POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE

DATOS PERSONALES

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

Y FONDO ROTARORIO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
NACIONAL DE ESTADÍSTICA

DANE - FODANE

ENERO de 2019
 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CONTENIDO

1. Alcance

2. Marco Legal

3. Identificación del Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales

4. Definiciones

5. Autorización del Titular

6. Tratamiento y Finalidades

7. Derechos del Titular de los Datos Personales

8. Derechos de los niños, niñas y adolescentes

9. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos sobre Datos

Personales

10. Procedimiento para la Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y

Reclamos de los Titulares de Datos Personales

11. Aviso de Privacidad

12. Vigencia

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1. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a

todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de
tratamiento por el DANE-FONDANE, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento
de los datos personales.

El literal f del artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, establece como excepción de la aplicación del
régimen de protección de datos personales, las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de
1993. Sin embargo, el parágrafo del mismo artículo señala que los principios sobre protección de
datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas. Por lo tanto, el alcance
de la política debe considerar estas precisiones normativas.

2. MARCO LEGAL

 Constitución Política, artículo 15.

 Ley 1266 de 2008.
 Ley 1581 de 2012.
 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
 Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013.
 Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008 y C – 748 del 2011.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El DANE-FONDANE con domicilio en Carrera 59 No. 26-70 Interior I - CAN, Bogotá – Colombia, con
Número de Identificación Tributaria NIT 899999027.

Línea gratuita nacional: 01 8000 912002 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Líneas DANE-
FONDANE Central en Bogotá (571) 597 8300 y (571) 597 8398 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a
5:00 p.m.

Correo electrónico: contacto@dane.gov.co

Página web institucional: www.dane.gov.co

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4. DEFINICIONES

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular
para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de
las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas
y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede
generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o
religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de
salud, vida sexual y biométricos, como huellas y fotografías).

La Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales considera dentro de la categoría de datos

especiales los datos sensibles y los relativos a las niñas, niños y adolescentes, Artículos 5° y 7°
respectivamente.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos,
se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a
un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o
fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

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5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización

previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser
objeto de consulta y verificación posterior.

Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.1
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

El tratamiento que realizará el DANE-FONDANE será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y

transmitir o transferir, según corresponda, los datos personales, atendiendo de forma estricta los
deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
2013 y demás regulaciones relacionadas con las siguientes finalidades:

a) Registrar la información de datos personales en las bases de datos del DANE-FONDANE, con la
finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para
la formulación de políticas en el país.
b) Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
c) Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las
mismas. No incluye información de censos y encuestas.
d) Soportar procesos de auditoría externa e interna.

Así mismo, el DANE-FONDANE suministrará los datos personales a terceros que le provean servicios
o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de:

1
Las órdenes judiciales no aplican para la información relacionada con censos y encuestas dado que está exenta de la aplicación de las
disposiciones de la Ley de Protección de Datos. Ley 79 de 1993 Artículo 5.

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a) Brindar asistencia técnica.

b) Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
c) Manejar y administrar bases de datos.
d) Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
e) Dar respuestas a organismos de control.
Cuando el DANE-FONDANE reciba información que le haya sido transferida por otras entidades
debido a su solicitud o por las sedes o subsedes territoriales certificadas, como último interviniente en
la cadena informativa del sector estadístico que inicia cuando los titulares dan su información
personal a representantes de sus sedes o subsedes territoriales, le dará el mismo tratamiento de
confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida y/o recibida por el DANE-
FONDANE Central.

En este sentido y como órgano rector de política en el sector estadístico, el DANE-FONDANE

instruirá a las respectivas sedes o subsedes certificadas en los territorios sobre:

a) Su calidad de responsables de tratamiento de los datos por ellas recaudados.

b) La vigilancia que deben ejercer en cuanto al respeto del habeas data en la relación
estadística, laboral y contractual, entre otras.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados al DANE-FONDANE que hayan

sido objeto de tratamiento.
b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté
prohibido.
c) Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o
encargado del tratamiento de datos personales.
d) Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales, la cual procederá cuando la autoridad
haya determinado que el DANE-FONDANE, en el tratamiento, ha incurrido en
conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
e) Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o
finalidad que se le dará a sus datos personales.
f) Identificar al responsable en el DANE-FONDANE que dará trámite y respuesta a sus
solicitudes.

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g) Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

8. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y

adolescentes. Queda proscrito para el DANE-FONDANE el tratamiento de datos personales de niños,
niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

9. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,

CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

El DANE-FONDANE tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y

seguimiento de esta Política a través de un oficial de datos personales cuyo cargo está ubicado en la
Subdirección de la entidad.

Igualmente, DANE-FONDANE designó al GIT – Información y Servicio al Ciudadano como la

dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el
Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato.

Para el efecto, todos los servidores y contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en
las diferentes dependencias, están obligados a cumplir con los términos de esta política y seguir los
lineamientos que para tal fin establezca la dependencia designada como responsable.

10. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A

PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS
TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados,
usados y transmitidos o transferidos por el DANE-FONDANE, podrán ejercer en cualquier momento
sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información. Para el efecto, se seguirá el siguiente
procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

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a. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:

El DANE-FONDANE ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones,
consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:

 Comunicación escrita dirigida al Departamento Administrativo Nacional de Estadística,

DANE, Carrera 59 No. 26-70 Interior I - CAN, Bogotá – Colombia
 Solicitud vía correo electrónico: contacto@dane.gov.co
 Sitio Web https://www.dane.gov.co/index.php/ventanilla-unica
 Solicitud verbal – presencial en cualquier sede del Dane
 Comunicación telefónica: línea gratuita nacional 01 8000 912002 de lunes a viernes
de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Líneas DANE-FONDANE Central Bogotá (571) 597 8300 y
(571) 597 8398 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

b. Atención y respuesta a peticiones y consultas:2

El Titular o su apoderado, podrán solicitar al DANE-FONDANE:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.

• Información respecto del uso que se le ha dado por el DANE-FONDANE a sus datos personales.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando la petición o consulta se relacione directamente con los entes territoriales en su condición de
responsables de tratamiento de los datos por ellos recaudados, o sobre la vigilancia que deben
ejercer estos últimos; el DANE-FONDANE informará sobre dicha situación, tanto al interesado
peticionario, como al responsable específico de tratamiento de los datos, remitiendo inmediatamente
de oficio la respectiva petición a la sede o subsede territorial certificada pertinente, para lo de su
competencia y responsabilidad.

2
Ley 1581 de 2012. Artículo 14

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c. Atención y respuesta a quejas y reclamos: 3

El Titular o sus apoderados, podrán solicitar al DANE-FONDANE, a través de una queja o reclamo
mediante los canales ya indicados:

a) La corrección o actualización de la información.

b) Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los
deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o
reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o reclamo se presentan
incompletos, el DANE-FONDANE deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que la entidad que reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverla, deberá
dar traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de lo
ocurrido al interesado.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos, en el aparte
correspondiente, una leyenda que diga "en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo haya sido
resuelta.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya
agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del
Tratamiento.4

3
Ley 1581 de 2012. Artículo 15
4
Ley 1581 de 2012. Artículo 16

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11. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por
conocer, puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de
este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El DANE-FONDANE publica en la página web institucional el aviso de privacidad para los usuarios
de sus trámites y servicios. Así mismo, anuncia de forma física a sus funcionarios y contratistas el
manejo de la privacidad y confidencialidad de los datos, solicitando su autorización escrita para el
tratamiento.

El DANE-FONDANE también publica en lugar visible a los visitantes, la Política de Protección de

Datos Personales e informa sobre la recolección y tratamiento de sus datos relacionados con el
ingreso a las instalaciones del DANE-FONDANE en las diferentes sedes.

12. VIGENCIA

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales está vigente a partir de la fecha de su
adopción y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas
disposiciones o normas sobre la materia.

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