: ABC REPECEV

Áreas Auditadas: Comercial, Talento Humano

Combinar los Hallazgos y Combinar:

3.1 ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Se utilizan las estrategias adecuadas para establecer acciones de Mejora a Largo y

corto plazo debido a que se enfocan mucho en las Auditorías Internas con el apoyo del

área de Sistemas Integrados de Gestión

3.2 ¿Cómo se está ejecutando el Proceso de acuerdo a lo planeado?

Proceso Talento Humano:

Brindar los lineamientos para alcanzar los lineamientos para alcanzar la selección,

desarrollo, crecimiento retención y satisfacción del talento humano promoviendo altos

estándares de desempeño laboral y los objetivos de la organización.

 Dar cumplimiento a la normatividad vigente en lo que concierne con los temas

laborales (Horarios Laborales, Vacaciones, Pago se salarios pactados, Pago de

prestaciones de Ley etc.)

 Promueve la igualdad de oportunidades, condiciones, transparencia en los

procesos de selección asegurando la participación de cualquier persona

teniendo en cuenta que cumpla con los requisitos para cada cargo.

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  La compañía debe incentivar y valorar los altos niveles de desempeño de los

funcionarios y debe brindar condiciones y ambientes seguros para la ejecución

de las tareas.

 Capacitaciones a los empleados de Riesgo psicosocial, complementarias de

acuerdo a cada área

Proceso Comercial:

 Conocimiento del mercado les permite tener información sobre las operaciones

las áreas los asociados de negocio.

 Identificar las señales de alerta de los asociados no convenientes para la

empresa

 Restricción de productos a importar y exportar por restricción aduanera

 Enfoque en la fidelización y oportunidad de nuevos cliente. Aumentando la base

actual de clientes, velar por la consecución de los acuerdos de negocio

ofrecidos.

Se está ejecutando de manera Correcta ya que tienen en cuenta el Mapa de Procesos

de cada uno y establecen unas políticas internas para que cada proceso ejecute de

manera correcta su estructura teniendo en cuenta la necesidad a cubrir.

Adicionalmente se rigen mucho a las normas de la compañía y utilizan cuadros

maestros donde controlan cualquier Modificación e inclusión de los Formatos de cada

proceso. En el área de calidad tienen claro el riesgo de cada proceso y la fase de

mitigación de este, controlan a mensualmente los indicadores de gestión y

cumplimiento del Área de Talento Humano y Comercial. Adicionalmente realizan

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Auditorías internas para detectar a tiempo las falencias de cada área y así promover a

la innovación y mejoramiento constante

3.3 ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con Claridad?

 Falta de conocimiento de las Políticas por los nuevos integrantes de la

organización

 Visualización del cambio constante de la Documentación vigente de acuerdo a

cada proceso.

 Definición de roles de cada persona, los roles se mezclan y por ello puede haber

confusión de las tareas a desarrollar o se puede evidenciar dos veces la

información.

 En este momento la compañía se encuentra reduciendo procesos por la

situación actual de la pandemia, muchos de los procesos son de apoyo o

transversales.

 Por la pandemia se evidencia que una persona debe apoyar las demás áreas

debido a la situación actual de la empresa, lo cual hace que la persona se

retrase en sus funciones por el apoyo al área que con suma urgencia necesita

de su colaboración; ocasionando retrasos o sobre carga laboral.

3.4 ¿a qué factores se debemos poner mas atención?

La falta de conocimiento a las políticas por el personal nuevo me parece importante

evaluar este tema, por más experiencia que tenga la persona los procesos en las

empresas se rigen a unas normas y procesos internos y debido a la falta de

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conocimiento de esta política, se pueden omitir varios aspectos importantes y

establecidos en los procesos. Por ello es importante que al momento de la inducción se

valide como primordial la capacitación y evaluación de la política establecida por cada

proceso.

La definición de roles es también importante aunque se evidencia que cada cargo tiene

establecido en el formato sus actividades, también se evidencia que muchas de estas

se pueden cruzar y ocasionar doble información que puede afectar al informe final del

resultado que se quiere obtener muchas veces la información varia.

3.5 ¿cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Se pueden cumplir

 Conocimiento del mercado

 Cumplimiento a la normatividad vigente de lo exigido por la ley.

 Ambiente Laboral

Cuales No

 Satisfacción del cliente se pueden presentar demoras en los procesos por la

actualidad de la empresa ya que no se está contratando personal debido a la

pandemia y la disminución de nuevos Negocios

 Cumplimiento de los Roles específicos por el cruce de Funciones entre las áreas

 Actualización de formatos y documentación debido a la normatividad Vigente.

Presentación del Diagnostico

4.1 se deben presentar los documentos para hacer la preparación del diagnostico

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 Talento Humano:

 Procedimiento del Proceso

 Política Talento Humano

 Política de Responsabilidades

 Perfiles de Cargo

 Matriz de Capacitaciones

 Mapa de Procesos

 Formatos

 Norma BASC

 Plan de Beneficios

Comercial:

 Procedimiento del proceso

 Política Comercial

 Perfiles de cargo

 Cierres de Negocio

 Formatos

4.2 indicar con claridad la problemática y los factores que la generan

ACCIONES DE MEJORA:

 Actualizar la Documentación con respecto a la Normatividad Vigente

 Alienación de nuevas funciones para la optimización del proceso, realizar un estudio de

las funciones que tiene cada funcionario donde los procesos se debieron reducir por la

cuestión de la pandemia, esto con el fin de que no se vea afectado por una carga

laboral y pueda optimizar tiempos de entrega.

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  Encuestas de Servicio al cliente sobre la percepción que tiene de la Compañía en este

momento, esto ayudara que se descubran las necesidades de cada cliente y para que

ellos den ideas de nuevas soluciones.

 Innovación en el área de tecnología, nuevas herramientas de Inducción, Capacitación y

nuevos métodos de comunicación interna.

4.3 Exponer a las personas Involucradas

Cargos:

Vicepresidente

Directora comercial

Director de Talento Humano

Jefe de sistemas Integrados de Gestión

Vicepresidente Operativo

4.4 Sugerir las decisiones para Mejorar e impulsar que se hagan

 Se Sugiere Validar nuevas Herramientas Tecnológicas para la comunicación interna

entre los procesos.

 Se sugiere Validar la contratación de personal de Apoyo como Pasantes para cubrir

necesidades en las áreas

 Se sugiere Monitorear el cambio de la Normatividad Vigente en la documentación cada

3 Meses

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 Conclusiones

Se puede concluir que es de suma importancia tener un análisis factorial ya que permite

que las empresas tengan de forma organizada factores que influyen en el buen

desarrollo de los procesos diarios, con este se identifican acciones de mejora.

Muchas de las empresas no tienen un plan de Auditoria constituido este los lleva a que

se dé una desventaja en el mercado ya que las que si lo tienen están mitigación el

factor de riesgo e implementando planes de Acción para mejorar los procesos y hacer

su empresa más competitiva y precisa en los procesos donde se puede evidencias con

la optimización de los tiempos

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 BIBLIOGRAFIA

Amador, A. (2008). Auditoría administrativa. Proceso y aplicación. Ciudad de México, México: McGraw-

Hill Interamericana

Franklin, E. (2007). Auditoría administrativa. Gestión estratégica del cambio. Ciudad de México, México:

Pearson Education.

Montilla, O. y Herrera, L. (2006). El deber ser de la auditoría. Estudios Gerenciales, 22(98),83-110.

Munch, L. y García, L. (2006). Fundamentos de administración. Ciudad de México, México: Trillas.

http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0123-59232004000300002

http://lum2010audadm.blogspot.com/2009/11/analisis-factorial.html

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