INSTITUCIÓN EDUCATIVA INEM MIGUEL ANTONIO CARO DE SOLEDAD

ESTRATEGIA PEDAGÓGICA: GRADO:10-4

ÁREA:COMERCIAL TEMA: RELACIONES INTERPERSONALES DOCENTE:GUIDANY PEREZ
EN LA OFICINAL.

ASIGNATURA: ARCHIVO

INICIO: 15 / 07 / 2020 FINALIZACIÓN: 30 / 08 / 2020

PROPOSITO

Es reconocer la importancia del ambiente de la oficina en toda empresa o negocio, demostrando

actitud para establecer y mantener relaciones cordiales con persona tanto interna como
externa.

CONCEPTUALIZACION.

Meditar atentamente sobre los temas como. El ambiente de la oficina, Atención al público y
organización de evento.

ACTIVIDAD No 1 para desarrollar en el segundo periodo.

EL AMBIENTE EN LA OFICINA
 En pleno Siglo XXI relacionar buen rendimiento en el trabajo con un ambiente idóneo no es
ninguna novedad. Es cierto que cada vez estamos en un mundo más competitivo, donde cada
segundo cuenta y donde las personas cada vez miran más por sus intereses, pero también lo
es que los negocios en los que las relaciones entre empleados son las apropiadas tienen
mayores garantías de ser eficientes.

Un entorno laboral que sea negativo puede tener consecuencias nefastas para el desarrollo
de cualquier empresa. No solo la productividad por hora va a ser menor, sino que el
absentismo va a aparecer con mayor frecuencia. Si a esto le añadimos que  los empleados van
a estar con muy baja motivación y van a buscar ofertas mejores en el mercado laboral , el
cóctel nos deja claro que es de suma importancia fomentar las buenas relaciones dentro de la
empresa.

¿Cómo puedo conseguir un entorno laboral favorable?

A pesar de que en muchos negocios no se consigue, crear un entorno óptimo de trabajo no es
tan difícil como parece en la mayoría de los casos. Solo hay que atender a algunos  aspectos
fundamentales, como los siguientes:

 Respetar el horario de trabajo natural de los empleados: Esto hará que todos vayan a
trabajar de mejor humor y no estén temiendo “comerse” horas extra.
 Buscar un clima de cooperación y no fomentar la competitividad en exceso, ya que
eso acaba convirtiéndose en la chispa de muchos conflictos.
 Tener un espacio de trabajo óptimo, con muebles y equipos que permitan realizar el
trabajo de la forma más cómoda y eficiente posible.
 Tener un jefe conciliador, que no tenga a los trabajadores en constante estrés.
 Respetar los descansos de todos los empleados, de forma que no acaben demasiado
saturados de su jornada laboral.
 Fomentar la intercomunicación entre departamentos en los discursos empresariales. 

https://www.youtube.com/watch?v=aCQGUBWb7xc

   

ATENCION AL PUBLICO: PERSONAL Y TELEFONICAMENTE

 La atención al público
Es un aspecto clave para la fidelización del cliente. En un entorno económico con una alta oferta
de productos similares, la fase posventa es indispensable para ofrecer un servicio completo a los
clientes. Esta fase, bien gestionada, ayuda a que estos vuelvan a confiar en nosotros para su
próxima compra.
Aunque la mayoría de veces que los clientes contactan con atención al público suele ser por quejas
o reclamaciones, es importante tener en cuenta que la gestión de este proceso puede ser la
diferencia entre captar o perder un cliente.
A continuación te damos 4 consejos clave para una buena comunicación:

1. La atención al público siempre debe ser positiva

Siempre, sea cual sea la causa de la comunicación, mantén una actitud positiva. No utilices frases
negativas o dudosas que puedan mermar la confianza del cliente en ti, en lo que estás diciendo y
en la empresa. Debes trasmitir seguridad y control sobre el tema que estés tratando.
 
2. Es muy importante saber escuchar
Lo principal es entender que necesita el cliente, cuál es su reclamación o su situación. Para ello
debes aprender a escuchar, sobre
todo en las situaciones más críticas, cuando el cliente está enfadado.
La curva de la hostilidad
Es una técnica específica para la atención al público en situaciones adversas. La curva de la
hostilidad muestra la evolución del enfado del cliente que reclama. Es un periodo de unos cinco
minutos aproximadamente. Al principio de la conversación, el enfado de esta persona va en
aumento, necesita exteriorizar su frustración. Durante este espacio de tiempo no se puede
razonar con el cliente, así que, se le deja hablar y se le invita a que explique la situación.
Entonces, pedimos disculpas por las molestias que la empresa le haya ocasionado e indicamos que
buscaremos una solución. Esto, normalmente, desactiva la fase de enfado y permite aplicar el
protocolo estipulado para la gestión de quejas y reclamaciones.
 
3. Practica la empatía
Durante toda la conversación debes ser y debes mostrarte empático. El cliente debe sentirse
comprendido para estar abierto a las posibles soluciones que le presentaremos.
 

4. Comunícate de forma clara y concisa

La atención al público debe basarse en explicaciones sencillas y claras. No utilices frases ambiguas
que permitan una doble interpretación porque pueden generar nuevos problemas.
 
https://www.youtube.com/watch?v=oHJIa4MwV3o
 Atención al cliente vía telefónica

En la actualidad, los clientes no solo demandan productos o servicios de buena calidad. También
exigen una atención que cumpla con sus expectativas.

Es así, como debemos crear una conexión que responda a todas sus inquietudes.

Se precisa decir que la atención al cliente vía telefónica es un medio de comunicación no

presencial. Tiene como objetivo establecer una conversación eficaz, para brindar una respuesta
asertiva a las solicitudes hechas por los clientes.

El contacto es sincrónico, al instante. Se pueden manejar diferentes situaciones tales como:

resolver dudas, responder preguntas, dar información, entre otras.

Muchas empresas líderes en el mercado, consideran el teléfono como uno de los medios de
comunicación más importantes. Pues genera soluciones rápidas para los clientes.

Ahora bien, este canal requiere de recurso humano entrenado. Que brinde la mejor atención.

https://www.youtube.com/watch?v=0YVOK19btqk

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

 diversas tareas que engloba la organización de un evento podemos destacar la selección y reserva
del espacio en el que se desarrollará el acto, la tramitación de permisos y/o autorizaciones,
la supervisión de las tareas, la coordinación logística interna o los servicios gastronómicos, entre
otros.
El campo de estudio de la organización de eventos es relativamente nuevo. Actualmente existen
diferentes instituciones especializadas en la formación de los futuros profesionales del sector, en
algunos casos universitarias, que imparten esta materia. 2
Detrás de cada evento existe un gran equipo de proveedores que cada uno añade su servicio
profesional y juntos logran contribuir al cumplimiento de un evento según el estilo
emitido, Equipo de Decoración, Equipos de Montaje de sonido y tarimas, Wedding y Event
Planner, Repostero, salones de Fiestas y entre otros que dan armonía a cada proceso creativo que
muy poco se ve pero que logran resultados extraordinarios

Pasos para la planificación

Diseño de Pautas
Lo primero es poder plantear junto con todo el equipo de organizadores o proveedores de la
misma, las pautas necesarias para la realización de cada proceso creativo que es de suma
importancia para dar inicio a la primera etapa de elaboración, se dividen labores y se hacen planos
de los parámetros que el evento necesita.
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la
preparación de los recursos y equipos que componen el evento.
Un buen sistema organización de eventos es el SISOE, que facilita la planeación y ejecución de los
mismos, en todos los procesos que el evento necesite. Producir consiste en disponer una serie de
factores que pueden ser controlados, proyectados y ordenados con antelación, mediante
procedimientos puntuales.
En la producción del evento se deben seguir los siguientes pasos:

1. Definir el objetivo del evento

2. Nombrar un comité organizador
3. Establecer fechas
4. Determinar el número de asistentes al evento
5. Seleccionar el lugar de realización
6. Elaborar un cronograma de las actividades
7. Realizar una estimación de los recursos
8. Elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiación
9. Promoción del evento
10. Selección del personal
11. Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios 3
Montaje
El montaje engloba, por un lado, la disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y
materiales que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento. Por otro, constituye la bases
estéticas, estructurales y funcionales sobre las que se desarrolla el evento.
Preparar la puesta en escena es fundamental en la organización. 4
Existen diversas modalidades de montaje a la hora de realizar un evento. La elección de una u otra
depende de las características y las necesidades del acto particular. Estas modalidades son las
siguientes:
-Montaje auditorio
-Montaje tipo escuela
-Mesa ejecutiva
-Montaje en forma de U
-Mesa imperial
-Montaje tipo banquete o mesas redondas
-Montaje tipo cóctel5
Ejecución
Estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las
actividades planificadas
Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.
Evaluación de resultados
Hace referencia al momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes
más importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos
y el rendimiento producido con ellos.
Se debe realizar una evaluación del proceso de creación y del desarrollo. Esta evaluación permitirá
a los organizadores ser conscientes del funcionamiento del evento en cuestión y se podrá tomar
como punto de partida para futuros actos mediante la redacción de un informe final que incluya
datos tanto cualitativos como cuantitativos.
Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la
evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías,
montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.,.

Checklist
Lista de acciones a seguir en la planificación de un evento 6
Los eventos requieren mucho trabajo de planificación y es mejor estar seguros de tenerlo todo
bajo control antes de ponerse a trabajar. 9 elementos que influyen en la organización de eventos y
su relación entre sí.

 Segmento de clientes: el target o público al que pretendes dirigirte.

 Propuesta de valor: que es exactamente lo que le vas a ofrecer al público? Aquí deberías

empezar a esbozar tu evento en términos de qué, cómo, dónde y cuándo tendrá lugar.
 Distribución: canales de venta de entradas para tu evento.

 Relación con los clientes (marketing). Tendrás que enumerar las actividades de marketing
y comunicación que mejor encajen para informar y persuadir a tu target.

 Fuente de ingresos. Es importante diseñar una estrategia de precios así como identificar
todas las fuentes de ingresos.

 Actividades clave. La organización de eventos es, en gran parte, el arte de saber coordinar
muchas y variadas actividades: booking de artistas o ponentes, producción técnica del
evento. Es necesario que identifiques cada una de ellas y, si tienes equipo, que designes
personas responsables de cada tarea.

 Recursos clave. Comenzar de cero un evento es muy complicado. En este apartado es

recomendable que enumeres todos los activos con los que cuentas antes de empezar:
presupuesto inicial, si tienes base de datos, la fortaleza de tu marca, Ztu equipo

 Alianzas. Puede que cuentes con el apoyo de otras empresas o personas para la
organización de eventos. Enuméralos y tenlos bien presentes, porque nunca sabes cómo te
pueden ayudar.

https://www.youtube.com/watch?v=vyEfoTSYyvo

ACTIVIDADES AL REALIZAR

¿Cuál es el ambiente de la oficina?

¿Cómo lograr un buen ambiente de trabajo en la oficina?
¿Qué es la atención al público?

¿Cuáles son las tecnicas de atencion al público?

¿Qué se necesita para organizar un evento?
¿Qué se necesita para ser un buen organizador de eventos?