SENA

Actividad N° 4

Organización de archivos administrativos

Amelia Manrique Criollo

Aprendiz

Año 2021
¿Qué es un documento?.
RTA:

Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o

jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como
consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad
de información que observe cualquier soporte,
 

 ¿Es igual un documento a un documento de archivo?

RTA:
Haciendo un poco de memoria, recordará que en la primera unidad analizamos el concepto de
archivo en su triple dimensión, así como la importancia del valor informativo del mismo para
respaldar derechos y obligaciones de los ciudadanos y conservar la memoria y patrimonio de una
comunidad. También, pudimos observar que el archivo universitario tiene la función de gestionar la
documentación administrativa (reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos),
contribuir a la difusión del patrimonio documental y facilitar la información contenida en los
documentos derivados de las actividades de la investigación,

 ¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?

RTA:
 Los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, no se producen en
grandes cantidades de un mismo, ni para ser publicados. Integridad: El documento debe ser integro,
completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos.

 ¿Todo lo que da información se constituye en un documento?

RTA:

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones

o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una
fuente archivística, arqueológica, audiovisual.

 ¿Cuál es el rol como archivistas en la custodia y la responsabilidad con la información?

RTA:

Para un archivista es un gran reto llevar a la práctica tales políticas, normas y tomar decisiones que
faciliten la gestión en las organizaciones. De ahí la responsabilidad del archivista de insistir en la
necesidad de organizar conforme a parámetros técnicos archivísticos, los documentos que generan
las instituciones en el cumplimiento de los deberes y derechos constitucionales y legales que a todos
nos compromete.
 ¿Porque son importantes los archivos en las organizaciones?

RTA:

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una
entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte:
medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, micro
formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc..Los archivos
constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su
documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades.  Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de
orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los
límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependiente

 ¿Cuáles son los objetivos principales de la archivística?

RTA:

Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten el buen desarrollo de un

sistema de gestión documental, desde de la planeación hasta su disposición final.
Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental en la
compañía, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar planes de trabajo para el
cumplimiento de los objetivos.
Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos, respaldando la
integralidad, protección y acceso oportuno a la información.
Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de planificación, manejo y
organización de la información técnica y administrativa, brindando soporte ya sea: papel,
electrónico, digital y magnético.
Fortalecer la seguridad de la información a través de políticas de accesos, usuarios con
permisos específicos y control de ingresos a la información física y virtual.
Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente.
Centralizar operaciones de gestión documental generando reducción de costos, espacios, recurso
humano y pérdida de la información.
Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos, permitiendo establecer una relevancia
documental y generando un avance en cuanto al manejo de los tiempos.