Facultad de Ciencias Económicas

Departamento de Administración de Empresas y Mercadotecnia

Asignatura Organización y Métodos

Tema: Tipos de Manuales

Autores

Br(a). Priscila Emperatriz Cabrera Castillo-15816750

Br(a). Ginna Belén Lindo Lopez-162

Docente: Msc. Jerónima López

Grupo: 3231-7012

Managua, 14 de Noviembre del 2021

 Índice
I. Tipos de Manuales ......................................................................................... 1

1.1. Manual de Procedimientos ....................................................................... 1

1.1.1. Objetivos ............................................................................................. 2

1.1.2. Importancia Manual de procedimientos ............................................ 3

1.1.3. Tipos de Manual de procedimientos.................................................. 3

1.2. Manual de funciones ................................................................................. 4

1.2.1. Objetivos del manual de funciones .................................................... 5

1.2.2. Importancia del manual de funciones ................................................ 6

1.2.3. Tipos de Manual por función especifica ............................................ 6

1.3. Manual de Organización ........................................................................... 8

1.3.1. Objetivo del manual de organización y funciones ............................ 8

1.3.2. Importancia del manual de organización y funciones....................... 8

1.3.3. Tipos de manuales de organización .................................................. 9

II. Tipos de formatos ..................................................................................... 10

2.1. Formato de línea...................................................................................... 10

2.2. Formato de columna ............................................................................... 11

2.3. Formato de casilla ................................................................................... 12

2.4. Formato combinado o mixto ................................................................... 13

III. Referencias ............................................................................................... 14

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I. Tipos de Manuales

Las empresas en la actualidad tienen actividades complejas, es decir, tienen que

tener personal capacitado para poder ejercer esa labor, es ahí en donde entra en
función y, a la misma vez es de suma importancia, que cada elabore su manual de
cómo hacer las actividades en ellas y para ello es necesario los manuales
administrativos.

1.1. Manual de Procedimientos

(Franklin & Ceja, 2002) Afirman que los manuales de procedimientos son
documentos que registran y transmiten, sin distorsiones, la información básica
referente al funcionamiento de las unidades administrativas; además facilitan la
actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos
y el desarrollo de las funciones.
Los manuales de procedimientos permiten: uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar las
responsabilidades por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluación
y control interno y su vigilancia; la conciencia de lo empleados y en jefes acerca de
que el trabajo se está o no realizando adecuadamente; reducción de los costos al
aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que puede
auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.
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El contenido del manual de procedimientos se conformara por la siguiente

información:
1. Portada de identificación
2. Índice de manual
3. Introducción
4. Base legal
5. Objetivo del manual
6. Procedimientos

1.1.1. Objetivos

(Franklin & Ceja, 2002) Establecen que los manuales de procedimientos en su

calidad de instrumentos administrativos tienen como objetivo:
1. Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la
institución, los pestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de
las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
2. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
3. Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
4. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
5. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
6. Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.
7. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
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1.1.2. Importancia Manual de procedimientos

Los manuales de procedimiento son la mejor herramienta, idónea para plasmar el

proceso de actividades específicas dentro de una organización en las cuales se
especifican políticas, aspectos legales, procedimientos, controles para realizar
actividades de una manera eficaz y eficiente.

1.1.3. Tipos de Manual de procedimientos

Existen dos tipos de manual de procedimiento los cuales son: manual de

Procedimiento Administrativos y el contable.
(Palma, 2010)"Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de
una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los
puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación.
Según lo expuesto anteriormente podemos decir que los manuales
administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y
coordinación que permite tener la información organizada de las empresas de
acuerdo con las actividades que deben seguirse y las funciones del personal de la
entidad.
Según Greco (2007), el manual contable consiste en "normas o instrucciones sobre
prácticas, procedimientos y políticas contables en una organización que incluye el
plan de cuentas y si descripción y clasificación".
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1.2. Manual de funciones

Un manual de funciones se identifica como el documento que contiene la

especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas
que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las
atribuciones encomendadas a la organización (Franklin Fincowsky, 2009).
Ahondando un poco más en este tema, el autor Haroldo Eduardo Herrera
Monteroso en su publicación en la página web www.gestiopolis.com, menciona que
el manual de funciones en ocasiones es confundido con el manual de puestos,
debido a que muchas instituciones optan por elaborar un único manual que contiene
la información de puestos y de funciones.
Sin embargo define claramente que un manual de funciones es un
documento que contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la
descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera
funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los
especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las
características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y
responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la
organización.
Finalmente (Herrera Monteroso, 2007), recomienda que “es aconsejable
elaborar un manual para cada una de las áreas que integran la estructura
organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general
representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la
organización”
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1.2.1. Objetivos del manual de funciones

Según el autor Joaquín Rodríguez Valencia, en la actualidad, una de las estrategias

para el desarrollo de organizaciones de todo tipo y tamaño es la formalización. Esto
se refiere al grado en que un organismo social establece por escrito la estructura
organizacional, la estructura procedimental, las políticas, etc.; que guiaran el
comportamiento de los empleados.
Es necesario elaborar guías sobre la actuación individual o por
departamentos, para llevar a cabo un control adecuado dentro de la diversidad de
actividad que en la empresa se llevan a cabo. Por lo general, en la administración
pública y la privada se observa que la aplicación de la estructura orgánica, los
procedimientos y la declaración de políticas están diseñados y elaborados de
manera muy confusa y dispersa.
Los manuales son instrumentos que contienen información sistemática sobre
historia, objetivos, políticas, estructura orgánica, procedimiento de un organismo
social o de un área funcional básica que dados a conocer al personal sirven para
normar su actuación y a coadyuvar al logro de los objetivos organizacionales.

Existen diversos objetivos, entre los más sobresaliente se encuentran los

siguientes:
1. Estimular la uniformidad
2. Eliminar la conjunción
3. Reducir la incertidumbre y la duplicidad de funciones
4. Disminuir la carga de supervisión
5. Servir de base para la capacitación del personal
6. Evitar implantación de procedimientos incorrectos
7. Presentar de manera clara y concisa el trabajo que se está haciendo
en cada departamento (Rodriguez Valencia, 2012, pág. 64)
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1.2.2. Importancia del manual de funciones

Según Gilberto González Sánchez, a partir del análisis de la definición y los

objetivos de un manual de funciones, se puede determinar la importancia de los
mismos, estos son una herramienta que permiten la administración y desarrollo de
las organizaciones de las organizaciones son un canal de transmisión entre la
empresa y el personal, le ayuda al talento humano a ubicarse y orientarse acerca de
la estructura y su composición, límites de autoridad, deberes, tareas y funciones.
Se considera necesario destacar que el manual de funciones es de vital
importancia puesto que es importante en dos vías, es decir, tanto para la institución
como para el personal, esto la convierte en una herramienta necesaria para el
quehacer diario, no es algo que se utiliza esporádicamente, sino que se consulta de
manera regular.

1.2.3. Tipos de Manual por función especifica

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de

este apartado puede existen los siguientes tipos:

1. Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los

problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge
por la necesidad de coordinar el proceso de fabricación.

2. Manual de Compras: Consiste en definir el alcance, función y métodos

de compras. De preferencia debe estar escrito.
3. Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de información del trabajo de ventas.

4. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en

todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones
específicas a quienes en la organización están trabajando con dinero,
protección de bienes y suministro de información financiera.
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1. 5. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la

contabilidad. Contiene aspectos tales como: estructura orgánica
del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del
personal, manejo de registros, etc.

2. 6. Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y

normas de esta actividad. Contiene aspectos de: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

3. 7. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a

comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se
refiere a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección,
administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos
personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitación, etc.

4. 8. Manual Técnico: Presenta los principios y técnicas de una función

operacional determinada. Sirve de referencia para la unidad administrativa y

el personal responsable de una actividad.
5. 9.Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las actividades,
procesos y rutinas de un puesto específico; por lo general va dirigido a
personal con poco conocimiento de la materia, utiliza técnicas programadas
de aprendizaje y cuestionarios de autoevaluación para asegurar la
comprensión del tema
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1.3. Manual de Organización

Franklin (2009), define el manual de organización y funciones como un documento

normativo donde se describe las funciones, objetivos, características, los requisitos
y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organización, así
también un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente
en la sociedad.

1.3.1. Objetivo del manual de organización y funciones

1. Describir las funciones principales de cada dependencia u órgano

delimitando la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.
2. Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones
que le competen.
3. Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y
externas de la dependencia.
4. Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
5. Proporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y
ubicación dentro de la estructura general de la organización.
6. Facilitar el proceso de inclusión al personal nuevo, su adiestramiento y
orientación del cargo al cual ha sido asignado.

1.3.2. Importancia del manual de organización y funciones

(Rios, 2019)
1. Facilita el proceso de inducción del personal y permite el
perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades
del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de
capacitación.
2. Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de
los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
3. Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus
funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para
el cumplimiento de sus funciones.
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1.3.3. Tipos de manuales de organización

1. Manual de políticas:
El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas
por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los
límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a
alcanzar los resultados Institucionales. Toda política debe estar orientada
hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución. Este Manual puede
incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades
administrativas de la misma. Un manual de políticas es fundamental para
asegurar la uniformidad de acción de una institución

2. Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica,
sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad
organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo
necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan
quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades.
3. Manual para especialistas:
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo
de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
4. Manual del empleado:
Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que
se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la
misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos
temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla,
planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y
obligaciones, entre otros.
5. Manual de propósitos múltiples:
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en
aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confección y mantenimiento.
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II. Tipos de formatos

2.1. Formato de línea

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2.2. Formato de columna

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2.3. Formato de casilla

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2.4. Formato combinado o mixto

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III. Referencias

Franklin, E. B., & Ceja, G. G. (2002). Organización y métodos, Un enfoque

competitivo. México: McGraw Hill.
Franklin Fincowsky, E. B. (2009). Organización de Empresas tercera edición.
McGraw-Hill.
Rodriguez Valencia, J. (2012). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos.
México: Cengage Learning Editores, S.A.