PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

ACTIVIDAD PRODUCTO No 5

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia en Organización de Archivos

 Código del Programa de Formación: 134400
 Nombre del Proyecto: Apoyo en los procesos de organización de archivos de gestión y trámite
documental en unidades administrativas de entidades públicas y privadas para mejorar la consulta y
acceso a la información
 Fase del Proyecto: Hacer
 Actividad de Proyecto: Creación de una base de datos de radicados de documentación recibida y
enviada o Inventario documental.
 Competencia: Alimentar base de datos de acuerdo con procedimientos técnicos.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 01 disponer de la información para alimentar la base de datos del sistema de información
contenido/documental teniendo en cuenta la parametrización de la base de datos, normativa y
políticas institucionales.
 02 registrar la información a la base de datos, teniendo en cuenta el aplicativo, la tecnología y
la política institucional.
 03 recuperar información contenida en la base de datos, según requerimientos.
 04 verificar la información registrada en las bases de datos a partir de la generación de reportes
teniendo en cuenta los soportes documentales y la política de la empresa
 05 depurar la información inconsistente almacenada en la base de datos, de acuerdo con
soportes, estructura de bases de datos, tecnología disponible y políticas de la empresa.
 Duración de la Guía: 8 Horas (1 día)

2. PRESENTACION

Estimado aprendiz, para el mundo empresarial moderno y enfocado en la globalidad, se hace indispensable
desarrollar herramientas que favorezcan y contribuyan al desarrollo empresarial, social, y económico; por tal
motivo es necesario que cada una de sus actividades del día a día  interactúen con el uso de las nuevas
herramientas de tipo tecnológicos y sus aportes a la productividad, eficiencia y eficacia, como lo son las
bases de datos (BD), las cuales a través de sus múltiples aplicaciones y funcionalidades puede ser
utilizadas en línea desde cualquier lugar del mundo, facilitando a las PYMES muchas tareas que antes eran
dispendiosas y pocas prácticas. En el área de la gestión documental resultan indispensable contar con
Bases de Datos, que nos permitan tener el control de la información que se genera en las diferentes
entidades públicas y privadas para disponer de la información, apoyar los procesos de toma de decisiones y
agilizar sus procesos.

Extiendo nuevamente la invitación a ser proactivos en la realización de cada actividad, tanto individual como
colaborativa, que no es más que la estrategia para su aprendizaje.
 Ya que sin archivo, no hay memoria, un país sin memoria es igual
que un individuo con Alzheimer, no sabe de dónde viene ni a donde
va. (AMGP)
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad No 5

Producto No 5: Creación de una base de datos de radicados de documentación recibida y enviada o

Inventario documental.

Fecha de entrega:

Equipo Colaborativo: _________________________________

Integrantes: ______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________

Descripción de la Actividad: Desarrolla, demuestra y transfiere por medio de la Técnica Didáctica Activa
Simulación, la realización de una planilla de registro y radicación de correspondencia enviada en un
formulario en Excel.

Cada aprendiz debe visualizar el video en YouTube denominado “🤑 Como Hacer Una BASE DE DATOS EN
EXCEL 🚀 (Fácil y RÁPIDO)” video que será compartido por el instructor y que también podrán encontrar en
el siguiente link: https://www.youtube.com/watch?v=SgaZm59Bpgg

Una vez visualizado el video cada aprendiz deberá aplicar todos los pasos establecidos en él, solo que esta
vez van a cambiar los campos sugeridos por el autor por los campos que componen una Planilla de registro
y radicación de correspondencia enviada.
Campos que componen una Planilla de registro y radicación de correspondencia enviada:

1. No de Radicación (Este se puede hacer de la misma manera que se hizo el campo código en el
formulario de la Guía No 15)
2. Fecha de Envío
3. Datos del remitente:
 Dependencia
 Nombre del funcionario
4. Asunto
5. Anexos
6. Datos del Destinatario:
 Entidad
 Nombre
 Ciudad
7. Botón de Nuevo
8. Botón de Buscar
9. Botón de Registrar o Guardar
10. Botón de Ir a Base de Datos

El archivo Excel resultado de la aplicación del video debe ser enviado al instructor por el interno del
WhatsApp y posteriormente deben ser cargado a su respectiva carpeta de evidencia en el Drive.

Nota: Cada evidencia que se vaya a subir al Drive o Territorium debe estar descrita con el nombre de la
actividad a la que corresponda dicho documento, esto con el fin de facilitar su identificación y búsqueda.

Ejemplo: Prod 5- Planilla Rec Doc– Grupo x

  Tiempo Estimado: 8 Hora
 Ambiente Requerido: Virtual
 Materiales: Computadores.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Leiver Esteban Cortés Instructor Centro de Desarrollo Agroindustrial y 19/03/2021

Empresarial Regional Cundinamarca