EJEMPLO 1.

 COMUNICACIONES OFICIALES En referencia a la tabla de retención,

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones permanecerá en el archivo de gestión 5
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. años, 10 años en el archivo central, con
Son las comunicaciones escritas sobre asuntos del servicio público en las posterior destrucción.
dependencias del Estado.  

Una vez cumplido el tiempo de retencion

EJEMPLO 2.  INFORMES Es el documento que Contiene informacion de en el archivo de gestion y central se
valor adminitrativo, juridico, legal, fiscal y contable, por cuanto informa los transfiere al archivo historico en su soporte
estados de la empresa. original, la conservacion obedece al
cumplimiento de la circular.

EJEMPLO 3.   ACTA  Este documento se elabora en una reunión o conservacion total, Al cumplir su tiempo
situación específica donde se describe lo hablado en dicha reunión quienes de retencion se microfilman para consulta
participaron y que compromisos se estipularon para un proximo encuentro. y conservacion del original

EJEMPLO 4. LICITACIONES Son documentos que reflejan los contratos Mandato es de 20 años, cumplido el tiempo
por la entidad en ejercicios de sus funciones, possen valor legar, fiscal, de retencion se pueden eliminar.
contable y administrativo.
EJEMPLO 5.  CONVENIO Acuerdo de voluntades, verbal o escrito,
manifestado en común entre dos, o más, personas con capacidad (partes del permanecerá en el archivo de gestión 2
contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones años, 20 años en el archivo central, con
relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden posterior destrucción.
compelerse de manera recíproca
EJEMPLO 6. CERTIFICACION Se elabora para certificar que alguna
persona trabajo en cierto lugar y durante cuánto tiempo, otra podría ser para Va desde un mes de vigencia hasta termino
certificar que un estudiante esta matriculado en esa institución educativa. este indefinido, depende su funcionalidad
documento puede ser publico o privado.