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SEMINARIO DE TITULACIÓN
“ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS”
T E S I N A
“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA
TURÍSTICA, S.A.”
Q U E P R E S E N T A N :
PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN CONTADURÍA
ARMANDO CAAMAL TUZ
KENNEDY CADENAS ALVAREZ
LICENCIADO EN INFORMÁTICA
GERARDO DE JESUS PAT OJEDA
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
JOSÉ HERNANDEZ RAMIREZ
C O N T A D O R P Ú B L I C O
MARIA EUGENIA PÉREZ RODRIGUEZ
VIGENCIA: DES/ESIME-CUL/5062005/23/09
CANCÚN, Q. ROO A 21 DE FEBRERO DE
2010
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA
UNIDAD CULHUACAN
TESINA
PRESENTAN:
1. MARCO REFERENCIAL
2. ESTUDIO DE MERCADO
3. PLANEACIÓN DEL PROYECTO
4. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO
5. EVALUACIÓN DEL PROYECTO
VIGENCIA: DES/ESIME-CUL/5062005/23/09
A DIOS
A MIS PADRES
Este logro es suyo también, gracias por su apoyo
incondicional, por creer en mi, y que con su
ejemplo de perseverancia a base de sacrificio,
esfuerzo y trabajo, ahora puedo decir sin ninguna
equivocación, que todo es posible, cuando así nos
lo proponemos.
A MI ESPOSA(O) E HIJOS
ÍNDICE
RESUMEN…………………………………………………………………………. 1
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….. 2
a) Presentación del proyecto………………………………………………… 3
b) Planteamiento del problema……………………………………………… 3
c) Justificación………………………………………………………………… 3
d) Objetivo general……………………………………………………………. 4
e) Objetivos específicos……………………………………………………… 4
f) Alcance……………………………………………………………………… 4
g) Metas……………………………………………………………………...... 4
h) Misión…………………………………………………………………......... 5
CONCLUSIONES………………………………………………………………… 90
GLOSARIO….…………………………………………………………………...... 93
PÁGINAS WEB…………………………………………………………………… 94
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………… 95
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
RESUMEN
1
INTRODUCCIÓN
Analizaremos los recursos humanos, materiales y económicos, que se emplean al llevar a cabo
los trabajos del área de facturación, con el objetivo de proponer para su implementación el
proceso de facturación electrónica en la empresa.
Al llevar a cabo esta propuesta se citarán los preceptos legales que regulan a la facturación
electrónica en México.
a) Presentación del proyecto
Ante el panorama de crisis actual en el país misma que las empresas se encuentran atravesando y
la constante necesidad de ahorrar presupuesto y optimizar procesos para seguir siendo
competitivos TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A. manifestó su deseo de implementar la
facturación electrónica que propone como alternativa de comprobación de operaciones el
Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México.
Por lo tanto los problemas planteados por parte de los encargados de la facturación tradicional
consisten en los altos costos que erogan para el envío de facturas a sus clientes foráneos,
consideran que los procesos actuales no son eficientes del todo y desean anticiparse a los futuros
requerimientos del SAT.
c) Justificación.
e) Objetivos específicos
f) Alcance
g) Metas
CAPITULO 1
MARCO REFERENCIAL
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
En los últimos 13 años, pese a los embates climáticos y los ataques terroristas que afectaron a
Estados Unidos, principal emisor de turistas a Cancún, el estado de Quintana Roo no solo
mantuvo, sino que vio crecer el número de llegadas de visitantes a un ritmo superior al resto de
México, el Caribe, América Latina y el mundo.
A pesar de que el sector turismo es vulnerable a los cambios socioeconómicos y naturales, es una
actividad que sigue creciendo. Prueba de ello es la tendencia al incremento en llegadas por
turismo en los principales destinos del mundo.
Cancún alcanzó un promedio de crecimiento de 3.8 por ciento, porcentaje superior al del
continente americano, que fue del 2.4 por ciento; al del Caribe en su conjunto que fue de 2.6 por
ciento; y al resto de México, de apenas un 1 por ciento.
De este modo se resalta que la dinámica del turismo de Quintana Roo en la región, está por arriba
del incremento del turismo mundial, y por ello enfocamos nuestro proyecto en una empresa del
sector turismo.
6
1.1 LA EMPRESA
Los servicios proporcionados son solicitados vía correo electrónico en su mayoría por agencias
de viajes nacionales y extranjeras con anticipación, por lo tanto los recorridos pueden ser
compartidos o privados según los itinerarios.
Los servicios se llevan a cabo a través de diferentes medios, siendo estos desde automóviles
compactos, autobuses y hasta el servicio de limusinas para el segmento de gran turismo.
Sus operaciones las realiza con 70 diferentes clientes a nivel nacional e internacional,
conservando la sede de su corporativo en la ciudad de Cancún.
TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A. cuenta con la siguiente estructura organizacional
plasmada en el siguiente organigrama, los puestos resaltados son los involucrados en la emisión
de las facturas.
El promedio total de facturas por cliente es de 3.5 facturas por cada uno de ellos, esto no significa
que sea el número de servicios proporcionados, ya que en las facturas se pueden incluir varios
recorridos o servicios, según sea el caso.
Para la elaboración de las facturas se lleva un control manual por parte del personal de
facturación. Primeramente la persona encargada de todo el tráfico del día recibe los cupones de
servicio entregadas por los conductores de las diferentes unidades de transporte, este a su vez
elabora un listado con los servicios proporcionados y se la entrega a la persona encargada de
cuentas por cobrar, mediante esta lista se obtiene el número de operaciones que se realiza con
cada uno de ellos y se elaboran las facturas, las facturas emitidas al mes por la empresa es de 250
para toda su cartera de clientes, posteriormente se da una segunda revisión a los cupones contra
las facturas que elaboró y así de esta forma evitan caer en omisiones o duplicidad en la
facturación de los servicios.
Una vez elaboradas las facturas el personal de facturación realiza la entrega física a los clientes
para su revisión, esta entrega se hace de acuerdo a los horarios y días establecidos por cada
cliente.
Actualmente la empresa tiene contemplado contratar más personal para realizar la labor de
entrega (mensajero).
En ocasiones los clientes locales no coinciden con el día y hora que indican para la recepción de
los documentos, por lo que muchas veces la empresa incumple en el horario o peor aún en el día
establecido.
Con los clientes foráneos, nacionales e internacionales sucede algo similar, para ello la empresa
contrata el servicio de mensajería, ocasionando otro tipo de riesgos en la entrega citando como
ejemplo el extravío de documentos, demora en la entrega, errores de destinatario, etc., y si
después de presentadas las facturas se regresan por existir algún error en su elaboración, se
retrasa aún más el cobro afectando financieramente a la empresa.
En lo referente a costos la empresa nos reporta por medio del contador general, en base a los
datos de sus estados financieros, un gasto aproximado para su proceso de facturación de la
siguiente forma:
TOTAL $30,500.0
0
Por lo tanto la empresa reconoce que el proceso de facturación de la manera tradicional o manual
presenta algunos inconvenientes y problemas internos que ocasionan perdidas económicas, de
tiempo y refleja una imagen de falta de seriedad y desprestigio hacia los clientes, estos
inconvenientes afectarían a mediano plazo si estos deciden continuar con los servicios que se
les ofrecen, ya que en el mercado existen competidores con servicios similares.
1.2 Definición de Factura
Es un documento tributario que registra las transacciones de compra y venta de bienes y/o
servicios, su utilización es de carácter obligatorio en toda transacción comercial, realizado entre
los contribuyentes en México.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia del dominio de los bienes, la entrega en
uso o la prestación de servicios, desde la empresa vendedora a un tercero.
La factura genera derechos y obligaciones; derechos por cuanto la parte compradora obtiene el
dominio del bien o servicio y la parte vendedora la obligación de entregar el bien o servicio y el
derecho a cobrar un importe por esto.
Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de
la factura.
En sus inicios, los medios electrónicos se empleaban exclusivamente para enviar o recibir
información, como el EDI (Electronic Data Interchange), que consiste en una infraestructura para
aplicaciones informáticas de empresas y asociaciones comerciales donde se intercomunican datos
o documentos normalizados entre las aplicaciones informáticas de asociaciones o sectores
previamente definidos; otro de los primeros proyectos electrónicos fue el Arpanet (Advanced
Research Project Agency), proyecto experimental desarrollado en 1969 que enlazaba las
computadoras y redes informáticas de los servicios militares, los contratistas de la defensa y los
laboratorios universitarios dedicados a la investigación relacionada con el ámbito militar.
En 1986, la National Science Fundation (NSF) desarrolló una red para que los investigadores
tuvieran acceso a nuevos sitios, así como para proporcionarles un medio más rápido para la
transmisión de datos entre sitios; se distribuyeron por todo Estados Unidos a fin de reducir la
distancia entre cada unidad participante y el sitio más cercano.
En ese mismo país, la NASA y el Departamento de Energía desarrollaron también redes de alta
velocidad para sus investigaciones y su personal. La red de la NSF se convirtió en el puntal de
Internet (NSFNET); en la actualidad, a esta red se le conoce como Internet.
Este sistema consiste en la transferencia de datos entre una computadora cliente y servidor a una
computadora anfitriona; la computadora cliente hace una petición de datos y la computadora
anfitrión responde o sirve a esta petición; la computadora anfitrión por lo general está conectada a
la red durante las 24 horas de día.
En sus inicios, Internet no se mostraba muy amigable con los usuarios, a pesar de tener un rico
contenido de información; sin embargo, en 1993 se desarrolló la tecnología WEB, que dio
pie a la World Wide Web (WWW), la cual fue diseñada en el laboratorio europeo de física de
partículas(CERN) en Suiza; de esta manera, Internet se hizo más cómodo para los usuarios al
tener éstos acceso a una amplia variedad de datos en cualquier parte del mundo; la WWW
contiene un enorme número de sitios Web que son una colección de documentos Web, los cuales
normalmente son una página doméstica, que puede a su vez enlazarse con otras personas.
Las formas en que se realizan los negocios electrónicos son diversos, dependiendo del objetivo y
de las necesidades de las partes involucradas. Derivado de lo anterior, es indudable que Internet
es una herramienta que puede apoyar a desarrollar el comercio electrónico; sin embargo, este tipo
de comercio requiere de reglas jurídicas claras y de un sistema seguro con el objetivo primordial
de evitar los abusos y eliminar los fraudes.
La historia de la Factura Electrónica data desde 1997 fecha en que un organismo llamado
EAN/UCC (ahora GS1) realizó el diseño del "mapa" de la Factura Electrónica.
En el año 2005 y gracias al impulso de la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio
Electrónico (AMECE), la Factura Electrónica se considera un Comprobante Fiscal Digital con
validez ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), tras la adopción de código de barras
(en los años 90), llegó la necesidad de darle validez legal a las transacciones electrónicas”. En
1997 arrancó el proceso de reformar leyes como los códigos Civil, Mercantil y Penal y validar
jurídicamente documentos electrónicos.
Estados Unidos: es de los pioneros en esta materia; en el año 2004 el 35% de las empresas
emitían facturas en forma electrónica, las encuestas indican que este sistema les ha ayudado a
incrementar su productividad.
Chile: este país implementó los comprobantes fiscales digitales en 2003, en ese año el 10% de las
empresas los emitían y para el 2004 se incrementó 21% adicional.
Unión Europea: de los países que conforman la Unión Europea, desde 2003 España es de los
primeros que instrumentó en su legislación la emisión de los comprobantes referidos, para el año
2005 el 50% de las facturas ya eran producidas y enviadas en forma electrónica.
Asimismo, los países de esta unión acordaron que para el 1o. de enero de 2004, todos debían
tener una legislación especial para la emisión y envío de facturas.
1.4 La facturación electrónica en México.
Esta iniciativa se ha dirigido a niños, jóvenes y maestros, para que lideren esta nueva era
tecnológica a través de diferentes proyectos pudiendo citar la utilización del Internet en las aulas
escolares.
Una de las bondades de Internet es que permite agilizar el envío y recepción de información, de
todo tipo ya sean datos, imágenes, música, entre otros. Internet también ha generado nuevas
herramientas para la operación de las empresas, permitiéndoles ser más productivas y tener
información del negocio como inventarios, ventas, indicadores de la competencia, con mayor
facilidad, la introducción de la sociedad y de las empresas en estas nuevas tecnologías de
información constituye un factor de incremento de la productividad con resultados destacados
principalmente en la pequeña y mediana empresa.
Se puede decir sin ninguna duda que el Internet en estos momentos, es la principal plataforma de
comunicaciones a nivel mundial y ha sido una herramienta aun no explotada en su totalidad para
la realización y el desarrollo del comercio electrónico.
1.4.1 Facturación Electrónica en el ámbito fiscal
Acorde con los objetivos del actual gobierno federal de modernizar la gestión de los servicios
públicos, disminuir la evasión tributaria e impulsar el desarrollo económico utilizando
Tecnologías de Información el Servicio de Administración Tributaria (SAT) proporciona como
opción a los contribuyentes el proceso de emitir Comprobantes Fiscales Digitales entre ellos la
Factura Electrónica.
Los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD por sus siglas) es el término que usa el SAT para
referirse a las Facturas Electrónicas y a otros tipos de comprobantes fiscales electrónicos como lo
son las Notas de Crédito Electrónicas, los Recibos de Arrendamiento Electrónicos, Notas de
Cargo Electrónicas y Recibos de Honorarios Electrónicos.
Cada vez se escucha hablar más de la factura electrónica, que desde Mayo del 2004 fue
aprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que junto con organizaciones como
el Colegio de Notarios y la Barra de abogados fue aprobada como un esquema de comprobación
fiscal opcional para los contribuyentes.
La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en
soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas.
En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es
exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma digital
que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que judicialmente es
un documento considerado como vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación
que su propia existencia.
1.5.1 Diferencia entre Factura tradicional o Impresa y la Factura Electrónica
Para poder diferenciar una factura tradicional de una factura electrónica es necesario hacer
mención que esta última no consiste de una imagen digitalizada o el escaneo de una factura
tradicional de papel o en su caso una factura generada en un formato electrónico por ejemplo
Word, Excel o algún otro programa similar, sino que es un archivo resultante de una sistema
informático y que cumple con ciertos requisitos para ser emitido entre estos la firma electrónica y
un sello digital que la identifica como única.
Por lo tanto, la factura electrónica es un archivo electrónico que sustituye a la factura tradicional
y que tiene un valor legal idéntico a esta, ambas sirven para comprobar la realización de una
transacción comercial entre un comprador y un vendedor, comprometer la entrega de un bien o
servicio y obligar a realizar el pago correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el propio
documento. Es utilizada por el comprador y por el vendedor como comprobante ante las
autoridades y en las auditorías internas, puede ser enviada, archivada y transmitida por medios
electrónicos, pero también es posible imprimirla bajo las especificaciones del SAT, en caso de
que así se requiera.
Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las
facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original resultante que
contiene la extensión XML. Según el SAT, las grandes empresas que han optado desde un
principio por emitir comprobantes fiscales digitales (CFD), sirven como imán para que la cifra
haya aumentado en forma gradual y constante para todo tipo de empresas, en parte porque las
compañías pioneras son promotoras de cambio en las empresas con las que tienen relaciones
comerciales, sin embargo, la factura electrónica no es solo para las grandes empresas, también
está al alcance de las pequeñas y medianas (PYMES) y de personas físicas. Sus beneficios son
indudables, por lo que se prevé que poco a poco se extienda su uso.
1.5.2 Características principales de la factura electrónica
Utiliza tecnología digital para ser generada, procesada, transmitida y almacenada. Además,
maneja estándares de seguridad aprobados por el SAT que garantizan que el comprobante es
auténtico, íntegro, único y que será aceptado igual que el comprobante fiscal impreso.
El formato digital también garantiza que no puede ser modificado o violado, falsificado o
repetido, ya que al generarlo se valida el folio, número de aprobación y vigencia del certificado
de sello digital.
A continuación, se presenta información sobre beneficios y ventajas que tiene emitir bajo el
esquema de factura electrónica.
La estimación de beneficios para las empresas que ya emiten comprobantes fiscales al día de hoy,
habla de ahorros de alrededor del 80% según el SAT en costos de operación y almacenamiento de
los comprobantes para efectos fiscales.
Las ventajas de oportunidad con sus clientes dependerán de los servicios y creatividad de las
empresas que opten por implementar este esquema.
Algunos de las ventajas y beneficios inmediatos, se mencionarán más adelante para que en
base a estos, se pueda tener una mayor claridad entre lo que ofrece un comprobante tradicional y
un comprobante digital.
1.5.4. Beneficios de la factura electrónica
En principio, es más barato producir facturas electrónicas y entregarlas a los clientes que
mandarlas a hacer con un impresor autorizado, tenerlas guardadas (con el riesgo de que
caduquen) hasta que son usadas.
Esto es un gran beneficio para pequeñas empresas y profesionistas con bajo volumen de facturas.
Bajo el formato electrónico, las facturas se crean bajo demanda, cada vez que son necesarias y
pueden ser enviadas por correo electrónico o imprimirse al instante para ser entregadas al cliente.
De igual manera puede beneficiar a pequeñas y medianas empresas para disminuir sus costos.
Finalmente, para muchas empresas facilita el control de documentos lo que se traduce en una
mejora de servicio a clientes.
Otros beneficios son la disminución de errores en la información en las facturas. Debido a que el
SAT pide como requisito que el contribuyente tenga un sistema electrónico administrativo-
contable que le permita guardar registros de clientes y productos, la información solo se captura
una vez y esto favorece tanto la rapidez en la elaboración de la factura electrónica como en la
disminución de errores.
1.5.5 Ventajas de usar facturas electrónicas contra las facturas en papel
Para todos aquellos que tienen sistemas electrónicos de contabilidad, les ayuda en la conciliación
contable dada su integración automática y permite ahorros en procesos administrativos. Se
simplifica la creación de facturas y entrega a clientes.
Entre más facturas electrónicas se realicen, más ahorro se obtiene. Utiliza el Internet para ser
enviado y por consecuencia, puede ser visto desde cualquier computadora conectada a Internet. Y
finalmente, el almacenamiento ahora es electrónico y no en papel.
Las personas físicas y morales que opten por emitir facturas electrónicas, deben cumplir con los
siguientes requisitos mínimos:
Sin embargo, de acuerdo a la Reforma Fiscal 2010, los Comprobantes Fiscales Digitales serán
obligatorios para 2011 en comprobantes con montos mayores a
$2,000.00
Los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales no pueden expedir otro
tipo de comprobantes fiscales, a menos que se trate de contribuyentes que dictaminen sus estados
financieros.
Esto significa que un contribuyente que no dictamina sus estados financieros y opta por la
emisión de comprobantes fiscales digitales, a partir de ese momento TODOS LOS
COMPROBANTES FISCALES que emita (facturas, notas de crédito, notas de débito, recibos de
honorarios, recibos de donativos, etc.) deberán ser DIGITALES.
1.5.7 Consideraciones para iniciar la emisión de facturas electrónicamente
Los requisitos y obligaciones que se deben cumplir ante la autoridad para proceder a
emitir Comprobantes Fiscales Digitales.
Que los procesos de la organización hayan sido revisados para determinar los cambios
derivados de las nuevas condiciones de operación que implica trabajar con Comprobantes
Fiscales Digitales (factura electrónica, notas de crédito, etc.)
Que se cuente con un sistema de cómputo capaz de emitir Comprobantes Fiscales
Digitales, incluyendo los controles y generación de información que la autoridad requiere.
1.5.8 Características que debe cumplir la aplicación que se utilice para facturar
electrónicamente
Lo más importante, es que todos los procesos anteriores se realicen cumpliendo con las
disposiciones fiscales vigentes.
1.5.9 Adenda
El contenido de la Addenda no esta regulado por el SAT, por lo que cada empresa puede definir
el contenido que mas le convenga en términos de estructura e información, por lo que al día de
hoy nos enfrentamos a la necesidad de cumplir múltiples requerimientos de datos y formato de
Adendas.
1.5.10 Complemento
Por lo que respecta a los comprobantes, la ley fiscal no distingue, únicamente establece la
obligación de expedir comprobantes fiscales, ahora bien, derivado de la práctica, los
comprobantes expedidos para documentar las enajenaciones efectuadas (acto mercantil), es
utilizada la factura, por lo que respecta a los honorarios cobrados por la prestación de servicios
(acto civil), es utilizado como comprobante, el recibo de honorarios.
Facturas
Recibos de honorarios
Recibos de arrendamiento
Recibos de donativos
Auto facturas
Notas de cargo
Notas de crédito
Carta de porte
Factura, recibo o nota, no importa el nombre con el que se les conozca, para efectos fiscales a
todos estos documentos se les denomina Comprobantes y están sujetos a una serie de
requisitos para que éstos tengan validez y produzcan efectos fiscales, los cuales deben ser:
Una factura electrónica se ve como una factura tradicional una vez que se les da formato a los
datos. Hay sutiles diferencias, pero la más grande es que ahora incluye un certificado de sello
digital que valida el año de aprobación del SAT y valida el folio de la factura. En otras palabras,
ahora se pasa el control de la generación de la facturas al usuario y no al impresor, por lo que el
usuario es ahora 100% responsable ante la autoridad.
2. Sello Digital (elemento de seguridad en una factura que permite identificar si fue alterada)
Los sistemas de soluciones de Factura Electrónica, detectan automáticamente si este Sello
ha sido alterado y no permiten el paso de la factura, a simple vista no se podría ver la
alteración, pero el sistema es un filtro que no permite la llegada de facturas alteradas o
falsas.
5. Formato electrónico:
• Regulado por el SAT para contener datos fiscales (XML).
• Regulado por AMECE para contener datos comerciales (XML o EDIFACT).
Incorpora la figura del Prestador de Servicios de Certificación reconociendo, por parte de las
instituciones financieras, al Banco de México para regular y coordinar a la autoridad registradora
central, registradora y certificadora (IES).
Así mismo, reconoce como Autoridad Registradora Central a la Secretaría de Economía (además
de Banco de México y Secretaría de la Función Pública). (DOF Agosto 29, 2003).
Código Fiscal de la Federación. Con los cambios anteriores a la legislación de nuestro país
se generó un avance importante en materia de comercio electrónico; sin embargo, no se podía
implementar en estos medios la documentación más importante de las operaciones, que es la
documentación fiscal (facturas, notas de cargo, notas de crédito y documento de cobro).
Debido a que estos documentos debían emitirse en papel, pues los emitidos en medios
electrónicos (comprobantes fiscales electrónicos) no tenían validez fiscal, y no fue hasta el 5 de
enero de 2004 que con la reforma al Código Fiscal de la Federación (CFF) se incorporó un nuevo
capítulo denominado “De los medios electrónicos” (artículos 17-C al 17-J), el cual regula la
relación entre los contribuyentes y la administración fiscal, además de la modificación al
artículo 29 de este ordenamiento legal, que le dan validez fiscal a los comprobantes fiscales
electrónicos.
Código Penal en materia de Delitos informáticos. Reforma para incluir como delito el
acceso ilícito a sistemas y equipos de informática, con penas de 3 meses a 8 años de prisión y de
100 a 900 días de multa. (DOF Mayo 17, 1999 (Código Penal Federal)
Norma oficial mexicana. Creada por la Secretaría de Economía, establece los requisitos para
la conservación del contenido de mensajes de datos que consignen contratos, convenios o
compromisos que tengan derechos y obligaciones con fundamento en el artículo 49 del código de
comercio. (DOF Junio 4, 2002).
Se define el plazo en que entrará en vigor la NOM- 151- SCFI-2002, la cual se estableció sesenta
días naturales después de su publicación (DOF Diciembre 19,2005)
Con respecto a las leyes que regulan el comercio electrónico en México y por consiguiente los
comprobantes fiscales digitales, estas son aplicables de manera general, sin proporcionar
facilidades a los contribuyentes que no tienen acceso a las tecnologías de información o que se
encuentran en regiones remotas del país.
Estas leyes establecen mucha carga burocrática y administrativa que se pudieran reducir y en
caso de incumplimiento de alguna norma pudieran llegar a tener repercusiones de índole penal.
Muchas de estas leyes aprobadas en el país no son difundidas en los medios masivos de
comunicación, por lo que la mayoría de los contribuyentes desconocen el entorno legal del
comercio electrónico.
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.
CAPITULO 2
ESTUDIO DE MERCADO
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
Cabe hacer mención, que únicamente al contador general se le aplicó el cuestionario, debido a
que es la persona instruida por parte del consejo de administración para evaluar y tomar las
medidas necesarias para la implementación de la facturación electrónica en la empresa. En dicha
entrevista se aplicó el cuestionario que presentamos a continuación:
35
Nombre de la empresa: TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.
a) 1 a 3 X b) 4 a 6 c) 7 a 9 d)Más de 10
3.- ¿Cuál es el costo aproximado mensual de la empresa en su proceso de facturación
en
sueldo del personal que interviene directamente?
a) De $0 a $15,000 X b) De $15,001 a 30,000 c) Más de $30,001
4.- ¿Cuál es el costo aproximado mensual de la empresa en su proceso de facturación
en
papelería y envíos de facturas por mensajería?
a) De $0 a $1000 b) De $1,001 a $5,000 c) Más de $5,001 X
5.- ¿Cuales son los problemas más frecuentes que existen en el proceso de facturación?
a) Extravíos b) Errores en la elaboración X c) Duplicidad
6.- ¿El personal que interviene en el proceso de facturación cuenta con conocimientos en el
manejo de Internet, operación de equipos electrónicos y sistemas operativos automatizados?
a) Sin Conocimiento b) Básico X c) Altamente Capacitados
7.- ¿Cuál es el sistema de contabilidad automatizado que se maneja en la empresa?
a) SAE/COI X b) CONTPAQ c) OTRO
Se debe tomar en cuenta que el proceso manual les genera errores que ocasionan una pérdida de
tiempo y a su vez genera un retraso en el cobro de los servicios realizados.
De esta forma nos encontramos con un área de oportunidad para demostrar los beneficios de
contar con un proceso automatizado de generación de facturas electrónicas, ya que demuestran
interés en conocer e implementar el proceso de facturación electrónica una vez que sean
presentadas sus ventajas y beneficios, tal y como se expresa en la última pregunta del
cuestionario.
2.1 Evaluación de las alternativas de facturación electrónica existentes en el
mercado
Para poder implementar la facturación electrónica o cualquier otro comprobante fiscal digital
(CFD), el SAT establece como requisito a la empresa interesada que esta lleve su contabilidad
a través de un sistema automatizado, para ello se realizó un estudio de mercado y encontramos
que en la actualidad existen diferentes sistemas que fueron diseñados para adaptarse con facilidad
a las empresas según su giro y que se pueden configurar para emitir los CFD cumpliendo en
totalidad con los lineamientos y obligaciones del SAT.
Esta opción queda descartada en el caso específico de la empresa ya que a pesar de contar con un
área de informática, esta sólo se limita a proporcionar soporte técnico, mantenimiento preventivo
y correctivo de equipo de cómputo y algunas asesorías en cuanto al uso de programas
informáticos y de internet.
2.1.2. Contratar un buró de emisión de facturas en línea.
Esta opción que se ofrece en el mercado para la emisión de facturas electrónicas está basada
100% en internet, consiste en contratar a una empresa autorizada por el SAT que por medio de un
costo aproximado de $99.00 al mes proporcionan el servicio. Se tiene acceso por medio de un
navegador como Internet Explorer u otro similar a la página web, mediante un nombre de usuario
y contraseña proporcionados al momento de contratar. Nos permite en primera instancia dar de
alta nuestra cartera de clientes, alta de los inventarios y posteriormente elaborar las facturas,
permitiendo al final enviarlas vía correo electrónico a nuestros clientes y con opción de
imprimirlas en caso que así sea requerido.
En primera instancia se consideró la opción más viable para emitir facturas electrónicas por la
facilidad de su uso y por el costo, sin embargo haciendo un análisis detectamos que tiene ciertas
desventajas.
En seguridad se llegó a la conclusión que al contratar los servicios de un buró estas piden
como requisito entregarles información importante como son los datos de los clientes,
productos, precios y condiciones comerciales sin saber el uso que podrían darle. Es
posible que la factura electrónica sea enviado a otro cliente por error.
La FEA, el Certificado de Sello Digital y Folios entregados por el SAT son el mecanismo
para autorizar digitalmente todo tipo de transacción comercial, al contratar los servicios
de un buró necesariamente se tienen que entregar, lo que equivale un poder administrativo
abierto del negocio.
Para cumplir con la autoridad, mensualmente se debe reportar al SAT los CFD’s emitidos,
trabajando con un buró de servicios, se tendrá que recapturar mensualmente todos ellos
para elaborar dichos reportes.
2.1.3. Emitir las facturas electrónicas por medio del sistema automatizado de
Administración.
Estos sistemas son conocidos como de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus
siglas en inglés, Enterprise Resource Planning), integran y manejan muchos de los negocios
asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía
comprometida en la producción de bienes o servicios.
Estos sistemas están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los
departamentos están integrados en un solo sistema, incluyendo la contabilidad, Con estos
sistemas no se necesita contratar los servicios de una empresa para emitir facturas electrónicas,
porque proporcionan de forma muy sencilla el manejo de los Comprobantes Fiscales Digitales
(CFDs).
La empresa es la que decide a quién y en qué momento enviar las facturas electrónicas.
El acceso a la información como base de datos de clientes, productos y servicios y precios está
resguardado con passwords que la empresa controla.
La FEA, Certificado de Sello Digital y Folios, se quedan en la empresa lo que permite tener el
control total, sin cederlo a alguien más.
No se depende de nadie, se pueden realizar los CFD´s en el momento que se desee, a cualquier
hora y cualquier día.
Controlan y generan automáticamente el reporte mensual para el SAT, sin recapturas ni errores.
No se depende de nadie para hacerlo.
Entre los desarrolladores de sistemas ERP en México podemos citar a ASPEL, EXIÓN , SIMAN
CAPITULO 3
Activida Dí Precedenci
as a.
d
A Aplicar encuesta 1 -
B Evaluar las alternativas de facturación electrónica existentes 3 A
en el mercado
C Estudio del proceso interno del control de facturación 1 A
D Compilar información para satisfacer los requerimientos 5 A
fiscales
E Seleccionar la solución tecnológica para implementar la 2 B,C
facturación electrónica en la empresa
F Determinar los recursos tecnológicos y humanos que requiere 2 E
el nuevo proceso
G Definición de las nuevas actividades del personal que estará 2 F
involucrado en el proceso de facturación electrónica
H Establecer controles de supervisión del nuevo proceso 2 G
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Días/Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A
B
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F
G
H
CAPITULO 4
Para poder llevar a cabo con éxito la implementación del nuevo proceso de facturación
electrónica, es necesario realizar las siguientes actividades las cuales son fundamentales para
poder elegir correctamente la solución de facturación que la empresa necesita tomando en cuenta
los factores económicos, técnicos y humanos.
Como primer paso en el desarrollo del proyecto se entregó al contador general de la empresa
TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A. un cuestionario para diagnosticar los requerimientos
de la empresa, el conocimiento que se tiene referente a la facturación electrónica, costos actuales,
enterarnos de la infraestructura con la que cuentan y la problemática en su proceso actual de
facturación.
En esta actividad se compararon las tres diferentes alternativas existentes en México para emitir
las facturas electrónicas.
Estos sistemas permiten en sus versiones actuales la emisión de CFD´s entre ellos la factura
electrónica.
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4.3 Actividad C. Estudio del proceso interno del control de facturación
En esta actividad se realizó una estudio de campo en las instalaciones de la empresa para poder
conocer el proceso de facturación, con el objetivo de observar detalladamente el proceso físico de
ejecución, periodo de tiempo y personas involucradas en cada paso de la prestación de los
servicios, desde el primer contacto con los clientes, hasta la elaboración física de la factura.
Todo lo anteriormente comentado con el único propósito de conocer los problemas o desventajas
que su proceso actual de facturación tradicional tiene.
En base a lo observado, a continuación se describen los servicios prestados y los pasos del
proceso de facturación actual.
Catálogo de servicios. Los servicios que presta la transportadora son realizados mediante
autobuses, vans, autos compactos y limusinas conducidos por operadores altamente
capacitados, estos son ofrecidos por agencias de viajes locales y foráneas, tanto nacionales
como extranjeras a representantes de ventas en mesas de hospitalidades ubicados en los
principales hoteles de Cancún y la Riviera Maya, así como directamente en las instalaciones de
la empresa transportadora, estos servicios se ofrecen mediante dos modalidades:
Modalidad 1: Ventas individuales. Los representantes de ventas ofrecen tours a los turistas a
diversos destinos del estado y país, estos incluyen la transportación que es realizada con las
unidades de la empresa.
El servicio se realiza mediante cuponeras previamente autorizadas y foliadas por la
transportadora, del cual se le entrega el cupón original al cliente, que será el comprobante para
recibir dicho servicio una vez pagado el mismo.
Para ambos casos el proceso de facturación se realiza a través de los siguientes pasos:
5. Al final del día los Operadores de las unidades entregan los cupones de servicios al Supervisor
Operativo, si el servicio se realizo mediante la modalidad 1.
6. El Supervisor Operativo recibe los cupones de los servicios prestados al final del día por cada
uno de los Operadores de las diferentes unidades, generando un concentrado en un formato de
control de servicios prestados, mismo que posteriormente es entregado al Gerente de Ventas.
8. El contador general cuantifica la totalidad de los servicios prestados y genera un nuevo reporte
con el costo de los servicios prestados para programarlos para su facturación.
9. El departamento de cuentas por cobrar recibe el reporte de las ventas del día elaboradas por el
Contador General y procede a realizar las facturas correspondientes a cada cliente.
10. Una vez facturados los servicios, las facturas regresan a revisión al departamento de
contabilidad para que el Contador General le dé el visto bueno y proceda a su registro contable.
11. Una vez revisados el Contador General autoriza a Cuentas por Cobrar entregar las facturas,
este a su vez, organiza las facturas para su envío, asignándole un sobre por cada cliente de
acuerdo a la agencia a la cual se le prestó el servicio.
12. El Diligenciero programa su ruta y tiempos para la entrega de las facturas locales de acuerdo
al día y horario establecido por los clientes. En el caso de los clientes foráneos el Diligenciero va
a la empresa de mensajería para comprar los timbres postales para su envío.
De acuerdo al análisis anterior, se evidencia que en las áreas que intervienen en el proceso de
facturación la información que se genera es reportada a través de formatos o controles hechos en
excel y reportes previamente impresos llenados a mano, también existen actividades repetitivas
que se pudieran simplificar y evitar el alto margen de error que esto ocasiona.
A continuación detallamos los problemas más recurrentes que detectamos dentro del proceso de
facturación:
De igual manera la empresa por medio del contador general nos reporta para todo su proceso de
facturación un costo promedio mensual desglosado de la siguiente manera:
Existen conceptos que con la implantación de la solución no podrán ser eliminados, por ejemplo
los sueldos y salarios del personal ya que no se pretende que desaparezcan estas figuras dentro
del organigrama, sin embargo podemos eliminar algunos como es la mensajería y disminuir el
gasto en papelería.
De igual manera se lograrían otros beneficios que no podemos cuantificar de manera monetaria
en este trabajo ya que se requiere un estudio más profundo en cuanto a costos, sin embargo este
beneficio se refleja en la oportunidad de optimizar tiempo, y mejorar la calidad en los procesos,
veracidad en los reportes, una mejora en el ambiente laboral, un mejor servicio hacia los clientes
y posicionarse como una empresa vanguardista.
4.4 Actividad D. Compilar información para satisfacer los requerimientos legales
En la siguiente actividad detallaremos los pasos para cumplir con los requisitos que establece el
SAT y de esta forma emitir facturas electrónicas.
De acuerdo con las disposiciones fiscales, para emitir facturas electrónicas se deberá cumplir con
los siguientes requisitos:
Figura 1
La aplicación tiene dos procesos de generación del archivo de requerimiento, ya que puede
solicitar el requerimiento de Certificado de Firma Electrónica Avanzada, o bien, el requerimiento
de Certificado de Sello Digital. Cada uno de estos procesos se explica a continuación:
La primera opción del menú entra a la ventana de captura de datos, este módulo se constituye de
varios pasos:
La pantalla de la figura 2 fue diseñada para permitir la captura de datos esenciales para la
generación del requerimiento.
Figura 2
Una vez que el contribuyente capturó todos los datos solicitados en la pantalla anterior y se
presiona el botón < Continuar >, se activa la ventana de la figura 3. Esta pantalla puede ser
llamada también, desde la ventana de generación de requerimientos de Certificado de Sello
Digital.
Figura 3
Esta contraseña servirá para que el contribuyente pueda utilizar el certificado digital, se
recomienda sea lo más grande posible entre 8 y 255 caracteres. Se considera la diferencia entre
minúsculas y mayúsculas, también se cuentan los espacios en blanco. Debe conformarse, al
menos, por una combinación de números y letras; acepta caracteres especiales.
b) Confirmación de contraseña
Para el caso de requerimientos de Sellos Digitales el sistema agrega una s para distinguir los
tipos de archivos.
NOTA: Cuando genere requerimientos nuevos de tipo Firma Electrónica Avanzada del mismo
Contribuyente, es necesario renombrar y respaldar los anteriores, tanto en los archivos *.key y *.req,
para poder continuar utilizando los certificados anteriores.
Al oprimir el botón de < Regresar >, retornamos a la ventana de Solicitud del Certificado Firma
Electrónica Avanzada.
Cuando el usuario presione el botón de < Generar >, la aplicación mostrará la pantalla de la
figura 4, donde solicitará la confirmación de que los datos son correctos.
Figura 4
Figura 5
Para ambos casos, si desea hacer algún cambio de clic al botón < No > de la pantalla para
regresar al módulo anterior, si da clic a la opción < Si > la información se considerará correcta y
se activará la ventana de la figura 6, que se describe en EL PASO 3 Generación de Números
Aleatorios.
PASO 3 Generación de Números Aleatorios
Para aumentar la seguridad en sus archivos cifrados es necesario alimentar una serie de
números aleatorios.
En este apartado describe el proceso que se diseño para garantizar que la secuencia de
números sea irrepetible. Este mecanismo se basa en que el movimiento del ratón depende cada
persona en forma individual, lo anterior, hace difícil que una misma persona mueva el cursor
exactamente igual dos o más veces.
Las pantallas que se muestren a continuación funcionan como auxiliares para esta recolección de
datos.
Figura 6
Al dar clic en el botón < Continuar >, aparece la barra de avance (figura 7). Para obtener la
serie de números aleatorios es necesario mantener el mouse (ratón) en movimiento en distintas
direcciones; si no se realiza de esta forma, el proceso se detendrá y solo continuará hasta que se
detecte nuevamente movimiento.
Figura 7
Al terminar este proceso se mostrará la pantalla de la figura 8, y deberá esperar hasta que el
puntero de mouse cambie de reloj a su forma habitual.
Figura 8
Para que el representante legal pueda solicitar la Firma electrónica de la empresa, es necesario
que el haya tramitado primero la propia a través del mismo procedimiento anterior. A
continuación se presenta un esquema para ver el ciclo completo de la tramitación de la Firma
Electrónica Avanzada:
El sello digital es una serie de datos, físicamente es una cadena de caracteres que están
asociados al emisor de la factura y a los datos de la misma.
El sello digital es como el garabato que se plasma actualmente en el papel pero con más
elementos de seguridad que permiten saber si los datos de una factura fueron alterados.
Cuando los contribuyentes remitan un documento digital a las autoridades fiscales recibirán el
acuse de recibo que contenga el sello digital. El sello digital es el mensaje electrónico que
acredita que un documento digital fue recibido por la autoridad correspondiente y se identificara
a la dependencia que recibió el documento y se presumirá, salvo prueba en contrario, que el
documento digital fue recibido en la hora y fecha que se consignen en el acuse de recibo
mencionado.
Esta opción tiene como objetivo proporcionar al contribuyente una herramienta que le permita la
captura de los datos esenciales para crear un archivo de requerimiento para Certificado de Sello
Digital.
La pantalla de la figura 14, muestra los elementos necesarios para generar el requerimiento:
Figura 14
Para poder solicitar Certificados de Sello Digital, es necesario, que el contribuyente cuente con
un Certificado de Firma Electrónica Avanzada tramitado ante el SAT, para respaldar su solicitud
y heredar algunos de los datos del Certificado.
Para seleccionar la ubicación del certificado de Firma Electrónica Avanzada de un clic el botón <
? > y desplegar la ventana que le auxiliará en la búsqueda del archivo (*.cer).
NOTA: En caso de que aparezca el error de Certificado fuera de vigencia, es necesario, verificar
la fecha y hora de su equipo de cómputo.
c) CURP
Se almacena el nombre del contribuyente titular o la razón social con la cual es conocida la
empresa.
Este dato se muestra, si en el Certificado Digital de Firma Electrónica Avanzada se declaró que
se tenia alguna incapacidad que no le permite al contribuyente llevar a cabo sus trámites
personalmente ante el SAT, o bien, si el Certificado Digital pertenece a una persona moral o
persona física menor de edad.
f) CURP del Representante Legal
Es de carácter opcional. Extrae el dato del certificado digital de Firma Electrónica Avanzada.
g) Unidad o Sucursal
h) Contraseña de Revocación.
Es una contraseña ideada por el contribuyente con la cual podrá realizar posteriormente, y sólo si
es necesario, el trámite de revocación de su Certificado Digital. Esta debe ser de al menos 8
caracteres y máximo 255, se considera la diferencia entre minúsculas y mayúsculas, también se
cuentan los espacios en blanco. Debe conformarse, al menos, por una combinación de números y
letras; acepta caracteres especiales.
i) Confirmación de Contraseña
Figura 15
Si da un clic al botón < Si >, se limpiaran los campos de Unidad o Sucursal, Contraseña de
Revocación y Confirma Contraseña para capturar otro requerimiento. Por otro lado, si
selecciona el botón < No > aparecerá la notificación de la figura 16 y posteriormente, se cerrará
el modulo, regresando a la pantalla principal.
Figura 16
Se debe ensobretar los archivos de requerimientos con su Firma Electrónica Avanzada con el
mismo SOLCEDI.
Este campo despliega la ruta donde se almacenará el archivo del ensobretado (*.sdg).
Lista de Subdirectorios
Lista de
Archivos
Seleccionados
Figura 17
Figura 18
Si por el contrario, no se ha seleccionado ningún archivo a comprimir, que en este caso son los
archivos con extensión (*.req), se mostrará la notificación de la figura 19. Este mensaje se omite
cuando se haya elegido el o los requerimientos de Certificados de Sellos Digitales que integrarán
el paquete que se enviará al SAT.
Figura 19
Cuando se presenta el error de la figura 20, se debe verificar que el requerimiento o certificado
que se proporciona tiene la estructura correcta.
Figura 20
Figura 21
NOTA: Se recomienda que antes de generar el archivo de ensobretado se verifique que se cuenta
con el espacio suficiente para hacerlo, en caso contrario, se deben almacenar los requerimientos,
en un directorio en la unidad de disco que tenga espacio disponible.
Los folios son la asignación de un número consecutivo a cada comprobante fiscal digital,
establecido por un sistema electrónico de emisión de folios de conformidad con las reglas de
carácter general que expida el SAT.
La solicitud de Folios consiste en que el SAT proporciona al contribuyente folios válidos para
usarlos en su proceso de facturación. Para solicitar dichos folios, se deberán ingresar al portal del
SAT en la sección del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI). Al terminar el
proceso, se contará con uno o varios rangos de folios asignados por el SAT, ingresando los
siguientes datos:
RFC.
Seleccionar la serie y rango de folios.
Indicar la ruta o localización del certificado de Tu Firm@ (*.cer).
Indicar la ruta o localización de su llave privada (*.key) asociada a dicho
certificado de Tu Firm@.
La integración de sus módulos (clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras,
proveedores, cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se encuentre
actualizada en todo momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel e
interactúa con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de
procesos.
La mayor ventaja para nosotros surgió al momento de analizar el sistema que vienen utilizando
ya que según la información proporcionada por el fabricante del software en su página de Internet
www.aspel.com.mx, con el sistema Aspel-SAE no se necesita contratar los servicios de una
empresa para emitir facturas electrónicas, porque este sistema proporciona de forma muy sencilla
el manejo absoluto de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs), incluyendo la factura
electrónica con todas las disposiciones fiscales requeridas como el Resumen mensual de folios
utilizados, el Complemento y/o la addenda solicitada por los clientes.
No se requiere invertir una suma considerable en capacitación adicional para el manejo del
mismo.
Figura 28. Esquema del proceso de Facturación Electrónica por medio del ERP
El sistema realiza todo el proceso de generación, entrega y envío de CFDs:
Genera el Reporte mensual de folios para el SAT de acuerdo a las disposiciones vigentes
para el 2010.
Genera la addenda de acuerdo a los diferentes requisitos y formatos solicitados por los
clientes.
Entrega los CFDs al cliente, envío por e-mail con o sin encripción en formato xml, o bien,
es posible imprimirlos con todos los requisitos.
Con ello se podrán emitir las facturas electrónicas con seguridad cumpliendo estrictamente con
los requerimientos del SAT, además de que los encargados de utilizar este sistema no tendrán
dificultad para adaptarse al cambio.
4.6 Actividad F. Determinar los recursos tecnológicos y humanos que requiere el
nuevo proceso.
Para poder operar sin dificultad con la solución tecnológica elegida en la actividad anterior se
sugiere contar con un equipo de cómputo con las siguientes características mínimas.
Debido a que la empresa cuenta en la actualidad con equipos de cómputo con características
superiores a las indicadas, impresoras, servicio de Internet y una red no consideramos necesaria
la inversión en equipos nuevos, ni la contratación de servicios adicionales. Sin embargo debido a
que las facturas digitales tienen que conservarse como mínimo 5 años como lo establece el SAT,
se sugiere la compra de un disco duro externo para respaldar todos los archivos generados por el
sistema ERP.
Es necesario seleccionar un líder de proyecto, el cual será el representante oficial del proyecto,
por lo cual se sugiere que sea el Contador General de la empresa y su función principal
será:
EL líder debe formar un equipo multidisciplinario ya que el proyecto afectara a casi todas las
áreas de la empresa, entre las que destacan:
Sistemas
Contabilidad
Cuentas por cobrar
Ventas
Operación
a) Capacitación
Los miembros del equipo deben recibir información y capacitación introductoria de la Factura
Electrónica.
Es aconsejable que la capacitación inicie lo antes posible ya que en esta etapa, se examinarán los
componentes de la Factura Electrónica, el modelo operativo elegido, así como, donde obtener
más información fiscal y comercial.
b) Capacitar al personal interno sobre el nuevo esquema (CFD)
Personal de Cuentas por Cobrar: Los encargados de facturación deben conocer como
opera el nuevo programa de facturación, para poder emitir correctamente las facturas
electrónicas.
Personal de ventas: El vendedor que atiende al cliente debe conocer la manera de cómo la
empresa emite su factura. Asimismo debe orientar al cliente, de cómo se procesará su
factura y en que medio se le hará entrega del mismo, siendo la opción más rápida, la
solicitud de su correo electrónico para su envío.
4.7 Actividad G. Definición de las nuevas actividades del personal que estará
involucrado en el proceso de facturación electrónica.
En esta actividad se pretende definir cuales son las nuevas actividades que deberá desempeñar
el personal involucrado, si optan por emitir las facturas electrónicas.
No se pretende cambiar los procesos de trabajo, sino únicamente proponer las actividades
que se deben adecuar al nuevo proceso.
Técnico en sistemas:
2. Configurar el nuevo modulo del sistema para emitir la facturación electrónica y así
llevar el registro simultáneo en contabilidad.
3. Revisar que los implementos técnicos tanto de hardware como software funcionen
correctamente.
1. El vendedor recabará los datos de facturación del cliente, poniendo mucha atención en la
solicitud de una cuenta de correo electrónico para el envío de la factura.
3. Hacer una impresión del acuse de envío del correo electrónico de la factura y anexarlo a
una copia impresa de la factura electrónica.
4.8 Actividad H. Establecer controles de supervisión del nuevo proceso.
Para que la implementación cumpla con los objetivos planteados y sea un éxito se sugiere realizar
los siguientes controles:
Al hacer el envío de la factura digital por medio de correo electrónico, hacer una impresión del
acuse de envío generado por el sistema, y anexarlo a una copia impresa de la factura electrónica;
asimismo elaborar un respaldo mensual de las facturas digitales expedidas mediante un
dispositivo de almacenamiento permanente (cd o dvd no regrabables).
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.
CAPITULO 5
Con los resultados obtenidos en todas las actividades descritas en el Capitulo IV “Ejecución y
control del proyecto”, y una vez analizados los principales problemas, es posible obtener una
solución satisfactoria al proceso administrativo de facturación, disminuyendo costos y
cumpliendo con las disposiciones fiscales.
5.1.1. Beneficios:
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5.1.2. Ventajas:
Agiliza la conciliación de la información contable.
Simplifica el proceso de generación de comprobantes para efectos fiscales.
El comprobante puede ser visto rápidamente desde cualquier navegador para internet.
Integración automática y segura a su contabilidad.
Haciendo énfasis en el tema de los costos, que es uno de los beneficios más importantes, a
continuación hacemos una breve comparativa de los gastos en mensajería que es el rubro que
recibirá mayor impacto con la implementación del nuevo proceso, según lo descrito a
continuación:
1. Reducción de Costos Directos: si comparamos el gasto mensual total de envíos de las facturas
contra el desembolso de actualizar la versión del sistema ERP seleccionado y adquisición de un
disco duro, la inversión se recuperará en un mes de acuerdo a lo siguiente:
Si se multiplicara el costo que se dejaría de erogar durante el año, nos daría el importe promedio
anual que se eroga y que seria por la cantidad de $126,000.
126,000 - 8,104=117,896
Se obtendría un ahorro anualizado de $117,896 pesos, que equivale al 93.55% del costo por
mensajería.
2. Viabilidad del proyecto: En base a todo lo anteriormente expuesto, podemos afirmar que este
proyecto es 100% viable.
CONCLUSIONES
Con este trabajo concluimos que la automatización de un proceso comparado con el control
manual del mismo brinda ciertas ventajas y beneficios de orden económico, social y tecnológico,
en el caso de la empresa TRANSPORTES TURÍSTICOS, S.A. podemos resaltar las siguientes si
determinan optar con la implementación de la facturación electrónica.
Se asegurará una mejora en la calidad del trabajo del personal involucrado y en el desarrollo del
proceso, esta dependerá de la eficiencia del sistema implementado, y asimismo se reducirán los
tiempos de procesamiento de información.
Con este nuevo sistema de facturación la empresa llevará un mejor control de los registros de los
servicios prestados
Uno de los cambios más relevantes en la reforma fiscal de 2010 en materia es que se aprueba la
obligatoriedad - a partir del 01 de enero de 2011- de utilizar comprobantes digitales en lugar de
las "facturas impresas en taller autorizado"
Como pudo analizarse la facturación electrónica no es un mecanismo especial para cierto nivel
de contribuyentes, es una opción muy interesante para todos en general. Son más los
beneficios que presenta comparado con las desventajas de los costos de mensajería que pudiera
presentar.
Las empresas que han comenzado a utilizar la factura electrónica han expresado que no
dejarían de utilizar esta innovación por los avances económicos, y agilidad que ofrece a las
empresas.
Cabe señalar que no es una estrategia fiscal, pero es una herramienta que va muy unida con
la situación tributaria de la empresa. No generará una disminución de impuesto, o un
acreditamiento, pero el efecto con el paso de tiempo se verá reflejado con los diversos beneficios
ya mencionados.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda que la empresa opte por la implementación de la facturación electrónica ahora que
es de índole opcional, y no esperarse hasta que entre en 2011 en vigor la obligatoriedad de
expedir comprobantes fiscales digitales, ya que contaría con poco tiempo para hacer las
adecuaciones a sus procesos de facturación.
Asimismo opte por la implementación ahora, que la demanda de software de ERP no es muy alta,
ya que al ser obligatorio para las empresas en 2011 conforme a las leyes vigentes, es probable
que los costos se incrementen considerablemente por los efectos del principio de la ley de la
oferta y demanda.
CNUDMI: Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional DOF: