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EL CICLO CONTABLE I
Cuando hablamos de; el ciclo contable en contabilidad, nos referimos a todos los pasos que
son necesarios, para llevar la contabilidad en una empresa, negocio u organización, desde que
realizamos el primer registro contable (Mediante el Balance Inicial), hasta la preparación y
presentación de los Estados Financieros, donde identificamos cada transacción, sus registros y los
procesos que conlleva cada una de ellas.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se
repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las
transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor,
la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la
contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor
y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
1. Balance inicial. Es el inventario inicial de todos los bienes, activos y pasivos de la empresa
que se registran conforme la clasificación de las cuentas contables.
2. Apertura de la contabilidad. Se registra el Balance Inicial en los libros Diario, Libro Mayor y
Libro de Balances.
3. Registro de las operaciones del ejercicio o periodo. Es el proceso mediante el cual se
analizan, clasifican y registran todas las operaciones o transacciones realizadas por la empresa en
el periodo o ciclo contable en contabilidad, (Normalmente este se compone de un año, llamado
periodo fiscal).
4. Registros en los libros principales:
a. Libro Diario: En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones
contables. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por
fecha de creación.
b. Libro Mayor: En el libro mayor lo que hace es anotar las cantidades que
intervienen en los asientos, en su correspondiente cuenta del libro mayor, representado por
una “T”. A diferencia del libro diario en este libro se registra cada operación conforme su
número o nombre de cuenta y ordenados los registros por fecha de creación.
c. Libro de Balances: Los libros de Balances reflejan la situación del patrimonio de la
empresa en una fecha determinada. Los Balances se crean cuando hemos pasado las
cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor, hemos realizado la balanza de
comprobación y de esta, elaboramos los Estados Financieros.
5. Ajustes previos a la determinación del beneficio (Utilidades) o pérdidas (Déficit)
generados en el ejercicio. Son todos los ajustes que tienen lugar mediante la realización de la
balanza previa a los Estados Financieros
CONTABILIDAD II 2
a. Aportes del o los propietarios (fuentes de financiación propias): Son las que
proceden de la actividad de la empresa y de aquellos otros recursos que son aportados por los
propietarios. Constituyen el pasivo no exigible.
b. Aportes Ajenos (fuentes de financiación ajenas): Son las que la empresa capta de
inversores o intermediarios financieros y cuya titularidad no corresponde a la empresa. Provienen
de las distintas formas de endeudamiento. Son recursos que en algún momento se deberán
devolver. Constituyen el pasivo exigible. []
El balance inicial es aquel balance que se hace al momento de iniciar una empresa o un
negocio, en el cual se registran los activos, pasivos y patrimonio con que se constituye e inician
operaciones.
Cuando se crea una nueva empresa se requiere que los socios aporten una serie de activos y
posiblemente se deba incurrir en algunas obligaciones para poder operar o adquirir los activos, lo
que su conjunto conforman el balance inicial.
CONTABILIDAD II 3
Sabemos que un activo es todo bien o derecho que tenga la empresa. Que el pasivo son las
deudas y obligaciones que se tienen con terceros y que el patrimonio son los aportes que los socios
hacen a la nueva empresa.
Una nueva empresa para poder iniciar operaciones requiere de activos, los cuales deben ser
financiados. Esta financiación puede provenir de los socios que aportan los activos o de terceros
que hacen créditos a la nueva empresa. De esta forma surgen los pasivos y el patrimonio.
Supongamos la constitución de una sociedad limitada conformada por tres socios que
aportarán lo siguiente
Socio A Gs. 50.000.000
Socio B Gs. 50.000.000
Socio C Un vehículo Gs. 30.000.000
ACTIVO 130.000.000
ACTIVO CORRIENTE 100.000.000
DISPONIBILIDADES 100.000.000
CAJA 100.000.000
Dinero en Efectivo 100.000.000
ACTIVO NO CORRIENTE 30.000.000
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 30.000.000
BIENES EN OPERACIÓN 30.000.000
Rodados 30.000.000
PATRIMONIO 130.000.000
PATRIMONIO NETO 130.000.000
CAPITAL 130.000.000
CAPITAL REALIZADO 130.000.000
Capital Social 130.000.000
Supongamos el inicio de las actividades comerciales del ejercicio 2015 con los siguientes
bienes, derechos y obligaciones:
Caja 3.000.000
Bco. Continental Cta. Cte. 25.000.000
Clientes 7.500.000
IVA Crédito Fiscal 10% 2.500.000
Mercaderías 50.000.000
Alquileres Pag. por Adelantado 1.500.000
Muebles y Útiles 5.000.000
Equipos de Informática 5.000.000
Rodados 30.000.000
Proveedores 15.000.000
Documentos a Pagar 5.000.000
Capital 69.500.000
CONTABILIDAD II 4
ACTIVO 129.500.000
ACTIVO CORRIENTE 89.500.000
DISPONIBILIDADES 28.000.000
CAJA 3.000.000
Caja 3.000.000
BANCOS 25.000.000
Bco. Continental Cta. Cte. 25.000.000
CREDITOS 10.000.000
CLIENTES 7.500.000
Clientes Comercial 7.500.000
CREDITOS FISCALES 2.500.000
IVA Crédito Fiscal 10% 2.500.000
INVENTARIOS 50.000.000
MERCADERIAS 50.000.000
Mercaderías Gravadas 10% 50.000.000
PASIVO 20.000.000
PASIVO CORRIENTE 20.000.000
OBLIGACIONES 20.000.000
OBLIGACIONES COMERCIALES 20.000.000
Proveedores 15.000.000
Doc. a Pagar 5.000.000
PATRIMONIO
PATRIMONIO NETO 109.500.000
CAPITAL
CAPITAL REALIZADO
Capital Integrado 69.500.000
RESULTADOS
Resultado del Ejercicio 40.000.000
Resultados Acumulados
a) Activo: Esta representado por el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee para su
funcionamiento y desarrollo.
b) Pasivo: Es el conjunto de obligaciones y deudas que la empresa contrae frente a terceros,
proveedores, trabajadores y el estado por el mismo efecto de la ejecución de funcionamiento y
desarrollo.
c) Resumen: Viene a ser la comparación entre el total de los activos menos el pasivo, cuyo
resultado es la determinación del capital de la empresa o negocio.
d) Balance del inventario: Consiste en representar en forma resumida las cuentas del activo como
cuentas DEUDORAS (CARGO) y las cuentas del pasivo como cuentas ACREEDORAS (ABONO)
determinando el equilibrio entre ambas a fin de reflejar el principio de la partida doble.
El ciclo de operación se define simplemente como el tiempo promedio que transcurre entre
la compra inicial de la empresa de inventario y la recolección de fondos en efectivo de la venta del
inventario. Comprender la duración del ciclo de operación es esencial, ya que afecta la cantidad de
dinero que la empresa tiene a su disposición para cumplir con obligaciones a corto plazo. Esta
información es útil para los gerentes de empresas y otras personas que toman decisiones en la
empresa, así como para los inversionistas potenciales que pueden considerar la duración del ciclo
de operación para determinar si deben invertir en una empresa en particular.
El ciclo operativo cumple una función vital de la empresa: la de generar ingresos y egresos en el
tiempo. Es decir las funciones básicas del ciclo operativo son:
Comprar bienes o materias primas en el caso de las fábricas.
Vender bienes
Pero entre comprar y vender se dan unas cuantas estaciones medias, entre las más
generales:
Producir, si es que se tiene una fábrica y se compran las materias primas.
Pagar
CONTABILIDAD II 6
Comercializar
Entregar
Cobrar
Financiar
1. Tipos de Compras o formas de pago: Las compras según la forma de su pago, puede ser al
contado, pagando en el acto de recibir el bien, o a crédito, luego de un cierto plazo, que puede
adicionar intereses, pudiéndose pactar en cuotas.
2. Documentación Respaldatoria: son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con
los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia
para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía
o empresas.
Una compra de bienes de un ente razonablemente organizado motiva la aparición sucesiva
de éstos comprobantes:
Una nota de pedido preparada en el sector que necesita el bien, detallando sus
características y algunos aspectos relacionados como el plazo para su entrega y la cantidad
necesaria.
Varios pedidos de cotización que el sector a cargo de las compras prepara y remite a los
posibles proveedores con los datos básicos de los bienes que se desea adquirir.
Las cotizaciones recibidas de los proveedores.
Una orden de compra dirigida al proveedor previamente seleccionado, en la cual se indican
los precios y demás estipulaciones en que se está dispuesto a comprar los bienes.
Una nota de remisión del proveedor que acompaña a la mercadería.
Una nota de recepción de las mercaderías preparada en el sector que las recibe y en donde
aparecen datos relativos a su descripción y cantidad y el resultado del pertinente control de
calidad.
La factura del proveedor, que entre otros datos indica cantidad, precios unitarios y totales,
e impuestos, así como la forma y las condiciones en que deberá efectuarse el pago.
Las devoluciones de bienes y las bonificaciones por volumen están respaldadas por notas de
crédito emitidas por el proveedor.
Cuando lo que se compran son servicios (cuya naturaleza es intangible) no existen remitos ni
notas de recepción pero (en algunos casos) hay documentos equivalentes en los que se hacen
constar la conformidad del receptor del servicio.
Los servicios de naturaleza repetitiva (alquileres, abonos por mantenimiento, vigilancia,
asesoramiento) suelen convenirse mediante contratos, lo que no obsta a la existencia de
comprobantes en los que consten sus prestaciones.
CONTABILIDAD II 7
A veces, la naturaleza del servicio adquirido hace que no se pueda contar con facturas de
terceros, en cuyo caso se las reemplaza por comprobantes internos. Esto sucede, por ejemplo, con
los comprobantes de viajes en taxis, ómnibus, y otros medios de transporte público, así como
algunos gastos urgentes de oficina.
El posterior pago de la factura suele motivar la aparición de:
Una orden de pago, formulario de uso interno donde constan las aprobaciones requeridas por el
pago y el detalle del cheque emitido.
El recibo del proveedor, constancia de que recibió el pago.
3. Contabilización: Contar, llevar la cuenta. Ej.: contabilizar los resultados de las votaciones.
Apuntar una partida o cantidad en los libros de cuentas. Ej.: todavía no he contabilizado los
gastos del viaje.
II. Momento de registro contable: La compra debería registrase cuando se devenga. En el caso de
las compras de bienes, su registro debería efectuarse cuando se transfiere su propiedad (con la
entrega del bien).
En el caso de los servicios recibido, el pasivo nace cuando el proveedor los presta. En los
casos de los servicios más o menos continuos, su contabilización se efectúa en forma diferida al
final de cada período contable.
En las compras financiadas, el total facturado debería acreditarse a una cuenta de pasivo
que identifique su naturaleza como:
Proveedores
Documentos a Pagar
En las compras al contado que no se hagan por el sistema de fondo fijo:
Acreditar la cuenta representativa del activo entregando en pago, que podría ser:
Caja (si es en efectivo)
Banco Cta. Corriente (si es en cheque)
Usar una cuenta de movimiento (compras al contado) para contabilizar separadamente la
compra y el pago.
Contabilizar la compra con crédito a una cuenta de pasivo y separadamente registrar el pago
con débito a la misma cuenta.
La imputación del costo (total o parcial)del bien o servicio adquirido debe imputarse a:
Una cuenta de activo, si tiene vinculación directa con la producción de ingresos futuros
(mercadería adquirida para la venta) o implica gastos imputables a períodos futuros (alquiler
correspondiente al mes próximo).
Una de gastos, si se relaciona con ingresos no futuros (alquiler del mes).
Una de pérdida, si no se relaciona directa o indirectamente con la obtención de ingresos
(servicio de investigación en relación con un siniestro sufrido).
Para definir las cuentas de gastos a emplear, debe considerarse la función beneficiada por la
compra (administración, comercialización, etc.) y el tipo de gastos incurrido.
Los impuestos recuperables deben cargarse a:
Una cuenta de activo si generan un crédito contra el fisco; o
Una regularizadora de pasivo (IVA crédito fiscal) si reducen el impuesto a pagar registrado en
otra cuenta (IVA débito fiscal).
Los intereses adelantados deben cargarse a una cuenta regularizadora de la que refleja la deuda.
CONTABILIDAD II 8
III. Compras por Financiación o Compras a Crédito: Se denomina a una modalidad de compraventa
utilizada a través del cual el pago del precio no se hace en el momento de la adquisición del bien,
sino que se difiere en el tiempo a través de una serie de pagos denominados "plazos", "cuotas" o
"abonos".
Expresión que indica que un negocio se realiza demorando una de las partes el pago de su
comprador de mutuo acuerdo, y generalmente incrementando el pago con unos intereses para
compensar esa demora.
IV. Compras al contado: Al contado es una voz comercial que equivale en efectivo, en dinero, en
especie y significa la forma de pago sin plazo señalado, o sea, al momento de contraerse la
deuda, originada por la entrega de mercancías o valores, en contraposición a la forma de pago a
plazo.
En los casos de compras al contado no aumenta el pasivo sino que disminuye el activo y por
su naturaleza no puede haber intereses adelantados.
V. Compras por medio de un Fondo Fijo: Para un mejor control sobre la salida de fondos debería
motivar la emisión y autorización de una orden de pago y un cheque. Emitir un cheque cada vez
que se hace un pequeño pago es trabajoso y produce pérdidas de tiempo, por ello se hace lo
siguiente:
Asignar un fondo fijo, que es una suma afectada a la realización de pagos de escaso monto o
que por su naturaleza se deben realizar en efectivo.
Efectuar los pagos en efectivo empleando dicho fondo fijo y con alguno régimen de
autorizaciones.
Periódicamente, o cuando se agota el fondo, reponer su parte utilizada mediante la emisión de
un cheque, con lo que se logra el objetivo de control antes planteado.
La contabilización de los pagos efectuados por medio del fondo fijo se hace como cualquier
compra al contado, pero:
La cuenta acreedora es la representativa del fondo, que es una activo.
Para simplificar las tareas, las compras no se registran en forma individual e inmediata sino en
conjunto y cuando se efectúa la reposición del fondo.
VI. Devoluciones: Una devolución deshace (total o parcialmente) los efectos de una compra. Para
contabilizar una devolución se debitan las cuentas antes acreditadas y se acreditan las antes
debitadas.
VII. Bonificaciones por volumen: Estas bonificaciones reducen los costos de los bienes adquiridos,
así que provocan asientos inversos a los efectuados para registrar las compras que les dieron
origen.
VIII. Anticipos a proveedores: Los anticipos a proveedores (Activo) implican créditos que,
dependiendo de las condiciones convenidas con el proveedor son:
En especie, si fijan (total o parcialmente) el precio de los bienes o servicios a recibir.
En moneda, en el caso contrario.
La venta es la consecuencia del trabajo empresario para captar clientes que estén
dispuestos a pagar por el servicio o producto ofrecido, demandándolo, pues cubre alguna de sus
necesidades y están dispuestos a pagar por ello un precio. Quien entrega el producto o servicio se
llama vendedor y quien lo adquiere se denomina comprador.
La venta puede tener por causa la necesidad real del cliente o una necesidad provocada por
la misma empresa, por ejemplo a través de la publicidad. Es la función más importante del área
comercial de una empresa, que de allí obtiene sus ingresos genuinos.
Puede realizarse ventas en locales comerciales habilitados al efecto, o ventas ambulantes o
domiciliarias, donde el vendedor se traslada al domicilio del cliente. Puede también hacerse
telefónicamente, por correo o por Internet.
La venta según la forma de su pago, puede ser al contado (pagando en el acto de recibir el
bien, o a crédito, luego de un cierto plazo, que puede adicionar intereses, pudiéndose pactar en
cuotas.
Las operaciones de venta, contablemente deben registrase, y emitirse comprobantes al
cliente a través de tique (para ventas minoristas de escaso monto), recibo (que certifica que la
deuda ha sido cancelada) o facturas (con detalles de la operación y utilizada en ventas por mayor y
menor).
Precio de venta es el monto que se ofrece un bien al público, con el fin de que lo adquiera.
Se fija en el sistema capitalista y de libre cambio, por la ley de la oferta
1. Productos de las ventas y formas de pago: Son susceptibles de venta todos los bienes que solo
pueden transferirse con el ente y están integrados con su buen nombre, su localización, valor
de llave, etc.
Las principales ventas son las de:
Las mercaderías compradas o producidas con ese fin;
Los servicios prestados por el ente como parte de su actividad principal.
También suele haber ventas de:
derechos contra terceros;
bienes tangibles de uso (inmuebles, maquinarias)
bienes de fácil comercialización;
subproductos y desperdicios de producción;
participaciones en otros entes.
Y menos frecuentes, son las ventas de:
bienes en proceso de producción, partes semielaboradas, materias primas o materiales;
bienes intangibles identificables, como las marcas, las patentes, los procesos secretos de
fabricación.
La mayoría de las ventas son:
al contado.
a crédito
También existen, ventas contra firma y entrega de:
cupones de debito por uso de tarjetas;
vales entregados por entidades que otorgan prestamos de consumo.
I. Importes a computar: Los ingresos por ventas deberían computarse a los precios facturados
(neto de descuentos efectuados en las facturas) menos los intereses implícitos que contuviere.
el verdadero precio (el de contado);
el de los impuesto a ser entregados al fisco;
el de los intereses no devengados incluidos en el precio:
el total facturado, debería ser igual a la suma de los tres anteriores puntos.
Observaciones:
Cuando se factura una venta contra tarjeta, el precio incluye un interés implícito por el periodo
que tardará la entidad emisora en pagar.
Los mismos datos requeridos para la contabilización de las ventas, son necesarios para registrar
las devoluciones y bonificaciones.
IV. Ventas a crédito: La venta a crédito es el tipo de operación en el que el pago del bien o servicio
adquirido se realiza en un determinado plazo pautado de antemano entre el comprador y el
vendedor, de manera que el primero pueda amortizarlo, por ejemplo, en varios meses. En
algunas empresa que dan crédito elevan sus precios de venta, para así poder sustentar sus
gastos de la incurabilidad del deudor insolvente
V. Ventas a Contado y con tarjeta de crédito: La expresión venta al contado significa que al pago
de los artículos comprados se hace antes de que se entregue la mercadería o al tiempo de la
entrega.
La tarjeta de crédito es un instrumento material de identificación del usuario, que puede ser
una tarjeta de plástico con una banda magnética, un microchip y un número en relieve. Es
emitida por un banco o entidad financiera que autoriza a la persona a cuyo favor es emitida, a
utilizarla como medio de pago en los negocios adheridos al sistema, mediante su firma y la
exhibición de la tarjeta. Es otra modalidad de financiación, por lo tanto, el usuario supone
asumir la obligación de devolver el importe dispuesto y de pagar los intereses, comisiones
bancarias y gastos.
VI. Devoluciones: Las devoluciones se originan por entregas de mercaderías de calidad distinta o
en exceso de la cantidad estipulada.
En ambos casos, se requieren un tratamiento contable inverso al de las ventas.
VII. Bonificaciones por volumen: Se otorgan mediante notas de créditos cuando las compras de un
periodo alcanzan ciertos volúmenes o importes determinados.
De ser así, su cuenta individual pasaría a tener un saldo acreedor que se compensara con
compras futuras.
VIII. Anticipos de clientes: Los anticipos recibidos de clientes, deben considerarse como que
implican deudas, dependiendo de las condiciones convenidas con el cliente.
en especie, si se fijan el precio de los bienes o servicios a entregar
en moneda, en el caso contrario.
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IX. Costo de los bienes o servicios vendidos: Paralelamente con los ingresos de ventas, debe
contabilizarse el costo de los bienes o servicios vendidos, para determinar los resultados netos.
Deberían considerarse también, las devoluciones del periodo.
Observaciones: algunas empresas contabilizan sus ventas mensualmente pero postergan el
reconocimiento del costo de ventas hasta el cierre del ejercicio.
Las pautas básicas para contabilizar el costo de los bienes o servicios vendidos son:
en el caso de los bienes: las cuentas que los representan;
en el de servicios; las cuentas donde se acumulan sus costos.
Ejemplos:
para los bienes de fácil comercialización, su costo o valor neto de realización
para los bienes de cambio en general: costo histórico o su costo de reposición;
para los bienes tangibles de uso y los intangibles: su costo histórico o los valores resultantes de
los revalúos técnicos, menos las depreciaciones contabilizadas hasta el momento de la vta.
X. Submayores de créditos por ventas: Las ventas en cuenta corriente y documentadas deben
registrarse también en cuentas individuales de los clientes.
Es posible recurrir a sistemas computarizados que cada vez que emiten una factura, una
nota de débito o una nota de crédito, actualizan la cuenta corriente del cliente y preparan los
asientos de contabilización de las ventas.
Cuentas por cobrar es el nombre de la cuenta donde se registran los créditos a favor de las
empresas, correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales,
incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de
clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con
posterioridad.
Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: Corto plazo y a
largo plazo.
Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.
Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.
Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera
como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo
corriente
Hay que tener muy en claro es que si al vencimiento del pagaré el tercero no se lo abona al
Banco, éste nos debitará el importe total del documento y a cambio nos devolverá el pagaré
vencido
Registración
Descuento un Pagaré de terceros cuyo valor es de Gs. 23.500. Vto. a 30 días
El Banco nos descuenta Gs. 400 de Intereses y Gs. 100 en concepto de gastos.
Al vencimiento nuestro cliente levanta el pagaré.
CONTABILIDAD II 12
2. Cuentas de cobro dudoso: Las cuentas de dudoso o difícil cobro tienen su origen en las ventas
que se hacen a crédito.
Cuando una empresa se encuentre con que uno de sus clientes no ha hecho efectivo el
importe de una o varias facturas, incluidas las formalizadas en efectos de giro, cuando ha
transcurrido un año desde que se emitieron o se den una serie de circunstancias que permitan
calificar a dicho cliente como de dudoso cobro, deberá proceder a realizar los siguientes asientos: el
cargo en estas cuentas se hará por el saldo que conste en la cuenta del cliente y que tiene como
pendiente de pago.
Las cuentas de difícil cobro, una vez clasificada como incobrables, debe procederse a realizar
la respectiva provisión y llevarlas al gasto con el objetivo de reconocer financieramente su pérdida.
Por ejemplo, nuestra empresa posee dentro de la cuenta de clientes la suma de Gs. 1.000, la
cual tiene más de un año desde que se emitió la correspondiente factura, la contabilización del
cliente de dudoso cobro sería la siguiente:
Clientes de dudoso cobro 1.000
Clientes 1.000
3. Incobrabilidades: se refiere a aquellos sujetos con los cuales se llevo a cabo un determinado
negocio a crédito y que por determinadas circunstancias ya no van a cancelar el saldo adeudado, y
por ende pasaron a ser créditos cuya probabilidad de realización es remota o poco probable.
También se los suele denominar malos créditos. Ya no son morosos, dado que excedieron el plazo
normal (esperado) de retraso para un deudor que tiene dificultades económicas y financieras. Si
bien es uno de los estados por los cuales atraviesa un deudor incobrable el ser moroso, pero aquí el
plazo habitual o esperado de retraso ya fue excedido.
I. Previsión para incobrabilidades: Es una pérdida, para ser utilizada cuando se produzca
efectivamente la misma. La palabra previsión deriva de prever.
En base a las experiencias de ejercicios anteriores puede prever que es lo que no va a poder
cobrar de todos los deudores que tiene; entonces al cierre del ejercicio se registra una previsión
para deudores incobrables. Esta consiste en registrar con anticipación una perdida futura incierta
(puede o no suceder) y de cálculo aproximado. Esto se hace para reflejar correctamente el saldo
que la empresa piensa que tiene posibilidades reales de cobro.
La previsión para deudores incobrables se constituye al cierre del ejercicio y como lo que se
registra es una pérdida (futura e incierta) debitamos la cuenta de resultado negativo “Deudores
CONTABILIDAD II 13
Método de la estimación
La mayoría de los contadores se oponen al método de la cancelación específica porque viola
el principio de igualación. Un método alternativo hace uso de un estimado de cuentas incobrables
que se pueden igualar de mejor manera al ingreso relativo. Supongamos que la empresa X sabe por
experiencia que el 2% de las ventas nunca se van a cobrar. Por tanto, se puede estimar que 2% ×
Gs. 100.000 (total ventas) = Gs. 2.000 de las ventas realizadas durante 2013 serán incobrables. Sin
embargo, las cuentas específicas de clientes que no se van cobrar no se conocen al 31 de diciembre
de 2013. El gasto por deudas incobrables se puede reconocer en 2013, antes que se identifiquen las
cuentas incobrables específicas, usando el método de la estimación, que consiste de dos elementos
básicos: (1) una estimación de la cantidad de ventas que en última instancia serán incobrables y (2)
una contra cuenta que registra esta estimación y que se deduce de las cuentas por cobrar.
Previsión para cuentas incobrables, es el segundo grupo que pertenece a los asientos de
ajuste y en este curso de contabilidad básica podrás aprender acerca de este tema de una manera
práctica y más sencilla.
Este caso de asientos de ajuste, se apropia expresamente para todas aquellas cuentas de
activo que constituyen el sub- grupo de las cuentas por cobrar.
Este sub-grupo normalmente se encuentra integrado por todas aquellas cuentas que
contabilizan los valores monetarios de operaciones crediticias propias del giro específico de las
actividades de una empresa. Es muy cierto que la otorgación de créditos tiene un alto grado de
contingencia (muerte, quiebra, etc.) hecho que debe llamar la atención para que el crédito posea
fuente de repago este respaldado por garantías de rápida realización.
Por tanto es necesario constituir previsión suficiente para cubrir las incobrabilidades que
son sinónimo de irrecuperabilidad o perdida, cuantificadas y demostradas realmente a una
determinada fecha tal cual tipifica la norma legal.
El proceso de previsión para cuentas incobrables sigue una metodología para su cálculo,
para un mejor entendimiento daremos un breve concepto de dicho método.
Se denomina método de incobrabilidades a la mecánica utilizada para calcular y constituir
previsión sobre:
Créditos declarados incobrables.
Tomando en cuenta su antigüedad.
Garantías constituidas u otros parámetros aceptados por norma contable.
Por lo que pueden observar existen varios métodos de incobrabilidad, esto posibilita a las
empresas elegir uno y aplicarlo consistentemente cada año, existiendo también la posibilitar de
CONTABILIDAD II 15
cambiar previo recalculo y ajuste correspondiente. Y aviso oficial al servicio nacional de impuestos
internos.
Los créditos sujetos a previsión deben de cumplir con los siguientes requisitos:
Un crédito será válido para la previsión si se origina de actividades propias de la empresa,
siempre y cuando sean reales y se haya demostrado su irrecuperabilidad, caso contrario no
podrá ser previsionado.
Un crédito para previsionarse debe tener una antigüedad mínima de un año computable a partir
de la fecha de su último pago.
A medida que se efectúen previsiones el valor residual tendera a cero y la previsión tendera a
igualar al importe total de los créditos declarados incobrables.
Procedimentalmente, primero se deben re - expresar valores monetarios luego contabilizar la
previsión.
A medida que se declaren nuevos créditos incobrables, estos juntamente con los anteriores
serán previsionados en función al método establecido.
El último año de las incobrabilidades se corre un asiento cargándose la cuenta Previsión para
cuentas incobrables con abono a la cuenta Cuentas incobrables. Para de esta manera eliminar tales
saldos de registración contable para dar por concluido con el ciclo de previsión.
Movimientos de Fondos
a. Cobranza: Se denomina cobranza al proceso mediante el cual se hace efectiva la percepción
de un pago en concepto de una compra, de la prestación de un servicio, de la cancelación de una
deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago, a partir de
un área dedicada especialmente a este menester, o puede encomendarse a otra institución.
Procedimientos y técnicas de cobranzas
En cualquier sistema de cobranzas las actividades se realizan generalmente a través de las
siguientes etapas.
*Recordatorio.
*Insistencia o persecución.
*Acciones o medidas drásticas.
En cada una de las etapas mencionadas, se aplica una técnica que debe corresponder a las
actividades que se realizan en cada una de ellas; sin embargo, antes de que una empresa inicie el
procedimiento de cobranzas, debe tener dentro de sus prácticas de control actividades como envío
de estados de cuentas mensuales a los deudores y un sistema de recordatorio del departamento de
cobranzas.
b. Depósitos de los valores a cobro: Se denomina Valores al cobro al cheque que no pueda ser
depositado directamente, sino que previamente debe gestionarse su cobranza por intermedio de
un banco, el que luego depositara el importe recibido en una cuenta corriente del ente abierta en
el mismo o en otra entidad financiera, previa deducción de su comisión y gastos. (Valores al cobro
- Rubro Créditos por Ventas)
Se recibe un cheque de terceros librados contra bancos o sucursales con las que nuestro
banco no tiene operaciones de clearing en ese caso el depósito no es en cuenta corriente sino en
carácter de valor al cobro, quien realiza la cobranza y previa deducción de gastos y comisiones
abona el importe.
Documentación respaldatoria
Por el depósito: boleta de depósito.
Por la acreditación en cuenta corriente o cobranza del cheque: nota de crédito emitida por
el banco (monto del cheque, gastos, importe neto)
DEBE HABER
CONTABILIDAD II 16
c. Devolución de Cheques: Los rechazos de cheques depositados generan nuevos débitos a los
clientes. Para controlar que éstos se hayan hecho, conviene emplear una cuenta a ser debitada por
la nota de débito del banco al ente y acreditada por la nota de débito del ente a su cliente.
Algunas de las razones que dan lugar a la devolución de cheques son:
carencia absoluta de fondos.
fondos insuficientes.
pagado parcialmente
librado en chequera ajena.
cuenta cancelada.
hay orden de no pagarlo.
quiebra, liquidación o concurso del girador.
firma no registrada.
faltan firmas de…
falta endoso.
cheque enmendado.
falta cantidad determinada.
Etc…
d. Pagos: La mayoría de salidas de dinero se producen cuando se pagan deudas generadas con
anterioridad o simultáneamente. Existen otros casos, como el de la realización de préstamos en
dinero o de adelantos a proveedores, etc. Puede ocurrir que los importes pagados se vean
reducidos por descuentos de caja.
Para contabilizar un pago (en efectivo o cheque) debe considerarse que:
el importe bruto pagado reduce normalmente los saldos de cuentas de pasivo;
los descuentos de caja que pudieran haberse obtenidos dan lugar a la eliminación de los
resultados financieros no devengados al momento del pago;
el IVA sobre tales descuentos de caja aumenta la deuda por impuestos a pagar, así que
acreditarse a la correspondiente cuenta de pasivo;
en los casos de pagos por intermedio de bancos u otros terceros, los gastos o comisiones que
pudieren corresponder deben imputarse a resultados;
el neto pagado debe acreditarse a la cuenta que represente los fondos empleados
e. Transferencias entre Bancos: Puede ocurrir que por razones de manejo financiero un ente deba
transferir fondos desde una cuenta bancaria a otra abierta en otra entidad.
Para un mejor control de las transferencias entre bancos es conveniente el empleo de cuentas
de movimiento. Las comisiones ocasionadas por estas operaciones deben cargarse a resultados.
h. Compra de acciones de otras empresas: Las acciones representan una porción de una empresa. El
conjunto total de acciones de una empresa es su capital. Quien posee una acción de una empresa
es dueño del porcentaje que esa acción representa de dicha empresa.
Las acciones permanentes en acciones de otras sociedades responden a propósitos diversos,
como:
Diversificar riesgos;
Integrar el proceso de producción - comercialización;
Mantener un control separado sobre empresas beneficiarias de regímenes de producción
industrial;
Obtener determinados servicios (para esto, por ejemplo, se suscriben acciones de cooperativas
telefónicas o proveedoras de energía eléctrica)
i. Depósito a plazo fijo: Son depósitos que se formalizan entre el cliente y el banco por medio de un
documento o certificado; se pactan por un monto y plazo determinado y de los mismos no pueden
hacerse retiros ni incrementarse antes del vencimiento del plazo pactado.
j. Depósito en Caja de Ahorro: El depósito de ahorro es, tal como lo dice su nombre, un depósito que
una persona realiza en un banco de sus ingresos, ahorros o capitales con el claro objetivo de
proteger ese dinero e impedir al mismo tiempo tenerlo en permanente disponibilidad, lo cual
podría significar un mal uso del mismo.
Uno de los mejores elementos del depósito de ahorro, aquello que lo hace tan común, es
que el cliente puede retirar su dinero en cualquier momento, sin límites o pagando pequeños
intereses si las operaciones que se realizan sobre él son muchas.
Las cuentas de ahorro o caja de ahorro son utilizadas principalmente por los particulares y
entidades civiles.
Para ganar un interés durante el tiempo que estos fondos no se usan.
Los fondos pueden extraerse en cualquier momento mediante un comprobante llamado
“nota de débito”.
Los fondos depositados ganan un interés moderado. También debe tenerse en cuenta que
se suman al capital cada 6 meses o anualmente.
k. Giro en descubierto: Se llama giro en descubierto cuando libras un cheque por más dinero del que
tienes en tu cuenta. Si tienes algún acuerdo con el Banco éste te puede soportar descubiertos hasta
un cierto monto preestablecido. Pero luego tienes que cubrirlo.