PS.

RUTH FANERY MENDOZA

CONSULTORA EN DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Febrero de 2011
 ¡¡ ESTA INFORMACIÓN TE INTERESA !!

En SERVIMOS reconocemos que nuestros resultados como organización se

alcanzan gracias al aporte de todos. Por esta razón el PROGRAMA DE
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS:

- Estimula la participación en la toma de decisiones que movilizan la

efectividad de la entidad.
- Clarifica el aporte que hace cada miembro de nuestro equipo a los
resultados.
- Retroalimenta el desempeño buscando el mejoramiento continuo
- Premia económicamente el compromiso y el esfuerzo que se evidencian
en resultados tangibles.

Pá gina2
GUIA PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
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Consultora en Desarrollo organizacional
Los objetivos cumplidos en las condiciones establecidas te
aseguran recompensas a ti y a tu equipo de trabajo. Por tanto
este programa te interesa, tiene que ver contigo, con el
compromiso tuyo y de cada uno de tus compañeros de trabajo.

Te invitamos a realizar los ejercicios que propone este

documento para facilitar la formulación de objetivos,
referente a inicial y fundamental del programa.

¿QUÉ ES UN OBJETIVO?

Un objetivo constituye una guía para el desempeño porque determina

exactamente los parámetros de aquello que espera lograrse y por
tanto orienta los esfuerzos y la utilización de recursos.

Los objetivos deben ser:

Pá gina3
1. CONCRETOS: Deben identificar claramente lo que esperan lograr.
2. EVALUABLES: Deben generar resultados específicos y por eso deben estar unidos a indicadores y
estrategias de medición claras.
3. REALIZABLES: Deben ser viables
4. RELEVANTES: Deben establecerse sobre aspectos fundamentales del trabajo.

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 5. POSITIVOS: Deben formularse para alcanzar algo y no para evitar algo. (No es correcto: evitar
desperdicios…, es correcto: optimizar…)
6. LIMITADOS EN EL TIEMPO: Deben estar sujetos a un cronograma de trabajo que sea razonable y acorde a
las necesidades de la organización.

Para facilitar el cumplimiento de estas características, los objetivos deben formularse teniendo en cuenta la
siguiente fórmula:

VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD

Verbo sin conjugar que sea Aquello sobre lo cual se orientan Requisito que debe cumplirse en términos de
evidenciable los esfuerzos y recursos calidad (condiciones de modo, tiempo y lugar)

EJEMPLO 1

Incorrecto
VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD
Elaborar un programa de reclutamiento de personal para aportar a las satisfacción de los clientes
operativo

Pá gina4
Correcto
VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD
Elaborar un programa de reclutamiento de personal que disminuya el tiempo de respuesta a las solicitudes de los
operativo clientes. El programa incluye procedimiento, formatos,
recursos y se entregará el 31 de Julio de 2011

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EJEMPLO 2

Incorrecto
VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD
Disminuir consumo de papel y demás insumos de frente a las cantidades que habitualmente se consumen.
oficina

Correcto
VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD
Disminuir consumo de papel y demás insumos de en un 30 % frente al consumo realizado en el mes anterior,
oficina por puesto de trabajo. Fecha de Medición. 30 de Marzo

EJEMPLO 3

Incorrecto
VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD

Pá gina5
Aumentar las ventas realizadas a los clientes tipo A según requerimientos y cotizaciones

Correcto
VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD
Aumentar las ventas realizadas a los clientes tipo A en 50.000.00, frente al volumen de ventas alcanzado en el
mes anterior. Fecha de corte. 30 de cada mes.

EJEMPLO 4

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Incorrecto
VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD
Evitar la devolución de las facturas por errores en los conceptos de facturación

Correcto
VERBO OBJETO CONDICIÓN DE CALIDAD
Optimizar el proceso de facturación Identificando errores, formulando estrategias de mejora y
disminuyendo mensualmente los reprocesos en un 90%

TIPOS DE OBJETIVOS DE NUESTRO PROGRAMA

OBJETIVOS DE DESEMPEÑO

Estos objetivos globales se expresan en términos de proyectos o propuestas de mejoramiento que

Pá gina6
impactan de manera positiva tanto el desarrollo del trabajo propio y del equipo como sus resultados.

FASES PARA FORMULAR LOS OBJETIVOS DE DESEMPEÑO

1. Cada equipo de trabajo se reúne y hace una lista conjunta de las

dificultades, retos u oportunidades que tiene su proceso o dependencia.

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2. Agrupen por temas o aspectos comunes las dificultades, retos u
oportunidades.
3. Identifiquen causas o aspectos que inciden en ellos. Con frecuencia
tendemos a actuar sobre los aspectos que en la superficie son evidentes
pero los aspectos de fondo no se tocan. Por ejemplo: si tenemos fiebre no
es suficiente con tomar un medicamento para bajar la fiebre sino
identificar la causa. La pregunta es entonces porque tenemos esas
dificultades, retos u oportunidades.

4. Frente a esas causas o factores detonantes formulen dos objetivos cuidando que ellos tengan la estructura y
demás características que hemos detallado en este documento.

5. Para cada objetivo deben desarrollar la hoja de control que aparece a continuación. Este formato busca
determinar las acciones que debemos emprender para alcanzar el objetivo en las condiciones de modo, tiempo
y lugar propuestas.

Pá gina7
SERVIMOS LTDA

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 PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

HOJA DE CONTROL DE OBJETIVOS

Objetivo Indicador o producto

Describa el objetivo teniendo en cuenta que deben ser
proyectos o propuestas de mejoramiento que
constituyen un valor agregado a los resultados de
trabajo habituales. Asegúrese de que el objetivo tiene
las 6 características que se explicaron al inicio de este
documento
Describa exactamente el logro en términos de:
- Productos: resultados tangibles que puedan ser evaluables
en las condiciones de calidad establecidas.
- Indicadores: Relación de variables que permiten observar
las tendencias generadas por el proyecto observado
(valores, estadísticas, unidades, índices).

ACCIONES A REALIZAR RECURSOS A UTILIZAR FECHA DE CADA PRODUCTO O RESULTADO POR

ACCIÓN ACCIÓN
Relacione en su orden Para cada una de las Se colocará una fecha Por cada acción se debe colocar un
todas las acciones que debe acciones identifique que para cada una de las producto o resultado final que

Pá gina8
emprender para conseguir recursos de tiempo, de acciones a realizar de permita hacer seguimiento en el
el objetivo en las ayuda del equipo, de manera que se cumpla avance del objetivo. El producto
condiciones modo, tiempo y insumos (justificables) con las fechas de debe ser resultante de la acción y
lugar establecidas entrega finales del no algo institucional o realizado por
objetivo. un tercero.

EJEMPLO DEL DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA DE CONTROL DE OBJETIVOS

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PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

HOJA DE CONTROL DE OBJETIVOS

Objetivo Indicador o producto

Elaborar un programa de reclutamiento de personal - Un documento que sintetice el programa de reclutamiento de

operativo que disminuya el tiempo de respuesta a las personal operativo que incluye: soporte conceptual,
solicitudes de los clientes. El programa incluye antecedentes, procedimiento, formatos, lista de recursos.
- Informe resultado de la prueba piloto en el que se evidencien
procedimiento, formatos y recursos. Fecha de entrega:
los cambios en el tiempo de respuesta a las solicitudes de los
Julio 15 de 2011
clientes.

ACCIONES A REALIZAR RECURSOS A UTILIZAR FECHA DE CADA PRODUCTO O RESULTADO

ACCIÓN POR ACCIÓN
1. Identificar - Informes y demás documentos

debilidades del actual proceso
de reclutamiento de personal
operativo a través del análisis
de incidentes críticos y
entrevistas a los funcionarios
responsables.
que contengan la memoria
institucional y que permitan
recoger información.
- 20 minutos con reclutadores en
entrevista.
Debilidades identificadas
a 30 de Marzo
Pá gina9
- Lista de debilidades
- Formato que permita
recoger y sistematizar la
información.

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2. Realizar una investigación - Internet. - Documento que sintetice
del proceso que siguen - Llamadas telefónicas para hallazgos de la investigación
otras empresas de consultar con otras colegas Investigación otras realizada.
servicios temporales para sobre el proceso empresas a Abril 15
realizar este proceso,
complementada con
información teórica (si se
encuentra)

3. Estructurar el proyecto - Recursos de oficina asignados Presentación del proyecto: Proyecto preliminar
teniendo en cuenta la Abril 30
información recogida y
buscando subsanar
debilidades

4. Realización prueba piloto - Recursos de oficina asignados Prueba piloto: 1 de junio al - Acta de capacitación a
31 de Junio reclutadores.

-Informe prueba piloto con

indicadores relacionados con los

Pá gina10
tiempos de respuesta a los
clientes.

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 A partir de este ejemplo y teniendo en cuenta las recomendaciones acerca de la
formulación de objetivos de desempeño. Realicen el ejercicio de 2 objetivos individuales en
los cuadros que aparecen a continuación.

SERVIMOS LTDA

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Pá gina11
HOJA DE CONTROL DE OBJETIVOS
FUNCIONARIO
DEPENDENCIA
Objetivo 1 Indicador o producto

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ACCIONES A REALIZAR RECURSOS A UTILIZAR FECHA DE CADA PRODUCTO O RESULTADO
ACCIÓN POR ACCIÓN

SERVIMOS LTDA

Pá gina12
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

HOJA DE CONTROL DE OBJETIVOS

FUNCIONARIO
DEPENDENCIA
Objetivo 2 Indicador o producto

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ACCIONES A REALIZAR RECURSOS A UTILIZAR FECHA DE CADA PRODUCTO O RESULTADO
ACCIÓN POR ACCIÓN

Pá gina13
OBJETIVOS DE AUTODESARROLLO

Estos objetivos tienen dos clases de factores de desempeño: productividad y conducta laboral y cada uno de ellos
tiene una serie factores de evaluación. Es necesario formular mínimo 1 objetivo de desempeño para cada uno de
ellos (tanto en productividad como en conducta laboral) Tenga en cuenta las estructura y demás características
que deben tener los objetivos y considere en especial el impacto que ellos tienen para cada su jefe, sus compañeros
o sus clientes.

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 FASES PARA FORMULAR LOS OBJETIVOS DE AUTODESARROLLO (productividad y conducta laboral)

1. Realiza la propuesta de un objetivo para cada factor relacionado con

productividad y conducta laboral
2. Discútela con tu jefe y equipo de trabajo. Aclara de manera especial aquellos
factores que pueden tener diferentes interpretaciones y lleguen a acuerdos
sobre lo que van a considerar por ejemplo, compromiso institucional,
confiabilidad. Esfuércense por definir objetivos claros, medibles y en
especial relevantes.
3. Identifiquen cual sería la evidencia y la herramienta de recolección de
información que permitirá contar con la información necesaria para corroborar
que se alcanzó el objetivo
4. Realicen compromisos como equipo para asegurar una mutua colaboración ya
que los resultados se valoran tanto individualmente como equipo.

Pá gina14
A continuación encuentran un ejercicio para un factor de productividad y uno de
desempeño.

PRODUCTIVIDAD
FACTOR OBJETIVO FORMULADO EVIDENCIA MECANISMO DE
CONTROL
Utilización de Recursos Disminuir en un 10% el consumo de Requisición de Hoja de control de

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 papelería frente al consumo del mes papelería con insumos por puesto de
anterior. cantidades solicitadas trabajo

CONDUCTA LABORAL
FACTOR OBJETIVO FORMULADO EVIDENCIA MECANISMO DE
CONTROL
Compromiso Cumplimiento en un 100% la jornada de Cero retardos y Reportes de ingreso
institucional trabajo establecida. salidas antes de la del reloj de control
jornada

A continuación realiza tu propuesta inicial de objetivos para cada uno de los factores. Ten en cuenta las
6 características que deben tener los objetivos. Procura seguir las fases propuestas para facilitar el
ejercicio.

Pá gina15
PRODUCTIVIDAD

FACTOR OBJETIVO FORMULADO EVIDENCIA MECANISMO DE CONTROL

Utilización de papelería

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Calidad

Oportunidad

Responsabilidad

Cantidad

Conocimiento del trabajo

Pá gina16
CONDUCTA LABORAL

FACTOR OBJETIVO FORMULADO EVIDENCIA MECANISMO DE CONTROL

Compromiso Institucional

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Relaciones Interpersonales

Iniciativa

Confiabilidad

Colaboración

Atención al cliente

Pá gina17
Tus inquietudes frente a la formulación de objetivos de desempeño y de autodesarrollo se van a trabajar en
unas próximas sesiones de equipo pero es importante que previamente hayas realizado el ejercicio.

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 EL
ÉXITO Y LOS BENEFICIOS DE ESTE PROGRAMA
NOS INTERESAN A TODOS. ASÍ QUE:
¡MANOS A LA OBRA!!!, PORQUE EN
SERVIMOS TODOS SOMOS EQUIPO

Pá gina18
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