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Taller De Trámite De Correspondencia De Acuerdo Con Procesos Técnicos Y

Normativa

Luisa Julieth Varon Rodriguez

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA

Centro de Industria y Servicios del Meta,

Tecnólogo Gestión Documental Ficha 2382370

Inducción A La Formación

Instructor Alberto Ferrin Moreno

Villavicencio, Meta 24 de septiembre de 2021

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Tabla de Contenidos

Tabla De Contenidos ......................................................................................................... 2

Introducción ........................................................................................................................ 3
Las Actividades De Aprendizaje . ....................................................................................... 4
Actividad …………………………………………………………………………………4
Referencias Bibliográficas……………………………………………………………….10
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Introducción.

El acuerdo 060 de 2001 para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, el acuerdo establece los alineamientos y procedimientos que permiten a las
unidades de correspondencia, cumplir con los programas de gestión documental, para la
producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los
documentos.

Esta actividad nos ayuda a conocer el manejo de la correspondencia en las empresas, por
esto se debe tener en cuenta la normatividad colombiana, en lo alusivo a la correspondencia
de comunicaciones oficiales internas o externas y la dinámica de la ventanilla única de
correspondencia. Estas herramientas nos ayudan a conocer la importancia de los
documentos y la dinámica que maneja las empresas con los documentos que ingresan y
salen de ella. la manipulación de los documentos es un procedimiento de mucha
responsabilidad y organización debemos aprender el manejo adecuado y óptimo de estos
mismos.
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Actividad

1. Actividad de análisis de los componentes de las comunicaciones oficiales.

Conozca las actividades de la competencia Trámite de Correspondencia: Ingreso y

Recibo de Documentos de acuerdo con procesos técnicos normativos, identifique y
analice las actividades que se efectúan en ella y responda las siguientes preguntas:

1. ¿Qué medidas se deben implementar de acuerdo con el acuerdo No? 060 de 2001
del Archivo General de la Nación, para lograr el control efectivo de los
documentos externos recibidos?

R// El acuerdo 060 de 2001 del archivo general de la nación, establece que
las entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas deben instaurar
según su estructura, la unidad de correspondencia para que gestione de manera
centralizada y normalizada, servicios de recepción, radicación y distribución de
sus comunicaciones oficiales, estas serán registradas utilizando el sistema de
gestión documental.
Esta unidad de correspondencia debe contar con personal suficiente, capacitado y
los medios necesarios, que reciba, envíe y controle oportunamente el trámite de
comunicaciones de carácter oficial, por servicios de mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico u otros. Facilitando la atención de solicitudes por parte de
ciudadanos.

2. ¿Qué haría usted si en la ventanilla única de correspondencia recibe un sobre y

este no cuenta con los datos necesarios para identificar el destinatario?

R// Si la comunicación no esta firmada o no presenta el nombre del

responsable o responsables de su contenido, se debe considerar anónima y
debe ser remitida sin radicar, a la dependencia a la que va dirigida, donde
se procederá a la radicación y tramite del mismo.
En el caso de no conocer el destinatario la comunicación no se abre, se
coloca la fecha de recibido y se le escribe “si esta comunicación no es
personal, devuélvala para su radicación”.
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Si usted fuera la persona encargada del recibo de las comunicaciones oficiales de una
entidad

3. ¿Qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega? ¿para

qué lo haría?

R//
o Recepción: verificación y control que realiza una entidad para la
admisión de los documentos que son remitidos por persona natural
o jurídica. Si la recepción es directa, observar a quien está dirigida,
revisar si es una comunicación oficial y si el sobre o empaque está
en buen estado.
Si es recepción indirecta, mirar si el asunto le compete a la
dependencia dirigida, firmas, fecha actual, domicilio remitente,
anexos completos.
o Clasificación: separar los documentos en comunicaciones
oficiales o personales(correspondencia).
o Apertura: abrir el sobre o empaque de los documentos oficiales,
para examinar el documento y los anexos.
o Revisión: las comunicaciones serán revisadas para verificar la
competencia, destino, datos de origen, dirección donde se debe
dirigir la respuesta. Dependiendo del trámite, se selecciona la
Dependencia que será destinataria de la comunicación a radicar. Si
la comunicación incluye anexos, se verifica la cantidad y
características. Si los anexos son en papel, debe quedar registro del
número total de folios. En caso de que los anexos tengan otro
formato, registrar la cantidad y tipo de formato
o Radicación: Verificar y registrar en el campo respectivo, el
número de radicación del documento que se recibe y/o número de
la guía de correo. Se consulta en el sistema si la comunicación ya
ha sido recibida anteriormente por otro medio y si ya cuenta con un
radicado previo.
Si se recibe de forma directa, verificar que la copia que se
devuelve tenga el mismo radicado que el original que se queda en
la empresa.
o Registro: después de realizar la radicación se debe registrar las
comunicaciones oficiales, se anotan los datos más importantes de
la comunicación como, numero de radicación, asunto, remitente,
tiempo de respuesta y demás. Estos datos quedan registrados en un
formato de registro que permite el control de las comunicaciones
en la entidad.
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o Reparto: después de registradas las comunicaciones se

distribuyen a las dependencias competentes para darle la respectiva
respuesta y tramite. Dependiendo de la entidad este paso lo puede
realizar la secretaria o un mensajero interno(patinador).

4. ¿En qué consiste el proceso de radicación de los documentos de correspondencia

en la ventanilla única?

R// el proceso de radicación de los documentos de correspondencia es con

el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos
establecidos por la ley. A todas las comunicaciones recibidas o
producidas, se le asigna un numero consecutivo, con el fin de dejar
constancia de la fecha y hora de recibido o de envió.
Para realizar este procedimiento no se reserva números de radicación, ni
habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, esta
numeración es asignada en orden de recepción de los documentos.
Si el usuario o peticionario presenta personalmente la correspondencia, se
le entrega su copia debidamente radicada.

5. ¿Para qué se realiza el registro de documentos? ¿cuáles documentos se registran?

R// Se realiza el registro de documentos para registrar todas las

comunicaciones producidas o recibidas, estas se ingresan en sus sistemas
de forma manual o automatizados de correspondencia.
Los documentos que se registran son todas comunicaciones oficiales,
previamente radicados, algunos datos que se registran son: Nombre de la
persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de las
Dependencias competentes, Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita).
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identifique los procedimientos de Trámite de la Correspondencia de los documentos de

acuerdo con procesos técnicos, normativa, leyendo el acuerdo 060 de 2001, del Archivo
General de la Nación, teniendo en cuenta los artículos 02 y 05; responda:

1. ¿Para qué se utiliza el consecutivo de las comunicaciones oficiales en la

correspondencia?

R// En la correspondencia el consecutivo se utiliza para asignar un

numero consecutivo a las comunicaciones que se reciben o producen,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envió. Oficializando su
trámite y cumplimiento. Este consecutivo permite tener control y orden de
los documentos que se reciben o produce la entidad.

2. ¿Qué datos deben registrar al momento de recibir una comunicación oficial por
medio de la ventanilla única? ¿Por qué? Sustente en clase

R// Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria: este dato

es de importancia, para conocer quién es la persona a la que se le dará
solución y respuesta del trámite solicitado.
Nombre o código de las Dependencias competentes: según el asunto del
trámite, se le será asignado a la dependencia correspondiente para darle
respuesta al trámite.
Número de radicación: con el número de radicación sabremos cual es el
adecuado orden y transparencia de respuesta a los tramites, y así cumplir
con los tiempos establecidos.
Nombre del funcionario responsable del Trámite: persona responsable de
dar respuesta y cumplimiento al trámite, en caso de no obtener respuesta,
es a él a quien se dirige para darle cumplimiento a la respectiva respuesta
del trámite al remitente.
Anexos y Tiempo de respuesta: se debe registrar el formato, cantidad y
tipo de formato de los anexos, esto para lograr el adecuado manejo y que
lleguen de la mejor a manera al destinatario. Y el tiempo de respuesta
empieza a contar desde el momento en el que el documento queda
radicado.
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3. ¿Se puede radicar un documento, sin tener en cuenta los consecutivos de la

radicación; si o no ¿Por qué?

R// No se puede radicar un documento sin tener en cuenta el consecutivo,

el procedimiento de radicación de comunicaciones oficiales debe ser
trasparente, por lo tanto, no se puede reservar números de radicación, ni
habrá números repetidos, corregidos o tachados, el consecutivo se asigna
en orden de recepción de los documentos. Al comenzar cada año, la
radicación consecutiva de correspondencia ya sea producida o recibida, se
inicia con el número 000001.

Construya conocimiento para la eficacia del despacho de los documentos, en los artículos
décimo segundo y décimo tercero del acuerdo 060 de 2001, del Archivo General de la
Nación de Colombia, en consecuencia, de ello lea detenidamente las actividades
correspondientes a ella, dar respuesta a las siguientes situaciones.

1. ¿Cuál es la manera correcta de despachar los documentos en la organización?

R// Distribución de documentos externos (Recibidos en Ventanilla

Única): Cuando se despacha los documentos externos primero se
identifica la dependencia destinatarias según la competencia, luego se
clasifica las comunicaciones y se organizan en buzones o casilleros.
Enrutamos los documentos a las dependencias competente, reasignando
los documentos mal direccionados y por último registrar el control de
entrega de documentos recibos.
Distribución de documentos internos: Se identifica las dependencias, se
enrutan los documentos a las dependencias competentes y se realiza el
registro de control de entrega de los documentos internos.

Al finalizar la jornada laboral, el funcionario radicado debe generar unas

planillas para realizar la entrega de la correspondencia a las dependencias
destinatarias. Estas planillas deben ser firmadas para dejar constancia de
entrega y recibo.
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2. ¿Cuáles son los canales de envío de los documentos producidos establecidos por
la empresa?

R// los canales de envió de los documentos producidos son:

o Mensajería
o Vía Fax
o Correo Tradicional
o Correo Electrónico
o Apartado Aéreo
o Trámite En Línea
o Página Web
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Referencias Bibliográficas

 ACUERDO 060 DE 2001

 https://archivos.territorio.la/archivos/clases/PresentacinnnnTramitendenCorrespon
dencianfichan2382370___67614e6527eb4ed___.pdf

 http://archivisticaygestiondoc.blogspot.com/2015/06/recibo-y-despacho-de-
documentos.html