Informe Final

PROYECTO “ESTUDIO Y DIAGNÓSTICO DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL Y
FINANCIERA DEL MUNICIPIO DE AIPE (HUILA), DURANTE LOS AÑOS 2004,

2005 Y HASTA AGOSTO 20 DE 2006.”
ÍNDICE GENERAL
1. INTRODUCCIÓN............................................................................................... 3
2. INFORMACIÓN DEL MUNICIPIO DE AIPE ...................................................... 5
2.1 BREVE HISTORIA DEL MUNICIPIO DE AIPE .......................................... 5
2.2 RESUMEN DE LA SITUACIÓN POLÍTICO – ADMINISTRATIVA DEL
MUNICIPIO DE AIPE ............................................................................................ 7
2.2.1 Cambios en la Administración Municipal............................................. 7
2.2.2 Plan de Desarrollo “Confianza y Cumplimiento”.................................. 7
2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL MUNICIPIO DE AIPE............................ 8
3. OBJETIVOS DEL CONVENIO ........................................................................ 10
3.1 OBJETIVO GENERAL: ............................................................................ 10
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ................................................................... 10
4. METODOLOGÍA.............................................................................................. 11
4.1 REUNIONES PRELIMINARES: ................................................................... 11
4.2 ACTIVIDADES GENERALES DE OPERACIÓN DEL PROYECTO ........ 11
4.2.1 Recopilación y Estudio de la Información.......................................... 11
4.2.2 Revisión y Análisis de Procesos Administrativos y de Contratación . 12
4.2.3 Revisión Física de Obras .................................................................. 13
4.2.4 Emisión de Resultados y Recomendaciones a Implementar ............ 13
4.3 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS EN CADA FRENTE TEMÁTICO ............. 14
4.3.1 Frente Temático Contractual:............................................................ 14
4.3.2 Frente Temático Jurídico:.................................................................. 14
4.3.3 Frente Temático Financiero Y Administrativo.................................... 14
5 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS......................................... 16
5.1 FRENTES TEMÁTICOS JURÍDICO Y CONTRACTUAL .............................. 16
5.1.1 Acceso y Calidad de la Información .................................................. 16
5.1.2 Evaluación General del Sistema Municipal de Contratación ............. 17
5.1.3 Procedimientos Actuales de Contratación Directa ............................ 17
5.1.4 Procedimientos Actuales para Concursos y Licitaciones Públicas.... 17
5.1.5 Normas Existentes de Interventoría .................................................. 18
5.1.6 Documentos que Actualmente se exigen para las Cuentas y
Legalización de Contratos ............................................................................... 18
5.1.7 Relación por Tipo de Contrato .......................................................... 19
5.1.8 Cuadro Comparativo de Contratación en el periodo de análisis ....... 23
5.1.9 Observaciones al Cuadro Resumen de la Revisión de los Contratos
para cada uno de los años (ver Anexo 6)........................................................ 23
5.1.10 Observaciones Generales a los Contratos........................................ 27
5.1.11 Observaciones por Contratos:........................................................... 28
5.1.12 Relación de Contratos en Desarrollo: ............................................... 29
5.2 FRENTE TEMÁTICO FINANCIERO ........................................................ 33
5.2.1 Comportamiento de los Ingresos: ..................................................... 33
5.2.2 Comportamiento de los Gastos......................................................... 35
ESTUDIO Y DIAGNÓSTICO DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL Y FINANCIERA DEL MUNICIPIO DE AIPE
(HUILA) DURANTE LOS AÑOS 2004, 2005 Y HASTA AGOSTO 20 DE 2006.
5.2.3 Resultados Presupuestales............................................................... 38

5.2.4 Observaciones a la Ejecución Presupuestal ..................................... 39
5.2.5 Situación Financiera.......................................................................... 41
5.2.6 Análisis tributario............................................................................... 43
5.3 DIAGNÓSTICO DE ASPECTOS INSTITUCIONALES ............................. 44
5.3.1 La Capacidad del Municipio para asumir competencias ................... 44
5.3.2 Las Relaciones de la Administración ................................................ 45
5.3.3 Aplicación de los Principios y Orientaciones de las Leyes 489 de 1998
y 872 de 2003.................................................................................................. 46
5.3.4 Los Mecanismos de Participación Comunitaria................................. 47
5.4 DIAGNÓSTICO DE LOS ASPECTOS ADMINISTRATIVOS .................... 47
5.4.1 Análisis del Proceso Administrativo .................................................. 47
5.4.2 El Sistema de Control:....................................................................... 49
5.4.3 El Sistema de Desarrollo Administrativo ........................................... 49
5.4.4 El Sistema de Gestión de la Calidad ................................................. 50
5.4.5 Los Manuales de Procesos y Procedimientos................................... 50
5.4.6 La Administración de Personal.......................................................... 50
5.4.7 Análisis de la Planta de Personal ...................................................... 51
5.4.8 La Administración del Patrimonio ...................................................... 53
5.4.9 La Administración Informática ........................................................... 53
5.4.10 La Administración Documental y Archivística: Aplicación de la Ley 594
de 2000 53
5.4.11 La Asesoría Jurídica ......................................................................... 54
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:..................................................... 55
6.1 FRENTES TEMÁTICOS JURÍDICO Y CONTRACTUAL:......................... 55
6.1.1 Contratación de Obra Pública: .......................................................... 55
6.1.2 Contratación de Personal:................................................................. 56
6.1.3 Contratos de Bienes y Servicios: ...................................................... 56
6.1.4 Recomendaciones Generales Para Todos los Tipos de Contrato..... 57
6.2 FRENTE TEMÁTICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO...................... 57
6.2.1 Conclusiones..................................................................................... 57
6.2.2 Recomendaciones ............................................................................ 58
6.2.3 Recomendaciones y escenarios de ajuste ........................................ 59
6.2.4 Procesos de Contratación ................................................................. 60
6.2.5 Control Interno .................................................................................. 64
6.2.6 Modelo Tributario: ............................................................................. 64
7 TABLAS Y ANEXOS: ...................................................................................... 70
2
PROYECTO “ESTUDIO Y DIAGNÓSTICO DE LA ACTIVIDAD

CONTRACTUAL Y FINANCIERA DEL MUNICIPIO DE AIPE (HUILA),
DURANTE LOS AÑOS 2004, 2005 Y HASTA AGOSTO 20 DE 2006.”
1. INTRODUCCIÓN
La Alcaldía del Municipio de Aipe solicitó a la Universidad Nacional de Colombia una

propuesta para la elaboración de un diagnóstico de la actividad contractual y
financiera adelantada durante los años 2004, 2005 y hasta el 20 de agosto de 2006,
que conlleve a la definición de medidas remédiales y acciones a seguir, dado que el
Municipio recibe recursos por regalías petroleras, pero los beneficios logrados por
ello no son del todo contundentes y no cuentan con procedimientos operativos y de
control que permitan optimizar los resultados de su gestión. Con base en ello se
celebró el contrato ínter administrativo 028 de 2006, entre el Municipio de Aipe y la
Universidad Nacional de Colombia.
El informe comienza con una breve historia e información básica del Municipio de
Aipe (Huila) y luego se da un breve resumen de la situación Político – Administrativa
del Municipio durante el periodo de Análisis (Años 2004, 2005 y Agosto de 2006)
Este informe general, aborda tres frentes temáticos (dos de ellos se van a trabajar de
manera conjunta), en los que se basó el desarrollo del proyecto, los cuales son:
1. Frente Temático Contractual:
Está orientado a la determinación de todos los aspectos relacionados con la actividad

contractual ejecutada durante el periodo de análisis, con énfasis en la contratación de
obras públicas e incluyendo la contratación de personas, bienes y servicios. Se
relaciona estrechamente con el frente jurídico para la presentación de la información
contractual y análisis de los procesos contractuales.
2. Frente Temático Jurídico:
Está orientado a la determinación de aspectos relacionados con los procesos

jurídicos de la autoridad municipal, asociados a la actividad contractual desarrollada
durante el periodo de análisis. Su accionar se centrará de manera conjunta con el
frente de ejecución contractual en la definición de protocolos de seguimiento y control
de esta actividad, de tal forma que puedan ser implementados en el futuro inmediato
de acuerdo con la estructura organizacional del municipio y sus diferentes
dependencias.
3. Frente Temático Económico y Financiero:
Está orientado hacia la determinación de todos los aspectos relacionados con las
finanzas del municipio, haciendo énfasis en lo presupuestal en términos de los gastos
3
de funcionamiento e inversión, así como la definición del estado financiero actual y su

proyección futura, al menos desde un punto de vista general.
De igual manera el documento contiene una muestra de la información contractual,

financiera, administrativa y jurídica actual del Municipio de Aipe, de acuerdo con el
levantamiento de información y el diagnóstico y estudio de campo de los
profesionales participantes de los frentes temáticos. De ésta forma se presentan los
resultados y observaciones de acuerdo con la metodología planteada.
Dentro del esquema inicialmente propuesto por el equipo de trabajo de la Universidad
Nacional de Colombia, se planteó la siguiente estructura jerárquica con el objeto de
orientar adecuadamente el trabajo a desarrollar por cada uno de los participantes, así
como la consolidación de la información y el análisis y presentación de resultados.
Director del Proyecto

Ing. Adolfo Alarcón Guzmán
Interventor del Proyecto Asesor en Reorganización Adm.

Ing. Luís Enrique Gil – I.E.I. Adm. Gonzalo Espitia Avilez
Responsable Frente Jurídico Responsable Frente Contractual Responsable Frente Adm. &
Dr. Jaime Alberto Sarria M. Ing. Mario Camilo Torres Finan.
Suárez Ing. Carlos Hernán Caicedo
Asistente Frente Jurídico Asistente Frente Contractual Asistente Frente Adm. & Finan.
Dra. María Angélica Zamora Ing. Germán Gaitán Adm. José Humberto García
Coordinador Administrativo
Adm. Paola Andrea Castillo
Por último, se incluye la presentación y análisis de resultados con las

recomendaciones y conclusiones, que buscan mejorar los procedimientos operativos
y de control de la actividad contractual y en general del manejo administrativo del
Municipio de Aipe.
4
2. INFORMACIÓN DEL MUNICIPIO DE AIPE

2.1 BREVE HISTORIA DEL MUNICIPIO DE AIPE
El Municipio de Aipe (Departamento del Huila) está localizado a la margen izquierda

del río magdalena y ubicado al noroccidente del Departamento del Huila, inscrito
sobre el Valle del Magdalena, limitado al norte y occidente con el Departamento del
Tolima (Municipios de Natagaima, Ataco y Planadas) al oriente con el río magdalena
(Municipio de Villavieja y Tello), y al sur con el Municipio de Neiva. Ocupa una
extensión superficial total de 801.04 km2 (3.8% del total del Departamento) y con una
temperatura media de 26°C. El gentilicio para los n acidos en este Municipio es
“Aipunos”.
La fecha oficial de fundación del Municipio de Aipe es el 1 de enero de 1941 y sus

fundadores fueron la Señora Teresa Perdomo y el Señor Enrique Cortés quienes a
comienzos de 1741 cedieron 80 hectáreas para establecer un nuevo pueblo; ellos
eran descendientes del Señor Jacinto Cortés. En 1770, la Jerarquía Eclesiástica y
Civil de Neiva dispuso la construcción de la iglesia de Nuestra Señora de los Dolores
bajo su jurisdicción y en 1772, bajo el gobierno del Virrey Manuel Guirior, fue
designada Viceparroquia y para esa época contaba con una población de 886
habitantes. Hacia el año de 1872 Aipe fue trasladado de su antiguo lugar en el Puerto
de Palomito hacia el lugar que hoy ocupa más al norte y hacia el año 1874 Aipe
adquiere autonomía respecto de Neiva, con carácter de distrito integrante del cantón
de Villavieja y el 8 de Abril de 1912 mediante Ordenanza Nº. 26, fue creado como
Municipio por la Asamblea Departamental.,
5
Los símbolos del Municipio de Aipe son su escudo que simboliza la tierra verde,
bañada por dos grandes ríos como son el Bache y el Magdalena, muestra además su
gran tesoro escondido como es el petróleo, y sus piedras que engalanan el territorio.
Su bandera tiene los colores blanco, verde y rojo; el rojo pregona el nombre del
municipio que en lengua nativa significa “campo sangriento”; el Girón blanco,
representa el embalse del río anclado en su territorio y la franja de color verde,
manifiesta la esperanza que dinamiza la tarea de progreso y la amistad característica
de Aipe, que se proclama como tierra de brazos abiertos.
Actividades Económicas
El Municipio de Aipe está ocupado principalmente por viviendas rurales que se basan
en el desarrollo de actividades agropecuarias, en las cuales los cultivos que se tienen
generalmente son transitorios y permanentes con un dueño, pues el porcentaje de
asociatividad es bajo1. Actualmente la fuente principal de recursos económicos del
Municipio la constituye las transferencias que por concepto de regalías petroleras le
son trasladadas por la Nación.
En el caso de los establecimientos de comercio casi el 17% de ellos se dedican a la

industria, el 46,7% al comercio, el 42,0% a servicios y solo el 4,7% a otra actividad.
Población
El 30% de la población del Municipio de Aipe nació en otro municipio.

Aproximadamente el 20% de la población de Aipe ha alcanzado el nivel secundaria y
solo el 2% de ellos ha alcanzado el nivel profesional. Aún existe una parte de la
población residente sin ningún nivel educativo, aunque la mayoría de su población de
5 años y más sabe leer y escribir.2
1
Censo Nacional del DANE. 2005
2
Ibíd.
6
2.2 RESUMEN DE LA SITUACIÓN POLÍTICO – ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO

DE AIPE
2.2.1 Cambios en la Administración Municipal
Durante los años 2004 al 2006, el Municipio de Aipe sufrió cambios atípicos de los
alcaldes electos, aparentemente por irregularidades de tipo legal, lo cual determino
algunos cambios en su Plan Municipal de Desarrollo.
En el año 2006 se expidió el Acuerdo Nº 001 de 2006, por medio del cual se modificó
el Plan Plurianual de Inversiones 2006 y se modificó el nombre por el de Plan
Municipal de Desarrollo 2004–2007, del Acuerdo 009 de 2004 y Acuerdo 021 de
2005, teniendo en cuenta que por decisión de la Sala de lo Contencioso
Administrativo del Consejo de Estado se declaró nula la elección del señor Hugo
Hernán Garzón Garzón como Alcalde del Municipio y por elección del Municipio se
nombró a Jorge Luís García como nuevo Mandatario, para el periodo del 1 de Enero
de 2004 al 31 de Diciembre de 2007, tomando posesión el día 9 de Septiembre de
2005. Por lo anterior, se hizo necesario modificar el Plan de Desarrollo e incluir los
sectores, programas y proyectos relacionados en el Plan de Desarrollo Municipal
“Cumplimos… seguiremos cumpliendo” propuesto por el señor Jorge Luís García, en
el período de campaña.
De esta manera se modificó el Plan Plurianual de Inversiones 2006, incluido en el

Plan de Desarrollo Municipal, con el fin de cumplir con el desarrollo de las actividades
de los sectores públicos y privados.
Luego en el año 2006, se hizo nuevamente necesario aprobar el Acuerdo Nº 035 de

2006 para ajustar el Plan de Desarrollo de vigencia 2004–2007, adoptado mediante el
Acuerdo 009 de 2004 y modificado con el Acuerdo 009 de 2004 y posteriormente
modificado con los Acuerdos 021 de 2005 y 001 de 2006.
El 20 de Agosto de 2006 se eligió al señor Severiano Lugo Vargas como Alcalde

para ejercer desde su posesión hasta el 31 de Diciembre de 2007, modificando el
Plan de Desarrollo Municipal “Confianza y Cumplimiento”, el cual se aplicaría desde
el periodo final del mes de Agosto de 2006 hasta Diciembre de 2007.
2.2.2 Plan de Desarrollo “Confianza y Cumplimiento”
El Plan de Desarrollo propuesto por el Señor Alcalde Severiano Lugo Vargas se

ejecuta actualmente con base en estos ejes temáticos y sectores primordiales:
1. Generación de Empleo:
• Sector Agropecuario
• Sector Empresarial
• Sector Industrial
7
• Sector Infraestructura
2. Atención Social
• Sector Educación
• Sector Salud
• Sector Recreativo y turismo
• Sector vivienda
• Tercera edad
• Juventud
3. Servicios Públicos y Medio Ambiente

4. Participación Ciudadana
5. Eficiencia Administrativa
Teniendo en cuenta que el período es muy corto para cumplir con todos los objetivos
propuestos, se le dio continuidad a las obras iniciadas en anteriores administraciones,
se ajustaron los recursos al Marco Fiscal de Mediano Plazo, con la aplicación del
Plan Operativo Anual de Inversiones y el correspondiente ajuste de la Matriz
Plurianual para la vigencia comprendida entre Agosto de 2006 hasta Diciembre de
2007.
2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL MUNICIPIO DE AIPE
ALCALDE
SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA

DE GOBIERNO DE DE DE SERVICIOS ADMINISTRATI
PLANEACIÓN DESARROLLO SOCIALES VA
UNIDAD DE UNIDAD DE COORDINACIÓ ALMACEN

JUSTICIA SERVICIOS N DE MUNICIPAL
COMUNITARIA PÚBLICOS DEPORTE,
DE FAMILIA RECREACIÓN
Y CULTURA
8
Análisis de la Estructura Orgánica del Nivel Central y Descentralizado
Nivel central
La estructura Orgánica del Municipio fue establecida por el Decreto 079- de 2001, 27
de Diciembre; en la siguiente forma:
1. Despacho del Alcalde

1.1 Secretaría de gobierno.
1.2 Secretaría de Hacienda.
1.3 Secretaría Administrativa.
1.4 Secretaría de Servicios Sociales.
1.5 Secretaria de Desarrollo.
1.6 Secretaría de Planeación.
Nivel descentralizado
No existen en el Municipio de AIPE establecimientos públicos descentralizados.
Análisis Orgánico-Funcional
El análisis de la estructura organizacional puede abordarse desde dos perspectivas:
una orgánica o estructural y otra desde un punto de vista funcional.
Desde un punto de vista orgánico o estructural, es necesario hacer varias

anotaciones:
De la misma manera el día siguiente 28 de Diciembre de 2001; se expidió el Decreto

081 de 2001 por el Cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos
de los Diferentes Empleos de Planta de Personal del Municipio de Aipe.
A pesar de las anteriores normas, se encuentran algunas incoherencias entre los

procesos, las actividades y las funciones normativas; con la estructura de las
dependencias, pues se surten procesos con personal de planta toda vez la
precariedad de la misma.
Lo anterior, nos lleva a considerar que es conveniente revisar la normatividad sobre

estructura orgánica con el fin de disponer de un estatuto claro en la materia,
definiendo la naturaleza de las distintas dependencias; y considerando como una
opción el establecer un marco que oriente la subcontración de algunos procesos que
pueden atender organizaciones o cooperativas de trabajo asociado; recordando que
es importante definir: Lo Qué se va hacer, Lo Qué No se va hacer, y lo Qué se va
mandar hacer.
El Análisis Funcional
Como se dijo atrás, se observa una gran precariedad en el funcionamiento de la
administración dadas las fuertes limitaciones de personal encargado. Es
comprensible entonces que en estas circunstancias
9
3. OBJETIVOS DEL CONVENIO
3.1 OBJETIVO GENERAL:
Elaborar el estudio y diagnóstico de la actividad contractual, administrativa y fiscal del

Municipio de Aipe, departamento del Huila, durante los años 2004, 2005 y hasta
agosto 20 de 2006, en sus distintas administraciones, con el fin de implementar
medidas de mejoramiento administrativo, que ayuden a garantizar su viabilidad en el
corto plazo.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
• Determinar aspectos relacionados con la estructura jurídica de la autoridad

municipal, asociados a la actividad contractual.
• Determinar aspectos financieros del municipio, haciendo énfasis en lo
presupuestal versus gastos de funcionamiento e inversión.
• Determinar aspectos relacionados con la actividad contractual ejecutada durante
el período de análisis con énfasis en la contratación de obras públicas e
incluyendo la contratación de personas, bienes y servicios.
10
4. METODOLOGÍA
4.1 REUNIONES PRELIMINARES:
Se realizaron varias reuniones preliminares con el grupo de trabajo del proyecto y el

Alcalde Municipal de Aipe, para determinar los lineamientos del proyecto, los
objetivos y los resultados esperados.
El Grupo de trabajo se reunió en el Instituto de Extensión e Investigación el día 14 de

Febrero de 2007, para presentar la Guía Operativa del Proyecto (Ver Anexo 1),
preparada por los Ingenieros Adolfo Alarcón y Mario Camilo Torres S., además de
concertar lo relativo al inicio de actividades en Aipe, algunos requerimientos
específicos de apoyo y plantear el Plan de Acción a seguir. A ésta reunión asistieron
por el Municipio el Señor Alcalde Severiano Lugo y su Asistente el Ingeniero Hervert
Rodríguez y en representación de la Universidad Nacional de Colombia el Director
del Proyecto Ingeniero Adolfo Alarcón junto con el Coordinador del Frente Contractual
el Ingeniero Mario Camilo Torres.
De otra parte, se realizaron dos reuniones de trabajo en el Municipio de Aipe, la

primera de ellas el 25 de Febrero de 2007 para instalar al Grupo de trabajo de campo
y coordinar las actividades con los participantes de cada uno de los frentes, además
de firmar el Acta de Inicio. A ésta reunión asistieron el Asistente del Alcalde y los
Coordinadores de Frentes de Acción, además del Director y los algunos de los
Profesionales que iniciarían actividades de toma de información y análisis en campo.
La segunda reunión de trabajo se realizó el día 19 de Marzo de 2007, con los

coordinadores del área Administrativa y Financiera y de Contratación, con el objeto
de revisar el trabajo realizado para esa fecha, además de concertar varios aspectos
relacionados con la finalización del trabajo de campo.
Adicionalmente, el Ing. Mario Camilo Torres S. viajó a Aipe en otra ocasión con el
objeto de presentar a algunos de los miembros del equipo de trabajo que no se
habían incorporado durante la primera estancia, además para apoyar la consecución
de recursos físicos y de información necesarios para el cumplimiento de los fines
contractuales. Lo anterior debido a que en varias ocasiones, no obstante contar con
el apoyo del Asistente del Alcalde, algunos de los funcionarios no prestaba la
colaboración en la forma requerida o simplemente no dedicaban el tiempo necesario
para la consecución de la información solicitada.
4.2 ACTIVIDADES GENERALES DE OPERACIÓN DEL PROYECTO
4.2.1 Recopilación y Estudio de la Información
Los participantes del proyecto obtuvieron la información de primera fuente,

relacionada con todas las actividades de la administración, de manera especial las
11
relacionadas con contratación de obras públicas. Se destacan los siguientes

aspectos:
• Inventario preliminar de los tipos de contratos celebrados por el Municipio de Aipe

en el período de análisis, donde se indica claramente: objeto del contrato,
contratista, precio y forma de pago, duración y cumplimiento del objeto, el valor
de ejecución por medio de recursos de regalías directas, el valor total por cada
tipo de contrato y el porcentaje de participación total por cada tipo de contrato.
(Ver Anexo 2).
• Relación de inversiones realizadas con recursos de regalías directas y
compensaciones recibidas por los departamentos y municipios productores de
recursos naturales no renovables.
• Seguimiento a cada uno de los contratos que conformaron la muestra de estudio
de todos los documentos legales de soporte generados antes, durante y después
de la ejecución de las obras, así:
Actas de acuerdo o requerimientos específicos de necesidades.
Actas de aprobación de proyectos suscritas por el Consejo Municipal o la
autoridad respectiva.
Estudios preliminares y disponibilidades presupuestales, de acuerdo con las
diferentes vigencias.
Pliegos de condiciones, términos de referencia, invitaciones, licitaciones, etc.
Actas de visitas de obra, consulta de pliegos, aclaraciones, audiencias
públicas o privadas, según la naturaleza y objeto de los contratos.
Selección de propuestas, términos de contratación, precio y forma de pago
iniciales, duración de trabajos y principales obligaciones contractuales.
Celebración de contratos, cumplimiento de prendas de garantía, vigencia de
pólizas, etc.
Actas de inicio, actas de avance, actas de corte, actas de modificación,
bitácoras de obra, actas de entrega, actas de liquidación, actas de cierre, etc.
Sistemas de aseguramiento de la calidad, control de obra, interventoría, etc.
Verificación de cumplimiento del contrato, precio y forma de pago final,
duración final de los trabajos, penalización de contratistas, reclamaciones, etc.
4.2.2 Revisión y Análisis de Procesos Administrativos y de Contratación
A partir de la información documental recopilada, se revisaron los procesos

adelantados en cada una de las etapas previstas, contrastándolos con los
establecidos en las normas legales y jurídicas vigentes, especialmente las
relacionadas con la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y modificatorios, y
en general toda su conformidad con el marco del derecho y la administración pública.
Para esto se realizó:
• Revisión de aspectos jurídicos asociados a la contratación pública en el municipio,

modelos de contratos, cumplimiento de normas, leyes y decretos relacionados con
el soporte jurídico de los contratos.
• Revisión de aspectos económicos y financieros asociados a la contratación
pública en el municipio, modelos económicos y presupuestales, fuentes de
12
financiación, cumplimiento de estándares económicos, requisitos precontractuales

a proponentes y contratistas, cumplimiento de pagos versus ejecución de obras,
balance económico final de los contratos, etc.
• Análisis de los modelos jurídicos, económicos y financieros de los contratos
versus lo establecido en las normas y procedimientos que regulan estos aspectos
en la contratación pública, determinando el grado de cumplimiento logrado para
cada uno de los contratos.
4.2.3 Revisión Física de Obras
El asesor encargado del frente contractual analizó las obras en ejecución, realizo
visita técnica con toma de fotografías y revisión del contrato, el objeto, contratista,
valor total, medio de contratación y de los avances de la ejecución. De igual manera
realizo un análisis del cumplimiento de prendas de garantía, vigencia de pólizas,
sistemas de aseguramiento de la calidad, control de obra, interventoría, verificación
de cumplimiento del contrato, duración final de los trabajos; para emitir unas
observaciones a estas obras o contratos.
4.2.4 Emisión de Resultados y Recomendaciones a Implementar
El Grupo de trabajo consideró los resultados de la recopilación de información y de la

revisión y análisis de los aspectos jurídicos, contractuales, económicos y financieros,
en aras de proponer algunas recomendaciones específicas y líneas de acción a
seguir en torno a los diferentes aspectos relacionados. Las actividades específicas
fueron:
• Determinación del grado de cumplimiento de la actividad contractual ejecutada por

el municipio, teniendo en cuenta los aspectos jurídicos, técnicos, administrativos y
financieros.
• Emisión de un informe de diagnóstico de la situación administrativa y contractual
del municipio de Aipe, que sirva de base para el establecimiento de estrategias
que permitan optimizar dichos procesos sobre la base de una administración
transparente y participativa.
• Establecimiento de los procedimientos y estándares de calidad mínimos exigibles
a los contratos que se planeen ejecutar próximamente y planteamiento de un
banco de proyectos prioritarios con base en la estructura organizacional del
municipio y su relación con otras entidades de los ordenes departamental y
nacional.
• Recomendaciones específicas sobre las acciones a seguir, en el marco de las
normativas jurídicas, presupuestales, financieras y técnicas nacionales que
respaldan los procesos administrativos y contractuales en los municipios de
Colombia.
• Formulación de un Plan de Seguimiento, Evaluación y Control de procesos
administrativos y contractuales, que a futuro planee desarrollar el municipio.
13
4.3 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS EN CADA FRENTE TEMÁTICO
4.3.1 Frente Temático Contractual:
• Revisión y análisis de la relación de contratos de recursos propios y de regalías

de los años 2004, 2005 y hasta Agosto de 2006, de bienes y suministros, de
personal y de obra pública.
• Revisar la contratación celebrada por el Municipio de Aipe, en los años 2005 y
2006, teniendo en cuenta los tipos de contratos e índices de contratación.
• Visitar las obras correspondientes a algunos de los contratos tomados de la
muestra, en donde se puedan observar y comparar algunos datos con el acta final
y toma de fotografías.
• Revisión de procedimientos actuales de contratación directa, convocatorias y
licitaciones.
• Revisión y análisis de la aplicabilidad de las normas existentes de interventoría.
• Revisión del Banco de proyectos (operación y registro).
• Revisión de documentos que exigen para la legalización y presentación de actas
de los contratos.
• Realizar las observaciones generales.
• Redacción del informe final de estudio, diagnóstico y proponer algunas
sugerencias y recomendaciones que conlleven a la superación de los problemas
que se encontraron en los procesos de contratación.
4.3.2 Frente Temático Jurídico:

de los años 2004, 2005 y hasta Agosto 20 de 2006 de bienes y suministros, de
personal y de obra pública.
• Tomar una muestra representativa de los contratos, para análisis jurídico.
• Analizar las principales características de la contratación de obras públicas,
personas, bienes y servicios.
• Evaluación del sistema municipal de contratación.
• Revisión de los aspectos jurídicos de los contratos de obra pública, de personal,
de bienes y servicios.
• Analizar el cumplimiento de la normatividad en los procesos de contratación
desarrollados durante el período de estudio.
• Redacción del informe final de estudio, diagnóstico y proponer sugerencias y
recomendaciones que conlleven a la superación de los problemas que se
encontraron en la legalización de los procesos de contratación.
4.3.3 Frente Temático Financiero Y Administrativo

de los años 2004, 2005 y hasta Agosto de 2006, de bienes y suministros, de
personal y de obra pública, resaltando principalmente la cuantía y la inversión.
14
• Análisis de los estados financieros, estado de resultados y balance general de los

períodos de análisis.
• Análisis de la situación presupuestal versus gastos de funcionamiento e inversión,
con una proyección futura.
• Análisis de los indicadores presupuestales de ingresos y gastos.
• Observaciones a la ejecución presupuestal.
• Análisis de la normatividad para el manejo administrativo.
• Revisión de manuales de procedimientos y funciones de acuerdo al Modelo
Estándar de Control Interno (MECI).
• Revisión de la Estructura Orgánica actual del Municipio.
• Revisión del Modelo Tributario.
• Planteamiento del Plan de mejoramiento.
• Revisión de la Matriz Plurianual de los años 2004, 2005 y 2006. (ver Anexo 3), en
el marco presupuestal de las inversiones y los contratos.
• Redacción del informe final de estudio, diagnóstico y proposición sugerencias y
recomendaciones que lleven a la superación de los problemas que se encontraron
en los procesos administrativos.
15
5 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
5.1 FRENTES TEMÁTICOS JURÍDICO Y CONTRACTUAL
De los listados de contratos celebrados por el Municipio, se analizaron los siguientes

aspectos el tipo, la cuantía, el proyecto al cual pertenecen, objeto, contratista, valor
total y valor pagado mediante regalías (Ver anexo 4).
De igual manera se analizó la muestra de contratos de bienes y suministros,

prestación de servicios y obras públicas celebrados por el Municipio de Aipe (Huila)
financiados con fondos de regalías, especificando cuantías, fechas, contratista y
número del contrato (Ver Anexo 5).
De igual manera, de la relación de contratos durante el período de estudio, se tomó

una muestra general para revisión y análisis de los celebrados por el Municipio de
Aipe (Huila) (ver tabla 1), atendiendo al monto del contrato (sumas extremas, es
decir, contratos de valores más altos y más bajos) y procurando abarcar todos los
tipos de contratos que se celebran por parte del Municipio.
Tabla 1: Muestra general de contratos para revisión y análisis.

AÑO No. CONTRATOS TIPO Y N° DE CONTRATOS
Obra pública 7
Prestación servicios 3
2004 14 Orden compra 2
Interventoría 1
Adm. servicios salud 1
Obra pública 6
Adm. servicios salud 6
Orden trabajo 4
2005 20
Compra bienes 3
Interventoría 1
Obra pública 12
Orden trabajo 4
2006 30 Compra bienes 5
Interventoría 1
5.1.1 Acceso y Calidad de la Información
Determinada la muestra a analizar y solicitados los documentos al personal de

archivo, se presentaron dificultades para la obtención de la información, debido a que
16
los contratos seleccionados del período de estudio no cuentan con una carpeta que
contenga toda la documentación soporte de la actividad contractual. Los documentos
que lograron ser analizados son resultado de un filtro que la Tesorería efectúa antes
de desembolsar los pagos a los contratistas (esencialmente Minuta del Contrato, Paz
y Salvo, Cámara de Comercio, Certificados de Antecedentes Fiscales y Disciplinarios,
pago de impuesto y publicación, Certificado de Disponibilidad, Pólizas y Resolución
de su Aprobación y Acta o Certificado de Terminación).
Por esta razón, es necesario anotar que este informe se encuentra fuertemente
determinado por la ausencia y fragmentación de la información. Por ejemplo, pocas
veces fue posible obtener estudios previos a la apertura de los procesos licitatorios y
nunca se obtuvo las actas de valoración de propuestas y adjudicación. Los contratos
de mayor cuantía no se encuentran en el archivo, mientras que sí se encuentran
archivadas algunas propuestas de contratistas, que permiten deducir que sí se
realizaron los procedimientos necesarios para que los particulares presentaran
propuestas, pero no existe la propuesta de contratista a quien finalmente se le
adjudicó el contrato.
Los elementos de los antecedentes del contrato que pudieron ser analizados se
obtuvieron de la lectura de las consideraciones previas que cada minuta de contrato
aporta, pero no se encontró la documentación que soporte lo allí consignado, por ello
es recomendable que cada contrato contenga una carpeta donde se centralicen todos
los soportes y la documentación del contrato.
5.1.2 Evaluación General del Sistema Municipal de Contratación
La Administración Municipal, en el desarrollo de la actividad contractual durante del

período de estudio, se basa fundamentalmente en lo establecido en la ley 80 de 1993
y sus decretos reglamentarios, sin embargo, se encuentran grandes debilidades y
problemas en la etapa pre-contractual y contractual de contratación, las cuales se
presentan en detalle en los siguientes numerales del informe.
5.1.3 Procedimientos Actuales de Contratación Directa
• La Secretaría que necesita la obra o el servicio hace la solicitud al Señor Alcalde y

él con sus asesores decide, y ordena a la instancia que lo solicita, la persona con
quien se va a celebrar el contrato.
• Cuando se necesitan empleados para reforzar la planta de personal se hace por
concurso, de lo contrario se hace de acuerdo con el punto anterior.
5.1.4 Procedimientos Actuales para Concursos y Licitaciones Públicas
La Alcaldía cuenta con un Asesor de contratación encargado de toda la etapa pre-

contractual, quien entrega finalmente el proceso a la respectiva Secretaría para que
17
elabore el contrato y continué el proceso contractual. El Asesor entre sus funciones

realiza lo siguiente:
• Elabora los pliegos junto con el asesor jurídico.

• Publica el proceso en la página Web del Municipio.
• Es el encargado de la apertura y cierre del proceso.
• Es el encargado de los adendos y audiencias aclaratorias.
• Realiza la evaluación de la propuesta, junto con el Secretario que requiere el
contrato, con el asesor jurídico y con el analista financiero.
• Se recomienda al Señor Alcalde el ganador y el orden de elegibilidad.
• Cuando el Señor Alcalde define el ganador se elabora la resolución de
notificación.
• Se publica en la página Web de la Alcaldía.
• Entrega el proceso pre-contractual a la secretaría que lo solicitó para que elabore
el contrato y continué con el siguiente proceso.
5.1.5 Normas Existentes de Interventoría
De la información analizada no hay evidencia que indique la designación de

interventores internos por parte de la Administración, en el caso de los interventores
externos son contratados de acuerdo a las normas existentes de contratación y ellos
principalmente cumplen con las siguientes actividades:
• Revisar la documentación del contrato.
• Preparar los documentos para que elaboren las cuentas correspondientes a
anticipos, actas parciales, finales y de liquidación.
• Ejecutar los comités de obras y todo lo pertinente al desarrollo de las obras.
A pesar de esto, no cuentan con manual de funciones, donde se indique claramente
sus actividades y compromisos.
5.1.6 Documentos que Actualmente se exigen para las Cuentas y Legalización

de Contratos
De acuerdo con lo consultado a la Secretaría Administrativa y a la Secretaría de

desarrollo, estos son los procedimientos para la legalización de cuentas:
• El contrato.
• El certificado de disponibilidad presupuestal y el registro presupuestal.
• Pólizas, que son aprobadas con un sello, las de menor cuantía por la Secretaría
Administrativa y las de mayor cuantía son aprobadas por el Asesor Jurídico del
Alcalde y por resolución las de convocatorias o licitaciones.
• La publicación.
• El RUT.
• Afiliaciones y pagos de salud, pensión y ARP.
18
• Certificación de servicios expedido por la Secretaría a la cual le corresponde el

contrato.
• Solicitud de Anticipo.
• Acta parcial o final.
• Pagos parafiscales.
La documentación debe tener el original y dos copias, el original para la Secretaría,

una copia para la Tesorería y una copia para el Contratista.
5.1.7 Relación por Tipo de Contrato
Los contratos que son financiados con recursos propios del Municipio son
económicamente poco significativos, por lo que se tomarán en cuenta únicamente los
contratos financiados con recursos provenientes del sistema de regalías.
Así, se tiene que en la vigencia 2004, la administración municipal realizó contratación

que asciende a la suma de $11.174.408.160, celebrando contratos distribuidos como
se relaciona en la tabla 23:
Tabla 2: Contratos celebrados en el año 2004

TIPO DE CONTRATO VALOR TOTAL
Compra venta $665.105.846
Convocatoria4 $379.893.364
Prestación de servicios $2.214.380.570
Ordenes de trabajo $2.582.172
Ordenes de suministro $1.785.332.059
Contrato obra pública $2.293.263.235 (contratos hechos por
licitación suman $1.253.497.914)
TOTAL
En el Gráfico se muestra la relación de contratos celebrados para el 2004, con la

ponderación, de lo cual se extrae que los principales contratos que se celebraron,
fueron principalmente el de prestación de servicios, luego el contrato de obra publica
y ordenes de suministro.
3
Estos datos son tomados del informe realizado por la Contraloría Departamental de la vigencia 2004, ya que
para dicho año no fue suministrada la Relación de Inversiones Realizadas con Recursos de Regalías Directas y
Compensaciones Recibidas Por los Departamentos y Municipios Productores de Recursos Naturales No
Renovables.
4
Es de anotar que “Convocatoria” no es un tipo de contrato, sino un procedimiento de contratación contemplado
en la Ley 80 de 1993. Lo presentamos así porque esta es una tabla proporcionada en el informe de la Contraloría
Departamental de la vigencia 2004, pues de ese año no fue posible obtener la relación de contratos celebrados
por el municipio.
19
Gráfico 1: Diagrama Pastel de los contratos del año 2004
9% Compra venta
5%
32% Convocatoria[1]
Prestación de servicios
Ordenes de trabajo
30%
Ordenes de suministro
24% 0% Contrato obra pública
En la vigencia 2005, la administración municipal realizó contratación que ascendió a

la suma de $11.628.739.884, distribuida como se relaciona en la siguiente tabla5:
TIPOS DE CONTRATO 2005 (%)

Consultoría 30.000.000 0,26
Compraventa 678.966.673 5,84
Compraventa Bien Mueble (muebles y equipos sala
múltiple) 70.460.000 0,61
Contrato Obra Pública 1.152.610.704 9,91
Contrato Convenio (basurero de Beiva) 10.000.000 0,09
Contrato de Cooperación (fortalecimiento empresarial) 8.995.000 0,08
Contrato de Suministro (muebles salas de cómputo) 36.800.304 0,32
Contrato Educativo de Cofinanciación (subsidio
alimentación estudiantes) 180.649.460 1,55
Contrato Ejecución de Obra (instalación interna y
conexión gas usuarios del Municipio) 80.000.000 0,69
Contrato Ínter administrativo (aporte al colegio J.M.A para
su funcionamiento, estudio distrito, Secretaria Agricultura
auxilios a Colegios y Escuelas) 746.239.240 6,42
Contrato Ínter administrativo de Colaboración (socorristas
plan de atención y prevención de desastres) 16.388.131 0,14
Contrato Interinstitucional (capacitación asociación
padres familia colegio J.M.A) 360.000 0,00
Orden de Trabajo obra pública 12.456.224 0,11
5
Estos datos son tomados de la Relación de Inversiones Realizadas con Recursos de Regalías Directas y
Compensaciones Recibidas Por los Departamentos y Municipios Productores de Recursos Naturales No
Renovables de los años 2005 y 2006. Se adjunta un cuadro donde se amplían estos puntos.
20
TIPOS DE CONTRATO 2005 (%)

Orden de Trabajo prestación de servicios 244.833.760 2,11
Prestación de Servicios 6.946.763.575 59,74
Prestación de Servicios profesionales 16.209.000 0,14
Prestación de Servicios - por propuesta 378.224.422 3,25
Promesa de Compraventa 30.000.000 0,26
Suministro 988.783.391 8,50
TOTAL 11.628.739.884 100
En el Gráfico se muestra la relación de contratos celebrados para el 2005, con la

ponderación, de lo cual se deduce que los principales contratos que se celebraron o
con los valores mas altos en este año, fueron principalmente el de prestación de
servicios con un porcentaje de participación bastante alto, luego el contrato de obra
publica y el contrato administrativo.
CONSULTORIA
COMPRAVENTA
COMPRAVENTA BIEN MUEBLE (Muebles y equipos sala múltiple)
CONTRATO OBRA PUBLICA
CONTRATO CONVENIO (Basurero de Beiva))
CONTRATO DE COOPERACION (fortalecimiento empresarial)

2% CONTRATO DE SUMINISTRO (Muebles salas de cómputo)
5% 1% 1%
7% 0%
CONTRATO EDUCATIVO DE COFINANCIACION (Subsidio alimentación
21%
estudiantes)
CONTRATO EJECUCION DE OBRA (Instalación interna y conexión gas usuarios
del munic)
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO (Aporte al colegio JMA para su
41% funcionamiento, estudio distrito secret Agricult, auxilios a colegios y escuelas)
6% CONTRATO INTERADMINISTRATIVO DE COLABORACION (Socorristas plan de
16% atención y prevención de desastres)
CONTRATO INTERINSTITUCIONAL (Capacitación Asociación padres familia coleg
JMA)
ORDEN DE TRABAJO OBRA PUBLICA
ORDEN DE TRABAJO PRESTACION DE SERVICIOS
PRESTACION DE SERVICIOS
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
PRESTACION DE SERVICIOS PROPUESTA
PROMESA DE COMPRAVENTA
SUMINISTRO
21
Mientras que en la vigencia 2006, la administración municipal celebró contratos que

ascendieron a la suma de $11.291.138.332, distribuida de la siguiente manera:

TIPO DE CONTRATO 2006 (%)
Consultoría 113.843.600 1,01
Compraventa 827.394.915 7,33
Compraventa Bien Mueble (muebles y equipos
sala múltiple)
Contrato Obra Publica 4.625.573.548 40,97
Contrato Ínter administrativo (aporte al colegio
J.M.A para su funcionamiento, estudio distrito,
Secretarias agricultura, auxilios a colegios y
escuelas) 1.828.587.573 16,19
Contrato Interinstitucional (capacitación asociación
padres familia Colegio J.M.A) 672.206.637 5,95
Prestación de Servicios 2.357.723.322 20,88
Suministro 528.705.549 4,68
Arrendamiento 27.900.000 0,25
Avance 2.250.000 0,02
Contrato Aprendizaje 1.836.000 0,02
Crédito educativo 49.668.232 0,44
Licitación (compra de computadores colegio
J.M.A.) 180.000.000 1,59
Servicios públicos pagos servicios públicos,
energía, teléfono, gas) 75.448.956 0,67
TOTAL 11.291.138.332 100
En el año 2006, como se puede ver en el gráfico, se muestra la comparación general

de los tipos de contratos celebrados por el Municipio de Aipe para ese año,
mostrando claramente que los contratos por prestación de servicios y contrato
interadmnistrativo son los que se celebraron con valores mas altos.
22
CONSULTORIA
COMPRAVENTA
COMPRAVENTA BIEN MUEBLE (Muebles y equipos sala múltiple)
CONTRATO OBRA PUBLICA
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO (Aporte al colegio JMA para su funcionamiento,

estudio distrito secret Agricult, auxilios a colegios y escuelas)
9% 6% 1%
3% 2% CONTRATO INTERINSTITUCIONAL (Capacitación Asociación padres familia coleg
10%
JMA)
1%
ORDEN DE TRABAJO OBRA PUBLICA
6%
ORDEN DE TRABAJO PRESTACION DE SERVICIOS
PRESTACION DE SERVICIOS
2%
PROMESA DE COMPRAVENTA
60% SUMINISTRO
ARRENDAMIENTO
AVANCE
CONTRATO APRENDIZAJE
CREDITO EDUCATIVO
LICITACION (Comprea de computadores colegio J.M.A.)
5.1.8 Cuadro Comparativo de Contratación en el periodo de análisis
En el cuadro comparativo se ven los valores totales de cada uno de los contratos
para los tres años, de lo cual se extrae que los principales contratos celebrados en
todos los años son los contratos de prestación de servicios, obra publica,
compraventa y suministro, pues tienen una incidencia en los tres años y con valores
bastante altos y muy similares en estos periodos. De igual manera se puede notar
que hay contratos como arrendamiento o aprendizaje que solo se celebran en uno o
dos años. (Ver Anexo 24)
5.1.9 Observaciones al Cuadro Resumen de la Revisión de los Contratos para

cada uno de los años (ver Anexo 6).
Se encontró en medio magnético solo una relación de contratos por regalías de

los años 2005 y 2006; del año 2004 se tomaron algunos contratos que estaban
registrados en un informe del 27-09-05 que le rindió el Secretario de Desarrollo al
Alcalde de la época.
23
De acuerdo con la información de un Asesor del Alcalde no se ejecutan contratos

con recursos propios porque todo ese dinero se va en funcionamiento y
alumbrado.
En algunos contratos del cuadro resumen de revisión de carpetas se incluyeron
observaciones pertinentes a la documentación existente.
Los contratos relacionados en el 2006, se firmaron hasta Abril del mismo año.
Contratación año 2004:

El análisis de la contratación del año 2004, se realiza tomando como base el Salario
Mínimo Legal Vigente de ese año, que fue de $ 358.000
Para este año, en relación con los contratos se tuvieron $0 (Contratación directa)
$8.950.000 (convocatoria pública) $89.500.000 mediante Licitación Pública. Las
siguientes son las observaciones generales a la revisión de los contratos:
a. OBRA PÚBLICA:
En éste año se realizaron 4 licitaciones públicas para contratar las primeras etapas
de cuatro proyectos grandes (El Centro Cultural, la Biblioteca Virtual, el Concejo
Municipal y el Alcantarillado de la Urb. Altos de Piedra Pintada); no se encontró
ninguna carpeta del proceso pre-contractual, de las carpetas del contrato estaba solo
una la de la Biblioteca Virtual; las demás carpetas parece que las tienen en
investigación en la Contraloría y la Procuraduría; se tomaron algunos datos de los
libros de Tesorería en los cuales se pudo observar que al parecer se ejecutaron
pagos sin los soportes debidos; todos tuvieron varias suspensiones y reiniciaciones,
como se observa en los cuadros no se encontró ninguna bitácora ni planos records,
pero según consulta en la Secretaría de Desarrollo todos ejecutaron el 100% de lo
contratado. Por información de la parte financiera estos contratos están en
investigación porque fueron construidos con dineros de Regalías. Actualmente se
están ejecutando las segundas etapas de construcción del Centro Cultural y de la
Biblioteca Virtual por gestión del actual Alcalde con la gobernación y otros entes; la
obra del Concejo está inconclusa.
• Por invitación directa se adjudicó un contrato del Campo de fútbol (ver fotografía
1) que por su cuantía conllevaba a celebrarse mediante convocatoria ($
89.466.855). También como los demás documentación incompleta y los pagos sin
soportes.
24
Fotografía 1: Campo de fútbol, según contrato
• Se revisaron dos contratos mediante contratación directa en los que se observó

un poco mas de orden en los documentos con 3 invitaciones a cotizar,
presupuesto oficial, acta de evaluación, informes de los interventores, actas de
inicio, final y de liquidación e informes fotográficos.
• En general todos los contratos aún en los libros de tesorería, se encontraban solo
las disponibilidades presupuestales y no los registros presupuestales, de los
revisados se encontraron dos registros uno de la Unión Temporal Delta y otro del
Consorcio Santa Ana; no se encontró aperturas de cuentas ni controles para el
manejo del anticipo.
• En ningún contrato se encontró Análisis de Precios Unitarios (APU).
b. PRESTACIÓN DE SERVICIOS:
En estos contratos es más escasa la documentación que en los de obra pública como
se observa en el cuadro resumen, con disponibilidades y sin registros, de dos
contratos revisados con cuantía para convocatoria en uno solo se llevó a cabo el
proceso respectivo; en otra carpeta que se revisó que de acuerdo a la cuantía
conllevaba a licitación y de esto no aparece ningún proceso pre-contractual.
c. BIENES Y SUMINISTROS:
En cuanto a documentación, como se observa en el cuadro resumen es menor que
los de prestación de servicios.
25

Para este año en relación con los contratos se tuvieron $0 mediante Contratación
directa, $9.537.100 de convocatoria pública y $95.371.000 mediante Licitación
Pública. Las siguientes son las observaciones generales a la revisión de los
contratos:
a. OBRA PÚBLICA:
En este año la contratación directa se ajusta a la cuantía, se hacía con tres o cuatro
cotizaciones, en los documentos soporte de las cuentas eran mas exigentes en años
anteriores, pero siempre sin los registros presupuestales.
En los contratos revisados de este año se encontró un contrato con carpeta que tenía
un proceso precontractual de convocatoria (C.P. 022-05), (ver fotografía 2) pero que
según la cuantía debió haberse hecho mediante licitación pública ($ 498.860.062,50);
este contrato no se terminó y es el único que está en evaluación para iniciar una
acción legal; según las actas se ejecutó un 75%; corresponde a una ampliación y
reposición de alcantarillado.
Fotografía 2: Contrato CP - 002-05 reposición de alcantarillado
26
De las carpetas solicitadas no se encontraron dos cuyas cuantías eran $ 65.926.316

y $ 80.000.000.
En este tipo de contratos, al igual que el 2004, no se hacen los procesos pre-
contractuales pertinentes de acuerdo a la cuantía, la documentación esta incompleta
y no se encontraron bastantes carpetas de cuantías para convocatorias y licitaciones.
En este año se encontraron más documentos en las carpetas de este tipo de
contratos pero aún bastante incompletas; también como en los contratos de
prestación de servicios faltaron bastantes carpetas de las solicitadas.

Para este año en relación con los contratos se tuvieron $0 mediante Contratación
directa $10.200.000 de convocatoria pública y $102.000.000 mediante Licitación
Pública. Las siguientes son las observaciones generales a la revisión de los
contratos:
a. OBRA PÚBLICA:
En este año la contratación directa fue menos exigente en la documentación que el
año 2005, es decir, más incompleta. Hubo bastantes contratos para convocatorias y
licitaciones por sus cuantías, pero no se encontraron las carpetas del contrato ni del
proceso precontractual; se observaron unos documentos donde al parecer se realizó
la licitación pública No. 001-06 ($792.237.679) y una invitación pública, ambos con
documentación incompleta.
En este tipo de contratos la mayoría de carpetas en que las cuantías son de
convocatoria y licitación no se encontraron, y las de contratación directa estaban las
carpetas pero solo con el contrato, en la relación se encontraron errores en el objeto
o el contratista, no coincidía con el número del contrato.
En estas carpetas como en las de prestación de servicios se encontraron los
contratos con algunos documentos poco significativos para los propósitos del estudio.
5.1.10 Observaciones Generales a los Contratos
• Se encontró un archivo bien organizado, pero al cual no le ha llegado una

documentación completa de cada una de las Secretarías que elaboran contratos y
además en las carpetas que existen faltan muchos documentos.
27
• Como se indicó en la nota de la relación de contratos de la muestra de 99

carpetas solicitadas 38 no existían.
• Para algunos contratos se hizo necesario analizarlos mediante los libros de
tesorería, en los cuales existía pagos con pocos soportes, entre los soportes que
faltaban están las pólizas modificadas para el pago final, disponibilidades sin los
registros presupuestales, certificados de servicios, pagos de salud, pensión y
ARP, publicaciones, pagos parafiscales y otros.
• Según las obras visitadas y revisadas de contratación directa los contratos se
ejecutaron en el 100%; se encontraron errores en la elaboración de las actas
finales (Ítems que no corresponden a lo contratado).
• En general se observó que no son exigentes en los documentos soporte para la
legalización de los contratos y pagos de actas, especialmente con las
disponibilidades y registros presupuestales, pólizas y modificación de pólizas,
resoluciones o sellos de aprobación de pólizas, afiliaciones y pagos de salud,
pensión y ARP, pagos parafiscales, certificados de servicios (para los contratos de
prestación de servicios), apertura de cuentas para manejo de anticipos.
• Entre 2005 y 2006 de las carpetas solicitadas, en el año 2006 fue en el que más
carpetas tanto de obras públicas como de prestación de servicios no se
encontraron y correspondían a contratos de gran valor.
• En 2004 se contrataron las primeras etapas de obras grandes que por su gran
cantidad de ítems no se podía apreciar si lo ejecutado correspondía
aproximadamente al valor contratado.
5.1.11 Observaciones por Contratos:
Contratos de Obra Pública
Durante la búsqueda de información y documentación fueron pocos los documentos

que se encontraron correspondientes a la etapa preparatoria del contrato, por lo que
es evidente que durante el período de tiempo bajo estudio estas etapas se obviaron o
por lo menos, no les fue concedida la importancia que se merecen, o puede ser que
no se pudo obtener la información en la que sí se daba cuenta del cumplimiento cabal
de esta etapa.
Observación en Cuanto a las Garantías Únicas Exigidas:
Pese a que el inciso 4º del numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece
que las garantías únicas no serán obligatorias en los contratos ínter administrativos,
en la contratación celebrada por el Municipio de Aipe durante el periodo analizado se
observa que en los contratos celebrados con las cooperativas, de las cuales se tiene
certeza que son conformadas por entidades territoriales, se ha hecho exigencia de
las garantías únicas con un porcentaje de amparos de los riesgos superiores a los
que exige el artículo 17 del Decreto 679 de 1994, lo cual obviamente protege de
mejor manera al Municipio, en la medida en que podrá hacer efectivos las
protecciones ante eventuales siniestros que pudiesen presentarse con ocasión de la
ejecución contractual, por intermedio de las aseguradoras.
28
Contratación de Personal
• La administración, mediante órdenes de trabajo vincula al mismo contratista en

varias ocasiones, lo que eventualmente podría estar en contradicción el principio
de economía, realizando sucesivas contrataciones por el mismo objeto y el mismo
contratista.
• Como regla general se encontró que se otorga anticipo a los contratistas (siempre
el 50% del valor del contrato, máximo permitido), sin embargo, dentro del
clausulado de algunos de los contratos no se exigió el otorgamiento de pólizas por
parte del contratista que garanticen el manejo e inversión del anticipo.
• La numeración de los contratos que involucren personal es bastante confusa. Es
posible encontrar hasta tres contratos bajo un mismo número, pero que
corresponde a contratista, objeto y precio diferentes.
• En los archivos no consta que la administración exija al contratista la entrega de
informes de gestión y resultados sobre la ejecución del contrato. El municipio no
obtiene ningún producto final que le permita evaluar la satisfacción de las
necesidades y aquellas que aún deben satisfacer.
• Nunca se profundiza sobre las calidades de las personas que son contratadas,
pues no se anexan hojas de vida y soportes que justifiquen la contratación de las
personas y que haga posible verificar que las calidades personales correspondan
con el objeto de contrato que se celebra.
• Luego de la ejecución del contrato, la administración no exige que el contratista
entregue un informe de gestión y/o resultados. Esto quiere decir que al final del
contrato la administración no retiene ningún producto, esto en el entendido de los
contratos de servicios profesionales que permitan este tipo de requerimiento.
• La administración mediante ordenes de trabajo contrata personal para el
desarrollo de funciones propias del municipio.
Contratos de Bienes y Servicios
En la contratación de bienes no existe claridad sobre la naturaleza del objeto, pues

recurrentemente se confunde los contratos de compra venta de bienes muebles con
los de suministro. En términos generales, la compra venta de bienes y de suministro
es la que cuenta con menos soportes, especialmente lo que tiene que ver con el
suministro de combustible.
5.1.12 Relación de Contratos en Desarrollo:
En la siguiente tabla se relacionan los contratos de obra principalmente que se

encuentran en ejecución
29
Tabla 5: Relación de contratos que se encuentran en ejecución actualmente
CONTRATO CONTRATISTA OBJETO VR/TOTAL OBSERVACIONES

Instalación malla de
Este contrato fue ejecutado el 100% según acta
Yesid Leon protección en el costado
109-04 7.332.108 final y comprobado con medidas tomadas en la
Sánchez sur del polideportivo del
visita a cada item ejecutado.
barrio Rodrigo Lara
Este contrato fue ejecutado el 100% según acta
Dos baterías sanitarias
final.Visité la unidad de la casa de la carrera 6 No.
en dos viviendas
José Antonio 2-19, porque la otra dirección no la encontré.
110-04 ubicadas en la zona 7.581.528
Cometa Según medidas tomadas a la unidad visitada los
urbana. A) Cra. 6 No. 2-
valores ejecutados corresponden a la mitad de lo
19 y B) calle 8B No. 1-14
contratado.
Según el valor del acta finalse ejecutó el 99,14%.

En el acta final encontré los siguientes detalles:
Los dos primeros items del acta no coinciden con
los del presupuesto del contratoy no existe un
otrosi ni acta de items nuevos, pero los valores
unitarios del acta si coinciden con los del
presupuesto, si fuese asi el item 2 de pintura en
Reconstrucción de
esmalte del acta final sería exagerado a $
canalización de aguas
17,500,00 un valor ajustado sería de $7,100,00.
lluvias en el perímetro
Mas sin embargo en los informes de visita del
Carlos Alberto del patio, en el centro
022-05 9.516.000 interventor se observa que tomó unas medidas
Trujillo Montilla educativo Vicente
que corresponden a los items del presupuesto del
Antonio Perdomo Rivera
contrato lo cual nos permite aclarar que pudo ser
zona urbana Municipio
un error en la elaboración de la acta final. Midiendo
de Aipe.
los dos items representativos del acta final que no
tenían equivocación encontré una diferencia no
significativa (0,35 mts a $62,000 el metro, de mas
en el acta) siendo éste el único item que se podía
medir.Un eror similar aéste se encontró en la
elaboración del acta final de la Orden de Trabajo
008-006 de Juan Manuel Medina Barreto.
La canalizaciòn abierta
en enrocado de corriente
de aguas lluvias tramo
Según el acta final éste contrato se ejecutó el
dos conección
Andres Felipe 100%. Según las medidas tomadas en la visita la
boxcoulbert de la cra. 5
004-05 Cabrera 9.518.196 cantidad de los items ejecutados si corresponden a
en el sector nororiental
Narvaez los del acta final, exepto de los que no se podían
de la villa olímpica barrio
ver como fueron las nivelaciones y rellenos.
Pueblo Nuevo zona
urbana municipio de
Aipe
Construcción de enmalle
del acueducto para
lograr rotación del agua
269-05 y Arnoldo No se pudo observar porque son redes de
en la vía al cementerio y 6.709.351
Adicional Vanegas Díaz acueducto. Se reemplazó por el cto. 275-06.
barrio Praderas de
Lourdes zona urbana
Municipio de Aipe
30
Este contrato se adicionó en $3.013.490,00.En la

obra observé dos tramos encofrados en la tubería
antigua porque al lado están instalando una nueva
tubería de conducción en PVC. En lo que medí de
encofrado (Que estaba destapado) en los dos
tramos me da un volumen de 6,83 M3 contra 14,80
M3 pagados en el acta final, posiblemente en los
extremos de cada tramo exista encofrado bajo
tierra que no lo pude medir. En lo referente a la
Encofrado de un tramo
excavación pasa por igual es dificil medirla y
O.T. 008-06 Juan Manuel de tubería en la línea de
6.065.535 además no existe informe del interventor para
y Adicional Medina Barreto conducción acueducto
aclarar algo al respecto. En el acta final en la
municipal
descripción de los dos items se equivocaron por
que la descripción de los items en el presupuesto
que hace parte del contrato coincide con la
descripción de una acta de modificación de
cantidades de fecha 05-04-06. Este mismo caso
ocurrió con el acta final del contrato 022-05 de
Carlos Alberto Trujillo Montilla a diferencia que en
el de éste último existía un informe del interventor
que aclaraba mas el error.
En éste contrato hubo un OTROSI que cambió el

Laconstrucción de piso Objeto y modificó las cantidades de obra. En el
en en enchape de 30x30 objeto decía que se enchapaba la sala de
en la sala de informática profesores y otros arreglos a la escuela. En
Maribel Leon
275-06 en la escuela Vicente 10.145.438 realidad se enchapó la sala de profesores y un
Ramírez
Antonio Perdomo Rivera salón de clases a los que se le midió
zona urbana del aproximadamente el enchape y el guardaescoba,
municipio de Aipe que coincidió con las cantidades del otrosi y del
acta final
Este contrato según la valla comprende la

contrucción de la primera etapa porque el costo
toal del proyecto figura en $450.000.000,00.Tubo 3
suspensiones y 3 reiniciaciones. Consultando con
Unión Temporal Construcción del centro
222-04 317.997.572 la secretaría de desarrollo lo contratado se cumplió
CEIN de intercambio cultural
en un 100%. En el acta parcial No. 02 se llevaba
ejecutado el 87,06%. Actualmente según gestión
del actual Alcalde se está construyendo la
segunda parte.
Según lo observado en la valla éste contrato

correspondía a la primera etapa y el costo total del
Construcción del concejo
Francy Yanneth proyecto es $550.000.000,00. Consultando con la
225-04 municipal y centro 354.944.982
Cubillos secretaría de desarrollo lo contratado se cumplió
administrativo y cultural
en un 100%. En el acta parcial No. 01 se llevaba
ejecutado el 62,53%.Esta obra está inconclusa.
31
Este contrato tiene un adicional de $100,196,084

para un valor total de $320.193.339. Consultando
con la secretaría de desarrollo lo contratado se
cumplió en un 100%. Según el acta final de
Octubre del 2005 se ejecutó el 100% de lo
Unión Temporal Construcción de la contratado. Actualmente le están construyendo los
226-04 219.997.255
Delta Biblioteca Virtual pisos exteriores, los pisos interiores en Cerámica y
las redes eléctricas para los computadores.
Observando la obra ejecutada en el primer
contrato de $320.193.339, deja la inquietud que la
cantidad de obra ejecutada no justifica el valor
cancelado.
En la visita constaté que el campo de fútbol esta

de 75m x 104m y lo contrata era para un campo de
70m x 90m, el engramillado quedó
Construcción drenaje y
aproximadamente de 80m x 104m.. Según el acta
Luis Hernán engramillado campo de
182-04 89.466.855 parcial 01 se llevaba ejecutado el 75% de lo
Urrego Roa fútbol zona urbana del
contratado. Consultando con la secretaría de
municipio de Aipe.
desarrollo lo contratado se cumplió en un 100%,
teniendo encuenta el acta de modificación de
cantidades de obra y de items no previstos.
Existen Contratos grandes mediante licitaciones en el año 2004 en los que no se

encontró carpetas, según informaron están en investigación por parte de la
Contraloría y la Procuraduría, los documentos relacionados en la revisión se tomaron
de libros de la tesorería y de fotocopias de documentos existentes en un informe que
le presentó el Secretario de Desarrollo ing. Jorge Luís Lasso Montes al Alcalde Jorge
Luís García Lara.
En el anexo 7 se podrán encontrar las fotografías de cada uno de estos proyectos.
32
5.2 FRENTE TEMÁTICO FINANCIERO
5.2.1 Comportamiento de los Ingresos:
Participación Porcentual en el Presupuesto Definitivo (Anexo 8)
El Municipio del Aipe (Huila) mediante decreto No. 004 del 1 de enero de 2004
expidió el decreto de liquidación del presupuesto de ingresos y gastos para la
vigencia fiscal por un valor de 12.279.009.196 inferior en un 42% al estimado como
presupuesto definitivo una vez realizadas 24 modificaciones durante el transcurso del
año. Su mayor componente son las regalías petroleras que representan un 75%
frente al total de los ingresos. Le siguen en importancia los recursos del sistema
general de participaciones que alcanzan una participación del 12% frente al total. Los
ingresos tributarios solo representan un 5%. Dentro de estos los generados por
industria y comercio, representan un 2%. Cabe destacar que este impuesto lo tributan
en una alta proporción las empresas petroleras que realizan exploración en el
Municipio. No estiman ni se esperan ingresos por concepto de endeudamiento
externo.
Participación Porcentual en el Presupuesto Ejecutado (Recaudo Real) (Anexo 9).
Las regalías petroleras mantienen su alto grado de participación (75%) dentro del
total de los ingresos recaudados en los periodos de estudio.
Lo mismo sucede con los ingresos provenientes del sistema general de
participaciones (12%) lo que refleja un acierto en su estimación.
Variación Presupuesto Definitivo vs. Presupuesto Ejecutado (Anexo 10).
Del total de los ingresos estimados en el presupuesto definitivo solo fue posible
recaudar en el año 2004 un 97%; en el año 2005 un 79%, y agosto 30 de 2006 su
cumplimiento asciende al 84%.
Los ingresos tributarios en el 2004 y 2006 registraron ingresos superiores a los
estimados en el presupuesto definitivo. A final del año 2005 estos registraron un
desfase del 5%.
Los No tributarios en todos los periodos observados registraron deficiencia en su
recaudo frente a lo proyectado.
En los ingresos por participación propósito general libre destinación se
sobredimensiona su proyección dado que tanto en el 2004, como en el 2005 y lo
corrido del año 2006 no se logra el recaudo estimado.
Los ingresos esperados por trasferencias del Sistema General de Participaciones en
el año 2005 y 2006 registran valores inferiores en un 32% y 35% respectivamente,
equivalentes a $900 millones en cada año.
Los ingresos por participación de regalías en el año 2005 registran una
sobreestimación de $3 mil millones.
Comparativo Presupuestal Años 2004-2006. (Anexo 11).

Los ingresos totales en el año 2005 aumentaron en un 9% frente al año 2004, al
pasar de 16.9 a 18.3 mil millones.
33
A pesar de que los ingresos tributarios alcanzan el mismo crecimiento registrado por
el total, preocupa la caída registrada de los impuestos de industria y comercio en un
95%. Los ingresos decaen del año 2005 al 2004 en un 4%; mientras las regalías se
incrementan en un 6%.
Tabla 6: Indicadores Presupuestales de Ingreso.
Dic-04 Dic-05 Ago-06
Ppto Recaudo Ppto Recaudo Ppto Recaudo

Definitivo Efectivo Definitivo Efectivo Definitivo Efectivo
Participación de los Ingresos
Corrientes: Ingresos Corrientes /
Ingresos Totales * 100 22,93% 23,26% 24,12% 23,5% 22,6% 21,1%
Incidencia de los Ingresos de
Capital: Ingresos de Capital /
Dependencia de Las regalías:
Total regalías / Ingresos Totales *
100 75,2% 75,6% 71,0% 73,7% 54,1% 75,7%
Dependencia de los Ingresos:
Recursos del SGP / Ingresos
Totales * 100 11,5% 11,7% 12,0% 10,3% 10,6% 8,3%
Participación de los Ingresos
Tributarios: Ingresos Tributarios /
Ingresos Corrientes * 100 22,0% 26,0% 20,8% 25,7% 14,8% 22,6%
Participación de los Ingresos No
Tributarios: Ingresos No Tributarios
/ Ingresos Corrientes * 100 78,0% 74,0% 79,2% 74,3% 85,2% 77,4%
Dependencia de Recursos
Propios: Ingresos Tributarios /
Tabla 7: Comportamiento de Ingresos.

Recaudo Recaudo Recaudo
Ppto Definitivo Efectivo Ppto Definitivo Efectivo Ppto Definitivo Efectivo
INGRESOS
TOTALES 17.450.738.586 16.906.329.218 23.349.639.734 18.396.760.761 25.526.254.687 21.312.639.593
INGRESOS
CORRIENTES 4.001.206.864 3.931.823.018 5.631.482.422 4.319.824.253 5.778.426.436 4.500.585.347
INGRESOS
TRIBUTARIOS 879.400.200 1.022.791.338 1.168.867.493 1.112.008.987 852.559.717 1.018.649.674
INGRESOS NO
TRIBUTARIOS 3.121.806.664 2.909.031.680 4.462.614.929 3.207.815.266 4.925.866.719 3.481.935.673
INGRESOS DE
CAPITAL 13.449.531.722 12.974.506.200 17.718.157.312 14.076.936.508 19.747.828.251 16.812.054.246
34
Gráfico 4: Ingresos Presupuesto Definitivo

INGRESOS PPTO DEFINITIVO
20.000.000.000
18.000.000.000
16.000.000.000
14.000.000.000
12.000.000.000
2004
10.000.000.000 2005
2006
8.000.000.000
6.000.000.000
4.000.000.000
2.000.000.000
0
INGRESOS TRIBUTARIOS INGRESOS NO TRIBUTARIOS INGRESOS DE CAPITAL
5.2.2 Comportamiento de los Gastos
Participación Porcentual en el Presupuesto Definitivo (Anexo 12).
Del total de los gastos proyectados en cada uno de los años de observación, los de
inversión representan un 93%, de los cuales los sectores de educación, salud y
saneamiento básico concentran la mayor proporción. Los gastos de funcionamiento
representan un 6%.
En educación los recursos básicamente se destinan a los siguientes programas, entre

otros:
• Mejoramiento dotación, construcción y adecuación de la infraestructura educativa
urbana y rural
• Construcción, ampliación, mejoramiento y adecuación de la infraestructura del
sector.
• Mejoramiento calidad educativa mediante el apoyo a restaurantes escolares y
otros incentivos económicos.
En salud los recursos se destinan a:

• Ampliación y mejoramiento de la protección y la seguridad en salud a los
beneficiarios del régimen subsidiado.
35
• Mejoramiento, adecuación, construcción y dotación de la infraestructura requerida

para la prestación de servicios de salud.
• Fortalecimiento a programas de atención Materno-Infantil y Nutricional de la
población infantil.
En saneamiento básico se estiman gastos para atender programas como:

• Construcción y optimización de las redes de acueducto urbano y rural.
• Ampliación y optimización de las redes de alcantarillado urbano y rural.
• Optimización en la recolección de basuras y programas de reciclaje.
No es posible determinar qué proporción de los recursos de regalías y/o del sistema
general de participaciones se destinan a cada uno de estos programas dado que las
cifras se presentan consolidadas.
Participación Porcentual en el Presupuesto Ejecutado (Anexo 13).
Los recursos destinados a la inversión representaron una vez ejecutado el

presupuesto, en el año 2004 un 91%, en el 2005 un 93% y 95% en el año 2006.
Los gastos de funcionamiento un 6%, en el 2004 y un 5% para el 2005 y 2006.
La deuda representa un 2.4% en el 2004. En el 2006 esta cae a un 0.3%.
Variación Presupuesto Definitivo vs. Presupuesto Ejecutado (Anexo 14).
A Diciembre 31 de 2004 el presupuesto ejecutado fue un 3% inferior al

presupuestado. Esta misma tendencia se reflejó en el año 2005 cuando su ejecución
alcanzó un 96% frente a lo programado.
Los gastos de funcionamiento se ejecutaron en un 100%, contrario al comportamiento
del año 2006 que alcanza un 71%.
Se destaca en la ejecución de los gastos de inversión en los años observados que
ninguno sobrepasó el valor presupuestado una vez realizadas todas las novedades
(créditos, contra créditos).
Comparativo Presupuestal Años 2004-2006 (Anexo 15).
Los gastos de funcionamiento del año 2005 aumentaron en un 15% frente al año
2004. Esto se ve reflejado en el incremento desmesurado de los gastos de personal y
gastos generales de la alcaldía Municipal.
La ejecución de los gastos de inversión para el 2005 se incrementó en un 37%

comparado con lo ejecutado en el año 2004. El sector educación se incrementó en un
153%, el sector salud en un 78%, mientras el sector de agua potable y saneamiento
básico lo hizo en un 170%, el sector de equipamiento municipal en un 63%. Contrario
comportamiento reflejaron sectores como el vial, recreación, cultura, vivienda
agropecuaria que disminuyeron considerablemente su inversión.
La deuda pública disminuyó un 54% en los años en observación dado que el saldo
del capital adeudado se redujo y no se presentaron créditos adicionales en este
período.
36
Tabla 8: Indicadores Presupuestales de Gastos

Ppto Ppto Recaudo Ppto
Definitivo Ejecución Definitivo Efectivo Definitivo Ejecución
Ejecución
Magnitud e los Gastos de
Funcionamiento: Gastos de
Funcionamiento / Gastos
Totales 6,3% 6,5% 5,4% 5,6% 5,5% 4,7%
Magnitud de la Inversión:
Gastos de Inversión / Gastos
Totales 91,4% 91,2% 93,8% 93,6% 93,9% 95,0%
Magnitud del Servicio de la
Deuda: Servicio de la Deuda /
Gastos Totales 2,3% 2,4% 0,9% 0,8% 0,6% 0,3%
Composición de los Gastos de
Personal: Servicios Personales
/ Gastos de Funcionamiento 47,4% 47,6% 47,3% 47,3% 52,2% 50,3%
Magnitud de los Gastos
Generales: Gastos Generales /
Gastos de Funcionamiento 42% 42% 42% 42% 36% 39%
Participación de los Recursos
SGP en la Inversión:
Destinación Específica / Gastos
de Inversión N/A. N/A. N/A.
del SGP de Propósito General
en la Inversión: Recursos SGP
Propósito General / Gastos de
Inversión N/A. N/A. N/A.
Participación de las Regalías
en la Inversión: Recursos de
Regalías y Cofinanciación /
Gastos de Inversión N/A. N/A. N/A.
Propios en la Inversión:
Recursos Propios y de Libre
Inversión del SGP / Gastos de
Inversión N/A. N/A. N/A.
N/A. No es posible determinar los porcentajes dado que los recursos asignados a
cada uno de los gastos se encuentran consolidados.
No se especifica por separado la fuente asignada a cada gasto.
37
Tabla 9: Comportamiento de los Gastos

Ejecutado % Ejecutado % Ejecutado %
GASTOS TOTALES 16.821.852.229 100,0% 22.472.227.935 100,0% 21.151.178.211 100,0%

TOTAL
FUNCIONAMIENTO 1.089.761.917 6,5% 1.251.748.687 5,6% 994.144.351 4,7%
SERVICIOS
PERSONALES 519.060.652 592.524.312 499.887.860
GASTOS
GENERALES 460.538.008 528.922.503 391.382.271
TRANSFERENCIAS 110.163.257 130.301.872 102.874.220
GASTOS DE
INVERSIÓN 15.335.808.079 91,2% 21.036.163.410 93,6% 20.100.087.957 95,0%
SERVICIO DE LA
DEUDA 396.282.233 2,4% 184.315.838 0,8% 56.945.903 0,3%
Gráfico 5: Distribución del Gasto – 2005
Distribución Gasto 2005

SERVICIO DE LA
DEUDA TOTAL
1% FUNCIONAMIENTO
6%
GASTOS DE
INVERSION
93%
5.2.3 Resultados Presupuestales
Tabla 10: Superávit o Déficit Fiscal en Cada Año del Diagnóstico
Ejecución Ejecución Ejecución

2004 2005 Ago-06
Ingresos Totales 16.906.329.218 18.396.760.761 21.312.639.593
Gastos Totales
16.821.852.229 22.472.227.988 21.151.178.211
Déficit o Superávit Presupuestal 84.476.989 -4.075.467.227 161.461.382
38
Gráfico 6: Resultado presupuestal 2004 2005
Resultado Presupuestales 2004 -2006

25.000.000.000
20.000.000.000
15.000.000.000
Ingresos Totales
10.000.000.000 Gastos Totales

Def o Superávit
5.000.000.000
0
2004 2005 Ago-06
-5.000.000.000
5.2.4 Observaciones a la Ejecución Presupuestal
Ingresos
A pesar de que la fuente futura de sostenibilidad financiera del municipio son los
ingresos tributarios (impuesto predial, industria y comercio) a estos no se les brinda
una importancia dado que no se realiza una gestión eficiente de cobranza, se
desconoce la cifra exacta que se espera recaudar en cada año. De otro lado por
parte del Municipio no se tiene una política de reparto de facturación a cada uno de
los actores del tributo.
Dado que el Municipio de Aipe en el periodo de diagnostico tiene a su cargo la
prestación de los servicios públicos, esté no dispone de personal especial dentro la
estructura de la tesorería que se encargue de la cobranza de estos, dado que su
cartera en mora es bastante significativa. Da la sensación de que no hay cultura de
no pago y de no cobranza.
La captación de todos los ingresos esta concentrada únicamente en las instalaciones

de la Tesorería lo genera un gran aglutinamiento de público, pudiéndose
descentralizar esta actividad en algún banco local o en un corresponsal financiero.
De otro lado el boletín diario de tesorería no consolida la información de los recaudos
por cada uno de los tributos lo que genera confusión en su interpretación para los
entes externos a la secretaria de hacienda municipal.
39
Egresos
Los gastos son comprometidos a través de los certificados de disponibilidad

presupuestal los cuales no registran numeración, no relacionan los actos
administrativos (acuerdos/decretos) que soportan la disponibilidad; se generan en
forma manual permitiendo su modificación o cambio en cualquiera de las etapas de
contratación.
Los comprobantes de legalización de los gastos, no disponen del Registro
presupuestal, documento que verdadera compromete el gasto dado que el CDP es
solamente una intensión. En cuando al manejo del libro de presupuesto se encontró
lo siguiente:
Al iniciar un año fiscal (mes de enero) ya se están registrando movimientos

presupuestales (contra créditos) lo que evidencia una mala planeación en la
distribución. No se cierra mensualmente, permitiendo realizar compromisos en fechas
posteriores al periodo sin ningún control.
Cuando se registra una novedad presupuestal (adición/traslado) no se registra el
numero del acto Administrativo, su fecha, tampoco se registra el saldo final del
presupuesto definitivo. Las hojas no describen la denominación del gasto, solo
enuncian el articulo. Esto ha permitido equivocaciones en el registro del gasto.
Cuando se presenta un error en el descargue de una anotación se procede a borrar o
registrar enmendaduras cuando lo más conveniente seria anular el asiento anterior.
No se utiliza la columna del PAC. Dado que el Municipio no lo realiza para mantener
el equilibrio entre el gasto y la caja
La columna de reserva es utilizada para descargar valores de futuros traslados
presupuestales, lo que evidencia el desconocimiento del concepto de reserva.
Durante cada una de los periodos en estudio el presupuesto inicial ha sido modificado
en 25 veces (adiciones, traslados,) lo que evidencia una mala planeación en su
elaboración dado que los cálculos de estimación no se ajustan a la realidad del
Municipio.
En el artículo de materiales y suministros se registran gastos por compra de cajas

mortuorias para terceros cuando lo correcto seria causar los gastos generados por la
adquisición de elementos de oficina para utilizarlos en la operación de la
administración central. Al articulado de servicios públicos se cargan las facturas de
celular del Alcalde y secretarios de despacho. Esto va en contravía de la política del
estado de control al gasto público.
Los recursos asignados a la inversión a través de los programas de salud, educación,

saneamiento básico, son comprometidos en una alta proporción con personas
naturales dejando la sensación que maneja una nomina paralela como solución a la
problemática de empleo de la comunidad del municipio.
40
5.2.5 Situación Financiera
Balance General (Anexo 16).
El Activo total sufre significativos cambios del 2004 al 2006 al pasar de 17.8 a 38.4
mil millones de pesos. Un aumento del 115%.
Del total del activo registrado a Dic 31 de 2004, el 39% corresponde al activo
corriente; sin embargo para el 2005 este representa un 49% y a Dic 31 del 2006
alcanza una participación del 62%. Este activo esta conformado básicamente por las
Inversiones de Administración de liquidez (fondos colocados en títulos valores), las
rentas por cobrar (rentas causadas de vigencias anteriores) y los deudores (créditos
de fondos, avances y anticipos). Estas cuentas registran una gran variación del 2005
al 2006. De ellas se considera preocupante el crecimiento de la cartera (124%).
En el 2005 y 2006, el Activo fijo representa un 31% frente al total. Dentro de este se
destaca el crecimiento de las siguientes cuentas:
Edificaciones: 249% por las inversiones en colegios y escuelas.

Plantas y ductos: 119% por inversiones en acueducto y canalizaciones.
De otro lado los otros activos representan en el 2006 un 8%. Este esta conformado
por los Bienes y derechos en investigación Administrativa.
El pasivo total en el 2005 se reduce significativamente frente al 2004 al pasar de 3.8

a 2.2 mil millones. Esta representado por los acreedores por concepto de adquisición
de bienes y servicios. Es pasivo financiero se reduce notoriamente del 2004 al 2006
al caer de 241 a 27 millones. El patrimonio esta representado por el capital fiscal del
Municipio y por los excedentes de los ejercicios.
Estado de Resultados (Anexo 17).
La cifra por ingresos operacionales del 2005 registrada en el Estado de Actividad

financiera, económica y social difiere notoriamente de la cifra entregada a la
Contraloría Departamental del Huila en el informe de ejecución presupuestal del
último trimestre. Este valor incide en el resultado presupuestal y en el excedente o
déficit del ejercicio para ese año.
Los ingresos fiscales registran un significativo crecimiento en el 2005 y 2006 frente al
2004, en especial los ingresos no tributarios. Contrario comportamiento registran los
ingresos por venta de servicios públicos.
Los ingresos a dic 31 del 2006 por concepto de regalías, registran en notorio
aumento (82%) frente al 2005, al pasar de 17 a 31 mil millones.
En el año 2006, se destaca la importante reducción de los gastos administrativos del

Municipio de Aipe frente a los años 2005 y 2004 al pasar de 3 a 1.2 mil millones. Los
excedentes financieros se generan por la no utilización de los recursos en cada una
de la vigencia.
41
Estado de Tesorería
Dado que los ingresos provenientes de las regalías no son utilizados en forma
oportuna por la Administración, en el año 2004 se constituyeron CDTs con el Banco
Ganadero (hoy BBVA). En el 2005 esta operación se realizo básicamente con
Infihuila. Los siguientes son los saldos registrados por tesorería al final cada año
fiscal: 2004: 3.7 Mil millones; 2005: 4.9 y 2006: 7.1 mil millones
Los fondos comunes (ingresos tributarios y no tributarios) son manejados en bancos

locales; los fondos de regalías y recursos SGP se hacen a través de cuentas
bancarias de la ciudad de Neiva.
Para atender el desarrollo de la operación (ingreso-Pagos) se dispone de una

innumerable cantidad de cuentas en las diferentes entidades del sector financiero lo
que hace inoperante su manejo, su conciliación mensual. La Tesorería Municipal
debería suscribir con un banco local o un corresponsal bancario el recaudo de los
ingresos tributarios y el pago de los servicios públicos, dado que el alto grado de
congestión que manejan las dependencias no permite la atención adecuada para el
pago de los proveedores de bienes y servicios.
No evidencio acumulación de cuentas por pagar dado el Municipio mantiene saldos

suficientes para atender los gastos que demanda. Se sugiere la liquidación de todos
los convenios terminados y los que no se encuentran en operación con el fin de
mantener un informe diario de bancos más ajustado a realidad.
Estado de Cartera Fondos Especiales
El Municipio de Aipe Huila concede créditos a la población dirigidos a financiar las

siguientes actividades y/o necesidades:
Educación
Proyectos agropecuarios
Creación y fortalecimiento empresarial
Vivienda.
En promedio dentro de los productos de crédito, el 60% del total de la cartera se

encuentra en mora de más de 60 días. De detectaron las siguientes debilidades en el
tramite de colocación y de cobranza. No existe un manual de crédito que especifique
condiciones de colocación, que determine mecanismos de cálculo de capacidad de
pago, que establezca quienes son sujetos de crédito, que minimice el riego en la
colocación a través de consultas a las bases de datos de las centrales financieras
(Data crédito, Cifin).
Las solicitudes de crédito deberían contener información básica como:

• Datos personales del solicitante: nombres, dirección, teléfonos, celulares.
42
• Información laboral y/o actividad económica: Empresa donde labora, cargo,

antigüedad, salario.
• Información patrimonial: Relacionar bienes inmuebles, dirección, avaluó, anexar
fotocopia de certificado de tradición y libertad. Así mismo relacionar los vehículos
y/o motos y anexar tarjeta de propiedad
• Referencias tanto comerciales como personales y familiares: Es importante
relacionar los nombres, direcciones y teléfonos.
Esta información igualmente debe solicitársele al codeudor y/o avalista. Tener en

cuenta que la capacidad de pago de las cuotas para los créditos de Foragro y
Fundeur no la hace la garantía prendaría del codeudor ni el cálculo del punto de
equilibrio, si no el excedente que genera la operación matemática de descontar de
los ingresos todos los gastos en que se incurre mensualmente el solicitante. Para
este caso se deben soportar en los certificados laborales para las personas naturales,
en los promedios de los extractos bancarios para los comerciantes y en los estados
de resultados para el caso de las personas jurídicas.
La responsabilidad de la cobranza debe recaer en cada uno de los administradores

de los fondos y no en la tesorería municipal dado que esta entidad solo ejerce
funciones de caja. Para mejorar el indicativo de cartera vencida, cada fondo debe
administrar sus propias bases de datos, coordinar y evaluar con los gestores externos
de cobranza el resultado de sus gestión.
5.2.6 Análisis tributario
De Acuerdo a una lista de chequeo, (ver tabla 11), se analizo los principales aspectos
del modelo tributario en cuanto a fuentes de financiación, manejo de impuestos,
estatuto de rentas, cobro y recaudo entre otros, para poder realizar un plan de
mejoramiento que permita manejar eficientemente los recursos de impuestos (Ver
Anexo 18)
Tabla 11: Lista de Chequeo de cumplimiento de actividades tributarias
Actividad Actividades especificas Indicadores de

Resultado
El municipio cuenta Tienen identificadas las fuentes de recursos alternas que Fuentes identificadas
con nuevas fuentes pueden ser utilizadas por el municipio Sí ___ No _X__
de recursos
El municipio cuenta Tienen compilados las acuerdos tributarios vigentes en el Acuerdos compilados
con Estatuto de Municipio Sí ___ No _X_
Rentas adecuado a Han realizado estudio legal sobre los acuerdos Estudio realizado Sí ___
las disposiciones municipales e identificar cambios requeridos No _X_
legales
Tienen claramente Identificadas las deudas de la vigencia Deudas identificadas Sí
___ No _X_
Tienen identificados el estado de la cartera de otras Estado identificado Sí
vigencias ___ No _X__
Han realizado continuamente la depuración de la cartera Depuración realizada Sí
___ No _X__
43
Actividad Actividades especificas Indicadores de

Resultado
Tienen reglamentado el proceso de cobro Reglamentación realizada
Sí ___ No _X
Han ejecutado un proceso de cobro coactivo Proceso de cobro
ejecutado Sí ___ No
__X_
Se cuenta con la Realizan talleres de capacitación sobre proceso de Talleres realizados Sí
capacidad de determinación y cobro a los contribuyentes ___ No _X__
fiscalizar los Realizan permanentemente verificaciones e inspecciones Investigaciones realizadas
impuestos a contribuyentes Sí ___ No _X__
El municipio cuenta Se implementan mecanismos de facturación electrónica Sistemas en
con mecanismos de del predial y de declaración del impuesto de industria y funcionamiento Sí ___
recaudación y pago comercio No _X_
Se implementa un sistema para administrar la cartera de Sistema en
impuestos funcionamiento Sí ___
No _X__
El municipio cuenta El municipio cuenta con capacidad administrativa para Capacidad Administrativa
con capacidad administrar los tributos Sí ___ No _X_
administrativa para
administrar los
tributos
Existe una cultura de Existe una cultura de cumplimiento Cultura de Cumplimiento
cumplimiento Sí ___ No _X_
El municipio cuenta El municipio cuenta con planes de cobro y fiscalización Plan elaborado Sí ___
con planes de cobro No __X_
y fiscalización
La capacidad de la La capacidad de la administración permite sostener el Capacidad Administrativa
administración recaudo Sí ___ No __X_
permite sostener el
recaudo
5.3 DIAGNÓSTICO DE ASPECTOS INSTITUCIONALES
En esta parte se examinará si la capacidad derivada de la infraestructura organizativa

y el equipamento del Municipio le permite asumir o no, de manera eficiente y eficaz
las competencias que le asignan la Constitución y las leyes al Municipio. Y, al mismo
tiempo, las relaciones de la Administración con otros actores de la vida municipal
como son la Personería, el Concejo y por supuesto, la Comunidad.
5.3.1 La Capacidad del Municipio para asumir competencias
Para establecer la capacidad del Municipio para asumir competencias es necesario

tener como referente las que le ha asignado la Constitución y las Leyes. La
Constitución en el artículo 311 establece que corresponde al Municipio: prestar los
servicios públicos que determine la ley, construir las obras públicas que demande el
progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación
44
comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y, cumplir las demás

funciones que le asignen la Constitución y las leyes.
Adicionalmente, un gran número de disposiciones legales han atribuido al Municipio

un cúmulo de competencias, en todos los órdenes de la vida comunitaria. No es
posible referirnos a ellas en el marco de este estudio, por lo que se hace referencia
solamente a la Ley 715 de 2001, precisamente denominada de “recursos y
competencias”, la cual señala las áreas fundamentales que debe atender el Municipio
con las transferencias de la Nación del Sistema general de participaciones. Ellas
son: salud, educación, fondo nacional de pensiones territoriales –Fonpet-, agua
potable y saneamiento básico, deporte y recreación, cultura, servicios públicos,
vivienda, sector agropecuario, medio ambiente, centros de reclusión, prevención y
atención de desastres, promoción del desarrollo, atención a grupos vulnerables,
equipamiento municipal, desarrollo comunitario, fortalecimiento institucional, justicia,
restaurantes escolares, empleo e inclusive gastos de funcionamiento, para lo cual se
puede dedicar hasta el 28% de las participaciones de propósito general. Igualmente,
son múltiples los frentes que puede atender el Municipio con sus recursos propios de
libre destinación.
El Municipio de AIPE tiene una infraestructura institucional muy pequeña que no

responde a los requerimientos que demanda la orientación de un presupuesto tan
amplio, que apenas le permite funcionar. Cuenta, entonces con medios físicos,
recursos humanos y financieros reducidos con los cuales viene atendiendo en forma
bastante precaria sus competencias. La estructura está integrada básicamente por el
despacho del Alcalde, la Secretaría de gobierno, la Tesorería hoy Secretaría de
Hacienda, La Secretaría Administrativa y la Unidad de Justicia y Comisaría de
Familia. Los servicios públicos domiciliarios están a cargo de la Secretaría de
Servicios Sociales, la Secretaria de Desarrollo que coordina el programa de
inversiones del municipio; y la Secretaría de Planeación.
En un caso como el de AIPE cabe preguntarse sobre la sostenibilidad del Municipio

con sus recursos propios, lo cual sugiere una acción especial e integral que le
permita el arranque hacia mejores condiciones económicas y sociales y construir una
independencia financiera de las REGALIAS PETROLERAS.
5.3.2 Las Relaciones de la Administración
En el marco institucional del Municipio, interactúan en forma estrecha otras instancias

administrativas, como la Personería y el Concejo con las cuales es necesario
mantener relaciones de cooperación. La Constitución nacional ordena fortalecer las
relaciones con la comunidad y abrir espacios a la participación ciudadana en la
gestión pública. A continuación se analizan las relaciones existentes con la
Personería, el Concejo municipal, la Comunidad y las formas de participación
existentes.
45
Las Relaciones con la Personería

Las relaciones con la Personería se han desarrollado en forma normal. La
Administración ha atendido las solicitudes de la Personería en relación con la defensa
de los derechos humanos, el desplazamiento, el medio ambiental, maltrato infantil y
atención al adulto, quejas y derechos de petición de la comunidad, y se le colabora
en el cumplimiento de sus funciones en defensa de los intereses de la comunidad, de
vigilancia del cumplimiento de la Constitución y las normas legales, como Veedor del
tesoro y líder de los procesos de participación y veedurías ciudadanas, lo mismo que
para la función disciplinaria como agente del Ministerio público.
Las Relaciones con el Concejo municipal

Las relaciones entre la Administración y el Concejo pasan por una situación normal,
hasta el presente, el Concejo ha aprobado los acuerdos más importantes en materia
de gestión como son: el Plan de desarrollo, el Plan de inversiones y el Presupuesto y,
la Administración atiende las solicitudes del Concejo en materia de informes sobre la
gestión y éste adelanta debates de control político sobre diversos temas municipales.
Las Relaciones con la comunidad

No existe en el Municipio un sistema formalizado de atención a las quejas y reclamos
como una oficina para el efecto; sin embargo, las quejas y reclamos se atienden en
los distintos despachos, especialmente en el área de servicios públicos. Además,
radican y se da el “recibido” a las comunicaciones de los ciudadanos al Alcalde y se
les da respuesta. De otra parte, el Alcalde atiende a la comunidad todos los días, si
bien se observa muy alta la concurrencia de los ciudadanos al Despacho.
De acuerdo con lo anterior, es necesario regular las relaciones con la comunidad,

haciendo más explícitas las formas de relación, dar un tratamiento organizado a las
quejas y reclamos y establecer procedimientos que permitan que los empleados de la
Alcaldía y el Alcalde puedan tener tiempos de trabajo.
5.3.3 Aplicación de los Principios y Orientaciones de las Leyes 489 de 1998 y

872 de 2003.
La Ley 489 de 1988, también denominada Estatuto de la Administración, regula el

ejercicio de la función administrativa, determina su estructura y define los principios y
reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración pública.
Como lo ordena el parágrafo del artículo 2º, “las reglas relativas a los principios
propios de la función administrativa, sobre delegación y desconcentración,
características y régimen de las entidades descentralizadas, racionalización
administrativa, desarrollo administrativo, participación y control interno de la
Administración Pública se aplicarán, en lo pertinente, a las entidades territoriales, sin
perjuicio de la autonomía que les es propia de acuerdo con la Constitución Política”.
De acuerdo con los análisis hechos, respecto de la estructura y los subsiguientes en

materia de sistema de control interno, sistema de calidad y de desarrollo
46
administrativo que muestran la situación institucional del Municipio, se puede afirmar

que se siguen muy parcialmente tales ordenamientos legales.
5.3.4 Los Mecanismos de Participación Comunitaria
La participación comunitaria es uno de los aspectos fundamentales de la gestión

pública por mandato constitucional, dentro del marco del estado social de derecho,
descentralizado, democrático, participativo y pluralista. Para la concreción de lo
anterior, el Estado ha expedido normas como las Leyes 134 de 1994 y 850 de 2003,
en materia de mecanismos de participación ciudadana y veedurías, respectivamente,
para estimular y reglar tales formas de participación.
En AIPE existen los mecanismos corrientes de participación comunitaria, como son:

en el Consejo municipal de planeación, el Consejo de desarrollo rural, en el Consejo
de participación en salud, en las veedurías ciudadanas y en la vigilancia de los
servicios públicos, aunque de forma muy parcial, pues no existe casi ningún tipo de
organización civil. No se ha aplicado alguna de las formas de participación
contempladas en la Ley 134 citada como la iniciativa popular, el cabildo abierto, la
revocatoria del mandato, el plebiscito, el referendo o la consulta popular, con
excepción del voto.
En conclusión, la participación comunitaria es bastante amplía, pero se requiere

formalizar este frente.
5.4 DIAGNÓSTICO DE LOS ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
5.4.1 Análisis del Proceso Administrativo
En esta parte se analiza la operación de las diferentes fases del proceso o ciclo
administrativo, el cual en su conjunto es una herramienta gerencial fundamental para
la conducción de la municipalidad y se refiere a la planeación, la organización, la
dirección, la ejecución, el control, el desarrollo administrativo y la gestión de la
calidad, además de otros que constituyen el marco institucional dentro del cual opera
la gestión municipal.
El Proceso de Planeación
El proceso de Planeación, en forma sintética hace relación a las técnicas y métodos
orientados a la definición de los objetivos y metas del Municipio y de las estrategias
para alcanzarlos. Se ocupa, entonces, tanto de los fines como de los medios y debe
tener un enfoque integral.
Este proceso está a cargo de la Oficina de planeación, la cual además tiene la

responsabilidad del SISBEN. Desde el punto de vista de la actividad planificadora
acompaña varios procesos y funciones como la elaboración del Plan municipal de
desarrollo y su gestión una vez aprobado, el esquema de ordenamiento territorial –
47
EOT- y sus desarrollos, el plan plurianual, el banco de proyectos, planes de acción,

las licencias de construcción y el control urbanístico. Sólo cuenta con el Jefe de
planeación y una secretaria.
Es evidente que la Oficina de planeación no dispone de la infraestructura institucional

y humana para cumplir eficientemente con todos sus objetivos.
El Proceso de Dirección
A continuación se analiza el proceso de Dirección, desde el punto de vista de la
instrumentación de que dispone la Administración para conducir la municipalidad
hacia el logro de los objetivos misionales, dejando de lado lo relativo al
comportamiento del personal, que se verá en el título sobre el recurso humano.
Este proceso es apoyado con un conjunto de herramientas previstas en diversas

disposiciones legales, mediante las cuales el Alcalde y su equipo de gobierno son
concientes de los objetivos, políticas, planes y programas a desarrollar, a fin de
adelantar una acción coordinada con unidad de criterios y compromiso de los
distintos actores intervinientes.
En el caso de AIPE, la Administración dispone de las siguientes herramientas de

gestión debidamente adoptadas:
• Plan municipal de desarrollo

• Plan operativo anual de inversiones
• Banco de proyectos, en desarrollo.
• Planes de acción
• Sistemas de información para el EOT y el SISBEN.
• Sistema de Control interno iniciándose
• Presupuesto municipal
• Consejo de gobierno y Consejo territorial de planeación, como órganos de
coordinación y asesoría, entre otras instancias.
• La alta dirección municipal estaría integrada por LOS SECRETARIOS DE
DESPACHO
Al disponer la Administración de las anteriores herramientas y otros medios, se puede

concluir que el proceso de dirección puede funcionar aceptablemente en el contexto
municipal analizado; sin embargo es necesario destacar que no existe un COMITÉ
DE GOBIERNO formal que se reúna de manera periódica para discutir los planes,
programas y proyectos y hacerles seguimiento basado en indicadores y en informes
periódicos de avance.
La Ejecución
Es el proceso mediante el cual se pone en marcha la acción administrativa, a fin de
lograr los objetivos propuestos en términos de productos y servicios para la
comunidad. En este aspecto el Municipio encuentra dificultades por la carencia de
medios físicos y humanos, y en sistemas y procedimientos, para adelantar una
48
ejecución efectiva de los planes, programas y proyectos, aunque se debe tener en

cuenta que se ejecutan en algún porcentaje.
5.4.2 El Sistema de Control:
El Control es una de las herramientas gerenciales fundamentales para una gestión

pública eficiente, consagrado en la Constitución Nacional y numerosas disposiciones
legales, especialmente la Ley 87 de 1993 el Decreto 1599 de 2005.
Se pueden distinguir tres tipos de Control: control político, control social y control
interno.
• Control político. Es el ejercido por el Concejo Municipal, como cuerpo colegiado

elegido por el pueblo. A él nos referimos en el aparte relativo a las relaciones de la
Administración con el Concejo Municipal.
• Control social. Es ejercido por la comunidad y sus representantes, el cual se vio

en lo relativo a la participación comunitaria.
El Control Interno
El proceso de Control Interno, además de constituir una herramienta gerencial de
especial importancia estratégica para una mejor gestión de los asuntos públicos, es
un proceso transversal que compete a toda la organización. La Constitución nacional
en el artículo 209 ordena que “la Administración pública, en todos sus órdenes tendrá
un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley” y la Ley 87 de
1993, establece las reglas relativas al control interno en las entidades estatales.
Igualmente mediante el Decreto 1599 de 2005 se establece la obligación de adoptar
el Modelo Estándar de Control Interno –MECI- el cual fijó un plazo para su
implantación, plazo que ha sido ampliado en veinte meses por el Decreto 2621 de
2006, hasta el mes de Abril de 2008.
La responsabilidad de liderar el desarrollo y aplicación del proceso de control interno

ha sido asignada la Oficina de planeación. De acuerdo con la información recavada,
apenas se está iniciando, por lo que es necesario hacer los esfuerzos pertinentes
para adecuar y adoptar el MECI, teniendo en cuenta las condiciones del Municipio.
5.4.3 El Sistema de Desarrollo Administrativo
El Decreto 3622 de 2005 reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1988 en lo

referente al sistema de Desarrollo Administrativo y adopta las políticas de desarrollo
en la materia. El sistema de Desarrollo Administrativo es el conjunto de políticas,
estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y
organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos,
materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública,
orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional. Debe
49
ocuparse el desarrollo de políticas en materia de desarrollo del talento humano

estatal, gestión de la calidad, democratización de la administración pública,
moralización y transparencia y el rediseño organizacional. Para el cumplimiento de lo
anterior, las entidades deben elaborar los planes en la materia y el Concejo municipal
debe conformar el Comité de desarrollo administrativo y demás instancias que
consideren necesarias para la operatividad del sistema. De ahí su importancia para el
mejoramiento de la gestión pública.
En el municipio de AIPE no se ha adoptado este plan de desarrollo administrativo,

haciéndose URGENTE acometer esta tarea.
5.4.4 El Sistema de Gestión de la Calidad
El sistema de Gestión de calidad fue creado por la Ley 872 de 2003, “como una
herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el
desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación
de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará
enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades”. El sistema
deberá adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al
interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de
sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.
El Concejo podrá disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestión de

la calidad en el Municipio. Este Sistema es complementario a los sistemas de control
interno y de desarrollo administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998 y puede
integrarse al Sistema de control interno en cada uno de sus componentes definidos
por el Departamento administrativo de la función pública, por lo cual ese
Departamento ha dispuesto que la norma técnica de la Calidad NTCGP-1000:2004 es
complementaria de sistema de control interno y debe involucrarse dentro del MECI.
El Municipio de AIPE no ha adoptado un plan de gestión de la calidad y en

consecuencia se deben adelantar las acciones para implementar el proceso de
gestión de la calidad.
5.4.5 Los Manuales de Procesos y Procedimientos
El Municipio no dispone del Manual de procedimientos y es necesario elaborarlo

como una herramienta importante de gestión y en cumplimiento de normas legales.
5.4.6 La Administración de Personal
Si bien existe un Manual específico de Funciones y Requisitos de los diferentes

empleos de la Planta de Personal establecido por Decreto No 081 de 2001; la
administración se refiere a los procesos que se deben adelantar en orden a una
50
eficiente gestión del talento humano y comprende el sistema de clasificación y

nomenclatura de los empleos, la planta de personal, el manual de funciones y
competencias laborales, las escalas salariales y el sistema de carrera administrativa,
con todos sus componentes, entre los cuales se cuentan el proceso de selección, los
sistemas de ascenso y promoción, motivación, bienestar social, capacitación, entre
otros. A continuación, se analizan los principales procesos en este campo.
5.4.7 Análisis de la Planta de Personal
Para el análisis de la Planta de personal es conveniente poner de presente precisar

que ella es de competencia del Alcalde, de acuerdo a los mandatos constitucionales y
legales contenidos en el numeral 7º del artículo 315 de la Constitución, el literal d) del
numeral 4º del artículo 91 de la Ley 136 de 1.994, el artículo 93 del Decreto
reglamentario 1572 de 1.998 y el artículo 9º, del Decreto reglamentario 2504 de
1.998, con sujeción al sistema de nomenclatura y clasificación de empleos.
A este respecto, la Administración expidió el Decreto 079 de 2001, por el cual se

establece la Planta de personal:
Desde el punto de vista de los costos de la planta (ver tabla 12), se observa que el
peso de los gastos de personal en los gastos totales era del 11% en 2002, año a
partir del cual, el porcentaje ha estado entre el 8 y el 10 %, cifra que parece
aceptable. El peso de los gastos de personal en los gastos de funcionamiento se ha
mantenido entendiendo que muchas necesidades se abordan como proyectos y no
como funciones inherentes y permanentes, esto han estado alrededor del 47,6% en
2002 al 50% en 2006, lo cual sugiere una cierta disciplina, así haya sido inducida por
la restricción en el acceso de las regalías y la escasez en materia de recursos propios
para funcionamiento.
Tabla 12: costos de Personal
Conceptos del Gasto Municipal Ejecución Ejecución Ejecución

Ppto. Año Ppto. Año Ppto. Año
2004 2005 2006
1. Peso de los gastos de 6,5% 5,6% 4,7%
funcionamiento en los gastos totales
2. Peso de los Servicios personales 47,6% 47,3% 50,3%
en los gastos totales
El Sistema de nomenclatura y clasificación

El Sistema de Nomenclatura y Clasificación, como se anotó con anterioridad, es
competencia de la Ley que lo estableció en el Decreto-Ley 785 de 2005 y el Alcalde
Municipal debe acoger tal sistema al expedir la Planta de personal.
Las Escalas Salariales

La Ley 4ª de 1.992 determina el sistema salarial y el régimen prestacional, aplicable a
los servidores públicos de las entidades territoriales; anualmente el Gobierno
51
Nacional, mediante decreto establece los mínimos y los máximos a que deben
sujetarse los Concejos municipales para la fijación de la escala salarial.
El Manual de funciones, requisitos y competencias

La Administración adoptó el Manual de funciones y requisitos de los cargos mediante
el decreto 081 de 2001. Es claro que este manual no ha sido actualizado de acuerdo
con las nuevas normas legales en la materia, especialmente el Decreto-Ley 785 de
2005 citado, la cual incluye lo relativo a las competencias laborales, por lo que es
necesario su ajuste.
Análisis de niveles educacionales y su correspondencia con el perfil del cargo

Los funcionarios se encuentran clasificados de acuerdo con el sistema de
clasificación y nomenclatura en los niveles directivo, profesional, técnico y asistencial.
El Manual de funciones y requisitos establece los requerimientos para ocupar los
cargos los cuales son de obligatoria comprobación por parte de los candidatos y es
responsabilidad de quienes tienen a su cargo la gestión del personal verificar tales
requisitos exigidos so pena de incurrir en mala conducta, por lo cual se concluye que
el personal reúne el perfil solicitado.
Aplicación de las Normas de Carrera administrativa y el Sistema de evaluación

del desempeño
En cuanto a la aplicación de la Ley 909 de 2.005 en materia de carrera administrativa,
se cumplen parcialmente las disposiciones aplicables al personal de carrera bajo las
orientaciones de la Comisión nacional del servicio civil, organismo a cuyo cargo están
los procesos de selección de personal. Se debe disponer del nuevo formato de
evaluación del desempeño y capacitar a los evaluadores.
Correspondencia entre la distribución de la Planta de personal y los

requerimientos de los procesos y procedimientos
Las normas legales prescriben que la planta de personal debe ser adoptada en forma
global y que el Alcalde mediante norma puede constituir los grupos de trabajo
transitorios o permanentes para una mejor atención del servicio. En este caso no se
encontró norma que distribuyera el personal, pero dado lo reducido de la planta no
resulta viable la constitución formal de grupos de trabajo y bastaría con su asignación
a las dependencias, lo cual recomendamos hacer para estar a tono con las
disposiciones legales.
Los Programas de Capacitación

Las disposiciones legales ordenan elaborar y adoptar un plan de capacitación de los
funcionarios. AIPE no ha adoptado este plan, pues son tan escasos los recursos y el
personal tan reducido, pero con el fin de dar cumplimiento a la norma y dar prioridad
a necesidades urgentes, conviene formularlo y adoptarlo, anotándose que este plan
necesariamente tiene un alcance bien reducido.
52
5.4.8 La Administración del Patrimonio
Son numerosas las disposiciones legales relativas a la gestión del patrimonio, entre
las cuales se encuentra la Ley 80 de 1993, el Decreto 62 de la Presidencia de la
República y el conjunto de resoluciones emanadas de la Contraloría general de la
república y la Contraloría departamental del HUILA.
Análisis de la política de uso y aprovechamiento de los bienes muebles e

inmuebles municipales
No se pudo verificar la existencia de una política de uso y aprovechamiento de los
bienes muebles e inmuebles en forma explícita; no existe el cargo de Almacenista y
no se pudo verificar la existencia de un inventario actualizado. De todas maneras, se
informó que cada empleado tenía bajo su responsabilidad los bienes para su uso y
que en caso de deterioro o pérdida se informaba y se interponían las
correspondientes denuncias. Las instalaciones locativas de la Alcaldía son
adecuadas y confortables, lo mismo que los muebles y equipos de oficina; sin
embargo hay hacinamiento y no se cuenta con la debida privacidad para
concentrarse en las labores.
.
Aplicación de las Leyes 716 de 2001 y 901 de 2003

En cuanto al cumplimiento de las Leyes 716 de 2001 y 901 de 2003 en materia de
saneamiento contable, el proceso está inconcluso, por lo que es necesario activarlo y
completarlo.
5.4.9 La Administración Informática
Se refiere a la disponibilidad de equipos de computación –hardware y software- y

otros medios electrónicos y su asignación a las distintas áreas de servicio. La
disponibilidad de equipos de cómputo es aceptable, por cuanto se dispone de los
equipos y software básicos para atender los servicios de Tesorería, Sisben, Eot,
servicios públicos y despacho del Alcalde; además se tiene un contrato para su
mantenimiento.
5.4.10 La Administración Documental y Archivística: Aplicación de la Ley 594 de

2000
La Ley 594 de 2.000 ordenó poner en funcionamiento un sistema de administración

documental y archivística, lo cual es obligatorio para los municipios. El archivo no se
encuentra organizado y existen problemas en cuanto a local, mobiliario. Es necesario
retomar el programa de mejoramiento de los archivos y terminar el proceso.
53
5.4.11 La Asesoría Jurídica
La asesoría jurídica a la Administración se presta a través de una firma externa, quien

concurre una o dos veces por semana y atiende consultas telefónicas. Es de anotar,
que tal firma tiene una abogada de forma permanente con amplia experiencia en el
sector público. En estas condiciones, se considera que la asesoría jurídica se presta
en buenas condiciones y no existen riesgos en esta materia.
54
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
6.1 FRENTES TEMÁTICOS JURÍDICO Y CONTRACTUAL:
• El programa anual mensualizado de caja se elabora más como un informe para

los organismos de control que como una herramienta de planificación financiera
dado que su elaboración es posterior a la ejecución del gasto y no previa como
debería de serlo. La Secretaria de Hacienda de acuerdo con lo programado
debería realizar este documento y someterlo a consideración del Consejo de
gobierno municipal para su aprobación.
• No es posible evaluar la ejecución individual de cada uno de los recursos más

importantes del Municipio como son las regalías y las transferencias SGP, dado
que son agrupados y en otros casos se consolidan con otras fuentes. El Municipio
deberá tomar medidas para mantener separadas las fuentes de gasto así como lo
reflejan en el presupuesto inicial.
• Si bien es cierto que el Municipio de Aipe en los periodos analizados al final del
ejercicio fiscal dispone de saldos en sus cuentas bancarias que permiten realizar
inversiones temporales (CDTs) por excedentes de recursos de las regalías
petroleras, también lo es que registra deficiencias significativas en el cobro de sus
impuestos tributarios lo que hace prever que su sostenibilidad administrativa en el
corto tiempo sea incierta por cuanto estos ingresos son insuficientes para atender
los gastos que demanda la operación de la Alcaldía.
6.1.1 Contratación de Obra Pública:
En la contratación de obras públicas es necesario que la administración municipal

invierta mayores esfuerzos en su planeación y proyección; en este sentido, es
necesario que se desarrollen los estudios previos de la comprobación de la
necesidad, obra o labor a que el contrato se refiere, así como a la conveniencia y
oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de desarrollo, inversión, de
adquisición de productos o servicios, presupuesto y ley de apropiaciones.
En efecto, es obligación de las entidades estatales divulgar con anticipación sus

programas y presupuestos de contratación o de inversión, así como las
características de los proyectos que vayan a adelantar, para que sean debidamente
controvertidos y para que accedan a los mismos todos los potenciales interesados.
Es importante que antes de la celebración de un contrato se elaboren los pliegos de

condiciones o términos de referencia, aún en los procesos de contratación directa y
se difundan como mandan la Ley 80 de 1993 y el Decreto 2170 de 2002, además de
la claridad sobre los siguientes puntos:
• El objeto, plazo y forma de pago del contrato.

• El presupuesto oficial previsto.
55
• Lugar y fecha para presentar observaciones.

• Lugar y fecha para la realización de audiencias de aclaración o de conformación
dinámica de las ofertas, si a ello hubiere lugar.
• Lugar de la ejecución del objeto contractual.
• Las calidades y requisitos mínimos que deben reunir los oferentes.
• La capacidad mínima de contratación requerida.
• Las condiciones operativas y técnicas de la contratación.
6.1.2 Contratación de Personal:
• Sería conveniente que el Municipio organice una base de datos actualizada con
las hojas de vida y soportes de los contratistas del municipio; para estos efectos,
las instituciones públicas suelen utilizar un formato estándar que permite ejercer
mayor control sobre las calidades de los contratistas.
• Es importante que el Municipio en aquellos contratos que involucran calidades
profesionales y técnicas para la ejecución de contratos cuyo objeto comprenden
asesorías, capacitaciones, fortalecimiento institucional, etc., exija a los
contratistas, no sólo la certificación de cumplimiento por parte de la dependencia
municipal directamente involucrada, sino un informe de gestión del contratista y la
entrega de otros productos, que le permita a la administración evaluar con
claridad las necesidades que ya fueron solventadas por medio del contrato
ejecutado y aquellas en que es necesario trabajar más.
6.1.3 Contratos de Bienes y Servicios:
• El mantenimiento y conservación de un archivo de la contratación, pues todos los

documentos que se generen con ocasión de ella y de la ejecución contractual, así
como de la etapa de liquidación, son documentos públicos y, como tal, deben ser
debidamente resguardados, según las disposiciones legales.
• Deben elaborarse los estudios necesarios para abrir el correspondiente proceso
de contratación, así como los pliegos de condiciones y términos de referencia,
según las exigencias del numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
• En los procedimientos de contratación directa deben cumplirse las disposiciones
de la Ley 80 de 1993, específicamente las relativas al parágrafo 2º del artículo 24,
el Decreto 855 de 1994 y el Decreto 2170 de 2002 y las demás normas que los
adicionen o modifiquen.
• En la contratación directa que se lleve a cabo con las cooperativas conformadas
por entidades territoriales debe invitarse a todas aquellas que en el territorio
nacional estén en condiciones de ejecutar el objeto del contrato. Además, debe
evitarse invitar y contratar con cooperativas que no tengan la naturaleza que
señala el parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1993, es decir, que no sean
cooperativas conformadas por entidades territoriales.
• Si se ha de seguir exigiendo la constitución de la garantía única en los contratos
ínter administrativos celebrados con cooperativas conformadas por entidades
territoriales, es importante incluir dentro de la cláusula correspondiente a las
56
garantías y seguros que, en caso de ocurrencia de cualquiera de los siniestros por

los riesgos amparados, el Municipio ordenará hacer efectivas dichas garantías a
través de actos administrativos motivados. Esto con el fin de que los
aseguradores realicen todos los actos tendientes a evitar reconocer las
indemnizaciones contratadas por los contratistas en las respectivas pólizas
(contratos de seguros o garantías, según el caso).
6.1.4 Recomendaciones Generales Para Todos los Tipos de Contrato
El mantenimiento y conservación de un archivo de la contratación, pues todos los

documentos que se generen con ocasión de ella y de la ejecución contractual, así
como de la etapa de liquidación, son documentos públicos y, como tal, deben ser
debidamente resguardados, según las disposiciones legales.
Debe elaborarse los estudios necesarios para abrir el correspondiente proceso de

contratación, así como los pliegos de condiciones y términos de referencia, según las
exigencias del numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
6.2 FRENTE TEMÁTICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
6.2.1 Conclusiones
El análisis precedente de la realidad institucional del Municipio permite una visión de

conjunto de su desarrollo institucional.
• La participación comunitaria es bastante limitada, por lo que se requiere fortalecer

este frente.
• La norma de estructura no sigue estrictamente los aspectos técnicos en la
materia, precisando la naturaleza de las dependencias.
• El Municipio no ha implementado el sistema de control Interno.
• No se ha adoptado el plan de desarrollo administrativo.
• Tampoco ha adoptado el plan de gestión de la calidad.
• El Municipio no dispone del Manual de procesos y procedimientos.
• El Manual de funciones y requisitos de los cargos no ha sido actualizado de
acuerdo con las nuevas normas legales en la materia.
• No se aplica el sistema de evaluación del desempeño de acuerdo con el nuevo
formato aprobado por la Comisión nacional del servicio civil.
• La planta de personal no ha sido adoptada en forma global y no se ha distribuido
por acto administrativo del Alcalde.
• No se ha elaborado y puesto en ejecución el plan de capacitación de los
empleados.
• No se tiene una política explícita de gestión de los recursos físicos.
• En materia de saneamiento contable, el proceso está inconcluso.
• El archivo está desorganizado y no se dispone de medios físicos adecuados.
57
• El programa anual mensualizado de caja se elabora mas como un informe para

los organismos de control que como una herramienta de planificación financiera
dado que su elaboración es posterior a la ejecución del gasto y no previa como
debería de serlo. La secretaria de Hacienda de acuerdo con lo programado
recaudar debería realizar este documento y someterlo a consideración del consejo
de gobierno municipal para su aprobación.
• Se determinó que se realizan actos administrativos de crédito adicional sin contar
con las fuentes de recursos como sucedió en el año 2005, con el propósito de
comprometer gastos en contravía de salvaguardar el principio de equilibrio
financiero.
• No es posible evaluar la ejecución individual de cada uno de los recursos mas
importantes del Municipio como son las regalías y las transferencias SGP, dado
que son agrupados y en otros casos se consolidan con otras fuentes. El Municipio
deberá tomar mediadas para mantener separadas las fuentes de gasto así como
lo reflejan en el presupuesto inicial.
• Si bien es cierto que el Municipio de Aipe en los periodos analizados al final del
ejercicio fiscal dispone de saldos en sus cuentas bancarias que permiten realizar
inversiones temporales (CDT) por excedentes de recursos de las regalías
petroleras, también lo es que registra deficiencias significativas en el cobro de
sus impuestos tributarios lo que hace prever que su sostenibilidad administrativa
en el corto tiempo sea incierta por cuanto estos ingresos son insuficientes para
atender los gastos que demanda la operación de la Alcaldía.
• La Alcaldía Municipal debe organizar, promover y capacitar al pueblo en cuanto a
las formas y sistemas de participación, petición y control, con el objeto de hacerlo
más democrático en su participación, especialmente en el control y vigilancia de la
gestión pública que se establezca mediante leyes.
6.2.2 Recomendaciones
La identificación de las anteriores áreas en las cuales se encuentran falencias en la

gestión del Municipio, permite hacer algunas recomendaciones a fin de mejorar el
desempeño en las mismas, así:
• Es conveniente revisar la norma sobre estructura orgánica con el fin de disponer

de un estatuto claro en la materia, definiendo la naturaleza de las distintas
dependencias.
• Se debe diseñar un programa de trabajo a fin de adecuar, adoptar e implementar
el MECI, teniendo en cuenta las condiciones del Municipio.
• También se debe elaborar y adoptar el sistema de desarrollo administrativo.
• Se deben adelantar las acciones a fin de implementar el proceso de gestión de la
calidad.
• Es necesario dotar a la Administración del correspondiente Manual de procesos y
procedimientos.
• El Manual de funciones y requisitos de los cargos debe ser actualizado de
acuerdo con lo dispuesto en el Decreto-Ley 785 de 2005 y normas
reglamentarias.
58
• Se debe disponer del nuevo formato de evaluación del desempeño y capacitar a

los evaluadores.
• La planta de personal debe ser adoptada en forma global y distribuida mediante
acto administrativo del Alcalde.
• La Administración debe elaborar y adoptar el plan de capacitación de los
empleados.
• Se debe diseñar y formular una política explícita de gestión de los recursos físicos
y responsabilizar a alguien del manejo de los mismos.
• Debe continuarse y concluir el proceso de saneamiento contable.
• Es necesario retomar el programa de mejoramiento de los archivos y terminar el
proceso.
6.2.3 Recomendaciones y escenarios de ajuste
A continuación se sintetizan las principales recomendaciones a fin de mejorar el

desarrollo y desempeño institucional del Municipio en las tres áreas objeto de
análisis, indicando el escenario temporal, de corto y mediano, en el cual se considera
deben ser ejecutadas.
Área Administrativa
Corto Plazo
• También se debe elaborar y adoptar el sistema de desarrollo administrativo.

• Es necesario dotar a la Administración del correspondiente Manual de procesos y
procedimientos.
• El Manual de funciones y requisitos de los cargos debe ser actualizado de
acuerdo con lo dispuesto en el Decreto-Ley 785 de 2005 y normas
reglamentarias.
• Se debe disponer del nuevo formato de evaluación del desempeño y capacitar a
los evaluadores.
• La planta de personal debe ser adoptada en forma global y distribuida mediante
acto administrativo del Alcalde.
• La Administración debe elaborar y adoptar el plan de capacitación de los
empleados.
• Se debe diseñar y formular una política explícita de gestión de los recursos físicos
y responsabilizar a alguien del manejo de los mismos.
Mediano Plazo
• Es conveniente revisar la norma sobre estructura orgánica con el fin de disponer

de un estatuto claro en la materia, definiendo la naturaleza de las distintas
dependencias.
• Se debe diseñar un programa de trabajo a fin de adecuar, adoptar e implementar
el MECI, teniendo en cuenta las condiciones del Municipio.
• Debe continuarse y concluir el proceso de saneamiento contable.
59
• Es necesario retomar el programa de mejoramiento de los archivos y terminar el

proceso.
6.2.4 Procesos de Contratación
Debe definirse de una manera clara y especifica los procedimientos correspondientes

para el cumplimiento de los procesos de contratación, con responsables en cada una
de sus fases. Para esto les sugerimos tener en cuenta la guía para licitación pública o
concurso de méritos (Ver Anexo 19) y estos puntos claves en cada una de las etapas,
con el fin de realizar un seguimiento y control eficaz buscando también optimizar los
recursos:
1. ETAPA PRE-CONTRACTUAL
• Realizar un manual que describa el proceso de contratación, evaluarlo y

actualizarlo periódicamente.
• Definir el tipo de contratación, y los funcionarios o dependencias responsables
para realizar dicho procesos de acuerdo a los criterios administrativos y
fundamentos legalmente establecidos.
• Definir claramente las funciones asignadas relacionadas con la celebración de
contratos.
• Evaluar la conveniencia, con análisis y estudios de ser necesario, de la
pertinencia de celebrar un contrato de acuerdo al plan de desarrollo y presupuesto
establecido.
• Definir el procedimiento correspondiente para la constitución de la reserva
presupuestal, especificando el funcionario o dependencia responsable.
• Definir el procedimiento para la aceptación y aprobación de las pólizas que
garantizan las diferentes modalidades de riesgo por el funcionario o dependencia
correspondiente.
• Realizar el Acto Administrativo de aprobación correspondiente para apertura de la
Licitación pública o contratación directa.
• Definir el procedimiento correspondiente para la contratación directa de un
contrato.
• Revisión de la elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia
de acuerdo con las disposiciones legales que le son aplicables.
• Publicación de la licitación, los pliegos de condiciones o términos de referencia,
definiendo objeto de la licitación, plazo del contrato, presupuesto oficial estimado,
forma de pago, régimen jurídico aplicable, documentos de la licitación, valor y
pago de los pliegos de condiciones, aclaraciones y modificaciones, documentos
de la propuesta, documentos del proponente, factores y criterios de evaluación y
adjudicación, descripción y alcance del contrato a ejecutar, obligaciones en
materia ambiental y social, entre otras.
• Revisión y control de los proponentes, para evitar realizar contratos con algunos
que incurran en causales de inhabilidad o incompatibilidad.
• Revisar que los proponentes están inscritos en el Registro Único de Proponentes
de la Cámara de Comercio.
60
• Revisión de propuestas, de acuerdo a los términos de referencia.

• Anexar información de todos los proponentes y de las propuestas recibidas.
• Guardar y definir responsables del manejo de información de las propuestas.
• Aplicar en todo las situaciones las normas vigentes para el procedimiento de
escogencia del contratista de acuerdo con los principios de transparencia y
selección objetiva.
• Definir proceso de adjudicación del contrato, de acuerdo a los criterios de
evaluación.
• Realizar la Audiencia Publica correspondiente para adjudicar el contrato, con el
Acto Administrativo correspondiente para la aprobación.
• Definición de la existencia del registro presupuestal correspondiente.
• Revisión de la constitución de la Garantía Única por parte del contratista.
• Definir el proceso de perfeccionamiento (firma del contrato) con inicio del
contrato, finalización, objeto, valor etc.
2. ETAPA CONTRACTUAL
• Revisión de las normas legales para la constitución del contrato-

• Revisión de que las garantías que soportan los contratos son adecuadas y son
aprobadas por funcionario responsable.
• Publicación del contrato en diario oficial, pagina Web y portal de contratación.
• Seguimiento de las disposiciones en cuanto a la aplicación de impuestos.
• Seguimiento del proceso contractual, cumplimiento del contratista y la
interventoría correspondiente.
• Seguimiento del cumplimiento del contrato, indicadores, gestión e informes
correspondientes.
• Mantener un archivo actualizado, ordenado y completo con toda la información de
los contratos, y por cada uno de ellos mantener documentación soporte de cada
etapa.
• Definición clara de los riesgos de incumplimiento contractual y los que el proyecto
de por si genera.
• Revisión de la vigencia de lo pactado en las pólizas teniendo en cuenta lo pactado
en el contrato.
• Revisión y seguimiento de las pólizas del contrato.
• Justificar la celebración de todo tipo de contrato, de acuerdo al Plan de Desarrollo,
las necesidades del Municipio y su pertinencia social, ambiental, administrativa
entre otras.
• En caso de haber renovación, prórroga o adición a un contrato analizar las
normas vigentes al tiempo de su celebración.
3. ETAPA DE LIQUIDACIÓN
• Seguimiento de la presentación de las cuentas correspondientes a los pagos

originados por los contratos, de acuerdo con su esencia y naturaleza.
• Revisión de los productos generados de los contratos, en calidad y especie.
61
• Revisión de las reglamentaciones vigentes para la terminación y/o liquidación del

contrato.
• Definición de los plazos para la liquidación del contrato.
• Definición de los pagos correspondientes, de acuerdo al cumplimiento del
contrato.
Para el levantamiento de este proceso y procedimientos de contratación, es

importante que tengan formatos establecidos y unificados que permitan facilidad de
compresión por cada uno de los funcionarios. En estos deben especificarse la
dependencia responsable, la descripción del procedimiento, tiempo, tipo, riesgos del
procedimiento y acciones correctivas, con la justificación del procedimiento, que debe
tener los objetivos, base legal, riesgos y medidas, informes y documentos. (Ver
Anexo 20).
De igual manera les recomendamos tener en cuenta la circular o guía sobre medidas
de seguridad, requisitos para inicio de obras y legalización cuentas de cobro actas
parciales actas finales y de liquidación (Ver Anexo 21) y llevar un cuadro de control
de contratos como el que se relaciona a continuación en la siguiente tabla.
Tabla 13: Control Carpeta de Contrato
Contrato No. :
ORDEN DE TRABAJO No.: FECHA SUSPENSIÓN 1 :
CONTRATISTA: FECHA REINICIACIÓN 1 :

PLAZO INICIAL : FECHA SUSPENSIÓN 2 :
VALOR CONTRATO : FECHA REINICIACIÓN 2 :
VALOR ADICIONAL : FECHA SUSPENSIÓN 3 :
VALOR TOTAL : FECHA REINICIACIÓN 3 :
VALOR ANTICIPO :
OBJETO :
DESCRIPCIÓN FECHA VALOR x

Contratación directa
Convocatoria
Licitación pública
Planos de diseño
Presupuesto
A. P. U.
Contrato adicional
Director de obra
Residente contratista
Certificado de antecedentes disciplinarios (Procuraduría)
Certificado de antecedentes fiscales (contraloría)
Programación de obra
Disponibilidad presupuestal
62
Registro presupuestal
Acta de iniciación
Pólizas
Resolución de aprobación de póliza
Sello de aprobación de pólizas
Recibo de pago de pólizas
Orden de pago de anticipo
Acta de ítems no previstos +A.P.U.
Acta modificación de ítems
Acta de Comité Técnico
Acta parcial No. 1
Acta parcial No. 2
Acta parcial No. 3
Amortización anticipo acta No. 1
Saldo anticipo
Acta final
Registro fotográfico
Paz y salvo Sena y aportes parafiscales
Paz y salvo comunidad
Pólizas de renovación
Resolución de aprobación de póliza de renovación
Sello de aprobación de pólizas de renovación
Recibo de pago de pólizas de renovación
Plano record
Acta de entrega y recibo
Acta de liquidación
Ensayos de laboratorio
Bitácora
Afiliaciones y pagos de salud
Afiliaciones y pagos de pensión
Afiliaciones y pagos de ARP
Valla
Certificado apertura de cuenta conjunta manejo de
Anticipo
Solicitud y relación manejo de anticipo
Certificación y consignación rendimientos financieros
Factura acta No. 1
Factura acta No. 2
Factura acta No. 3
OBSERVACIONES:
63
6.2.5 Control Interno
• La oficina de Control Interno debe realizar evaluaciones con memorandos (Ver

Anexo 21) para cada uno de los procesos Administrativos del Municipio de Aipe,
en el caso del proceso de contratación, comprende los siguientes aspectos:
o Objetivo
o Evaluación del control interno
o Conclusiones
o Revisión y aprobación
o Procedimientos de Evaluación
o Conclusiones
o Revisión y aprobación
De igual manera la Oficina de Control Interno, debe realizar una evaluación de los
procedimientos actuales para retroalimentar los procesos y mejorar el manejo
administrativo y de control del Municipio, para esto les recomendamos manejar la
evaluación y los formatos de procedimientos (Ver Anexo 22).
6.2.6 Modelo Tributario:
• En la parte tributaria es necesario realizar un Plan de Mejoramiento del Municipio

para el recaudo de impuestos, las fuentes de financiación, fiscalización de los
impuestos en el corto, mediano y largo plazo. En el anexo 18 se puede ver el Plan
de Mejoramiento tributario en el corto, mediano y largo plazo para el Municipio de
Aipe.
• Se presenta (tabla 9) un Plan de mejoramiento Administrativo y financiero en el
corto, mediano y largo plazo con acciones correctivas a realizar, estrategias,
actividades específicas y responsables con el fin de obtener los resultados
esperados y optimizar el manejo de los recursos del Municipio de Aipe.
64
Tabla 14: Plan de Mejoramiento Administrativo y Financiero del Municipio de Aipe
Se definieron tres momentos, así:

Corto plazo: Sep 2007 - Sep 2008
Mediano plazo: Agosto 2008 - Febrero 2009
Largo plazo: Marzo 2009 - Diciembre 2009
S: Saneamiento F: Fortalecimiento M: Modernización
CORTO PLAZO
Situación Problema Acción Tipo Cronograma Requerimientos
Correctiva/Producto de Inicio Fin Actividad Responsable
*
acción
1. El estatuto orgánico de Estatuto orgánico de M 01/09/2007 01/10/2007 1. Recopilar las normas y FIRMA ASESORA
presupuesto municipal se presupuesto otros documentos de apoyo.
encuentra desactualizado municipal ajustado y
y no es aplicable para el en concordancia con 01/10/2007 01/11/2007 2. Analizar las normas FIRMA ASESORA
manejo presupuestal del las leyes respectivas. orgánicas del presupuesto y
municipio. otras aplicables a los entes
territoriales. Documento
preliminar
01/11/2007 31/11/2007 3. Preparar el documento FIRMA ASESORA
final de proyecto de acuerdo
municipal.
15/11/2007 15/12/2007 4. Revisar y ajustar el Tesorero - – Alcalde
Estatuto orgánico de
Presupuesto municipal
01/12/2007 31/12/2007 5. Presentar al Concejo Alcalde - Tesorero -
Municipal el Proyecto de Acuerdo
01/12/2007 31/12/2007 6. Debatir y aprobar el Concejo Municipal
Proyecto de Acuerdo por parte
del Concejo Municipal
*
F: Fortalecimiento, M: Modernización, S: Saneamiento
65
*
acción
01/12/2007 31/12/2007 7. Sancionar el Acuerdo Alcalde
respectivo.
2. El plan anual Plan anual F 01/01/2008 01/02/2008 1. Revisión y análisis del PAC Tesorero - firma asesora
mensualizado de caja - mensualizado de caja actual del municipio
PAC- no es un -PAC- rediseñado y
01/02/2008 15/03/2008 2. Rediseño y ajuste del PAC Tesorero -
instrumento de gestión ajustado para la
para la vigencia fiscal actual
financiera utilizado por el vigencia.
tesorero municipal en el
momento de ejecutar el
presupuesto del
municipio.
3. La administración Plan diseñado para F 01/02/2008 15/03/2008 1- Elaborar una propuesta de FIRMA ASESORA
municipal no cuenta con rendir cuentas dentro plan para el rendimiento de
un mecanismo (s) para de una política de cuentas en el municipio.
llevar a cabo la rendición transparencia en el 15/03/2008 30/04/2008 2. Someter a revisión y ajustes el Alcalde - Tesorero - firma
de cuentas a la manejo de los plan diseñado. asesora
comunidad sobre las asuntos locales.
acciones realizadas 01/04/2008 01/05/2008 3. Entregar a la administración FIRMA ASESORA
dentro de su periodo de municipal el plan.
gobierno
4. Los procedimientos 5. Proceso y F 01/05/2008 10/06/2008 1. Levantar la información FIRMA ASESORA
financieros básicos no procedimientos de pertinente.
están levantados ni gestión financiera 10/06/2008 20/07/2008 2. Diseñar los flujos de FIRMA ASESORA
documentados. básicos elaborados. procedimientos y entrega a la
administración
25/07/2008 15/08/2008 3. Validar los procedimientos Tesorero - firma asesora
diseñados.
15/08/2008 30/09/2008 4. Adoptar los flujos gramas Alcalde
por parte de la administración
mediante Decreto.
66
*
acción
5. No existe un sistema Determinar las F 01/05/2008 10/06/2008 1. Levantamiento de necesidades Alcalde- Tesorero -
integrado automatizado condiciones par la y requerimientos para contar con Planeación
de gestión financiera existencia de un un sistema integrado
municipal. sistema integrado automatizado de gestión
automatizado de financiera municipal.
gestión financiera
municipal.
6. Existe cartera por Estrategia fortalecida S 01/06/2008 01/08/2008 1. Determinar la razonabilidad de Tesorero - CONTADOR
recaudar que no permite para depurar y sanear los saldos, la cobrabilidad de las
determinar el verdadero totalmente la cuentas y verificar los métodos
potencial financiero del antigüedad de la de cobro.
municipio cartera.
7. No existe el Banco de Banco de proyectos F 01/08/2008 01/09/2008 1. Enumerar e incorporar al Jefe de planeación
proyectos municipal. elaborado. Banco de proyectos aquellos que municipal planeación
son susceptibles a ser
cofinanciados y contemplados
dentro del plan plurianual de
inversiones.
8 No esta claramente Plan financiero S 01/08/2008 15/09/2008 1. Preparar la base de datos e Tesorero-
definido el plan financiero elaborado y /o información necesarios para la
municipal soporte del plan ajustado. elaboración del plan financiero.
de desarrollo.
9. No existe el Marco Marco fiscal 2008 F 01/03/2008 01/05/2008 1. Preparar la información Tesorero
Fiscal de 2008 elaborado respectiva y base de datos.
01/03/2008 01/05/2008 2. Incorporar la información tesorero - FIRMA
requerida al modelo de Marco ASESORA
Fiscal de Mediano Plazo 2008
01/05/2008 01/06/2008 3. Elaborar el Marco fiscal Tesorero -
ajustado.
67
MEDIANO PLAZO

*
acción
1. Existe el Estatuto Estatuto orgánico de F 01/09/2008 01/12/2008 1. Verificar la utilización Planeación
orgánico de presupuesto presupuesto del Estatuto orgánico de
municipal ajustado y municipal utilizado presupuesto municipal.
actualizado pero no es como instrumento 2. Socializar Estatuto Alcalde - Tesorero
consultado para el manejo para la gestión del orgánico de presupuesto
del sistema presupuestal sistema presupuestal. municipal.
3. Aplicar en todas las Alcalde - Tesorero
actuaciones
presupuestales el Estatuto
orgánico.
2. El plan anual Aplicación efectiva del F 01/09/2008 01/10/2008 1. Verificar periódicamente Planeación
mensualizado de caja - plan anual la utilización del PAC en
PAC- no es un mensualizado de caja el municipio.
instrumento de gestión -PAC 01/10/2008 01/12/2008 2. Socializar el PAC entre Alcalde – Tesorero
financiera utilizado por el los responsables de
tesorero municipal en el ejecutar proyectos en el
momento de ejecutar el municipio.
presupuesto del 01/11/2008 01/02/2009 3. Aplicar efectivamente el Alcalde - Tesorero
municipio. PAC en la gestión
financiera.
3. La administración Aplicación efectiva de F 15/10/2008 15/12/2008 1. Socializar los Alcalde y Organizaciones
municipal cuenta con un mecanismos de mecanismos establecidos Comunitarias.
plan para la rendición de rendición de cuentas para la rendición de
cuentas a la comunidad a la comunidad cuentas municipales.
sobre las acciones
realizadas dentro de su
periodo de gobierno pero
no lo aplica.
*
68
*
acción
5. Existe dificultad en la Sistema integrado F 10/09/2008 10/02/2009 1. Asesoría permanente en FIRMA ASESORA
aplicación del sistema automatizado de la implementación y
integrado automatizado gestión financiera ejecución del sistema.
de gestión financiera municipal funcionado.
municipal.
6. Aún existe cartera por Cartera saneada y S 01/01/2009 01/03/2007 1. Análisis del estado Tesorero - Contador
recaudar y sanear en el cobrable. contable y saldos
municipio. cobrables.
7- No existe un manejo Sistema integrado de F 10/01/2009 10/03/2009 21. Actividades de FIRMA ASESORA
adecuado del sistema información financiera acompañamiento
integrado de información aplicado permanente y vía Internet.
financiera. correctamente.
LARGO PLAZO

*
acción
1. Inestabilidad financiera Situación financiera FyS 12/03/2009 12/12/2009 Aplicación de los Administración Municipal -
del municipio. estable. instrumentos planeación
financiera diseñados.
12/03/2009 12/12/2009 Monitoreo y asesoría Planeación
permanente.
2. Los planes de Ejecutar el plan de F 12/03/2009 12/12/2009 Actualización permanente Administración Municipal - SPC
capacitación no son capacitación y de los eventos de
ejecutados. formación capacitación.
permanente.
*
69
7 TABLAS Y ANEXOS:
LISTADO DE ANEXOS:
Anexo 1: Guía Operativa del proyecto.

Anexo 2: Inventario preliminar de los tipos de contratos celebrados por el Municipio
de Aipe en el período de análisis.
Anexo 3: Matriz Plurianual de los años 2004, 2005 y 2006.
Anexo 4: Listados de contratos celebrados por la entidad se analizaron por tipo,
cuantía y por proyecto al cual pertenecen, objeto, contratista, valor total y valor
pagado mediante regalías.
Anexo 5: Muestra de contratos de bienes y suministros, prestación de servicios y
obras públicas celebrados por el Municipio de Aipe (Huila).
Anexo 6: Cuadro de resumen de contratos.
Anexo 7: Fotografías obras en ejecución.
Anexo 8: Ingresos - Participación porcentual en el presupuesto definitivo.
Anexo 9: Ingresos - Participación porcentual en el presupuesto ejecutado (recaudo
real).
Anexo 10: Ingresos - Variación presupuesto definitivo vs. presupuesto ejecutado.
Anexo 11: Ingresos Comparativo presupuestal años 2004-2006.
Anexo 12: Gastos - Participación porcentual en el presupuesto definitivo.
Anexo 13: Gastos - Participación porcentual en el presupuesto ejecutado.
Anexo 14: Gastos - Variación presupuesto definitivo vs. presupuesto ejecutado.
Anexo 15: Gastos - Comparativo presupuestal años 2004-2006
Anexo 16: Balance general.
Anexo 17: Estado de resultados.
Anexo 18: Plan de Mejoramiento tributario en el corto, mediano y largo plazo para el
Municipio de Aipe.
Anexo 19: Guía para licitación pública o concurso de méritos
Anexo 20: Formatos para el levantamiento de procedimientos.
Anexo 21: Circular o guía sobre medidas de seguridad, requisitos para inicio de obras
y legalización cuentas de cobro actas parciales actas finales y de liquidación
Anexo 22: Formatos de memorandos de evaluación.
Anexo 23: Formatos para evaluación de procedimientos.
Anexo 24: Cuadro Comparativo Contratación Años 2004, 2005 y 2006.
LISTADO DE TABLAS:
Tabla 1: Muestra general de contratos para revisión y análisis.
Tabla 5: Relación de contratos que se encuentran en ejecución actualmente
Tabla 6: Indicadores Presupuestales de Ingreso.
Tabla 7: Comportamiento de Ingresos.
Tabla 8: Indicadores Presupuestales de Gastos
Tabla 9: Comportamiento de los Gastos
Tabla 10: Superávit o Déficit Fiscal en Cada Año del Diagnóstico
Tabla 11: Lista de Chequeo de cumplimiento de actividades tributarias
Tabla 12: costos de Personal
Tabla 13: Control Carpeta de Contrato
Tabla 14: Plan de Mejoramiento Administrativo y Financiero del Municipio de Aipe
LISTADO DE GRÁFICOS:
Gráfico 4: Ingresos Presupuesto Definitivo
Gráfico 5: Distribución del Gasto – 2005
Gráfico 6: Resultado presupuestal 2004 2005
71

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PROYECTO “ESTUDIO Y DIAGNÓSTICO DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL Y

FINANCIERA DEL MUNICIPIO DE AIPE (HUILA), DURANTE LOS AÑOS 2004,

5.2.3 Resultados Presupuestales............................................................... 38

PROYECTO “ESTUDIO Y DIAGNÓSTICO DE LA ACTIVIDAD

La Alcaldía del Municipio de Aipe solicitó a la Universidad Nacional de Colombia una

1. Frente Temático Contractual:

Está orientado a la determinación de todos los aspectos relacionados con la actividad

2. Frente Temático Jurídico:

Está orientado a la determinación de aspectos relacionados con los procesos

3. Frente Temático Económico y Financiero:

de funcionamiento e inversión, así como la definición del estado financiero actual y su

De igual manera el documento contiene una muestra de la información contractual,

Director del Proyecto

Interventor del Proyecto Asesor en Reorganización Adm.

Por último, se incluye la presentación y análisis de resultados con las

2. INFORMACIÓN DEL MUNICIPIO DE AIPE

El Municipio de Aipe (Departamento del Huila) está localizado a la margen izquierda

La fecha oficial de fundación del Municipio de Aipe es el 1 de enero de 1941 y sus

En el caso de los establecimientos de comercio casi el 17% de ellos se dedican a la

El 30% de la población del Municipio de Aipe nació en otro municipio.

2.2 RESUMEN DE LA SITUACIÓN POLÍTICO – ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO

2.2.1 Cambios en la Administración Municipal

De esta manera se modificó el Plan Plurianual de Inversiones 2006, incluido en el

Luego en el año 2006, se hizo nuevamente necesario aprobar el Acuerdo Nº 035 de

El 20 de Agosto de 2006 se eligió al señor Severiano Lugo Vargas como Alcalde

2.2.2 Plan de Desarrollo “Confianza y Cumplimiento”

El Plan de Desarrollo propuesto por el Señor Alcalde Severiano Lugo Vargas se

3. Servicios Públicos y Medio Ambiente

2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL MUNICIPIO DE AIPE

SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA

UNIDAD DE UNIDAD DE COORDINACIÓ ALMACEN

Análisis de la Estructura Orgánica del Nivel Central y Descentralizado

1. Despacho del Alcalde

Desde un punto de vista orgánico o estructural, es necesario hacer varias

De la misma manera el día siguiente 28 de Diciembre de 2001; se expidió el Decreto

A pesar de las anteriores normas, se encuentran algunas incoherencias entre los

Lo anterior, nos lleva a considerar que es conveniente revisar la normatividad sobre

3. OBJETIVOS DEL CONVENIO

3.1 OBJETIVO GENERAL:

Elaborar el estudio y diagnóstico de la actividad contractual, administrativa y fiscal del

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Determinar aspectos relacionados con la estructura jurídica de la autoridad

Se realizaron varias reuniones preliminares con el grupo de trabajo del proyecto y el

El Grupo de trabajo se reunió en el Instituto de Extensión e Investigación el día 14 de

De otra parte, se realizaron dos reuniones de trabajo en el Municipio de Aipe, la

La segunda reunión de trabajo se realizó el día 19 de Marzo de 2007, con los

4.2 ACTIVIDADES GENERALES DE OPERACIÓN DEL PROYECTO

4.2.1 Recopilación y Estudio de la Información

Los participantes del proyecto obtuvieron la información de primera fuente,

relacionadas con contratación de obras públicas. Se destacan los siguientes

• Inventario preliminar de los tipos de contratos celebrados por el Municipio de Aipe

4.2.2 Revisión y Análisis de Procesos Administrativos y de Contratación

A partir de la información documental recopilada, se revisaron los procesos

• Revisión de aspectos jurídicos asociados a la contratación pública en el municipio,

financiación, cumplimiento de estándares económicos, requisitos precontractuales

4.2.3 Revisión Física de Obras

4.2.4 Emisión de Resultados y Recomendaciones a Implementar

El Grupo de trabajo consideró los resultados de la recopilación de información y de la

• Determinación del grado de cumplimiento de la actividad contractual ejecutada por

4.3 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS EN CADA FRENTE TEMÁTICO

4.3.1 Frente Temático Contractual:

• Revisión y análisis de la relación de contratos de recursos propios y de regalías

4.3.2 Frente Temático Jurídico:

• Revisión y análisis de la relación de contratos de recursos propios y de regalías