2 CONTABILIDAD GENERAL Enfoque práctico con aplicaciones informáticas

C CONTABILIDAD
ONCEPTO
1.1 CONTABILIDAD
Aunque aparentemente la contabilidad es un campo altamente técnico, que sólo pueden
entender las personas versadas en el tema, todo el mundo, a diario, practica la contabili-
La contabilidad dad. Cuando se prepara un presupuesto para el hogar, se concilia una cuenta bancaria o se
puede definirse elabora una declaración de renta, están utilizándose conceptos e información contable.
como el sistema
de información que
permite identificar, 1.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
clasificar, registrar, El objetivo más importante es proporcionarles información financiera de la empresa a
resumir, interpretar, las personas y entidades interesadas en conocer los resultados operacionales y la ver-
analizar y evaluar, dadera situación económica de la misma, con el fin de que se tomen decisiones.
en términos Existe mucha gente interesada que toma decisiones en una empresa: la administra-
monetarios, las ción desea conocer los resultados de su gestión; los accionistas presentes o potenciales
operaciones y desean saber si su inversión es adecuada; los acreedores actuales o potenciales están in-
transacciones teresados en la capacidad de pago de la empresa; el gobierno quiere conocer la recau-
de una empresa. dación de impuestos y la recolección de la información con fines estadísticos; y a los
empleados les interesa conocer el estado financiero de la empresa para fundamentar
sus peticiones laborales.
La contabilidad es una fuente que suministra información a usuarios internos y ex-
ternos:
■ Los usuarios externos son los que utilizan la información financiera, pero no tienen

injerencia directa en la administración.

■ Los usuarios externos son los accionistas, acreedores, empleados y el gobierno.

La administración también utiliza la información financiera de uso general; sin em-

bargo, como tiene injerencia directa en la gestión administrativa puede solicitar informes
de áreas específicas de interés diseñados a su medida. Con base en lo anterior, se pueden
establecer dos áreas en las que puede dividirse la contabilidad, dependiendo del usuario
al cual se le presenta la información: la contabilidad financiera enfocada a usuarios ex-
ternos y la contabilidad administrativa enfocada a usuarios internos.
Las características principales de las dos orientaciones contables se presentan en el
cuadro 1.1
Es importante señalar que la fuente de información es la misma. Dentro de la empre-
sa no se siguen dos procesos contables diferentes, uno financiero y uno administrativo,
sino que la misma información la usan grupos o personas distintas con fines diferentes.

C ARACTERÍSTICAS
DE LAS PRINCIPALES
Cuadro 1.1
Contabilidad financiera Contabilidad administrativa
ORIENTACIONES Características Orientación financiera. Orientación administrativa.
CONTABLES
Usuarios Externos. Internos.
Obligatoriedad Es obligatoria por diversas leyes. Es opcional, ya que es para uso
exclusivo de la administración.
Temporalidad Reporta hechos pasados. Enfocada al futuro.
Normatividad Elaborada con base en principios No sigue normatividad alguna,
de contabilidad generalmente se analiza de las disciplinas.
aceptados. que sean necesarias.
Informes Como producto final entrega Reportes como lo solicita
estados financieros de uso general. la administración.
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Capítulo 1 INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 3

1.3 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD

1.3.1 Según el origen del capital
La contabilidad puede ser:
■ Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y la preparación de

estados financieros de empresas particulares.

■ Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de información del Estado o de

las instituciones y los diferentes organismos estatales.

1.3.2 Según la clase de actividad

La contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad económica de-
sarrollada por la empresa:
■ Comercial, si registra las operaciones de empresas o negocios dedicados a la com-

pra y venta de bienes o mercancías, sin ningún proceso adicional de trasformación

de éstas.
■ Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la fabri-

cación o elaboración de productos mediante la trasformación de materias primas,

permitiendo determinar los costos unitarios de producción o de explotación.
■ Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestación

de servicios, o a la venta de capacidad profesional. En este grupo se tienen: entida-

des bancarias, instituciones educativas, hospitales, clínicas, talleres de servicio,
empresas de turismo, servicio de trasporte, empresas de asesoría profesional, etcétera.
■ Agropecuaria, aquella que registra las operaciones de empresas dedicadas a las

actividades de agricultura o ganadería.

1.4. LA EMPRESA
El establecimiento de comercio se define como el conjunto de bienes dispuestos por el
empresario para realizar los objetivos de la empresa. Los establecimientos de comercio
C LA EMPRESA
ONCEPTO

pueden ubicarse tanto dentro como fuera del domicilio principal de la empresa en la Es toda actividad
forma de sucursales, agencias o, simplemente, como establecimientos. económica organizada
Forman parte de los establecimientos de comercio los siguientes bienes: para producir,
a. El nombre comercial y las marcas de los productos o servicios. transformar,
comercializar,
b. Los derechos del empresario sobre los inventos o creaciones industriales o artísticas administrar, custodiar
que se utilicen en el establecimiento. bienes o para prestar
c. Las mercancías o productos terminados o en proceso de elaboración. servicios a través de
d. Las instalaciones con sus muebles y enseres. un establecimiento de
e. El derecho a proteger y conservar la clientela y su crédito comercial. comercio.

1.4.1 Clasificación de las empresas

a. Según su actividad
■ Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura y ganadería.

Pertenecen al sector primario de la economía; por ejemplo: granjas agrícolas, por-

cinas, haciendas agrícolas.
■ Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de los recursos del subsue-

lo; por ejemplo: empresas petroleras, auríferas, de piedras preciosas u otros minerales.
4 CONTABILIDAD GENERAL Enfoque práctico con aplicaciones informáticas

■ Industriales: aquellas dedicadas a la compra de materias primas para trasformarlas

en nuevos productos que más tarde serán vendidos al consumidor final.
En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos, maquinarias y equi-
pos. Estas empresas pertenecen al sector secundario de la economía.
■ Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin trasformar o cam-
biar las características iniciales del mismo. Por lo general, este grupo de empresas
o negocios compra directamente a los productores o mayoristas con el fin de redu-
cir sus costos de operación; por ejemplo: empresas distribuidoras.
■ Servicios: su actividad económica es vender servicios o capacidad profesional, es de-
cir, productos intangibles; por ejemplo: centros de enseñanza (colegios, universida-
des); agencias de viajes, empresas de servicios públicos, equipos profesionales de
fútbol, profesionales independientes.

b. Según el número de socios

■ De un solo socio o empresa unipersonal: como su nombre lo indica, son empre-

sas de propiedad de una persona natural o jurídica. A partir de la ley 222 de 1995
estas empresas pueden constituirse como personas jurídicas similares a las socieda-
des limitadas. Deben registrarse en las cámaras de comercio; la responsabilidad del
propietario está limitada al valor de los bienes aportados; el respaldo de la empresa
es el aporte del propietario; la razón social debe estar seguida de la expresión em-
presa unipersonal o de su sigla E.U.
■ De varios socios: pertenecen a dos o más socios. De acuerdo con su constitución se

clasifican en:
sociedad colectiva,
sociedad limitada,
sociedad comanditaria,
sociedad anónima.
■ Sociedades comerciales: surgen por un acuerdo entre dos o más personas que se

obligan a hacer aportes en dinero, en trabajo o en especie, para realizar un proyec-

to empresarial que tiene como fin generar utilidades y distribuirlas entre los socios.
Estas sociedades forman personas jurídicas1 diferentes de los socios.
La sociedad comercial se forma por un contrato que debe elevarse a escritura pú-
blica en una notaría y/o entidad de registro (cámara de comercio), y desde ese mo-
mento, como persona jurídica, puede establecer relaciones con otras personas.
El contrato de constitución o escritura pública debe reunir como mínimo los si-
guientes requisitos:
▲ Identificación de quiénes constituyen la sociedad, con nombres, apellidos, esta-
do civil, edad, domicilio, ya se trate de personas naturales o jurídicas.
▲ Nombre o razón social de esa persona jurídica.
▲ El domicilio principal de la sede de la sociedad.
▲ El objeto preciso de la sociedad y las actividades principales que se propone de-
sarrollar.
▲ El valor de los aportes que cada uno de los asociados se compromete a entregar
especificando su valor y forma de pago.

1 Es una organización que sólo tiene existencia en virtud de la ley, que puede ejercer derechos
y contraer obligaciones civiles.
 Capítulo 1 INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 5

▲ La manera de administrar los bienes y quiénes lo harán.

▲ La forma de convocar a juntas de socios o asamblea general.
▲ Fechas de corte de operaciones y rendición de cuentas.
▲ Duración de la sociedad.
▲ Nombre, facultades y obligaciones del representante legal.
NOTA: Un ejemplo de
■ Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o más personas llamadas so- minuta de escritura
cios colectivos, que administran la empresa y responden ante otras personas (terceros), de constitución se
en forma personal, ilimitada y solidariamente. La razón social se forma de los presenta en el capítulo
apellidos de todos los socios, algunos o algunas de ellos, con la agregación de 12, “Ciclo contable”.
las expresiones y compañía, hermanos e hijos u otra análoga, cuando no incluye los
apellidos de todos los socios.
■ Sociedad limitada: está conformada por no menos de dos y no más de veinticinco
socios. La razón social puede tomar la designación del objeto de la empresa o el
nombre y apellido o el solo apellido de una o más personas naturales adicionada con
las expresiones y compañía, hermanos e hijos u otra análoga; en cada caso debe-
rá estar seguida de la palabra limitada.
Desde la ley 75 de 1986 y después con algunos ajustes de ésta en la ley 222 de 1995,
se rompe el esquema nominal de la limitación de responsabilidad de las sociedades
de responsabilidad limitada. Por tanto, el andamiaje protector de la limitación de la
responsabilidad sufrió una fractura profunda. Los socios responden solidariamente
por los impuestos de la sociedad, y deben responder solidariamente, en una propor-
ción similar al capital aportado, por las obligaciones salariales que se deriven de la
actividad económica de la sociedad limitada.
■ Sociedad comanditaria: es la formada por socios gestores que la administran y otros
que no la administran, llamados socios comanditarios, porque ante terceros responden
únicamente por el aporte que hicieron a la sociedad. En cambio, los socios gestores ad-
ministran la empresa y responden con los bienes de ésta y con sus bienes particulares.
Esta sociedad comanditaria puede ser:
▲ Comandita por acciones: requiere socios gestores y socios comanditarios. Es-
tos últimos con un mínimo de cinco accionistas. La razón social se forma con
el nombre completo o el apellido de uno o más socios gestores, agregando la
expresión y compañía, seguida de las palabras sociedad comanditaria por
acciones o la abreviatura S.C.A.
▲ Comandita simple: la razón social de ésta se forma con el nombre completo o
el apellido de uno o más socios gestores, y se agrega la expresión y compañía,
seguida de las letras S. en C.
■ Sociedad Anónima: persona jurídica creada por el aporte de los fondos de los ac-
cionistas, quienes serán responsables hasta por las sumas de sus aportes respectivos.
Requiere para su constitución un mínimo de cinco socios o accionistas. La socie-
dad anónima tendrá una denominación que haga referencia a las actividades de
la empresa, seguida de las palabras sociedad anónima o de las letras S.A.

c. Según el aporte de capital

Otro criterio importante en la clasificación de empresas es el relacionado con el ori-
gen o aporte del capital:
■ Empresa privada: una de las características es que los particulares invierten capital

con el fin de obtener ganancias; la toma de decisiones se realiza según el objetivo

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6 CONTABILIDAD GENERAL Enfoque práctico con aplicaciones informáticas

de la ganancia, considerando los riesgos y el mercado al cual se dirige la produc-

ción. Los empresarios deben evaluar la competencia y realizar lo prioritario de
acuerdo con el principio de racionalidad económica.
■ Empresa pública: se forma con el aporte de capital público o estatal, debido a la
necesidad de intervención del Estado en la economía, y con el objeto de cubrir ac-
tividades o áreas en las cuales los particulares no están interesados en participar por-
que no se obtienen ganancias. El Estado crea empresas con el fin de satisfacer
necesidades sociales e impulsar el desarrollo económico.
■ Empresa mixta: se forma con la fusión de capital público y privado; el tipo de
asociación puede ser muy diverso; en algunos casos, el capital público puede ser
muy mayoritario; asimismo, la proporción en que cambian los capitales puede
variar.

1.5 COMERCIANTE

C COMERCIANTE
ONCEPTO
“Son comerciantes
1.5.1 Deberes de los comerciantes
Es obligación de todo comerciante:
a. Matricularse en el registro mercantil.
las personas que b. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme con las normas legales.
profesionalmente se
c. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos relacionados
ocupan en alguna de
con sus negocios o actividades.
las actividades que la
ley considera d. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relaciona-
mercantiles. La dos con sus negocios o actividades.
calidad de e. Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obliga-
comerciante se ciones mercantiles.
adquiere aunque la f. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal (artículo 19 del Código de
actividad mercantil se Comercio).
ejerza por medio de
apoderado, 1.5.2 Requisitos legales del comerciante
intermediario o
interpuesta persona” Los comerciantes legalmente establecidos, matriculados en las cámaras de comer-
(artículo 10 del cio, deben diligenciar y acreditar los siguientes documentos, para tener derecho a
Código de desempeñar el comercio de acuerdo con las normas legales establecidas en el mu-
Comercio). nicipio:
■ Copia del registro mercantil expedido por la cámara de comercio.

■ Copia de la matrícula y comercio.

■ Patente de sanidad.

■ Certificado de ubicación.

■ Certificado del cuerpo de bomberos.

■ Paz y salvo de Sayco y Acinpro.

1.6 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Para cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes características bá-
sicas:
■ Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de entender por

sus usuarios internos y externos.

 Capítulo 1 INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 7

■ Utilidad: para ser útil, la información debe ser relevante ante la necesidad de toma de
decisiones, y confiable, libre de errores y de sesgos, para que los usuarios puedan
confiar en que es la imagen fiel de los hechos o transacciones realizadas.
■ Comparabilidad: la información debe prepararse y presentarse sobre bases uniformes
que permitan comparar los resultados a lo largo del tiempo.

1.7 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Es el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben tenerse en
cuenta para efectuar los registros contables de todas las actividades desarrolladas por
las empresas o personas, para que la contabilidad cumpla sus fines u objetivos.
Los principios contables más importantes son:

1.7.1 Entidad o ente económico

Este principio establece que la actividad económica la realizan entidades independien-
tes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la de sus dueños. Cada
empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas dueñas de
la misma.

1.7.2 Equidad
La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es decir, el re-
gistro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de fundarse en
la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ninguno en particular.

1.7.3 Continuidad o negocio en marcha

Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su inicio, salvo
especificación en contrario, pensando que los dueños invierten su capital con el con-
vencimiento de que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que les per-
mita recuperar su inversión y generar utilidades.

1.7.4 Período contable

Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que nos
permitan enfrentar los ingresos de un período, con sus costos y gastos correspondien-
tes. El período contable es el tiempo transcurrido entre la emisión de una información
y la otra; por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de información mensual, bi-
mestral, trimestral, semestral o anual.

1.7.5 Unidad de medida

Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con la misma
unidad de medida monetaria funcional; se entiende como funcional el signo monetario
del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa.

1.7.6 Valuación o medición

Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es de-
cir, la adquisición de activos está conformada por su precio más todos los costos y gastos
incurridos en su adquisición.