LISTADO DE REQUERIMIENTOS AUDITORIA DE RENOVACION DE LA CERTIFICACION SEGÚN LAS

NORMAS ISO 9001:2015 E ISO 45001:2018

Para la visita de RENOVACION se hace indispensable la selección de puestos de trabajo, según la

reunión efectuada en días pasados.

Las actividades se van trabajar por proceso y los lideres de cada uno preparan la documentación
requerida para cada uno de los 20 puestos seleccionados en cabeza de Jorge Beltrán y los 15 puestos en
cabeza de don Juan Beltrán, seleccionados previamente por ustedes desde el día 2021-07-13.

Validar con esta lista de chequeo si tres meses después ya se tiene un ámbito para auditoria o no de
recertificación.

PROCESO COMERCIAL

- Cotización preliminar donde se han ofertado los servicios solicitados por el cliente para los 35
puestos.
- Contrato vigente, firmado por las partes y que cumpla con lo pactado en la negociación desde la
cotización hasta la decisión final de la prestación del servicio. Si el servicio esta ofertado en
estratos 4 en adelante se deberá dar cumplimiento a lo establecido en las tarifas definidas por
ley, de lo contrario para estratos del 3 hacia abajo solo se requiere que se garantice el
cumplimiento de la seguridad social para los hombres en el puesto. para los 35 puestos.
- Encuestas de satisfacción para los 35 puestos en cuestión y la tabulación general de las
encuestas efectuadas al total de los clientes durante el último año en curso 2021 para el
indicador de gestión.
- Formatos asociados al proceso comercial completamente diligenciados por cada uno de los 35
puestos seleccionados según sea el caso incluyendo sus actualizaciones o modificaciones y
adiciones según requerimientos por parte del cliente.

INDICADORES DE GESTION PARA EL PROCESO SEGÚN FRECUENCIA CON SUS RESULTADOS Y ANALISIS

PROCESO DE COMPRAS

- Listado de proveedores actualizado a 2021, en el que se incluyan proveedores que hayan

vendido insumos, productos o servicios relacionados con alguno de los 35 puestos seleccionados
eso sin salirse de la gestión de compras a cualquier otro puesto en general
- Proceso de requisición, selección orden de compra y verificación del producto comprado para
por lo menos 5 proveedores críticos (incluye dotación, EPP, SST, emergencias, armamento en
general y medios tecnológicos tales como CCTV entre otros incluidos la comunicación y el
transporte) según el alcance certificado y que se le haya comprado a alguno de los 35 puestos
 seleccionados. Este proceso debe incluir todos los soportes asociados según el sistema de
gestión documentado en cuanto a formatos y la respectiva factura y cotizaciones en caso que se
hayan solicitado para los procesos de selección.
- Evaluación periódica de proveedores según frecuencia establecida en el procedimiento desde la
última evaluación de CQR COTECNA.

Nota: en el caso de productos, se debe tener las fichas técnicas de los mimos o cuando sea
necesario la certificación del producto si así lo requiere el mismo, por ejemplo: EPP para trabajo en
altura, garantías o manuales de uso para CCTV o algún dispositivo o arma letal o equipo electrónico.

En el caso de servicios las personas que presten sus servicios deberán acreditar la competencia para
lo cual fueren contratados por ejemplo: exámenes médicos ocupacionales, los profesionales que
efectúen este servicio deben ser competentes en medicina y tener licencia en salud ocupacional así
como los documentos de la EPS o IPS quien les haya prestado los servicios, otro ejemplo seria el
profesional que les haya prestado el servicio de la aplicación de la batería de riesgo psicosocial para
la determinación del programa obligatorio de riesgo Psicosocial y laboral.

INDICADORES DE GESTION PARA EL PROCESO SEGÚN FRECUENCIA CON SUS RESULTADOS Y ANALISIS

PROCESO GESTION DE RECURSOS

- Seguimiento, actualización y control para todo el personal tanto administrativo como operativo
desde la alta dirección hasta el personal de servicios generales.
- Estos controles deben incluir:

Según el perfil o manual de funciones para cada cargo establecido en el organigrama general de la
empresa así:

- Educación: soportes en cuanto a educación básica primaria, bachiller, tecnico, tecnólogo, profesional
universitario, post grado, maestría, doctorado o PHD

- Formación: Especifica en el cargo a desempeñar llámese competencia certificada o acreditada o

especifica según su especialidad a desarrollar

- Habilidades: Prueba psicotécnica que satisfaga los lineamientos establecidos para cada cargo definidos
en el manual de funciones y responsabilidades

- Experiencia: soportes de haber cumplido el tiempo de experiencia requerido para el cargo o que
demuestra a través de una certificación laboral de permanencia dentro de seguridad tecnocol

- Entrenamiento tecnico: especifico para brigadistas y/o personal en misión (supervisores o personal
designado para atención de emergencias y personal que atienda primeros auxilios, RCP, control del
fuego entre otros) en cuanto a SST se refiere incluyendo el curso de 50 horas para todos los actores del
SG-SST que deben hacer rendición de cuentas sobre el desempeño en cuanto a SST y ambiente.

Nota: TODO EL PERSONAL DE VIGILANCIA, debe tener su credencial vigente y los respectivos cursos que
los acrediten como por lo cual fueron contratados en especial, escoltas, supervisores y radio operadores
o personal que administre los medios tecnológicos, así como el personal directivo en misión como jefes
de operaciones, coordinadores de SST y directores de calidad entre otros.
 - Programa o cronograma de capacitación a 31 de diciembre de 2020 y a la fecha 2021
completamente cubierto incluyendo la eficacia de las acciones tomadas (entiéndase eficacia por
las evaluaciones que se le practicaron a los asistentes a las diferentes capacitaciones efectuadas
esto incluye inducción y re inducción al personal), teniendo en cuenta que las capacitaciones
relacionadas con SST no tienen nada que ver con las del sistema de gestión basado en la norma
ISO 9001:2015 y algunas relacionadas con ISO 45001:2018.
- Evaluaciones del desempeño efectuadas según frecuencia establecida en los procedimientos de
recursos humanos y aplicadas por los directamente responsables de evaluar tanto a operativos
como administrativos eso incluye desde la gerencia hasta el personal de oficios generales
- Para cada persona que hace parte de los 35 puestos seleccionados y el personal administrativo
en general se debe incluir en su hoja de vida lo siguiente:

1. CONTRATO
2. PARAFISCALES (afiliación a toda la seguridad social)
3. Exámenes médicos de ingreso y periódicos si aplica por el tiempo contratado
4. Los demás que sean requeridos por la empresa para la contratación y vinculación de
personal.

Se solicitará una certificación a la ARL que contenga la siguiente informacion:

1. Certificación de la ARL de los últimos cinco años vencidos.

2. Certificación de la ARL del año en curso.

La Certificación de la ARL debe incluir:

- Número promedio de trabajadores expuestos afiliados a la ARL durante el periodo de la certificación.

- Número de horas Hombre Trabajadas (HHT) ARL durante el periodo de la certificación.

- Número de accidentes de trabajo calificados como laborales

- Número de accidentes de trabajo pendiente por calificar.

- Número de accidentes de trabajo graves de acuerdo con la definición de la Resolución 1401 de 2007.

- Número de eventos fatales presentados por accidente de trabajo, en el año inmediatamente anterior
y en el año en curso.

- Número de accidentes de trabajo que generaron incapacidad.

- Número de accidentes de trabajo que no generaron incapacidad.

- Número de días de incapacidad generados por los accidentes de trabajo reportados en el periodo.

- Número de eventos con incapacidad permanente parcial (IPP) presentados por los accidentes de
trabajo, en el año inmediatamente anterior y en el año en curso.
- Número de eventos con invalidez presentados por los accidentes de trabajo, en el año
inmediatamente anterior y en el año en curso.

- Número de caso de enfermedad laboral calificados con tiempo perdido.

- Número casos de enfermedad laboral calificados sin tiempo perdido.

- Número de eventos fatales presentados por enfermedad laboral.

- Numero de eventos con incapacidad permanente parcial (IPP) presentados por enfermedad laboral.

- Numero de eventos con invalidez presentados por enfermedad laboral.

- Número de días de incapacidad generados por enfermedades laborales reportadas en el periodo.

Para el tema con respecto a toda la población trabajadora de la empresa seguridad tecnocol se debe
solicitar a la EPS O IPS que practico los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos o retiro
un estudio de condiciones de salud a la fecha con el animo de verificar y validar el estado actual de la
población de la empresa.

En compañía del equipo de SST y ARL, Registros asociados a la aplicación de la batería del riesgo
psicosocial, a través de un profesional competente con tarjeta profesional en la que incluya toda la
población trabajadora desde la gerencia hasta el personal de oficios generales y en la que se tengan los
soportes de la aplicación el informe y el programa de gestión asociado para la vigencia 2020 y 2021 los
soportes de dicho programa serán solicitado al proceso de calidad y los que apoyan la gestión en SST.

- Registros de entrega de dotación, paz y salvo y demás registros para la administración del
capital humano

Observación: en el momento que la auditoria se haga remota serán escaneados en su orden por
solicitud del auditor los soportes en cuanto a hojas de vida se refiere, si es posible irlos escaneando seria
magnifico, pero ese tema lo podemos hablar en la próxima reunión queda pendiente.

Los formatos asociados a los procesos de verificación de datos, entrevistas, visitas domiciliarias y
pruebas de polígrafo entre otros deben reposar en cada hoja de vida.

Registros de divulgación firmados por cada trabajador en cada puesto de trabajo asociado a los
siguientes temas en particular:

- Políticas de SG-SST
- Decálogo de Armas
 - Manuales de funciones
- Consignas específicas del puesto donde se presta el servicio
- Riesgos asociados a el puesto en el que se encuentran
- Procedimientos para el desarrollo de las actividades por la cual se prestan los servicios

Carnetización por parte de la empresa a todos los trabajadores.

INDICADORES DE GESTION PARA EL PROCESO SEGÚN FRECUENCIA CON SUS RESULTADOS Y ANALISIS

PROCESO OPERACIONES

Para los 35 puestos seleccionados se debe tener la siguiente informacion:

- Estudio de seguridad, firmado y aprobado o recibido por el cliente, si tiene modificaciones sus
anexos.
- Actas de instalación de puesto según la gestión comercial realizada
- Radio operación 24 horas con el sitio y la base registros de reporte a la hora
- Programación y planeación de la prestación del servicio sobre cada puesto seleccionado
incluyendo la supervisión que incluya los 35 puestos seleccionados
- Sistema de códigos de comunicación por radio frecuencia o telecomunicación, interna y con la
red de apoyo (los vigilantes deben conocer como mínimo los mas relevantes tales como hurto
(904), muerto (901), apoyo urgente (532), entre otros.

Para cada puesto seleccionado los siguientes registros diarios o según frecuencia en campo:

- Control de visitantes
- Control vehicular
- Control de bicicletas
- Control de control de correspondencia
- Control de supervisión
- Control de novedades
- Control de llaves
- Decálogo de armas con políticas objetivos, consignas generales y consignas específicas del
puesto
- Control de presentación personal

Seguimiento y control a llamados de atención, memorandos, toma de descargos, relevo de puesto,

 Seguimiento, control y mantenimiento a CCTV, mientras estén bajo el dominio de la empresa
seguridad tecnocol

Para el día de la auditoria una unidad disponible en las oficinas por el protocolo de seguridad
debidamente uniformado, afeitado y con el conocimiento adecuado del funcionamiento de la
empresa, que sea conocedor de las políticas de la empresa y así mismo lograr identificar y participar
activamente en la identificación de riesgos del puesto.

Esta unidad, se debe encargar del registro de entrada y salida de personal y aplicación de los
protocolos de bioseguridad existentes a la fecha de la auditoria en la empresa tales como registro de
visitantes, empleados y toma de temperatura y recordatorio de lavado de manos según frecuencia
establecida a los visitantes o usuarios.

INDICADORES DE GESTION PARA EL PROCESO SEGÚN FRECUENCIA CON SUS RESULTADOS Y ANALISIS

PROCESO DE DISEÑO

Para los puestos que requieren diseño, se deben tener en cuenta los siguientes documentos y
registros, preferiblemente por lo menos 1 puesto con todo el diseño completo así:

- Plano a mano alzada preliminar

- Plano récord firmado y aprobado por el cliente la jefatura de operaciones y la gerencia de
tecnocol
- Acta (s) de comité (s) de diseño
- Registro de planeación del diseño y control del diseño
- Seguimiento validación y verificación
- Hoja de vida de equipos usados
- Toma de mediciones eléctricas requeridas
- Certificados de calibración de instrumentos de medición
- Reporte de servicio tecnico
- Acta final de entrega del diseño y desarrollo aprobado por el cliente y firmado por el gerente de
tecnocol para la instalación del servicio y la prestación del servicio de vigilancia.

INDICADORES DE GESTION PARA EL PROCESO SEGÚN FRECUENCIA CON SUS RESULTADOS Y ANALISIS

PROCESO GERENCIAL
 - Acta de revisión por la dirección del año 2021
- Reuniones gerenciales con frecuencia trimestral
- Inspecciones gerenciales

INDICADORES DE GESTION PARA EL PROCESO SEGÚN FRECUENCIA CON SUS RESULTADOS Y ANALISIS

PROCESO DE CALIDAD Y SST

Actividades para los colaboradores de SST y ARL:

- Matriz de identificación de peligros para cada uno de los puestos identificados para la visita de
seguimiento, valorada y re calificada según la metodología utilizad y la aplicación de los
controles de ingenieria establecidos, esta matriz debe estar disponible para los trabajadores en
el punto de uso y debe ser divulgada a los trabajadores y estos deben estar familiarizados con
los riesgo asociados a su trabajo y de cómo se mitigan los riesgos.

(esto incluye la matriz de riesgos para los servicios de escolta a personas y mercancías)

- Plan de emergencias 2021, divulgado e implementado según el análisis de vulnerabilidad

aplicado, así mismo se debe tener evidencias de los simulacros efectuados según el plan de
emergencia y la evidencia de los entrenamientos a la brigada (actas de conformación de la
brigada) la cual debe estar identificada y en uso de activación en el momento de la visita.

(esto incluye la matriz de riesgos para los servicios de escolta a personas y mercancías)

- MEDEVAC, para la oficina principal, puestos de trabajo y el personal en misión como los
supervisores y escoltas a personas y mercancías.
- Layout o plano de evacuación, de las oficinas administrativas y de cada puesto de trabajo si no lo
tiene el puesto de trabajo
- Programa de capacitación en temas relacionados con SST (incluye la eficacia de las acciones
tomadas en especial del personal señalado para los 35 puestos de trabajo)
- Actividades relacionadas con la participación, motivación y consulta esto incluye campañas
relacionadas con SST
- Estudios higiénicos para la parte administrativa y cada puesto identificado de los 35
seleccionados esto involucra ergonomía, iluminación y ruido como mínimo, si el puesto de
trabajo es en algún área que se emitan gases o partículas en suspensión estudio de gases o
emisiones contaminantes.
- Programas de gestión creados a través de los riesgos prioritarios identificados con sus soportes
de la vigencia 2020 y 2021, medidos y ejecutados para todos trabajadores y áreas de trabajo en
especial los siguientes:
Programa de riesgo psicosocial

Programa de inspecciones (en especial de vehículos, extintores, camillas, botiquín en las oficinas
administrativas y en los puestos de trabajo)

Programa de riesgos prioritarios

Programas PVE que se hayan identificado en la empresa.

Programa de estilos de vida saludable o política establecida por la organización de vida saludable para
los trabajadores.

Programa de orden y aseo

Programa de mantenimiento general

- Reglamentos actualizados, de trabajo, de higiene y seguridad industrial, reglamento laboral de

convivencia
- PESV, actualizado a 2021 (REGISTROS DE ALCOHOLIMETRIAS (Certificado de calibración ONAC
para el alcoholímetro o bafometro (certificado de competencia para el personal que realiza la
bafometria)) PARA LOS SUPERVISIORES EN ESPECIAL DIARIAMENTE)
- Matriz de requisitos legales y reglamentarios en SST, laborales y según la prestación del servicio
actualizada y con informe de valoración de cumplimiento por personal externo competente
(abogado con licencia en salud ocupacional)
- Elección, conformación y actas mensuales de copasst
- Elección, conformación y actas trimestrales del comité de convivencia
- Registros de identificación de actos y condiciones subestándar que involucre estados de salud
en las oficinas como en los puestos de trabajo, identificados y con sus soportes de tratamiento
- Registros asociados a la gestión del cambio que se hayan efectuado durante el año en curso
(incluir las gestiones sobre la emergencia por COVID-19).
- Estadísticas para accidentalidad, ausentismo laboral primeros auxilios, morbimortalidad que
incluya las directrices de la resolución 0312 de 2019.
- Charlas, Publicaciones y divulgaciones sobre los boletines epidemiológicos emitidos por la
secretaria de salud
- Profesiograma
- Ultima autoevaluación 2021 de la resolución 0312
- Presupuesto de SST, ejecutado mes por mes a 31 de diciembre de 2020 y actualizado a 2021 +
IPC

ACTIVIDADES PARA CALIDAD

- Ciclo de auditoría interna

- Recopilación de indicadores de gestión y análisis de los mismos
- Acciones correctivas y de mejora para el último año en curso
- Listados maestros de documentos y de registros incluye los externos
 - Servicio no conforme
- Análisis de contexto
- Análisis de partes interesadas con necesidades y expectativas de calidad
- Riesgos y oportunidades de calidad y de sst de los procesos y acciones para abordar los riesgos y
oportunidades

INDICADORES DE GESTION PARA EL PROCESO SEGÚN FRECUENCIA CON SUS RESULTADOS Y ANALISIS