C. DOC-GI-001 ANEXO 3 HSE HUPECOL V3

CÓDIGO DOC-GI-001
ANEXO 3
VERSIÓN 003
Seguimiento a la gestión HSEQ Fecha de Emisión 07/12/2016
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
1. OBJETIVO 4
2. ALCANCE 4
3. RESPONSABLES 5
4. DEFINICIONES 5
5. GENERALIDADES 8
5.1. GESTIÓN 8
5.2. REQUISITOS GENERALES DE HSEQ 9
5.2.1. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS 9
6. DESARROLLO 10
6.1. LIDERAZGO, ROLES, RESPONSABILIDADES Y RECURSOS 10
6.1.1. POLÍTICA GIS DE HUPECOL 10
6.1.2. POLÍTICAS HSEQ 11
6.1.3. REVISIONES POR LA GERENCIA 11
6.1.4. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES 11
6.1.5. REUNIONES HSEQ 12
6.2. EVALUACIÓN DE RIESGOS Y MEDIDAS DE CONTROL 12
6.3. REQUISITOS DE SALUD LABORAL 13
6.3.1.1. PROGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (Plan HSEQ del

Proyecto) 13
6.3.1.2. MEDICINA DEL TRABAJO, PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD 13
6.3.1.3. EXÁMENES MÉDICO OCUPACIONALES 14
6.3.1.4. SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA DE LA SALUD EN EL

TRABAJO 15
6.3.2. REGISTROS Y ESTADÍSTICAS EN SALUD 15
6.4. HIGIENE INDUSTRIAL 16
6.5. SANEAMIENTO BÁSICO 16
6.6. SUMINISTRO DE ALIMENTACIÓN 16
6.7. ORDEN Y ASEO 17

Todo documento que se encuentre fuera de la Intranet “NAS”, se considera como “Copia No Controlada”
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6.8. SEGURIDAD EN EL TRABAJO 17
6.8.1. REQUISITOS DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO 17
6.8.2. EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS DE SEGURIDAD 18
6.8.3. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DOTACIÓN 18
6.8.4. CONTROL OPERACIONAL – BUENAS PRACTICAS 19
6.8.4.1. ESTÁNDARES Y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS 19
6.8.5. SISTEMA DE PERMISOS DE TRABAJO Y ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO 20
6.8.6. TRABAJO EN ALTURAS 20
6.8.7. PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN ANTI CAÍDAS 21
6.8.8. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES, VEHÍCULOS, MAQUINAS, EQUIPOS

Y HERRAMIENTAS 21
6.8.9. INSPECCIONES 22
6.8.9.1. INSPECCIONES Y APROBACIÓN DE VEHÍCULOS, MÁQUINAS, EQUIPOS Y

HERRAMIENTAS 22
6.8.9.2. DE ÁREAS DE TRABAJO 22
6.9. INFORMACIÓN DE CASI-ACCIDENTES, INCIDENTES, ACCIDENTES Y

REPORTES 22
6.10. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 23
6.11. TRANSPORTE 24
6.11.1. TRANSPORTE POR VÍAS Y CARRETERAS 24
6.11.2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS-OPERACIONALES 25
6.11.3. TRANSPORTE DE SUSTANCIAS/MATERIALES PELIGROSOS O

CONTROLADOS 25
6.11.4. PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA 25
6.12. ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN SEGURA DE MATERIALES/SUSTANCIAS

QUÍMICAS, PELIGROSAS, CONTROLADAS Y SIMILARES 26
6.13. PLANES DE EMERGENCIA 27
6.13.1. CONTENIDO BOTIQUÍN DE EMERGENCIA 28
6.13.2. MANEJO DE EMERGENCIAS GENERALES 29
6.13.3. PLAN DE EVACUACIÓN 30
6.13.4. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS MÉDICAS 30

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6.13.5. CONTROL DE DERRAMES DE HIDROCARBUROS 31
6.13.6. SIMULACROS (Según Aplique) 31
6.13.7. SITUACIONES METEOROLÓGICAS Y AMBIENTALES ESPECIALES 31
6.14. REQUISITOS DE GESTIÓN AMBIENTAL 32
6.14.1. MARCO NORMATIVO 32
6.14.2. RESPONSABILIDADES DEL PROVEEDOR/CONTRATISTA 33
6.14.3. ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA 34
6.14.4. NORMAS ESPECÍFICAS DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL 35
6.14.5. PLAN DE ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL (PACA) 36
6.2 INFORMES DE GESTIÓN Y ESTADÍSTICAS 36
6.2.1 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 36
6.2.2 AMBIENTAL 37
6.3 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 37
6.15. AUDITORÍAS, INSPECCIONES Y DOSSIER FINAL 38
6.15.1. ENTREGA DE DOSSIER FINAL HSEQ 38
7. REGISTROS 38
8. ANEXOS 38
GIS-003-15 Directriz de ingreso a bloques de HUPECOL 38
DOC-GI-002-16 Procedimiento entrega de dossier HSE Llanos-58 38
9. CONTROL DE CAMBIOS 39
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
1. OBJETIVO
El presente documento tiene como objetivo establecer los requisitos mínimos que se deben
identificar, presentar, cumplir y mantener vigentes en materia de Salud, Seguridad y Medio
Ambiente y calidad (HSEQ), en procesos de selección de contratistas para los contratos
asignados por HUPECOL OPERATING CO LLC (de ahora en adelante se denominara para este
documento HUPECOL). Estas especificaciones no reemplazan las obligaciones de Ley que sean
aplicables, ni las especificaciones contenidas en la Invitación a Proponer, Solicitud de oferta, el
Contrato y/o la respectiva Orden.
Con este documento se asegurará, además, que los servicios contratados por los
PROVEEDOR/PROVEEDOR/CONTRATISTA de HUPECOL sean ejecutados de manera segura
para los grupos de interés y respetuosos con condiciones óptimas de trabajo, conscientes y
comprometidos con el medio ambiente, acorde a las políticas y compromisos en HSEQ de
HUPECOL, definidos contractualmente y en la ley vigente colombiana o en los países en donde
se realice la operación.
La aprobación de los requisitos contenidos en este ANEXO, será indispensable para el inicio de
las actividades del PROVEEDOR/CONTRATISTA. Por lo tanto, las disposiciones de éste anexo
deberán entenderse incorporadas en todo negocio y relación civil, comercial o laboral y servirán
de referencia para la verificación de su cumplimiento.
2. ALCANCE
HUPECOL comprometida con el cumplimiento de los requisitos legales y las políticas HSEQ
establecidas, describe y hace relación del presente ANEXO en el cual se definen los requisitos
de seguridad, salud, medio ambiente y calidad (HSEQ) los cuales se convierten en obligación
personal y contractual para el CONTRATISTA y sus trabajadores, desde el momento de la
aceptación del contrato formal del servicio (estos requisitos aplican también para los
PROVEEDORES y/o Subcontratista adscritos al contrato).
Es obligación del PROVEEDOR/PROVEEDOR/CONTRATISTA mantener los niveles adecuados

de seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y calidad diseñando ante todo las acciones
de control, prevención y mitigación tendientes a eliminar o en su defecto minimizar el riesgo de
ocurrencia de los posibles incidentes y/o accidentes (laborales, ambientales, operacionales, entre
otros), enfermedades laborales y los impactos que se puedan generan en el desarrollo de todas
las actividades descritas en el alcance del contrato y anexas a este.
Se informa al PROVEEDOR/PROVEEDOR/CONTRATISTA que las áreas asignadas por Hupecol
para el funcionamiento y desarrollo de la operación corresponden a una zonificación ambiental y
de manejo ambiental. Las cuales están previamente autorizadas por la Autoridad Nacional de
Licencias Ambientales (ANLA). Por lo que El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá cumplir con
las medidas de manejo ambiental establecidas en el Estudio de Impacto Ambiental, en los Planes
de Manejo Ambiental específicos y según corresponda la actividad, así como la licencia ambiental
durante el desarrollo de proyectos, obras o actividades.
Las disposiciones de este ANEXO para el PROVEEDOR/CONTRATISTA, rigen sin perjuicio de
cualquiera de los derechos de HUPECOL y no exonerarán al PROVEEDOR/CONTRATISTA, de
ninguna manera, de sus obligaciones y responsabilidades de conformidad con el CONTRATO o
la ley.
HUPECOL en concordancia con el alcance contractual se reserva el derecho a:
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ANEXO 3
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1. Suspender las operaciones a costo del contratista en caso de comprobarse que:

a. Se está incumpliendo con los requisitos normativos vigentes.
b. Incumplimiento en las obligaciones establecidas por la ANLA en las resoluciones
mediante las cuales se haya otorgado Licencia Ambiental para los proyectos,
obras o actividades.
c. Incumplimiento en las obligaciones establecidas en el contrato con la Agencia
Nacional de Hidrocarburos (ANH).
d. Se está incumpliendo con los compromisos HSEQ establecidos en los documentos
corporativos.
e. Se está incumpliendo con las buenas prácticas establecidas a aplicadas en el
sector hidrocarburos.
f. Se están generando o existan condiciones inseguras o subestandar.
2. Suspender o terminar el contrato cuando ocurran accidentes o incidentes HSEQ
generados por incumplimiento de las obligaciones y compromisos establecidos en este
documento y la normatividad colombiana vigente.
3. Terminar el contrato si el contratista persiste en el incumplimiento de la exigencias HSEQ
o en caso de:
a. Evidenciar una actitud negligente hacia los estándares HSEQ.
b. Se generen daños serios o irremediables al medio ambiente, infraestructura y/o
trabajadores.
c. No hay cumplimiento de los planes de acción establecidos para corregir prácticas,
hallazgos o condiciones inseguras identificadas.
De igual forma, se cumplirán todos los tratados internacionales, decisiones de la Comunidad

Andina de Naciones, protocolos internacionales y convenciones de la OIT aprobadas y ratificadas
por Colombia.
3. RESPONSABLES
Es deber de cada jefe de proceso y/o administradores de contrato hacer cumplir este documento
a los contratistas y proveedores que aplique.
Los Profesionales HS, Ingeniero HS, Ingeniero HSE, Médico: Divulgar a las partes interesadas y
monitorear el cumplimiento y ejecución del presente documento.
PROVEEDOR/PROVEEDOR/CONTRATISTA: Cumplir con lo estipulado en el presente

documento
4. DEFINICIONES
Para una mejor comprensión del contenido del presente documento, se deben tener en cuenta
las siguientes definiciones tomadas de la normatividad actual.
a. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable.
b. Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización
en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.
c. Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable.
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d. Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la

organización o actividad que la organización ha determinado como no rutinaria por su baja
frecuencia de ejecución.
e. Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización,
se ha planificado y es estandarizable.
f. Administrador del Contrato/Servicio: Es el empleado de HUPECOL que, en cada
Contrato de Prestación de Servicios, Orden de Compra u Orden de Servicios, actúa como
intermediario entre la compañía y el Contratista o Proveedor y es el responsable de hacer
seguimiento a la correcta ejecución del Contrato de Prestación de Servicios, Orden de
Compra u Orden de Servicios y se encargará de informar a los Profesionales en compras
y en Logística respectivamente, cuando se pueden cerrar las diferentes órdenes y
contratos para no dejar saldos y compromisos abiertos.. En los Contratos marco se podrán
designar varios administradores de contrato, dependiendo del número de áreas que
requieran los servicios.
g. Almacenamiento. Es el depósito temporal de residuos o desechos peligrosos en un
espacio físico definido y por un tiempo determinado con carácter previo a su
aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final.
h. Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
i. Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido
por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente
para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también
daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la prestación
de servicios y los recursos ambientales.
j. Auto-reporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador
o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de
seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo.
k. Accidente de Trabajo : La ley 1562 de 2012 artículo 3, define el accidente laboral de
la siguiente forma:
“Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión
del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes
del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún
fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de
los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la
función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el
accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de
actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en
representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores
de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión”.
l. Análisis de trabajo seguro (ATS): Metodología de análisis de riesgos documentada,
mediante la cual las personas involucradas en una actividad, se reúnen en la planeación
de la misma, para analizar la secuencia ordenada de los pasos que demande su
ejecución, identificando los peligros asociados, estableciendo las consecuencias de la
liberación de los mismos, definiendo los controles requeridos, y especificando el
responsable por cada uno de éstos, con el propósito de llevar el riesgo de ejecución a un
nivel mínimo.
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
m. Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a
través de los siguientes pasos:
 Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los
trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden
mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas.
 Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
 Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están
consiguiendo los resultados deseados.
 Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la
seguridad y salud de los trabajadores.
n. Contratista: Es el tercero a quien se la ha adjudicado un Contrato de Prestación de
Servicios u Orden de Servicio.
o. EPP: Elementos de Protección Personal.
p. GIS: Gerencia Integral de Sostenibilidad.
q. HSEQ: Para efectos del presente anexo, HSEQ se entenderá como: Seguridad y Salud
en el Trabajo, Medio Ambiente y Gestión de calidad.
r. Incidente: Evento o cadena de eventos no planeados, no deseados y todos previsibles
que generaron (accidente) o que, bajo circunstancias ligeramente diferentes, pudieron
haber generado (casi-accidente): lesiones, enfermedades o muerte a las personas, daño
a los bienes, al medio ambiente, a la imagen de la Empresa y/o a la satisfacción del cliente.
Se presenta por la coincidencia en el tiempo y en el espacio de varias fallas de control.
s. Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las
características de este.
t. Impacto ambiental: Cualquier alteración en el medio ambiente biótico, abiótico y
socioeconómico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido
al desarrollo de un proyecto, obra o actividad.
u. Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos,
políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y
necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo.
v. Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación
del SG-SST.
w. Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el periodo
definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios
del programa o del sistema de gestión.
x. Licencia Ambiental. De acuerdo al Art. 3 del Decreto 2820 establecido por el Ministerio
de Ambiente y Desarrollo Territorial, la Licencia Ambiental, es la autorización que otorga
la autoridad ambiental competente para la ejecución de un proyecto, obra o actividad, que
de acuerdo con la ley y los reglamentos pueda producir deterioro grave a los recursos
naturales renovables o al medio ambiente o introducir modificaciones considerables o
notorias al paisaje.
y. Matriz para evaluación de riesgos: Por sus siglas en inglés “Risk Assessment Matriz”;
Herramienta para la evaluación de los riesgos y para su clasificación.
z. MEDEVAC: Plan de Evacuación Médica.
aa. Medida de Compensación: Son las acciones dirigidas a resarcir y retribuir a las
comunidades, las regiones, localidades y al entorno natural por los impactos o efectos
negativos generados por un proyecto, obra o actividad, que no puedan ser evitados,
corregidos o mitigados.
bb. Medidas de Mitigación: Son las acciones dirigidas a minimizar los impactos y efectos
negativos de un proyecto, obra o actividad sobre el medio ambiente.
cc. Medidas de Prevención: Son las acciones encaminadas a evitar los impactos y efectos
negativos que pueda generar un proyecto, obra o actividad sobre el medio ambiente.
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
dd. PACA: Plan de Acción de Cumplimiento Ambiental.

ee. Plan de Manejo Ambiental: Es el conjunto detallado de medidas y actividades que,
producto de una evaluación ambiental, están orientadas a prevenir, mitigar, corregir o
compensar los impactos y efectos ambientales debidamente identificados, que se causen
por el desarrollo de un proyecto, obra o actividad. Incluye los planes de seguimiento,
monitoreo, contingencia y abandono según la naturaleza del proyecto o actividad.
ff. Peligro: El decreto 1072 de 2015, define peligro de la siguiente forma:
Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en
los equipos o en las instalaciones.
gg. Pliego de Condiciones o Términos de Referencia. Documento en el que se consigna
el conjunto de requerimientos jurídicos, financieros, técnicos y económicos que se
establecen para una contratación. Está integrado por las condiciones genéricas de la
contratación y las condiciones específicas de la contratación.
hh. Profesional HSE. Es el funcionario designado por el funcionario autorizado, o quien fuere
contratado por HUPECOL para que verifique y controle las obligaciones emanadas de un
contrato, de manera que éste cumpla su finalidad, dentro del plazo previsto y el
presupuesto asignado. Es la persona que hace interfaz y coordina con el contratista, el
día a día o con la frecuencia que se necesite.
ii. Proveedor/contratista: Es el tercero a quien se la ha adjudicado una Orden de
Compra/Servicio o contrato.
jj. Residuo. Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se
encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en
recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus
propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o porque
la legislación o la normatividad vigente así lo estipula.
kk. Residuo peligroso. Es aquel residuo o desecho que por sus características
corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede
causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera
residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado
en contacto con ellos.
ll. Riesgo: El decreto 1072 de 2015, define peligro de la siguiente forma: Combinación de la
probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad
del daño que puede ser causada por estos.
mm. Trabajos de Alto Riesgo: son todas las actividades que por su naturaleza o lugar
donde se realiza, implica la exposición o intensidad mayor a las normalmente presentes
en la actividad rutinaria las cuales pueden causar accidentes laborales severos y en
muchas ocasiones, mortales. Las que se catalogan como tal son: trabajos en alturas,
trabajos en espacios confinados, trabajos en caliente, trabajos con energías peligrosas y
trabajos con sustancias químicas peligrosas.
5. GENERALIDADES
5.1. GESTIÓN
Partiendo del proceso PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), el PROVEEDOR/CONTRATISTA
se deberá ajustar a este proceso en lo descrito en este documento y a las actividades HSEQ a
desarrollar durante la duración del contrato, ya sean estas directas o indirectas y el
funcionamiento de sus subcontratistas y proveedores. De igual forma, deberá seguir el proceso
en relación a la gestión documental relacionados con los soportes que deberá mantener para su
archivo y entregar a HUPECOL como parte de la ejecución el contrato.
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
Los PROVEEDORES/PROVEEDOR/CONTRATISTAS y subcontratistas cuyos servicios

constituyan actividades propias de la industria del petróleo (Decreto 3164 de 2003 del Ministerio
de Minas y Energía), obras civiles, actividades de riesgo III a V según el Decreto 1607 de 2002
del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y/o las contenidas en el Decreto 2090 de 2003 del
Ministerio de la Protección Social, deberán tener implementado y en funcionamiento un sistema
de gestión en HSEQ con base en los requisitos del RUC operado por el Consejo Colombiano de
Seguridad. Los PROVEEDOR/PROVEEDOR/CONTRATISTA deberán acreditar un puntaje del
RUC, mínimo del 85%. En caso de no contar con el RUC, el PROVEEDOR/CONTRATISTA podrá
remplazar este requisito por la certificación de su sistema de gestión en HSEQ bajo las dos
Normas Técnicas Colombianas NTC-OHSAS 18001 y NTC-ISO 14001 vigentes.
5.2. REQUISITOS GENERALES DE HSEQ
5.2.1. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

El PROVEEDOR/CONTRATISTA en lo relacionado con seguridad salud en el trabajo medio
ambiente y calidad deberá dar estricto cumplimiento a:
 Legislación colombiana vigente en aspectos HSEQ (leyes, decretos, resoluciones,

reglamentos, licencias ambientales, permisos, autos, jurisprudencias etc.).
 Otros requisitos derivados de estándares técnicos nacionales e internacionales vigentes
del sector, en los casos que exista una ausencia en el marco legal.
 Compromisos que surjan de la aplicación de acciones correctivas o preventivas y en
general las derivadas de proceso de mejoramiento continuo.
 Contrato contractual con la ANH
 Compromisos contractuales con HUPECOL.
En caso de existir incumplimiento en alguno de los aspectos mencionados anteriormente, el

PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá asegurar de forma inmediata las acciones correctivas
necesarias, asumiendo todos los costos que esta pueda conllevar.
Para poder iniciar los trabajos, el PROVEEDOR/CONTRATISTA debe entregar los siguientes
documentos al funcionario encargado de los trámites contractuales como requisitos legales:
5.2.1.1. PROVEEDORES
 Afiliación al sistema de riesgos laborales ARL, al sistema de salud EPS, al sistema de
pensiones AFP y/o el registro de pago del respectivo periodo de la seguridad social del
personal que ya este afiliado al sistema. Así mismo el soporte del pago de los respectivos
parafiscales (SENA, ICBF, FIC, Cajas de Compensación Familiar) del periodo.
5.2.1.2. CONTRATISTAS
 Afiliación al sistema de riesgos laborales ARL, al sistema de salud EPS, al sistema de
pensiones AFP y/o el registro de pago del respectivo periodo de la seguridad social del
personal que ya este afiliado al sistema. Así mismo el soporte del pago de los respectivos
parafiscales (SENA, ICBF, FIC, Cajas de Compensación Familiar) del periodo.
 Inclusión en la Póliza de Colectivo de Vida y Accidentes Personales de cada uno de los
trabajadores.
 Reglamento de higiene y seguridad industrial de la firma contratista
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
 Reglamento de trabajo (actualizado según lo dispuesto en la Ley 1010 de 2007)

 Registro de conformación del comité de convivencia laboral (Res. 1356 de 2012)
 Registro de conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
(COPASST) o del vigía laboral.
 Registro de inducción HSEQ. (Inducción HSEQ interna de cada
PROVEEDOR/CONTRATISTA)
 Permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra (p. Ej., explotación y
operación de canteras y compra de madera).
Una vez aceptados los documentos anteriores (SEGÚN APLIQUE PARA CADA
PROVEEDOR/CONTRATISTA), el responsable HSEQ de HUPECOL gestionará el carnet de
ingreso de la siguiente manera:
1. Se revisará la documentación con lista de chequeo a cada PROVEEDOR/CONTRATISTA
para validar y emitir el visto bueno respectivo.
2. Realización de la Inducción HSEQ y ASUNTOS EXTERNOS (ver anexos 4 Seguridad
Física y 5 lineamientos de relacionamiento con grupos de interés) (políticas de la
compañía y requisitos de seguridad, salud, medio ambiente, relaciones con la comunidad
y aseguramiento y logística especificados dentro de este documento) por parte de LA
EMPRESA hacia el personal del PROVEEDOR/CONTRATISTA.
3. Emisión del carnet de ingreso
6. DESARROLLO
6.1. LIDERAZGO, ROLES, RESPONSABILIDADES Y RECURSOS
6.1.1. POLÍTICA GIS DE HUPECOL

HUPECOL OPERATING CO. LLC es una organización dedicada a la exploración, explotación y
transporte de hidrocarburos, comprometida con la protección, preservación y conservación del
medio ambiente, mediante el control, mitigación o compensación ante la contaminación ambiental
que se puedan generar dentro de sus actividades; así como con la prevención de lesiones y
enfermedades relacionadas con sus riesgos laborales, mediante la identificación de peligros,
evaluación, valoración y control de los riesgos, entre los cuales se resaltan sus riesgos prioritarios
(Trabajo en alturas, seguridad vial, mecánico, químico, biomecánico), controlándolos mediante
los programas de gestión y los sistemas de vigilancia Epidemiológica definidos por la
organización; buscando a su vez la mitigación del impacto socio-ambiental y los daños a la
propiedad que se puedan causar durante el desarrollo de la actividad económica de la compañía.
La alta gerencia se compromete a suministrar los recursos necesarios para proteger la seguridad
y salud de todos los trabajadores, así como la implementación, desarrollo y mejora continua de
la eficacia del sistema de gestión integrado y el desempeño del mismo, en cada uno de los
procesos, así como el cumplimiento de los principios de las buenas prácticas sociales (Respeto,
Responsabilidad y Autorregulación), generando los lineamientos en la responsabilidad social
empresarial e involucrando a las partes interesadas; garantizando el cumpliendo con los
requerimientos de la legislación colombiana, de nuestros clientes y de otra índole.
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
Esta política es mantenida y actualizada de acuerdo con el cumplimiento de los objetivos y metas
establecidos por la empresa, así como se comunica a las partes interesadas para su aplicación
según sea el caso.
Está política es de obligatorio cumplimiento en todos los centros de trabajo y para todos los
trabajadores, independiente de su forma de, contratación o vinculación, incluyendo los
contratistas, subcontratistas y visitantes de Hupecol.
6.1.2. POLÍTICAS HSEQ

Las políticas HSEQ deben ser difundidas y conocidas por todos los trabajadores del
PROVEEDOR/CONTRATISTA que van a prestar los servicios incluyendo subcontratistas y
proveedores, para evidenciar su ejecución es necesario asegurar los registros que soporten el
proceso.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá suministrar los recursos (técnicos, humanos y

financieros) necesarios para la ejecución de las actividades HSEQ en cada una de las fases del
contrato.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá contar con políticas específicas de:
 Corporativa de HSEQ
 No bebidas alcohólicas, sustancias psicoactivas y tabaquismo
 Responsabilidad social empresarial.
 Uso de medios de transporte
6.1.3. REVISIONES POR LA GERENCIA

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá registrar y ejecutar las revisiones gerenciales y visitas
gerenciales periódicas al área del proyecto que aseguren el compromiso del
PROVEEDOR/CONTRATISTA con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos HSEQ de
su Sistema de Gestión.
6.1.4. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES

El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe garantizar la disponibilidad de todos los recursos
necesarios (técnicos, de herramientas, infraestructura, humanos, administrativos y de otra índole)
para el óptimo desarrollo y ejecución del plan HSEQ del proyecto.
Los temas de HSEQ son responsabilidad de la línea de gerencia y requieren la participación

activa de todos los niveles de gerencia y supervisión. La gerencia del
PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá demostrar un compromiso visible con los temas de HSEQ
y promover la realización y consecución de los objetivos en HSEQ.
Se debe garantizar una estructura organizacional (coordinador HSEQ, supervisores de campo

HSEQ) de soporte licencia en salud y seguridad en el trabajo y ambiental de acuerdo con el
número de empleados, lugar donde preste los servicios, frentes de trabajo, tipo de actividad a
desarrollar y magnitud y riesgo de la actividad.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe garantizar el siguiente perfil para los cargos establecidos

en el organigrama propuesto (SEGÚN APLIQUE):
 Coordinador HSEQ: Encargado del desarrollo e implementación del plan de HSEQ en

sitio, profesional de salud ocupacional, ingeniero o en áreas afines con especialización en
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ANEXO 3
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alguna de las áreas de HSEQ (con licencia en Salud y seguridad en el trabajo) con
experiencia específica mínima de 5 años en proyectos similares de la industria petrolera.
 Supervisor HSEQ: Encargado de la ejecución del plan HSEQ de campo, tecnólogo en
higiene y seguridad industrial (con licencia en Salud y seguridad en el trabajo) o
profesional en ambiental con experiencia específica mínima de 3 años en proyectos
similares de la industria petrolera, en los frentes de trabajo críticos.
 Supervisor Ambiental: Ingeniero ambiental, u otra profesión afín con especialización
ambiental de acuerdo a las necesidades, con experiencia específica mínima de 3 años en
proyectos similares de la industria petrolera.
 Médico o enfermero, con licencia y cursos de soporte vital (ACL/ ATLS / BLS) en caso que
sea pertinente.
Las hojas de vida de estos representantes deberán ser entregadas a HUPECOL para su
revisión y aprobación, antes de iniciar las actividades.
6.1.5. REUNIONES HSEQ

Se hará una reunión quincenal, específicamente dedicada a temas de HSEQ, entre HUPECOL y
la representación HSEQ del PROVEEDOR/CONTRATISTA. Se levantarán actas de esas
reuniones por parte de los profesionales GIS de HUPECOL.
Además de las reuniones normales, el PROVEEDOR/CONTRATISTA o HUPECOL podrán
convocar reuniones especiales cuando se trate de operaciones especiales de construcción o
instalación, para tratar la identificación de riesgos y la evaluación de los mismos, en lo que
respecta a la operación y/o relacionados con las posibles consecuencias. Estas reuniones
deberán incluir cuando menos al personal clave encargado de las operaciones.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe realizar y entregar el registro de las reuniones de
COPASST mensual según lo dispone la legislación en este tema.
Se realizarán charlas de seguridad pre-turno y también para actividades especiales para
garantizar que todos los operarios tengan conocimiento del uso correcto de las herramientas y
equipos, para familiarizar a todo el personal con las operaciones que se llevarán a cabo. Se
mantendrá un registro de la fecha, el tema y la asistencia relacionado con estas sesiones.
6.1.6. EVALUACIÓN DE RIESGOS Y MEDIDAS DE CONTROL
Asegurar la disponibilidad a HUPECOL de los siguientes documentos actualizados que

corroboran la evaluación de riesgos HSEQ y las medidas de control aplicables:
a. Programa de seguridad y salud en el trabajo

b. Panorama de riesgos de las actividades a ejecutar.
c. Matriz de EPP
d. Matriz de aspectos e impactos ambientales.
e. Matriz de requisitos legales HSEQ.
f. Plan de acción y cumplimiento ambiental (PACA).
g. Plan de emergencias y análisis de vulnerabilidad.
Igualmente, el PROVEEDOR/CONTRATISTA se compromete a que personal competente en

HSEQ realizará auditorías semestrales en campo para identificar oportunidades de mejoramiento
que reduzcan la exposición a riesgos de todos sus trabajadores, al medio ambiente y a la
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
comunidad relacionada con las actividades objeto del contrato. El PROVEEDOR/CONTRATISTA

deberá documentar dichas visitas y enviar los registros correspondientes a HUPECOL.
6.2. REQUISITOS DE SALUD LABORAL
6.2.1. PROGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (Plan HSEQ del

Proyecto)
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá elaborar un programa de seguridad y salud en el trabajo
(plan HSEQ del proyecto) con los siguientes elementos:
1. Subprograma de Medicina preventiva y del trabajo

2. Subprograma de Higiene
3. Subprograma de Seguridad Industrial
Cada subprograma deberá contar con un cronograma de actividades el cual deberá ser
actualizado según el desarrollo del contrato. Debe contar con una matriz de capacitación
relacionada con el citado cronograma en el cual se especifiquen los temas a tratar acordes a los
riesgos expuestos. Así mismo, este deberá ser evaluado periódicamente (una vez al mes) y se
deberán tener en cuenta los indicadores cobertura y cumplimiento, para la evaluación de su
desempeño.
6.2.2. MEDICINA DEL TRABAJO, PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá tener documentos y registros que evidencien la
oportuna implementación de todos los sistemas que contemplen la prevención, diagnóstico y
tratamiento de enfermedades de acuerdo a la identificación de los riesgos de salud pública de la
región en la que ejecute las actividades objeto del contrato. El PROVEEDOR/CONTRATISTA y
sus Subcontratistas deberán aplicar los esquemas necesarios de acuerdo a los riesgos de
enfermedad endémica y salud pública de la región del lugar de ejecución del objeto del contrato
u orden. En vacunación, como mínimo, a todas las personas que ingresen a alguno de los
campos se les deben aplicar las vacunas contra la fiebre amarilla y el tétanos (cobertura e
inmunización de acuerdo a los protocolos). Para el personal de salud y personas que tengan
contacto con alimentos o residuos biológicos, además de las anteriores, se requiere la vacuna
contra la Hepatitis B (esquema completo). Sistema de Medicina Preventiva y del Trabajo.
EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe planear la ejecución de sistemas para la identificación y

control de problemas de salud relacionados con los riesgos relevantes identificados en su matriz
de riesgos y con las enfermedades endémicas de la región. Sobre los riesgos relacionados con
la región. EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe contemplar la prevención, el diagnóstico y
tratamiento de enfermedades y lesiones relevantes, entre las que deben considerarse las
siguientes:
 Enfermedades relacionadas con el objeto del contrato, es decir aquellas

relacionadas con el manejo, uso, operación, transporte y exposición a sustancias
químicas o radiactivas (si aplica).
 Enfermedades transmitidas por el agua y los alimentos: Amebiasis, hepatitis A,

parasitismos intestinales y gastroenteritis bacterianas.
 Enfermedades transmitidas por picadura de insectos: Se debe dar inducción a todo

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el personal sobre la prevención de la picadura y de la transmisión según el tipo de

vector que circula por el área de influencia).
 Enfermedades de transmisión sexual: EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe

realizar planes de promoción de la salud y prevención.
 Prevención de las mordeduras de animales (Ofidios, roedores entre otros).
 Promoción de Estilos de vida Saludables.
 Enfermedades endémicas inmunoprevenibles (Fiebre Amarilla y Tétanos, opcional

Hepatitis A y Fiebre Tifoidea).
Estará prohibido fumar durante cualquier área de trabajo de HUPECOL. El

PROVEEDOR/CONTRATISTA será responsable de cualquier incumplimiento de este requisito
por parte de su personal y del personal de sus subcontratistas.
No estará permitido el uso de narcóticos, sustancias psicoactivas y/o alcohol en ningún sitio de
trabajo. Tampoco se permite llegar a laborar bajo los efectos de ellos. Para ejecutar esta medida
preventiva, el PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá garantizar un control adecuado por medio
de la ejecución de pruebas de alcohol en aliento (bafometrias) de manera aleatoria y obligatoria
para los cargos que ejecuten tareas críticas y de alto riesgo (operadores de equipos, personal
para trabajo en alturas y espacios confinados entre otros), así mismo si se sospecha de que algún
trabajador está bajo influencia de drogas psicotrópicas se ejecutara la respectiva prueba. El
equipo con el que se ejecuten las bafometrias deberá tener su registro de calibración vigente.
6.2.3. EXÁMENES MÉDICO OCUPACIONALES

El PROVEEDOR/CONTRATISTA documentará y registrará los exámenes médicos
ocupacionales, que realice a su personal, así como su frecuencia y parámetros adicionales
necesarios. Se deben presentar en el subsistema de medicina preventiva los criterios de aptitud
para el personal según los riesgos de los cargos. Los exámenes (ingreso, periódicos, reubicación,
comisión, retiro, pos incapacidad) deben ser realizados a todo el personal, por un médico
especialista en salud laboral con licencia vigente y conocedor de las labores que cada trabajador
realiza, acordes a los profesiogramas y perfiles para cada cargo, dando cumplimiento a la ley.
Los exámenes de ingreso y egreso deben practicarse a todas las personas que trabajen para el
objeto del contrato, incluyendo subcontratistas sin importar el tiempo de duración del trabajo y
deberá mantener disponibles los certificados médicos y el listado de recomendaciones y
restricciones de sus trabajadores, con sus sistemas de vigilancia y monitoreo cuando lo ameriten.
Los exámenes médicos de egreso por ser opcionales, deben ir con la comunicación por parte del
contratista a realizarlo y la firma del trabajador en caso que este rechace la realización del mismo.
También deberán mantener disponibles los conceptos de aptitud médica para trabajo en altura
donde especifique la valoración de acuerdo a la Resolución 1409 de 2012. Para los exámenes
periódicos se debe hacer un monitoreo de los efectos sobre la salud de acuerdo con los factores
de riesgo identificados para cada persona. EL PROVEEDOR/CONTRATISTA y sus
Subcontratistas deberán exponer los Sistemas establecidos de acuerdo al diagnóstico de salud
de su población trabajadora y a su Matriz de Peligros y Riesgos, según lo establecido en el artículo
18 de la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social.
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El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá realizar dichos exámenes médicos ocupacionales por

su cuenta y deberá demostrar y entregar a HUPECOL cuando los requiera:
a. El certificado de aptitud laboral del personal que va a desarrollar actividades en el

desarrollo del contrato.
b. licencia en salud laboral vigente de la IPS que realiza los exámenes, licencias de los
médicos a cargo de los mismos.
c. Los certificados de habilitación acorde a las exigencias de la Secretaría de Salud de la
ciudad donde se encuentre la IPS.
6.2.4. SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA DE LA SALUD EN EL

TRABAJO
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá documentar e implementar un(os) Sistema(s) de
gestión, SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA DE LA SALUD EN EL TRABAJO para
ruido, riesgo cardiovascular (Estilos de vida saludables), riesgo psicolaboral, ergonómico,
sustancias químicas o los que apliquen para su actividad, para lograr sus objetivos de HSEQ
establecidos dentro la ejecución del Contrato. Así mismo, deberá utilizar como guía para la
ejecución de dichos sistemas. Las guía de atención integral de salud y seguridad basada en la
evidencia GATISS definidas por el Ministerio de Protección Social.
6.2.5. REGISTROS Y ESTADÍSTICAS EN SALUD

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá tener documentado y actualizado un sistema de
registros, indicadores y estadísticas de:
a. Objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo, firmados por el
empleador.
b. Responsabilidades asignadas en el sistema de gestión en SST.
c. Identificación anual de peligros y evaluación y valoración de riesgos
d. Informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población
trabajadora y según los lineamientos de los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica de la
Salud en el Trabajo en concordancia con los riesgos existentes en la organización.
e. Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo de la empresa, firmado por el
empleador y el responsable del SG-SST.
f. SISTEMA de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo, así como su
cumplimiento incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los
trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
g. Procedimientos e instructivos internos en SST.
h. Registros de entrega de equipos y elementos de protección individual.
i. Registro de entrega de protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y
demás instructivos internos de SST
j. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST y las actas de
reuniones o la delegación del Vigía en SST y los soportes de sus actuaciones.
k. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales de acuerdo a la normatividad vigente.
l. La identificación de amenazas junto con la evaluación de vulnerabilidad y sus
correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta a emergencias (incluido
el MEDEVAC).
m. Registro y estadísticas de Primeros auxilios y atenciones en salud.
n. Los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica de la Salud en el Trabajo, incluidos los
resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los
monitoreos biológicos, si esto aplica según priorización de los riesgos.
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VERSIÓN 003
o. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos

ejecutadas.
p. La matriz legal actualizada que contemplen las normas del sistema general de riesgos
laborales que le apliquen a la empresa, junto con su matriz de cumplimiento.
q. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.
r. Avance de los indicadores empleados en el Sistemas de Vigilancia Epidemiológica de la
Salud en el Trabajo y sus Subsistemas.
s. Demás indicadores establecidos en la normatividad del SG-SST
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá implementar un plan de acción resultado del análisis

estadístico. Esto deberán contemplar como mínimo (Dando alcance según lo que aplique):
a. Análisis de causalidad (causa raíz).
b. Acciones preventivas y correctivas.
c. Fechas de ejecución
d. Evidencia y cierre de actividades.
6.3. HIGIENE INDUSTRIAL

El PROVEEDOR/CONTRATISTA realizará evaluaciones higiénicas, según los riesgos
identificados de acuerdo a las actividades ejecutadas o a la fase en la que se encuentra. Los
equipos utilizados en dichas evaluaciones deben contar con certificados de calibración.
EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe identificar los riesgos relacionados con las actividades

del contrato y presentar los planes para su control, estructurados en programas de vigilancia
epidemiológica, incluyendo actividades de promoción de la salud y capacitación; dichas
actividades deben quedar consignadas en el cronograma de actividades. Debe considerarse la
exposición a químicos (BTEX), ruido, vibración y polvo.
6.4. SANEAMIENTO BÁSICO

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá asegurar que todo su personal mantendrá óptimos
estándares de saneamiento básico e higiene en el desarrollo de su trabajo y/o actividad.
Es responsabilidad del contratista proveer el agua potable requerida por sus trabajadores para
hidratación u otras acciones. En este caso, el contratista, deberá contar con el registro sanitario
del producto suministrado expedido por la autoridad respectiva.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá instalar y mantener en condiciones salubres,

dispositivos sanitarios adecuados en las instalaciones temporales y/o permanentes que
establezca o en las cuales desarrolle actividades relacionadas con el objeto del contrato.
En sus instalaciones el PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá contar con los criterios higiénicos

sanitarios acordes a las regulaciones de la secretaria de salud correspondiente y a la
normatividad respectiva, que garanticen condiciones seguras y adecuadas de saneamiento
básico.
6.5. SUMINISTRO DE ALIMENTACIÓN

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá garantizar y asegurar que los alimentos y en las
instalaciones, medios de transporte y en general las actividades relativas directa e indirectas al
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
suministro de alimentación, deben contar con adecuadas condiciones higiénico sanitarias que
prevengan riesgos asociados a su preparación, manipulación, transporte, almacenamiento, etc.
HUPECOL hace exigible al PROVEEDOR/CONTRATISTA el cumplimiento de los siguientes

requisitos, aplicables según el tipo y nivel de preparación del alimento:
a. Licencia sanitaria de funcionamiento y/o transporte.

b. Personal con certificación vigente como manipulador de alimentos.
c. Programa de prevención y control de plagas y vectores (Ej.: Insectos, roedores, rastreros,
etc.), en empresas debidamente acreditadas.
d. Esquema de control de vapores, olores, humos, calor y hongos.
e. Materiales de fácil limpieza, reparación, removibles y anticorrosivos.
f. Espacios adecuados para gestión de residuos, control de condiciones higiénico sanitarias
y que prevengan la contaminación en áreas de manipulación/producción.
g. Instalaciones que cumplan con los códigos y reglamentos técnicos respectivos,
especialmente las: hidráulicas, sanitarias, eléctricas y de manejo de combustibles. Así
mismo, en sitios que no causen una posible contaminación de los alimentos.
h. Preservar las condiciones de temperatura, humedad, almacenamiento y manipulación que
garanticen la conservación y prevengan la contaminación cruzada y/o descomposición
delos alimentos.
i. Programa de saneamiento básico, que incluya: Desinfección y limpieza de áreas, equipos,
instrumentos y utensilios en general; mantenimiento preventivo; entre otros. Adjuntando
los procedimientos específicos para esta labor.
j. Las paredes y techos deben evitar la acumulación de polvo, suciedades y ser de fácil
limpieza. En todos los casos libres de compuestos o materiales que generen sustancias o
contaminantes tóxicos.
k. Los drenajes y otras aberturas en paredes o techos, deben estar protegidas de tal forma
que impidan la entrada de insectos, plagas y otros animales.
l. Deben contar con un servicio de recolección, tratamiento y disposición de aguas
residuales domésticas y residuos sólidos, adecuados según las fichas ambientales
respectivas.
m. Verificación de condiciones físicas, químicas y/o biológicas de materias primas y/o
alimentos, que prevengan los riesgos de contaminación
.
6.6. ORDEN Y ASEO

El PROVEEDOR/CONTRATISTA en todos los frentes de obra y otros sitios donde desarrolle
actividades de interés para HUPECOL deberá disponer de una brigada o cuadrilla de limpieza,
orden y aseo, enfocada la conservación de locaciones e instalaciones.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá establecer procedimientos, estándares u otros que

garanticen a HUPECOL que las locaciones e instalaciones donde desarrollara actividades
aseguren el orden y aseo permanentemente. Se debe garantizar que la brigada o cuadrilla cuente
con tareas definidas, un número de miembros suficientes y la capacitación que permite el éxito
de lo establecido en este ítem.
6.7. SEGURIDAD EN EL TRABAJO
6.7.1. REQUISITOS DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá presentar a HUPECOL el Subprograma de Seguridad

Industrial que aplique para las actividades a desarrollar objeto del contrato y que corresponden
con la Matriz de riesgos presentada. Al inicio y durante la ejecución de actividades si se requiere
realizar algún cambio o actualización, esta situación deberá ser informado a HUPECOL para su
correspondiente validación y posteriormente deberá ser socializado y ajustado por el
PROVEEDOR/CONTRATISTA, quien tendrá disponible todos los registros a HUPECOL cuando
lo requiera.
6.7.2. EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS DE SEGURIDAD

Antes del inicio de actividades, el PROVEEDOR/CONTRATISTA presentará a HUPECOL la
forma como ejecutará los respectivos planes y programas para controlar los riesgos particulares.
Si al inicio encuentra riesgos adicionales no incluidos, deberá informar dicha situación a
HUPECOL para su respectiva validación.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA, además de los planes generados en su análisis de riesgos y

en concordancia con un plan de acción, entregara a HUPECOL los siguientes planes y programas
para el control de los siguientes riesgos, si aplican en su operación:
a. Conducción de vehículos.(manejo defensivo)

b. Gestión de sustancias peligrosas.
c. Gestión de revisiones pre operacionales.
d. Uso apropiado de guardas.
e. Manejo e izaje de carga.
f. Energías Manejo de energías peligrosas
g. Trabajos eléctricos especialmente cuando se requiere de bloqueo.
h. Trabajos en zonas no intervenidas.
i. Trabajos en altura.
j. Trabajos en espacios confinados
6.7.3. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DOTACIÓN

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá cumplir con el suministro, reposición y control de los
elementos de protección personal para todos sus trabajadores de conformidad con la
normatividad vigente y de acuerdo con los riesgos identificados en la correspondiente evaluación.
Así mismo, debe garantizar y asegurar el cumplimiento de las normas de calidad nacional e
internacional requeridas para cada uno de los elementos. Dichos elementos deben cumplir con
las normas de calidad internacionales:
• Cascos de seguridad Norma ANSI Z-89.2, Icontec o equivalentes

• Protección facial y ocular Norma ANSI Z-87, Icontec o equivalentes.
• Protección auditiva norma ANSI Z-3.19, Icontec o equivalentes
• Protección respiratoria Norma NIOSH, MSHA, Icontec o equivalentes.
• Ropa protectora norma OSHA, Icontec o equivalente
• Protección para las manos norma OSHA, Icontec o equivalentes
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá tener en cuenta los siguientes criterios mínimos para la

elaboración o actualización de su programa de elementos de protección personal:
a. Identificar cuáles son los factores de riesgo presentes de acuerdo a las actividades
ejecutadas. (Consignados en el PFR).
b. Identificar los elementos de protección personal utilizados, uso y mantenimiento.
c. Determinar de acuerdo a cada función desarrollada cuales son los elementos de
protección requeridos, especificando las características técnicas de cada uno.
d. Establecer fichas o registros de entrega para los elementos protección personal en donde
se observe las características, tiempo útil, fecha de entrega.
e. Establecer programa de capacitación a los empleados que requieren elementos de
protección personal sobre la importancia de su uso adecuado, limpieza y mantenimiento.
f. Establecer programa para la inspección de estado y uso de los elementos de protección
personal suministrados.
HUPECOL hace exigible al PROVEEDOR/CONTRATISTA los siguientes requisitos mínimos:
a. Matriz de EPP (Elementos de protección personal) que indique clase, requisitos técnicos,
instrucciones de uso, periodos de reposición, esquema de control y mecanismo de
disposición final.
b. Se debe contar con todas las fichas técnicas de los EPP.
c. Estándar de socialización de uso en donde se establezca indicaciones de uso,
autocuidado, procedimientos de limpieza que garantice la comprensión por parte de todo
el recurso humano sin distingo de nivel de alfabetización.
d. El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá colocar en los sitios donde es necesario y
obligatorio el uso de elementos de protección personal señalización alusiva que
especifiquen dicho requisito y su obligatoriedad en el uso.
e. Los EPP contaminados deberán gestionarse como residuo peligroso cumpliendo las
exigencias de este Documento para la gestión de ese tipo de residuos y la normatividad
vigente.
6.7.4. CONTROL OPERACIONAL – BUENAS PRACTICAS
6.7.4.1. ESTÁNDARES Y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe tener para cada actividad a realizar, enmarcada en el

alcance del contrato, con procedimientos y estándares HSEQ. De esta forma, debe proporcionar
copia de estos procedimientos y estándares a HUPECOL asegurando que su personal,
subcontratistas y proveedores:
a. Conozcan con anterioridad al inicio de las actividades dichos documentos.

b. Que durante todo momento de la ejecución de las actividades, observe y cumpla con todos
los procedimientos establecidos.
HUPECOL podrá solicitar al PROVEEDOR/CONTRATISTA, que complemente sus

procedimientos y estándares HSEQ, si estos conllevan a una disminución en la exposición al
riesgo.
En todos los casos, El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá informar a HUPECOL cualquier

cambio en sus procedimientos y estándares, los cuales serán objeto de análisis por HUPECOL
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
quien podrá aceptarlos, rechazarlos o solicitar modificación en proporción al nivel de controles y

exposición al riesgo que involucren.
Antes del inicio de las actividades como en otras a que haya lugar, el responsable HSEQ del
PROVEEDOR/CONTRATISTA, definirán los procedimientos operativos a seguir durante el
desarrollo de las actividades objeto del contrato y los cuales permitan dar cumplimiento
satisfactorio a los requerimientos en materiales de HSEQ requeridos por HUPECOL.
6.7.5. SISTEMA DE PERMISOS DE TRABAJO Y ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá implementar un esquema de permisos de trabajo y
análisis de trabajo seguro (ATS), bajo el siguiente esquema:
a. El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá implementar y validar con su equipo HSEQ, un

procedimiento de permisos de trabajo, como mínimo para las siguientes actividades, si aplica
para sus operaciones:
 Trabajos con explosivos

 Trabajos en altura.(incluye trabajo con andamios, escaleras, plataformas y equipos de
izaje de personas tales como manlift o similar)
 Trabajos en espacios confinados
 Trabajos con radiación ionizante
 Trabajos en caliente
 Trabajos eléctricos
 Trabajos de excavación
 Trabajos con sustancias químicas
b. El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe garantizar que los instrumentos utilizados para

garantizar la seguridad de los trabajos están debidamente calibrados, responden a un patrón
mundial, cumplen con la normatividad nacional como mínimo y en general cuentan con
condiciones óptimas para la realización de un trabajo seguro y reduciendo al máximo los
riesgos en las actividades objeto del contrato.
c. El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe garantizar que el personal que desarrolla las

actividades cuenta con: la competencia laboral adecuada, las normas de competencia laboral
exigibles y otros requisitos derivados de la normatividad vigente.
d. El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe obtener previamente al inicio de las actividades objeto

del contrato, todos los permisos para desarrollar la tarea, referentes a la protección de salud
y al garantizar la seguridad de las personas y bienes.
6.7.6. TRABAJO EN ALTURAS

El contratista deberá dar cumplimiento a cada uno de los ítems del “Reglamento Técnico para
Trabajo Seguro en Alturas” vigente, para toda operación, labor o desplazamiento que se realice
a partir de 1.50 metros o más sobre un nivel inferior.
Así mismo, el PROVEEDOR/CONTRATISTA se compromete a que ningún empleado,
subcontratista o proveedor podrá realizar trabajo en alturas sin contar con la certificación
respectiva que acredite las competencias laborales, del nivel para el cual fue certificado. Dicha
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ANEXO 3
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certificación deberá ser otorgada por el SENA o un ente acreditado por para ofrecer esta
certificación.
6.7.7. PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN ANTI CAÍDAS

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá contar en todas las actividades objeto del contrato y en
las cuales el panorama de riesgo haga mención de la importancia de prevenir caídas, los
siguientes programas y mecanismos de control:
a. Programa de prevención y protección contra caídas de altura.

b. Delimitación y señalización de área.
c. Inspección de equipos de protección contra caídas
d. Inspecciona de andamios
e. Permisos de trabajo en alturas.
f. Elementos de protección personal contra caídas y los demás EPP necesarios para la
labor a desarrollar.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe tener en cuenta que los elementos y/o equipos de los
sistemas de protección contra caídas deben ser compatibles entre sí, en: tamaño, figura,
materiales, forma, diámetro y deben ser certificados por normas nacionales e internacionales
aplicables, para lo cual el contratista deberá analizar técnicamente contar con las fichas técnicas
correspondientes. En todos los casos, se debe garantizar que como mínimo estos elementos
tengan una resistencia de 5000 Lb. (2.272 kg) por persona conectada.
6.7.8. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES, VEHÍCULOS, MAQUINAS, EQUIPOS

Y HERRAMIENTAS
Todas las instalaciones, vehículos, maquinaria, equipos, herramientas y demás elementos
utilizados para la realización de actividades objeto del contrato, sean éstos comprados,
arrendados o de otra manera provistos por el contratista, deberán en todo momento:
a. Tener altos parámetros y condiciones de calidad.

b. Ser operativamente aptos.
c. Estar actualizados según los estándares y las normas técnicas que los mencionen y/o
regulen.
d. Garantizar el desarrollo de actividades de forma eficiente, oportuna y segura.
e. Mantenerse en perfectas condiciones técnicas de funcionamiento.
f. Cumplir con los máximos estándares de operación segura según lo definido en los
documentos de operación del fabricante.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA estará obligado a reparar o reemplazar cualquier instalación,

vehículo, maquinaria, equipo o herramienta que no cumpla con tales requisitos de forma oportuna
y en caso de retrasar de forma significativa las actividades objeto del contrato será una causal de
incumplimiento grave del contrato con HUPECOL.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá tener vigente un plan de mantenimiento preventivo que

garantice condiciones de seguridad óptimas para los trabajadores responsables de operar
vehículos, equipos, maquinaria y/o herramientas, así como de terceros que puedan ser afectados
por la operación insegura de los mismos. El respectivo plan de mantenimiento deberá estar
disponible para HUPECOL para su validación y retroalimentación en los casos necesarios.
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6.7.9. INSPECCIONES
6.7.9.1. INSPECCIONES Y APROBACIÓN DE VEHÍCULOS, MÁQUINAS,

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá presentar a HUPECOL antes de iniciar las actividades
objeto de contrato, el plan de inspecciones de los vehículos, máquinas, equipos y/o herramientas
acorde con los documentos y normas aplicables. Este plan deberá incluir la periodicidad de las
respectivas inspecciones y el seguimiento a las recomendaciones.
HUPECOL se reserva el derecho de practicar al contratista en cualquier momento y sin previo

aviso, auditorías internas e inspecciones de sus vehículos, maquinaría, equipos y herramientas,
para verificar el cumplimiento de los respectivos requisitos legales y otros requisitos técnicos
existentes. HUPECOL con base en los correspondientes hallazgos podrá solicitar la
inmovilización, retiro o cambio inmediato del sitio en donde se desarrollan actividades objeto del
contrato, de cualquier vehículo, maquinaria, equipo o herramienta que no cumpla con los
estándares requeridos. Igualmente podrá suspender la actividad cuando se comprometa la
seguridad por esta causa, asumiendo el PROVEEDOR/CONTRATISTA el costo de stand by. El
PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá acatar las instrucciones de HUPECOL en el plazo
indicado.
El uso de cualquier vehículo, equipo, máquina o herramienta que se vaya a utilizar en actividades
propias del objeto del contrato será previamente autorizado por el responsable HSEQ del
PROVEEDOR/CONTRATISTA, quienes efectuaran las inspecciones previas y de rutina
necesarias para garantizar el funcionamiento en condiciones óptimas de confiabilidad y
seguridad.
6.7.9.2. DE ÁREAS DE TRABAJO

El contratista deberá presentar a HUPECOL un programa de mantenimiento preventivo de áreas,
que debe incluir tiempos acorde a la duración del contrato, tareas específicas y responsables de
la ejecución, que tenga como objetivo:
a. Prevenir riesgos en seguridad industrial y salud laboral.

b. Prevenir impactos al medio ambiente.
c. Garantizar condiciones óptimas de higiene y saneamiento básico.
Así mismo, el contratista se compromete a ejecutar de forma oportuna las acciones correctivas
que se deriven de las auditorias, verificaciones y en general de las observaciones que emita el
equipo HSEQ o cualquier miembro de HUPECOL.
6.8. INFORMACIÓN DE CASI-ACCIDENTES, INCIDENTES, ACCIDENTES Y REPORTES

El contratista deberá reportar de forma inmediata a HUPECOL en forma verbal, cualquier
incidente que involucre lesión, daños a la propiedad, derrames o exposición a una sustancia
peligrosa, muerte y otras situaciones de riesgo que afecten directamente o indirectamente a la
HUPECOL. Posterior al reporte verbal el PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá preparar un
reporte inicial escrito del incidente durante las 24 horas siguientes y presentarlo al área de HSEQ
HUPECOL dentro del turno de trabajo en que ocurra el incidente y enviar el respectivo informe a
la ARL. Igualmente, deberá acogerse al procedimiento de comunicaciones de este documento
para el reporte de los incidentes a las autoridades gubernamentales competentes, de acuerdo
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con las leyes o regulaciones vigentes y aplicables. Los formatos aplicables serán los del
HUPECOL.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá investigar todo casi accidente, incidente y accidente,

determinar la(s) causa(s) e identificar e implementar las medidas de control para prevenir su
recurrencia. Para estos casos deberá aplicar la normatividad colombiana vigente.
HUPECOL podrá investigar con mayor profundidad cualquier casi accidente, incidente y
accidente, por lo que el PROVEEDOR/CONTRATISTA se compromete a prestar toda la
colaboración y acceso a las fuentes de información necesarias. Así mismo, el
PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá implementar acciones inmediatas para prevenir, corregir
o evitar su repetición mientras se concluye la investigación correspondiente, en la cual se incluirán
las recomendaciones finales para la reducción de la exposición al riesgo y eliminar la posibilidad
de repetición del mismo. Así mismo, el PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá hacer análisis
periódicos del conjunto de sus accidentes.
Además de lo incluido en el ítem de comunicaciones de este documento, se informa al

PROVEEDOR/CONTRATISTA que el método a seguir para el reporte de los
accidentes/incidentes y su investigación, será definida previo al inicio de las operaciones.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA y/o subcontratistas deben mantener y archivar en forma

ordenada y accesible los formularios de accidentes de acuerdo con las leyes, decretos,
regulaciones o normas administrativas vigentes en la materia o por requerimiento o
pronunciamiento de una autoridad o jurisdicción legal competente. El contratista se compromete
a generar un plan de acción técnicamente estructurado en cumplimiento de la normatividad
vigente incluidas NTC, GTC, NCL aplicables, así como de lecciones aprendidas, después de
cualquier cuasi accidente, incidente o accidente.
6.9. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Con el fin de fortalecer las políticas y el sistema de administración de riesgos del proyecto, el
PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá diseñar un programa de administración del riesgo con el
objetivo de desarrollar la filosofía de observadores de comportamiento seguros para crear un
ambiente de trabajo libre de incidentes y lesiones. Algunos de los componentes de este programa
son:
a. Sensibilización en la cultura de observadores de comportamiento.
b. Reuniones con el equipo de observadores.
c. Entrenamiento al equipo de observadores realizado por el representante HSEQ
del PROVEEDOR/CONTRATISTA
d. Conocimiento y divulgación de la herramienta a utilizar para ejecutar las
observaciones.
Estas actividades son adicionales a otro tipo de entrenamiento que pueda requerirse de acuerdo
a los cargos; por lo que EL PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá:
 Incorporar la comunicación de asuntos de HSEQ, en medios escritos a todo el personal
involucrado en todas las etapas del contrato.
 Establecer reconocimientos por la concientización en el programa (Incentivos).
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ANEXO 3
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Para asegurar que el programa se desarrolle de acuerdo con lo presupuestado el representante

HSEQ del PROVEEDOR/CONTRATISTA velara por la adecuada implementación de dicho
programa.
6.10. TRANSPORTE
6.10.1. TRANSPORTE POR VÍAS Y CARRETERAS

Los conductores de vehículos livianos, de transporte de carga y en general los utilizados en las
actividades enmarcadas en el contrato, tanto propios o alquilados, usados por el contratista, que
requieran transitar en la red vial urbana, rural, privada u otras, y que transporte personal de interés
o algún bien a utilizar en el marco del contrato, deberán cumplir con las normas legales vigentes
teniendo en cuenta las jurisdicciones de las autoridades pertinentes.
Antes de iniciar operaciones EL PROVEEDOR/CONTRATISTA presentara copia del radicado

ante el Ministerio de Transporte el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
Todos los vehículos que el contratista utilice deberán obtener y tener vigentes todas las licencias
requeridas y cumplir con todos estándares establecidos en la normatividad. El
PROVEEDOR/CONTRATISTA no podrá transportar bajo ninguna circunstancia, pasajeros en el
sitio destinado para carga (incluyendo volquetas), tampoco se autoriza el transporte de personas,
ni carga en vehículos que no planteen dichos usos en su licencia de tránsito o tarjeta de
operación.
Todos los documentos necesarios para el transporte deberán ser portados por el conductor o en
el vehículo, según en cabeza de quien este la responsabilidad legal. El
PROVEEDOR/CONTRATISTA, se compromete a tener todos los documentos asociados a estos
requisitos soportados y actualizados en carpetas (físicas o virtuales) por vehículo y conductor
según aplique.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA antes de iniciar un trayecto deberá generar un diagnostico vial,

que tendrá como objetivo identificar los puntos críticos o lugares que representan mayores riesgos
de accidentalidad, en el cual como mínimo debe identificar:
a. Carreteras primarias, secundarias, trocha y en general el estado de las mismas.

b. Fenómenos meteorológicos que pueden incrementar riesgos HSEQ.
c. Áreas propensas a derrumbes.
d. Falta de señalización en las vías.
e. Puentes y su capacidad de carga.
f. Túneles y su capacidad (alto y ancho).
g. Trabajos sobre la vía.
h. En general obstáculos que puedan causar incidentes o accidentes.
El mapa de riesgo debe contar con documentación y registros de soporte que deberán ser
entregados HUPECOL cuando esta lo requiera y en todo momento propenderán por identificar
los riesgos específicos y la forma en que se controlarán.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA, se compromete a cumplir los siguientes requisitos y verificar

la siguiente documentación cuando preste cualquier tipo de transporte (según aplique):
 Cedula de Ciudadanía
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 Licencia de conducción vigente, de la categoría establecida para el vehículo

 Hoja de vida del conductor
 Certificado médico ocupacional
 Tarjeta de propiedad
 Seguro Obligatorio.
 Revisión técnico mecánica vigente
 Registro Nacional de carga
 Segura contractual y extracontractual
 Plan de ruta
 Certificado RUNT
 Último registro de pago de seguridad social (EPS, ARP, AFP, ICBF y SENA)
 Certificado de máxima capacidad de carga y pasajeros
 Certificación de curso de manejo defensivo
6.10.2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS-OPERACIONALES

 Procedimiento de carga
 Procedimiento de izaje, Cargue y descargue.
 Manifiesto de carga, remesa terrestre
 EPP
 Disponer de alarma de reversa
 Rotulado y etiquetado en todas las caras visibles de la unidad de carga
 Contar con un estándar de revisión pre operacional, que como mínimo establezca la
revisión de: Luces, tablero de control, cinturón de seguridad (conductor y acompañante/s),
motor, llantas, fugas de fluidos, suspensión, direccionales, tubo de escape, alarma de
reversa, carga de extintores, kit de emergencias, llantas de repuesto y linterna.
6.10.3. TRANSPORTE DE SUSTANCIAS/MATERIALES PELIGROSOS O

CONTROLADOS
 Protocolo y/o procedimientos para manejo de mercancías de alto riesgo, peligrosas y
controladas.
 Procedimiento para transporte de escombros y/o materiales de construcción (Pétreos, de
arrastre, etc.)
 Hojas de seguridad (MSDS) de productos peligrosos o de manejo especial.
 Tarjeta de emergencia
 Elementos de protección personal ajustados al riesgo.
 Capacitación a conductor en manejo de mercancías peligrosas
 Rotulado y etiquetado en todas las caras visibles de la unidad de carga en ajuste a UN y
NFPA
 Sistema eléctrico antichispas
6.10.4. PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA

 Plan de emergencias y contingencias HSEQ
 Equipo de prevención y seguridad, que como mínimo debe tener: Un gato con capacidad
para elevar el vehículo; una cruceta; dos señales de carretera en forma de triángulo en
material reflectivo y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical o lámparas
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de señal de luz amarilla intermitentes o de destello; un botiquín de primeros auxilios; un

extintor o extintores según la clasificación de la carga; dos tacos para bloquear el vehículo;
caja de herramienta básica que como mínimo deberá contener: Alicate, destornilladores,
llave de expansión y llaves fijas; llanta de repuesto, linterna.
 Kit de emergencias
 Botiquín de primeros auxilios en caso de no contar con el listado de elementos, HUPECOL
entregará al PROVEEDOR/CONTRATISTA el listado de elementos mínimos necesarios
a tener en el botiquín del vehículo, el cual es de obligatorio cumplimiento.
6.11. ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN SEGURA DE MATERIALES/SUSTANCIAS

QUÍMICAS, PELIGROSAS, CONTROLADAS Y SIMILARES
El PROVEEDOR/CONTRATISTA implementará y mantendrá en ajuste a la normatividad y los
códigos técnicos existentes, todas las medidas necesarias para prevenir, impedir y mitigar la
contaminación del medio ambiente, la afectación a las personas y el impacto a los bienes, por
causa de las actividades que realice en el marco de la ejecución del contrato, las cuales estén
relacionadas con la gestión de materiales/sustancias peligrosas y otras de manejo especial, en
particular el: uso, almacenamiento, tratamiento, transporte, disposición, situaciones de
emergencias (derrames, vertimientos, incendios, fugas, explosiones, abandono o perdida,
intoxicaciones, entre otros).
El PROVEEDOR/CONTRATISTA debe realizar un inventario de los productos químicos y otras

sustancias indicadas a utilizar en el proceso, previo al inicio de operaciones. Así mismo, deberá
consultar los riesgos asociados al uso de estas sustancias en las bases de datos existentes u
otras que los códigos técnicos establezcan.
HUPECOL hace exigible al contratista los siguientes parámetros HSEQ propios para la gestión
segura de materiales/sustancias peligrosas o de manejo especial de acuerdo al Sistema
Globalmente Armonizado SGA:
a. Mantener actualizadas, visibles, accesibles y en perfecto estado las hojas de seguridad

(MSDS) en español para todos los materiales/sustancias usados en la ejecución de las
actividades objeto del contrato y llevar a cabo:
 Socialización de las MSDS.

 Información de los peligros y riesgos en el uso y manipulación.
 Elementos de protección personal necesarios.
 Medidas de primeros auxilios.
 Medidas asociadas a la manipulación.
 Riesgos al medio ambiente.
 Precauciones en la disposición final.
Así mismo, deberá socializar de forma técnica, dinámica y entendible para el recurso humano
cualquier otra información que esté consignada en las hojas de seguridad o haya sido
suministrada por el fabricante como de importancia.
b. Garantizar que la gestión asociada al almacenamiento se lleva a cabo bajo parámetros de

compatibilidad, peso, altura, carga, accesibilidad, iluminación, ventilación, temperatura y
entorno.
c. Debe garantizar que se utilicen las medidas asociadas al empaque, embalaje, rotulado,
señalización y otras condiciones en toda la cadena de transporte y almacenamiento.
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d. Debe cumplir con los estándares de rotulado y señalización establecidos por la NFPA y UN
(Naciones Unidas). Así mismo, deberá instruirá su personal, subcontratistas y proveedores al
respecto.
e. Debe transportar y almacenar los materiales/sustancias en contenedores específicamente
diseñados para manipular dichos productos en condiciones seguras.
f. En ningún caso se podrán reutilizar los contenedores para almacenar sustancias diferentes a
las originalmente contenidas y tampoco se podrán lavar en sitios no adecuados para tal fin.
g. En caso de almacenarse sustancias inflamables, los contenedores metálicos deben de contar
con polo a tierra.
h. En caso de necesitar iluminación artificial el área debe ser con características antiexplosivas.
i. Se debe garantizar una capacitación técnica, entendible, normativa y en cumplimiento de las
NCL aplicables, al personal que tendrá contacto directo con los materiales/sustancias.
j. En ningún caso se podrá transportar conjuntamente en los vehículos que carguen productos
inflamables o explosivos, personas diferentes al conductor y el ayudante quienes deberán
estar debidamente capacitados para el manejo de dichos productos.
k. Se debe garantizar que todos los materiales/sustancias son de origen legal y cumplen en su
totalidad lo estipulado en la normatividad colombiana vigente.
l. Los vehículos donde se transportan productos susceptibles de generar algún impacto en el
momento que se están proveyendo como: gasolina, diésel y otros almacenados en isotanques
o similares, deberán contar con medidas de prevención y mitigación, tales como:
 Kit de contingencias
 Kit contra incendio y extintor acorde al riesgo.
 Señalización NFPA y UN.
m. En los casos que se requiera almacenamiento de combustible se debe contar con condiciones
adecuadas de ventilación y cuidando la incompatibilidad con otros elementos a almacenar. En
todos los casos se hará la validación de incompatibilidades y revisión de hojas de seguridad
(MSDS).
n. En los casos que sea necesaria una ocupación temporal del espacio público se tomaran fotos
antes y después de la intervención. Así mismo, en caso de existir zona de jardines o zonas
verdes se protegerán adecuadamente, la señalización interna debe estar acorde a las NTC
correspondientes. En todo caso las señales indicaran: prevención de accidentes, salidas de
emergencia, extintores, botiquín y sitios de almacenamiento. Lo anterior, en concordancia con
el análisis de riesgo, plan de emergencias y programa HSEQ correspondiente.
o. Los extintores estarán adecuadamente ubicados y serán suficiente en cantidad y tipo, según
el panorama de riesgo especifico del sitio.
6.12. PLANES DE EMERGENCIA

HUPECOL hace exigible al PROVEEDOR/CONTRATISTA que para cualquier contrato en el cual
se vayan a desarrollar actividades en áreas de interés para HUPECOL debe desarrollar,
implementar, mantener vigente y divulgar ampliamente un plan de emergencias que deberá ser
validado por el equipo HSEQ del PROVEEDOR/CONTRATISTA y tener como preceptos la
prevención y minimización de riesgos, el mantenimiento de condiciones de salud pública, la
reducción de dañoso perdidas, y la reducción en todos los casos de lesiones o fatalidades. De
esta forma y en virtud del principio de información y subsidiariedad, entrega al
PROVEEDOR/CONTRATISTA unos parámetros técnicos bases sobre los cuales debe
desarrollar su plan en concordancia con los ítems de este capítulo. HUPECOL hace exigible al
contratista que su plan de emergencia tenga el siguiente alcance:
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a. Niveles de Responsabilidad
b. Planes Operativos Normalizados para las situaciones de emergencia que se puedan presentar.
c. Análisis de Vulnerabilidad
d. Conformación y funcionamiento del COE (Comité Operativo de Emergencias)
e. Conformación Brigadas de Emergencia: pueden ser integrales o específicas, de acuerdo al
tamaño de la operación y las labores desarrolladas por el PROVEEDOR/CONTRATISTA.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA entiende que estos aspectos son mínimos técnicos y en ningún

caso reemplazan estándares específicos que en cualquier momento pueden ser informados y
solicitados directamente por HUPECOL según las particularidades de las actividades. Así mismo,
es responsabilidad del PROVEEDOR/CONTRATISTA mantener las condiciones más seguras en
su operación que prevengan y minimicen emergencias. Así mismo, HUPECOL se acoge a los
principios y estándares de las siguientes entidades que deberán ser cumplidos por el
PROVEEDOR/CONTRATISTA:
a. National Fire Protection Association – NFPA.

b. CISPROQUIM.
c. Sistema Nacional para la Prevención y Atención a Desastres.
HUPECOL hace exigible al PROVEEDOR/CONTRATISTA contar con registros, procedimientos

y en general procesos que garanticen la actuación en caso de una emergencia y los cuales deben
cubrir el antes, durante y después de una emergencia. Todos los anteriores deben ser entregados
HUPECOL para su respectiva validación, cuando esta lo requiera.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA se compromete a que este plan debe estar publicado, al

alcance de todos, socializado y retroalimentado por todo el personal.
6.12.1. CONTENIDO BOTIQUÍN DE EMERGENCIA

HUPECOL hace exigible al PROVEEDOR/CONTRATISTA que en los casos que se requiera
contar con un botiquín de emergencias en los sitios donde se desarrollen actividades objeto del
contrato, el mismo debe contener como mínimo lo contemplado por los siguientes formatos,
según aplique:
a. FOR-SI-015 FORMATO DE INSPECCION DE BOTIQUIN ESTACIONARIO EN

OFICINAS.
b. FOR-SI-016 FORMATO DE INSPECCION DE BOTIQUIN EN CAMPO
c. FOR-HSEQ-158 FORMATO DE INSPECCION DE BOTIQUIN ESTACIONARIO
EN CAMPO
d. PLANILLA DE CONTROL DE ELEMENTOS DE BOTIQUIN VEHICULOS
El PROVEEDOR/CONTRATISTA, basado en el análisis de riesgo de la locación y/o las

particularidades delas actividades a desarrollar, además de lo mencionado en el ítem anterior
deberá tener en su botiquín:
a. Tabla espinal larga

b. Collar cervical adulto
c. Inmovilizadores o férula miembros superiores (adulto)
d. Inmovilizadores o férula miembros inferiores (adulto)
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e. Tensiómetro
f. Fonendoscopio
g. Elemento de barrera
El PROVEEDOR/CONTRATISTA y/o sus empleados, subcontratistas y proveedores, en ningún

caso podrán suministrar medicamento alguno como parte de la atención de primeros auxilios.
Este requisito no aplica en los casos que exista una ambulancia medicalizada o personal de salud
debidamente habilitado para formular.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA es el único responsable de la gestión adecuada y segura del

botiquín, especialmente de:
e. Adquirir los elementos que componen el botiquín en sitios especializados.

f. Verificar en el momento de compra y con periodicidad las fechas de vencimiento.
g. Contar con un sitio de almacenamiento accesible, conocido y adecuado.
h. Gestionar adecuadamente los residuos generados en la atención de primeros
auxilios.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA entiende que debe contar con los elementos mencionados en

cantidades suficientes y acordes a su panorama de riesgos, que los mismos son indicativos y que
ninguno de los requisitos acá establecidos excluye el cumplimiento de la normatividad y los
códigos técnicos aplicables, por lo que en todo caso el contratista deberá tener todas las medidas
necesarias para prevenir, impedir y mitigar los impactos de una emergencia. Es de vital
importancia contar con camillas rígidas con sus respectivos juegos de inmovilizadores y correas
en los diferentes puntos de las áreas de trabajo.
6.12.2. MANEJO DE EMERGENCIAS GENERALES

El plan de emergencias del PROVEEDOR/CONTRATISTA, debe tener en cuenta como mínimo
el siguiente criterio técnico:
a. Análisis de peligro, incluyendo según la particularidad de los servicios a desarrollar:

Incendios, explosiones, corto circuitos, temblores, terremotos, derrames, gestión de
productos peligrosos, transporte, caídas, orden público, derrumbes y afectación de
infraestructuras.
b. Inventario de recursos para atención de emergencias, incluyendo: identificación de
personas y elementos necesarios para atender una situación de emergencia.
c. Inventario de grupos de apoyo y logística: Humanos (Personal propio o tercerizado
especializado), institucional especializado (Dirección de atención de emergencia Cruz
Roja, Bomberos, Defensa Civil, etc.) y vehículos/transporte asignados como medio de
evacuación de personal afectado.
d. Control de registros.
e. Ubicación física frente al entorno.
f. Características de instalaciones.
g. Actividades que se desarrollaran.
h. Identificación de peligros análisis y valoración de riesgos y amenazas.
i. Responsabilidades para el plan de emergencias
j. Equipos físicos y técnicos para contrarrestar situaciones de emergencia, tales como:
extintores, botiquines, camillas, ambulancias, kit contra incendio, kit de emergencias, etc.
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k. Recursos financieros proyectados para la prevención y control en concordancia con las

diferentes fases de atención, en especial: Incubación, impacto, recuperación y
rehabilitación.
l. Conformación brigada de emergencia, debe tener en cuenta: grado de vulnerabilidad,
actividades desempeñadas con riesgo HSEQ, complejidad y tamaño de las actividades a
desarrollar, ubicación y entorno de las instalaciones.
m. Funciones y estructura de la brigada de emergencia, que debe estar compuesta por:
jefe/coordinador de brigada y brigadistas con competencias en primeros auxilios,
evacuación y rescate, derrame de hidrocarburos, manejo de productos peligrosos,
incendios, control y comunicaciones.
n. Capacitación, entrenamiento y competencia de brigadistas.
o. Grupos de apoyo (Entidades especializadas en el control y acciones posteriores la
emergencia), tales como remediación, gestión de residuos, control de derrames, peritaje,
evacuación, etc.
p. Manejo de contingencia en la gestión de sustancias peligrosas (Combustibles, químicos,
fuentes de calor, etc.), que incluya: pérdida, incendio, derrame o explosión.
q. Contingencias en el transporte de carga (larga, ancha y extra dimensionada), extensible
a los siguientes puntos e ítems de la cadena logística: centro de acopio (Puerto,
proveedor, almacén, etc.), equipos utilizados (retroexcavadoras, montacargas,
cargadores, etc.), cargue, izaje, tipos de envases y empaques, transbordo.
r. Contingencias en el transporte de personal,
s. Contingencias con redes y en general con servicios prestados por empresas de servicios
públicos (gas natural, gas propano, agua potable, aguas negras, aguas grises,
electricidad, etc.)
t. Contingencias con residuos sólidos urbanos, peligrosos, industriales, químicos, aceitosos,
hidrocarburos, líquidos, hospitalarios, infecciosos o inertes.
u. Contingencias y eventualidades fuera del alcance.
6.12.3. PLAN DE EVACUACIÓN

El plan de evacuación que es parte integral del plan de emergencias, debe contener:
a. Fases de evacuación.
b. Detección e identificación del peligro.
c. Sistemas de Comunicación
d. Alarma de aviso.
e. Acciones específicas.
f. Acordonamiento.
g. Orden de evacuación.
h. Prioridades en la evacuación.
i. Rutas principales de evacuación.
j. Elaboración del plano con las rutas y publicación.
k. Protocolo de atención a los evacuados.
l. Manejo de evacuados.
m. Evaluación.
6.12.4. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS MÉDICAS

El plan de emergencias del PROVEEDOR/CONTRATISTA, debe tener en cuenta como mínimo
el siguiente criterio técnico:
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a. Clasificación de emergencias.
b. Medios Humanos.
c. Esquema MEDEVAC.
d. Personal de la salud disponible.
e. Información de contacto en caso de emergencia.
f. Inventario de recursos médicos del entorno.
6.12.5. CONTROL DE DERRAMES DE HIDROCARBUROS

El PROVEEDOR/CONTRATISTA se obliga a presentar a HUPECOL un ítem que contenga un
esquema específico para el derrame de hidrocarburos, en los casos que como consecuencia de
las actividades asociadas al contrato exista un riesgo (bajo, medio, alto o inminente) de derrames
de hidrocarburos, dicho esquema deberá incluir:
a. Brigadas básicas de respuesta a derrames.

b. Caracterización de insumos utilizados.
c. Inventario de sitios de almacenamiento y de uso de hidrocarburos.
d. Protocolo de gestión segura de sustancias peligrosas.
e. Elementos de control, kit de emergencias, kit contra incendios, etc.
f. Cadena de mando y primera respuesta.
g. Cadena de comunicación a autoridades (Comité local de emergencia, bomberos, etc.).
h. Control de fugas y similares.
i. Grupos de apoyo con convenios vigentes con el PROVEEDOR/CONTRATISTA para
remediación, gestión de residuos, control de derrames, peritaje, evacuación, etc.
6.12.6. SIMULACROS (Según Aplique)

Los simulacros que son parte integral del plan de emergencias, deben contener:
a. Cronograma de simulacros.
b. Planeación del simulacro.
c. Realización del simulacro.
d. Evaluación del simulacro.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá llevar a cabo un simulacro semestral, o en su defecto

y según la duración del contrato, una sola actividad de este tipo con el fin de verificar la
efectividad del plan de respuesta a la emergencia y capacitar al personal que habrá de ejecutar
los procedimientos de emergencia. Deberá llevarse a cabo el simulacro de evacuación en el cual
se reúna a todo el personal tan pronto como sea factible y práctico en el sitio trabajo y en los
campamentos, si los hubiera. Adicionalmente simulacros de evacuación médica, control de
Incendios, evacuación, pueden deben ser incluidos en el programa de HSEQ.
6.12.7. SITUACIONES METEOROLÓGICAS Y AMBIENTALES ESPECIALES

El PROVEEDOR/CONTRATISTA en zonas donde exista un alto riesgo de desastres naturales o
en los casos que existan situaciones que afecten a todo el territorio nacional derivadas de
acontecimientos generados por cambios medio ambientales (ej. fenómeno del niño, fenómeno de
la niña, sequias, mareas, incendios forestales, etc.), deberá prestar especial atención y consultar
antes de iniciar trabajos en un frente nuevo en campo, la vigencia y alcances de los permisos
ambientales otorgados y las nuevas restricciones que pueden existir. Lo anterior debido a que en
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ANEXO 3
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situaciones en donde las autoridades declaren desastre, emergencia y/o alerta ambiental, las
mismas pueden restringir permisos ya otorgados y restringir acciones en zonas donde antes no
existía ningún tipo de restricción. De tal forma, la verificación de permisos con la autoridad
ambiental se debe incrementar en los periodos mencionados.
Así mismo, el PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá contar con mecanismos preventivos y de

control para el manejo seguro de situaciones derivadas de tormentas eléctricas en la zona de
desarrollo de actividades. Para tal fin deberá consultar las fuentes de información disponible y en
especial los parámetros y estadísticas del IDEAM relacionadas con el tema.
6.13. REQUISITOS DE GESTIÓN AMBIENTAL
6.13.1. MARCO NORMATIVO

De acuerdo con la legislación ambiental colombiana, la actividad petrolera requiere de la
obtención de una licencia ambiental y los permisos correspondientes para el uso,
aprovechamiento y/o afectación de los recursos naturales.
El trámite y obtención de la licencia y los permisos ambientales son responsabilidad de

HUPECOL. EL PROVEEDOR/CONTRATISTA dará cumplimiento a lo determinado por dicha
licencia y a las disposiciones de las autoridades ambientales.
Las acciones de manejo ambiental a desarrollar, para controlar, mitigar o compensar los posibles
impactos, están fijadas en el documento “Plan de Manejo Ambiental (PMA)” que HUPECOL
entrega a las autoridades ambientales para cada proyecto en particular. Es obligación de EL
PROVEEDOR/CONTRATISTA conocer a cabalidad, en la medida de su aplicabilidad el tipo de
SERVICIOS contratados, el Plan de Manejo Ambiental específico para el lugar de ejecución de
las actividades del CONTRATO y darle estricto cumplimiento en cuanto a los procedimientos,
parámetros mínimos de control y las medidas de manejo, control y mitigación allí descritas.
En relación con la protección de los recursos naturales históricos y culturales, el

PROVEEDOR/CONTRATISTA está obligado a respetar y cumplir la Ley 397 de 1997 de
Patrimonio Cultural de la Nación, siguiendo las siguientes recomendaciones: (i) si en el área
donde se realizan las actividades contratadas se encuentra un hallazgo arqueológico fortuito no
se debe permitir la destrucción de rostros y artefactos, (ii) se debe evitar la publicidad para
prevenir el saqueo o alteración del sitio, (iii) debe suspender temporalmente los trabajos y
comunicarse de inmediato con HUPECOL, que guiará el procedimiento a seguir de acuerdo con
el Manual de Procedimientos para la Conservación del Patrimonio Arqueológico del Instituto
Colombiano de Antropología e Historia (ICANH).
En relación con el manejo y disposición de los residuos sólidos el PROVEEDOR/CONTRATISTA

debe acogerse a la clasificación de los códigos de color de HUPECOL y contar con áreas
seleccionadas para su almacenamiento. EL PROVEEDOR/CONTRATISTA es responsable de
manejar y disponer adecuadamente tanto los residuos producto de su operación como los no
incinerables. El PROVEEDOR/CONTRATISTA es responsable del traslado de los residuos
debidamente clasificados al lugar final de disposición y tratamiento. Los residuos peligrosos y los
industriales (propios o conexos de su servicio) deberán ser manejados adecuadamente por el
PROVEEDOR/CONTRATISTA, soportando la disposición final adecuada de dichos residuos. El
Poliestireno expandido, (styrofoam o foam en inglés o “icopor” en Colombia), es un residuo
altamente contaminante si se somete a incineración y dura mucho tiempo en degradación, razón
por la cual no será recibido por HUPECOL como residuo doméstico.
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6.13.2. RESPONSABILIDADES DEL PROVEEDOR/CONTRATISTA

 EL PROVEEDOR/CONTRATISTA reconoce el compromiso de HUPECOL hacia la
protección ambiental. EL PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá presentar sus políticas
de protección ambiental comparable y compatible con las políticas de HUPECOL. EL
PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá divulgar y asegurar que su política sea
comprendida por todos sus empleados. Estas políticas deberán estar en idioma español.
 EL PROVEEDOR/CONTRATISTA manifestará el compromiso gerencial de su política

mediante inspecciones periódicas que realizará al lugar de ejecución de las actividades
del CONTRATO, con el propósito de verificar que las medidas relativas a protección
ambiental se cumplan estrictamente y de motivar a su personal para que las cumpla.
 El PROVEEDOR/CONTRATISTA está obligado a respetar y cumplir estrictamente con

toda la legislación ambiental aplicable a su organización así como todos los
requerimientos ambientales establecidos por las Autoridades Ambientales, tales como la
Licencia Ambiental y sus modificaciones, incluyendo las autorizaciones y restricciones así
como el Estudio de Impacto Ambiental y los Planes de Manejo Ambiental (PMA) y los
aprobados y/o presentados a éstas.
 Para aquellos servicios u obras con alto impacto ambiental y cuyas actividades se lleven
a cabo fuera de las instalaciones y/o control de HUPECOL, el
PROVEEDOR/CONTRATISTA asumirá su propia responsabilidad ambiental en el sitio
donde desarrolle los servicios u obras. HUPECOL podrá solicitar dentro del alcance del
Contrato un profesional que cumpla con los requisitos establecidos por LA EMPRESA en
el presente anexo, con el fin de que realice el monitoreo y supervisión ambiental.
 En relación con la protección de los recursos históricos y culturales, el

PROVEEDOR/CONTRATISTA está obligado a respetar y cumplir la Ley 397 de 1997 de
Patrimonio Cultural de la Nación, modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo las
siguientes recomendaciones: (i) si en el área donde se realizan las actividades
contratadas se encuentra un hallazgo arqueológico fortuito no se debe permitir la
destrucción de restos y artefactos, (ii) se debe evitar la publicidad para prevenir el saqueo
o alteración del sitio, (iii) debe suspender temporalmente los trabajos y comunicarse de
inmediato con HUPECOL, que guiará el procedimiento a seguir de acuerdo con el Manual
de Procedimientos para la Conservación del Patrimonio Arqueológico del Instituto
Colombiano de Antropología e Historia (ICANH).
 En relación con el manejo y disposición de los residuos sólidos el

PROVEEDOR/CONTRATISTA deben acogerse a la clasificación de los códigos de color
de HUPECOL y contar con áreas Seleccionadas para su almacenamiento que cumplan
con lo estipulado en el Artículo 1º del Decreto 1140 de 2003 y que garantice el 100% de
almacenamiento de los residuos según la logística de evacuación que establezcan.
 El PROVEEDOR/CONTRATISTA es responsable de manejar y disponer todos los

residuos producto de su operación de acuerdo a lo establecido en la legislación
colombiana. EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe presentar y conservar los
certificados de la disposición adecuada de los residuos especificando las cantidades,
tratamiento y disposición final de los mismos y las licencias ambientales vigentes de los
gestores utilizados.
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
 El desarrollo de los proyectos de HUPECOL está regulado, entre otros, por el Ministerio
de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y las Corporaciones Autónomas Regionales, por
medio de las diferentes resoluciones que aprueban las licencias ambientales, el Estudio
de Impacto Ambiental y los Planes de Manejo Ambiental (PMA) de HUPECOL aprobados
para cada proyecto, lo anterior exige que HUPECOL evidencie el cumplimento de las
obligaciones adquiridas a través de los Informes de Cumplimiento Ambiental ICA. Cuando
se requiera El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá entregar los registros
correspondientes a su gestión ambiental bajo los criterios de calidad establecidos por
HUPECOL.
Entre las obligaciones más importantes que se derivan de los mencionados Planes de Manejo
Ambiental, se encuentran las siguientes:
 Estrategia de Información y Comunicación - Socialización de Proyectos El

PROVEEDOR/CONTRATISTA y/o Subcontratistas participarán a solicitud de HUPECOL
en las actividades de socialización del proyecto y/o Contrato dirigidas a la comunidad y/o
autoridades locales con base en previo requerimiento.
 EL PROVEEDOR/CONTRATISTA y/o Subcontratista debe atender y remitir al área de

ASUNTOS EXTERNOS de Hupecol oportunamente las comunicaciones, solicitudes,
quejas y/o reclamos que eventualmente se puedan presentar de parte de algún miembro
de la comunidad y/o autoridades, dar cierre de acuerdo a las directrices de HUPECOL.
 Dar a todas las personas vinculadas directamente con el contrato información suficiente y
amplia sobre: las características del proyecto, Estudio de Impacto Ambiental, Plan de
Manejo Ambiental y Licencia Ambiental vigente, el enfoque social del proyecto y/o
contrato, el comportamiento durante la obra y con la comunidad, dejando los debidos
soportes que demuestren su realización.
 Es fundamental para el cumplimiento de los propósitos del contrato, la definición de unas

óptimas relaciones con las autoridades del orden municipal, regional y nacional. Esto
supone no solo el cumplimiento estricto de las normas legales vigentes, sino que
determina el establecimiento de unas pautas de cooperación, convivencia armónica y
ayuda mutua.
 Dentro de los campos de HUPECOL, EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe abstenerse

de cazar o comercializar fauna o flora silvestre de conformidad con lo establecido por el
antes Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT), en la ley 99 de
1993.
 EL PROVEEDOR/CONTRATISTA y/o Subcontratista será responsable de construir los

sistemas de contención para tanques de combustible, generadores de energía,
almacenamiento temporal de combustibles y demás sustancias liquidas que puedan
generar impactos negativos al ambiente. Los diques deberán cumplir con la normatividad
colombiana vigente y la norma NFPA
6.13.3. ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA

Con el objeto de garantizar el cumplimiento de la política y normas ambientales de HUPECOL,
así como del Plan de Manejo Ambiental (PMA) aplicable al proyecto correspondiente a las
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
actividades del contrato, EL PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá presentar su organización

que le permita implementar y hacer seguimiento a la ejecución del PMA y al cumplimiento de la
licencia y permisos ambientales que HUPECOL ha obtenido para la realización de su proyecto.
El contratista debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
 EL PROVEEDOR/CONTRATISTA autoriza a HUPECOL a auditar e inspeccionar en

cualquier momento el lugar de ejecución de las actividades del CONTRATO, sus
procedimientos, equipos, personal y documentos que sean necesarios para evaluar el
cumplimiento y aplicación de las normas de protección ambiental y desarrollo del Plan de
Manejo Ambiental diseñado por HUPECOL.
 EL PROVEEDOR/CONTRATISTA se compromete a trabajar de acuerdo con los

lineamientos y procedimientos ambientales que HUPECOL tiene y ejecuta mediante sus
contratistas encargados de realizar actividades de manejo ambiental, para lo cual deberá
colaborar y ser abierto a la implementación de estas actividades de cumplimiento
obligatorio. Para esto, EL PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá proponer el mecanismo
y logística con que contará para cumplir con esta actividad y para trabajar y colaborar
dentro del esquema formulado por el PMA, la licencia y los permisos ambientales.
 Mediante este mecanismo EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe garantizar a

HUPECOL y a las autoridades ambientales, que las normas de cumplimiento ambiental,
sean divulgadas, entendidas y ejecutadas por los empleados de EL
PROVEEDOR/CONTRATISTA, dependiendo de su función y actividad. Para esto, EL
PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá programar y ejecutar charlas diarias de cinco
minutos y charlas específicas de mayor intensidad, sobre temas ambientales específicos
relacionados con la ejecución de las actividades del CONTRATO.
6.13.4. NORMAS ESPECÍFICAS DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL

Si EL PROVEEDOR/CONTRATISTA presta servicios relacionados con la actividad de
construcción, mantenimiento, perforación, workover y completamiento, transporte, pruebas de
producción y/o trabajos de deberá cumplir, en la medida de su aplicabilidad de la obra contratada,
con lo siguiente:
 No se permite el uso, tránsito, estacionamiento ni lavado de equipo móvil en cuerpos de agua

dentro de las áreas asignadas dentro del proyecto, obra o actividad.
 Está prohibido el aprovechamiento de individuos arbóreos (arboles), no autorizados dentro de

los permisos ambientales.
 El aprovisionamiento de combustible, mantenimiento y lavado de equipos, deberá realizarse

dando cumplimiento al PMA.
 EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe mantener en buen estado de funcionamiento toda su
maquinaria con el fin de evitar escapes de lubricantes o combustibles que puedan afectar los
suelos, cursos de agua, aire y organismos, atendiendo de este modo lo establecido por la
normatividad ambiental vigente.
 Las motobombas, y en general todos los equipos para extracción de agua, que deban ser
instalados en la orilla de una corriente, estarán provistos de bandejas que permitan retener
las fugas de combustible y lubricante. Por ningún motivo se descargarán aceites o
combustibles a un cuerpo de agua.
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
 Los aceites y lubricantes usados y los residuos de limpieza y mantenimiento deberán ser
retenidos en recipientes herméticos y deberán recibir tratamiento y disposición final adecuada,
a cargo de EL PROVEEDOR/CONTRATISTA.
 Por ninguna circunstancia se deben efectuar quemas.
 EL PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá prestar especial cuidado al mantenimiento de
cercas y broches, los cuales deberán permanecer cerrados en todo momento y exigir a sus
subcontratistas la observación de esta obligación.
 Al finalizar las actividades, el lugar de ejecución de las actividades del CONTRATO debe
quedar en condiciones similares a las encontradas inicialmente.
6.13.5. PLAN DE ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL (PACA)

EL PROVEEDOR/CONTRATISTA debe tener un Plan de Acción y Cumplimiento Ambiental
(PACA), real y ajustado a la labor a desarrollar en la ejecución de las actividades del CONTRATO,
incluyendo: los riesgos ambientales identificados, las medidas de manejo, el plan de
contingencias y el programa de seguimiento y monitoreo de las actividades que va a desarrollar.
Dicho Plan de Acción deberá especificar qué, cómo y cuándo va a desarrollar cada actividad, la
forma en que evaluará el cumplimiento y la eficiencia de los procedimientos y los mecanismos de
control de calidad que implementará EL PROVEEDOR/CONTRATISTA. También deberá indicar
el equipo mínimo de contingencias que va a mantener en el lugar de ejecución de las actividades
del CONTRATO.
El Plan de Acción y Cumplimiento Ambiental deberá ser entregado a la Gerencia Integral de

Sostenibilidad (GIS) en el área ambiental previa al inicio de las actividades en campo, para su
revisión y aprobación.
6.14. INFORMES DE GESTIÓN Y ESTADÍSTICAS
6.14.1. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá reportar a HUPECOL Informes diarios, semanales y
mensuales de Seguridad y Salud en el trabajo con la siguiente información estadística para el
período en cuestión y el acumulado desde el comienzo del proyecto, obra o actividad:
 La cantidad de trabajadores en un SITIO DE TRABAJO en tierra firme y en las oficinas
del proyecto.
 La cantidad de horas hombre trabajadas (HHT).
 Horas hombre capacitación.
 La cantidad de AST y de permisos de trabajo cerrados.
 Cantidad de charlas de seguridad impartidas y el tema de c/u.
 Cantidad de observaciones registradas en el periodo.
 Indicador de cumplimiento a los cronogramas de actividades establecidos en el SG-SST
además, los informes deberán incluir todas las acciones ejecutadas en materia de los
Subprogramas seguridad y salud en el trabajo que se hayan llevado a cabo durante el
tiempo reportado,
 La cantidad de casos de días de trabajo perdidos también conocidos como Lesiones con
Tiempo Perdido (LTI)
 Índice de Severidad: La cantidad de días de trabajo perdidos (cantidad de días, después
de las primeras 24 horas, durante las cuales la persona afectada no pudo trabajar. El
conteo se detiene cuando se expida un certificado médico autorizando a la persona
lastimada a regresar al trabajo), por cada 240.000 HHT.
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
 Caso de Día de Trabajo Restringido (RWC); Casos con Tratamiento Médico (MTC); y
Casos con Primeros Auxilios (FAC).
 Frecuencia de Lesiones con Tiempo Perdido (LTIF) = cantidad de lesiones con tiempo
perdido por cada 240.000 de horas hombre trabajadas.
 Tasa de severidad = el promedio de días perdidos por lesiones con tiempo perdido
 La cantidad de daños materiales con valor superior a 10.000 dólares
 Todos los derrames superiores a un barril de hidrocarburo, líquidos impregnados con
hidrocarburos o producto químico y otros accidentes ambientales.
Dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, que incluya los accidentes de
trabajo (incapacitantes y no incapacitantes), los incidentes (entendiéndose por incidente todo
evento que pueda constituirse como causa o amenaza de un accidente), enfermedades
profesionales, número de horas / hombre trabajadas, accidentes de vehículos y kilometraje total
recorrido por los vehículos a su servicio. En el informe se deberán incluir indicadores de
ausentismo, morbilidad, mortalidad, accidentalidad, actividades de salud laboral realizadas
(capacitación, exámenes, etc.), los documentos de investigación de accidentes, índices de
severidad, frecuencia.
6.14.2. AMBIENTAL
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá reportar a HUPECOL en los informes mensuales
Ambientales el cumplimiento a los indicadores de cada una de las fichas de manejo ambiental
aplicables al proyecto, obra o actividad ejecutada por el PROVEEDOR/CONTRATISTA.
Las fichas de manejo ambiental aplicables serán entregadas por los Ingenieros Ambientales de
HUPECOL y durante el desarrollo del proyecto, obra o actividad el
PROVEEDOR/CONTRATISTA. Deberá velar por el cumplimiento de las acciones e indicadores
establecidos en éstas.
6.15. ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá reportar a la HUPECOL su análisis de la causa de los
incidentes, casi incidentes y situaciones inseguras de carácter ambiental, seguridad y salud en el
trabajo y operacional que se deban reportar de conformidad.
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá implementar procedimientos de investigación y acción
correctiva con los siguientes objetivos:
 Notificar a las partes que corresponda
 Determinar la frecuencia y las causas
 Establecer un plan de acción o un plan de mejora
 Iniciar acciones preventivas conmensuradas con la naturaleza del incumplimiento
 Aplicar controles para garantizar que las acciones preventivas han sido eficaces
 Revisar los procedimientos para incorporar las acciones necesarias con el fin de evitar la
recurrencia y comunicar los cambios al personal
Dentro de sus análisis de causa raíz el PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá generar acciones
preventivas que mitiguen la ocurrencia de posibles eventos de carácter ambiental como de
seguridad y salud ocupacional.
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
6.16. AUDITORÍAS, INSPECCIONES Y DOSSIER FINAL

HUPECOL llevará a cabo las auditorías del cumplimiento de HSEQ en el SITIO DE TRABAJO,
durante la fase de construcción, puesta en marcha y las diferentes actividades que competen al
proyecto. (Esta periodicidad será acordada con el PROVEEDOR/CONTRATISTA).
El PROVEEDOR/CONTRATISTA deberá informar a HUPECOL las auditorías propias del
PROVEEDOR/CONTRATISTA con el fin de permitir a la HUPECOL que participe en tales
auditorías e inspecciones.
Al finalizar el contrato, el PROVEEDOR/CONTRATISTA entregara a HUPECOL un DOSSIER

FINAL en el cual evidencien todos los registros que se generaron en el desarrollo del proyecto,
obra o labor. La guía para la entrega está en el ANEXO LISTA VERIFICACIÓN DOSSIER FINAL
HSEQ, la cual hace parte del Anexo 3 Seguimiento a Gestión HSEQ.
6.16.1. ENTREGA DE DOSSIER FINAL HSEQ

La entrega sea hará así: una copia en campo y otra oficina Bogotá en medio digital (CD o memoria
USB rotulados) con esta misma información citada anteriormente. Las metodología de entrega y
las fechas están estipuladas en la circular DOC-GI-002-16 Procedimiento entrega de dossier HSE
(ver anexo)
7. REGISTROS
PRO-SI-010 PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES- INCIDENTE
FOR-SI-010 REPORTE INICIAL DE INCIDENTE - ACCIDENTE HSE
FOR-SI-011 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES
FOR-SI-012 LECCIÓN APRENDIDA
FOR-SI-013 PLAN DE ACCIÓN
FOR-SI-021 ESTADÍSTICAS HSE HUPECOL
FOR-SI-050 FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN DOCUMENTOS PARA INVESTIGACIÓN

DE INCIDENTES
FOR-SI-049 FORMATO ENTREVISTA PARA INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES
FOR-AE-004 INGRESO A CAMPO PARA PROVEEDOR/CONTRATISTAS
FOR-GA-007 PACA
FOR-SI-027 DOSSIER HS-SALUD-AMBIENTAL
Formato de informe diario y mensual
8. ANEXOS
 GIS-003-15 Directriz de ingreso a bloques de HUPECOL
 DOC-GI-002-16 Procedimiento entrega de dossier HSE Llanos-58
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ANEXO 3
VERSIÓN 003
9. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Elaboró Revisó Aprobó FECHA
Profesional
01 Creación del documento N/A N/A 19/01/2013
HS
Se ajusta el documento a nivel

Jairo
general, se ajusta los criterios de Javier Ángela
002 Andrés 05/01/16
control documental según el Riviere Rodríguez
López
Decreto 1072
Se ajusta el documento a nivel

general, actualización del
vocabulario del documento,
pasando de salud ocupacional a Adriana Equipo Ángela
003 07/12/16
SST y se contempla el Perea H.S.E. Rodríguez
procedimiento para la gestión de
inventarios compras de bienes y
contratación
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C. DOC-GI-001 ANEXO 3 HSE HUPECOL V3

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5.2. REQUISITOS GENERALES DE HSEQ 9

5.2.1. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS 9

6.1. LIDERAZGO, ROLES, RESPONSABILIDADES Y RECURSOS 10

6.1.1. POLÍTICA GIS DE HUPECOL 10

6.1.2. POLÍTICAS HSEQ 11

6.1.3. REVISIONES POR LA GERENCIA 11

6.1.4. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES 11

6.1.5. REUNIONES HSEQ 12

6.2. EVALUACIÓN DE RIESGOS Y MEDIDAS DE CONTROL 12

6.3. REQUISITOS DE SALUD LABORAL 13

6.3.1.1. PROGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (Plan HSEQ del

6.3.1.2. MEDICINA DEL TRABAJO, PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD 13

6.3.1.3. EXÁMENES MÉDICO OCUPACIONALES 14

6.3.1.4. SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA DE LA SALUD EN EL

6.3.2. REGISTROS Y ESTADÍSTICAS EN SALUD 15

6.4. HIGIENE INDUSTRIAL 16

6.5. SANEAMIENTO BÁSICO 16

6.6. SUMINISTRO DE ALIMENTACIÓN 16

6.7. ORDEN Y ASEO 17

6.8. SEGURIDAD EN EL TRABAJO 17

6.8.1. REQUISITOS DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO 17

6.8.2. EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS DE SEGURIDAD 18

6.8.3. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DOTACIÓN 18

6.8.4. CONTROL OPERACIONAL – BUENAS PRACTICAS 19

6.8.4.1. ESTÁNDARES Y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS 19

6.8.5. SISTEMA DE PERMISOS DE TRABAJO Y ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO 20

6.8.6. TRABAJO EN ALTURAS 20

6.8.7. PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN ANTI CAÍDAS 21

6.8.8. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES, VEHÍCULOS, MAQUINAS, EQUIPOS

6.8.9.1. INSPECCIONES Y APROBACIÓN DE VEHÍCULOS, MÁQUINAS, EQUIPOS Y

6.8.9.2. DE ÁREAS DE TRABAJO 22

6.9. INFORMACIÓN DE CASI-ACCIDENTES, INCIDENTES, ACCIDENTES Y

6.10. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 23

6.11.1. TRANSPORTE POR VÍAS Y CARRETERAS 24

6.11.2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS-OPERACIONALES 25

6.11.3. TRANSPORTE DE SUSTANCIAS/MATERIALES PELIGROSOS O

6.11.4. PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA 25

6.12. ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN SEGURA DE MATERIALES/SUSTANCIAS

6.13. PLANES DE EMERGENCIA 27

6.13.1. CONTENIDO BOTIQUÍN DE EMERGENCIA 28

6.13.2. MANEJO DE EMERGENCIAS GENERALES 29

6.13.3. PLAN DE EVACUACIÓN 30

6.13.4. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS MÉDICAS 30

6.13.5. CONTROL DE DERRAMES DE HIDROCARBUROS 31

6.13.6. SIMULACROS (Según Aplique) 31

6.13.7. SITUACIONES METEOROLÓGICAS Y AMBIENTALES ESPECIALES 31

6.14. REQUISITOS DE GESTIÓN AMBIENTAL 32

6.14.1. MARCO NORMATIVO 32

6.14.2. RESPONSABILIDADES DEL PROVEEDOR/CONTRATISTA 33

6.14.3. ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA 34

6.14.4. NORMAS ESPECÍFICAS DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL 35

6.14.5. PLAN DE ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL (PACA) 36

6.2 INFORMES DE GESTIÓN Y ESTADÍSTICAS 36

6.2.1 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 36

6.3 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 37

6.15. AUDITORÍAS, INSPECCIONES Y DOSSIER FINAL 38

6.15.1. ENTREGA DE DOSSIER FINAL HSEQ 38

GIS-003-15 Directriz de ingreso a bloques de HUPECOL 38

DOC-GI-002-16 Procedimiento entrega de dossier HSE Llanos-58 38

Es obligación del PROVEEDOR/PROVEEDOR/CONTRATISTA mantener los niveles adecuados

1. Suspender las operaciones a costo del contratista en caso de comprobarse que:

De igual forma, se cumplirán todos los tratados internacionales, decisiones de la Comunidad